MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 1.1 Khái quát trường Đại học Ngoại Thương 1.2 Khái quát Thư viện trường Đại học Ngoại Thương CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 2.1 Ý nghĩa công tác xử lý tài liệu 2.2 Công tác xử lý tài liệu Thư viện 2.2.1 Phân loại tài liệu 2.2.2 Mơ tả tài liệu 2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu 2.2.4 Định từ khóa 2.2.5 Đóng dấu, dán nhãn 2.2.6 Nhập xây dựng CSDL CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 3.1 Một số nhận xét chung 3.1.1 Những thuận lợi 3.1.2 Những khó khăn 3.2 Những kiến nghị KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Ngày với tiến khoa học kỹ thuật, phát triển công nghệ thông tin ngày tân tiến, đưa xã hội chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thông tin mà thơng tin tri thức trở thành nguồn lực qua trọng hàng đầu, vị vị trí hoạt động thông tin thư viện ngày khẳng định đời sống xã hội thư viện trở thành nguồn lực lực quan trọng giúp cho xã hội ngày phát triển Để đáp ứng đầy đủ thông tin tri thức khác cho người dung tin cách đầy đủ, xác, chất lượng có hiệu cơng tác xử lý tài liệu quan thông tin thư viện nhiêm vụ quan trọng hàng đầu Cùng với hệ thống thư viện nước, Thư viện trường Đại học Ngoại Thương phục vụ đông đảo nhu cầu bạn đọc sinh viên giảng viên, cán công nhân viên chức nhà trường Ngoài yếu tố để phát triển thư viện không ngừng lớn mạnh số lượng chất lượng vốn tài liệu , sở vật chất trang thiết bị … hoạt động xử lý tài liệu có ý nghĩa luận ý nghĩa thực tiễn lớn Từ lý em chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư viên trường Đại học Ngoại Thương” đề làm đề tài tiểu luận năm Mục đích nghiên cứu Trên cở thực trạng hoạt động xử lý tài liệu Thư viện trường Đại học Ngoại Thương giúp biết thuận lợi, khó khăn thách thức cơng tác xử lý tài liệu để từ đưa biện pháp định hướng giúp cho thư viện hoạt động ngày tốt Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác xử lý tài liệu thư viện trường Đại học Ngoại Thương, từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung giai đoạn Cơ sở phương pháp luận Đề tài xử dụng pháp nghiên cứu, khảo sát thực tế, phân tích tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến cán thư viện trường Đại học Ngoại Thương từ phân tích đánh giá q trình xử lý tài liệu Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, danh mục từ viết tắt, mục lục, kết luận tài liệu tham khảo, đề tài gồm chương với bố cục sau: Chương 1: Khái quát trình hình thành phát triển thư viện trường Đại học Ngoại Thương Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu thư viện trường Đại học Ngoại Thương Chương 3: Một số đánh giá kiến nghị công tác xử lý tài liệu thư viện trường Đại học Ngoại Thương CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 1.1 Khái quát trường Đại học Ngoại Thương Giai đoạn 1960-1962: Khoa Quan hệ Quốc tế Ngành học Đại học Ngoại thương thức đời vào năm 1960 Sơ khai Bộ môn Ngoại thương Khoa Quan hệ Quốc tế Bộ Ngoại Giao trực tiếp quản lý, đặt trường Đại học Kinh tế-Tài Khoa Quan hệ Quốc tế có mơn: mơn Ngoại giao mơn Ngoại thương Khóa sinh viên Ngoại thương với 42 sinh viên tuyển vào năm học (1960-1966) Khóa (1962-1967) sinh viên Ngoại thương Khoa Quan hệ Quốc tế trực tiếp quản lý Ngày 20-6-1962, Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký định thành lập trường Cán Ngoại giao – Ngoại thương từ Khoa Quan hệ Quốc tế Quyết định ghi rõ chế độ áp dụng trường chế độ trường đại học Trường có nhiệm vụ: - Đào tạo cán cho ngành Ngoại giao Ngoại thương; - Bổ túc