Cùng với xe buýt nội đô, các tuyến xe buýtngoại thành của Xí nghiệp cũng đã có tác dụng tích cực trong chống ùntắc giao thông từ xa cho Hà Nội.. Ngành nghề kinh doanh Tổ chức VTHKCC bằng
Thực tập theo đề cương chung
Tìm hiểu chung về các phòng ban của Xí nghiệp xe buýt 10 –
1 Phòng Lập kế hoạch điều độ
1.1 Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
Nhân lực bao gồm: 1 trưởng phòng, 3 nhân viên GPS, 3 điều độ, 5 nhân viên nghiệm thu và 9 nhân viên chăm sóc khách hàng.
Sơ đồ 2.1.4 Cơ cấu tổ chức phòng Kế hoạch điều độ
Phòng điều độ: chia làm 2 khu
Khu 1: Sắp lệnh vận chuyển, bàn giao lệnh cho lái xe và NVBV, phát vé xe cho NVBV tuyến đã định.
Quan sát các xe di chuyển có đúng lộ trình đã cấp.
+ Giám sát xe có dừng đỗ đúng điểm dừng, đón trả khách theo quy định.
+ Bắt lỗi vi phạm của lái xe, NVBV trên tuyến.
+ Theo dõi biểu đồ chạy xe để biết hành trình đi, giờ xe xuất bên và vào bến.
Khi gặp sự cố trên hành trình như tắc đường, cần nhanh chóng lên phương án điều chỉnh lộ trình Việc nắn chỉnh lộ trình giúp tránh tình trạng xe ứ đọng tại một điểm và giải tỏa các phương tiện khác, đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ hơn.
+ Phân công 1 xe 4 người: 2 lái 2 phụ và ngày làm việc 2 ca.
+ Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện:
+ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch vận tải theo phân cấp.
+ Điều hành hoạt động và kiểm tra giám sát chất lượng phục vụ trên tuyến.
Lập kế hoạch vận tải theo phân cấp là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc xây dựng, theo dõi và báo cáo kế hoạch vận tải hàng tháng, quý và hàng năm Ngoài ra, cần tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp theo quy định và báo cáo kết quả Công tác quản lý cũng bao gồm việc cấp phát vé và lệnh vận chuyển hàng ngày, đồng thời tổ chức nghiệm thu nội bộ và thu ngân để đảm bảo quy trình vận tải diễn ra hiệu quả.
Điều hành và giám sát chất lượng phục vụ trên tuyến bao gồm việc quản lý trực tiếp lái xe và nhân viên bán vé, đồng thời hướng dẫn và nhắc nhở họ thực hiện tốt các quy định để nâng cao chất lượng dịch vụ Các phương tiện được điều hành theo đúng quy định, và mọi sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động sẽ được giải quyết kịp thời Ngoài ra, việc lập kế hoạch và tổ chức kiểm tra chất lượng phục vụ cũng được thực hiện, nhằm xác minh và đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm của lái xe và nhân viên bán vé Để đảm bảo an ninh trật tự, cần phối hợp chặt chẽ với các lực lượng chức năng và tiếp nhận thông tin qua đường dây nóng của Trung tâm.
Công tác quản lý phương tiện bao gồm việc tiếp nhận và bố trí phương tiện từ Gara cho hoạt động khai thác Đội ngũ quản lý là đầu mối tiếp nhận và phân tích thông tin phát sinh trên tuyến, kịp thời chuyển đến các bộ phận liên quan, đồng thời phối hợp với Gara để giải quyết các sự cố kỹ thuật Họ cũng đề xuất xử lý các vi phạm quy trình và quy định liên quan đến quản lý phương tiện và sử dụng vật tư phụ tùng Ngoài ra, trách nhiệm của họ còn bao gồm việc hướng dẫn, đôn đốc lái xe và nhân viên bán vé thực hiện nghiêm túc các nội quy trong kiểm tra phương tiện, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ.
1.1.3 Mô tả công việc của từng bộ phận
Trực điều hành là đầu mối quan trọng trong việc tiếp nhận và chuyển giao kịp thời thông tin về các sự cố phát sinh trên tuyến đường, bao gồm sự cố kỹ thuật của phương tiện, tắc đường, và tai nạn Nhiệm vụ này đảm bảo rằng các thông tin được gửi đến bộ phận giải quyết theo quy định, giúp nâng cao hiệu quả quản lý giao thông.
Trưởng phòng được đề xuất xây dựng phương án xử lý các sự cố phát sinh trên tuyến, đồng thời tạm thời đình chỉ những trường hợp vi phạm quy chế trong phạm vi chuyên môn của Phòng.
Phối hợp với các bộ phận như điều hành và gara để giải quyết sự cố trên tuyến, bao gồm thay xe, thay người và xử lý tình trạng tắc đường Đồng thời, quản lý và phân ca lái xe, bán vé, cũng như trực dự phòng hàng ngày Đôn đốc lái xe và nhân viên bán vé tuân thủ nghiêm ngặt nội quy và quy chế nhằm nâng cao chất lượng phục vụ.
+ Cập nhật hàng ngày xe tốt từ Gara phục vụ cho ghép xe vào nốt và dự phòng, xe vào bảo dưỡng định kỳ, đột xuất và đi khám.
Nhân viên tổng hợp kế hoạch vận tải sẽ nhận lệnh vận chuyển và ghi rõ họ tên lái xe, bán vé cùng với số xe để giao cho nhân viên quản lý vé lệnh Đồng thời, việc chấm công cho lái xe, bán vé và các nhân viên trong phòng cũng được thực hiện đầy đủ.
