tiểu luận quản lý chất lượng giáo dục

Mô tả quá trình quản lý truyền thống: Mô tả việc thực hiện các chức năng quản lý (kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và mối quan hệ giữa các chức năng này); Mô tả việc sử dụng các biện pháp quản lý (biện pháp kinh tế, biện pháp tâm lý - xã hội, biện pháp hành chính); Mô tả quá trình ra quyết định với tư cách là sản phẩm duy nhất của lao động quản lý. Mô tả quá trình quản lý chất lượng: Khái niệm chất lượng, quản lý chất lượng; Quản lý chất lượng được tiến hành theo các bước nào So sánh, bình luận quá trình quản lý truyền thống và quá trình quản lý chất lượng

Đề bài:

Mô tả quá trình quản lý truyền thống, mô tả quá trình quản lý chấtlượng

So sánh, bình luận?

BĂI LĂM

1 Mô tả quâ trình quản lý truyền thống

Trong tất cả câc lĩnh vực của đời sống xê hội, con người muốn tồn tại

vă phât triển đều phải dựa văo sự nỗ lực của một tổ chức, từ nhóm nhỏ đếnphạm vi rộng lớn vă đều phải thừa nhận vă chịu sự quản lý năo đó C.Mac đêchỉ ra: “Mọi lao động xê hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trínmột quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần đến quản lý” vẵng cũng đưa ra một hình tượng để khẳng định vai trò của quản lý: “Một nghệ

sĩ chơi đăn thì tự điều khiển mình, nhưng một dăn nhạc thì cần phải có ngườichỉ huy, người nhạc trưởng”

Ngăy nay thuật ngữ quản lý trở nín phổ biến vă có rất nhiều câch địnhnghĩa khâc nhau Theo Taylor thì “Quản lý lă biết chính xâc điều bạn muốnngười khâc lăm vă sau đó biết được rằng họ đê hoăn thănh công việc đó mộtcâch tốt nhất vă rẻ nhất”

Mary Parker Follett cho rằng “Quản lý lă nghệ thuật đạt được mục đíchthông qua nỗ lực của người khâc”

Hay đơn giản quản lý lă sự có trâch nhiệm về một câi gì đó

Theo những định nghĩa kinh điển nhất, quản lý lă quâ trình tâc động cóđịnh hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý – trongmột tổ chức nhằm lăm cho tổ chức vận hănh vă đạt được mục tiíu của tổchức

Hiện nay, hoạt động quản lý thường được định nghĩa rõ hơn: Quản lý

lă quâ trình đạt đến mục tiíu của tổ chức bằng câch vận dụng câc chức năng

kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo (lênh đạo) vă kiểm tra.

Liín hệ văo lĩnh vực giâo dục, quản lý giâo dục được hiểu như việcthực hiện đầy đủ câc chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, lênh đạo, kiểm tra tríntoăn bộ câc hoạt động giâo dục vă tất nhiín cả những phần tăi chính vă vật

chất của câc hoạt động đó nữa Do đó, quản lý giâo dục lă quâ trình thực hiện

có định hướng và hợp quy luật các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo

và kiểm tra nhằm đạt tới mục tiêu giáo dục đã đề ra Hoặc “Quản lý giáo dục

là quá trình đạt tới mục tiêu trên cơ sở thực hiện có ý thức và hợp quy luật các chức năng kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra”.

1.1 Các chức năng quản lý

Trong quản lý, chủ thể quản lý tiến hành nhiều các hoạt động khácnhau, các hoạt động đó có thể phân chia thành nhóm, tất nhiên là mang tínhtương đối, gọi là các chức năng quản lý Chức năng của quản lí là hình thứcbiểu hiện sự tác động có chủ định của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

Đó là tập hợp những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hànhtrong quá trình quản lý Có thể hiểu chức năng quản lý là một nội dung cơ bảntrong quá trình quản lý, là nhiệm vụ trọng tâm của người quản lý

Nói tới các chức năng chủ yếu của quản lý, hiện nay có nhiều quanđiểm khác nhau Có một số cách phân loại của các nhà quản lý, điển hình làHenry Fayol, ông đưa ra 5 chức năng của quản lý: Kế hoạch – Tổ chức – Chỉhuy – Phối hợp – kiểm tra

V.G.Afanaxiep một chuyên gia nổi tiếng về quản lý của Liên Xô cũđưa ra 4 chức năng của quản lý: Xử lý và thông qua quyết định – Tổ chức –Điều chỉnh – Kiểm kê và kiểm tra

Theo quan điểm của Tổ chức UNESCO, phân loại chức năng quản lýthành 8 chức năng: Xác định nhu cầu – Thẩm định và phân tích dữ liệu – Xácđịnh mục tiêu – Kế hoạch hóa – Triển khai công việc – Điều chỉnh – đánh giá– Sử dụng liên hệ ngược và tái xác định các vấn đề cho quá trình quản lý tiếptheo

Tuy có nhiều cách phân loại chức năng quản lý khác nhau, về số lượngchức năng, về tên gọi của các chức năng song về thực chất hoạt động quản lý

có các bước đi khá giống nhau để đạt mục tiêu cuối cùng Nhưng chung quy

lại nền tảng của việc thực hiện hoạt động quản lý vẫn là 4 chức năng: Kếhoạch hóa – Tổ chức – Chỉ đạo – Kiểm tra.

