TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KHOA HỌC GIÁO DỤC HỌC PHẦN RÈN LUYỆN NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TIỂU LUẬN TÌM HIỂU KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Giảng viên hướng dẫn: Thầy Lê Thanh Hải Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Tuấn MSSV: 4501609065 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, 2021 Mục lục Chương I: Những vấn đề chung 1 Sơ lược Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh: 1.1 Vị trí: 1.2 Lịch sử hình thành KTX 1.3 Chức năng: 1.4 Nhiệm vụ: 1.5 Cơ cấu tổ chức: 2 Một số khái niệm chung: 2.1 Quản lý 2.2 Thiết bị văn phòng: 2.3 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Chương II: Thiết bị văn phòng sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản Các loại thiết bị văn phòng 1.1 Đồ dùng văn phòng 1.2 Trang thiết bị văn phòng Bảo quản thiết bị văn phòng 10 2.1 Quản lý trình hình thành thiết bị 10 2.2 Quản lý trình khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng 10 Những nội dung thực KTX 10 3.1 Quản lý trình hình thành thiết bị 10 3.2 Quản lý khai thác, sử dụng thiết bị văn phòng 10 Chương III: Nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan sát thực tế trường phổ thông 12 Kỹ thuật soạn thảo văn 12 1.1 Thể thức văn 12 1.2 Kỹ thuật trình bày văn 12 1.3 Kỹ thuật trình bày số văn thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) trường phổ thông 13 Nghiệp vụ văn thư 20 2.1 Văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo 20 2.2 Quản lý văn 21 2.3 Công tác lưu trữ văn thư 22 Minh Những nội dung thực KTX Trường ĐHSP TP.Hồ Chí 33 3.1 Về kỹ thuật soạn thảo văn 33 3.2 Về nghiệp vụ văn thư 33 Chương IV: Kết luận kiến nghị 34 Kết luận 34 Kiến nghị 34 2.1 Về nội dung đào tạo học phần Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên 34 2.2 Về rèn luyện thực tế Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên 35 Tài liệu tham khảo 36 Phụ lục Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy A4 37 Phụ lục Mẫu trình bày số văn thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) 39 Phụ lục Một số văn kí túc xá 43 Những vấn đề chung Sơ lược Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh: 1.1 Vị trí: Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh tọa lạc địa chỉ: 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11 1.2 Lịch sử hình thành KTX Năm 1990, Trường khởi cơng xây dựng khu Kí túc xá diện tích 0,82 ha, địa 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh hồn thành năm 1997 với dãy nhà A, B C, sau tiếp tục xây dựng thêm dãy D, E, tin, hội trường, thư viện, nhà để xe Trong đó, dãy A, B, C, E gồm 200 phòng sinh viên Mỗi phòng 08 sinh viên, thiết kế khép kín Như vậy, Kí túc xá bố trí 1600 chỗ cho sinh viên ở, học tập sinh hoạt Ngoài dãy nhà dành cho sinh viên, Kí túc xá có dãy nhà sinh hoạt chung gồm: nơi làm việc cán bộ, nhân viên Kí túc xá, phòng đọc (thư viện), tin, hội trường khoảng 200 chỗ ngồi cho sinh viên học tập sinh hoạt Một khu tự học với 400 sinh viên, nhà để xe, phòng khách dành cho sinh viên chuyên gia nước đến học tập giảng dạy trường Kí túc xá có sân chơi thể thao (20m x 35m), nhà bóng bàn, dựa sở sẵn có Kí túc xá bố trí thêm sân chơi cho phù hợp Năm 2008, cở sở 280 An Dương Vương tiến hành xây dựng khu nhà nên số phịng học phải dỡ bỏ, trường lấy 01 dãy nhà tầng Kí túc xá chuyển đổi cơng sang thành 33 phịng học để phục vụ việc đào tạo Nhà trường Để đáp ứng nhu cầu sinh hoạt văn hoá văn nghệ, thể dục thể thao Kí túc xá Nhà trường trang bị số phương tiện nghe