cho cán trung cấp cao cấp ngành này; - Hướng dẫn chương trình học tập cung cấp tài liệu cho lớp học chức, lớp học hàm thụ ngành Như vậy, nói Khoa Quan hệ Quốc tế tổ chức tiền thân trường Đại học Ngoại thương Giai đoạn 1962-1967: Trường Cán Ngoại Giao – Ngoại thương Năm 1962, theo Quyết định Thủ tướng Chính phủ, Khoa Quan hệ Quốc tế tách khỏi trường Đại học Kinh tế-Tài để thành lập trường Cán Ngoại giao- Ngoại thương trực thuộc Bộ Ngoại Giao Trụ sở trường Cán Ngoại giao-Ngoại thương đặt Phường Láng Thượng khu đất trường Đại học Ngoại thương học viện Ngoại Giao Tuy tên gọi trường Cán bộ, nhiệm vụ Trường giao đào tạo cán có trình độ đại học cho Bộ Ngoại Giao Bộ Ngoại Thương Do vậy, trường Cán Ngoại giao-Ngoại thương, ngồi Phịng chức năng, cịn có Khoa đào tạo là: Khoa Ngoại giao Khoa Ngoại thương Trường Cán Ngoại giao – Ngoại thương thành lập khơng phải sơ tán khỏi Hà Nội để chống lại chiến tranh phá hoại Đế quốc Mỹ Tại nơi sơ tán – Huyện Phổ Yên, Tỉnh Thái Nguyên sau thời gian ngắn xây dựng lớp học tre xếp chỗ ăn nhà dân, thầy trò Trường lại tiếp tục giảng dạy, học tập để đảm bảo nội dung chương trình kế hoạch thời gian năm học Trong thời gian này, Khoa Ngoại thương trực tiếp quản lý khóa sinh viên cũ tuyển thêm khóa khóa Đội ngũ cán quản lý giáo viên Khoa Ngoại thương Bộ Ngoại Thương điều động từ Bộ Ngày 3-4-1965 Hội đồng Chính phủ định số 187CP (do Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị ký) công nhận trường Cán Ngoại giao – Ngoại thương thuộc hệ thống trường đại học nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa Giai đoạn 1967-1984: Trường Đại học Ngoại thương Ngày 14-8-1967, Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Quyết định chia tách trường Cán Ngoại giao – Ngoại thương thành hai trường: Trường Ngoại Giao trực thuộc Bộ Ngoại Giao trường Ngoại thương trực thuộc Bộ Ngoại thương Tên hiệu thức trường Đại học Ngoại thương bắt đầu có từ thời gian Ngay sau thành lập, trường Đại học Ngoại thương chuyển địa điểm sơ tán Huyện Mỹ Đức, Tỉnh Hà Tây, trường Ngoại giao lại nơi sơ tán cũ Đến thời gian này, trường Đại học Ngoại thương cịn khóa sinh viên (từ khóa đến khóa 6), cịn sinh viên khóa khóa tốt nghiệp trường Trở thành trường Đại học độc lập nên trường Bộ Ngoại thương quan tâm lãnh đạo, đạo chặt chẽ nhiều so với thời kỳ Khoa Ngoại thương trường Cán Ngoại giao – Ngoại thương Do vậy, cấu tổ chức, đặc biệt Ban Giám hiệu trường Đại học Ngoại thương từ bắt đầu củng cố tăng cường Năm 1968, lần trường Đại học Ngoại thương thức có Hiệu trưởng đồng chí Lưu Văn Đạt (Chánh văn phòng Bộ Ngoại thương kiêm Hiệu trưởng) Phó Hiệu trưởng đồng chí Lê Văn Ngọ Một vài năm trước đó, Ban Giám hiệu có chức Phó Hiệu trưởng Ngồi số phịng chức năng, trường có đơn vị chun mơn Khoa Nghiệp vụ Ngoại thương, Khoa Ngoại ngữ, Khoa Tại chức Bộ mơn Chính trị Cơng tác đào tạo bắt đầu tăng quy mô đa dạng loại hình đào tạo Trước đây, khóa tuyển 50 sinh viên, đầu năm 70 trở quy mơ khóa tăng lên 75-100 sinh viên Ngồi việc đào tạo sinh viên hệ quy, trường mở rộng đào tạo hệ chức phát triển hình thức bồi dưỡng cán Cuộc chiến tranh phá hoại đế quốc Mỹ ngày mở rộng ác liệt, gây khó khăn cho hoạt động Nhà trường Tuy nhiên, với tinh thần “Quyết chiến, Quyết thắng”, công tác giảng dạy, học tập sinh hoạt khác Nhà trường diễn bình thường nơi sơ tán Cuối năm 1967, tình hình chiến tạm yên ổn, Đảng ủy Ban Giám hiệu định chuyển trường từ nơi sơ tán lại trụ sở cũ Hà Nội Từ thời gian đến năm 1984, trường Đại học Ngoại thương tập trung sức lực vào việc xây dựng sở vật chất tiếp tục