1.1.1 Chức năng kế hoạch hóa

Theo lý luận quản lý, kế hoạch hóa có nghĩa là xác định mục tiêu, mụcđích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp,cách thức để đạt được mục tiêu, mục đích đó

b Vai trò của chức năng kế hoạch hóa

- Kế hoạch hóa có vai trò hết sức quan trọng, có vai trò khởi đầu, địnhhướng cho quá trình quản lý Nếu không có kế hoạch, người quản lý sẽ khôngbiết phải tổ chức nhân lực và các nguồn lực khác như thế nào, thậm chí họcòn không rõ phải tổ chức cái gì nữa Không có kế hoạch, người quản lýkhông thể chỉ dẫn, lãnh đạo người thuộc quyền hành động một cách chắc chắnvới những kỳ vọng đặt vào kết quả mong đợi đạt tới Cũng vậy, không có kếhoạch cũng không thể xác định tổ chức hướng tới đúng hay chệch mục tiêu vàkhông biết khi nào đạt được mục tiêu; sự kiểm tra trở thành vô căn cứ

- Trong giáo dục, kế hoạch được thể hiện như một bản thiết kế các hoạtđộng cho một cơ sở hay toàn bộ hệ thống giáo dục, trên cơ sở đó, chủ thểquản lý tổ chức, điều hành và điều chỉnh các hoạt động nhằm đạt tới mục tiêu

dự kiến Xây dựng kế hoạch có vai trò hết sức thiết thực

Trước hết là khẳng định sự phát triển của tổ chức/nhà trường trongtương lai Lý do đầu tiên để xem xét tương lai một cách hệ thống là biết được

sự ảnh hưởng tới tương lai của các quyết định hiện tại cũng như sự ảnh hưởngvào hiện tại của những sự kiện tương lai Xây dựng kế hoạch là dự báo trạngthái của hệ thống (tổ chức trường học) trong một tương lai gần đối với kếhoạch ngắn hạn và tương lai xa đối với kế hoạch dài hạn.

Xây dựng kế hoạch để đảm bảo cơ sở hợp lý cho việc bố trí, huy động

và phân bổ các nguồn lực cho việc tổ chức các hoạt động của tổ chức để đảmbảo cho các hoạt động bình thường và đạt tới mục tiêu có chất lượng cao

Kế hoạch là căn cứ kiểm tra, đánh giá thành tích của đơn vị, tổ chứchay cá nhân Do tác dụng thiết thực của hoạt động kiểm tra nên kế hoạchđược xem như là một công cụ quan trọng của quản lý Kế hoạch tạo điều kiệncho người quản lý giám sát, kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh việc thực hiệncác hoạt động của cá nhân và các đơn vị trong tổ chức

c Có ba nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hóa

- Xác định, hình thành mục tiêu (phương hướng) đối với tổ chức

+ Mục tiêu quản lý: Mục tiêu là trạng thái được xác định trong tươnglai của đối tượng quản lý hoặc của một số yếu tố cấu thành nên nó

Là đích phải đạt tới của quá trình quản lý, là trạng thái mong muốn vàcần thiết trong tương lai đối với hệ thống quản lý

+ Mục tiêu quản lý có các tính chất sau: Tính hệ thống; tính chuyênbiệt; tính cụ thể; tính thời hạn; tính hướng đích và tính thực tế

+ Vai trò của mục tiêu quản lý

Làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực

Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện các hoạt động

Tạo sự hấp dẫn với đối tượng quản lý

Quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức

+ Các yêu cầu của mục tiêu quản lý:

Mục tiêu phải không ngừng được đổi mới

Mục tiêu được vận dụng sáng tạo trong điều kiện cụ thể

Mục tiêu phải thể hiện được ý chí quyền lực của cấp trên, chi phối cáchoạt động trong lĩnh vực đang quản lý

Để xác định được mục tiêu đòi hỏi chủ thể quản lý phải có tầm nhìnchiến lược, có kỹ năng và trình độ nắm bắt thời cuộc, có khả năng sáng tạo vàquyết đoán

+ Xác định mục tiêu quản lý cần đảm bảo nguyên tắc SMARTER

S: Special (cụ thể) vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương laiM: Measuable (đo lường) lượng hóa các mục tiêu sẽ có đích cụ thể đểvươn tới

A: Achievable (vừa sức) phải có tính thách thức để cố gắng, nhưngkhông được vượt quá sức

R: Realistic (thực tế) đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện sovới nguồn lực của tổ chức

T: Timebound (thời hạn) thời gian hợp lý giúp đạt được mục tiêu lạivừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác

E: Engagement (liên kết) thực hiện mục tiêu phải liên kết giữa các bộphận thì mới đạt được mục tiêu chung

R: Ralevant (thích đáng) thích đáng, công bằng với tất cả các bộ phận

- Xác định và đảm bảo (có tính chắc chắn, có tính cam kết) về cácnguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này

Để thực hiện được các mục tiêu thì đòi hỏi phải có các nguồn lực Cácnguồn lực này phải chắc chắn để đảm bảo khả năng cao nhất đạt được mụctiêu, với những nguồn lực không chắc chắn nếu không có thì cũng ít ảnhhưởng

- Lựa chọn các mục tiêu ưu tiên (vì điều kiện nguồn lực thường là hữuhạn ), quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt được các mụctiêu đó

d Nguyên tắc lập kế hoạch

Các nguyên tắc cơ bản lập kế hoạch là:

- Mục đích của kế hoạch phải được xác định rõ ràng Phải nêu rõ nhữngmục đích hay nhiệm vụ cần giải quyết, mục tiêu hay kết quả mong muốn cầnđạt được, các hoạt động hay các công việc chi tiết cần thực hiện, các nguồnlực cần thiết đã được bàn bạc thống nhất và dẫn tới lợi ích rõ ràng

- Lập kế hoạch phải dựa trên cơ sở khoa học và số liệu đáng tin cậy.Các quyết định khi lập kế hoạch phải dựa vào phân tích vấn đề, xác địnhnhững nguyên nhân, đánh giá các tác động của nhiều yếu tố theo phươngpháp luận khoa học, dựa vào số liệu thực tế và các dự báo đáng tin cậy

- Kế hoạch đề ra phải đo đếm được khi triển khai hoạt động Muốn vậyphải có các chỉ tiêu chính xác, các chỉ báo hoặc các chuẩn mực rõ ràng để đođếm các sản phẩm đầu ra

- Kế hoạch cần có tính khả thi Nghĩa là kế hoạch phải phù hợp với tìnhhình thực tế, năng lực thực hiện và khả năng có thể có của nguồn lực Nếu kếhoạch dựa vào “những mong muốn (chủ quan)” sẽ làm tổn hại đến các mụctiêu khác và ảnh hưởng tới tất cả các chức năng khác của quản lý

- Mọi kế hoạch cục bộ của các bộ phận cần được lồng ghép trong kếhoạch chung Việc lồng ghép thể hiện ở sự thích ứng với mục đích và nhiệm

vụ của chương trình, thể hiện trong mối quan hệ ngang và dọc của một tổchức và trong sự tác động tương hỗ lẫn nhau giữa các kế hoạch cục bộ

- Các kế hoạch cần phải linh hoạt, tức là kế hoạch phải phù hợp vớinhững thay đổi thông thường trong môi trường, muốn vậy phải xây dựngnhiều tình huống để các hoạt động của kế hoạch được tiến hành theo sự thayđổi đó

- Kế hoạch phải được công khai hóa bằng cách cung cấp đầy đủ thôngtin cho các cơ quan có liên quan, các cấp thực hiện về những công việc cụ thể,tiến độ, nguồn lực (nhất là nguồn tài chính)

e Quá trình lập kế hoạch

Để lập kế hoạch thường phải trả lời 9 câu hỏi sau, câu trả lời sẽ tươngứng với một bước lập kế hoạch

- Bước 1: Chúng ta muốn gì?

- Bước 2: Chúng ta đang làm gì để đạt được điều chúng ta muốn?

- Bước 3: Những nhu cầu nào ở bên ngoài chúng ta?

- Bước 4: Chúng ta có thể làm được những gì?

- Bước 5: Chúng ta có thể làm được những gì cần phải làm?

- Bước 6: Nếu chúng ta tiếp tục công việc đang làm liệu có đạt đượcđiểu mong muốn hay không?

- Bước 7: Đây có phải là cái chúng ta sẽ làm để đạt được mục đích haykhông?

- Bước 8: Làm nhé? (bắt tay vào hành động)

- Bước 9: Kiểm tra xem chúng ta có làm đúng hay không?

f Các loại kế hoạch

Sự phân loại kế hoạch gắn liền với sự phân loại mục tiêu Có ba loạimục tiêu chính là: Mục tiêu chiến lược, mục tiêu chiến thuật và mục tiêu tácnghiệp Mục tiêu chiến lược là mục tiêu rộng, có tính tổng quát, chung chotoàn bộ tổ chức và được cấp quản lý cao nhất xác định Mục tiêu chiến thuậtthường do cấp quản lý trung gian đặt ra đối với một bộ phận hoặc một đơn vịcủa tổ chức Mục tiêu chiến thuật thường được xác định tường minh hơn và

dễ đo lường hơn so với mục tiêu chiến lược Mục tiêu tác nghiệp là mục tiêuđược xác định bởi cấp quản lý thấp nhất, mục tiêu này hướng vào những kếtquả hoạt động của mỗi thành viên trong tổ chức

Xuất phát từ ba loại mục tiêu này có ba loại kế hoạch: Kế hoạch chiếnlược, kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp Trong đó việc xây dựng kếhoạch chiến lược được coi là khởi nguồn, quyết định hướng đi của tổ chức

Sau đây bài giữa kỳ xin đi sâu vào phần kế hoạch chiến lược các cơ sởgiáo dục

* Khái niệm kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược hướng tới mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn đểthực hiện các mục tiêu Kế hoạch chiến lược được coi là công cụ mạnh để xácđịnh các ưu tiên và đề ra các quyết định đúng đắn cho một tổ chức, trong mộtthời kỳ dài, thường bao quát trong khoảng 10 - 20 năm hoặc 5 – 10 năm

Kế hoạch chiến lược được coi là một mẫu hình của những quyết định;

là công cụ xác lập mục tiêu dài hạn, kế hoạch hành động và phân bổ nguồnlực; là việc xác định những lĩnh vực cạnh tranh của nhà trường; là sự hồi đápnhững điểm mạnh, điểm yếu bên trong và những cơ hội thách thức; là một hệthống logic để phân định giữa nhiệm vụ điều hành với nhiệm vụ quản lý, vaitrò và chức năng của nhà trường; là phương thức xác định những đóng góp vềkinh tế và ngoài kinh tế mà nhà trường mang lại cho các đối tác

* Lý do phải lập kế hoạch chiến lược

Vì sao nhà trường phải lập kế hoạch chiến lược

- Thứ nhất, kế hoạch chiến lược trước cơ hội và thách thức của thời đạimới

- Thứ hai, trường cần có kế hoạch chiến lược để đáp ứng sự biến đổicủa môi trường kinh tế - xã hội

- Thứ ba, kế hoạch chiến lược đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn kinhphí ngày càng hạn hẹp

- Thứ tư, kế hoạch chiến lược tốt – một điều kiện để huy động thêm cácnguồn tài trợ

- Thứ năm, kế hoạch chiến lược là đòi hỏi để báo cáo hoạt động củanhà trường với các phía liên quan

Và cuối cùng, một cơ sở đào tạo ở Việt Nam cần có kế hoạch chiếnlược để cụ thể hóa đường lối phát triển giáo dục của Đảng và Nhà nước

* Tiến trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chiến lược

Tiến trình này gồm 9 bước:

