Báo cáo bài tập học phần (thực hành) phân tích thiết kế yêu cầu (it1 116 2) Đề tài xây dựng Ứng dụng quản lý kho vật tư

Cơ sở nguồn dữ liệu: - Dữ liệu từ hệ thống quản lý kho hiện tại nếu có: Các tệp dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu đang được sử dụng để quản lý tồn kho,bao gồm thông tin về vật tư, số lượng, nhà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -o0o -

BÁO CÁO BÀI TẬP HỌC PHẦN (THỰC HÀNH)

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ YÊU CẦU (IT1.116.2)

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ

Giảng viên hướng dẫn: Thầy Nguyễn Đức Dư

Sinh viên thực hiện: Nhóm 18

Hà Nội, tháng 11 năm 2024

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

NHÓM 18

ĐỀ TÀI XÂY DỰNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ

bộ, Xác định bài toán, Phiếuhỏi, Khảo sát, Lấy mẫu,Phân tích chức năng, Môhình hóa dữ liệu

Thái

V221911936 Luồng dữ liệu, Kết quả dự

kiến, Mô tả sơ bộ, Khảo sát

Mục lục

MỞ ĐẦU 5

1 Ý tưởng 5

Xây dựng một ứng dụng quản lý kho vật tư di động có thể: 5

2 Xác định bài toán 5

2.1 Tên đề tài 5

2.2 Phạm vi sơ bộ 5

2.3 Dữ liệu thu thập 5

3 Mô tả sơ bộ 5

3.1 Đối tượng sử dụng 5

3.2 Đối tượng khảo sát 5

3.3 Mục tiêu 6

3.4 Cơ sở nguồn dữ liệu 6

3.5 Mô tả sơ bộ các chức năng chính 6

4 Kết quả dự kiến 7

CHƯƠNG 1: THU THẬP THÔNG TIN 8

I - Phiếu hỏi 8

1 Mục tiêu 8

2 Đối tượng khảo sát 8

3 Mẫu phiếu hỏi 8

II - Phỏng vấn 9

1 Kế hoạch phỏng vấn 9

2 Phiếu phỏng vấn 9

3 Tổng hợp, phân tích kết quả phỏng vấn 11

III - Khảo sát 12

1 Phiếu Khảo Sát 1: Quản Lý Kho 12

2 Phiếu Khảo Sát 2: Nhân Viên Nhập/Xuất Kho 13

3 Phiếu Khảo Sát 3: Nhân Viên Kế Toán 15

IV - Lấy Mẫu 17

1 Phiếu mẫu dành cho Quản lý kho 17

2 Phiếu mẫu dành cho Nhân viên nhập/xuất kho 17

3 Phiếu mẫu dành cho Nhân viên kế toán 18

4 Tổng hợp và phân tích kết quả mẫu 19

5 Mẫu khảo sát các phần mềm hiện nay 19

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ YÊU CẦU 22

A – Phân tích chức năng 22

I Xác định yêu cầu chức năng 22

II Biểu đồ BFD 24

B – Mô hình hóa yêu cầu 27

I Mô hình hóa chức năng 27

II Mô hình hóa dữ liệu 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

MỞ ĐẦU

1 Ý tưởng

- Cho phép quản lý kho từ xa, phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ vàvừa

- Với các tính năng: Quét mã vạch để nhập/xuất hàng, kiểm tra tồnkho và tạo báo cáo nhanh chóng

2 Xác định bài toán

2.1 Tên đề tài: Xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư.

2.2 Phạm vi sơ bộ:

2.3 Dữ liệu thu thập:

nhập/xuất

địa chỉ, số điện thoại

đơn vị nhập/xuất

3 Mô tả sơ bộ

3.1 Đối tượng sử dụng:

- Quản lý kho: Những người chịu trách nhiệm chính trong việc

quản lý, giám sát và quyết định liên quan đến kho vật tư, baogồm việc nhập, xuất và kiểm kê vật tư

- Nhân viên nhập/xuất kho: Những người trực tiếp thực hiện

việc nhập kho, xuất kho, và ghi nhận thông tin vật tư hàng ngày

- Nhân viên kế toán: Người chịu trách nhiệm theo dõi các giao

dịch liên quan đến kho vật tư, kiểm soát lượng vật tư tồn kho vàlập báo cáo tài chính

3.2 Đối tượng khảo sát:

