TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MƠN LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ******************** BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA CƠ QUAN THỰC TẬP: BAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH – BỘ THAM MƯU – QUÂN KHU Sinh viên: Huỳnh Thị Hải Yến Mã số sinh viên: SL06164 Lớp: Lưu trữ Quản trị văn phịng – Khóa: 16 Ngành: Lưu trữ học Quản trị văn phòng Người hướng dẫn: Mai Thanh Xuân Thành phố Hồ ChíPhụ Minh năm 2010 lục ĐỀ MỤC NỘI DUNG TRANG LỜI NÓI ĐẦU CHỮ VIẾT TẮT Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Phần hai: I II III Phần ba: 03 04 05 Khái quát vài nét BTM/QK7 Cơng tác văn phịng Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Ban QLHC-BTM/QK7 Một số nội dung cơng tác văn phịng Ưu điểm, hạn chế chủ yếu kiến nghị công tác văn phịng Cơng tác văn thư Tổ chức biên chế Văn thư chuyên trách Các văn đạo, hướng dẫn cơng tác văn thư Tình hình thực khâu nghiệp vụ Tình hình trang thiết bị sử dụng công tác văn thư Ưu điểm, hạn chế kiến nghị công tác văn thư quan Công tác lưu trữ Tổ chức, nhiệm vụ đạo công tác lưu trữ Các văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Tình hình thực khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ Tình hình trang thiết bị sử dụng công tác lưu trữ Ưu điểm, hạn chế kiến nghị công tác lưu trữ 05 08 08 09 10 14 14 14 15 26 27 29 29 29 30 34 34 NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIỆN 36 CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 36 Lập kế hoạch, chương trình cơng tác Tổ chức hội họp Thu thập xử lý thông tin Xây dựng quy chế làm việc Sắp xếp phòng làm việc, trang thiết bị, phương tiện làm việc 36 36 36 36 36 37 37 CÔNG TÁC VĂN THƯ Soạn thảo trình bày thể thức văn bản: Quyết định, Cơng văn, Thơng báo, Biên bản, Tờ trình Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn đến Trình bày trang bìa của sổ đăng ký văn Thực hành lập hồ sơ hành Thực hành sử dụng dấu phận văn thư quan CÔNG TÁC LƯU TRỮ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN PHỤ LỤC 37 37 37 37 37 37 38 40 41 42- 50 51 - 95 LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác Văn thư, Lưu trữ Quản trị Văn phịng ln lĩnh vực chiếm vị trí, vai trị đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý nhà nước nói chung quân đội nói riêng Dù thời kỳ nào, cơng tác khơng thể thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Trong năm qua, song song với nghiệp công nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng cải cách hành ln vấn đề mà Nhà nước ta trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng hành có hiệu lực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “Lưu trữ học Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ cán cơng chức làm cơng tác văn phịng quan, đơn vị quan tâm đặc biệt Học đơi với thực hành, phương châm khơng thay đổi Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọng nghiệp đào tạo trường đại học nói chung Trường Khoa học Xã hội Nhân Văn Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Việc thực tập tốt nghiệp giúp cho học viên tiếp cận với thực tế, từ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bước giúp cho học viên hoàn thiện vững nghiệp vụ Sau bốn năm học tập, tiếp nhận kiến thức phong phú, bổ ích từ Thầy, Cô giáo Khoa Lịch sử - Bộ môn Lưu trữ học Quản trị Văn phòng/Trường Khoa học Xã hội Nhân Văn Thành phố Hồ Chí Minh; chấp thuận Đảng ủy, Thủ trưởng Bộ Tư lệnh Quân khu 7, tiến hành thực tập Ban Quản lý Hành - Bộ Tham mưu Quân khu từ ngày 05/7 – 05/9/2010 Trong thời gian này, bám sát kế hoạch thực tập, tích cực vận dụng kiến thức học thực tiễn công việc Được hướng dẫn tận tình Thầy, Cơ giáo Khoa giúp đỡ cán bộ, nhân viên Bộ Tham mưu Qn khu 7, thân tơi hồn thành nội dung thực tập mà Trường đề Tuy nhiên, trình xây dựng báo cáo, tiếp thu nhận thức