- Bước 1: Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu đòi hỏi phải xem xét và hiểu kỹ tầm nhìn, sứ mạngcủa tổ chức và sau đó xác định những mục tiêu cụ thể, những mục tiêu này là

sự chuyển dịch từ tầm nhìn, sứ mạng của tổ chức mà thành Vì những mụctiêu này sẽ đòi hỏi sử dụng một phần rất lớn các nguồn lực cũng như phảiquản lý rất nhiều hoạt động, nên xác định mục tiêu là một trong những bước

có tính quyết định trong quá trình lập kế hoạch

- Bước 2: Làm rõ các mục đích và chiến lược

Đây là bước làm rõ những mục đích và chiến lược đang tồn tại, đangphát huy tác dụng đến hoạt động của tổ chức Có thể những mục đích vàchiến lược này tương hợp với mục tiêu và sứ mạng của tổ chức cũng có thểquá trình hình thành mục tiêu (bước 1) dẫn tới sự thay đổi căn bản sứ mạng vàmục đích của tổ chức

- Bước 3: Phân tích môi trường

Khi xác định được mục tiêu của tổ chức và chiến lược đang thực thi,người quản lý có được một cái khung để định lượng những khía cạnh của môitrường có ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức đạt được mục tiêu Ý nghĩacủa việc phân tích môi trường là làm rõ những cách thức mà những biến đổi

về môi trường văn hóa xã hội, kinh tế… có thể ảnh hưởng gián tiếp đến tổchức, cũng như xác định những ảnh hưởng trực tiếp của những tổ chức khác,của cơ quan chính quyền, đoàn thể xã hội… Ở bước này nên lập một danhsách các nhân tố (thuộc về môi trường) có thể tác động đến tổ chức và đánhgiá mức độ ảnh hưởng của những nhân tố đó Các kỹ thuật về dự báo cũngnhư các phương pháp lượng hóa của “khoa học quản lý” có thể rất phù hợptrong việc phân tích thông tin về môi trường

- Bước 4: Phân tích nguồn lực

Sự phân tích này là cần thiết để làm rõ những ưu thế (có tính cạnhtranh), những mặt mạnh và mặt yếu của tổ chức (đây chính là sự phân tích S –

W: Strengths và Weaknesses) Câu hỏi đặt ra ở đây là chúng ta đang làm tốthơn hay kém hơn so với người khác? Chứ không phải là câu hỏi: chúng talàm tốt hay kém?

- Bước 5: Xác định các vận hội và nguy cơ có tính chiến lược

Một tổ chức luôn phải đối đầu với những vận hội (Opportunity) vànguy cơ (Threats) ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của nó Những vậnhội là những khả năng khách quan và chủ quan thúc đẩy tổ chức phát triển,những nguy cơ cũng có thể đến từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức đe dọa sựtồn tại cũng như sự hưng thịnh của tổ chức

Bước 4 và bước 5 được nhiều nhà nghiên cứu lồng ghép thành một kỹthuật phân tích mạnh – yếu – vận hội - nguy cơ (SWOT) Khi lập kế hoạchchiến lược, SWOT được sử dụng nhằm kết hợp các yếu tố về điểm mạnh,điểm yếu trong nội bộ một tổ chức với các yếu tố bên ngoài là cơ hội và cácnguy cơ nhằm đề ra các chiến lược tương ứng

Yếu tố

khách quan

Yếu tố chủ quan

MẶT MẠNH (S) 1) CHIẾN LƯỢC (SO) 2) CHIẾN LƯỢC (ST)

MẶT YẾU (W) 3) CHIẾN LƯỢC (WO) 4) CHIẾN LƯỢC (WT)

Mặt mạnh: Ưu thế bao gồm các nguồn lực và năng lực có giá trị của tổ

chức mà tổ chức đó có và được sử dụng một cách hữu ích nhằm đạt được cácmục tiêu hoạt động

Mặt yếu: Các khó khăn, trở ngại về nguồn lực và năng lực của nội bộ tổ

chức ngăn cản tổ chức đó đạt được mục tiêu của mình

Cơ hội: Các điều kiện ưu đãi hoặc có lợi bên ngoài tổ chức tạo thuậnlợi cho tổ chức đó khai thác các hướng hoạt động mới để đạt được mục tiêucủa mình

Nguy cơ: Bao gồm các tình huống không thuận lợi như rào cản, sức éphay bất cứ cái gì có thể gây ra khó khăn có thể phá hoại hay đe dọa đến khảnăng tồn tại và thành công trong tương lai của một tổ chức

Cần sắp xếp các nội dung trong từng yếu tố trên theo thứ tự ưu tiên Chiến lược (SO): Chiến lược tận dụng cơ hội Khi điểm mạnh bên

trong phù hợp với cơ hội bên ngoài Tình huống này là lý tưởng vì nó thể hiện

sự phù hợp nhất giữa nguồn lực của tổ chức và cơ hội từ môi trường bênngoài Các định hướng chiến lược trong góc này sẽ tập trung vào việc bảo vệnhững điểm mạnh bên trong bằng cách hoặc kết hợp những nguồn lực cầnthiết để đạt được các ưu thế, hoặc hỗ trợ những nguồn lực này để mở rộng ưuthế đã có Cũng cần khai thác những cơ hội khác để thúc đẩy các điểm mạnh

và khắc phục các điểm yếu trong những tình huống khác

Chiến lược (ST): Chiến lược tránh nguy cơ Khi điểm mạnh bên trong

phù hợp với nguy cơ bên ngoài Định hướng chiến lược cần tập trung vào việcđiều chỉnh các nguồn lực của tổ chức nhằm chuyển đổi nguy cơ bên ngoàithành cơ hội Mặt khác, tổ chức có thể lụa chọn việc áp dụng chiến lượcphòng thủ để tập trung vào những cơ hội hứa hẹn hơn ở những tình huốngkhác