mở rộng nâng cao chất lượng đào tạo (trừ năm 1972 trường lại phải sơ tán lần thứ 2) Có thể nói, thành tích Nhà trường đạt năm 70 80 tạo sở vững để trường Đại học Ngoại thương bước vào giai đoạn đổi phát triển mạnh mẽ năm Giai đoạn 1984 – 1999: Mở rộng quy mô nâng cao chất lượng đào tạo Kinh tế Đối ngoại Năm 1984, trường Đại học Ngoại thương chuyển từ Bộ Ngoại thương sang Bộ Đại học THCN (nay Bộ Giáo dục Đào tạo) Thời gian này, phần lớn trường Đại học chuyển từ Bộ chủ quản sang Bộ Đại học THCN Điều tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý Nhà nước đào tạo đại học THCN Cho đến cuối năm 80, cấu tổ chức trường Ban Giám hiệu, Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn Thanh niên, Phịng chức năng, Khoa Bộ môn,… tiếp tục củng cố Công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,… đẩy mạnh phát triển thêm bước Năm 1993, sở Thành phố Hồ Chí Minh thành lập, quy mơ đào tạo tăng lên, trường cung cấp nguồn nhân lực cho Thành phố Hồ Chí Minh tỉnh phía Nam.Năm 1995, trường giao nhiệm vụ đào tạo thạc sỹ năm 1998 giao nhiệm vụ đào tạo tiến sỹ Giai đoạn 1999 – đến nay: Chủ động đổi hội nhập 1.2 Khái quát Thư viện trường Đại học Ngoại Thương: Thư viện trường ĐH Ngoại thương thành lập từ năm 1967, tiền thân kho sách tách từ Thư viện Trường Cán Ngoại giao - Ngoại thương, với số lượng sách ỏi khoảng chừng 2.000 cuốn, sở vật chất khiêm tốn Trải qua gần 50 năm xây dựng phát triển, với lên Nhà trường, Thư viện ĐH Ngoại thương dần đổi Nhất là, từ năm 2001, tiểu dự án mức A, B, C thuộc Quỹ nâng cao chất lượng (QIG) - Dự án GDĐH I, dự án “Đầu tư chiều sâu Trung tâm Thông tin – Thư viêncùng với nguồn kinh phí nhà trường, Thư viện ĐH Ngoại thương cải thiện đáng kể sở vật chất, trang thiết bị lẫn nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu nhà trường Hoạt động thư viện chuyển dần từ thư viện truyền thống sang thư viện điện tử hướng tới thư viện số Đặc biệt, Năm 2011 hoàn thành tiểu dự án “Thư viện viện Số” tham gia chương trình FTUTRIP – Dự án GDĐH II, Thư viện Đại học Ngoại thương có bước đột phá lớn cơng tác quản lý tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin cho bạn đọc dựa việc áp dụng công nghệ tiên tiến lĩnh vực thư viện: áp dụng từ, cổng từ, RFID để quản lý tài liệu, cơng nghệ số hóa để khai thác tài nguyên thông tin qua mạng…Mở rộng thêm dịch vụ cung cấp thơng tin: xây dựng Phịng đọc Multimedia, Phịng đọc Mở Những thành tích mang tính đột phá hoạt động thư viện thể mặt sau: Phát triển vốn tài liệu: Hiện tại, thư viện có vốn tài liệu đa dạng, phong phú phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu Nhà trường: Tài liệu truyền thống (sách, báo tạp chí): - Thư viện có 252 loại báo tạp chí có 31loại báo tạp chí ngoại văn; 22.000 đầu sách tương đương 53.000 sách bao gồm giáo trình, sách tham khảo, chuyên khảo, luận án, luận văn, đề tài NCKH cấp… Tài liệu điện tử: - CSDL thư mục sách (trên 22.000 biểu ghi thư mục) - CSDL điện tử: Từ năm 2004 đến nay, Thư viện liên tục đầu tư CSDL online Hiện tại, Nhà trường tiếp tục đầu tư cho Thư viện 01 CSDL tạp chí điện tử Taylor & Francis 01 CSDL sách điện tử MyiLibrary - CSDL số hóa: Thư viện số hóa gần 6.000 đầu tài liệu, xây dựng Bộ sưu tập tài liệu số, gồm đề tài cấp, luận án tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp… Tin học hóa hoạt động xử lý nghiệp vụ Với mục tiêu "Hiện đại hóa TTTT - TV " nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác thông tin, tư liệu phục vụ hoạt động đào tạo nghiên cứu khoa học ĐH Ngoại thương Từ năm 2002 đến nay, dự án "Giáo