thân nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy, Cô Qua đây, xin chân thành cảm ơn tận tình giảng dạy Thầy, Cơ giáo Khoa Lịch sử môn Lưu trữ học Quản trị Văn phịng truyền đạt cho tơi kiến thức chun mơn, nâng cao trình độ để thực tốt nhiệm vụ giao./ BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Chữ viết đầy đủ An ninh trị Ban chấp hành Trung ương Bộ Quốc Phòng Bộ Tham Mưu Bộ Tư Lệnh Chỉ huy Quân Công nhân viên Quốc phòng Hạ sĩ quan - Chiến sĩ Lâu dài Lực lượng vũ trang Quân khu Quản lý Hành Quân nhân Chuyên nghiệp Quân địa phương Sẵn sàng chiến đấu Sĩ quan Sĩ quan Lục quân II Tài liệu lưu trữ Thành phố Thường vụ Trung ương Trật tự an toàn xã hội Ủy ban Nhân dân Văn Văn phòng Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ Vĩnh viễn Chữ viết tắt ANCT BCHTW BQP BTM BTL CHQS CNVQP HSQ-CS LD LLVT QK7 QLHC QNCN QSĐP SSCĐ SQ SQLQII TLLT TP TVTW TTATXH UBND VB VP VT - BM - LT VV Phần một: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC LƯU TRỮ Khái quát vài nét BTM/QK7 BTM/QK7 đơn vị lực lượng vũ trang trực thuộc Quân khu 7, thành lập 30/12/1946 theo Quyết định số 27/QĐ Khu trưởng Khu 7, với tên gọi Phòng tham mưu Khu Tháng 5/1951, tình hình chiến trường, Xứ ủy Nam Bộ định giải thể khu 7, 8, thành lập 02 phân liên khu miền Đơng Tây Nam Bộ Vì vậy, quan Tham mưu Khu mang tên Phòng Tham mưu liên khu miền Đông Đến năm 1972, tổ chức quân theo vùng lãnh thổ miền Đông đổi tên Qn khu từ Phịng tham mưu liên khu miền Đông tiếp tục đổi tên thành BTM/QK7 hoạt động 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động BTM/QK7 quan trung tâm có chức tham mưu tác chiến, tham mưu địch tình, xây dựng huấn luyện lực lượng phục vụ thủ trưởng cấp Để thực tốt chức này, quan thủ trưởng BTLQK7 giao cho nhiệm vụ trọng tâm là: - Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, chủ trương, tâm đề xuất phương án thực kế hoạch - Xây dựng, huấn luyện chỉnh đốn đội chủ lực, củng cố lực lượng - Nắm vững dân chúng, phát triển vùng trung gian - Xây dựng ba thứ quân Quân khu phát triển dân quân tự vệ, dự bị động viên - Xây dựng lực lượng điệp báo chiến dịch, tổ chức hoạt động tác chiến, thực nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu tình Do đặc thù quan tham mưu địch tình thực nhiệm vụ tác chiến, đơn vị trực thuộc bố trí 09 tỉnh - thành Đơng Nam Bộ có hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương 1.2 Cơ cấu tổ chức BTM/QK7 quan làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu Phó Tư lệnh - Tham mưu trưởng phụ trách chung 03 Tham Mưu phó, chịu trách nhiệm đạo trực tiếp mặt hoạt động quan, đơn vị trực thuộc Tổ chức máy làm việc quan gồm 29 quan, đơn vị trực thuộc: Phòng Tác chiến, Quân báo, Quân lực, Quân huấn, Cơ yếu, Dân quân, Thông tin, Đặc công, Công binh, Pháo binh, Phịng khơng, Hố học, Chính trị, Biên phịng, Tăng Thiết giáp, Khoa học Cơng nghệ, Điều tra hình sự, Phịng Hậu cần Quân khu bộ, 05 tiểu đoàn (38, 47, 60, 180 ), Trung tâm thể dục thể thao Quốc phòng II, Ban Tác chiến Điện tử Ban QLHC Mỗi phòng, ban phụ trách nhiệm vụ cụ thể, đặc thù Ví dụ: Phịng Qn lực: phụ trách qn số tổ chức biên chế, bảo đảm công tác tuyển qn trang bị vũ khí; Phịng tác chiến: xây dựng kế hoạch tác chiến, xây dựng đồ địa lý quân huấn luyện chiến dịch; Phịng Qn báo: tổ chức nắm tình hình ANCTTTATXH, xây dựng sở, huấn luyện Trinh sát; Phịng Thơng tin: Bảo đảm thông tin liên lạc cho QK với đơn vị; Phịng trị: Tham mưu cơng tác Đảng - cơng tác trị; Phịng Khoa học công nghệ môi trường: Nghiên cứu quản lý hoạt động khoa học công nghệ, quản lý sáng kiến sáng chế, công tác thông tin khoa học quân sự, công tác bảo vệ mơi trường qn … BTM/QK7 có trụ sở làm việc đặt Khu Trần Hưng Đạo - số 17A/ đường Hồ Văn Huê/phường 9/quận Phú Nhuận/Tp.Hồ Chí Minh Sơ đồ cấu tổ chức quan BTM/QK7 PHÓ TƯ LỆNH THAM MƯU TRƯỞNG PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG NỘI BỘ HUẤN LUYỆN HẬU CẦN PHÒNG TÁC CHIẾN PHÒNG QUÂN LỰC PHÒNG HUẤN LUYỆN NHÀTRƯỜNG PHÒNG BIÊN PHÒNG PHỊNG CƠNG BINH PHỊNG HẬU CẦN PHỊNG QN BÁO PHỊNG ĐẶC CƠNG PHỊNG CƠ YẾU PHỊNG THƠNG TIN PHỊNG ĐIỀU TRA HÌNH SỰ sơ đồ cấu tổ chức quan BTM/QK7 (tt) PHÒNG DÂN QUÂN TỰ VỆ TIỂU ĐỒN 38 PHĨ THAM MƯU TRƯỞNG TIỂU ĐỒN 60 PHĨ THAM MƯU TRƯỞNG HẬU CẦN PHÓ THAM MƯU TRƯỞNG NỘI BỘ HUẤN LUYỆN PHỊNG TĂNG THIẾT GIÁP PHĨ TƯ LỆNH THAM MƯU TRƯỞNG PHỊNG PHÁO BINH PHỊNG PHỊNG KHƠNG PHỊNG HĨA HỌC BAN PHỊNG CHỐNG LỤT, BÃO TRUNG TÂM TDTTQP II TIỂU ĐỒN 10 PHỊNG CHÍNH TRỊ PHỊNG KHOA HỌC CNMT BAN TÁC CHIẾN ĐIÊN TỬ BAN BẢN ĐỒ BAN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH BAN PHỊNG CHỐNG BẠO LOẠN TIỂU ĐỒN 180 TIỂU ĐỒN 47 Cơng tác Văn phịng 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban QLHCBTM/QK7 2.1.1 Chức nhiệm vụ Ban QLHC-BTM/QK7 quan hoạt động lãnh đạo, huy trực tiếp Đảng ủy, Thủ trưởng BTM/QK7; đồng thời, hướng dẫn đạo nghiệp vụ Văn phòng BTLQK7 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ban QLHC quy định Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP ngày 02 tháng năm 2000 Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13 tháng năm 2008 BQP việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng cấp quân đội Cụ thể: a) Chức năng: Ban QLHC-BTM/QK7 quan tham mưu, tổng hợp hành bảo đảm phục vụ đạo, huy Thủ trưởng BTM/QK7 b) Nhiệm vụ quyền hạn - Lập kế hoạch, tổng hợp bố trí lịch cơng tác Thủ trưởng BTM/QK7; theo dõi, đôn đốc, tổ chức thực Thông báo, truyền đạt thị, mệnh lệnh, ý kiến đạo Thủ trưởng BTM/QK7 VB cho quan, đơn vị liên quan thực - Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp, tham mưu đề xuất, báo cáo tình hình giúp Thủ trưởng BTM/QK7 lãnh đạo, huy kịp thời quan, đơn vị thuộc quyền thực nhiệm vụ - Chủ trì với quan giải mối quan hệ công tác Thủ trưởng BTM/QK7 với cấp trên, quan, đơn vị thuộc quyền - Quản lý chặt chẽ việc ban hành VB quan, đơn vị trực thuộc; chịu trách nhiệm pháp lý mặt thể thức VB; tham mưu cho Thủ trưởng công tác công văn - giấy tờ - Chỉ đạo, trì kiểm tra việc thực công tác VT-BM-LT quan đơn vị cấp Tiếp nhận, đăng ký quản lý, phân loại công văn, tài liệu, văn kiện quan, đơn vị quân đội trình Thủ trưởng BTM/QK7 Phổ biến chuyển cơng văn, tài liệu, văn kiện đến quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết; tổ chức theo dõi, đôn đốc thực tổ chức xếp, quản lý loại VB thuộc thẩm quyền - Quản lý sở vật chất, bảo đảm phương tiện điều kiện làm việc cho Thủ trưởng, phục vụ hoạt động quan; phục vụ họp, hội nghị, đón, tiếp khách - Quản lý, huy cán bộ, nhân viên Ban thực tốt nhiệm vụ Xây dựng Ban QLHC vững mạnh toàn diện 2.1.2 Cơ cấu tổ chức - Trưởng Ban QLHC - Bộ phận Hậu cần - Trợ lý huấn luyện - Bộ phận Hội trường - Bộ phận VT - BM - LT - Bộ phận lái xe - Bộ phận Quân lực - Công vụ Ban QLHC quan làm cầu nối Thủ trưởng BTM/QK7 với đơn vị trực thuộc BTM; quyền phối hợp với đơn vị có liên quan triển khai hoạt động quan theo Quy chế làm việc BTM Quan hệ Trưởng Ban phận Ban QLHC-BTM/QK7 quan hệ cấp cấp Trong đó, Trưởng Ban người chịu trách nhiệm chung, quyền định điều hành hoạt động Ban 2.1.3 Ban hành quy chế làm việc Theo khảo sát quan chưa xây dựng Quy chế hoạt động Vì vậy, năm qua cơng tác văn phịng quan cịn vấp phải lúng túng có hạn chế định 2.1.4 Đội ngũ cán bộ,nhân viên văn phòng: gồm 04 QNCN + Trình độ đào tạo: 04 Trung cấp Văn thư - Lưu trữ (được đào tạo Trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng II) + Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý công văn đi; Tổ chức quản lý giải công văn đến; Đánh máy, photo công văn tài liệu theo yêu cầu; Lập HS công việc, hướng dẫn lập HS; Thực CTLT; Quản lý sử dụng dấu quan; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn quan, đơn vị cấp 2.2 Tình hình số nội dung cơng tác văn phịng: 2.2.1 