Tiểu luận Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ

Học phần quản trị tác nghiệp.

-BÀI TIỂU LUẬN

HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP

Đề tài: Tự chọn một vấn đề của Quản trị tác nghiệp.

Trên cơ sở đó phân tích và đánh giá thực trạng của vấn đề lựa chọn, đặc biệt là những hạn chế, yếu kém, bất cập của một doanh nghiệp, tổ chức cụ thể Từ đó có những đề xuất hoàn thiện vấn đề cho doanh nghiệp, tổ chức đã chọn.

GVHD: TS TRƯƠNG ĐỨC LỰC

Học viên thực hiện: Đỗ Trọng Quyết

Mã học viên : CH270454 Lớp : CH27S

Hà Nội, tháng 05/ 2019

MỤC LỤC

ĐỀ BÀI 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỐ TRÍ MẶT BẰNG SẢN XUẤT 4

1.1 Khái niệm bố trí sản xuất trong doanh nghiệp 4

1.2 Vai trò bố trí sản xuất trong doanh nghiệp 4

1.3 Các nguyên tắc bố trí mặt bằng sản xuất 4

1.4 Các hình thức bố trí mặt bằng sản xuất trong doanh nghiệp 4

II THỰC TRẠNG BỐ TRÍ MẶT BẰNG SẢN SUẤT VÀ DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH TOYOTA GIẢI PHÓNG 5

2.1 Giới thiệu về công ty 5

2.2 Thực trạng bố trí mặt bằng sản xuất 5

III NHỮNG ĐIỂM TÍCH CỰC, HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN 8

3.1 Những điểm tích cực và hạn chế 8

3.2 Một số đề xuất giải pháp để hoàn thiện 8

KẾT LUẬN 10

ĐỀ BÀI

Chủ đề:

Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ của công ty Liên doanh Toyota Giải Phóng.

- Thực trạng khâu bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ của Công ty

- Những điểm tích cực, hạn chế và đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện bố trí mặt bằng sản xuất dịch vụ của Công ty

LỜI MỞ ĐẦU

Nghiên cứu quản trị tác nghiệp và thực hiện tốt quá trình sản xuất sẽ giúp các doanh nghiệp: Giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian sản xuất để tạo ra một sản phẩm; cung ứng đúng nơi, đúng lúc, kịp thời; bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ; sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực và tính linh hoạt cao

Kinh tế đất nước phát triển trong bối cảnh môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh và nền kinh tế thị trường ngày càng mở rộng Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn

và thử thách Quản trị sản xuất là một trong các chức năng chính trong quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp Cùng với chức năng Marketing và chức năng tài chính nó tạo ra thế vững chắc cho doanh nghiệp để tồn tại và phát triển

Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ là một trong các khâu quan trọng trong quản trị sản xuất Khi mặt bằng được bố trí hợp lý, khoa học sẽ giúp quy trình sản xuất được rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí đối với doanh nghiệp sản xuất hay thuận tiện, hiệu quả đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ

Với nền kinh tế thị trường hội nhập có tính toàn cầu như hiện nay, các doanh nghiệp luôn bị đặt trong tình trạng cạnh tranh gay gắt, ngày càng khốc liệt vì sự sống còn của chính mình thì việc bố trí mặt bằng phù hợp trong quá trình sản xuất kinh doanh là một trong những yếu

tố chính góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả để có thể cạnh tranh, đứng vững

và tồn tại trên thị trường

Việc tình hiểu về thực trạng khâu bố trí mặt bằng kinh doanh dịch vụ của Công ty Liên doanh Toyota Giải Phóng, một công ty chuyên kinh doanh dịch vụ mua, bán, sửa chữa và bảo dưỡng xe ôtô hãng Toyota của Nhật, từ đó đưa ra các đánh giá đặc biệt là những hạn chế, yếu kém, bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện khâu bố trí mặt bằng sản xuất kinh doanh là vô cùng quan trọng Nó sẽ góp phần giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, giúp doanh nghiệp này có thể tồn tại và phát triển trong bối cảnh thị trường đầy cạnh tranh tại thời điểm hiện nay cũng như trong tương lai

