Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG ĐÔNG HƯNG. I. Công tác quản lý, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu. 1. Công tác quản lý nguyên vật liệu. Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của Công ty xây dựng Đông Hưng có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ xây dựng cơ bản nên sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản vừa và nhỏ… Các loại nguyên vật liệu của Công ty có rất nhiều, đa dạng về chủng loại. Điều này đòi hỏi Công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy đủ cho sản xuất. Trong giá thành sản phẩm của Công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn (khoảng 70- 75%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu được mua từ các nguồn hàng trong nước với các bạn hàng ổn định, thường xuyên, có uy tín như công ty Thép Thái Nguyên, công ty Xi măng Hải Phòng…Đây là một thuận lợi cho Công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu. 2. Phân loại nguyên vật liệu. Ở công ty xây dựng Đông Hưng nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của Công ty được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể 1 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Sắt, thép, xi măng, cát, sỏi… Trong mỗi loại chia thành nhiều thứ khác nhau như: Thép tròn phi 6, phi 8. - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, que hàn, phông bạt,… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu, phục vụ cho máy thi công - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê, vòng bi, dây côroa,… Việc phân loại trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đưa ra hình thức hạch toán phù hợp. 3. Đánh giá nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu mua ngoài được doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế. 3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Trị giá vật liệu nhập kho =Giá mua chưa thuế+ Chi phí thu mua . Trong đó: - Giá mua chưa thuế không bao gồm thuế suất thuế GTGT. - Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho, bãi. Ví dụ: Ngày 20/1/2007 Công ty nhâp kho gạch Tuylen trị giá chưa thuế GTGT 21.600.000, chi phí vận chuyển bốc dỡ 5%. 21.600.000+ 1.080.000 = 22.680.000 3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho. Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Gia quyền Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ 2 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Ví dụ: Ngày 25/1/2007 xuất kho gạch Tuylen 50.000viên, Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng : 355đ/1viên Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng: 360đ/1viên Số lượng tồn đầu tháng là 30.000viên Số lượng vật liệu nhập trong tháng là 80.000viên. 10.650.000 + 28.800.000 358,634 30.000 + 80.000 II. Công tác kế toán nguyên vật liệu. 1. Trình tự luân chuyển chứng từ. 1.1- Các chứng từ sử dụng. - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 04-VT). - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến. - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Hóa đơn giá trị gia tăng. 1.2- Trình tự luân chuyển chứng từ được luân chuyển như sau: *.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu: Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Nguyên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua nguyên vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu. Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của người cung cấp và 3 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên hợp đồng mua hàng (trường hợp chưa có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp thì công ty có thể yêu cầu người cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm vật tư, hóa đơn bán hàng của người cung cấp, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán. Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho người cung cấp). Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã quy định. 4 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Ví dụ 1: Ngày 4/1/2006 Công ty mua vật liệu của Công ty XD Thành Đạt và nhận được các chứng từ sau: Biểu1 HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/08-B Ngày 4 tháng 1 năm 2007 N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Địa chỉ: Khu 3- TT Đông Hưng Số tài khoản: Ngân hàng: No Đông Hưng- Thái Bình Điện thoại: 036.851.240 MST: 1000129314 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Công Minh Đơn vị: Công ty xây dựng Đông Hưng Địa chỉ: Cụm công nghiệp xã Đông La- Đông Hưng Số TK : 421.101.000.096 Sở giao dịch No- ĐH Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản Số TT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Thép cuộn USU – 0.4 Kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU – 0.6 Kg 240,2 24.286 5.833.497 Cộng tiền hàng 21.974.040 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702 Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742 5 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Số tiền mặt bằng chữ: (Hai mươi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm bốn hai đồng). Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 05- VT Theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài Chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số:06 Căn cứ vào Hóa đơn số 096196 ngày 4/1/2006 của công ty TNHH XD Thành Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Đỗ Hữu Quân - Phòng kỹ thuật - Trưởng ban Bà: Hoàng thị Liên - Phòng kỹ thuật - Ủy viên Ông: Nguyễn văn Hùng - Thủ kho - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng QCPC SL không đúng QCPC 1 Thép cuộn USU- 0.4 Cân, đo kg 584,4 584,4 Không 2 Thép cuộn USU- 0.6 nt kg 240,2 240,2 Không Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA, đúng qui cách phẩm chất. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 6 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Biểu 3: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 01- VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 4 tháng 1 năm 2006 Số: 20 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Thành Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 20 ngày 4 tháng 1 năm 2006. Nhập tại kho: Vật tư kim khí. S tt Tên,nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Mã số Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo hóa đơn Thực nhập 1 Thép cuộn USU- 0.4 Kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Thép cuộn USU- 0.6 Kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040 Số tiền bằng chữ:(Hai mươi mốt triệu chín trăm bảy mươi tư ngàn không trăm bốn mươi đồng). Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 7 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên *.Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu. Xuất kho cho sản xuất sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo hợp đồng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoạch vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ và định mức vật tư để ghi các danh mục vật tư cần sử dụng, cụ thể như: số lượng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đưa danh mục lên phòng kế hoạch vật tư và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật tư và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật tư duyệt số lượng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật liệu, khi xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư giữ. 8 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Ví dụ: Ngày 16/1/2007 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xưởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Thép cuộn USU 0,4 để cắt và uốn 20 bộ cho đổ sà dầm. Quản đốc phân xưởng đề nghị làm giấy xuất kho. Biểu 4: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Kính gửi: Phòng kế hoạch vật tư Công ty xây dựng Đông Hưng. Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Đội của chúng tôi có nhiệm vụ phải hoàn thành 20 sà dầm. Số tt Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất. Thái Bình, ngày 16 tháng 1 năm 2007 Duyệt Người viết giấy (Ký tên) Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho. 9 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đ o Thà ị Thuyên Biểu 5: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Mẫu số 02- VT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 16/1/2007 Số: 21 Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Tường - Đội trưởng đội sản xuất số 2. Lý do xuất: Cắt uốn 20 sà dầm. Xuất tại kho: Vật tư kim khí. Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép cuộn USU 0,4 Kg 502 502 Cộng 502 502 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên 10 10 [...]... Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 2.1- Tài khoản sử dụng Thực tế ở Công ty xây dựng Đông Hưng, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ Các tài khoản Công ty sử dụng chủ yếu là: Tk 152, Tk 133, Tk 111, Tk 112, Tk 141, Tk 331, Tk 311, Tk 621, Tk 627, Tk 154, Tk 338, Tk 138 2.2- Hạch toán. .. còn trùng lặp giữa kho và kế toán về mặt số lượng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên kế toán rất khó kiểm tra 15 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16 Đào Thị Thuyên 16 Đào Thị Thuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Biểu 7: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA) Ngày 6 tháng 1 năm 2006 Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa): Thép... 31.350.000đ Có Tk 3331: 3.135.000đ Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ số 2 35 35 Đào Thị Thuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Biểu 17: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng BẢNG PHÂN BỔ SỐ 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ Tháng 1/2006 Đơn vị tính: đồng Ghi Có các Tk Số tt 1 2 3 4...Đào Thị Thuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty sử dụng kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song (Sơ đồ số: 07) Phiếu nhập kho Sổ chi tiết NVL Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp N-X-T NVL Sổ kế toán tổng hợp NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan... hợp nguyên vật liệu 2.2.1- Hạch toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu Hàng và Hóa đơn cùng về : Mua hàng trả tiền ngay – Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như Hóa đơn tài chính, Hợp đồng mua bán, Phiếu nhập kho và Biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Ví dụ: Ngày 4/1/2007 Công ty mua thép của công ty. .. sổ cái ngày… tháng… năm…… Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) 33 Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 33 Đào Thị Thuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Trường hợp nhập kho hàng đi đường tháng trước: Vì nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu mua trên địa bàn Thái Bình nên trường hợp này thường không xảy ra Rất hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa về thì Công ty vẫn lưu hóa đơn đợi đến... vẫn lưu hóa đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ 2.2.2- Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Tại Công ty xây dựng Đông Hưng quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trường hợp điển hình như sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng công trình thi công) Nợ Tk 621 (chi tiết theo PX): Có Tk 152 (chi tiết NVL): Ví dụ: Ngày 2/1/2007... tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 25 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đào Thị Thuyên * Mua nguyên vật liệu chưa trả tiền Đối với vật liệu mua ngoài chưa trả tiền Công ty hạch toán vào Tk 331, trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán Vì vật liệu mua ngoài rât đa dạng, phong phú, của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Kế toán thanh toán mở sổ... bốc xếp , bao gồm cả thuế GTGT Công ty thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào phiếu Nhập kho số 20 (Biểu 3), Hóa đơn GTGT (Biểu 1) ghi: Nợ Tk 152: 21.974.040 đ Nợ Tk 133: 1.098.702 đ Có Tk 111: 23.072.742 đ Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 21 ngày 16/1/2007 Kế toán lên các sổ tổng hợp: 20 20 Đào Thị Thuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Biểu 9: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Số:... số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2007 thủ kho nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất như sau: Biểu 6: Công ty TNHH & xây dựng Đông Hưng Kho: VTKK Mẫu