Lập kế hoạch, chương trình cơng tác Xây dựng kế hoạch, chương trình hoạt động nhiệm vụ quan trọng quan quan tâm tổ chức thực triệt để Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực nhiệm vụ trước mắt lâu dài, theo dõi kiểm tra giám sát tiến trình công việc, Ban QLHCBTM/QK7 tiến hành lập kế hoạch công tác xác định mục tiêu, phương án hoạt động giai đoạn cụ thể (tuần, tháng, quí, năm), kể nhiệm vụ đột xuất Do tổ chức xây dựng kế hoạch chặt chẽ, nên mặt hoạt động Ban tiến hành trôi chảy, không bị động đạt hiệu cao 2.2.2 Hoạt động thu thập xử lý thông tin a) Thu nhập thông tin Các thông tin cần thu thập tập trung xung quanh vấn đề cần văn hóa Các thông tin bao gồm loại sau: - Thông tin pháp lý: Là thông tin làm sở pháp lý để ban hành văn Thông tin pháp lý bao gồm thông tin thẩm quyền ban hành văn thông tin làm pháp lý áp dụng Thuộc dạng thông tin thứ thông tin chứa văn quy phạm pháp luật ban hành quan nhà nước cấp trên, quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn chủ thể văn -Thông tin thực tế: Là thơng tin phản ánh tình hình thực tế vấn đề đề cập đến văn ban hành Trước ban hành văn vấn đề gì, cần phải xem xét tình hình thực tế vấn đề cần văn hóa 10 Chính vậy, việc thu nhập thơng tin thực tế quan trọng, cần thực tốt trước ban hành văn Thông tin thực tế sở liệu để tổng hợp, rút nhận xét, kết luận có sở khoa học Thông tin thực tế bao gồm số liệu lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, tài chính… Từ số liệu đó, rút nhận xét kết luận có tính thuyết phục cao có sở liệu từ thực tiễn thực tiễn tiêu chuẩn chân lý b) Xử lý thông tin Các thông tin thu nhập phải tiến hành xử lý: - Nhóm thông tin thứ thông tin đưa vào văn văn cá biệt văn hành thơng thường Các văn chứa đựng thơng tin thức phải chính, gốc Trong trường hợp khơng có chính, gốc sử dụng có giá trị chính, gốc - Nhóm thứ hai thơng tin trùng lặp, dựa vào tiêu chuẩn khoa học Lưu trữ lặp lại thông tin tài liệu nhằm có thơng tin xác - Nhóm thơng tin thứ ba nhóm thơng tin phụ, đăng số tạp chí, sách báo dạng tài liệu nghiên cứu thông tin trao đổi trực tiếp Nhóm thơng tin cần có đánh giá, lựa chọn nhằm có thơng tin cần thiết phù hợp với vấn đề cần văn hóa Ngồi q trình xử lý thơng tin bắt gặp thơng tin khơng cần thiết, thông tin không liên quan đến vấn đề văn thơng tin có độ tin cậy thấp Những thông tin cần loại khỏi văn Về bản, việc thu thập xử lý thông tin thực sau xác định tên thể loại văn Tuy nhiên, việc thu thập xử lý văn thực bước tiếp theo, q trình soạn thảo văn cịn thiếu thơng tin cần thiết 2.2.3 Tổ chức hội họp Cơ quan Ban QLHC-BTM/QK7 tiến hành lập kế hoạch chương trình hội nghị theo hoạt động yêu cầu Thủ trưởng đề 2.2.4 Xây dựng tổ chức thực quy chế làm việc Theo khảo sát quan chưa xây dựng Quy chế hoạt động Vì vậy, năm qua cơng tác văn phòng quan vấp phải lúng túng có hạn chế định 2.2.5 Tổ chức, xếp nơi làm việc trang thiết bị, phương tiện làm việc Công việc xếp trang thiết bị máy móc, phương tiện làm việc Văn phịng xếp bố trí cách khoa học 2.3 Ưu điểm, hạn chế kiến nghị cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng Ban QLHC-BTM/QK7 bước kiện toàn vào hoạt động có nề nếp, góp phần quan trọng nâng cao hiệu lãnh đạo, huy, quản lý quan a) Ưu điểm - Ban QLHC-BTM/QK7 phát huy tốt chức tham mưu, tổng hợp Cụ thể: - 82 - Phụ lục 10 LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG Lịch sử đơn vị hình thành phơng: Trong 30 năm kháng chiến gian lao, Lực lượng vũ trang Quân khu phải đối đầu với tên đế quốc già dặn hùng mạnh Từng ngày, ta địch khơng ngừng diễn đấu trí, đấu lực, mà thách thức trước hết cơng tác Tham mưu Đáp ứng yêu cầu đó, ngày 20/02/1946, An Lạc, Hội nghị đặc biệt Khu trưởng Khu triệu tập định giải thể Cơ quan Võ phòng thành lập Cơ quan Tham mưu Quân khu Đây quan Tham mưu cấp Quân khu chiến trường Miền Đông Nam Đến ngày 30/12/1946, quan