Bài tiểu luận: “Bố trí mặt bằng sản xuất và dịch vụ của Công ty Liên doanh Toyota Giải

Phóng” được trình bày dưới đây sẽ giúp chúng ta có cái nhìn rõ nét hơn về tầm quan trọng

của công tác bố trí mặt bằng sản xuất, kinh doanh dịch vụ của doanh nghiệp

I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỐ TRÍ MẶT BẰNG SẢN XUẤT.

1.1 Khái niệm bố trí sản xuất trong doanh nghiệp.

Bố trí sản xuất trong doanh nghiệp là tổ chức, sắp xếp, định dạng về mặt không gian các máy móc thiết bị có liên quan, các khu vực làm việc và các bộ phận phục vụ sản xuất và cung cấp dịch vụ Việc bố trí mặt bằng sản xuất không chỉ nói đến trường hợp doanh nghiệp xây dựng mới mà còn có thể do thay đổi quy mô sản xuất, thay đổi thiết kế sản phẩm hay quy trình công nghệ, sản xuất sản phẩm mới hoặc thậm chí thay đổi để cách bố trí mặt bằng hiện tại trở nên hợp lý hơn

1.2 Vai trò bố trí sản xuất trong doanh nghiệp.

Đây là một trong những nội dung quan trọng trong quản trị sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian sản xuất sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp Bố trí hợp lý sẽ tạo ra năng suất, nhịp độ sản xuất nhanh hơn, tận dụng tối đa các nguồn lực vào sản xuất nhằm thực hiện những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Ngược lại, nếu bố trí không hợp lý có thể làm tăng chi phí, thời gian di chuyển kéo dài, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nếu phải sắp xếp bố trí lại mặt bằng sẽ dẫn đến hao phí về tiền và thời gian của doanh nghiệp, tạo tâm lý không tốt, gây ảnh hưởng xấu đến năng suất lao động Vì vậy cần phải nghiên cứu kỹ càng, phân tích và lựa chọn phương án bố trí hợp

lý ngay từ ban đầu

1.3 Các nguyên tắc bố trí mặt bằng sản xuất.

- Tuân thủ quy trình công nghệ sản xuất

- Đảm bảo an toàn cho sản xuất và người lao động

- Tận dụng hợp lý không gian và diện tích mặt bằng

- Đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống

- Tránh hay giảm tới mức tối thiểu trường hợp nguyên vật liệu đi ngược chiều

1.4 Các hình thức bố trí mặt bằng sản xuất trong doanh nghiệp.

- Bố trí theo sản phẩm : Bố trí sản xuất theo sản phẩm là sắp xếp những hoạt động theo một dòng liên tục những việc cần thực hiện để hoàn thành một công việc cụ thể

- Bố trí theo quá trình : Hay còn gọi là bố trí theo chức năng là nhóm những công việc tương tự nhau thành những bộ phận có cùng quá trình hoặc chức năng thực hiện

- Bố trí theo vị trí cố định : Là kiểu bố trí mang tính đặc thù của dự án sản xuất, sản phẩm được đặt cố định tại một địa điểm và người ta sẽ mang máy móc thiết bị, công nhân và nguyên vật liệu đến để thực hiện các công việc tại chỗ (như sản xuất máy bay)

- Hình thức bố trí hỗn hợp: Trong thực tế, người ta thường sử dụng kết hợp các hình thức

đó dưới các dạng khác nhau Các kiểu bố trí hỗn hợp này phát huy những ưu điểm, đồng thời hạn chế những nhược điểm của từng loại hình bố trí trên

II THỰC TRẠNG BỐ TRÍ MẶT BẰNG SẢN SUẤT VÀ DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LIÊN DOANH TOYOTA GIẢI PHÓNG.