- Quản lý kho vật tư: Người nắm rõ toàn bộ quy trình nhập/xuất

kho và tình trạng vật tư

- Nhân viên nhập/xuất kho: Người thường xuyên thao tác nhập

dữ liệu về vật tư và kiểm tra tồn kho

- Nhân viên kế toán: Người theo dõi và đối chiếu dữ liệu về số

lượng và giá trị vật tư với các giao dịch nhập/xuất kho

- Cung cấp báo cáo tình trạng vật tư kịp thời: cho quản lý kho

và các bộ phận liên quan (kế toán, ban giám đốc), giúp đưa raquyết định nhanh chóng

- Đảm bảo theo dõi chính xác dữ liệu nhập/xuất: giảm thiểu

tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn vật tư

3.4 Cơ sở nguồn dữ liệu:

- Dữ liệu từ hệ thống quản lý kho hiện tại (nếu có): Các tệp dữ

liệu hoặc cơ sở dữ liệu đang được sử dụng để quản lý tồn kho,bao gồm thông tin về vật tư, số lượng, nhà cung cấp, và lịch sửgiao dịch

- Sổ sách và biên lai nhập/xuất kho: Các tài liệu giấy được dùng

để ghi nhận quá trình nhập kho và xuất kho

- Dữ liệu phỏng vấn và phiếu khảo sát: Thu thập từ các đối

tượng quản lý kho, nhân viên nhập/xuất kho và kế toán qua cáccâu hỏi về yêu cầu, khó khăn, và các mong muốn từ hệ thốngmới

- Các hệ thống tương tự: Nghiên cứu các ứng dụng quản lý kho

vật tư hiện có để tham khảo về tính năng và hiệu quả của các giảipháp đang sử dụng

3.5 Mô tả sơ bộ các chức năng chính:

- Quản lý nhập/xuất kho: Ghi nhận và theo dõi các giao dịch

nhập, xuất kho

- Kiểm kê kho: Tự động kiểm kê và báo cáo tình trạng kho.

- Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng vật tư hiện có, cảnh báo khi

số lượng dưới mức tối thiểu

- Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tình

trạng kho, xu hướng sử dụng vật tư

4 Kết quả dự kiến

Sau khi xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư, ứng dụng có thể giúp:

- Tăng hiệu quả quản lý kho: Ứng dụng sẽ giúp tự động hóa cácquy trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa, giảm thiểu sai sót docon người gây ra

- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc quản lý kho thông qua ứngdụng sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa và giảm chi phítồn kho

- Cải thiện khả năng theo dõi và báo cáo: Ứng dụng sẽ cungcấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho, giúp quản lý dễ dàngtheo dõi lượng hàng tồn, hàng nhập và hàng xuất

- Tăng cường tính minh bạch và chính xác: Hệ thống sẽ ghi lạimọi giao dịch và thay đổi trong kho, đảm bảo tính minh bạch vàchính xác trong quản lý

- Nâng cao khả năng ra quyết định: Với dữ liệu chính xác và kịpthời, quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn vềviệc nhập hàng, xuất hàng và quản lý tồn kho

CHƯƠNG 1: THU THẬP THÔNG TIN

I - Phiếu hỏi

Phiếu hỏi sẽ được dùng để thu thập dữ liệu từ nhiều đối tượng liênquan, giúp tổng hợp và đánh giá mức độ cần thiết của các tính năngtrong ứng dụng quản lý kho

3 Mẫu phiếu hỏi

3.1 Phiếu hỏi dành cho Quản lý kho

sổ sách…)

3.2 Phiếu hỏi dành cho Nhân viên nhập/xuất kho

không?

trước khi xuất hàng không?

- Tính năng nào anh/chị cảm thấy cần thiết trong ứng dụng mới?

tư, sai số lượng…)

tại? 

3.3 Phiếu hỏi dành cho Nhân viên kế toán

- Anh/chị có gặp khó khăn khi đối chiếu dữ liệu nhập/xuất khokhông?

- Anh/chị có cần báo cáo chi tiết hàng ngày về nhập/xuất khokhông?

nhân viên kế toán kho

- Địa chỉ: Địa chỉ công ty hoặc nơi làm việc

Chủ đề, thời lượng dự kiến:

1,     Giới thiệu về bản thân và đề tài nhóm đang nghiên cứu (2phút)

2,     Chủ đề 1: Các câu hỏi về công cụ và quy trình quản lý kho (4phút)

3,     Chủ đề 2: Các câu hỏi về khó khăn và nhu cầu trong quá trìnhnhập/xuất kho (7 phút)

4,     Chủ đề 3: Các câu hỏi về khó khăn và nhu cầu trong việc đốichiếu và quản lý số liệu tài chính (7 phút)

5,     Tổng hợp và kết thúc (2 phút)