Tham mưu Quân khu thức thành lập với tên gọi Phòng Tham mưu Khu Cơ cấu tổ chức quan gồm: Văn phòng, Ban Tác chiến, Ban Quân huấn, Ban Nhân sự, Tổ Tình báo, Ban Y tế, Ban Quân nhu, Ban Công binh, Ban Giao liên, Tổ Đồ nhiệm vụ lịch sử Cơ quan Tham mưu mở kết thúc chiến đấu chống hai đế quốc Pháp Mỹ Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phó quan Phịnh Tham mưu đổi tên Bộ Tham mưu Quân khu hoạt động Với đặc điểm vị trí địa lý vùng đất mang tầm vóc trị, qn sự, kinh tế, văn hố trọng yếu nước ta Vì nhiệm vụ quan Tham mưu Quân khu giao cho “Tham mưu địch tình, tổ chức nắm địch – nắm tình hình phục vụ thủ trưởng cấp”, nhiệm vụ trọng tâm sau :  Xây dựng, huấn luyện chỉnh đốn đội đội chủ lực, củng cố lực lượng  Nắm vững dân chúng, phát triển vùng trung gian  Xây dựng ba thứ quân Quân khu phát triển Dân quân tự vệ – Dự bị động viên  Nghiên cứu xây dựng kế hoạch đạo xây dựng lực lượng vũ trang đề xuất phương án thực kế hoạch Do đặc thù quan tham mưu địch tình, đơn vị trực thuộc bố trí tỉnh, thành miền Đơng Nam có hệ thống ngành dọc từ Trung ương đến địa phương Bộ Tham mưu Quân khu quan làm việc theo chế độ Thủ trưởng, đứng đầu đồng chí Phó Tư lệnh – Tham Mưu trưởng - phụ trách chung 02 đồng chí Tham Mưu phó – chịu trách nhiệm đạo trực tiếp hoạt động quan – đơn vị trực thuộc Tổ chức máy làm việc quan gồm Phòng, Ban trực thuộc như: Tác chiến, Quân lực, Quân huấn – Nhà trường, Dân quân Tự vệ, Thông tin, Đặc công, Tăng thiết giáp, KHCN-MT, Pháo binh, Phịng khơng, Cơng binh, Hố học, Biên phịng, Chính trị, Điều tra hình sự, Ban Quản lý Hành chính… - 83 - Mỗi Phịng phụ trách nhiệm vụ cụ thể, riêng lẽ Cụ thể: Phòng Quân lực: Phụ trách quân số tổ chức biên chế, bảo đảm cơng tác tuyển qn trang bị vũ khí ; Phòng Tác chiến: Xây dựng kế hoạch tác chiến, xây dựng đồ địa lý quân huấn luyện chiến dịch ; Phòng Quân huấn – Nhà trường: Tổ chức bồi dưỡng huấn luyện kỹ chiến thuật cho đội ; Phịng Thơng tin: Bảo đảm Thông tin liên lạc cho Quân khu với đơn vị ; Phịng Chính trị: Tham mưu cho Đảng uỷ CTĐCTCT… ; Riêng Ban Quản lý Hành quan làm cấu nối Thủ trưởng Bộ Tham mưu quan cấp dưới, đồng thời chịu trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng công công tác công văn – giấy tờ trì kiểm tra, đạo việc thực cơng tác văn thư lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Tài liệu lưu trữ quan tài liệu chứa đựng nội thuộc bí mật qn sự, bí mật quốc gia, đặc điểm tổ chức công tác lưu trữ từ trước đến tập trung Nhìn chung, việc thực chế độ công tác công văn giấy tờ tương đối tốt Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan số đơn vị chưa thực cách triệt để Cơ quan Tham mưu Quân khu đời chiến chống giặc ngoại xâm Đứng trước thách thức kháng chiến trường kỳ, quan Tham mưu góp phần khơng nhỏ vào cơng giải phóng dân tộc Ngày nay, dù đứng trước thách thức khó khăn Bộ Tham mưu Quân khu tiếp tục nổ lực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, góp phần bảo vệ Tổ quốc đưa LLVT Quân khu ngày quy, tinh nhuệ đại Lịch sử phông : Song song với việc thành lập quan Tham Mưu Quân khu Phơng Lưu trữ quan Tham mưu hình thành (20/12/1946) Dưới đạo Đảng uỷ – Chỉ huy Bộ Tham mưu, Phông lưu trữ Bộ Tham mưu đời với tên gọi “Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu Quân khu 7” Với cấu tổ chức, chức nhiệm vụ tương đối rõ ràng nên tài liệu Phông lưu trữ Bộ Tham mưu xếp theo phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” Tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu Quân khu chủ yếu tài liệu hành chánh Trong đó, bao gồm :  Tài liệu hình thành trình hoạt động quan  Tài liệu quan cấp gửi xuống  Tài liệu quan đơn vị cấp gửi lên  Các loại tạp chí Quân – Quốc phịng tạp chí Đảng cộng sản Việt Nam Do có thay đổi nhiệm vụ thời chiến thời bình nên nội dung tài liệu phông phản ánh giai đoạn rõ rệt Tình trạng tài liệu cịn tốt Hàng