2.1 Giới thiệu về công ty.

Công ty Liên doanh Toyota Giải Phóng được thành lập ngày 22 tháng 01 năm 1998 và chính thức đi vào hoạt động tháng từ tháng 04/1999

Tự hào là Đại lý đầu tiên, hàng đầu của Toyota Việt Nam, kể từ khi đi vào hoạt động, bằng

sự nỗ lực, tự tin và uy tín kết hợp chính sách kinh doanh đúng đắn, Toyota Giải Phóng đã thu hút được một lượng lớn khách hàng truyền thống và doanh số bán xe ngày càng tăng lên Đặc biệt, với sự hỗ trợ và tín nhiệm của khách hàng, doanh nghiệp có khả năng cung cấp cho nhiều khách hàng các chủng loại xe của Toyota với số lượng lớn (trên 50 xe) như: Hãng Taxi Mai Linh; Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Ngân hàng Công thương… và ký kết các

“Hợp đồng cung ứng dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô” cho các cơ quan, doanh nghiệp có đội xe lớn như: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Bộ Ngoại giao; Văn phòng Bộ Xây dựng

…

Nằm trên trục đường chính tại cửa ngõ phía Nam của Hà Nội, có địa chỉ tại 807 đường Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội, Toyota Giải Phóng có diện tích mặt sàn xây dựng gần 2.000 m2 trong đó diện tích Phòng trưng bày rộng khoảng 339 m2 và Khu vực xưởng sửa chữa 1 tầng có diện tích khoảng 750 m2 với 12 khoang chuyên sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và thay thế phụ tùng xe ô tô

Với thông điệp “Khách hàng là trên hết” cùng với mục tiêu cung cấp cho khách hàng “Chất lượng phục vụ đẳng cấp quốc tế”, Toyota Giải Phóng không ngừng nỗ lực đổi mới, chú trọng đầu tư trang thiết bị hiện đại, đào tạo nhân lực chính quy theo tiêu chuẩn của Toyota toàn cầu, nâng cao tay nghề, chuẩn hóa của cán bộ, công nhân viên công ty nhằm đem đến

sự hài lòng cho khách hàng

Áp dụng phương pháp cải tiến liên tục “Kaizen” và “Tiêu chuẩn hóa” trên mọi lĩnh vực hoạt động, quy trình dịch vụ hoàn hảo, đội ngũ nhân viên tận tâm và chuyên nghiệp, công nghệ đẳng cấp quốc tế, chất lượng Toyota toàn cầu, Toyota Giải Phóng góp phần không nhỏ trong việc giúp Toyota chiếm lĩnh thị trường Việt và khẳng định vị trí Đại lý số 1 trong lòng khách hàng

2.2 Thực trạng bố trí mặt bằng sản xuất.

1 Khu vực 1: Gồm khu vực tiếp khách, quầy lễ tân, trưng bày.

- Khu vực tiếp khách: Nằm ngay cửa hành lang, góc phải của showroom, thuận lợi cho

nhân viên lễ tân chào đón khách và tiếp chuyện tại bàn Khu vực này được thiết kế trang nhã, lịch thiệp nhằm giúp khách hàng tận dụng khoảng thời gian chờ đợi để thư giãn, nghỉ ngơi hoặc trò chuyện với nhau Khách hàng ngoài việc được phục vụ giải khát miễn phí còn

có đủ các loại sách báo để đọc Và nếu muốn, khách hàng cũng có thể "free online" để gửi,

nhận email, chơi games hay xem những tin tức nóng hổi trên mạng Bên cạnh đó khách hàng vừa có thể xem coi sản phẩm vừa có thể được tư vấn chi tiết các sản phẩm, các dịch

vụ kèm theo

- Khu vực trưng bày: Chiếm hầu hết diện tích toàn bộ khu vực này và được chú trọng nhất.