Chiến lược (WO):Chiến lược vượt điểm yếu Khi điểm yếu bên trong

liên quan đến cơ hội bên ngoài Định hướng chung về chiến lược trong gócnày là lựa chọn sự cân bằng tối đa để biến những điểm yếu thành điểm mạnhcần thiết cho việc khai thác cơ hội hay từ bỏ hẳn việc triển khai các nỗ lựcliên quan

Chiến lược (WT): Chiến lược hạn chế điểm yếu Khi điểm yếu bên

trong liên quan đến nguy cơ bên ngoài Đây là vị trí khó khăn nhất với một tổchức Tuy nhiên, tính chất thất thường của môi trường nói chung sẽ khôngtránh khỏi dẫn đến có những vấn đề chiến lược nằm trong tình huống này.Nếu như sự tồn tại của tổ chức đang bị đe dọa, thì một chiến lược chủ động cóthể là lựa chọn duy nhất Nếu như nội dung ở đây chỉ mang tính chất phụ, thì

có thể chọn chiến lược loại bỏ để tập trung vào những cơ hội hứa hẹn ở nhữngtình huống khác Tuy nhiên điều quan trọng là xem xét khả năng chuyển mộtvấn đề sang tình huống khác Đây không phải là vấn đề thứ yếu như bề ngoàicủa nó Thay vào đó, cần xem xét khả năng xây dựng một phương án chiếnlược quan trọng đối với tổ chức hoặc hỗ trợ những hoạt động có lợi hơn trongcác hoàn cảnh khác

- Bước 6: Xác định việc mở rộng những biến đổi có tính chiến lược

- Bước 7: Ra quyết định chiến lược

Nếu xuất hiện sự cần thiết phải thay đổi/điều chỉnh chiến lược để loạitrừ khoảng cách thành tựu nói trên thì bước phải làm tiếp theo sẽ là xác địnhđánh giá và lựa chọn các phương án tiếp cận chiến lược

- Bước 8: Triển khai chiến lược

Khi chiến lược đã được hoạch định nó phải được triển khai hoặc đượckết hợp vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức nhằm đem lại lợi ích vàhiệu quả tối đa cho sự tồn tại và phát triển của tổ chức

- Bước 9: Đo lường và kiểm tra những tiến độ

Khi việc triển khai chiến lược đang tiếp diễn người quản lý cần tiếnhành kiểm tra tiến độ của việc triển khai đó một cách định kỳ hoặc ở nhữnggiai đoạn then chốt Để kiểm tra việc triển khai chiến lược cần trả lời các câuhỏi sau: Làm thế nào để đo đạc được quá trình thực hiện? chiến lược có đượctriển khai theo kế hoạch hay không? chiến lược đang triển khai liệu có đạtđược kết quả mong muốn hay không?

Việc thực hiện tiến trình 9 bước trên có thể được thu gọn và phải trả lờiđược bốn câu hỏi cơ bản sau:

Ta đang ở đâu?

Ta muốn đi đến đâu trong tương lai?

Làm thế nào để đến đó?

Làm thế nào để đo đạc được quá trình thực hiện?

* Cấu trúc của kế hoạch chiến lược

Một bản kế hoạch chiến lược thường bao gồm năm phần chính sau:

- Phần 1: Sứ mạng, tầm nhìn và các giá trị

+ Sứ mạng: Sứ mạng khẳng định mục đích, lý do sự tồn tại của nhàtrường, các lĩnh vực phục vụ ưu tiên và cách thức phục vụ nhà trường sẽ thựchiện để thỏa mãn nhu cầu giáo dục của người học

Khi viết tuyên bố sứ mạng, nhà trường phải trả lời được những câu hỏi sau

Nhà trường thực hiện những chức năng, nhiệm vụ gì? (What)

Nhà trường thực hiện những chức năng, nhiệm vụ đó với ai? (Who)Nhà trường sẽ thực hiện những chức năng, nhiệm vụ đó theo cách nào?(How)

Tại sao nhà trường lại tồn tại? (Why)

Tầm quan trọng của sứ mạng

Tuyên ngôn về sứ mạng miêu tả các mục tiêu và mục đích của tổ chức(nhà trường) Đây là tuyên bố công khai và phải dựa trên nhu cầu của kháchhàng đã được xác định

Tuyên bố sứ mạng còn giúp cho cán bộ, viên chức của tổ chức (nhàtrường) hiểu rõ về chức năng, nhiệm vụ; mặt khác giúp đội ngũ cán bộ viênchức hiểu rõ những việc họ làm gắn chặt với mục đích của tổ chức (nhàtrường) trong tương lai

Một tuyên bố sứ mạng tốt cần đáp ứng được các tiêu chí sau

1) Rõ ràng và tất cả các thành viên, ngay cả những nhân viên bìnhthường nhất đều có thể hiểu được.

2) Ngắn gọn để nhiều người có thể nhớ được

3) Cụ thể hóa rõ ràng công việc nhà trường phải làm? Làm gì? Ai làm?Làm thế nào? Tại sao?

4) Xác định được hướng đi để đạt được tầm nhìn

5) Thể hiện năng lực riêng, khác biệt của nhà trường

6) Phạm vi đủ rộng để linh hoạt khi thực hiện, nhưng không quá rộng

mà bỏ qua trọng tâm

7) Định dạng được cách thức ra quyết định để trưởng các Khoa, bộmôn hoặc những người lãnh đạo khác sử dụng

8) Có thể thực hiện được không? Có thực tế không?

9) Lời lẽ của tuyên bố sứ mạng có thể hiện quyết tâm và tập hợp sứcmạnh của nhà trường?