năm quan điều tiến hành thu thập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ cách chặt chẽ Từ đó, việc tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu thực triệt để đem lại hiệu cao - 84 - Chế độ giải công văn giấy tờ quan thực tập trung Riêng việc quản lý công tác lưu trữ quan bảo đảm thực theo nguyên tắc “tập trung thống nhất” Sự đời Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu Quân khu thật đưa công tác lưu trữ tài liệu đơn vị quản lý, bảo quản chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sử dụng quan Góp phần phát triển ngành lưu trữ Quân đội ngày tiến khoa học BỘ THAM MƯU QK7 Phụ lục 11 Phương án HTH tài liệu Phông Lưu trữ BTM/QK.7 (Thời gian – cấu tổ chức) Năm 2008: I Phòng Quân lực: Tài liệu tổ chức biên chế: 1.1 Tập báo cáo tình hình tổ chức biên chế – trang bị kỹ thuật: - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu quý 2/2008 - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu 06 tháng năm 2008 - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu năm 2008 1.2 Tập côn văn đề nghị điều động bổ nhiệm cán cho đơn vị năm 2008 - Công văn việc dự kiến học viên tốt nghiệp trường Vin-hem-pic - Công văn việc điều động cán tham dự hội thao 1.3…………………………………………………………………………… Tài liệu trang bị kỹ thuật: 2.1 Tập Quyết định cấp đổi trang bị kỹ thuật: - Quyết định cấp đổi trang bị cho đội quy tập mộ liệt sĩ Campuchia - Quyết định việc thu hồi xe ôtô Tiểu đồn 47 ……………………………………………………………………………… 2.2 Tập cơng văn đề nghị: - Công văn đề nghị mua xe ôtô nguồn vốn tự có - Cơng văn đề nghị điều động trang bị huấn luyện chiến đấu vật tư 2.3 …………………………………………………………………………… Tài liệu Quân số: 3.1 Tập Quyết định điều động bổ nhiệm cán BTM năm 2008 - Quyết định TMT/QK.7 việc chuẩn quân số xuất ngũ - Quyết định điều động đồng chí Nguyễn Văn A 3.2 Tập báo cáo liên thẩm quân số: - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu quý 2/2008 - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu 06 tháng năm 2008 - Báo cáo tình hình tổ chức biên Bộ Tham mưu năm 2008 Tài liệu sách: 4.1 Tập cơng văn đề nghị giải sách cho cán bộ: - Công văn việc giải cho đồng chí Nguyễn Văn B T.67 chờ giải sách - Cơng văn việc đề nghị phục viên cho đồng chí Trần Văn C 4.2 Tập Quyết định Nghĩ hưu cho cán bộ: - Quyết định Tham mưu trưởng/QK việc giải chế độ hưu cho đồng chí Nguyễn Văn H ……………………………………………………………………………… Tài liệu tuyển quân: 5.1 Tập hướng dẫn công tác tuyển quân: - Hướng dẫn Chỉ thị số 15/CT-TM Tham Mưu trưởng Quân khu việc tuyển quân năm 2008 - Hướng dẫn việc khám sức khoẻ cho chiến sĩ 5.2 Tập báo cáo công tác tuyển quân : - Báo cáo tình hình sức khoẻ chiến sĩ Tiểu đoàn 180 - Báo cáo kết tuyển quân đơn vị II Phòng Tác chiến: III Phòng Quân huấn – Nhà trường: IV Phòng Dân qn Tự vệ: V Phịng Thơng tin: Thực phân loại tài liệu Phòng Quân lực - 87 - Phụ lục 12 TỜ BÌA KHO LƯU TRỮ QUÂN KHU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ THAM MƯU MỤC LỤC HỒ SƠ (BẢO QUẢN VĨNH VIỄN, LÂU DÀI) NĂM 2008 Phông số : 03 - Năm 2010 - - 88 - TỜ NHAN ĐỀ KHO LƯU TRỮ QUÂN KHU PHÔNG LƯU TRỮ BỘ THAM MƯU MỤC LỤC HỒ SƠ NĂM 2008 Từ Hồ sơ số 01 đến Hồ sơ 15 Thời hạn BQ : VV – LD - TT Phông số : 03 Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn - Năm 2010 – - 89 - TỜØ MUÏC LUÏC Số TT 01 Trích yếu hồ sơ Năm 2008: Tờ số I Phòng Quân lực : Tài liệu tổ chức biên chế 15 Tài liệu trang bị kỹ thuật 20 Tài liệu quân số Tài liệu sách Tài liệu tuyển quân Tài liệu chiêu sinh đào tạo cán 24 28 32 35 II Phòng Tác chiến : Tài liệu kế hoạch năm 2008 39 Tài liệu địa lý quân 43 Tài liệu huấn luyện chiến dịch III Phòng KHCN-MT : Tài liệu quản lý nghiên cứu KHCN Tài liệu bảo vệ môi trường 47 50 55 - 90 - LỜI NÓI ĐẦU Trong 30 năm kháng chiến gian lao, Lực lượng vũ trang Quân khu phải đối đầu với tên đế quốc già dặn hùng mạnh Từng ngày, ta địch khơng