Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sau Đại hội VII năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Kể từ đó nền kinh tế nước ta đã thay đổi nhanh chóng theo chiều hướng tích cực, cùng với đó là sự ra đời và phát triển của các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được doanh số năm sau cao hơn năm trước thì các doanh nghiệp phải luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình. Công tác văn phòng đã đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đã đặt ra. Văn phòng vốn được coi là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi… Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các phòng ban trong tổ chức chính vì vậy với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được coi là thứ vũ khí không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Qua thời gian em thực tập tại phòng Hành chính – Kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng”. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 2 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo. Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận: - Nghiên cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Mô tả, đánh giá thực trạng các nghiệp vụ văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng đồng thời thông qua đó em muốn đưa ra một số kiến nghị của bản thân về công tác văn phòng tại Chi nhánh. 3. Phạm vi nghiên cứu Hoạt động của công tác văn phòng trong thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau, phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung của khóa luận này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh đối chiếu. 5. Bố cục khóa luận: gồm 3 chương Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng về công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng. Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 3 CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề cơ bản của văn phòng. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Tùy theo quy mô và tính chất công việc của công ty, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau, với các tên gọi khác nhau. Ví dụ: Các cơ quan Nhà nước ở Trung ương có: Văn phòng Quốc hội, văn phòng của các cơ quan, đoàn thể ở Trung ương; ở địa phương có Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND các cấp, các sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng Hành chính. Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng như: -Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong cơ quan. Văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị. -Là địa điểm giao tiếp của cơ quan. -Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, đơn vị (phòng Hành chính – Tổng hợp). Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là hoạt động trong cơ quan Nhà nước và trong các tổ chức chính trị xã hội. Như vậy: Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức cho các nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho các cơ quan, tổ chức, các nhà quản lý lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 4 Theo nghĩa hẹp, văn phòng là nơi làm việc, và diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.1.2 Vai trò, vị trí của Văn phòng. Qua cách tiếp cận về văn phòng như đã nêu trên phần nào chúng ta thấy được vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng. - Văn phòng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, cơ quan, tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống cũng ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt động của lãnh đạo cơ quan được thường xuyên, liên tục và đạt được mục tiêu đề ra. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,… đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp đến cho lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng có vai trò, vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 5 cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan. 1.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng: Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó chúng ta nghiên cứu văn phòng với 3 chức năng chính sau : Chức năng tham mưu : Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế các doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho các cấp quản lý của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Chức năng tổng hợp: Đối với một doanh nghiệp việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng và văn phòng là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo những Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 6 nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức, đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp. Chức năng hậu cần: Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động bình thường của một tổ chức. Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…. Những điều kiện vật chất đó phụ thuộc vào văn phòng mà công tác hậu cần của văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cho mọi đơn vị, bộ phận và các cá nhân trong tổ chức. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chỉ tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. Tóm lại: Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm tạo sự cần thiết khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tác văn phòng trên cơ sở các hoạt động nghiệp vụ của nó. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 7  Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn Phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008) 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp: Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khác nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng. 2. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định: Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin kinh tế chính trị, văn hóa, xã hội, môi trường….Những thông tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra được những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực mà không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư lưu trữ trong quản lý thông tin. Thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 8 đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình. 3. Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản: Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, Chính phủ các bộ, ngành đã ban ngành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế chính trị của cá đơn vị tổ chức như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy quy chế các quy định hành chính. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Đó chính là văn phòng. 4. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Văn phòng là cầu nối của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác. Muốn tồn tại và phát triển được thì không thể không hợp tác với các doanh nghiệp khác, với môi trường bên ngoài. Vì vậy hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp muốn được diễn ra thường xuyên cần có sự trợ giúp của bộ phận văn phòng. Khác với các hoạt động trong doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên trong mọi lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp ngay cả khi đơn vị ngừng hoạt động thì bộ phận văn phòng vẫn phải làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự và thông tin thông suốt. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 9 5. Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng: Đây là việc làm thiết thực mang tính ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu trên. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Ngoài ra, hoạt động của văn phòng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban, đơn vị khác thông qua chức năng tham mưu, hậu cần đồng thời cũng gắn với hoạt động của các bộ phận, phòng ban này thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện. Vậy nên để duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng cần có sự phối hợp đồng bộ, mật thiết của các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong cơ quan, doanh nghiệp. 6. Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp: Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Cung cấp các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo hoạt động của cơ quan được diễn ra liên tục. - Quản lý chỉ tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 10 - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối của đơn vị với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân. - Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh hiện đại. 7. Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp: Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau: - Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp. - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc - Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho các trang thiết bị. - Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ. - Đảm bảo độ an toàn của các phương tiện giao thông vận tải. - Phối hợp, liên kết với địa phương và liên cơ quan, doanh nghiệp trong bảo vệ trật tự an toàn xã hội. 1.1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phòng 1.1.4.1 Môi trƣờng bên trong doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc bên trong doanh nghiệp, tổ chức gồm có: cơ cấu tổ chức, văn hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật. a. Yếu tố cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có thể được quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy định. Các điều kiện trên quy định quy . số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công. hoạt động của công tác văn phòng tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng . Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác