MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 ● KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 7 CHƯƠNG 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP 7 1. Chức năng. 7 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 2.1. Mục tiêu chung 7 2.2. Định hướng phát triển 7 3. Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG 2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 8 1. Chức năng: 8 2. Nhiệm vụ: 8 3. Cơ cấu tổ chức 12 4. Xây dựng Bản mô tả công việc 13 4.1. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng: 13 4.2. Bản mô tả công việc của Phó phòng Hành chính Nhân sự: 14 4.3. Bản mô tả công việc của nhân viên nhân sự, nhân viên Hành chính: 16 CHƯƠNG 3. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT. 18 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 18 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. 18 1.2. Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. 19 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty. 20 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo. 20 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan: 21 2. Khảo sát về công tác văn thư 22 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Công ty. 22 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Công ty. 23 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY 27 1. Xây dựng mẫu các mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 27 2. Soạn thảo quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của công ty. 27 3. Soạn thảo Quy chế văn hoá công sở của Công ty. 39 4. Quy trình tổ chức hội nghị của công ty. 52 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty. 53 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập. 54 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 56 1. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt. 56 2. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 59 PHẦN KẾT LUẬN 61 PHẦN PHỤ LỤC
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN, DOANH NGHIỆP THỰC TẬP
Chức năng chính của công ty đó là: kinh doanh các ngành nghề mà công ty đã đăng ký kinh doanh.
- Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của Công ty.
- Tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên trong công ty có thu nhập ổn định và mức sống ngày càng được nâng cao
Ngoài chức năng và nhiệm vụ của mình, công ty còn đề ra những mục tiêu chung cần phải thực hiện và có định hướng phát triển như sau:
Chúng tôi hướng đến việc trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực xây dựng giảng đường số, đồng thời phát triển hệ thống người dùng thông qua mô hình kinh doanh mạng.
- Là công ty có uy tín lớn đối với khách hàng và học viên
Công ty sẽ tối đa hóa các thế mạnh hiện có trong việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao về tri thức, đồng thời tổ chức các bộ máy hoạt động một cách chặt chẽ và chi tiết Điều này nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Giữ vững và gia tăng tốc độ phát triển trên mọi lĩnh vực : doanh số, nhân lực,
3 Cơ cấu tổ chức ( sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần tri thức cộng đồng Việt)
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỐ CHỨC
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ.
1.1 Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của công ty.
1.2 Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
1.3 Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
1.4 Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
1.5 Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc
1.6 Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.
1.7 Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt.
1.8 Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
1.9 Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức - Hành chính - Nhân sự
1.10 Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Người lao động trong Công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan.
- Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty.
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng CNV Công ty nghỉ việc.
Đánh giá và phân tích chất lượng cũng như số lượng đội ngũ công nhân viên là nhiệm vụ quan trọng trong việc lập các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc Việc này giúp đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ cho các quyết định chiến lược của lãnh đạo.
- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
- Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
- Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV
` - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
- Lập ngân sách nhân sự
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.
- Giải quyết khiếu nại kỷ luật của cán bộ, nhân viên trong Công ty.
- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động.
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty.
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo qui định của Công ty.
Tổ chức theo dõi và lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động, đồng thời thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan nhà nước.
- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép cho người lao động.
- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết.
- Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
- Đánh giá thực hiện công việc.
- Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Quy định của Ban Giám đốc.
Giám sát việc thực hiện các phương án đã được phê duyệt là rất quan trọng, bao gồm việc báo cáo kịp thời, đầy đủ và trung thực về tình hình diễn biến cũng như kết quả công việc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao.
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.
- Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
Nghiên cứu và nắm vững quy định pháp luật liên quan đến hoạt động của Công ty là rất quan trọng, nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động của Công ty luôn tuân thủ đúng quy định pháp lý hiện hành.
- Phục vụ hành chánh, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng, gìn giữ và phát triển mối quan hệ tốt với cộng đồng xã hội xung quanh.
- Tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của Côngty.
Chúng tôi tổ chức lễ tân và tiếp đón khách hàng, đối tác cả trong và ngoài nước, nhằm xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp Qua đó, chúng tôi từng bước hình thành văn hóa riêng của công ty, tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Tổ chức thực hiện việc thu thập, phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin liên quan đến kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật và công nghệ Đồng thời, cần báo cáo kịp thời lên Ban Giám đốc để hỗ trợ trong việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
- Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chánh, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt.
- Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty.
- Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…
- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty.
- Giao nhận hàng hoá, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan. 2.8 Thực hiện chức năng 1.8
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản công ty của các bộ phận.
- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản.
- Phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất.
- Xử lý kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ.
- Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cổng, trông giữ xe cho khách đến liên hệ công tác, CBCNV Công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chính của công ty.
- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên,cách thưc tuyển dụng nhân sự…
- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính.
3 cơ cấu tổ chức: ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt )
4 Xây dựng Bản mô tả công việc
4.1 Bản mô tả công việc của Lãnh đạo văn phòng: a Chức danh: Trưởng phòng Hành chính.
Vị trí công việc là Lãnh đạo Văn phòng, đóng vai trò Thủ trưởng trực tiếp, có trách nhiệm hỗ trợ Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao cho Văn phòng.
Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty cũng như trước pháp luật về tất cả các hoạt động của Văn phòng, cũng như việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ chính của Văn Phòng là hỗ trợ Lãnh đạo Công ty trong việc thực hiện các công tác tổng hợp, thi đua, tổ chức, quản lý cán bộ, quản trị hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo.
1 Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Lãnh đạo Công ty giao.
2 Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công tác cán bộ, tài chính, kế hoạch.
3 Phân công các Phó phòng và nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao
4 Tiếp nhận, xử lý các công văn đến hàng ngày do nhân viên văn thư chuyển đến
5 Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi lưu trữ; các cuộc họp triển khai.
6 Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản.
7 Cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tin đại chúng theo chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty.
8 Chủ động phối hợp với các Trưởng phòng, ban để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc cơ quan.
9 Vận động các cá nhân trong Công ty xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan Thay mặt tập thể cán bộ, nhân viên Văn phòng đề xuất, kiến nghị với Lãnh đạo Công ty về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng.
10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Công ty giao. c Quyền hạn:
KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ,
TY CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT.
1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần
Phòng Hành chính Nhân sự làm việc theo quy chế của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt
Phòng Hành chính Nhân sự hoạt động theo chế độ thủ trưởng, với Trưởng phòng là người đứng đầu Trưởng phòng có trách nhiệm và quyền hạn quyết định mọi công tác trong văn phòng, đồng thời báo cáo tình hình công việc lên Giám đốc theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, ảnh hưởng đến quyết định quản lý của lãnh đạo Sự thành bại của công việc phụ thuộc vào khả năng đưa ra quyết định đúng đắn, vì vậy lãnh đạo cần những ý kiến tham mưu hỗ trợ Văn phòng thu thập, chọn lọc và tổng hợp thông tin để cung cấp cho lãnh đạo những phương án kịp thời, giúp họ đưa ra quyết định chính xác Chức năng tham mưu và tổng hợp của Văn phòng là rất cần thiết trong quá trình quản lý.
Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt thực hiện nhiều chức năng quan trọng, bao gồm quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, và phát triển nguồn nhân lực Các nhiệm vụ này không chỉ đảm bảo sự vận hành hiệu quả của công ty mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững cho toàn bộ tổ chức.
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về mọi hoạt động quản lý, điều hành công ty về các lĩnh vực:
Công tác tổ chức hành chính trong Công ty bao gồm việc xây dựng quy chế làm việc và triển khai thực hiện quy chế đó Ngoài ra, cần xây dựng chương trình công tác theo tháng, quý và năm, đồng thời sắp xếp lịch làm việc hàng tuần để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động.
+ Công tác tổ chức nhân sự, công tác cán bộ
+ Chế độ chính sách đối với người lao động
+ Công tác đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực
Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật và giải quyết khiếu nại, tố cáo đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc Đồng thời, bộ phận hành chính - văn phòng cần theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, cũng như tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ về hoạt động của Công ty.
Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty đã nhận thức rõ vai trò tham mưu và tổng hợp của mình, từ đó đảm bảo tính khách quan trong công việc Điều này không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng cho Ban lãnh đạo mà còn hỗ trợ họ quản lý và điều hành công việc một cách hiệu quả nhất.
Phòng Hành chính Nhân sự tiến hành họp giao ban vào ngày thứ 7 hàng tuần và tất cả các nhân viên trong phòng đểu phải có mặt đầy đủ.
Vì vậy, văn phòng có vai trò rất quan trọng, là cánh tay phải đắc lực trong việc tham mưu tổng hợp cho Lãnh đạo Công ty.
1.2 Sơ đồ hóa nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty
Mỗi cơ quan, tổ chức cần xây dựng chương trình công tác định kỳ cho toàn bộ cơ quan và từng đơn vị cụ thể Điều này giúp sắp xếp công việc một cách khoa học và đúng tiến độ, tránh tình trạng chồng chéo và bỏ sót nhiệm vụ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc hiệu quả.
Chương trình công tác thường kỳ thường bao gồm: Chương trình công tác năm, quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, lịch công tác tuần…
+ Văn phòng đã xây dựng được chương trình công tác một cách đầy đủ, khoa học và hợp lý
Chương trình công tác đã xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện, giúp Ban lãnh đạo và các phòng, ban trong Công ty nắm bắt được những công việc cần hoàn thành trong thời gian tới.
Một nhược điểm của chương trình là sự sắp xếp công việc chưa thực sự hợp lý, chưa phân loại công việc theo mức độ quan trọng, dẫn đến hiệu quả công việc không cao.
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức Hội nghị của Công ty
Hội nghị được tổ chức với sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp, thể hiện sự thành công nhờ vào công tác chỉ đạo hiệu quả của Lãnh đạo Công ty Sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Hành chính nhân sự và các phòng ban liên quan cũng góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện này.
Quy trình công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp được tiến hành như sau:
- Chuẩn bị hội nghị: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, cơ sở vật chất thành phần hội nghị, dự trù kinh phí, lập danh sách
Trong quá trình diễn ra hội nghị, việc đón tiếp khách và điểm danh đại biểu là rất quan trọng để đảm bảo sự tổ chức chu đáo Công tác lễ tân được thực hiện một cách chuyên nghiệp, tạo không khí thân thiện và trang trọng cho hội nghị Đồng thời, công tác thư ký ghi biên bản cũng được thực hiện cẩn thận, đảm bảo ghi lại đầy đủ các nội dung và quyết định quan trọng trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.
- Kết thúc hội nghị: Văn phòng giải quyết công tác hậu cần, tổng kết hội nghị, quyết toán kinh phí.
Trong quá trình diễn ra hội nghị, Văn phòng có trách nhiệm thường trực ngoài hội trường để xử lý các công việc đột xuất và đảm bảo công tác lễ tân được thực hiện hiệu quả.
- Văn bản hồ sơ hội nghị.
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo
Trong mọi cơ quan, tổ chức hay công ty, việc tổ chức các chuyến đi công tác cho thủ trưởng và cán bộ là rất cần thiết để kiểm tra tình hình thực tế và mở rộng mối quan hệ Do đó, nhiệm vụ này cần được thực hiện thường xuyên và chủ yếu thuộc về văn phòng.
Chuyến đi công tác là hoạt động thiết yếu không thể thiếu cho mỗi cơ quan Đối với lãnh đạo, các chuyến đi này có thể kéo dài từ ngắn ngày đến dài ngày, tùy thuộc vào tính chất công việc Do đó, văn phòng cần chuẩn bị một cách chu đáo để đảm bảo sự thành công của chuyến công tác.
Văn phòng cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước chuyến công tác của lãnh đạo, bao gồm việc liên hệ với đơn vị tiếp nhận để thu thập tài liệu cần thiết, sắp xếp phương tiện di chuyển, kinh phí và chỗ ở Đồng thời, văn phòng cũng cần hỗ trợ lãnh đạo trong việc chuẩn bị các nội dung liên quan, chẳng hạn như tổ chức cuộc họp bàn giao công việc trước khi đi.
Xây dựng mẫu các mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm
Soạn thảo quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ của công ty
CÔNG TY CP TRI THỨC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày tháng năm 2014
QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ của Công ty Cổ phần
Tri thức Cộng đồng Việt
Chương 1 QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Phạm vi và đối tượng.
Quy chế này quy định nguyên tắc, trình tự và thủ tục soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và tài liệu trong hoạt động của Công ty và các đơn vị trực thuộc Ngoài ra, quy chế cũng đề cập đến việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư để đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Quy chế này được áp dụng cho tất cả các phòng, ban bộ phận thuộc Công ty. Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư
1 Giám đốc Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt thống nhất quản lý công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ và công tác văn thư của Công ty, các đơn vị thuộc Công ty.
2 Trưởng Phòng Hành Chính có trách nhiệm giúp giám đốc Công ty
Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt đảm nhiệm vai trò chỉ đạo công tác văn thư tại Công ty và các đơn vị trực thuộc, đồng thời tổ chức thực hiện hiệu quả công tác văn thư trong toàn bộ Công ty.
3 Lãnh đạo các đơn vị thuộc Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt có trách nhiệm triển khai và chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại đơn vị mình.
4 Cán bộ viên chức của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế này và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư. Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư Công ty
Phòng Hành Chính của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt đảm nhiệm việc tiếp nhận và giải quyết công văn, quản lý con dấu, cùng với các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư Đồng thời, đơn vị cũng cam kết bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình thực hiện các công việc này.
Tất cả các hoạt động liên quan đến công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt đều phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành nhằm bảo vệ bí mật của Công ty.
Chương 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5 Hình thức văn bản
Hình thức văn bản hành chính bao gồm nhiều loại như Quyết định, Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Giấy chứng nhận, Giấy nghỉ phép, Giấy uỷ nhiệm, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi và Phiếu chuyển Điều 6 quy định về thể thức văn bản.
Thể thức văn bản được quy định tại Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005, do Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn Điều 7 của thông tư này nêu rõ quy trình soạn thảo văn bản.
1 Việc soạn thảo văn bản được quy định như sau: a Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Công ty
Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt giao cho phòng Hành chính chủ trì việc soạn thảo các văn bản của Công ty Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan.
- Xác định hình thức, nội dung và độ Mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập xử lý thông tin có liên quan;
Trong trường hợp cần thiết, Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt nên đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến từ các đơn vị và cá nhân liên quan Việc này sẽ giúp nghiên cứu và tiếp thu các ý kiến nhằm hoàn thiện bản thảo một cách hiệu quả hơn.
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan;
Bản thảo cần tuân thủ mẫu quy định, đảm bảo tính sạch sẽ, rõ ràng và dễ đọc, đồng thời phải đúng theo thể thức văn bản Theo Điều 8, việc duyệt bản thảo và thực hiện sửa chữa, bổ sung cho bản thảo đã được duyệt là cần thiết.
1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2 Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt ký duyệt, nhưng thấy cần phải sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, quyết định. Điều 9 Kiểm tra văn bản trước ký ban hành
1 Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2 Văn bản do cán bộ được giao nhiệm vụ dự thảo thì cán bộ dự thảo phải ký nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản.
3 Văn bản do Ban giám đốc ký thì lãnh đạo cấp đơn vị được giao chuẩn bị văn bản phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ của người ký văn bản trước khi trình ký ban hành.
4 Chỉ có các phòng mới được phép trình lãnh đạo Công ty ký các văn bản và đóng dấu của Công ty.
5 Khi trình Ban Giám đốc ký các văn bản, phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan kèm theo.
6 Các văn bản trình ban Giám đốc, phải vào sổ theo dõi chuyển đến Phòng Hành Chính theo trình tự quy định.
7 Phòng Hành Chức có trách nhiệm kiểm tra nội dung văn bản trước khi trình bày ban Giám đốc, bảo đảm thể thức văn bản theo đúng quy định tại quy chế này.
8 Văn bản gửi cấp trên phải do Ban Giám đốc ký trực tiếp ( không phải là văn bản photocopy chữ ký ).
Soạn thảo Quy chế văn hoá công sở của Công ty
QUY CHẾ VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN TRI THỨC CỘNG ĐỒNG VIỆT
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CPTTCĐV ngày / /2009 của Giám Đốc Công ty cổ phần tri thức cộng đồng việt)
CHƯƠNG I: NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG. Điều 1: Mục đích - ý nghĩa
1 Quy chế văn hóa của Công ty cổ phần tri thức cộng đồng việt là những qui tắc chung về chuẩn mực văn hóa, được xây dựng và hình thành trên cơ sở những nét văn hóa riêng biệt của Công ty
Hệ thống giá trị văn hóa của Công ty cổ phần tri thức cộng đồng Việt là tài sản văn hóa vật chất và tinh thần quý giá, thể hiện sự kế thừa các truyền thống và bản sắc văn hóa tốt đẹp của dân tộc từ khi công ty được thành lập cho đến nay.
Mục đích xây dựng văn hóa Tổng công ty
Xây dựng ý thức tổ chức kỷ luật và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp là rất quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc văn hóa Việc áp dụng phong cách ứng xử thống nhất và khoa học sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác, tương trợ giữa các thành viên trong Công ty dựa trên cơ sở tin cậy, đoàn kết và tôn trọng lẫn nhau.
Xây dựng hình ảnh uy tín cho Công ty thông qua việc tạo ấn tượng tích cực về giá trị văn hóa đặc trưng trong xã hội và cộng đồng Điều này không chỉ tạo ra lợi thế cạnh tranh mà còn giúp quảng bá hình ảnh và thương hiệu của Công ty cả trong nước lẫn quốc tế.
Xây dựng và nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp là mục tiêu quan trọng nhằm ngăn ngừa tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Hướng tới việc phát triển đội ngũ cán bộ - công nhân viên có trình độ, năng lực và phẩm chất đạo đức tốt, chúng ta cần tạo sự đoàn kết để hoàn thành tốt nhiệm vụ của Công ty.
Xây dựng hình ảnh cán bộ dám nghĩ, dám làm và chịu trách nhiệm là rất quan trọng Họ cần có dũng khí từ nhiệm khi không hoàn thành nhiệm vụ và sẵn sàng nhận nhiệm vụ ở bất cứ đâu do tổ chức điều động Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo dựng niềm tin trong cộng đồng.
Qui chế này định hướng hành vi của cán bộ công nhân viên trong giao tiếp, mối quan hệ làm việc và thực hiện nhiệm vụ Nó cũng quy định về trang phục và cách sắp xếp không gian làm việc, phòng họp, cũng như khu vực công cộng tại các đơn vị thuộc Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt.
Qui chế này áp dụng cho tất cả cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt Nguyên tắc xây dựng và thực hiện được quy định rõ ràng.
Qui chế này kế thừa những giá trị văn hóa tốt đẹp của Công ty, thể hiện ý chí và nguyện vọng của toàn thể CB-CNV Nó xác lập các qui tắc và tiêu chí văn hóa, góp phần tạo nên bản sắc văn hóa riêng biệt của Công ty.
Những quy tắc và tiêu chí văn hóa trong quy chế đảm bảo tính thống nhất, khả thi và phù hợp với thực tiễn, khuyến khích mọi người tự giác thực hiện Chúng trở thành nếp sống, sinh hoạt và làm việc cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Xây dựng và thực hiện chuẩn mực văn hóa doanh nghiệp là trách nhiệm chung của các cấp lãnh đạo và các tổ chức đoàn thể trong công ty, bao gồm tất cả cán bộ công nhân viên.
Hướng tới xây dựng đội ngũ cán bộ, viên chức chuyên nghiệp và hiện đại hóa Công ty.
Xây dựng quy chế văn hóa cần tuân thủ các quy định pháp luật và đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính, đồng thời thực hành tiết kiệm và chống lãng phí.
CHƯƠNG II: NHỮNG GIÁ TRỊ VĂN HÓA CỦA CÔNG TY. Điều 4: Những giá trị văn hóa của Công ty
Từ khi thành lập đến nay, qua các thời kỳ Công ty Cổ phần Tri thức
Nhà nước đã vinh danh cộng đồng Việt Nam với huân chương lao động hạng nhất, huân chương độc lập hạng ba, và đặc biệt là danh hiệu Anh hùng lao động trong thời kỳ đổi mới.
Xây dựng ý thức tiết kiệm triệt để trong sản xuất, kinh doanh, phục vụ khách hàng trong công tác văn phòng, trong xây dựng cơ bản
Sự đồng lòng và nhất trí cao của tập thể cán bộ lãnh đạo cùng với cán bộ công nhân viên là yếu tố then chốt tạo nên sự gắn kết và sức mạnh cho Công ty Điều này thể hiện cam kết và sự toàn tâm toàn ý của mỗi cá nhân trong tổ chức.
Chính sách của công ty tập trung vào việc đảm bảo lợi ích cho đối tác thông qua việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, giá cả hợp lý và phong cách phục vụ tận tâm Điều này giúp khách hàng yên tâm và tin tưởng khi lựa chọn sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Chăm lo thiết thực đến quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng và phúc lợi khác cho CB-CNV.
Quy trình tổ chức hội nghị của công ty
Quy trình tổ chức sự kiện và hội nghị bao gồm việc hoạch định và kiểm soát chi phí, công việc và rủi ro, đồng thời tuân thủ các ràng buộc pháp lý và văn hóa đạo đức Ngoài ra, cần phải chuẩn bị cho những thay đổi không lường trước từ cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp Một sự kiện, hội nghị cần trải qua các thủ tục cơ bản để đảm bảo thành công.
Bước 1 Hình thành chủ đề cho sự kiện, hội nghị:
Chủ đề này bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố vĩ mô như luật pháp, khu vực tổ chức, văn hóa khách hàng và nguồn lực, cùng với các yếu tố vi mô như địa điểm, phương thức phục vụ, trang trí, âm thanh ánh sáng, cũng như các kỹ xảo và hiệu ứng đặc biệt.
Để tạo sản phẩm hội nghị, cần chuẩn bị một chương trình chi tiết và gửi kèm báo giá cho khách hàng, sau đó chờ phản hồi Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện, giúp phân biệt giữa các công ty tổ chức Tuy nhiên, một ý tưởng hay không đảm bảo cho sự thành công của sự kiện, vì còn phụ thuộc vào quá trình tổ chức.
