C h n g 6: K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O VÀ TRÌNH BÀY CƠNG VÀN H A N H CHÍNH 6.1 Khái niệm C n g v ă n hình thức v ă n khơng có tên l o i cụ t h ể , l o i v ă n b ả n hành dùng p h ổ b i ế n quan, tổ chức C ô n g v ă n phương t i ệ n giao t i ế p thức quan, t ổ chức ; c c quan, tổ chức v i c ô n g dân C n g văn có n ộ i dung bao q u t rộng r ã i bao gồm t ấ t c c v ấ n đ ề hoạt động thường x u y ê n c c quan, t ổ chức 6.2 C c l o i cống v ă n h n h c h í n h C ă n v o n ộ i dung, c ô n g v ă n chia thành : - C ô n g v ă n m i họp ; - Công v ă n chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị, đ ề n g h ị ; - Công v ă n trả l i (phúc đ p ) ; - Công v ă n hướng dẫn ; - Cơng v ă n g i ả i thích ; - C ô n g v ă n đ ô n đốc, nhắc nhở ; - Công v ă n đạo ; - Công v ă n c m ơn Đ ặ c đ i ể m c ô n g v ă n h n h c h í n h - Chủ t h ể ban h n h c ô n g v ă n quan nhà nước, c c t ổ chức, doanh nghiệp có p h p n h â n , c n b ộ , c ô n g chức nhà nước có thẩm quyền, uỷ quyền N h nước đ ể thực thi n h i ệ m vụ nhằm g i ả i c c v ấ n đ ề theo trách n h i ệ m chức n ă n g giao - C ô n g v ă n h n h phải tuân thủ c c quy định v ề t h ể thức, v ề nội dung N h nước quy định - C ô n g v ă n h n h p h ả i t h ể h i ệ n đặc trưng phong c c h h n h c ô n g vụ, nghĩa p h ả i t h ể tính khách quan, trang trọng 135 uy n g h i ê m nhưhg lịch sự, l ễ đ ộ Trong m ỗ i trường hợp p h ả i v ậ n dụng linh hoạt cho thích hợp v i n ộ i dung tịng cơng v ă n - C ô n g v ă n cần v i ế t ngắn gọn, rõ ràng M ỗ i công v ă n thường nêu m ộ t v ấ n đ ề đ ể tạo đ i ề u k i ệ n cho v i ệ c nghiên cứu g i ả i 6.4 P h n g p h p soạn t h ả o c ô n g v ă n h n h c h í n h B ế cục thông thường công v ă n h n h g m p h ầ n : -Phần m đ ầ u n ê u rõ lý do, mục đích v i ệ c ban h n h c ô n g văn T h ô n g thường, phần m đ ầ u trình b y m ộ t c â u đơn cố thành phần phụ trạng ngữ mục đích trạng ngữ tình t h ế , ví dụ : Xét đề nghị Chủ tịch Uy ban nhân dân Quận (tại Công văn sổ Ỉ048/CV-UB ngày 01101/1998) giá (Cồng văn số 388/TCVG-BVG ỉ đề nghị cửa Giám đốc Sở Tài - Vật ngày 10/11/1998) áp dụng khung giá đền bù, trợ cấp thiệt hại dự án xây dựng nút giao thông chân cầu Sài Gòn, Quận 2, Uỷ ban nhân dân thành phố đạo sau : (Trích cơng v ă n ) Để hường ứng "Tháng cao điểm giúp người nghèo vận động xây dựng quỹ người nghèo" Uy ban Trung ương Mặt nặn Tổ quốc Việt Nam tể chức (từ ngày 17/10 đến ngày 18/11/2003), Tổng Giám đốc, Đem Thường vụ Câng đồn Tổng Cơng ty phát động hưởng ứng phong trào nối toàn thể CBCNVC-LĐ Tổng Công ty với nội dung cụ thể sau: (Trích cơng văn) - Phần n ộ i dung bỉnh b y v ấ n đ ề cần thông b o , t r u y ề n tin Tùy theo v ấ n đ ề c ô n g v ă n đ ề cập đ ế n m n g i soạn thảo có t h ể v i ế t t h n h đ o n v ă n hay m ộ t c â u dài N ế u cố nhiều v ấ n đ ề cần p h ả i trao đ ổ i b ả l i , n g i soạn thảo cố t h ể trình b y phần n ộ i dung h ệ thống đ ề mục ( đ n h số Ả rập) T ấ t c c chi t i ế t trình b y cần rõ r n g , m c h lạc, l i ê n quan logic v i n h ằ m t h ể h i ệ n mục tiêu c ô n g v ă n - Phần k ế t thúc : Trong nhiều trường