HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG  KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI GIẢNG PT IT QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Hà Nội 2013 Lời nói đầu LỜI NÓI ĐẦU Cho dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia thiếu dược phận văn phịng, phận đóng vai trị quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin quan doanh nghiệp Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú phức tạp Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng trang bị đầy đủ kiến thức quản trị văn phịng, có lẽ hạn chế làm giảm hiệu công việc họ Đối với sinh viên khoa Quản trị kinh doanh sau tốt nghiệp công việc họ thường gắn với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng cần thiết PT IT Để đáp ứng nhu cầu khoa Quản trị kinh doanh I Học viện Cơng nghệ Bưu Viễn thơng đưa Quản trị văn phịng vào mơn học sinh viên đại học khoa Tài liệu gồm chương: CHƯƠNG I : Một số vấn đề chung quản trị văn phòng CHƯƠNG II: Quản trị văn phòng CHƯƠNG III: Một số nghiệp vụ văn phịng CHƯƠNG IV : Tổ chức cơng tác lễ tân CHƯƠNG V: Soạn thảo quản lý văn CHƯƠNG VI: Cơng tác lưu trữ Trong q trình biên soạn tránh khỏi khiếm khuyết Tác giả mong xin cảm ơn đồng nghiệp bạn đọc có đóng góp để tài liệu ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 10 - 2013 i Mục lục MỤC LỤC Trang PT IT LỜI NÓI ĐẦU i DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU vi CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phịng 1.2.2 Chức quản trị hành văn phịng 1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.3.2 Bố trí văn phịng 10 1.3.3 Trang thiết bị văn phòng 15 1.3.4 Hiện đại hóa cơng tác văn phịng 17 1.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 18 1.4.1 Hình thức tổ chức 18 1.4.2 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 20 1.4.3 Các bước để tổ chức hành văn phịng có hiệu 21 1.4.4 Các nguyên tắc tổ chức nhà quản trị 22 1.4.5 Các mối quan hệ nhà quản trị hành 24 CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 26 2.1 QUẢN TRỊ THỜI GIAN 26 2.1.1 Sự cần thiết phải quản trị thời gian 26 2.1.2 Các biện pháp quản trị thời gian 26 2.2 QUẢN TRỊ THÔNG TIN 35 2.2.1 Giới thiệu tổng quát 35 2.2.2 Sử lý công văn đến 46 2.2.3 Sử lý công văn 49 2.2.4 Văn thư nội 50 2.2.5 Văn thư điện tử 50 2.3 QUẢN TRỊ HỒ SƠ 51 2.3.1 Khái niệm 51 2.3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ 52 2.3.3 Công cụ hệ thống lưu trữ hồ sơ 54 2.3.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ 57 2.3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính 60 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 65 3.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP 65 3.1.1 Mục đích, ý nghĩa họp hội họp 65 3.1.2 Khái niệm hội họp, hội nghị 66 ii Mục lục PT IT 3.1.3 Các phương pháp tổ chức hội nghị 66 3.1.4 Cách thức tổ chức hội nghị 67 3.2 HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 72 3.2.1 Hoạch định tổ chức họp nội bình thường khơng nghi thức 72 3.2.2 Hoạch định họp trang trọng theo nghi thức 74 3.2.3 Các hội nghị từ xa 80 3.3 HOẠCH ĐỊNH SẮP XẾP CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 81 3.3.1 Sắp xếp, chuẩn bị 81 3.4.2 Trách nhiệm thời gian thủ trưởng vắng mặt 85 3.4.3 Trách nhiệm thủ trưởng trở 86 CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN 88 4.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN 88 4.1.1 Khái niệm lễ tân 88 4.1.2 Phân loại lễ tân 88 4.1.3 Vai trò lễ tân 89 4.2 NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN 89 4.2.1 Nguyên tắc 89 4.2.2 Phương thức giao tiếp 90 4.3 HOẠT ĐỘNG ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI CƠ QUAN 92 4.3.1 Phân loại khách 92 4.3.2 Tổ chức đón khách quan, doanh nghiệp 92 4.3.3 Tổ chức tiếp khách 95 4.3.4 Những tình thường gặp tiếp xúc với khách 97 4.4 TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI 97 4.4.1 Vai trò điện thoại văn phòng 97 4.4.2 Sử dụng điện thoại để tiếp khách 98 4.4.3 Các loại danh bạ điện thoại 99 4.5 ĐÃI KHÁCH 100 4.5.1 Giải khát tiếp khách 100 4.5.2 Đặt tiệc 100 4.6 LỄ TÂN HỘI NGHỊ VÀ TIỆC CHIÊU ĐÃI 101 4.6.1 Mời khách 101 4.6.2 Đón tiếp khách 104 4.6.3 Ngôi thứ xếp chỗ khách 106 4.6.4 Phát biểu 110 4.6.5 Phục vụ khách bữa tiệc chiêu đãi 113 CHƯƠNG V: SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 116 5.1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN 116 5.1.1 Khái niệm văn 116 5.1.2 Phân loại văn 117 5.2 THỂ THỨC VĂN BẢN 122 5.2.5 Nội dung kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn 122 5.2.1 Khái niệm 122 5.2.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề đánh số trang văn 122 iii Mục lục PT IT 5.2.3 Các yếu tố thể thức văn 123 5.2.4 Sơ đồ bố trí mẫu trình bày thành phần thể thức văn 128 5.2.5 Nội dung kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn 129 5.3 NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 131 5.3.1 Nguyên tắc soạn thảo văn 131 5.3.3 Nội dung văn 132 5.3.4 Quy trình soạn thảo văn 136 5.4 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG 141 5.4.1 Soạn thảo định 141 5.4.2 Phương pháp soạn thảo công văn 142 5.4.3 Phương pháp soạn thảo báo cáo 143 5.4.4 Soạn thảo biên 146 5.4.5 Soạn thảo hợp đồng 146 5.5 GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 147 5.5.1 Nguyên tắc giải quản lý văn 147 5.5.2 Tổ chức giải văn đến 148 5.5.3 Tổ chức giải quản lý văn mật 150 5.5.4 Công tác lập hồ sơ 151 CHƯƠNG VI: CÔNG TÁC LƯU TRỮ 156 6.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 156 6.1.1 Khái niệm, vị trí tính chất cơng tác lưu trữ 156 6.1.2 Chức công tác lưu trữ 157 6.1.3 Nội dung 157 6.1.4 Tính chất 158 6.1.5 Nguyên tắc lưu trữ 158 6.2 TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 158 6.2.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 158 6.2.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ 159 6.3 CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 159 6.3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 159 6.3.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 161 6.3.3 Xác định giá trị tài liệu 161 6.3.4 Thống kê kiểm tra tài liệu 163 6.3.5 Điều chỉnh tài liệu lưu trữ 167 6.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 170 6.3.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 170 TÀI LIỆU THAM KHẢO 194 iv Danh mục sơ đồ, bảng, biểu DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU BẢNG Bảng 4.1: Mẫu lịch hẹn 95 Bảng 4.2: Phiếu xin hẹn 96 Bảng 6.1: Sổ nhập tài liệu lưu trữ 164 Bảng 6.2: Bảng thống kê hồ sơ 165 Bảng 6.3 Sổ thống kê phông 166 HÌNH PT IT Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu hệ thống Hình 1.2: Những yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hệ thống văn phịng Hình 1.3: Cơ cấu tổ chức văn phòng Hình 1.4: Mơ hình xếp bàn ghế, phịng ban khơng khoa học 11 Hình 1.5: Sắp xếp bàn ghế, phịng ban theo thủ tục, luồng cơng việc 12 Hình 1.6: Hành văn phòng tập trung theo địa bàn 19 Hình 1.7: Hành văn phịng tập trung theo chức 19 Hình 1.8: Phịng hành quản trị doanh nghiệp nhỏ 20 Hình 1.9: Sơ đồ tổ chức phận hành DN có qui mơ lớn 21 Hình 1.10: Tiến trình tổ chức năm bước 21 Hình 2.1: Thời gian thường sử dụng nên sử dụng 27 Hình 2.2: Lịch thời biểu cơng tác cho giám đốc thư ký 28 Hình 2.3: Mẫu việc