Bước 3 trong quy trình tổ chức sự kiện là hoạch định, nơi người hoạch định xác định các công việc cần thiết cho sự kiện Kết quả của quá trình này bao gồm việc chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, thực hiện dàn dựng tại địa điểm tổ chức, và tổng hợp chương trình Đồng thời, cần lập bảng phân công công việc rõ ràng, xác định ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và theo dõi các nhà cung cấp, cùng với thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
Bước 4 Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận
Bước 5 Tổ chức hội nghị và theo dõi hội nghị:
Các trưởng bộ phận sẽ quản lý và phân phối nhân lực theo công việc đã được giao Trong trường hợp có sự cố phát sinh, toàn bộ nhân viên sẽ cùng nhau tập hợp để giải quyết vấn đề ngay tại chỗ.
Bước 6 Kết thúc hội nghị, chuyển đồ đạc về kho:
Dọn dẹp nơi tổ chức, sữa lại các vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho
Bước 7 Họp rút kinh nghiệm:
Sau khi hội nghị kết thúc, các bộ phận sẽ lập báo cáo để ghi lại những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc, nhằm rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau Dù có vẻ đơn giản, tổ chức hội nghị thực sự là một công việc khó khăn, đòi hỏi sự tâm huyết và trách nhiệm cao từ những người thực hiện.
4.1 Mẫu hoá chương trình nghị sự của Công ty.
Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho công ty
- Mang lại hiệu quả cao trong công việc.
- Giúp cho Văn phòng nơi làm việc dễ dàng và phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty, cũng như những người làm việc trong Văn phòng.
- Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng làm việc.
- Chỗ ngồi làm việc sắp xếp hợp lý, Trang, thiết bị trong phòng làm việc được sắp xếp khoa học.
- Nâng cao chất lượng làm việc của mọi người trong Văn phòng.
- Tốn diện tích cho phòng làm việc.
Sử dụng nhiều trang thiết bị văn phòng không chỉ tốn kém mà còn khiến cán bộ làm việc không tập trung, từ đó làm giảm hiệu quả công việc.
6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan thực tập.
Phòng Hành chính Nhân sự của Công ty Cổ phần Tri thức Cộng đồng Việt có cấu trúc làm việc chặt chẽ, được xây dựng theo quy định của Giám đốc công ty Mô hình này không chỉ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ lẫn nhau trong công việc Phòng Hành chính Nhân sự chủ yếu tập trung vào tuyển dụng nhân sự, đồng thời bao gồm các bộ phận liên quan Tất cả các vị trí từ trưởng phòng, phó phòng đến các bộ phận trong văn phòng đều chịu sự giám sát của Trưởng phòng Hành chính.
Phòng Hành chính Nhân sự còn chịu trách nhiệm những công việc sau:
- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
Nghiên cứu và soạn thảo các quy định áp dụng trong công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả Điều này bao gồm việc xác định các bộ phận và tổ chức thực hiện, đảm bảo sự hoạt động trơn tru và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống của công ty.
Quản lý hiệu quả việc sử dụng và bảo vệ tài sản của Công ty là rất quan trọng, nhằm đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong môi trường làm việc.
- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức - Hành chính - Nhân sự
Bên cạnh đó cũng không thể tránh khỏi những ưu, nhược điểm.
- Các bộ phận được liên kết với nhau một cách chặt chẽ mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh cũng như trong công việc
Bộ máy văn phòng kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận, tạo ra cái nhìn khách quan và chuyên nghiệp cho đối tác khi làm việc với công ty.
- Hoàn thành tốt và nhanh chóng những công việc do trương phòng giao cho.
- Là đầu mối tham mưu cho ban Giám đốc Công ty Giúp Lãnh đạo công ty theo dõi và kiểm tra về nhân sự trong Công ty.
- Bộ máy còn nhỏ, lẻ chưa thực hiện đầy đủ và chính xác những mối quan hệ giữa các phòng, ban trong Công ty với nhau.
- Cơ cấu tổ chức còn hạn chế về nhân sự trong phòng làm việc Một bộ phận có thể kiêm nhiều công việc.
- Quy mô Phòng Hành chính Nhân sự còn hơi nhỏ, nên các bộ phận còn hạn chế về công việc mình được giao.