hợp, phần k ế t thúc mang tính hình thức, r ấ t cần thiết N ế u công v ă n m i họp, p h ầ n k ế t thúc thông thường : " Đ ề nghị đ ế n dự họp đ ầ y đủ đ ú n g g i đ ể buổi họp thu n h i ề u k ế t " Trong số công v ă n k h c , p h ầ n k ế t thúc 136 thường l i c h o trân trọng n ê u y ê u cầu n ế u cá nhân, quan, tổ chức nhận v ă n Trong phần k ế t thúc công v ă n , người soạn thảo cần đặc b i ệ t lưu ý đ ế n quan h ệ vai c c b ê n giao t i ế p v ă n b ả n : gửi cho quan cấp trên, gửi cho c c quan ngang h n g gửi cho cấp đ ể lựa chọn v ă n phong phù hợp 6.5 N ộ i dung cụ t h ể m ộ t s ố l o i c ô n g v ă n h n h c h í n h Cơng Tăn mời họp : - Phần mở đ ầ u : N ê u rõ lý do, mục đích họp h ộ i nghị - Phần n ộ i dung: N ê u n ộ i dung họp, h ộ i n g h ị ; n ê u thành phần tham dự, thời gian, địa đ i ể m - Phần k ế t t h ú c : L i y ê u cầu, đề nghị c c đ i b i ể u đ ế n d ự giờ, đứng thành phần l i mong đ ợ i có mặt c c đ i b i ể u Cống T ă n c h ấ t v ấ n , y ê u c ầ u , k i ế n nghị, đ ề n g h ị : - Phần m ỏ đ ầ u : N ê u rõ lý do, mục đích cửa việc chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị, đ ề nghị - Phần n ộ i dung : N ê u thực trạng tình hình dẫn đ ế n việc phải đ ề xuất, chất v ấ n , y ê u cầu, k i ế n nghị N ê u rõ n ộ i dung cụ t h ể thời hạn cần xem x é t g i ả i v ấ n đ ề - Phần k ế t thúc : N ê u mong m ỏ i quan t â m g i ả i l i c ả m ơn C ô n g T ă n t r ả l i (phức đ p ) : - Phần m đ ầ u : Ghi rõ trả l i theo công văn, số, ký hiệu, n g y tháng năm, ai, v ề v ấ n đ ề - Phần n ộ i dung : N ê u câu trả l i trực tiếp v ấ n đ ề y ê u cầu, n ế u phần n o v ấ n đ ề n o chưa trả l i phải g i ả i thích rõ lý - Phần k ế t thúc : T h ể h i ệ n quan t â m người trả l i đ ố i v i người h ỏ i ( m a n g tính x ã g i a o ) C ổ n g T ă n đ ô n đ ố c , nhắc n h : 137 - Phần m đ ầ u : Nhắc l i m ộ t chủ trương, m ộ t sách, m ộ t k ế hoạch, m ộ t định, m ộ t v ă n đ o đ ể thực h i ệ n - Phần n ộ i dung : T ó m tắt tình hình thực h i ệ n , đ ề b i ệ n p h p t i ế p tục thực h i ệ n m ặ t c ò n t n t i , giao trách n h i ệ m cho quan đơn vị cấp d i t i ế p tục t ổ chức thực h i ệ n n ê u thời gian thực h i ệ n - Phần k ế t thúc : Y ê u cầu quan đơn vị cấp d i k h ẩ n trương t r i ể n khai b o c o k ế t cho ban đạo k i ể m tra C ô n g v ă n hướng dẫn, giải thích : - Phần m đ ầ u : P h â n tích sơ nguồn gốc xuất x ứ chủ trương, sách, định hướng dẫn g i ả i thích công v ă n - Phần n ộ i dung : P h â n tích ý nghĩa, t c dụng chủ trương sách v ề m ặ t kinh t ế - x ã h ộ i , trị N ê u rõ mục đích chủ trương sách c c h tổ chức thực h i ệ n - Phần k ế t t h ú c : T h ể h i ệ n quan t â m đơn vị đ ố i v i v i ệ c hướng dẫn g i ả i thích c c cơng văn 6.6 M ẫ u t r ì n h b y c ô n g v ă n h n h c h í n h 138 M ẫ u c ô n g v ă n h n h TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN C QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: v/v CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M Độc lập - T ự - H n h phúc / (3) - (4) (6) (5) , ngày tháng năm 20 Kính gửi: (7) / Nơi nhận: - Như trên; - QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI K ^ ) (Chữ ký, dấu) Lưu: VT, (9) A.XX(10) Địa ĐT: E-Mail: Nguyễn Văn A — Fax: Website: 139 (li) Ghi chú: (1) T ê n quan, t ổ chức cấp (nếu có) (2) T ê n quan, t ổ chức chức danh nhà nước ban h n h c ô n g v ă n (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n quan, t ổ chức chức danh n h nước ban h n h công văn (4) Chữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích y ế u n ộ i dung công v ă n (7) N ộ i dung công v ă n (8) Ghi quyền hạn, chức vụ n g i ký n h B ộ trưởng, Cục trưởng, G i m đốc, V i ệ n trưởng v.v ; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể lãnh đ o ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n quan, t ổ chức t ê n tập t h ể l ã n h đ o , ví dụ: U ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường v ụ , H ộ i đồng ; n ế u n g i k ý c ô n g v ă n cấp p h ó n g i đứng đ ầ u quan, tổ chức ghi chữ v i ế t t ắ t " K T " v o trước chức v ụ n g i đứng đ ầ u , b ê n ghi chức v ụ n g i k ý công v ă n ; c c trường hợp k h c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t i khoản M ụ c n T h n g tư Hên tích s ố 55/2005/TTLT-BNV- VPCP (9) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo v s ố lượng lưu (nếu cần) (10) K ý h i ệ u n g i đ n h m y , n h â n b ả n v s ố lượng b ả n p h t h n h (nếu cần) ( l i ) Địa quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa EM a i l ; Website ( n ế u cần) 140 M ẫ u công văn mời họp TÊN CỌ, TC CẤP TRÊN (Ì) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - T ự - Hạnh phúc SỐ: / (3) - (4) (5) , ngày tháng năm 20 v/v (6) Kính gửi: về: (7) kính m i Ô n g .(8) - T h i gian : T Địa đ i ể m : (Bà) n g y tháng - tham d ự năm _ Đ ề nghị: (9) N ế u k h ô n g tham d ự được, đ ề nghị Ô n g (Bà) b o trước ngày tháng năm họp - giờ, theo địa T r â n trọng c m ơn / Nơi nhận: - N h trên; ; -Lưu: VT, (11).A.XX(12) QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÍỊ10) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Địa chỉ: Đ T : E-Mail: Fax: Website: 141 (li) Ghi chú: (1) T ê n quan, tổ chức cấp (nếu c ó ) (2) T ê n quan, tổ chức chức danh nhà nước ban h n h c ô n g v ă n (3) Chữ v i ế t tắt t ê n quan, t ổ chức chức danh n h nước ban hành công văn (4) Chữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị b ộ phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích y ế u n ộ i dung c ô n g v ă n (7) T ê n quan, t ổ chức m i họp (8) N ộ i dung họp (9) Những đ ề nghị n g i tham d ự họp chuẩn bị trước n h t i l i ệ u , b o c o , ý k i ế n , trang phục (10) Ghi q u y ề n hạn, chức vụ n g i ký n h B ộ trưởng, Cục trưởng, G i m đốc, V i ệ n trưởng v.v ; trường hợp ký thay m ặ t t ậ p t h ể l ã n h đ o ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n quan, tổ chức t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : u ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng ; n ế u n g i k ý công v ă n cấp p h ó người đứng đ ầ u quan, tổ chức ghi c h ữ v i ế t tắt " K T " v o trước chức vụ người đứng đ ầ u , b ê n d i ghi chức v ụ n g i ký công v ă n ; c c trường hợp khác thực h i ệ n theo hướng dẫn t