2 Phiếu phỏng vấn

2.1 Quản lý kho

Dự án: Xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư

o   Trả lời: Có, việc kiểm kê kho thường mất nhiều thời gian và

dễ bị nhầm lẫn, đặc biệt là khi số lượng vật tư lớn

C3: Anh/chị có cần cảnh báo khi lượng vật tư tồn kho dưới mức quyđịnh không?

o   Trả lời: Có, việc này rất cần thiết để tránh tình trạng thiếuhụt vật tư

C4: Tính năng nào anh/chị cảm thấy cần thiết trong ứng dụng quản

2.2 Nhân viên nhập/xuất kho

Dự án: Xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư

C1: Anh/chị có gặp khó khăn khi ghi nhận số lượng vật tư nhập/xuấtkhông? Nếu có, vui lòng mô tả

o   Trả lời: Có, việc ghi nhận số lượng vật tư nhập/xuất thườnggặp khó khăn do phải nhập liệu thủ công và dễ bị sai sót.

C2: Anh/chị có cần một công cụ để kiểm tra nhanh tình trạng tồnkho trước khi xuất hàng không?

o   Trả lời: Có, việc này rất cần thiết để đảm bảo không xuấtnhầm hoặc thiếu hàng

C3: Tính năng nào anh/chị cảm thấy cần thiết trong ứng dụng mới?

o   Trả lời: Tính năng kiểm tra nhanh tình trạng tồn kho, tựđộng cập nhật số lượng vật tư, và báo cáo chi tiết vềnhập/xuất kho

C4: Anh/chị có thường gặp lỗi khi nhập liệu không? (ví dụ: sai mãvật tư, sai số lượng…)

o   Trả lời: Có, việc nhập liệu thủ công thường gặp lỗi như sai

mã vật tư hoặc sai số lượng

C5: Anh/chị cần cải thiện điều gì trong hệ thống quản lý kho hiệntại?

o   Trả lời: Hệ thống cần được tự động hóa hơn để giảm bớtcông việc thủ công và tăng độ chính xác

2.3 Nhân viên kế toán

Dự án: Xây dựng ứng dụng quản lý kho vật tư

o   Trả lời: Tính năng báo cáo chi tiết, tự động cập nhật số liệu,

3 Tổng hợp, phân tích kết quả phỏng vấn

- Khó khăn chung: Nhiều người gặp khó khăn trong việc ghi

nhận và kiểm kê số lượng vật tư, đối chiếu dữ liệu, và quản lý sốliệu tài chính

- Nhu cầu về tính năng: Cần có tính năng tự động cập nhật tồn

kho, cảnh báo khi tồn kho thấp, kiểm tra nhanh tình trạng tồnkho, báo cáo chi tiết, và tích hợp với hệ thống tài chính

- Tích hợp hệ thống: Nhiều người cần tích hợp hệ thống quản lý

kho với phần mềm quản lý tài chính để giảm bớt công việc thủcông và tăng hiệu quả quản lý

III - Khảo sát

1 Phiếu Khảo Sát 1: Quản Lý Kho

1 Bạn đã từng sử dụng phần mềm quản lý kho trước đây chưa?

D Báo cáo và phân tích dữ liệu

E Quản lý xuất nhập hàng hóa

4 Bạn gặp khó khăn nào khi quản lý kho?

A Thiếu chính xác trong dữ liệu tồn kho

B Không đồng bộ giữa các bộ phận

C Giao diện phần mềm khó sử dụng

D Không có cảnh báo khi tồn kho thấp

5 Bạn mong muốn cải thiện tính năng nào trong phần mềm quản lýkho?

A Giao diện thân thiện hơn

B Tích hợp hệ thống tốt hơn

C Cập nhật số liệu nhanh hơn

D Tính năng báo cáo thông minh

Bảng Thống Kê Phiếu 1: Quản Lý Kho

chọn

Phần trăm(%)

2 Phiếu Khảo Sát 2: Nhân Viên Nhập/Xuất Kho

1 Bạn thường sử dụng phương pháp nào để nhập/xuất kho?

A Giấy tờ thủ công

B Phần mềm quản lý kho

C Bảng tính Excel

2 Bạn có gặp khó khăn khi nhập/xuất kho không?

A Có

B Không

3 Khó khăn chính bạn gặp phải khi nhập/xuất kho là gì?

A Lỗi nhập sai số liệu

B Phần mềm chậm hoặc khó sử dụng

C Không đồng bộ dữ liệu

D Không có cảnh báo lỗi

4 Bạn có sử dụng máy quét mã vạch để nhập/xuất hàng hóa không?

A Có

B Không

5 Bạn mong muốn có thêm tính năng nào để hỗ trợ nhập/xuất kho?

A Tích hợp máy quét mã vạch

B Ghi nhận tự động các thông tin xuất nhập

C Tính năng cảnh báo nhập sai

D Báo cáo số lượng hàng hóa sau khi nhập/xuất

Bảng Thống Kê Phiếu 2: Nhân Viên Nhập/Xuất Kho

chọn

Phần trăm(%)