dục Đại học" QIG A, B, C dự án "Đầu tư chiều sâu cho TTTT - TV " từ nguồn ngân sách nhà trường, Dự án “Thư viện số” tham gia Chương trình FTUTRIP Dự án GDĐH2, thư viện đầu tư nhiều trang thiết bị đại, hệ thống mạng thông tin (mạng Lan, Internet), Phần mềm quản lý thư viện điện tử, thư viện số để ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tác nghiệp Thư viện Đồng thời phục vụ bạn đọc tra cứu khai thác thông tin trực tuyến qua Công PORTAL Hoạt động xử lý thông tin tài liệu áp dụng theo chuẩn nghiệp vụ quốc tế: áp dụng bảng Phân loại Dewey để phân loại tài liệu, biên mục tài liệu theo chuẩn MARC21, dịch vụ tra cứu trực tuyến (PORTAL) Hoạt động phục vụ thông tin - tư liệu Từ năm 2002 đến nay, với việc ứng CNTT, hoạt động phục vụ thông tin - tư liệu đổi rõ rệt Thư viện xây dựng hệ thống tra cứu đại (gồm 22.000 biểu ghi thư mục 5.000 liệu số hóa) Việc quản lý bạn đọc quản lý lưu thông tài liệu thực phần mềm quản lý Thư viện điện tử hệ thống mã vạch Thư viện tổ chức hình thức cung cấp thơng tin sau: - Phịng đọc Mở: Phục vụ tài liệu chuyên khảo, tham khảo, - Phòng đọc Tài liệu nội sinh: luận án, luận văn, đề tài NCKH,… - Phịng đọc Báo - tạp chí - Phòng Mượn: phục vụ cho mượn nhà giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo, từ điển - Phòng đọc đa phương tiện: Phục vụ khai thác thông tin mạng, khai thác CSDL online, CSDL CD-ROM, tài liệu số hóa Ngồi Thư viện cịn tổ chức nhiều hình thức tun truyền giới thiệu sách: triển lãm, trưng bày tài liệu, in thư mục sách mới, thông tin Cổng Portal Thư viện… Hoạt động nghiên cứu khoa học: - Tham gia 02 đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường - Tham gia nhiều viết tạp chí, tham luận hội thảo, hội nghị trường - Xây dựng tiểu dự án “Thư viện số’ tham gia chương trình FTUTRIP Dự án GDĐH Hướng phát triển: Thực chiến lược nhà trường đa dạng hóa ngành đào tạo, nâng cao mạnh nghiên cứu, nâng cao lực cạnh tranh với trường đại học nước, chuyển đổi phương thức đào tạo từ đào tạo theo niên chế sang đào tạo theo tín sở ứng dụng CNTT Trên sở đầu tư từ nguồn: Dự án, ngân sách nhà trường, tài trợ tổ chức quốc tế, nhà trường đưa định hướng phát triển thư viện cụ thể sau: - Tiếp tục đầu tư trang thiết bị kỹ thuật đại, đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT phát triển thư viện theo mơ hình thư viện số; - Đa dạng hóa nguồn lực thơng tin sở số hóa tài liệu, tăng cường đầu tư sách báo, CSDL online; - Liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin sở ĐHNT quan thông tin khác; - Mở rộng phát triển dịch thông tin thư viện: dịch vụ cung cấp thông tin từ xa, cung cấp thông tin theo chuyên đề; - Tiếp tục Nâng cao lực đội ngũ CBTV sở cử cán đào tạo sau đại học, đào tạo tin học, ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện giai đoạn tới $2 Bộ TK TVQG [0] [#]700$a Dương Quốc Anh $e biên dịch [#] [#]852 $j W04.3491- W04.3493 901$a N(414)4=V [0] [#]920$a Phạm Thạc 930$a 159068 (số lưu chiểu) 941$adịch Trung Quốc 910$bThu Ba$cVân $hTâm Ví dụ cụ thể biểu ghi sách tiếng Anh 020[# ][ #]$a 9289013702 041[# ][ #]$a eng 084[# ][ #]$a N110.9(4)z6 $b $2bbk 242[ ][ ] $aTập đồ y tế Châu Âu 245[ 0][ ]$a Atlas of health in Europe 260[# ][ #]$a Geneva $b WHO $c 2003 300[# ][ #]$a 112 p $b Bản đồ $c 21cm 520[# ][ #]$aTập đồ thống kê số liệu quốc gia châu Âu dân số, tỉ lệ sinh sản, sống, tỉ lệ tử vong nguyên nhân tử vong, bệnh tật, hệ thống bệnh viện, lối sống, môi trường sống, chăm sóc y tế 650[# ][ ] $a Y tế S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ ] $a Sức khoẻ S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ ] $a Dân số S2 Bộ TK TVQG 651[# ][ ] $a Châu Âu S2 Bộ TK TVQG 655[# ][ ] $a Bản đồ S2 Bộ TK TVQG Đối với tài liệu Luận án tiến sĩ khoa học tiến hành chuyển đổi liệu từ ISIS sang ILIB nhập chậm so với sách tháng 6/2005 Fom chuyển đổi tương ứng với trường MARC21 Ví dụ cụ thể biểu ghi luận án 084[# ][ #]$a M873.325.8 100[ ][ #]$a Nguyễn Thị Khanh 242[ ][ ]$aTên luận án dịch tiếng Việt 245[ ][ 0] $a Chế phẩm vi sinh Biolactyl khống chế hội chứng tiêu chảy lợn $b Luận án PTS KH Nông nghiệp : 4.02.01 $c Nguyễn Thị Khanh 260[ ][ ]$c1994 (Năm hoàn thành) 300[ #][ # ] $a 132 tr $c 32cm $e tóm tắt 502[ # ][ # ]$aH.,Viện KHKT Nông nghiệp Việt Nam (Nơi bảo vệ), 1994 (Năm bảo vệ) 504[ # ][ # ]$a Thư mục cuối văn 520[ # ][ #]$a Giám định số chủng Lactic đặc hiệu để chế phẩm sinh học Biolactyl có hiệu cao khống chế hội chứng tiêu chảy lợn Xây dựng quy trình phịng chống hội chứng tiêu chảy có hiệu sở chăn nuôi lợn nái Việt Nam 650[# ][ ]$a Lợn S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ ]$a Lợn nái S2 Bộ TK TVQG 650[# ][ ]$a Tiêu chảy S2 Bộ TK TVQG 650[ # ][ ]$a Chế phẩm sinh học S2 Bộ TK TVQG 653[# ][#]$a Biolactyl 852[ # ][ #]$j L4224 920[ ][ #] $a Nguyễn Thị Khanh 941[ # ][ #] $aPTS TS TSKH $bViệt Nam *Những thuận lợi khó khăn sử dụng : Thuận lợi: + MARC 21 khổ mẫu tích hợp dùng chung cho loại hình tài liệu thư viện thiết kế mẫu nhập tin khác nhau, mà cần thêm bớt trường liệu đặc thù cho phù hợp; Khả chia sẻ sử dụng biểu ghi thư mục thư viện với dễ dàng không thư viện nước mà với thư viện nước + Tài liệu khổ mẫu MARC21 rút gọn xuất 2005 có bổ sung số công cụ hỗ trợ tạo thống cho người biên mục: danh mục mã ngôn ngữ theo tiêu chuẩn ISO 6392; mã nước theo tiêu chuẩn ISO 3166; từ cụm từ viết tắt dùng biên mục; nguồn hệ thống phân loại, thuật ngữ Khó khăn: + Một số vấn đề tiêu đề mơ tả hình thức (đối với sách) theo qui tắc mô tả Việt Nam chuyển sang biên mục MARC21 xếp vào đâu cho với qui tắc biên mục Việt Nam tài liệu pháp luật, tài liệu tiêu chuẩn … + Đối với tài liệu luận án khoa học trước theo isis quan bảo vệ thường để sau vùng thông tin trách nhiệm sau dấu gạch xiên chuyển sang MARC21 lại để phần phụ ảnh hưởng đến vị trí mơ tả phiếu mục lục truyền thống Mặt khác, theo qui tắc mô tả Việt Nam MARC21 có khác mơ tả vị trí nơi, năm hồn thành luận án nơi, năm bảo vệ + Trong MARC 21 rút gọn xuất 2005 có ví dụ mơ tả luận văn chưa có phân biệt rõ ràng cịn trùng lặp trường 260 502 Đây dạng tài liệu khơng cơng bố nên khơng có nhà xuất ví dụ trường 260$b ghi [K.nh.x.b.] + Giữa mã tên nước, mã ngôn ngữ in phụ lục MARC 21 rút gọn chuẩn MARC21 không giống dẫn đến việc không thống biên mục gây khó khăn cho người biên mục Trên vài ý kiến nhận xét mang tính cá nhân q trình biên mục theo MARC21 phần mềm Ilib TVQG 2.2.3 Tóm tắt nội dung tài liệu a Khái niệm Tóm tắt mô tả nội dung tài liệu gốc viết ngắn cô động, thể ngôn ngữ tự nhiên Làm tóm tắt khâu quan trọng xử lý tài liệu Cán thư viện làm tóm tắt thường dựa vào lời giới thiệu lời nói đầu, sau xem mục lục nội dung Quá trình gọi đọc lướt Cán thư viện khơng thể dựa tên sách để làm tóm tắt Tuyệt đối không đưa lời nhận xét cá nhan viết tóm tắt b Ví dụ 2.2.4 Định từ khóa Định từ khóa điểm truy cập của CSDL (cơ sở liệu) Từ khóa từ hay cùm từ ổn định, đủ nghĩa ngôn ngữ tự nhiên dùng để mô tả nội dung tài liệu định có yêu cầu chứa từ cụm từ Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Ngoại Thương sử dụng Bộ từ khóa TVQGVN biên soạn để định từ khóa cho tài liệu Bộ từ khóa biên soạn sở xử