i khoản M ụ cỉ T h ô n g tư l i ê n tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ( l i ) Chữ v i ế t tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo v s ố lượng lưu (nếu cần) (12) K ý h i ệ u n g i đ n h m y , n h â n b ả n số lượng b ả n p h t h n h (nếu cân) ( l i ) Địa quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa EM a i l ; Website ( n ế u cần) 142 » M ẫ u c ô n g v ă n đ o TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN C QUAN, TỔ CHỨC (2) CỘNG HÒA XÃ H Ộ I C H Ủ NGHĨA V I Ệ T N A M Độc lập - T ự - Hạnh phúc Số: /„.(3) - (4) (5) ngày tháng nám 20 v/v (6) Kính gửi: - Để tiến hành tổng kết công tác năm đề phương hướng, kế hoạch công t c năm (7) yêu cầu c c đơn vị chuẩn bị n ộ i dung tổng k ế t n ă m sau : N ê u rõ tình hình thực h i ệ n k ế hoạch đơn vị n ă m , phân tích thuận l ợ i , k h ó k h ă n c c v ấ n đề lớn t n t i N ê u rõ k ế t c c m ặ t công tác chủ y ế u Trinh b y c c k i ế n nghị v ề chủ trương, b i ệ n p h p đ ể g i ả i t n t i N ê u d ự k i ế n v ề phương hướng k ế hoạch n ă m t i ế p theo, c c h thức, b i ệ n p h p thực h i ệ n c c chủ trương đ ó C c đơn vị p h ả i gửi b o c o v ề tháng n ă m m nhận: trước n g y (có t h ể l m b o c o sơ n ê u c c n é t tình hình) Giao cho cho (8) (7) (9) (10) tổng hợp dự thảo b o c o c h ậ m v o n g y tháng năm / QUYỀN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KỶ(11) -Nhưtrên; (Chữký, dấu) - Lưu: VT, ' (12) A.XX(13) Nguyễn Văn A Địa chỉ: - ĐT: E-Mail: Fax: _ Website: (14) 143 Ghi chú: (1) T ê n quan, t ổ chức cấp ( n ế u c ó ) (2) T ê n quan, t ổ chức chức danh nhà nước ban h n h c ô n g v ă n (3) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n quan, t ổ chức chức danh n h nước ban h n h công văn (4) C h ữ v i ế t t ắ t t ê n đơn vị b ộ phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích y ế u n ộ i dung công v ă n (7) T ê n quan, tổ chức ban h n h công v ă n (2ặ N ê u r õ c c đơn vị, cá n h â n có trách n h i ệ m tổng hợp (9) C quan, đơn vị, cá n h â n có trách nhiệm tổng hợp (10) C quan, đơn vị, cá n h â n có trách n h i ệ m p h ố i hợp tổng hợp ( l i ) Ghi quyền hạn, chức vụ n g i ký n h B ộ trưởng, Cục trưởng, G i m đốc, V i ệ n trưởng v.v ; trường hợp k ý thay m ặ t tập t h ể l ã n h đ o ghi chữ v i ế t t ắ t " T M " trước t ê n quan, tổ chức t ê n t ậ p t h ể l ã n h đạo, ví d ụ : U ỷ ban N h â n d â n , Ban Thường vụ, H ộ i đồng ; n ế u n g i k ý công v ă n cấp phố n g i đứng đ ầ u quan, t ổ chức ghi c h ữ v i ế t t ắ t " K T " v o trước chức v ụ n g i đứng đ ầ u , b ê n d i ghi chức v ụ n g i k ý công v ă n ; c c trường hợp k h c thực h i ệ n theo hướng d ẫ n t i khoản M ụ c n T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/rTLT-BNV-VPCP (12) Chữ v i ế t tắt t ê n đơn vị soạn thảo chủ b ì soạn thảo v s ế lượng lưu ( n ế u cần) (13) K ý h i ệ u n g i đ n h m y , n h â n s ố lượng b ả n p h t h n h (nếu cần) (14) Địa quan, t ổ chức; số đ i ệ n thoại, s ố Telex, s ố Fax; địa EM a i l ; Website ( n ế u cần) 144 V ă n đ ế n p h ả i kịp thời trình cho n g i có t r c h n h i ệ m chuyển giao cho c c đơn vị, cá n h