Lập các báo cáo liên quan và lưu hồ sơ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công
Bộ phận nghiệm thu- thu ngân
Nhân viên điều độ sẽ nhận lệnh sau khi kế hoạch nhân lực và phương tiện đã được hoàn thiện, đồng thời nhận vé từ Phòng tài chính – kế toán của Trung tâm.
Cấp phát vé và lệnh vận chuyển cho nhân viên bán vé trên xe, đồng thời theo dõi tình hình sử dụng để đề xuất nhu cầu về vé lệnh Thu hồi quyết toán vé và lệnh đã nghiệm thu, thu tiền, đồng thời đối chiếu số liệu doanh thu và ghi chép vào sổ theo dõi số lượng vé giao, vé tồn và vé đã bán hàng ngày Cuối ca, thu cuống vé từ nhân viên bán vé và chuyển lệnh vận chuyển về bộ phận nghiệm thu để hoàn thiện phát sinh trên lệnh.
+ Quyết toán lượng vé nhập – xuất – tồn và cuống vé chi tiết của từng tuyến với Phòng tài chính kế toán Trung tâm.
Kiểm kê định kỳ và đột xuất đối với vé, lệnh và cuống vé, cùng với lệnh tồn cần được thực hiện với sự phối hợp giữa phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp, Trung tâm điều hành xe buýt và phòng Tài chính kế toán Tổng công ty.
Kiểm tra và nghiệm thu các phát sinh liên quan đến lệnh vận chuyển như chuyến lượt, vé, doanh thu và Km hoạt động Sau khi hoàn tất, cần ký xác nhận kết quả nghiệm thu để chuyển cho thu ngân.
Tổng hợp và đề xuất xử lý các phát sinh từ việc kiểm tra nghiệm thu lệnh vận chuyển hàng ngày Hàng tháng, phân tích và đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật dựa trên sản lượng doanh thu của lái xe, đồng thời chuyển vé cho nhân viên kế hoạch vận tải để tổng hợp Nhập thông tin từ lệnh vận chuyển vào phần mềm quản lý vé - lệnh và truyền số liệu về phòng Tài chính kế toán Trung tâm sau mỗi ca làm việc.
+ Đối chiếu, khớp số liệu với thu ngân, quản lý vé - lệnh sau mỗi ca làm việc.
Nộp lệnh vận chuyển đã được nghiệm thu nội bộ cho Trung tâm điều hành xe buýt theo quy định, sau khi đã đối chiếu số lượng và sêri lệnh với nhân viên tổng hợp kế hoạch vận tải.
+ Căn cứ kết quả nghiệm thu vé - lệnh, thu tiền từ nhân viên bán vé.
Ký xác nhận đã thu tiền để cấp lệnh mới cho NVBV.
+ Đối chiếu doanh thu với nhân viên nghiệm thu ngay sau ca làm việc.
+ Cùng với thủ quĩ nộp tiền về ngân hàng
Lập các báo cáo liên quan và lưu hồ sơ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng
Tiếp nhận thông tin khách hàng, thông tin tư vấn, thông tin đề xuất,
Xác minh ban đầu đối với các thông tin khen ngợi, phản ánh
Lập phiếu xử lý thông tin gửi các bộ phận liên quan
Tiếp nhận phiếu xử lý thông tin, xác minh, kiểm tra lại thông tin
Theo dõi, cập nhật, tổng hợp, trả lời khách hàngkết quả xử lý thông tin
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về kết quả giải quyết.
Tổng hợp báo cáo theo qui định
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của trưởng phòng.
1.2 Nội dung kế hoạch của doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch vận tải trên cơ sở yêu cầu của tổng công ty.
Lập bảng biểu và biểu đồ chạy xe.
Hình 2.1.4 Thời gian biểu chạy xe tuyến số 13
Tổng hợp doanh thu vé theo từng ngày của từng tuyến.
Giám sát, điều hành tuyến.
1.3 Trình tự và phương pháp xây dựng kế hoạch
1.3.1 Trình tự lập kế hoạch
Sơ đồ 2.1.5 Trình tự lập kế hoạch
1.3.2 Phương pháp tổ chức thực hiện kế hoạch a) Quản lý dịch vụ
Sơ đồ 2.1.6 Công tác quản lý dịch vụ b) Vận hành dịch vụ
Sơ đồ 2.1.7 Quy trình vận hành dịch vụ
1.4 Cơ sở vật chất Đối với phòng ban chức năng: hệ thống máy tính cho cán bộ nhân viên quản lý sử dụng phần mền SAPO tích hợp các bộ phận nghiệm thu, cấp phát nhiên liệu, bộ phận BDSC, bộ phận tài chính kế toán.
2 Phòng Hành chính – Nhân sự
Chia thành 5 bộ phận chính: gồm 1 trưởng phòng, 7 nhân viên, 1 văn thư và 8 bảo vệ, 3 tạp vụ.
Sơ đồ 2.2.8 Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính – Nhân sự
Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc và tổ chức thực hiện:
Công tác tổ chức nhân sự.
Công tác lao động và tiền lương.
Công tác thi đua, khen thưởng kỷ luật.
Công tác tuyển dụng, đào tạo.
Công tác hành chính, quản trị.
Công tác tổ chức nhân sự