lý, chọn lọc rút từ phù hợp số 20.000 từ khóa tự do, tạo thành CSDL sách tiếng Việt sách nước ngoài(Anh,Pháp,Đức) nhập vào TVQGVN từ 1755-1991 Bộ từ khóa gịm nhiều đề tài khác nhau, phản ánh tính chất tổng hợp vốn sách TVQG Những từ khóa Bộ từ khóa xếp theo thơng tin vần chữ chía làm phần: Phần 1: Bao gồm từ khóa nội dung hình thức tài liệu Phần 2: Từ khóa tên nhân vật Phần 3: Từ khóa đại lý tên tỉnh, huyện Việt Nam nước *Giới hạn ý nghĩa từ: khác với từ điển thơng thường từ Bộ từ khóa giới hạn ý nghĩa định Nếu thân từ chưa thể rõ phải có thích nêu dõ quy ước từ Ví dụ: Chăm – Dân tộc *Đối với từ đồng nghĩa khác âm chọn từ thơng dụng Ví dụ: Máy điện tốn Xem: Máy tính điện tử *Đối với từ đồng âm khác nghĩa ( từ đa nghĩa) phân biệt thích phần mở rộng Ví dụ: Dao – Dân tộc Dao – Đồ vật *Tên số nhân vật thể nhiều bút danh viết khác dịch thuật ( tên người nước ngoài) quy vào tên thơng dụng Ví dụ: -Hồ Chí Minh(1890-1969) DC: Nguyễn Ái Quốc Nguyễn Tất Thành *Về nguyên tắc phân chia giữ nguyên dạng từ tổ hợp tuân thủ theo quy định ISO 2788( tiêu chuẩn Quốc tế hướng dẫn xay dựng phát triển từ điển từ chuẩn đơn nghĩa) Thêm vào đó: - Các từ tổ hợp quen thuộc thuận tiện cho việc tìm Ví dụ: Cách mạng xanh Ơ nhiễm mơi trường -Các cụm từ mang tính cấp thiết, trội giai đoạn thuộc ngành kinh tế, luật pháp, công nghệ Ví dụ: Kinh tế cơng nghiệp Luật hình Văn học đại -Đối với từ nước phiên âm sang tiến Việt vào TL tra cứu từ điển phương tiện thông tin đại chúng để chọn từ mang tính quy ước nhằm tập trung tài liệu vào nơi đồng ( âm tiết từ viết liền) Ví dụ: Axit, Bộ từ khóa TVQGVN biên soạn mà thư viện Đại học ngoại thương sử dụng làm sở ban đầu để định từ khóa cho tài liệu tiếng việt tiếng nước ngồi TVQG thư viện mang tính tổng hợp Mặt khác cơng cụ hữu ích cho tra cứu tìm tin sở liệu tạo lập hệ thống tìm tin thư viện Ví dụ: Từ khóa nội dung từ A đến Y theo bảng chũ cái: -A: An ninh An ninh Kinh tế An ninh Quốc gia Ánh sáng Ánh xạ -Từ khóa nhân vật: Abel,Nieles Henrich(1802-1829) Xem: Aben,Nien Henrich(1802-1829) Hồ Chí Minh(1890-1969) DC: Nguyễn Ái Quốc -Từ khóa đại lý VN Phần 1: Sắp xếp theo Tỉnh A: An Giang B: Bắc Ninh Phần 2: Sắp xếp theo Huyện A Lưới (Thừa Thiên Huế) An Biên (Kiên Giang) An Hải (Hải Phòng) Phần 3: Sắp xếp theo Châu Châu Á Châu Âu Châu Đại Dương Châu Úc Châu Mỹ Ngoài Thư viện trường Đại học Ngoại Thương cịn sử dụng Sử dụng trường từ khóa khơng kiểm soát dựa tử điển chuyên ngành kinh tế ngoại thương để định từ khóa 2.2.5 Đóng dấu, dán nhãn a Đóng dấu Ngay sau TL bổ sung về, thao tác mà xử lý phải thực đóng dấu lên tài liệu • Dấu đóng vào bìa tên sách • Đối với sách bình thường 500 trang, dấu đóng vào trang tên sách trang thứ 17 • Đối với sách 500 trang, sách đóng dấu thêm trang thứ 33 Ý nghĩa việc đóng dấu: đóng dấu cho tài liệu giúp cho việc kiểm soát tài liệu thư viện Việc đóng dấu cho tài liệu chứng tỏ tài liệu thuộc quyền sở hữu thư viện Đồng thời giúp cho cán thư viện dễ dàng nhận biết tài liệu bị xé, bị thất lạc bị … Yêu cầu: đóng dấu, người cán nên ý đóng dấu đầy đủ, Chính xác, cân đối cho đảm bảo tính thẩm mỹ, tránh việc đóng nhầm vị trí b Dán nhãn Bất kỳ tài liệu phải dán nhãn nhãn chứa đựng số thông tin cần thiết làm sở cho việc tổ chức, xếp kho tài liệu, bảo quản tài liệu việc tra tìm tài liệu người dùng tin Trên Nhãn gồm có yếu tố: *Tên quan *Số đăng ký cá biệt cho kho cụ thể Cách thức dán Nhãn: *Đối với TL sách tham khảo, tài liệu tra cứu, … (tại phòng đọc 1) : dán vào gáy sách+ mã vạch vào sau gáy sách (Cách dán hầu hết tài liệu thư viện Đại Học