Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần nước thủ dầu một

Do đó, xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức, xKc định những thực trạng hiện tại của doanh nghiệp v êcKc chính sKch có ý nghĩa vô cùng quan trọng.. Nh`*ần mục đích tìm hiểu vềcơ cấu tổ chức củ

STT | MÃ SỐ SINH VIÊN HỌ VÀ TÊN LỚP

1 | 2123402010980 Phạm Tấn Lộc D21TCNH08

2 | 2123403011405 Nguyễn Công Bảo Trân | D2IKETOI0

3 | 2123403011333 Giang Thị Ngọc Thuận | D2IKETOIO

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NIÊN KHÓA: 2021-2025 BINH DUONG: THANG 10-2022

Tên học ph: Quản trị hành chính văn phòng

KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Lớp/Nhóm môn học: HKI.TT.25

Mã học phân: LING221

Hoc ky 1 Nam hoc: 2022-2023

Danh sKch nhóm SV:

1 2123402010980 Pham Tan Léc D21TCNH08

2 2123403011405 Nguyễn Công Bảo Trân D2IKETOI0

3 2123403011333 Giang Thị Ngọc Thuận D2IKETOI0

Tên đềtài: “Thực trang cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần nước Thủ D'ầi Một”

Y KIEN ĐÁNH GIÁ (Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

Tiêu chí đánh giá tối đa | Cán bộ | Cán bộ | Điểm thống

cham 1 | chấm 2 nhất

1 | Phầì mở đầi 0.5đ

2_ | Chương 1 cơ sở lý thuyết 1.5đ

4 | Chuong 2 -Muc 2.2 Uu, khuyét điểm 15d

5 | Chuong 3- Déxuat/ giai phKp 154

RUBRIC DANH GIA MON HOC

Tén muc Kém Trung binh KhK Gidi

mở có một đến hai đủ và đúng cKc mục: | đ đằ% đủ và đúng

điểm) tiểu luận; - Mục tiêu nghiên - Lý do chọnđê | tai

cứu; - Đối tương nghiên | tiểu luận; -Mục tiêu nghiên

cứu; Đối tương hiê

- Ý nghĩa đ tài; - 8 , (0,15 -03 điểm) - Phương phKp nghiên cứu; 8 ,

Kết cấu tiểu luận | (Đ-15-03 điểm)

(0,15 -043 điểm) B.Phần

đến đ €tài

(15

điểm) quan với đ Êtài tiểu

(0,1 - 0,5 điểm) ay hợp với đ tài tiểu

luận

trong tiểu | (0,0 điểm) được nêu trong tiểu | tiểu luận của trong tiểu luận

điểm) đề đủ (11-15 | (1,6- 2,0 điển)

điểm)

2.2.Đánh | Phân tích đKnh giK | Phan tich dKnh giK | Phan tích đKnh giR Phân tích đKnh

giá ưu, chưa đầ% đủ những | những ưu, khuyết những ưu, khuyết | giK đằ đủ những

khăn) ngu | nguyên nhân của của những ưu, ưu, khuyết điểm, | nhân của những yên nhân | những ưu,khuyết | khuyết điểm, mặt mặt tích cực và ưu,

cứu vấn đ đang nghiên | nghiên cứu hoặc nghiên cứu lợi, khó khăn vấn

điểm) (0.1 - 0,25 điểm) điểm) cứu

đủ (0.5 - 1.0 (1.1 - 1,5 điểm) điển)

Chương Trình bày chưa đầ | Trình bày cKc giải Trinh bay cKc giải | Trình bày cKc giải 3: Ðềxuất | đủ cKc giải phKp và| phKp cụ thể, hợp lý, | phKp cụ thể,hợp | phKp cụ thể, hợp các giải không hợp lý hợp nhưng chưa khả thi lý, khả thi để giải lý, khả thi để giải

cKc vấn đềềcòn tôn | còn tô tại, hạn chế | chế và phKthuy | chế và phKt huy

tại, hạn chế và phKt| và phKt huy những | những việc đã làm | những việc đã

(0,1 -0/25 điểm) điểm) đủ chưa đề đủ

(0.6 - 1,0 điểm) (0.6 - 1,0 điểm)

kết phan kết luận và hợp lý phẩn kết luận | đối hợp lý phẩn | đối hợp lý phẩn

điểm) (0.00 điểm) (0.1 - 0,50 điểm) (0,1 - 0,50 điểm) | khảo

(0.1 - 0,50 điểm)

(1.00 trang bìa, Sử dụng | dụng khổ giấy A4, trang bìa, Sử dụng | trang bìa, Sử dụng điểm) khổ giấy A4¡n dọc, | in dọc, cỡ chữ 12— | khổ giấy A4.in khổ giấy A4.in