nhìn: tivi 32inches, đầu DVD, giàn Karaoke, máy chiếu chiếu lớn, âm thanh, nhạc cụ có trống, đàn ghi ta điện, ghi ta thùng 1.3 Chức năng: Ký túc xá có chức tham mưu giúp Hiệu trưởng công tác xét duyệt, tiếp nhận tổ chức quản lý - phục vụ sinh viên nội trú số công tác khác trường KTX 1.4 Nhiệm vụ:  Tham gia xét duyệt, tiếp nhận, bố trí sinh viên vào KTX, đảm bảo điều kiện thuận tiện sinh hoạt học tập cho sinh viên;  Tổ chức phong trào thi đua sinh viên như: Phong trào xây dựng phòng tự quản, phong trào văn hóa – văn nghệ TDTT, phong trào tự học, phong trào xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phong trào tham gia bảo vệ an ninh Tổ quốc đặc biệt phong trào xây dựng môi trường sư phạm KTX, đảm bảo “an toàn – kỷ cương – đẹp”;  Phối hợp chặt chẽ với quyền địa phương, làm tốt phong trào giữ gìn an ninh trật tự nơi cư trú, đảm bảo KTX khơng có tệ nạn xã hội Giữ vững danh hiệu KTX văn hóa;  Phối hợp với Khoa, Phòng ban chức năng, Đoàn niên, Hội sinh viên trường,… để nâng cao khả quản lý phục vụ sinh viên Đồng thời thông qua hoạt động để rèn luyện sinh viên góp phần vào q trình đào tạo sinh viên nhà trường;  Hàng năm xây dựng chương trình hoạt động kế hoạch thu chi tài trình hiệu trưởng duyệt trước thực hiện, định hướng chương trình kế hoạch thu chi tài chính, quản lý sử dụng sở vật chất KTX theo hướng tăng cường dịch vụ để làm tốt công tác quản lý phục vụ sinh viên có hiệu quả;  Nhận xét, đánh giá sinh viên nội trú để phục vụ cho việc đánh giá rèn luyện đạo đức sinh viên Khoa Trường;  Quản lí phát triển dịch vụ phục vụ sinh viên: Cantin, bãi xe, chi nhánh ngoại ngữ - tin học, internet, máy giặt… 1.5 Cơ cấu tổ chức: Ban lãnh đạo: người  Giám đốc: Thầy Nguyễn Anh Đài;  Phó giám đốc: Thầy Nguyễn Văn Hậu; Chuyên viên: người      Thầy Nguyễn Ngọc Thanh; Thầy Hồng Văn Cương; Cơ Lê Thị Thoan; Thầy Đỗ Hữu Trình; Cơ Phan Thị Liệu; Một số khái niệm chung: 2.1 Quản lý Quản lí vô số hoạt động người, loại hình hoạt động đặc biệt, lao động siêu lao động, nghĩa lấy loại hình lao động cụ thể làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành hợp lực, từ tạo nên sức mạnh chung tổ chức Vì vậy, quản lí vừa có đặc điểm chung, có quan hệ hữu với hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối mang đặc trưng riêng Hoạt động sản xuất vật chất loại hình hoạt động tất hoạt động người, đóng vai trị định tồn tại, phát triển người, xã hội Hoạt động sản xuất vật chất thực theo quy trình: Chủ thể sản xuất (con người với kinh nghiệm, kĩ tri thức họ) sử dụng công cụ, phương tiện, cách thức sản xuất để tác động vào đối tượng sản xuất nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu người Ngồi tn theo quy trình hoạt động nói chung hoạt động sản xuất nói riêng, hoạt động quản lí cịn có đặc trưng riêng Tuy nhiên, phân biệt hoạt động quản lí hoạt động sản xuất vật chất có ý nghĩa tương đối tồn lĩnh vực nhận thức Trong thực tế, hoạt động quản lí có quan hệ hữu với hoạt động sản xuất hoạt động cụ thể khác người, biết: “Quản lí hoạt động tất yếu nảy sinh có tham gia hoạt động chung người vậy, hoạt động mang tính phổ quát” Xuất phát từ lí luận trình bày trên, kế thừa nhân tố hợp lí cách tiếp cận quan niệm quản lí lịch sử tư tưởng quản lí, tổng hợp rút số cách hiểu quản lí sau:  Quản lí hoạt động thực nhằm đảm bảo hoàn thành công việc qua nỗ lực người khác  Quản lý phải hợp có hiệu hoạt động người cộng khác tổ chức  Quản lí hoạt động thiết yếu đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt mục đích chung  Quản lí tác động có ý thức, quyền lực, theo quy trình