Với ý tưởng chủ đạo là “sáng tạo những thứ chưa từng có” gian trưng bày của Toyota Giải Phóng luôn giới thiệu tới người xem những sản phẩm hấp dẫn, mang đến sự ngạc nhiên và thích thú cho mỗi khách hàng, được khơi nguồn từ những ước mơ và ý tưởng cháy bỏng Đi

từ ngoài vào khách hàng có thể quan sát các sản phẩm được trưng bày qua lớp kính trong Tại đây những sản phẩm mới nhất, thịnh hành nhất được công ty trưng bày phối hợp với không gian thoáng đãng khách hàng có thể tưởng tượng được hình ảnh khi được sở hữu một trong những sản phẩm này

- Khu vực lễ tân: Chính giữa đối diện với cửa chính nằm bên cạnh khu trưng bày, nhân

viên có thể quan sát khách hàng từ xa, chuẩn bị chào đón khách và có thể quan sát được toàn bộ khu trưng bày và khu tiếp khách Các nhân viên sẽ thực hiện các chức năng giới thiệu, tư vấn bán hàng và sữa chữa các sản phẩm của Toyota, vì thế đòi hỏi cá nhâ viên phải được trang bị kỹ năng giao tiếp cực nhạy bén

2 Khu vực 2: Phòng kinh doanh, phòng kế toán.

- Phòng kinh doanh: Sau khu vực 1, vị trí trên gác sép tạo tiện nghi cho việc ký kết hợp

đồng mua bán với khách hàng Các thắc mắc chi tiết nhất về giá, các hình thức mua bán, thanh toán sẽ được phòng kinh doanh giải thích, tư vấn đến khách hàng Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing cho từng tháng, quý, năm Thực hiện công tác đối ngoại của phòng đối với khách hàng, ngân hàng, cơ quan có thẩm quyền

- Phòng kế toán: Bên cạnh phòng kinh doanh nhằm giúp cho việc thanh toán được thuận

lợi, nhanh chóng Có chức năng soạn thảo và tổ chức thực hiện các văn bản, kế hoạch về tài chính, kế toán, thống kê Tham gia soạn thảo, thẩm định, ký kết và thực hiện các hợp đồng, các phương án giá sản phẩm, dịch vụ

KV1: Phòng trưng bày, lễ tân KV4: Khu vực sửa chữa, bảo hành

3 Khu vực 3: Khu vực đỗ xe sửa chữa bảo hành và không gian dành cho khách hàng.

Không gian rộng, thoáng, có lối ra và lối vào thông với khu vực sữa chữa phù hợp cho quá trình lưu thông xe vào ra phòng bảo hành

Đặc biệt khu vực này có bố trí một gian dành cho khách hàng, có bày trí tivi, internet cho khách hàng, có các loại nước uống hoa quả và bánh kẹo nhằm tạo cho khách có cảm giác mình đang thư giãn hơn là chờ đợi

4 Khu vực 4: Khu vực sửa chữa bảo hành.

Khu vực này có diện tích khoảng 750 m2 với 12 khoang chuyên sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và thay thế phụ tùng xe ô tô Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị gần kho nhằm đáp ứng yêu cầu tính chất công việc Có đội ngũ nhân viên đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao và được đào tạo chuyên nghiệp Khi công việc hoàn thành có thể chuyển ngay ra khu vực 3

5 Khu vực 5: Kho chứa hàng.

Đây là nơi chứa xe mới, các trang thiết bị, cách linh kiện, máy móc dùng cho quá trình sữa chữa và mua bán các phụ tùng chính hãng Công ty chú trọng quan tâm đến các hệ thống cảnh báo, chữa cháy, bảo quản các linh kiện, sản phẩm chiếm phần lớn tổng diện tích của công ty