cần phải làm hơm 29 Hình 2.4: Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký 29 Hình 2.5: Mẫu ghi chép hẹn việc cần giải 30 Hình 2.6 Hệ thống thơng tin 46 Hình 2.7: Mẫu đóng dấu ngày số cơng văn đến 48 Hình 2.8: Mẫu sổ công văn đến 48 Hình 2.9: Mẫu sổ chuyển giao công văn đến doanh nghiệp 48 Hình 2.10: Mẫu sổ công văn 49 Hình 3.1: Sắp xếp chỗ ngồi theo cách “diễn giả - khán giả” 67 Hình 3.2: Sắp xếp chỗ ngồi theo địa vị 68 Hình 3.3: Sắp xếp chỗ ngồi tránh bất hòa địa vị 68 Hình 3.4: Sắp xếp chỗ ngồi theo loại bàn 69 Hình 3.5: Phân tán chống đối 70 Hình 3.6: Cách thức bố trí chỗ ngồi 71 Hình 3.7: Biểu mẫu lịch trình cơng tác 84 Hình 3.8: Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại 86 Hình 3.9: Mẫu nhật ký hoạt động hành cần lưu ý 86 Hình 5.1: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn 128 vi Danh mục sơ đồ, bảng, biểu SƠ ĐỒ PT IT Sơ đồ 2.1: Sự vận động loại hình thông tin 41 Sơ đồ 2.2: Hoạt động văn phòng công tác thông tin 42 Sơ đồ 2.3: Tiến trình quản trị hồ sơ 52 vii Chương I: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phịng 1.1.1.1 Khái niệm Để phục vụ cho cơng tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị… Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều giác độ khác sau: PT IT - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phịng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị - Ngồi văn phòng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng… Mặc dù văn phịng hiểu theo cách khác có điểm chung là: + Văn phịng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan đơn vị có quy mơ lớn máy văn phịng gồm nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phịng gọn nhẹ mức độ tối thiểu + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phịng 1.1.1.2 Văn phịng hệ thống Phân tích tổ chức thành phần hệ thống hoạt động hữu ích; phương pháp trở nên ngày phổ biến năm gần đặc biệt cho phép xem xét thận trọng mối quan hệ tương tác công việc văn phịng hai bên lẫn bên ngồi Theo quản điểm quản lý thông tin hệ thống xem phương tiện chuyển tải ý tưởng phân tích Nó thái độ cách thức xem xét dự định vấn đề Một hệ thống gọi công cụ tiến hành suy nghĩ Hình thức phân tích Chương I: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng phát triển cách đơn giản mà không cần phải đào sâu vào điểm phức tạp lý thuyết hệ thống sử dụng mức độ giúp nghiên cứu quản trị quản lý văn phòng Bất kỳ tổ chức nào, lĩnh vực tư nhân hay nhà nước kinh tế, bao gồm nhiều hệ thống hệ thống toàn thể Một hệ thống hệ thống thông tin bao trùm tất hệ thống khác để bảo đảm liên kết quan trọng chúng a Đặc điểm hệ thống Tuy hầu hết người quen thuộc hệ thống sinh học kỹ thuật khó khăn nảy sinh họ cố gắng ý niệm hóa hệ thống trừu tượng Hình 1.1 minh họa thành phần đặc điểm hệ thống tổng qt Mơi trường Q trình chuyển đổi Đầu PT IT Đầu vào Phản hồi Hình 1.1: Năm thành phần chủ yếu hệ thống Những thành phần hệ thống mơ tả Hình 1.1 giải thích sau: Đầu vào hệ thống nguồn ý tưởng Quá trình chuyển đổi thay đổi đầu vào thành đẩu từ có thơng tin phản hồi cho phép kiểm soát hiệu hoạt động hệ thống Bốn thành phần hệ thống bao bọc môi trường hệ thống, nơi vừa cung cấp đầu vào vừa nhận đầu khỏi hệ thống Lý thuyết hệ thống phát sinh từ nghiên cứu khoa học khác, đặc biệt sinh học, việc nghiên cứu hệ thống quan môi trường gọi sinh thái học Nhiều mối quan hệ song song đến quan sinh học trở nên rõ ràng Nó rút số ý niệm từ tự động khởi động thông qua thông tin phản hồi theo thời gian thực trường hợp hệ thống điều hịa khơng khí sưởi ấm tồn diện Tương tự, hệ thống mở đóng: Hệ thống mở có mối liên kết lớn với mơi