Ngoại Thương) *Đối tài liệu luận văn, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học : có mã vach sau gáy sách + số khoa theo số thứ tự theo Khoa+Năm Yêu cầu: -Dán nhãn gáy sách sách 2,5cm tính từ mép -Nhãn cần dán ngắn, khơng bị lệch nhăn nhúm 2.2.6 Nhập xây dựng CSDL Hiện nay, thư viện Đại Học Ngoại Thương sử phần mềm Ilib 4.0 để quản lý tổ chức CSDL TV a Phần mềm quản lý thư viện ILIB 4.0 Phần mềm quản lý thư viện ILIB Thư viện Điện tử Tích hợp dành cho Trung tâm Thư viện lớn Việt Nam CMC nghiên cứu phát triển Đây hệ thống thư viện tích hợp thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu thư viện nước, từ Thư viện công cộng, Thư viện trường Đại học, Thư viện chuyên ngành đến Trung tâm Thông tin Tồn quốc, đặc biệt khả tích hợp xử lý tiếng Việt iLib 4.0 phiên Thư viện Điện tử Tích hợp CMCSoft, iLib 4.0 đáp ứng chuẩn nghiệp vụ đảm bảo cho việc tự động hóa cơng tác nghiệp vụ liên thông, trao đổi nguồn lực thông tin iLib 4.0 tạo cho người sử dụng cổng vào dạng thông tin, dù xuất phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh… iLib 4.0 ln thường xuyên cập nhật nhằm nắm bắt công nghệ đại đáp ứng nhu cầu đổi Trung tâm Thông tin iLib 4.0 tương thích với Internet, Extranet Intranet -Tính bật : • Quản trị sở liệu lớn( hàng triệu biểu ghi) Nền tảng CSDL ORACLE • Bảo mật phân quyền: CSDL, người dùng, đường truyền • Cơng cụ tìm kiếm tra cứu mạnh Hỗ trợ đa ngơn ngữ giao thức tìm kiếm z39.50 • Sử dụng tất tiêu chuẩn, quy tắc mô tả thư mục, khung phân loại có: IBD, AACR2, MACR, BBk, UDC,… • Giao diện tùy chọn Web, GUI • Quản lý dạng tài liệu số hóa • Chia sẻ nguồn lực thơng tin thư viện • Mọi quy tắc nghiệp vụ quản lý tập trung khiến cho cài đặt bảo trì đơn giản • Tích hợp thiết bị: mã vạch, thiết bị từ song radio( RFID), máy in… • Nhập, xuất liệu theo chuẩn quốc tế • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng • Khả lưu trữ ổn định, khơng hạn chế dung lượng Lợi ích người sử dụng: • iLib.Me tự động hóa hồn tồn chức quy trình nghiệp vụ thư viện • iLib.Me công cụ hiệu để xây dựng sở liệu thư mục, liệu số • Tích hợp Web Internet, iLib.Me giúp thư viện đưa kho tài liệu lên mạng, thư viện khai thác lúc, nơi • Tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp thao tác nghiệp vụ thuận tiện hiệu • Đầy đủ báo cáo nghiệp vụ thư viện • Hỗ trợ thư viện trao đổi liệu, với thư viện hệ thống thư viện Việt Nam, thư viện Quốc tế Khai thác liệu trực tuyến, tái sử dụng kết xử lý tài liệu Hỗ trợ dịch vụ mượn liên thư viện ILIB sử dụng thư viện đại học Quốc qia Việt Nam -Đối tượng sử dụng: • Hệ thống quan thông tin thư viện trường đại học, cao đằng • Hệ thống trung tâm thông tin đa ngành Chuyên ngành bộ, ban ngành • Hệ thống thư viện cơng cộng; thư viện Quốc gia Việt Nam thư viện tỉnh thành • Hệ thống thư viện thuộc viện, trung tâm nghiên cứu, trường phổ thông, đơn vị tổ chức… Có thể nói, sở liệu ILIB khắc phục khuyết điểm sở liệu đời trước b.Nhập CSDL Nhập tin đưa liệu xử lý vào trường định trước máy tính Đây cơng việc q trình xử lý tài liệu có sử dụng máy tính Vì địi hỏi người nhập máy phải có cẩn thận để thực quy tắc, quy định chi tiết nhập liệu vào trường tương ứng phần mềm ứng dụng Cơng việc địi hỏi tính xác cao sản phẩm tạo có ảnh hưởng lớn tới kết trình xử lý tài liệu thư viện Vì phải kiểm tra lại tồn liệu nhập tiến hành in phích c.Xây dựng CSDL CSDL tập hợp liệu tài liệu Chúng có liên quan với mặt nội dung hình thức tài liệu CSDL tạo nên biểu ghi quản lý hệ thống quản trị liệu Hệ thống bao gồm chương trình quản lý, khai thác thông tin từ CSDL, cập nhật sửa đổi liệu biểu ghi CSDL Xây dựng CSDL công việc nhằm lưu trữ quản lý liệu vốn TL thư viện trường Đại Học Ngoại Thương Đây công việc không đơn giản, địi hỏi cán phải có trình độ tin học, biết tổ chức bảo quản , trì CSDL Đến thư viện có ~ 30.000 biểu ghi CSDL CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 3.1 Một số nhận xét chung Nhìn lại chặng đường xây dựng phát triên Thư viện trường Đại Học Ngoại Thương trải qua nhiều khó khăn thử thách đến Thư viện trường Đại Học Ngoại Thương có quyền tự hào thành mà đạt mặt hoạt động Thư viện trường Đại Học Ngoại Thương góp phần to lớn vào nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển văn hóa Thủ đơ, đáp ứng nhu cầu đọc, sách báo, nghiên cứu giải trí ngày cao NDT Để khẳng định vị trí có bước phát triển ngày hôm nay, Thư viện trường Đại Học Ngoại Thương có nỗ lực khơng ngừng trpng hoạt động nói chung đặc biệt cơng tác xử lý tài liệu nói riêng xử lý tài liệu, xét phương diện tổng thể khâu qui trình nghiệp vụ thư viện xong lại có vai trò quan trọng 3.1.1 Những thuận lợi Trong năm qua, TV trường Đại Học Ngoại Thương cố gắng nhiều để hoàn thiện phát triển nhiều hoạt động đặc biệt quan tâm đến cơng tác xử lý tài liệu TV trường Đại Học Ngoại Thương tập trung nâng cao trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học cho cán TV Đến đào tạo đọi ngũ cán lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trình độ chun mơn vững vàng Về kiến thức tin học, nâng cao rõ rệt Vì cán xử lý tài liệu sử dụng thành thạo thao tác trình xử lý tài liệu Hiện nay, Thư viện sử dụng phần mềm iLib 4.0 để lưu trữ quản trị toàn CSDL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tìm tin máy, mang lại hiệu cao tạo thống công tác xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian công sức cho cán thư viện Nhà trường có sách hỗ trợ phát triển thư viện hiểu 3.1.2 Những khó khăn Bên cạnh thuận lợi nói thư viện cịn có khó khăn sau: -Các máy tra cứu opac cũ hỏng hóc nhiều -Thời gian sử dụng thư viện giới hạn 3.2 Những kiến nghị Qua nghiên cứu thực tiễn hoạt động xử lý tài liệu thực trạng hoạt động TV trường Đại Học Ngoại Thương Để thư viện trường Đại Học Ngoại Thương đạt mục tiêu đề hoàn thành tốt chức TV TV trường Đại Học Ngoại Thương cần phải đề biện pháp khắc phục khó khăn: -Thay sửa chữa máy tra cứu -Tăng cường trang thiết bị cho việc xử lý tài liệu, cần trang bị thêm số máy tính số thiết bị ngoại vi đủ mạnh để xây dựng quản trị CSDL, đồng thời phục vụ tra cứu tìm tin bạn đọc KẾT LUẬN Thư Viện trường Đại Học Ngoại Thương với vốn tài liệu đa dạng, phong phú, đáp ứng đầy đủ nhu cầu bạn đọc việc học tập nghiên cứu cà giải trí… Để thư viện hoạt động ngày có hiệu hơn, cần có quan tâm đầu tư thích đáng nhiều Nhà trường, Bộ, Ban nghành liên quan Hơn 50 năm xây dựng phát triển Thư viên trường Đại Học Ngoại Thương góp phần to lớn vào nghiệp xây dựng phát triển văn hóa Thủ ... lớn Từ lý em chọn đề tài ? ?Tìm hiểu cơng tác xử lý tài liệu Thư viên trường Đại học Ngoại Thư? ?ng” đề làm đề tài tiểu luận năm Mục đích nghiên cứu Trên cở thực trạng hoạt động xử lý tài liệu Thư viện... chia tách trường Cán Ngoại giao – Ngoại thư? ?ng thành hai trường: Trường Ngoại Giao trực thuộc Bộ Ngoại Giao trường Ngoại thư? ?ng trực thuộc Bộ Ngoại thư? ?ng Tên hiệu thức trường Đại học Ngoại thư? ?ng... VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG 1.1 Khái quát trường Đại học Ngoại Thư? ?ng Giai đoạn 1960-1962: Khoa Quan hệ Quốc tế Ngành học Đại học Ngoại thư? ?ng thức đời vào năm 1960 Sơ khai Bộ môn Ngoại thư? ?ng