Roman;khoảng om, | €phai 2 cm, cKch dòng 1,5 khoảng cKch dòng

trình bày văn bản

đúng quy

1,5line; LềtrKi 3cm, | €phai 2

em, lưới trên 2

em, Lề dưới 2,5em thủ thuật

trình bày văn bản

Số trang của Tiểu

luận tối thiểu 15 trang Tối đa 25

hình ảnh ảnh nhưng không | ảnh rõ ràng, sắc

nét (0.6-0.75 (0.8-1.0 điểm)

điển)

hoat trinh cho giang trình cho giảng viên | cho giảng viên cho giảng viên động, viên chỉnh sửa và | chỉnh sửa và duyệt chỉnh sửa và chỉnh sửa

cần: (100 | (0.0 điển) tối thiểu 2 Lần và | tối thiểu 2 lần và điểm) nộp bài đúng thởi | nộp

(0.6- 0/75 điểm) | (0,6 - 0/75 điểm) TONG

CONG 10

LOT CAM DOAN

Chúng em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm em và được sự

hướng dẫn hỗ trợ của Th% Th.S Phan Nhân Trung và sự đóng góp của tất cả cKc thành

viên trong nhóm CKc nội dung nghiên cứu và kết quả trong đ Êtài này hoàn toàn trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào Nếu phKt hiện có bất kỳ gian lận nào thì nhóm chúng em xin hoàn toàn chịu trKch nhiệm v nội dung trong bài tiểu luận của mình

Xin chân thành cảm ơn!

Bình Dương, tháng 10 năm 2022

Đại diện nhóm sinh viên thực hiện

LOI CAM ON

Di tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trường Đại học Thủ Dân

Một đã tạo đi âi kiện, môi trưởng học tập hết sức thiết thực cho chúng em có cơ hội

được học hỏi, trau đ` thêm những kiến thức vô cùng hữu ích qua bệ mên Quản Trị Hành Chính Văn Phòng đ3# thú vị, được mở mang thêm v`êkiến thức, học hỏi thêm được nhi lâ cKi mới với những kinh nghiệm thực tế đầ%y quý giK, biết và hiểu được khó khăn của cuộc sống hơn Và đó sẽ là hành trang vô cùng bổ ích để chúng em có thể hoàn thiện bản thân hơn, giúp chúng em làm quen dn với môi trưởng mới để sau này khi đã Tốt nghiệp đi làm chúng em sẽ đỡ bở ngỡ hơn

Cảm ơn Th`% Th.S Phan Nhân Trung đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình chúng em trong khoảng thời gian học tập với những tiết học vui nhộn, thực tế, trải nghiệm chân thực Với sự tận tâm, kiên nhẫn, nhẫn nại của th3y chỉ đạy chúng em từng form chữ, từng căn l`êcủa soạn thảo văn bản hành chính mà không phải ai, thẦ% cô nào cũng dịu

đàng và kiên nhẫn được như vậy Thy đã tạo động lực cho chúng em trong việc tự

học, tìm hiểu tài liệu thông tin, cũng như có trKch nhiệm với chính bản thân mình Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài luận trong hết khả năng phạm vi cho phép nhưng cũng khó trKnh khỏi những thiếu sót trong quK trình hoàn thiện tiểu luận và trình bày Chúng em rất mong nhận được sự thông cảm và bỏ qua những sai xót ấy, góp ý của th% và cKc bạn, để giúp chúng em hoàn thành tốt nhất có thể Và một lần nữa chúng em xin trân thành cảm ơn th, kính chúc th y nhi `âi sức khỏe và thành công hơn trong sự nghiệp làm giản viên, dìu dắt nhi ân thế hệ sinh viên tiếp theo càng

vượt trội

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

3 Đối tượng và phạm vi nghiên CỨU - 6 2 22323111 E TH 111.132 2

4 Phương phKp nghiên CỨU - - - 6< 1+ xxx ST TT H11 11H HH Hit 2 4.1 Phương phKp nghiên cứu bo CÍKO: 5 + St SE SESEEEEkEsrskrkskreeeree 4.2 Phương phKp luận tổng hợp: - cv H HH HH HH ru 2 4.3 Phương phKp phân tÍCh: - 5k vn TH HH re 2

5 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 225-652 SeSSE 2x E3 re rr re 2 S1 4“ ôn .l 3