chủ thể quản 1ý tới đối tượng quản lí để phối hợp nguồn lực nhằm thực mục tiêu tổ chức điều kiện môi trườngng biến đổi Theo Keota O'Trunell định nghĩa: “Có lẽ khơng có linh vực hoạt động người quan trọng cơng việc quản lí, vị nhà quản lý cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ, mục tiêu định” Một định nghĩa giải thích thương đối rõ họ quản lý được James Stringer Sephen Robbins trình bày sau: “Quản lí tiến trình hoạch định, tổ chức, lành đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục đích đề ra” Hiện nay, đa số nhà nghiên cứu thống khái niệm sau: “Quản lí q trình tác động có chủ định, hướng đích chủ thể quản lí lên đối tượng quản lí nhằm tạo hoạt động hướng tới đại mục đích chung tổ chức tác động môi trường” Từ khái niệm này, thấy rằng:  Quản lí biểu mối quan hệ người với người, mối quan hệ chủ thể quản lí với đối tượng quản lí  Quản lí tác động có ý thức  Quản lí tác động quyền lực  Quản lí tác động theo quy trình  Quản lí phối hợp nguồn lực  Quản lí nhằm thực mục tiêu chung  Quản lí phải có cơng cụ phương pháp  Quản lí tồn mơi trường ln biến đổi Như vậy, quản lí hệ thống bao gồm nhân tố bản: Chủ thể quản lí; đối tượng quản lí; mục tiêu quản lí; cơng cụ, phương tiện quản lí; cách thức quản lí (có ý thức, quyền lực, theo quy trình) mơi trường quản lí Những nhân tố có quan hệ tác động lẫn để hình thành nên quy luật tính quy luật quản lí Quản lí loại hình lao động quan trọng hoạt động người Quản lí tức người nhận thức quy luật, vận động theo quy luật đạt thành cơng to lớn Nghiên cứu quản lí giúp người có kiến thức nhất, chung hoạt động quản lí 2.2 Thiết bị văn phòng: 2.2.1 Đồ dùng văn phòng Đồ dùng văn phòng tập hợp nhiều đồ dùng, vật sử dụng cho công việc hàng ngày văn phịng, cơng ty, dùng để in ấn, lưu trữ, tính tốn hoạt động kinh doanh, sản xuất, thu chi công ty, doanh nghiệp 2.2.2 Trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng thiết bị, phương tiệc sử dụng phục vụ cho hoạt động chuyên môn cán công chức quan (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy in, máy chiếu, máy điện thoại dùng chung, máy fax phương tiện làm việc khác…) 2.3 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 2.3.1 Công tác văn thư: Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cơng tác văn thư có số đặc điểm:  Cơng tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: cơng tác địi hỏi cán văn thư phải nắm vững lý luận phương pháp tiến hành nghiệp vụ có liên quan kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ phương pháp truyền thống ứng dụng công nghệ thơng tin  Cơng tác văn thư mang tính trị cao nội dung cơng tác văn thư nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý - phục vụ cho việc ban hành chủ trương, sách, chương trình, kế hoạch, tổ chức điều hành thực nhiệm vụ trị Đảng, Nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng  Cơng tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, tổ chức: phần lớn cán bộ, viên chức công việc họ thường xuyên làm việc có liên quan đến văn bản, họ làm phần việc công tác văn thư  Công tác văn thư ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xã hội, mà công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức 2.3.2 Công tác Lưu trữ Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ bao gồm khâu sau: Phân loại tài liệu lưu trữ:       Đánh giá tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ mang nhiều ý nghĩa quan trọng có nhiều loại khác tùy thuộc theo đặc trưng tài liệu Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh toàn cảnh tranh văn minh quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho hệ mai sau truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều hệ, từ phát huy, kế thừa giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua hệ Giữa công tác văn thư công tác lưu trữ có mối liên hệ mật thiết với Các tài liệu văn thư có giá trị sau giải xong phận văn thư lập hồ sơ, chọn lọc nộp vào lưu trữ Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành hoạt động hàng ngày quan, nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ Do vậy, nói cơng tác văn thư tiền đề cho cơng tác lưu trữ Chương II: Thiết bị văn phòng sử dụng bảo quản thiết bị bảo quản Các loại thiết bị văn phòng 1.1 Đồ dùng văn phòng Các loại giấy in, giấy photo loại giấy tờ văn phòng a) Các loại giấy văn phòng Giấy văn phịng phẩm khơng thể thiếu văn phịng gần tất cơng việc văn phịng cần sử dụng tới giấy Nếu giấy văn phòng phẩm quan trọng phổ biến nhất, giấy A4 xem loại giấy sử dụng nhiều thiết yếu mơi trường văn phịng Khổ giấy A4 sử dụng cho mục đích: in, photo, làm hợp đồng, thơng báo, cơng văn.v.v Bên cạnh đó, với nhiệm vụ chức giúp nhân viên văn phòng ghi nhớ, đánh dấu lên lịch cho việc quan trọng hay ý tưởng sáng tạo, giấy n/ote dân văn phòng đặc biệt ưu dùng thường dùng Ngồi ra, loại giấy in hóa đơn, chứng từ, tem nhãn sản phẩm loại giấy văn phòng quan trọng cần thiết dân công sở b) Các loại bút, viết Bên cạnh loại giấy văn phòng, bút viết cần thiết hoạt động quan, tổ chức hay doanh nghiệp Hiện nay, có vơ vàn loại bút (viết) đời Song, cơng việc văn phịng, loại bút, viết nhất, thơng dụng tiện ích phải kể đến: bút (viết) bi, bút (viết) máy, bút (viết) chì, bút (viết) cắm bàn hay bút (viết) xóa, bút (viết) dạ, bút laser c) Các loại sổ, sách văn phịng Cơng việc hoạt động văn phịng, cơng ty cần đến loại sổ sách kế tốn loại sổ văn phịng Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn sổ lương,.v.v Và sổ văn phòng thường loại sổ nhỏ, nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trình làm việc d) Các folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu Folder/ Bìa kẹp tài liệu thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, xếp, lưu trữ loại hồ sơ, giấy tờ tài liệu Vật dụng quan trọng hữu ích cho nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho trình làm việc, hay buổi gặp mặt, làm việc khách hàng hay ký kết hợp đồng e) Bàn, ghế, tủ văn phịng Khơng thể khơng đề cập tới danh sách thiết bị văn phịng quan trọng nhất, bàn ghế làm việc tủ văn phòng hay gọi nội thất văn phòng Bàn ghế để xếp vị trí nhân viên, nơi làm việc, họp bàn để đặt loại văn phòng phẩm khác giấy tờ, sổ sách, bút mực.v.v Tủ văn phòng nơi chứa đựng, lưu trữ thiết bị văn phòng giấy tờ quan trọng, bút, dấu, điện thoại, túi xách … nhân viên cơng ty f) Các loại máy văn phịng Văn phòng đại cần nhiều thiết bị trên, mà buộc phải có loại máy văn phịng máy tính, máy chiếu, máy in, máy photo máy chấm cơng.v.v Đây thiết bị văn phịng hỗ trợ công việc đạt hiệu tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp, cơng ty đại chuyên nghiệp 1.2 Trang thiết bị văn phòng  Thiết bị truyền thông a) Máy ghi âm văn phịng  Dùng để ghi lại lời nói Hiện máy ghi âm văn phòng sử dụng rộng rãi nhiều quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:  Ghi lại âm theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời phát biểu, báo cáo, giảng, định thông qua mà không cần phải ghi tốc ký  Ghi lại thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn thảo văn Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Sổ đăng ký văn đến kèm theo Công