10) Có sức mạnh tập hợp cán bộ, giảng viên, sinh viên và phụ huynh.+ Tầm nhìn: Tầm nhìn là ý tưởng về tương lai của tổ chức có thể đạtđược, thể hiện mong muốn của tổ chức và cộng đồng Tầm nhìn chỉ rõ quangcảnh hiện thực, tin cậy và hấp dẫn của tương lai Tầm nhìn là mục tiêu vẫygọi, nó chỉ ra cầu nối từ hiện tại tới tương lai

Những tuyên bố tầm nhìn tốt có tính khích lệ, dễ hiểu, ngắn gọn và dễ nhớ

Khi xây dựng tầm nhìn cho nhà trường, người quản lý cần chú ý những yêu cầu sau

- Nêu rõ viễn cảnh tương lai trên cơ sở những định hướng, phân tích,

dự báo hệ thống giá trị đáng tin cậy Tầm nhìn cần quan tâm đến mức độthành công và ổn định của nhà trường trong một thời gian nhất định

- Có cơ sở và khả thi, có sức lôi cuốn, hấp dẫn mọi thành viên của nhàtrường đặt niềm tin và hi vọng vào tương lai Tầm nhìn phải được chia sẻ vớitất cả các thành viên của nhà trường

- Tầm nhìn phải được chia sẻ với tất cả các thành viên của nhà trường

Cấu trúc tầm nhìn

1) Nêu rõ viễn cảnh tương lai trên cơ sở những định hướng, phân tích,

dự báo, hệ thống các giá trị đáng tin cậy của nhà trường

2) Tầm nhìn tập trung vào mục đích cuối cùng chứ không phải là conđường đi đến mục đích đó Đây chính là sự khác biệt giữa tầm nhìn và sứmạng

+ Hệ thống giá trị cơ bản của nhà trường: Giá trị là điều mà tổ chức(nhà trường) cam kết thực hiện cho các bên có liên quan, các nguyên tắc chỉđạo hành vi của các thành viên trong tổ chức (nhà trường)

Giá trị trường học thường được diễn đạt bao gồm:

Lợi ích của người học, của xã hội, của tổ quốc

Các giá trị truyền thống và hiện đại

Thái độ của cán bộ, giảng viên và sinh viên

Tín nhiệm của xã hội và sự phát triển bền vững

Các chính sách tạo cơ hội công bằng

- Phần 2: Phân tích bối cảnh và thực trạng của nhà trường

Phân tích bối cảnh là khâu thiết yếu của bất kỳ một kế hoạch nào, giúpnhà trường xác định được nhà trường đang ở đâu

+ Bối cảnh quốc tế và trong nước

Bối cảnh quốc tế và khu vực (mô hình PEST)

Xu thế chính trị: Xu thế đa cực, hòa bình

Xu thế kinh tế: Chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế trithức

Xu thế công nghệ: Kỷ nguyên thông tin, thông tin trở thành tài sảnchung của nhân loại Giáo dục và công nghệ đang trở thành lực lượng sảnxuất trực tiếp

Xu thế xã hội: Phân hóa giàu nghèo, mâu thuẫn tôn giáo sắc tộc, bệnh tật…Những yếu tố này tác động đến giáo dục, đòi hỏi giáo dục phải có bướcchuyển để đáp ứng yêu cầu cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao… Giáoviên là người định hướng, giúp người học biến thông tin thành kiến thức…

Bối cảnh trong nước

Bối cảnh trong nước cũng được phân tích theo bốn yếu tố: Chính trị,kinh tế, công nghệ, xã hội

+ Đánh giá tác động chung và phân tích cạnh tranh/tác động chéo

+ Phân tích các vấn đề chiến lược phát triển nhà trường

- Phần 3: Mục tiêu và các giải pháp chiến lược

+ Các mục tiêu chiến lược

+ Các mục tiêu cụ thể

Về đào tạo, giáo dục

Về nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ

Về cung ứng các dịch vụ xã hội và phát triển cộng đồng

+ Các giải pháp chiến lược

Về tổ chức và quản lý

Xây dựng thể chế, chính sách

Tài chính đầu tư

Phát triển đội ngũ

Phát triển chương trình, học liệu

Đổi mới phương pháp đào tạo

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, thông tin, thư viện

Xây dựng, quảng bá thương hiệu

Hợp tác quốc tế

Công nghệ thông tin

Đảm bảo chất lượng, kiểm định chất lượng

- Phần 4: Các chương trình hành động chiến lược

+ Hoàn thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý

+ Hoàn thiện thể chế, chính sách

+ Phát triển các nguồn lực

+ Phát triển chương trình giáo dục và học liệu

- Phần 5: Tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch+ Tổ chức thực hiện

Phổ biến kế hoạch chiến lược

Tổ chức (thành lập ban chỉ đạo, theo dõi…)

Lộ trình

+ Hệ thống chỉ số thực hiện

Quy mô, cơ cấu ngành nghề, trình độ chất lượng đào tạo

Quy mô, chất lượng, hiệu quả, kết quả, năng lực nghiên cứu khoa học Phát triển đội ngũ

Phát triển chương trình giáo dục và học liệu

Thu chi, phân phối nguồn lực, phân phối lợi ích

+ Tổ chức giám sát và đánh giá việc thực hiện

Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược là vô cùng quan trọngvới sự phát triển của tổ chức Từ kế hoạch chiến lược, các trường sẽ xây dựng

ra kế hoạch năm học, kế hoạch học kỳ, kế hoạch tháng, tuần Thậm chí trên

cơ sở kế hoạch chiến lược then chốt, các đơn vị, bộ phận, thậm chí là cá nhântrong trường sẽ xây dựng kế hoạch của mình cho phù hợp

Việc xây dựng kế hoạch chiến lược cần có sự kế thừa giữa các thế hệ,tránh tư duy nhiệm kỳ