ngừng diễn đấu trí, đấu lực, mà thách thức trước hết cơng tác tham mưu Ngày 30/12/1946, quan Tham mưu Quân khu thức thành lập với tên gọi Phòng Tham mưu Khu Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng quan Phịng Tham mưu đổi tên Bộ Tham mưu/ Quân khu hoạt động Nhiệm vụ quan Tham mưu Quân khu giao cho “Tham mưu địch tình, tổ chức nắm địch – nắm tình hình phục vụ thủ trưởng cấp” Do đặc thù quan tham mưu địch tình, đơn vị trực thuộc bố trí tỉnh – thành miền Đơng Nam có hệ thống ngành dọc từ Trung ương đến địa phương Bộ Tham mưu Quân khu quan làm việc theo chế độ Thủ trưởng, đứng đầu đồng chí Phó Tư lệnh – Tham Mưu trưởng – phụ trách chung 02 đồng chí Tham mưu phó – chịu trách nhiệm đạo trực tiếp hoạt động quan – đơn vị trực thuộc Tổ chức máy làm việc quan gồm Phòng – Ban trực thuộc như: Tác chiến, Quân lực, Quân huấn – Nhà trường, Dân quân Tự vệ, Thông tin, Đặc cơng, Tăng thiết giáp, KHCN-MT, Pháo binh, Phịng khơng, Cơng binh, Hố học, Biên phịng, Chính trị, Điều tra hình sự, Ban Quản lý Hành chính…Mỗi Phịng phụ trách nhiệm vụ cụ thể, riêng lẽ Riêng Ban Quản lý Hành quan làm cấu nối Thủ trưởng Bộ Tham mưu quan cấp dưới, đồng thời chịu trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng công công tác công văn – giấy tờ trì kiểm tra, đạo việc thực công tác văn thư lưu trữ quan đơn vị trực thuộc Tài liệu lưu trữ quan tài liệu chứa đựng nội thuộc bí mật qn – quốc gia, đặc điểm tổ chức công tác văn thư từ trước đến tập trung Nhìn chung, việc thực chế độ công tác công văn giấy tờ tương đối tốt Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan số đơn vị chưa thực cách triệt để Song song với việc thành lập quan Tham Mưu Qn khu Phơng Lưu trữ quan Tham mưu hình thành (20/12/1946) Dưới đạo Đảng uỷ – Chỉ huy Bộ Tham mưu, Phông lưu trữ Bộ Tham mưu đời với tên gọi “Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu Quân khu 7” Với cấu tổ chức, chức nhiệm vụ tương đối rõ ràng nên tài liệu Phông lưu trữ Bộ Tham mưu xếp theo phương án “Thời gian – Cơ cấu tổ chức” Tài liệu Phông Lưu trữ Bộ Tham mưu Quân khu năm 2008 chủ yếu tài liệu hành Trong đó, bao gồm: Tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, tài liệu quan cấp gửi xuống, tài liệu quan đơn vị cấp gửi lên, loại tạp chí qn – quốc phịng tạp chí Đảng cộng sản Việt Nam…Tình trạng tài liệu cịn tốt - 91 - Chế độ giải công văn giấy tờ quan thực tập trung Riêng việc quản lý công tác lưu trữ quan bảo đảm thực theo nguyên tắc “tập trung thống nhất” Cơ quan lập mục lục hồ sơ để giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác khoa học, đồng thời đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, sử dụng cán quan Cấu tạo MLHS bao gồm : Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, chữ viết tắt, thống kê hồ sơ, dẫn, tờ kết thúc Phương pháp sử dụng MLHS : Để tra tìm tài liệu cán lưu trữ phải ghi lại : tên tài liệu, tác giả tài liệu vấn đề tài liệu đề cập đến ; sau mở tờ mục lục MLHS đối chiếu vấn đề tài liệu cần tìm xem thống kê tờ số ; mở phần thống kế có số tờ tương ứng xem nhóm tài liệu tương ứng, đọc tên tìm hồ sơ phù hợp với yêu cầu Ghi lại số hồ sơ, số hộp tài liệu để vào kho lấy tài liệu nghiên cứu Khi lấy tài liệu phải đặt vào phiếu thay Với mục đích góp phần làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cho việc tra tìm tài liệu, chúng tơi lập mục lục hồ sơ với hy vọng trở thành cơng cụ tra tìm tài liệu đắc lực, phục vụ cho đồng chí./ BỘ PHẬN LƯU TRỮ - 92 - BẢNG THỐNG KÊ HỒ SƠ Hồ sơ TT Hộp số s ố 01/P.QL Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đâu – kết thúc Số lượng tờ Thời gian bảo quản B Tài liệu Phòng – Ban : I Phòng Quân lực: Tài liệu tổ chức biên chế: 01 1.1 Báo cáo kết thực kế hoạch kiện toàn tổ chức biên chế năm giai đoạn 2004 - 2008 25/03/2004 24/12/2008 53 Vĩnh viễn 02 1.2 Tập cơng văn Phịng Quân lực việc thống mẫu biểu báo