văn Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn - Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) + Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Bước 2: Trình chuyển giao văn đến 30 a) Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải văn đến” Phụ lục IV kèm theo Cơng văn này) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, 31 tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn đến kèm theo Công văn này) Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này) Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách 32 nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải văn đến (mẫu sổ cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải văn đến kèm theo Công văn này); + Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Những nội dung thực KTX Trường ĐHSP TP.Hồ Chí Minh 3.1 Về kỹ thuật soạn thảo văn Thông qua việc quan sát, số văn thông dụng KTX nhận thấy rằng, kỹ thuật soạn thảo văn KTX cịn nhiều hạn chế (một số văn trình bày chưa đúng, cịn vài lỗi sai tả… ) Một số văn KTX (Phụ lục 3) 3.2 Về nghiệp vụ văn thư Cụ thể nghiệp vụ văn thư Kí túc xá thực sau 3.2.1 Quản lý văn - Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Trước thực ban hành, phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn để đề phịng có sai sót, có sai sót kịp thời điều chỉnh, chỉnh sửa - Bước 2: Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Để văn có hiệu lực mặt pháp lý, người làm cơng tác văn thư phải đóng dấu cho văn đi, theo quy định nhà nước - Bước 3: Đăng ký văn Tại KTX văn đăng ký theo hai hình thức Thứ đăng ký file cứng (sổ đăng ký văn bản), thứ hai file mềm lưu máy tính - Bước 4: Làm thủ tục phát hành theo dõi văn Sau văn đăng ký cán văn thư đóng gói văn chuyển phát đến đơn vị, tổ chức nhận văn - Bước 5: Lập hồ sơ, bảo quản tổ chức sử dụng văn lưu Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký Lưu ý: Mỗi văn phải lưu hai văn 3.2.2 Quản lý văn đến - Bước 1: Nhận văn đến Ở bước này, người thực công tác văn thư kiểm tra lại văn bản, phân loại loại văn 33 - Bước 2: Đóng dấu, đăng ký văn đến Cán văn thư đóng dấu đến đăng ký cho văn đến (đăng ký sổ đăng ký văn đến file mềm máy tình) - Bước 3: Trình chuyển văn đến Sau phân loại loại văn cán văn thư điều chuyển đến phận cần xử lý văn (về vấn đề sở vật chất chuyển tới Thầy Nguyễn Văn Hậu_phó giám đốc KTX, cịn vấn đề khác đa phần Thầy Nguyễn Anh Đài_giám đốc KTX giải quyết) - Bước 4: Tổ chức giải theo dõi giải văn đến Cán văn thư người đôn đốc việc giải văn bản, nhằm giải kịp thời văn - Bước 5: Sao văn đến Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký văn đến Chương IV: Kết luận kiến nghị Kết luận Ở vị trí cơng tác cần có yêu cầu kĩ lực chun mơn cơng việc đó, địi hỏi người cán phải trao dồi, cập nhật học hỏi kiến thức, phương pháp áp dụng vào công tác Đối với công tác quản lý cở sở vật chất, người cán đảm nhiệm công việc vị trí phải có kế hoạch tổ chức bảo quản trường sở phương tiện vật chất, kĩ thuật nhà trường, biện pháp tập trung tiềm vật chất vào hướng thống đảm bảo sở vật chất để nâng cao chất lượng giáo dục nhà trường Nhằm nâng cao sở vật chất, cần đề kế hoạch mua sắm, trang bị thêm trang thiết, sử dụng bảo trì cách hợp lý Đối với công tác văn thư yêu cầu cán văn thư phải nắm văn Nhà nước vấn đề liên quan đến công tác lĩnh vực hoạt động để thực theo quy định Công tác mặt nhà trường nên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học nhanh chóng xác, trực tiếp xử lí cơng việc với thái độ hịa nhã, u q cơng việc Nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư học vụ, Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm, đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Kiến nghị 2.1 Về nội dung đào tạo học phần Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên Là học phần mang tính đặc thù nằm chương trình đào tạo, quan trọng, có nhiều ưu việc rèn luyện nhiều kỹ nghề nghiệp cho sinh viên Do đó, 34 cần tăng cường thêm thời gian học tập rèn luyện cho sinh viên, để sinh viên có kiến thức chuyên môn kỹ cách vững vàng Đồng thời, cần trang bị giáo trình cụ thể cho học phần, nhằm giúp sinh viên dễ dàng học tập nghiên cứu Ngoài thực tiễn dạy học, cần trang bị thêm phương tiện công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ sinh viên rèn luyện thực tế lớp, không trọng nhiều mặt kiến thức 2.2 Về rèn luyện thực tế Rèn luyện nghiệp vụ quản lý giáo dục thường xuyên Thực rèn luyện theo hướng:“Đủ lý thuyết, trọng thực hành” Do đặc thù môn học gắn với thực tiễn nghề nghiệp, cần tăng cường cho sinh viên rèn luyện thực tế nhiều sở giáo dục Thầy hỗ trợ sinh viên đến sở giáo dục, để tìm hiểu, học tập phụ việc đó, việc làm rèn luyện kỹ thực tế cho sinh viên 35 Tài liệu tham khảo [1] Nguyễn Văn Thâm (2003) Tổ chức điều hành hoạt động cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội [2] Nghị Định Chính phủ (2020) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Về Công tác văn thư, Hà Nội [3] Lê Văn Hiệu Kỹ quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng, , Xem 9/6/2018 [4] Bộ Nội Vụ (2011) Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội [5] Trung tâm từ điển học (1994), Từ điển tiếng việt, NXB Khoa học xã hội [6] Nguyễn Thị Minh (2016), Quy trình ban hành văn hành ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Luận văn Thạc Sỹ quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia [7] Hoàng Thị Tú Oanh (2007), Quản lý nhà nước giáo dục đào tạo – Thực trạng giải pháp hoàn thiện, Luận văn Thạc Sỹ ngành Lý luận lịch sử nhà nước pháp luật, Học viện Hành Quốc gia [8] Nguyễn Lệ Nhung (2010), Quản lý văn – đến, Cục văn thư lưu trữ nhà nước [9] Dương Văn Khảm (2011), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng-Văn thư-Lưu trữ Việt Nam, NXB Thơng tin Truyền thơng [10] Hồng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa – Thơng tin [11] Nguyễn Lệ Nhung (2010), Nghiệp vụ công tác lưu trữ, Cục văn thư lưu trữ nhà nước 36 Phụ lục Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy A4 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (Trang trang giấy khổ A4: 210mm x 297 mm) 37 Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 10a 10b 11 12 13 Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 Địa quan, tổ chức; địa E-Mail: địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 15 Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) 38 Phụ lục Mẫu trình bày số văn thông dụng (Báo cáo, Công văn, Quyết định, biên bản, thông báo…) 39 40 41 42 Phụ lục Một số văn kí túc xá 43 44 ... Một số văn kí túc xá 43 Những vấn đề chung Sơ lược Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh: 1.1 Vị trí: Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh tọa lạc địa...Mục lục Chương I: Những vấn đề chung 1 Sơ lược Kí túc xá trường Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh: 1.1 Vị trí: 1.2 Lịch sử hình thành KTX 1.3 Chức năng:... Quận 11 1.2 Lịch sử hình thành KTX Năm 1990, Trường khởi cơng xây dựng khu Kí túc xá diện tích 0,82 ha, địa 351A Lạc Long Quân, Phường 5, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh hồn thành năm 1997 với dãy