Báo cáo bài tập lớn môn quản lý dự Án cho kỹ sư Đề tài phân loại dự Án và mô hình Đánh giá giai Đoạn

Kết quả chính của việc sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn ...3 4.. Quy trình mô hình đánh giá giai đoạn của Cooper có cấu trúc rất cụ thể và cứng nhắc, và trong khi nh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA



BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO KỸ SƯ

ĐỀ TÀI: PHÂN LOẠI DỰ ÁN VÀ MÔ HÌNH ĐÁNH GIÁ

GIAI ĐOẠN

Lớp – Nhóm: L08 – Nhóm Cửu Vỹ Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Bắc Nguyên

1 1914980 Đặng Thị Tuyết Sương Viết lời thoại cho video

2 1712746 Huỳnh Thiên Phước Quay và edit video

3 2313638 Nguyễn Lưu Khánh Trình Diễn viên

4 2212804 Nguyễn Minh Quân Báo cáo phần 3

5 2212438 Nguyễn Ngọc Quỳnh Nhi Viết lời thoại cho video

6 2311100 Nguyễn Thái Học Diễn viên

7 2010950 Nguyễn Thị Bão Châu Báo cáo phần 2

8 2211139 Phan Văn Hội Phân chia công việc, kiểm tra nội dung

9 2311025 Vũ Cao Khải Hoàn Báo cáo phần 1,4

Thành phố Hồ Chí Minh – 2024

MỤC LỤC

I Tổng quan dự án 1

1 Phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn là gì? 1

2 Mục tiêu việc sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn 2

2.1 Mục tiêu việc sử dụng phân loại dự án: 2

2.2 Mục tiêu việc sử dụng mô hình đánh giá giai đoạn: 3

3 Kết quả chính của việc sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn 3

4 Rủi ro về sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn 3

II Thông tin dự án 4

1 Xác định công tác 4

2 Xây dựng ma trận trách nhiệm 4

3 Ước tính thời gian 6

4 Ước tính chi phí 6

5 Kết luận 8

III Kế hoạch dự án 9

IV Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm 9

V Tài liệu tham khảo 10

I Tổng quan dự án

1 Phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn là gì?

- Phân loại dự án là: Các dự án được phân loại theo rủi ro và độ phức tạp, trong

đó có tính đến thời hạn, chi phí, tác động của trường, nhiệm vụ và tầm quan trọng chiến lược Các dự án cần được phân loại sớm trong quá trình lên ý tưởng

dự án và được xác nhận khi chuẩn bị Điều lệ dự án

- Mô hình đánh giá giai đoạn: Là kỹ thuật quản lý đổi mới (thực hiện đánh giá)

và phát triển sản phẩm mới (NPD) Được sử dụng để quản lý hiệu quả các nguồn lực, ưu tiên các sáng kiến và dẫn dắt dự án từ các bước lên ý tưởng ban đầu, cho đến phát triển và tạo nguyên mẫu cho đến khi khởi động

Quy trình mô hình đánh giá giai đoạn của Cooper có cấu trúc rất cụ thể và cứng nhắc, và trong khi nhiều người sử dụng thuật ngữ đó để chỉ các kỹ thuật quản lý của

họ, thì trên thực tế, hầu hết các tổ chức đều điều chỉnh cấu trúc ban đầu và điều chỉnh

nó cho phù hợp với hoàn cảnh cũng như cách phát triển sản phẩm riêng của họ

Do đó, bất kỳ quy trình nào có mô hình tuyến tính, phân đoạn với các đánh giá thường xuyên và các quyết định kiểm tra đạt/không đạt đi thường được gọi là quy trình cổng giai đoạn

Hình 1: Cooper’s Stage-Gate process

2 Mục tiêu việc sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn

2.1 Mục tiêu việc sử dụng phân loại dự án:

Năm phân loại dự án trong danh mục đầu tư là chiến lược, tuân thủ, hoạt động, tài chính

và công nghệ:

- Dự án chiến lược: Các dự án này phù hợp với các mục tiêu và mục đích dài hạn của tổ chức Thường có tác động lớn và liên quan đến các nguồn lực và đầu tư đáng kể Các dự án chiến lược giúp các tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh, khám phá thị trường mới hoặc giới thiệu các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo Được thúc đẩy bởi nhu cầu tăng trưởng, mở rộng hoặc chuyển đổi

- Dự án tuân thủ: Các dự án tuân thủ tập trung vào việc đảm bảo rằng tổ chức đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý, quy định hoặc tiêu chuẩn ngành Các dự án này được thúc đẩy bởi nhu cầu tuân thủ các hướng dẫn, yêu cầu hoặc nhiệm vụ cụ thể Các

dự án tuân thủ thường là bắt buộc và bao gồm các lĩnh vực như bảo vệ dữ liệu, quy định về an toàn hoặc báo cáo tài chính Nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro và đảm bảo các hoạt động hợp pháp và đạo đức

