LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt trình từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ từ phía thầy cơ, gia đình, bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi đến quý thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt tri thức cho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Quản trị văn phịng Để hồn thành đề tài này, em nhận quan tâm nhiệt tình hướng dẫn giảng viên giảng dạy ln bảo tận tình cho chúng em suốt trình học tập trường Nếu khơng có lời hướng dẫn, nhận xét, động viên em nghĩ thu hoạch khó đển hồn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn cô Đồng thời, q trình khảo sát thu thập, xử lí thơng tin em nhận giúp đỡ tận tình nhiều quan, doanh nghiệp hoạt động Với thời gian cho phép, khả nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế trình độ cịn hạn chế nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Nhưng với nghiên cứu nghiêm túc, đam mê tìm tịi học hỏi, em mong nhận đóng góp thầy bạn đọc để tiếp thu phát triển đề tài Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng em Các số liệu sử dụng phân tích luận văn có nguồn gốc rõ ràng, công bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận văn em tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa cơng bố nghiên cứu khác DANH MỤC VIẾT TẮT VIẾT TẮT CBCNV HTQLCL ISO TCVN VIẾT DẦY ĐỦ Cán công nhân viên Hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa Tiêu chuẩn Việt Nam Phần I LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam bước vào cố gắng hoà nhịp vận hành kinh tế giới (WTO) Điều mở cho Việt Nam hội phát triển mạnh mẽ toàn diện với thử thách không phần khắc nghiệt Những biến động thường xuyên kinh tế coi thách thức vô to lớn quan, tổ chức nước ta, đặc biệt lĩnh vực quản lý hành Để xây dựng cơng cải cách hành dân chủ, sạch, vững mạnh, có hiệu giai đoạn 2010 -2020 đòi hỏi quan, tổ chức phải tìm chế quản lý cơng tác văn phịng cách hợp lý chuyên nghiệp Nhờ việc áp dụng tiến khoa học-kỹ thuật, công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng bật việc khai áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn trở thành xu hướng bật Điều đáng kể đến hệ thống quản lý chất lượng giúp cho cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh đạt hiệu cao, tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng suất lao động, cải tiến chất lượng sản phẩm môi trường làm việc Tuy vậy, để tạo lợi kinh doanh thực có bước đột phá, việc áp dụng cần có hướng mới, giàu sức sáng tạo Bên cạnh điều đáng mừng nước ta áp dụng rộng rãi hệ thống vấn đề chất lượng hệ thống nhằm giúp quan, tổ chức khai thác tối đa lợi ích hệ thống ISO mang lại cần đặc biệt quan tâm Là sinh viên chuyên nghành quản trị văn phịng, tơi có nhiều điểu kiện để nghiên cứu học tập, tạo điều kiện cho thân hiều biết sâu sắc chuyên nghành Đồng thời xuất phát từ thực tế, cơng tác văn phịng nhiệm vụ chiến lược quan trọng trình tổ chức góp phần giải vấn đề việc đổi mới, nâng cao chất lượng nghành quản trị văn phịng Chính lí trên, tơi định tìm hiểu đề tài “Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức” làm đề tài nghiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu -Nguyễn Chi Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội -Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội -Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ -Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước Đối tượng phạm vi nghiên cứu -Đối tượng : Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng - Phạm vi : Văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Mục đích nghiên cứu : Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức -Nhiệm vụ nghiên cứu: + Hệ thống lý luận chung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 + Khảo sát thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng quan, tổ chức Việt Nam + Đánh giá ưu, nhược điểm việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 + Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, tổ chức Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Thứ : Phương pháp thu thập thông tin (Nghiên cứu tài liệu sách báo, tạp chí viết đề tài HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2008) Thứ hai : Phương pháp quan sát (Quan sát trình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, tổ chức Việt Nam) Thứ ba : Phương pháp mô tả khâu quy trình thực tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Thứ tư : Phương pháp phân tích so sánh thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan, tổ chức có phù hợp với kinh tế thị trường hay chưa? Để từ đưa hướng điều chỉnh giải cách tốt nhất, nhằm nâng cao hiệu HTQLCL Giả thuyết khoa học Để thực mục đích nghiên cứu đề tài nêu trên, giả thuyết đặt cho vấn đề nghiên cứu là: Tiểu luận góp phần hoàn thiện ứng dụng phần mêm HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng Từ đưa nguyên nhân hạn chế việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng gì? Làm để xây dựng, cải thiện tiêu chuẩn đạt hiệu cao nhất? Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Hệ thống hoá nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng vào thực tiền - Quy trinhg áp dụng nội dung thực - Trách nhiệm lãnh đạo CBCNV quan, tổ chức - Đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo thực giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng quan, tổ chức - Giúp sinh viên khóa sau có thêm kiến thức, thôn tin, tư liệu cho môn học Cấu trúc đề tài Chương 1: Lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuản ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng quan, tổ chức Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phịng quan, tổ chức Việt Nam CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Chất lượng Theo từ điển Tiếng Việt phổ thơng: “Chất lượng tổng thể tính chất thuộc tính vật (sự việc),…làm cho vật (sự việc) phân biệt với vật (sự việc) khác” Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa định nghĩa chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000: “ Chất lượng mức độ mà tâp hợp tính chất đặc trựng thực thể có khả thỏa mãn nhu cầu nêu hay tiềm ẩn” 1.1.2 Quản lý chất lượng Theo Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO tiêu chuẩn Iso 9000 cho rằng: “Quản trị chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mực tiêu chất lượng, sách chất lượng thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ định” 1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng Theo TCVN ISO 9000:2007 thì: “Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố có liên quan tương tác để định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng” Hệ thống quản lý chất lượng gồm yếu tố : - Cơ cấu tổ chức - Các quy định mà tổ chức tuân thủ - Các trình 1.2 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế tiêu chauanr hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sĩ Phạm vi hoạt động ISO tất lĩnh vực với nhiệm vụ thức đẩy phát triển vấn đề tiêu chuẩn hóa vfa hoạt động có liên quan, trao đổi hàng háo, dịch vụ hợp tác phát triển lĩnh vực khoa học, kỹ thuật hoạt động kinh tế khác Việt Nam thành viên thứ 72, gia nhập vào năm 1977 với tư cách tổ chức thành viên quan sát bầu vào ban chấp hành năm 1996 Hiện có 178 nước tham gia vào tổ chức này, 13000 tiêu chuẩn ISO xuất Các tiêu chuẩn ISO xem xét lại năm lần 1.2.1.2 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987 sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000, năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm Mục đích ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung nằm giúp trình trao đổi thương mại dễ dàng giúp tổ chức hiểu mà không cần trọng nhiều tới vấn đề kĩ thuật Tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng - sở từ vựng ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – yêu cầu ISO 9009:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức ISO 19011:20011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý 1.2.2 Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng 1.2.2.1 Mục đích tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức -Cần chứng tỏ khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm - Muốn nâng cao thỏa mãn khách hàng thông qua việc áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 -Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng : Yêu cầu chung, yêu cầu hệ thống tài liệu - Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo : Cam kết cuả lãnh đạo, hướng vào khách hàng, sách chất lượng, hoạch định, trách nhiệm quyền hạn trao đổi thông tin - Yêu cầu quản lý nguồn nhân lực: Cung cấp nguồn lực, nguồn nhân lực, sở hạ tầng, môi