1 Bạn thường sử dụng phương pháp nào để

3 Phiếu Khảo Sát 3: Nhân Viên Kế Toán

1 Bạn có thường xuyên đối chiếu số liệu kho với các báo cáo tàichính không?

A Có

B Không

2 Bạn gặp khó khăn nào khi quản lý và đối chiếu số liệu kho?

A Sai lệch số liệu giữa các bộ phận

B Không có báo cáo chính xác từ kho

C Phần mềm kế toán và phần mềm kho không đồng bộ

3 Bạn muốn tính năng nào trong phần mềm quản lý kho cho côngviệc kế toán?

A Báo cáo tài chính tự động từ dữ liệu kho

B Tích hợp hệ thống kế toán và kho

C Đối chiếu số liệu tự động

D Thống kê chi phí hàng tồn kho chính xác hơn

4 Bạn có cần tính năng gì để nâng cao tính chính xác và hiệu quảtrong việc quản lý kho và tài chính không?

A Giao diện báo cáo dễ nhìn và sử dụng

B Tích hợp các hệ thống tài chính khác

C Cảnh báo khi có sai lệch trong báo cáo tài chính

5 Bạn gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí hàng tồn kho?

A Có

B Không

Bảng Thống Kê Phiếu 3: Nhân Viên Kế Toán

chọn

Phần trăm(%)

1 Bạn có thường xuyên kiểm tra đối

5 Bạn gặp khó khăn trong việc kiểm

soát chi phí?

IV - Lấy Mẫu

1 Phiếu mẫu dành cho Quản lý kho

Tên mẫu: Phiếu khảo sát về yêu cầu quản lý kho

trong quy trình quản lý kho và tính năng mong muốn trong hệthống quản lý kho mới

o Công cụ quản lý hiện tại (Excel, phần mềm, sổ tay )

o Yêu cầu tích hợp với hệ thống tài chính

Số lượng mẫu: 15 phiếu

2 Phiếu mẫu dành cho Nhân viên nhập/xuất kho

Tên mẫu: Phiếu khảo sát về quy trình nhập/xuất kho

 Mục tiêu: Đánh giá các khó khăn trong quy trình nhập/xuất kho,nhu cầu về công cụ hỗ trợ kiểm tra nhanh và tính năng mới trongứng dụng quản lý kho.

Số lượng mẫu: 20 phiếu

o 55% nhân viên gặp khó khăn trong ghi nhận số liệunhập/xuất

3 Phiếu mẫu dành cho Nhân viên kế toán

Tên mẫu: Phiếu khảo sát về nhu cầu quản lý số liệu kế toán kho

cầu về báo cáo và tích hợp hệ thống quản lý kho với hệ thống tàichính

Số lượng mẫu: 10 phiếu

o 80% nhân viên kế toán yêu cầu tích hợp hệ thống quản lýkho với hệ thống tài chính.

4 Tổng hợp và phân tích kết quả mẫu

cảnh báo tồn kho thấp, kiểm kê nhanh chóng, và tích hợp

hệ thống

kho trước khi xuất hàng và tính năng cảnh báo lỗi nhập liệu

5 Mẫu khảo sát các phần mềm hiện nay

Phần mềm quản lý kho Nhanh.vn

1 Tính năng chính:

2 Ưu điểm:

3 Nhược điểm:

lớn

Phần mềm quản lý kho GoSELL

1 Tính năng chính:

hàng

2 Ưu điểm:

lẻ

Phần mềm quản lý kho Perfect Warehouse

1 Tính năng chính:

 Hỗ trợ điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế của doanhnghiệp

2 Ưu điểm:

doanh nghiệp

3 Nhược điểm:

 Giao diện hơi phức tạp đối với người mới bắt đầu

Hạn chế tùychỉnh, chi phí cao

tồn kho, tích hợpvận chuyển

Quản lý đơn

chuyển dễ dàng

Hạn chế tùychỉnh, hỗ trợkhách hàng hạnchế

Perfect

Warehouse

Tùy chỉnh cao,quản lý theo lô, mãvạch

Phù hợp với kholớn, quản lý chitiết

Giao diện phứctạp, yêu cầu đàotạo lâu

Đánh giá tổng thể:

hợp quản lý kho với kênh bán hàng online và offline Độ linh hoạtvừa phải nhưng hệ thống dễ dùng

với nhiều kênh bán hàng và vận chuyển Tính năng tích hợp vậnchuyển là điểm mạnh, nhưng thiếu tùy chỉnh

cầu quản lý kho lớn, phức tạp với quy trình tùy chỉnh cao Tuynhiên, yêu cầu về kỹ năng và chi phí cao hơn