5.2 Ý nghĩa thực tiỄn: -¿- 52 S3 E21 32 1212112121111 21E 1121110111111 E1 re 3

In in 6 1.2.2 Tinh 9 on 6 1.3 Ý nghĩa, vai trò cơ cấu tổ chức doanh nghiệp -2- 5-55-5552 S52 se sz+zezce2 6 1.4 CKc loại mô hình tổ chức doanh nghiỆp - - ¿+ S555 + seEseEsrersxsereererre 7 1.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng - - c+s se xnxx 7 1.4.2 Cơ cấu tổ chức phân quy ÔI - 5à ST HT TH TH HH nh 8

I S0 (00.0 nn 9 1.4.4 Cơ cấu tổ chức phẳng 2-222+- 2222 E2E2221121221122171E111.11.11EE.re, 11 1.4.5 Co cau té chute phi tap trun eee eee eeseeeeeesceeesecseseeeeeeseeeeeecaeeacseeneeees 12 1.5 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 13 1.5.1 Môi trưởng kinh doanh - s5 Sen 9191111111 HH ghe 13 1.5.2 Chiến lược của cơ cấu tổ chức c5 s2 S2 1121 111413 111811 11 11 ke 15 1.5.3 Qui mô và mức độ phức tạp - 5 2232221121 1 vn HH ry 16 1.5.4 Công nghệ và tính chất công VIỆC SH ng rưy 16 1.5.5 Trình độ, quan niệm riêng của ngưởi quản trị và năng lực của đội ngũ lao CONG ee 16 1.6 Nguyén tac cor ban t6 chite doanh nghiép ccccccecccsesesssssseseseseseeseseeeseeeeeees 17 CHUONG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU CÔNG CY CỔ PHẦN NƯỚC THỦ DẦU

MỘTT G1 TT TT TT TT TT TH TT TT TT TT TT TT TT Tư 18

2.1 Tổng quan v'êtình hình chung Công ty Cổ ph 3n nước Thủ D'*âi Mội 18 2.1.1 QuK trình hình thành và phKt triỂh - . 5 S32 se 18 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần nước Thủ D'âi Mội .- + S552 22 2.2.1 Sơ đ`Ôcơ cấu tổ CHỨC: - - - S11 +31 11 TT TT TT HH TH 22 2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ cKc phòng bah: 5 SĂ St sivsetee 22 2.3 Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty C6 ph3n nước Thủ Dần Mội 28

2.3.3 Nguyên nhân hạn Ch - + + + vn HH nh ng ke 35

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NƯỚC THỦ DẦU MỘTT -cc-¿-ccccc+cscerceee 37

3.1 Giải phKp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần nước Thủ Di Mội 37

KV 060020 1n 6-3-5 37 3.1.3 Hoàn thiện v trang thiết Dị: TQ ng 3 khe 38 3.1.4 Nâng cao v êxây dựng văn hóa cÔng Ty: - HH key 39 3.1.5 Hoàn thiện v êcông tKc chăm sóc khKch hàng: - 5-5225 << <++ 40

k0 1 40

:41000/.0)00101055 42

IV 108)290007.980:9) 0 43 MINH CHUNG SUA BAI TIEU LUAN eccccssecssssssssssssessssessssssessecsssssessssecssssesssseeeeees 45

DANH MUC BANG BIEU HINH ANH

1 DANH MUC CAC HINH ANH

Hình 1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Hình 2 Cơ cấu tổ chức phân quy

Hình 3 Cơ cấu tổ chức ma trận

Hình 4 Cơ cấu tổ chức phẳng

Hình 5 Cơ cấu tổ chức phi tập trung

Hình 6 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Hình 7 CKc yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Hình 8 CKc yếu tố môi trưởng vi mô ảnh hưởng đến doanh nghiệp Hình 9 Logo Công ty Cổ ph3n nước Thủ Dâầi Một

2 DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1 Bảng giao dịch phKt sinh trong kỳ

Bảng 2 Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn

3 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đ ôI Trình độ chuyên môn của ban lãnh đạo

Biểu đô2 Trình độ lao động của nhân lực

4 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ1 Sơ đ ôcơ cấu Công ty Cổ phần nước Thủ D'*âi Một

Sơ đ2 Quy trình giải quyết văn bản đến

Sơ 463 Quy trình giải quyết văn bản đi

PHAN MỞ ĐẦU

1 Ly do chon d€tai

Trong thời kỳ kinh tế ngày càng phKt triển, cùng với những trở ngại, khó khăn trong dịch Covid-19, sự cạnh tranh giữa cKc nước trên thế giới nói chung và sự cạnh tranh giữa cKc doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng ngày càng trở nên khốc liệt và gay sắt Để có thể bắt nhịp kịp thời những thay đổi liên tục của thị trường đời sống con người đồi hỏi doanh nghiệp sản xuất và cung cấp nước phải có những kế hoạch, hoạch