trường làm việc - Yêu cầu tạo sản phẩm: Hoạch định việc tạo sản phẩm, q trình có liên quan đến khách hàng, thiết kế phát triển, mua hàng, sản xuất cung cấp dịch vụ, kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường - Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến: Các yêu cầu chung, theo dõi đo lường, kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp, phân tích liệu, cải tiến 1.2.2.3.Lợi ích việc áp dụng ISO 9001:2008 -Về quản lý nội bộ: +Giúp lãnh đạo quản lý hoạt động doanh nghiệp khoa học hiệu quan, đơn vị Để thực tốt nhiệm vụ này, trước mắt ban lãnh đạo cần tập trung phổ biến số văn quy định ứng dụng ISO quan hành doanh nghiệp Không thế, lãnh đạo quan, tổ chức cần có nhìn dắn vị trí, vai trị HTQLCL Cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành, phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo, điều hành ứng dụng ISO vào cơng tác văn phịng Theo khảo sát cho thấy 75% nhân viên cho nhận thức đắn tiêu chuẩn ISO 9001:2008 lãnh đạo cán nhân viên quan trọng Kèm theo trách nhiệm người lãnh đạo thể nhân viên làm sai cần nhìn nhận lại vấn đề, đạo hay ý thức không tự giác? Vậy nên ban lãnh đạo quan thường xuyên giáo dục tính chủ động, tính tổ chức kỉ luật cao để cán quan noi theo Nếu làm điều phát huy hiệu tích cực, chuyển biến mạnh mẽ cơng tác văn phịng 3.2 Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến văn về HTQLCL theo tiêu chuẩn 9001:2008 Từ nhận thức tích cực tồn thể cơng nhân viên quan, tổ chức cơng tác tun truyền văn HTQLCL vô cần thiết Bởi lẽ, tuyên truyền, phổ biến cán nhân viên hiểu rõ, hiểu chất u cầu cơng việc từ thực nghiêm túc áp dụng HTCLQL Với quan, tổ chức cần áp dụng nhiều hình thức: Phổ biến trao đổi phòng ban, mở lấp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên cổng thông tin điện tử củacơ quan, phô tô tài liệu ứng dụng ISO 9001:2008,… Qua giúp cán bộ, viên chức nhận thức sâu tầm quan trọng Đặc biệt, CBCC phải thật nghiêm túc làm nhiệm vụ, có lối làm việc khoa học, đại; cần có ý thức, trách nhiệm việc thực nhiệm vụ mình, khơng né tránh, đùn đẩy trách nhiệm Mỗi cán bộ, nhân viên phải tự kiểm điểm thân làm sai nhận thức tầm quan trọng cơng việc làm, phải xem sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan Đồng thời, quan, tổ chức cần quán triệt tư tưởng mục tiêu cuối chất lượng chứng nhận Chứng nhận mục đích cần đạt bước đầu đường đến đích chất lượng Lãnh đạo tổ chức cần cam kết trì HTQLCL, cần truyền tâm cho nhân viên cơng tác xây dựng kế hoạch để trì chất lượng cải tiến hệ thống 3.3.Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng Việc tăng cường đầu tư sở vật chất cho cơng tác văn phịng yếu tố thiết yếu để CBNV hoàn thành tốt nhiệm vụ Ngồi việc trang bị đầy bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… quan, tổ chức cần ý việc bảo dưỡng, tu sửa trang thiết bị hiện, theo tiêu chuẩn đảm bảo cho tiến trình cơng việc thực tốt Đồng thời xếp hồ sơ tài liệu cho gọn gàng ngăn nắp phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu dễ dàng nhanh chóng Hiện nay, khoa học cơng nghệ có vai trị vơ quan trọng thiết thực tất lĩnh vực đời sống quản lý hành Nhà nước doanh nghiệp Ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng tạo điều kiện quản lý thơng tin phục vụ cho q trình quản lý cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, cơng sức, hạn chế khối lượng văn đồng thời tăng suất chất lượng, hiệu công việc giúp lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Mỗi quan, tổ chức nên ứng dụng CNTT vào số phần mềm như: quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức , chi phí hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức Tổ chức cần tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng đơn vị, phòng ban Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị phòng ban, nên hạn chế việc sử dụng văn giấy Không thế, tổ chức muốn có phát triển tốt cần xây dựng mơ tả vị trí cơng việc cho chức danh, vị trí phận làm sở để điều phối công việc, tránh chồng chéo, nhằm tạo điều kiện thuận lợi trình triển khai ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đồng thời việc ứng dụng quy trình xác lập chế giám sát quản lý để hướng công tác vào cơng việc văn phịng đảm bảo việc thực mục tiêu đề Lãnh đạo trưởng phận người kiểm tra, giám sát tiến trình làm việc nhân viên từ nhận biết sai sót kịp thời khắc phục Vậy nên tất CBNV tham gia công việc phải đọc tuân theo quy trình hướng dẫn theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tất cơng việc kiểm sốt quản lý chặt chẽ, lực nhân viên đồng ngày nâng cao tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp góp phần đạt hiệu cao chất lượng sản phẩm dịch vụ 3.4 Tăng cường công tác kiểm tra-đánh giá, thi đua-khen thưởng Đối với công tác kiểm tra-đánh giá : Kiểm tra khâu quan trọng hệ thống quản lý Khơng có kiểm tra khơng hồn thiện lên Điều áp dụng quản lý chất lượng, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biện pháp khắc phục yếu điểm, phát huy mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu thị trường Vì quan, tổ chức nên áp dụng số hình thức tra, kiểm tra : Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua báo cáo văn Để làm tốt công tác này, trước hết cần xây dựng tiêu chí đánh giá cán thơng qua quy trình nghiệp vụ Trong trưởng hợp phát sai phạm q nhiều lần mà khơng có tính tự giác, khắc phục đánh giá xếp loại theo quy định chung quan Và cần tiến hành đợt kiểm tra đột xuất, định kỳ CBNV phịng ban quan để từ họ có ý thức việc thực nhiệm vụ Khơng lãnh đạo cần đánh giá hài lòng khách hàng chất lượng sản phẩm dịch vụ dựa báo cáo, số liệu thống kê, ý kiến phản hồi để từ có điều chỉnh thích hợp Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng, xử phạt hợp lý Việc đánh giá nội không đảm bảo phù hợp mà cịn hội để tìm yếu tố cải tiến Hay nói cách khác, trình đánh giá tìm nhiều hội cải tiến điểm không phù hợp hệ thống tổ chức tốt cịn ngày tốt Ngồi ra, có nhiều người tham gia vào q trình đánh giá kết tốt Nếu có nhiều người tiến hành đánh giá phạm vi hẹp, gắn kết việc đánh giá hệ thống với đánh giá trình để tìm hội cải tiến trình cải tiến hệ thống, để đảm bảo hệ thống thực bám sát hỗ trợ trình hoạt động tổ chức Công tác thi đua khen thưởng : Để tạo thêm động lực cho CBNV việc thực nghiệp vụ bên cạnh công tác kiểm tra, tổ chức cần trọng đến chế độ đãi ngộ Ngoài quan tâm tinh thần, lời động viên hay truyền đạt kinh nghiệm lãnh đạo quan cần có biện pháp khen thưởng vật chất để từ làm động lực cho họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ gương cho cán quan noi theo 3.5 Coi trọng trình đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 CBCVN Để nâng cao trình độ, lực CBCNV cơng tác văn phịng, tổ chức cần có sách khuyến khích đào tạo quản lý chất lượng đặc biệt tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các cán nên chủ động việc theo học khoa học dành cho chuyên gia đánh giá nội để giảm chi phí cho việc thuê chuyên gia bên Bởi lẽ cán tổ chức chưa đủ khả để tư vấn, đánh giá hiểu tình trạng thực tổ chức Do đó, để tạo tin cậy tiết kiệm ngân sách cá lãnh đạo nên học để triển khai ứng dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Muốn tổ chức thực có bước đắn q trình thực mục tiêu cần mở đợt tập huấn thường xuyên dành cho chuyên viên ISO Làm việc giúp cho cán quản lý dù vị trí tổ chức hoạch định đúng, giảm bớt sai sót ứng dụng, nâng cao tính tự giác đạt hiệu công việc Quản lý trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc, mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ; phân công người hướng dẫn trực tiếp hàng ngày giúp nâng cao suất lao động Sau lẫn đào tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo lại TIỂU KẾT: Xuất phát từ thực trạng yêu cầu thực tế, đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Những giải pháp thiết thực quan, tổ chức áp dụng, tiến hành cách triệt để tạo tiền đề giúp tổ chức phát triển bền vững lâu dài KẾT LUẬN Trong mơi trường kinh doanh ngày trở nên khó khăn phức tạp nay, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 quan, tổ chức có ý nghĩa vơ quan trọng góp phần vào q trình cải cách hành Mục tiêu việc áp dụng tiêu chuẩn nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học môi trường chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng công việc ổn định, cung cấp sản phẩm đồng đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu pháp lý khác Đồng thời xây dựng trình để cải tiến thường xun phịng ngừa sai sót Yếu tố coi trọng coi người mà đặc biệt nhà lãnh đạo quan, tổ chức vô cần thiết Lãnh đạo có tính định biết khai thác sử dụng nguồn nhân lực hợp lý Bên cạnh đó, lãnh đạo có tầm