Từ việc bố trí không gian như trên với tổng diện tích sử dụng khoảng 2.000m2 Công ty Liên doanh Toyota Giải Phóng đã thành công trong việc bán hàng và chăm sóc khách hàng Khách hàng khi vào công ty Liên doanh Toyota Giải Phóng sẽ có nơi giữ xe an toàn, được

sự quản lý đặc biệt của đội bảo vệ Khi bước vào công ty khách hàng sẽ được bộ phận lễ tân

tư vấn, trả lời những thắc mắc, giới thiệu các sản phẩm hiện có Khách hàng sẽ hoàn toàn hài lòng với sự tận tình, chu đáo, thái độ ân cần, niềm nở, với phương châm khách hàng là thượng đế

Tại công ty khách hàng sẽ được tư vấn miễn phí, kèm theo các dịch vụ khi mua xe, như bảo hành, bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ, được cung cấp các phụ tùng chính hãng Sau khi ra quyết định mua xe, khách hàng sẽ làm việc với phòng kinh doanh và phòng kế toán ở lầu trên phía sau khu vực 1

Ngoài ra tại đây có sữa chữa các loại xe đang bảo hành và đã hết thời hạn bảo hành Khách hàng mang xe đến công ty để bảo hành sẽ đưa xe vào khu vực bảo hành, có lối vào và lối ra thông nhau, rất tiện cho việc lưu thông Các thủ tục giấy tờ trong việc bảo hành và sữa chữa này được làm việc ở khu vực 3

Dựa vào quy trình trên ta thấy rằng việc bố trí không gian tại đây mang lại rất nhiều thuận lợi cho khách hàng, đặt khách hàng vào vị trí trung tâm, tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng khi có nhu cầu

III NHỮNG ĐIỂM TÍCH CỰC, HẠN CHẾ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN.

3.1 Những điểm tích cực và hạn chế.

1 Những điểm tích cực.

Vị trí nằm trên đường Giải Phóng, rất thuận tiện cho khách hàng

Qua sự đánh giá đi từ chu trình bố trí chung của nghành dịch vụ thì việc phân phối, bố trí mặt bằng cũng như chu trình bán hàng, sữa chữa, bảo trì bảo dưỡng của Toyota Giải Phóng tương đối phù hợp với thực trạng chung của nghành

Có nhiều sáng tạo trong việc bố trí không gian làm việc, phù hợp với địa thế của công ty

2 Những điểm còn hạn chế.

Nhu cầu của khách hàng cũng như doanh số bán hàng ngày một tăng, tuy nhiên mặt bằng còn bị hạn chế, cần có phương án mở rộng tăng diện tích phòng trưng bày để có thể giới thiệu nhiều loại xe của hãng đến với khách hàng

Giá thành của các chi phí ngày càng tăng nên việc làm mới không gian trưng bày, mở rộng qui mô chưa được chú ý đến

Cần tạo một khoảng không gian vui chơi cho trẻ em như nhà bóng trong khu vực 1 để phục

vụ khách hàng khi có trẻ em đi cùng đến mua xe hoặc sử dụng dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, sữa chữa của công ty

3.2 Một số đề xuất giải pháp để hoàn thiện.

1 Đổi mới hạ tầng công nghệ.

Ngày nay ô tô là một trong những mặt hàng được nhà nước giảm thuế nhập khẩu nên Toyota Giải Phóng cần bổ sung thêm các máy móc công nghệ hiện đại, cam kết chế độ bảo hành và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo ra sự khác biệt so với các hãng ô tô khác trong nước và cũng như nhập khẩu, đảm bảo mọi khách hàng đều cảm thấy hài lòng Cần thay đổi

và mở rộng không gian trưng bày cho phù hợp với đặc điểm, xu hướng của từng loại xe nhằm thu hút và mang tới sự hài lòng nhất cho khách hàng