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ YÊU CẦU

A – Phân tích chức năng

I Xác định yêu cầu chức năng

1 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ

Đây là các yêu cầu phục vụ cho quy trình nghiệp vụ chính trong ứngdụng quản lý kho vật tư Các yêu cầu này bao gồm:

 Quản lý vật tư:

o Phân loại vật tư theo nhóm (vật tư điện tử, cơ khí, vv)

 Quản lý nhập kho:

ngày nhập, và số lượng nhập

 Quản lý xuất kho:

xuất, và số lượng xuất

o Kiểm tra tình trạng tồn kho trước khi xuất

 Báo cáo tồn kho:

o Báo cáo số lượng tồn kho hiện tại theo loại vật tư

một khoảng thời gian nhất định

 Quản lý nhà cung cấp:

cấp

 Quản lý người dùng:

o Phân quyền cho người dùng: quản lý, nhân viên kho, kếtoán

o Đăng nhập/đăng xuất hệ thống với các mức phân quyềnkhác nhau

2 Yêu cầu chức năng hệ thống

Những yêu cầu này liên quan đến việc vận hành và tương tác của hệthống:

 Xác thực và phân quyền:

phân quyền sử dụng các chức năng phù hợp với vai trò củahọ

 Sao lưu và phục hồi dữ liệu:

khôi phục dữ liệu trong trường hợp lỗi

 Tích hợp với hệ thống kế toán:

cập nhật các giao dịch nhập/xuất kho và các báo cáo tàichính liên quan

3 Yêu cầu phi chức năng

Đây là các yêu cầu liên quan đến hiệu suất, bảo mật và khả năng mởrộng của hệ thống:

 Hiệu năng:

o Hệ thống cần xử lý các giao dịch nhập, xuất kho nhanhchóng và cập nhật dữ liệu tức thời

giảm hiệu suất

 Khả năng mở rộng:

năng hoặc tích hợp với các phần mềm khác như ERP, CRM

 Bảo mật:

o Phân quyền rõ ràng, chỉ cho phép người dùng có quyềnthực hiện các hành động như thêm, xóa dữ liệu

 Tính ổn định:

downtime hoặc mất dữ liệu đột ngột

II Biểu đồ BFD

1 Biểu đồ

2 Mô tả chức năng

2.1 Quản lý nhập kho

Chức năng: Xử lý và ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc

Các nghiệp vụ:

cung cấp, bao gồm mã phiếu nhập, danh sách vật tư, số lượng,đơn giá và nhà cung cấp

tại để tránh nhập vật tư dư thừa

nhập, bao gồm mã vật tư, số lượng nhập, ngày nhập và vị trí lưukho

liên quan đến việc nhập kho để phục vụ cho kiểm kê và đối chiếusau này

2.2 Quản lý xuất kho

Chức năng: Xử lý và theo dõi quá trình xuất vật tư từ kho cho các yêu cầu sản xuất hoặc bán hàng

Các nghiệp vụ:

bộ phận liên quan, bao gồm thông tin vật tư, số lượng xuất và nơinhận

phận và kiểm tra tồn kho để thực hiện xuất vật tư

lại số lượng tồn kho hiện tại

kho, giúp kiểm tra và đối chiếu với báo cáo sau này

2.3 Quản lý tồn kho

Chức năng: Quản lý và theo dõi số lượng vật tư trong kho, đảm bảo

kho luôn được kiểm soát chặt chẽ

Các nghiệp vụ:

của từng loại vật tư theo thời gian thực

trong kho để đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống

thông báo khi số lượng vật tư giảm dưới mức tối thiểu hoặc vượtquá mức quy định

chi tiết về tình trạng tồn kho, bao gồm số lượng tồn, giá trị tồn vàtuổi tồn kho

2.4 Báo cáo và thống kê

Chức năng: Cung cấp các báo cáo và thống kê chi tiết về các hoạt

động nhập, xuất, tồn kho để hỗ trợ quản lý

Các nghiệp vụ:

số lượng nhập kho, xuất kho, và tồn kho theo từng giai đoạn(ngày, tháng, năm)