nhìn xa trơng rộng, đầu tư cho chất lượng quản lý đặt lên hàng đầu giúp cho tổ chức tạo bước ngoặt thị trường nước Trên thực tế, có nhiều tổ chức đạt thành công sau áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Doanh số lợi nhuận liên tục tăng, quy mô không ngừng mở rộng, đặc biệt chất lượng sản phẩm đánh giá tối ưu Bên cạnh có tổ chức chưa thực đạt hiệu ứng dụng hệ thống Do nhận thức chưa đắn hay tiến hành sai trình thực hiện? Khi hệ thống chất lượng khơng phát huy sức mạnh, chi phí cho việc áp dụng lớn nhiều so với ích lợi trước mắt thu từ việc có chứng đơn Tổ chức phải có người trì hệ thống dù danh nghĩa, phải tiếp chuyên gia đánh giá định kỳ Tất việc thực cách đối phó, tốn thời gian Kết cục có hệ thống văn “chết’’ nhiều làm giảm sức sáng tạo thành viên tổ chức Từ thực trang giải pháp trên, Nhà nước lãnh đạo quan, tổ chức cần phải nhìn nhận lại vấn đề để tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phát huy vai trị vốn có TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Chi Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Luật tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XI, kỳ họp thứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước Thông tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ Cam Anh Tuấn (2002), Áp dụng ISO 9000 lĩnh vực dịch vụ hành - Một hướng cơng cải cách hành nước ta nay, Hội nghị khoa hoc trẻ - Đại học Quốc Gia Hà Nội Bùi Doãn Nề (2002), Một số biện pháp quản trị theo trình nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm doanh nghiệp Việt Nam, luận án tiến sĩ khoa học kinh tế: 5.02.05 PHỤ LỤC Thông tư số 116/2015/TT-BTC ngày 11 tháng năm 2015 Bộ Tài Quy trình quản lý văn đến Quy trình quản lý văn Quy trình tuyển dụng nhân Quy trình đào tạo nhân PHỤ LỤC I PHỤ LỤC II QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Trách nhiệm Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Sổ đăng ký Bộ phận Văn thư Tiếp nhận văn “đến” CT UBND Vào sổ; chuyển cho đơn vị thực - Các PCT - Đơn vị, cá nhân có liên quan Ngay sau tiếp nhận văn Xem xét, cho ý kiến giải Bộ phận Văn thư văn đến Thời gian Giải văn 1-2 ngày Trong ngày - Bộ phận Văn thư Lưu hồ sơ - Đơn vị, cá nhân có liên quan Theo quy định mục quy trình PHỤ LỤC III QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Trách nhiệm CBCCVC phân công Trình tự cơng việc Nghiên cứu, dự thảo văn -CVP/PVP -Thủ trưởng dơn vị chuyên môn -CT/PCT UBND -Chánh Văn phòng Kiểm tra thể thức, nội dung ký tắt trình ký văn Duyệt, ký Tài liệu, biểu mẫu liên quan Bộ phận Văn thư, Sổ đăng ký Làm thủ tục ban hành văn bản, văn gửi văn -Bộ phận Văn thư, -Đơn vị chuyên môn Lưu hồ sơ Theo mục quy trình PHỤ LỤC IV QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ Trách nhiệm • Trưởng BP phịng/ban • Phịng HCNS • Ban giám đốc • Phịng HCNS • Phịng HCNS Công việc XĐ nhu cầu tuyển dụng, điều động Phê duyệt Thông báo tuyển dụng Thu hồ sơ ứng viên Mơ tả cơng việc/tài liệu • Phịng HCNS • Phịng HCNS • Khác • Ban Giám đốc Phịng HCNS • Trưởng BP phòng/ban • Phòng HCNS/ Trưởng BP Sơ tuyển HS Phỏng vấn thức Phê duyệt Ký hợp đồng thử việc Theo dõi thử việc Đề xuất ký kết hợp đồng LĐ • Ban Giám đốc Phê duyệt • Trưởng BP phòng/ban • Các phòng/BP liên quan Theo dói, đánh giá q trình LV, lưu hồ sơ PHỤ LỤC V QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ Trách nhiệm • Trưởng BP • Các cá nhân Công việc XĐ nhu cầu hàng năm, đăng ký • Trưởng phịng TCHC • Ban Giám đốc • Trưởng BP/Các ca nhân Lập KH đào tạo năm Phê duyệt Đề nghị đào tạo đột xuất Mơ tả cơng việc/tài liệu • Ban Giám đốc • Trưởng phịng TCHC • Người tham gia • Người đào tạo • Trưởng phịng TCHC • Ban Giám đốc • Trưởng phịng/ban Phê duyệt Thực đào tạo Báo cáo kết đào tạo Cập nhật hồ sơ nhân Đánh giá hiệu đào tạo, lưu hồ sơ ... tơi định tìm hiểu đề tài ? ?Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức? ?? làm đề tài nghiên... Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan, tổ chức -Nhiệm vụ nghiên cứu: + Hệ thống lý luận chung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 + Khảo sát thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO. .. ISO 9001:2008 văn phòng - Phạm vi : Văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu -Mục đích nghiên cứu : Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng quan, tổ chức Việt