2 Phân bổ lựa chọn các dòng sản phẩm trưng bày phù hợp với thị hiếu khách hàng.

Hà Nội là trung tâm kinh tế của khu vực phía Bắc….thu nhập bình quân trên đầu người ngày một tăng cao, nhu cầu đi lại và mua sắm đặc biệt nhu cầu sở hữu một chiếc ô tô cho gia đình, công việc, giải trí ngày nay không còn là vấn đề xa xỉ Vì thế Toyota Giải Phóng cần thấu hiểu lựa chọn các dòng sản phẩm phù hợp với sở thích, mức lương, các yếu tố xã hội để nâng cao vị trí cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh

Mở rộng thêm các đại lý, văn phòng đại diện để tư vấn cho nhiều đối tượng khách hàng quan tâm Có thể nghiên cứu phát triển thêm các chi nhánh ở khu vực lân cận để các sản phẩm Toyota Giải phóng có thể đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn

3 Thường xuyên cập nhập thông tin, các sản phẩm mới đến từng nhân viên.

Việc tư vấn trực tiếp cho khách hàng, những người có nhu cầu và tiềm năng mua xe là rất quan trọng, không chỉ đòi hỏi ở khả năng giao tiếp mà còn phải hiểu rõ và tìm thấy sự khác nhau, đặc tính, ưu nhược, những mẫu thiết kế mới của từng dòng sản phẩm của công ty và của đối thủ cạnh tranh Chính vì vậy việc thường xuyên cập nhập thông tin, bổ sung kiến thức cho nhân viên là việc không thể thiếu, cần phải được huấn luyện và đào tạo một cách chuyên nghiệp

4 Đào tạo nhân viên làm việc chuyên nghiệp.

Toyota Giải Phóng cần xây dựng một đội ngũ nhân viên tư vấn khách hàng và kỹ thuật viên giàu nhiệt huyết, có trình độ cao và được đào tạo bài bản bởi các chuyên gia hàng đầu của Toyota Việt Nam Hiểu rõ đặc tính, xu thế các dòng sản phẩm thịnh hành được người tiêu dùng lựa chọn để có thể tư vấn đưa ra lời khuyên đếm đến khách hàng Có khả năng giao tiếp tốt, trả lời những thắc mắc từ khách hàng tạo cho khách hàng một cảm giác an toàn và

tự tin khi đưa ra quyết định

5 Hoạch định các chiến lược kinh doanh

Một doanh nghiệp muốn thành công trong kinh doanh được trước tiên cần vạch ra một mục tiêu, hoạch định nên chiến lược kinh doanh rõ ràng, luôn cập nhật các thông tin, vấn đề liên quan, nắm bắt nhu cầu xã hội để lựa chọn chiến lược kinh doanh phù hợp đặc biệt là bộ phận marketting và đặt ra mục tiêu kinh doanh để thực hiện tốt, mang lại hiệu quả cao nhất

6 Mở rộng thị trường nâng cao chất lượng các chương trình marketing.

Ngày nay một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thành công đó là quảng cáo, marketing Cần chú trọng đến nội dung trong mỗi mẫu quảng cáo, những thông điệp luôn lấy lợi ích của khách hàng lên hàng đầu thì dễ giúp cho khách hàng chấp nhận Nâng cao chất lượng các dịch vụ Thay đổi một số hình thức marketting phù hợp với thời đại mở cửa, công nghệ thông tin phát triển như bán hàng trực tuyến, bán hàng qua email…Nâng cao quan hệ công chúng, mở rộng thị phần, quy mô bán hàng

7 Cải thiện hệ thống thanh toán.

Đổi mới các hình thức thanh toán, liên kết các ngân hàng như cho vay mua xe với lãi suất thấp, trả góp, thanh toán tiền qua thẻ… để dễ dàng hơn trong khâu thanh toán giữa khách hàng và doanh nghiệp, tạo ra sự thuận tiện và an toàn cho khách hàng trong quá trình giao dịch