cáo bỉên chế 05/01/2008 30/11/2008 30 Tạm thời 03 1.3 Tập lưu biểu tổ chức biên chế quan, đơn vị/Bộ Tham mưu năm 2008 03/3/2008 28/4/2008 75 Vĩnh viễn Tài liệu trang bị kỹ thuật: 2.1 Tập Quyết định Phòng Quân lực việc cấp đổi trang bị kỹ thuật năm 2008 20/01/2008 23/10/2008 45 Lâu dài 05 2.2 Tập Cơng văn Phịng Qn lực việc đề nghị cấp đổi trang bị kỹ thuật năm 2008 05/01/2008 24/12/2008 45 Tạm thời 06 2.3 Hồ sơ việc mua sắm trang bị chuyên dùng cho lực lượng Đặc công chống khủng bố năm 2008 01/06/2008 01/12/2008 25 Vĩnh viễn 25/03/2008 23/12/2008 48 Vĩnh viễn 04 07 Tài liệu Quân số: 3.1 Tập Kế hoạch qui hoạch đội ngũ cán phân loại năm 2008 Ghi - 93 - 08 3.2 Tập Quyết định điều động bổ nhiệm cán BTM năm 2008 10/02/2008 30/12/2008 30 Lâu dài 09 3.3 Tập báo cáo liên thẩm quân số 10/02/2008 17/11/2008 38 Vĩnh viễn 10 Tài liệu sách: 4.1 Tập cơng văn đề nghị giải sách cho cán 02/03/2008 25/11/2008 25 Lâu dài 11 4.2 Tập Quyết định nghỉ hưu cho cán bộ: 02/02/2008 27/02/2008 20 Lâu dài 12 Tài liệu tuyển quân: 5.1 Tập hướng dẫn công tác tuyển quân: 20/02/2008 10/03/2008 18 Tạm thời 13 5.2 Báo cáo nhanh kết công tác tuyển quân năm 2008 10/03/2008 20/08/2008 13 Tạm thời 14 Tài liệu chiêu sinh đào tạo: 6.1 Hồ sơ quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng sử dụng Nhân viên chuyên môn kỹ thuật năm 2008 20/03/2008 10/07/2008 21 Lâu dài 6.2 Danh sách đề nghị chiêu sinh đào tạo đơn vị năm 2008 05/02/2008 28/10/2008 18 Tạm thời 15 - 94 - TỜ KẾT THÚC Tổng cộng mục lục có: 15 hồ sơ (bao gồm : 150 đơn vị bảo quản) Trong có: - 05 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn - 05 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài - 05 hồ sơ có thời hạn bảo tạm thời - Tổng số hộp lưu trữ: 01 hộp - Thời gian: Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Ngày tháng năm 2010 Người lập NGUYỄN VĂN A - 95 - Phụ lục 13 Dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị TLLT BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU BỘ THAM MƯU Số: /QĐ-BTM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bộ Tham mưu Căn Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Quyết định số: 873/QĐ-BTL ngày 10/11/2004 Bộ Tư lệnh Quân khu việc xác định gía trị tài liệu lưu trữ Bộ Tham mưu từ năm 1999 trở trước; QUYẾT ĐỊNH: Điều Nay thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ Bộ Tham mưu với thành phần sau: Đồng chí Chánh Văn phịng Bộ Tư lệnh – Chủ tịch Đồng chí Trưởng Ban VTBM – Thư ký Đại diện quan – đơn vị có tài liệu nộp lưu – Uỷ viên Đại diện quan bảo vệ – Uỷ viên Đại diện quan Bộ Quốc phòng – Uỷ viên Điều Quyết định thi hành kể từ ngày ký Điều 3: Thủ trưởng Phịng, Ban có liên quan đồng chí có tên chịu trách nhiệm thi hành định THAM MƯU TRƯỞNG Nơi nhận: - Thủ trưởng BTM; - Văn phòng BTL; - Cơ quan, đơn vị liên quan; - Lưu: VT, B.QLHC, Y25 - 96 - Phụ lục 14 BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI Stt Tác giả hồ sơ 01 P.TC 02 P.QB 03 BTM Tiêu đề hồ sơ I – Tài liệu trùng thừa Tập báo báo cáo tình hình hoạt động tuần Tập kế hoạch hoạt động Quân báo – Trinh sát bảo vệ thời gian cao điểm quí Tập báo cáo nhiệm vụ quân – quốc phòng Ngày,tháng hồ sơ 01/01/2008 31/12/2008 24/12/2007 25/08/2008 14/01/2008 25/12/2008 Tờ số 01- 65 66 - 97 98 - 114 II – Tài liệu hết giá trị 04 BTM Tập chương trình làm việc tuần 05 BTM Tập giấy giới thiệu + giấy công tác cán 06 BTM Tập thông báo mở lớp tập huấn cán 07 BTM Tập danh sách cán tham gia học nghị 28/12/2007 28/11/2008 01/01/2008 31/12/2008 06/03/2008 20/09/2008 07/04/2008 10/10/2008 115 - 163 164 - 195 196 - 208 209 - 234 III – Tài liệu không thuộc phông 08 CCT Tập thư mời họp 09 CKT Tập thông báo kiểm tra trang bị kỹ thuật theo định kỳ 10 CHC Tập hướng dẫn thực công tác hậu cần 01/01/2008 20/12/2008 01/03/2008 01/10/2008 10/01/2008 25/11/2008 235 - 247 248 - 260 261 - 286 Ghi