â n g i ả i V ă n b ả n đ ế n c ó d ấ u mức độ k h ẩ n p h ả i trình chuyển giao sau k h i nhận V i ệ c chuyển giao v ă n b ả n p h ả i bảo đ ả m x c v g i ữ gìn bí mật n ộ i dung v ă n Điều 15 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến N g i đứng đ ầ u quan, t ổ chức có trách n h i ệ m đ o g i ả i kịp thời v ă n b ả n đ ế n c ấ p p h ó người đứng đ ầ u quan, t ổ chức giao đạo g i ả i v ă n b ả n đ ế n theo uỷ n h i ệ m người đứng đ ầ u v ă n đ ế n thuộc c c lĩnh vực p h â n c ô n g phụ trách C ă n n ộ i dung v ă n đ ế n , người đứng đ ầ u quan, t ổ chức giao cho đơn vị cá n h â n g i ả i Đơn vị cá n h â n có trách n h i ệ m n g h i ê n cứu, g i ả i v ă n đ ế n theo thời bạn p h p l u ậ t quy định theo quy định quan, tổ chức N g i đứng đ ầ u quan, tổ chức có t h ể giao cho C h n h V ă n phòng, Trưởng p h ò n g H n h người giao trách n h i ệ m thực h i ệ n c ô n g v i ệ c sau: a) X e m x é t toàn v ă n đ ế n b o c o v ề v ă n b ả n quan trọng, k h ẩ n cấp; b) P h â n v ă n b ả n đ ế n cho c c đơn vị, cá n h â n g i ả i quyết; c) Theo dõi, đôn đốc v i ệ c g i ả i v ă n b ả n đ ế n Điều 16 Nghiệp vụ quản lý văn đến thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục V ă n thư Lưu trữ nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN B Ả N ĐI Đ i ề u 17 Trình tự quần lý văn 250 T ấ t v ă n quan, t ổ chức phát hành (sau đ â y g ọ i chung v ă n b ả n đi) p h ả i quản lý theo trình tự sau: K i ể m tra t h ể thức, hình thức kỹ thuật trình b y ; ghi số, ký h i ệ u v n g y , t h n g v ă n bản; Đ ó n g dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đ ẳ n g ký v ă n b ả n đi; L m thủ tục, chuyển p h t theo dõi việc chuyển p h t v ă n b ả n đi; Lưu v ă n Điều 18 Chuyển phát văn Ì Văn bảu p h ả i h o n thành thủ tục v ă n thư chuyển p h t t-rotiL ncà / văn ký, chậm n g y l m v i ệ c t i ế p theo V ăn t ả n có t h ể chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua 1) sne Lè thông tin nhanh Đ i ê u i , V i ệ c lưu v ă n b ả n M ỗ i v ă n b ả n p h ả i lưu hai chính; m ộ t b ả n lưu t i v ă n thư quan, t ổ chức v m ộ t b ả n lưu n g hồ sơ B ả n lưu v ă n b ả n t i v ă n thư quan, tổ chức phải x ế p thứ tự đ ă n g k ý B ả n lưu v ă n b ả n quy phạm p h p luật v ă n quan trọng k h c cửa quan, t ổ chức p h ả i l m l o i giấy tốt, có độ p H trung tính v i n mực b ề n l â u Điều 20 Nghiệp vụ quản lý văn thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục V ă n thư Lưu trữ nhà nước Mục L Ậ P H Ồ S H I Ệ N H À N H VÀ GIAO NỘP T À I L I Ệ U VÀO LƯU TRỮ H I Ệ N HÀNH CỦA c QUAN, T ổ CHỨC 251 Đ i ề u N ộ i đ ù n g Việc l ấ p h ố - s c t e t ì h ă ố h ý r c ẫ i r đ ố i v ĩ i i o sơ l ậ p ú N ộ i d u n g v i ặ c í ặ p h sơ h i ể n h n h batogồm: a) M h sơ; b)Thu thập, Cập" n h ặ t v ă n b â n , tài l i ệ u bình thành q u í trình theo dõi, g i ả i c ô n g v i ệ c v o hồ sơ; c) Kết'thức b i ê n mục h ề sd J Y ê u cầu đ ố i v i m ỗ i hồ sơ lập: a) H sơ l ậ p p h ả i phản ánh chức n ă n g , n h i ệ m vụ đơn vị quan, tổ chức; ' 6gte)iMftfi fcả% t i liệụ:4tfực l&U;ĩữỂỊỆtâằỉtàềb s p b ả i c ó s ự liên q u ă n chặt cỊttftiy