1.1.2 Chức năng tổ chức

Khi người quản lý đã lập xong kế hoạch, họ cần phải chuyển hóa những

ý tưởng khá trừu tượng ấy thành hiện thực Một tổ chức lành mạnh sẽ có ýnghĩa quyết định đối với sự chuyển hóa như thế Xét về mặt chức năng quản

lý, tổ chức là quá trình hình thành nên cấu trúc các quan hệ giữa các thànhviên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm làm cho họ thực hiện thànhcông các kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức Nhờ việc tổchức có hiệu quả, người quản lý có thể phối hợp, điều phối tốt hơn các nguồnnhân lực và vật lực Thành tựu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào nănglực của người quản lý sử dụng các nguồn lực này sao cho có hiệu quả và cókết quả

a Khái niệm

- Hoạt động quản lý chỉ nảy sinh khi có “Tổ chức” Tổ chức là thể nền

của quản lý Chúng ta có thể hiểu tổ chức là cấu trúc của những người tập

hợp lại thành nhóm hoạt động theo lý tưởng, mục tiêu xác định có tính chất bền vững lâu dài mà từng thành viên khi hoạt động đơn lẻ không thể thực hiện được lý tưởng mục tiêu đó Ví dụ, các trường học và các cơ sở giáo dục

là các tổ chức được nhà nước thành lập hoặc công nhận nhằm thực hiệnnhiệm vụ giáo dục và đào tạo thanh, thiếu niên theo mục tiêu giáo dục nhànước xác định

Đặc trưng của tổ chức bao gồm các tiêu chí: Lý tưởng, sứ mệnh, mụctiêu của tổ chức; quy mô tổ chức; cấu trúc của tổ chức; nội dung công việccủa tổ chức; điều kiện tồn tại và phát triển của tổ chức

- Chức năng tổ chức gắn liền với các hoạt động cụ thể tác động đến tổ

chức, có nhiều cách nói khác nhau nhưng có thể khái quát: Chức năng tổ

chức là quá trình phân phối, sắp xếp các nguồn nhân lực và các nguồn lực khác tạo ra một cơ cấu tổ chức

Quá trình tổ chức sẽ lôi cuốn việc hình thành, xây dựng các bộ phận,các phòng ban cùng các công việc của chúng Và sau đó là vấn đề nhân sự,cán bộ sẽ nối tiếp ngay sau các chức năng kế hoạch hóa và tổ chức

b Vị trí, vai trò của chức năng tổ chức

- Đây là chức năng thứ hai trong quá trình quản lý

- Chức năng tổ chức góp phần hiện thực hóa các mục tiêu và có khảnăng tạo ra sức mạnh mới cho tổ chức Chức năng tổ chức mà chủ thể quản lýthực hiện phải sắp xếp, bố trí cấu trúc bộ máy tổ chức hợp lý, khoa học, sắpxếp, bố trí nhân lực phải phù hợp “đúng người, đúng việc”, ngày nay người tathường phân công lao động theo hướng chuyên môn hóa, làm việc theo nhómkhi đã tạo được sự đồng thuận nhất trí trong công việc thì chắc chắn tổ chức

sẽ phát triển mạnh hơn, công việc đạt hiệu quả cao hơn Nhưng ngược lại, sự

sắp xếp, bố trí thiếu khoa học, tùy tiện, mang tính chủ quan thì tổ chức sẽ bịmất đoàn kết, công việc trì trệ dẫn tới sự tụt hậu, thậm chí tổ chức bị tan rã.

c Nội dung của chức năng tổ chức

- Thiết kế cơ cấu tổ chức:

Có thể hiểu cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận, cá nhân trong tổchức với chức năng nhiệm vụ được xác định cùng mối quan hệ gắn kết vớinhau để thực hiện các hoạt động của tổ chức trên cơ sở đã được thiết kế theomột mô hình nhất định

Để thực hiện tốt chức năng tổ chức, trước hết chủ thể quản lý phải xácđịnh, thiết kế cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp đảm bảo sự tương ứng giữa chủthể quản lý và đối tượng quản lý, thông qua đó có thể biết những ai sẽ làm gì

và họ phối kết hợp với nhau như thế nào Cơ cấu tổ chức có rất nhiều mô hìnhkhác nhau, tùy từng đặc điểm cụ thể của tổ chức mà xác định xem áp dụng

mô hình nào

+ Một số mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu trực tuyến

Cơ cấu chức năng

Cơ cấu quản lý ma trận

Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến – chức năng

Cơ cấu thiết kế theo lãnh thổ…

Tùy thuộc vào quản lý ở từng lĩnh vực, từng tổ chức mà chủ thể quản lýxác định, thiết kế cơ cấu cho tổ chức mình Không nhất thiết phải thiết kế theomột mô hình nhất định mà có thể kết hợp các mô hình với nhau để làm sao tổchức phát triển tốt nhất

- Phát triển nguồn nhân lực

Nhân lực là toàn bộ nhân viên trong tổ chức và các đặc điểm của họ(trình độ, tỉ lệ giới tính…)

Nội dung này vô cùng quan trọng vì con người là nhân tố quyết định sựphát triển của tổ chức Để có nguồn nhân lực tốt cho tổ chức của mình, chủthể quản lý cần thực hiện các khâu quan trọng của việc phát triển nhân lựccho tổ chức:

+ Chủ thể quản lý phải làm tốt công tác quy hoạch đội ngũ trong tổchức của mình, công tác này giúp chủ thể quản lý chủ động trong việc điềuphối, sắp xếp nhân sự và không bị bị động khi có sự biến chuyển trong tổchức (nhân lực chuyển đi, chuyển đến, thôi việc, về hưu…)