trường hệ thống đóng với biên giới giới hạn trao đổi với môi trường b Những đặc trưng tổng quát hệ thống Các hệ thống có số đặc trưng tổng quát đến xác định, mục tiêu, liên kết thông tin liên lạc thơng tin phản hồi Một tính chất chủ yếu hệ thống động - Sự xác định Chương I: Một số vấn đề chung quản trị văn phòng - Các mục tiêu - Thơng tin liên lạc - Phản hồi - Tính động c Hệ thống cơng việc văn phịng Cơng việc văn phòng phải thực tổ chức xem hệ thống phụ tổ chức xem khía cạnh cá nhân cơng việc văn phòng hệ thống phụ nhỏ hệ thống hành quản lý văn phịng PT IT Năm đặc điểm chủ yếu hệ thống phát triển cho thấy thành phần cơng việc văn phịng dịch vụ với quan hệ chúng với Cùng lúc thiết lập hệ thống cơng việc văn phịng hoàn chỉnh bối cảnh lĩnh vực chức chủ yếu hệ thống cơng việc văn phịng doanh nghiệp Những lĩnh vực tạo nên biên giới hệ thống cơng việc văn phịng Biên giới ngồi thành phần khác mơi trường kinh doanh Phân tích hệ thống đơn giản hóa hai mơi trường mà chứa chức văn phòng xem biên giới cơng việc văn phịng tổ chức Từ biên giới này, đầu vào liệu nguồn lực đưa vào hệ thống Khi xem xét cách tổ chức, hoạch định, kiểm soát xem xét lại, phải ý đến thái độ cư xử người làm việc hệ thống văn phòng Đây nơi xuất phát động thúc đẩy Phải có hiểu biết sâu sắc hệ thống phụ kèm theo việc tạo ra, thu nhập xử lý liệu, bao gồm tính tốn tạo văn bản, phân tích văn trước xem xét hữu ích phương pháp lưu trữ, truy xuất huỷ bỏ hồ sơ sau Thông tin u cầu cho mục đích hoạch định kiểm sốt cho khía cạnh khác việc định ngắn dài hạn cho tình thơng thường lẫn tức thời Những mục tiêu phía sau việc tạo thơng tin cung cấp tiêu chuẩn dùng định liệu có lưu trữ thông tin để sử dụng sau hay hủy bỏ khơng cịn thích hợp Phụ lục Email: Ngành, nghề kinh doanh: Vốn đầu tư ban đầu: Tổng số: Trong đó: Tiền Việt nam: Ngọai tệ tự chuyển đổi: Vàng: Tài sản khác (ghi rõ lọai tài sản, số lượng giá trị cịn lại lọai tài sản lập thành danh mục riêng kèm theo đơn): PT IT Tên, địa chi nhánh: Tên, địa văn phòng đại diện: Tôi xin cam kết thân không thuộc diện qui định Điều Luật Doanh nghiệp hịan tịan chịu trách nhiệm tính xác, trung thực nội dung đăng ký kinh doanh ngày tháng năm CHỦ DOANH NGHIỆP (ký ghi rõ họ tên) Kèm theo đơn: - - 180 Phụ lục Phụ lục 2.2 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM (2) Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc Số: / (3) .(4) .(5) ngày tháng năm V/v .(6) Kính gửi: - - - Nơi nhận: - Như - PT IT (7) - Lưu VT, .(9) A.XX (10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (8) (Chữ ký, dấu) NGUYỂN VĂN A _ Số XX phố Tràng Tiền, quận Hòan kiếm, Hà nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX Email: Website: (11) _ Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận sọan thảo chủ trì sọan thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung cơng văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, viện trưởng Trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, 181 Phụ lục tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ủy ban nhân dân, Ban thường vụ, Hội đồng ; Nếu người ký công văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn (9) Chữ viết tắt tên đơn vị sọan thảo chủ trì sọan thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) PT IT (11) Địa quan, tổ chức; số điện thọai, số Telex, số Fax; địa Email; Website (nếu cần) 182 Phụ lục Phụ lục 2.3 Mẫu thông báo: (1) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - ngày tháng năm Số: /TB THÔNG BÁO Về (2) Kính gửi: PT IT .