- Dự án hoạt động: Các dự án hoạt động nhằm mục đích cải thiện hiệu quả, năng suất và hiệu suất của các hoạt động hàng ngày của tổ chức Các dự án này tập trung vào việc hợp lý hóa quy trình, giảm chi phí, nâng cao chất lượng hoặc tối ưu hóa nguồn lực Các dự án hoạt động nhằm mục đích nâng cao năng lực của tổ chức và khả năng cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ hiệu quả hơn Thường liên quan đến những cải tiến trong các lĩnh vực như quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng hoặc quản lý hàng tồn kho

- Dự án tài chính: Các dự án tài chính chủ yếu tập trung vào việc tối ưu hóa hiệu suất tài chính, quản lý nguồn lực hoặc cải thiện kiểm soát tài chính Các dự án này liên quan đến các hoạt động như lập ngân sách, tối ưu hóa chi phí, dự báo tài chính, đánh giá đầu tư hoặc quản lý rủi ro tài chính Các dự án tài chính nhằm mục đích nâng cao sự ổn định tài chính, lợi nhuận và tính bền vững của tổ chức

- Dự án công nghệ: Các dự án công nghệ liên quan đến việc phát triển, triển khai hoặc nâng cao các hệ thống hoặc giải pháp công nghệ Các dự án này có thể bao gồm các lĩnh vực như phát triển phần mềm, nâng cấp cơ sở hạ tầng, di chuyển lên đám mây hoặc các sáng kiến về an ninh mạng Các dự án công nghệ nhằm mục đích tận dụng công nghệ để tạo ra kết quả kinh doanh tốt hơn, cải thiện hiệu quả hoạt động hoặc hỗ trợ chuyển đổi số

2.2 Mục tiêu việc sử dụng mô hình đánh giá giai đoạn:

Mục tiêu của quy trình mô hình đánh giá giai đoạn là giảm thiểu rủi ro trong quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và tăng cơ hội thành công chung cho danh mục đổi mới

3 Kết quả chính của việc sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn

Sử dụng phân loại dự án: Phân loại dự án đầu tư xây dựng nhằm mục đích để phân cấp quản lý của cơ quan có thẩm quyền nhằm giám sát quá trình thi công, quản lý năng lực của tổ chức, cá nhân hành nghề lập dự án và quản lý dự án; ngoài ra còn để quản lý các chi phí phát trình trong quá trình thực hiện dự án

Sử dụng mô hình đánh giá giai đoạn: Dự án được kiểm soát bởi các quyết định gia tăng dựa trên thông tin, thay vì một quyết định lớn dựa trên suy đoán và phỏng đoán

4 Rủi ro về sử dụng phân loại dự án và mô hình đánh giá giai đoạn

Thiếu nhân lực được huấn luyện về kỹ thuật, rủi ro đến từ khách hàng (rủi ro này đến từ phía khách hàng, khi họ đưa ra các thay đổi không theo trật tự nào Nhiều nhà quản lý dự án do cuốn theo các yêu cầu thất thường này khiến dự án bị rối tung), nhân sự rời dự án, nhiều quyết định từ bên ngoài tác động lên dự án (trong quá trình thực hiện dự

án, một số quyết định khách quan (luật pháp, đối tác, quy chế công ty ) có thể tác động tiêu cực lên dự án)

II Thông tin dự án

1 Xác định công tác

Việc xác định cấu trúc phân (WBS) giúp nhóm hệ thống dược các công việc của

dự án một cách chi tiết và cụ thể Qua đó có thể ước tính nguồn lực, thời gian và chi phí

để hoàn thành dự án Và có thể phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể và hợp lý

Khi áp dụng công cụ cấu trúc phân việc (WBS) dạng sơ đồ khối, nhóm cho kết quả các công tác cần thực hiện như sơ đồ sau:

2 Xây dựng ma trận trách nhiệm

Ma trận trách nhiệm giúp xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dự án, điều này giúp mọi người nắm rõ hơn về vai trò của mình khi tiến hành dự á

n Từ đó, dự án được tiến hành một cách hiệu quả

Trách nhiệm cụ thể cho từng người phụ trách trong nhóm được liệt kê như sau:

Hội Hoàn Học Nhi Quân Trình Phước Sươn

g Châu

Bầu cử nhóm

trưởng và nhận đề

tài

Phân chia công

Thảo luận nội dung

bài báo cáo

Chỉnh sửa hoàn

Xây dựng bối cảnh

Tìm hiểu ứng dụng

chỉnh sửa video

Tìm địa điểm quay 3 3 3 3 3 3 3 3 3

Thực hiện quay

Dựng video hoàn

Xuất video hoàn

chỉnh

Trong đó:

1: Trách nhiệm thực hiện chính

2: Trách nhiệm thực hiện phụ

3: Trách nhiệm thực hiện chung

4: Tham khảo và góp ý

3 Ước tính thời gian

Sơ đồ Gantt có thể xác định rõ thời gian dự kiến cho từng công tác, các cột mốc thời gian quan trọng và các công tác phụ thuộc vào nhau Việc ước tính thời gian bằng sơ

đồ Gantt giúp nhóm có thể so sánh với tiến độ thực tế của dự án để nhóm quản lý thời gian hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn

Bầu cử nhóm trưởng

và nhận đề tài

Thảo luận nội dung

bài báo cáo

Xây dựng bối cảnh

video

Duyệt kịch bản

Chuẩn bị máy quay

Chuẩn bị diễn viên

Kiểm tra máy quay

Kiểm tra lại video

Đánh giá

Thuyết trình

8/29

024 9/

20 9/12

024 9/19

024 9/26

024

10/3 /202 4

10/1 20

10/1 20

10/2 20

10/3 20

11/7 /202 4

11/1 20

11/2 20

11/2 20

12/5 /202 4

12/1 20

4 Ước tính chi phí

Ước tính chi phí giúp xác định được nguồn tài nguyên cần thiết để thực hiện cho một dự án Việc ước tính chi phí sẽ đảm bảo được các khoản chi tiêu hợp lý nhằm tránh rủi ro về tài chính Ngoài ra, khi ước tính chi phí có thể đối chiếu giữa dự án và thực tế, từ

đó mà điều chỉnh dự án để đạt được mục tiêu trong phạm vi ngân sách được đề ra trước đó

Nhóm đã ước tính chi phí cho dự án “Bài tập lớn nhóm Cửu Vỹ” là 0 vnđ với chi phí cho từng công tác như sau:

Bài tập lớn nhóm Cửu Vỹ

(0 vnđ) Lập

nhóm

(0 vnđ)

Bầu cử

nhóm

trưởng

và nhận

đề tài

(0 vnđ)

Phân

chia

công

việc

(0 vnđ)

Viết báo cáo (0 vnđ)

Thảo luận nội dung báo cáo (0 vnđ)

Chỉnh sửa hoàn chỉnh (0 vnđ)

Lên ý tưởng (0 vnđ)

Xây dựng bối cảnh video (0 vnđ)

Viết script (0 vnđ)

Duyệt kịch bản (0 vnđ)

Chuẩn bị (0 vnđ)

Tìm hiểu ứng dụng chỉnh sửa video (0 vnđ)

Chuẩn

bị máy quay (0 vnđ) Tìm địa điểm quay (0 vnđ)

Chuẩn

bị diễn viên (0 vnđ)

Lên lịch trình quay (0 vnđ)

Triển Khai (0 vnđ) Kiểm tra máy quay (0 vnđ) Thực hiện quay video (0 vnđ)

Kiểm tra lại video (0 vnđ)

Hậu kỳ (0 vnđ) Dựng video hoàn chỉnh (0 vnđ) Đánh giá (0 vnđ) Xuất video hoàn chỉnh (0 vnđ)

Thuyết trình (0 vnđ)

5 Kết luận

Tóm lại ở chương 2, nhóm đã thực hiện hoạch định tiến độ dự án như bảng sau:

Chi Phí (vnđ)

Nhân lực chính (người)

Thời gian (ngày)

Tổng 0 9 274

III Kế hoạch dự án

Chúng ta sẽ lập kế hoạch dự án dựa trên tiến độ thực tế bằng phần mềm MS Project, việc sử dụng sơ đồ Gantt giúp trực quan hoá tiến độ công việc, phân bố nguồn lực hiệu quả, từ đó giúp quản lý dự án dễ dàng điều chỉnh các bước đi tiếp theo để đạt được mục tiêu

IV Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm

Xác định rõ vai trò của các thành viên trong dự án: Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm một cách

rõ ràng

Chuẩn bị các phương án dự phòng rủi ro: “Phòng cháy hơn chữa cháy”, khi một

dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được

Duy trì các cuộc họp định kỳ: Về phía nhóm dự án, chúng em sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới

V Tài liệu tham khảo

[1] Nguyễn Bắc Nguyên Bài giảng trên lớp, Topic: “Quản lý dự án cho kỹ sư” Trường

đại học Bách Khoa – ĐHQG – HCM, 2024

[2].Viện quản lý dự án Atoha (5/11/2019) “PHASE GATE” Truy cập tại: Phase gate –

Atoha, ngày truy cập: 29/9/2024

[3] “Project Classification | Project Management Office.” Project Classification.

https://www.utm.utoronto.ca/pmo/pm-methodology/project-classification (accessed: Oct 08, 2024)

[4] “Classifications Of Project | BUSINESS STUDIES.” BUSINESS STUDIES.

https://imayavendan.com/classifications-of-project/ (accessed: Oct 08, 2024)

[5] D Jociute “The Complete Guide to Ideation.” HYPE Boards Jan 27, 2023.

https://www.viima.com/blog/complete-guide-to-ideation (accessed: Oct 08, 2024)