+ Tuyển chọn nhân viên phù hợp với các công việc

+ Phân công lao động phù hợp với các công việc: Đó là sự phân chiacác hoạt động của tổ chức thành các khối công việc khác nhau, bố trí nhân lựcvào từng vị trí cụ thể phù hợp với chuyên môn đã được đào tạo “đúng người,đúng việc” Phân công lao động thường theo hướng chuyên môn hóa để nângcao năng suất lao động, đạt hiệu quả công việc cao nhất, đồng thời tạo cơ hội

để hình thành cơ chế đào tạo phù hợp

+ Đào tạo, bồi dưỡng và thẩm định nguồn nhân lực của tổ chức

+ Thường xuyên quan tâm đến luân chuyển cán bộ, có sự thuyênchuyển, đề bạt hoặc bãi miễn kịp thời phù hợp với sự phát triển của tổ chức

+ Hướng dẫn giúp đỡ

+ Thống nhất chỉ huy từ trên xuống dưới nhằm đảm bảo cấp dưới chịu

sự chỉ đạo của cấp trên trực tiếp, tức là tuân theo hệ thống thứ bậc

+ Tạo dựng các mối quan hệ (giữa các thành viên bộ phận với nhau vàvới nhà quản lý, mối quan hệ với bên ngoài, chú ý đến văn hóa tổ chức…)

- Xác định cơ chế hoạt động và các mối quan hệ trong tổ chức

Cơ chế bao gồm các thiết chế tổ chức và các quy phạm để tổ chức tuânthủ và vận dụng trong quá trình phát triển Ví dụ, một cơ quan hay một đơn vịtrong quá trình hoạt động của mình, chủ thể quản lý cần xác lập các mối quan

hệ giữa các bộ phận, các thành viên bên trong tổ chức đó, nhưng đồng thời

cũng phải xác lậ, hình thành và thực hiện tốt các mối quan hệ bên ngoài tổchức: với cấp trên, với địa phương, với môi trường… để tạo mọi điều kiện tốtnhất cho tổ chức phát triển.

- Tổ chức lao động khoa học của nhà quản lý

Nội dung này bao gồm các yếu tố:

+ Thứ nhất: Đối với tổ chức, từ khi thiết kế cơ cấu đã phải phù hợp tạothuận lợi cho sự phối kết hợp Sắp xếp nhân lực và các nguồn lực khác phảihết sức khoa học đảm bảo tạo được môi trường làm việc tốt như: Văn hóa nơilàm việc, môi trường tốt cho sức khỏe người lao động, vệ sinh, an toàn…

+ Thứ hai: Bản thân chủ thể quản lý sắp xếp thời gian hợp lý khoa họcdành cho công việc, gia đình, cho bản thân… Sự khoa học ấy phải được thểhiện cả về hình thức (phong thái, trang phục, ứng xử…) và nội dung (nângcao trình độ, trau dồi phẩm chất, cập nhật kiến thức…) Điều quan trọng đốivới nhà quản lý để làm tốt việc này đó là nhà quản lý phải biết quản lý thờigian (hiểu cách sử dụng thời gian, lập kế hoạch cho thời gian của mình, xácđịnh rõ các mục tiêu và thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu đó, tránh xa những gìlãng phí thời gian…)

+ Thứ ba: Phải biết áp dụng khoa học công nghệ trong quá trình làmviệc và quản lý

Chức năng tổ chức là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một tổchức để thực hiện các kế hoạch đã đề ra Thực hiện tốt chức năng tổ chức là

sự thành công cơ bản của quá trình quản lý Để thành công khi thực hiện chứcnăng tổ chức nhà quản lý cần chú ý: Phải có kiến thức và năng động trongquản lý; biết tin tưởng vào đội ngũ nhân viên; xây dựng được văn hóa làmviệc của tổ chức; xây dựng được tầm nhìn, tương lai cho tổ chức; biết độngviên và thưởng phạt thích đáng và biết phát huy tối đa tiềm năng của nhânviên

1.1.3 Chức năng chỉ đạo/lãnh đạo

Chức năng này có nhiều tên gọi khác nhau như chức năng chỉ đạo, chứcnăng chỉ huy, chức năng điều khiển hướng dẫn

a Khái niệm

Chức năng lãnh đạo là quá trình tác động ảnh hưởng tới hành vi, thái độcủa những người khác nhằm đạt tới các mục tiêu với chất lượng cao

Lãnh đạo bao hàm việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên

họ, hướng dẫn họ, chỉ đạo họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạtđược mục tiêu của tổ chức

b Vị trí, vai trò chức năng lãnh đạo

- Là chức năng thứ 3 trong quá trình quản lý

- Chức năng lãnh đạo có vai trò điều hành, hướng dẫn các hoạt độngcủa đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu của tổ chức

- Chức năng lãnh đạo còn là cơ sở để phát huy tối đa động lực của đốitượng quản lý trong quá trình hoạt động, nhằm tạo ra hiệu quả lao động caonhất

c Nội dung của chức năng lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo được thực hiện với một số nội dung cơ bản sau:

- Thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ: Chủ thể quản lý thực hiện quyền của mình để giao việc và hướng dẫncấp dưới thực hiện công việc của họ Chủ thể quản lý có thể giao việc vàhướng dẫn thông qua hệ thống văn bản, qua lời nói hoặc qua cấp trung gian.Giao việc phải cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân và phải đúng chứcnăng, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cá nhân đó Các nhiệm vụ khi giaophải rõ ràng, khả thi, phù hợp để cấp dưới hoàn thành được

Quyền lực trong tổ chức gồm có quyền lực pháp lý và quyền lực uy tín

cá nhân Người quản lý phải xây dựng được cho mình quyền lực uy tín cánhân và biết kết hợp các quyền lực này trong quá trình thực hiện chức nănglãnh đạo