(3) Nơi nhận: - Như - QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) - Lưu: (Đơn vị thảo văn văn thư) NGUYỂN VĂN A _ _ (1) Dùng cho quan, đơn vị để thông tin nội dung kết hoât động quan, đơn vị, truyền đạt kịp thời định cấp Sau thơng báo cần văn pháp quy (Quyết định, Chỉ thị) để cấp thực Khơng dùng hình thức thơng báo để thay văn pháp quy thuộc thẩm quyền quan (2) Tóm tắt nội dung thơng báo (về việc gì, họp, buổi làm việc ) (3) Nội dung thông báo phải ghi cụ thể thời gian, người chủ trì giải (kết luận), quan, cá nhân tham dự, có nhiệm vụ biết triển khai thực 183 Phụ lục Phụ lục 2.4 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - ngày tháng năm Số: /BC BÁO CÁO Tổng kết công tác năm Và phương hướng, nhiệm vụ công tác năn Mở đầu: Đặc điểm quan chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Nội dung: PT IT - I TỔNG KẾT CÔNG TÁC NĂM + Nêu kết làm - - - - + Phân tích đánh giá ưu khuyết điểm làm - - - - + Những học kinh nghiệm - - - - II PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ, CHỈ TIÊU PHẢI THỰC HIỆN TRONG NĂM 184 Phụ lục + Những nhiệm vụ phải làm, tiêu - - - - + Các biện pháp tổ chức thực - - - - + Các đề nghị lên cấp - - PT IT - - III KẾT LUẬN: Nêu kết công tác chủ yếu năm, tự nhận xét đánh giá: tốt, xuất sắc, hòan thành kế họach cấp giao Nơi nhận: - Như - - Lưu văn thư QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) NGUYỂN VĂN A 185 Phụ lục Phụ lục 2.5 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - ngày tháng năm Số: /TT TỜ TRÌNH Về (1) Kính gửi: (2) PT IT Nơi nhận: - Như - - Lưu QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) NGUYỂN VĂN A _ Ghi chú: (1) Tóm tắt nội dung tờ trình (2) Tên quan nhận tờ trình 186 Phụ lục Phụ lục 2.6 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - ngày tháng năm Số: /BB BIÊN BẢN HỌP V/v 1- Thời gian họp: Khai mạc ngày tháng năm Địa điểm: Nội dung họp (hội nghị): PT IT 2- Thành phần tham dự: + Đại biểu mời dự: + Đại biểu cấp (nếu có): + Tổng số thành viên họp: Có mặt: người Vắng: Lý do: 3- Chủ tọa (hoặc đòan chủ tịch): 4- Thư ký (hoặc đòan thư ký): 5- Báo cáo họp (nếu có nhiều báo cáo ghi theo thứ tự) + Họ tên người báo cáo: + Chức vụ người báo cáo: Nội dung báo cáo (ghi theo trình tự báo cáo) 187 Phụ lục 6- Phần thảo luận: + Ghi ý kiến người phát biểu + Ý kiến chủ tọa họp 7- Thông qua dự thảo nghị quyết, biểu (nếu có) 8- Đại biểu phát biểu (nếu có) 9- Kết thúc họp Thông qua biên - Chủ tọa tuyên bố kết thúc họp PT IT - THƯ KÝ (hoặc T/M ĐÒAN THƯ KÝ) (Ghi rõ họ tên) CHỦ TỌA (hoặc T/M ĐÒAN CHỦ TỊCH) (Ghi rõ họ tên) 188 Phụ lục Phụ lục 2.7 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC - Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - Số: ./HĐ HỢP ĐỒNG - Căn - Căn - Căn - Căn Hôm ngày tháng năm Chúng gồm: PT IT BÊN A: (bên chủ trì họp đồng) - Tên doanh nghiệp: - Địa chỉ: - Điện thọai: - Fax: - Email: - Tài khỏan số: - Tại Ngân hàng: - Đại diện là: Ông/Bà - Chức vụ: - Giấy ủy quyền số: , ký ngày tháng năm .(trường hợp ủy quyền) BÊN B: (bên đối tác) - Tên doanh nghiệp: - Địa chỉ: - Điện thọai: - Fax: - Email: - Tài khỏan số: 189 Phụ lục - Tại Ngân hàng: - Đại diện là: Ông/Bà - Chức vụ: - Giấy ủy quyền số: , ký ngày tháng năm .(trường hợp ủy quyền) Hai bên thống thỏa thuận nội dung hợp đồng sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Điều 2: Điều 3: Điều 4: PT IT Điều 5: Điều : Điều : Hiệu lực hợp đồng Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm Hai bên tổ chức hợp lập biên lý hợp đồng sau hết hiệu lực không 10 ngày Hợp đồng lập thành bản, có giá trị nhau, bên giữ ĐẠI DIỆN BÊN A Chức vụ (Ký tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B Chức vụ (Ký tên, đóng dấu) 190 Phụ lục Phụ lục 2.8 TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập ­ Tự ­ Hạnh phúc - (4) Số: ./QĐ (3) ngày tháng năm QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) PT IT Xét đề nghị QUYẾT ĐỊNH Điều 1: .(8) Điều 2: Điều : ./ Nơi nhận QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ - .; CỦA NGƯỜI KÝ (9) - .; (Chữ ký, dấu) - Lưu VT, (10) A.XX (11) NGUYỄN VĂN A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (+) Đối với định (cá biệt), không ghi năm ban hành số ký hiệu văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (4) Địa danh 191 Phụ lục (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thụôc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ , Cục trưởng Cục , Giám đốc , Viện trưởng Viện , Chủ tịch ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban thường vụ , Hội đồng , Ủy ban nhân dân ) (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ủy ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng ); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn PT IT (10) Chữ viết tắt tên đơn vị sọan thảo chủ trì sọan thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 192 Phụ lục PHỤ LỤC BIỂU HOẠCH ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT GHI CHÉP CƠNG VIỆC PHỊNG (BAN): KẾ TỐN CƠNG VIỆC: Giao khai A đến D TRÌNH BÀY: CƠNG VIỆC THEO THỜI BIỂU – XANH DƯƠNG CHUẨN XANH CHẬM HƠN THỜI BIỂU – ĐỎ p­ Công việc kế hoạch CHỨNG NHẬN BỞI 193 a p a p a p a p a p a p Gấp lại đặt khai vào phong bì a Kiểm tra khai p a p Copy khai a a p Kiểm tra văn phòng phẩm Nh ân Giải yêu cầu tuần trước 22/2/7 tuần p Thứ hai s c Thứ ba s c Thứ tư s c Thứ năm s c PT IT Thứ sáu s c Thứ bảy s c Ngày 19­2 a­ Công việc thực tế Tài liệu tham khảo TÀI LIỆU THAM KHẢO A CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 1.Hiến pháp Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Năm 1992 Hà Nội: Sự thật, 1992 2.Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (đã sửa đổi, bổ sung năm 2002) 3.Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 Hà Nội: Sự thật, 2001 4.Nghị định số: 58/2001/NC-CP quản lý sử dụng dấu 5.Nghị định số: 110/2004/NC-CP ngày 8/4/2004 Thủ Tướng Chính phủ công tác văn thư 6.Nghị Định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Thủ Tướng phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia PT IT 7.Quyết định số: 218/2002/QĐ-BTC Bộ Tài việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn 8.Thơng tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn B GIÁO TRÌNH BÀI GIẢNG 1.Nguyễn Quốc Bảo chủ biên, Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, Nhà xuất Chính trị quốc gia, 2004 2.Nguyễn Thành Độ chủ biên, Giáo trình quản trị văn phòng, Nhà xuất Lao động-Xã hội, 2005 3.MIKE HARVEY, Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê, 2004 4.PGS.TS Đồng Thị Thanh Phương chủ biên, Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất Thống kê, 2007 5.Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chánh văn phòng, Nhà xuất Thống kê TP.HCM, 2002 6.Lê Minh Toàn, Hướng dẫn soạn thảo văn lĩnh vực thông tin truyền thơng, Nhà xuất trị Quốc gia, 2012 194 ... QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.2.1 Khái niệm quản trị quản trị hành văn phòng 1.2.2 Chức quản trị hành văn phịng 1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG 1.3.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng. .. chung quản trị văn phịng 1.2.2.4 Kiểm sốt tài văn phòng Hầu hết người quản trị văn phòng yêu cầu phải có hiểu biết kiểm sốt tài Kiểm sốt tài văn phòng gồm: - Tiền tiêu vặt văn phòng: Các văn phòng. .. VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 1.2 QUẢN