định tổ chức khoa học, cũng như tận dụng những cơ sở vật chất và ngu ôn lực hiệu quả

khoa học và thực tiễn Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, hoạch định hiệu quả không thể không nói đến tần quan trọng của bộ mKy tổ chức doanh nghiệp được Cơ câu tổ chức của một doanh nghiệp được xem là n`â tảng nòng cốt, có tKc đệng vô cùng

to lớn đối với cả quK trình hoạt động và sự phKt triển của doanh nghiệp trong tương lai Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp còn là hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp có vững mạnh hay không CKc chính sKch hoạch định của cơ cấu tổ chức còn là những yếu tố giúp công ty cạnh tranh, bất kịp những xu hướng trên thị trường biến

động Do đó, xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức, xKc định những thực trạng hiện tại của

doanh nghiệp v êcKc chính sKch có ý nghĩa vô cùng quan trọng Đây cũng chính là yếu

tố quan trọng giúp cKc nhà quản trị hoạch định sắp xếp tổ chức hiệu quả

Nh`*ần mục đích tìm hiểu vềcơ cấu tổ chức của Tập đoàn Nước Thủ D'âi Một sau nhi ` thời gian biến động như thế mà vẫn có thể luôn hoạt động tốt v`êcông nghiệp sản xuất và cung cấp nước như vậy do họ biết tần ảnh hưởng to lớn của quản trị trong một công ty là hết sức c3n thiết Chính vì nhận biết được tâm quan trọng và vai trò của

cơ cấu tổ chức lên kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp nên nhóm chúng em đã quyết định chọn đềtài “Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ phì nước Thủ Di Một ” để làm đ tài viết bKo cKo tiểu luận cho môn Quản trị hành chính văn phòng Với mong muốn đưa ra cKi nhìn tổng quKt v thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty và từ đó đưa ra giải phKp gdp ph % hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức ở hiện tại và trong tương lai của công ty cổ ph3n nước Thủ Di Một

2.1 Muc tiéu chung:

Thực hiện đKnh giK thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần nước Thủ

Dw Mot Từ đó, đ'êxuất một số giải phKp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức nhằm đặt hiệu quả tối ưu nhất trong quản lý nâng cao chất lượng doanh nghiệp sản xuất và cung cấp nước

2.2 Mục tiêu cụ thể:

- _ ĐKnh siK thực trạng tình hình cơ cấu tổ chức văn phòng

- _ Đưa ra cKc giải phKp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của văn phòng trong hiện tại và tương lai

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty Cổ phần nước Thủ D'âi Một

- _ Không gian nghiên cứu: Công ty Cổph3n nước Thủ D3âi Một

- _ Thời gian nghiên cứu: năm 2022

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp nghiên cứu báo cáo:

Nghiên cứu cKc tài liệu thu thập được trong quK trình nghiên cứu tìm hiểu thông qua tìm kiếm trên mạng Tài liệu v`êcơ cấu tổ chức, doanh thu, sản lượng và cKc tài liệu khKc có liên quan đến đ ềtài nghiên cứu

5 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

6 Kết cấu của đềtài

Chương 1: Cơ sở lý luận v cơ cấu tổ chứac của Công ty Cổ phì nước Thủ Di

Một

Chương 2: Thực trạng v`êcơ cấu tổ chức Công ty Cổ ph n nước Thủ D'âi Một Chương 3: Một số giải phKp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công

ty Cổ phần nước Thủ D*âi Một

PHAN NOI DUNG CHUONG 1

CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀCƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Các khái niệm

1.1.1 Tổ chức là gì?

Theo Wikipedia: “Tổ chức là cKc hoạt động cẦ3n thiết để xKc định cơ cấu, bộ mKy của hệ thống, xKc định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó cKc bộ phận cho cKc nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ

và quy â hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao Việc tổ chức này gọi là tổ chức bệ mKy “

Đối vối lĩnh vực triết học thì có thể được định nghĩa như sau: “Tổ chức chính là

cơ cấu tô tại của sự vật Mọi sự vật sẽ không thể tôn tại nếu như không có sự liên kết nhất định của cKc yếu tố nội dung.Vì thế, tổ chức chính là thuộc tính của bản than sự

Đối với mệt lĩnh vực khKc nhau thì việc giải thích khKi niệm hay định nghĩa về

tổ chức lại có những quan điểm riêng Thế nhưng, theo một cKch đơn giản và chung nhất thì tổ chức chính là:

+ Một tập hợp của rất nhi `âI người

+ Cùng thực hiện những công việc nhằm hướng tới sự hiệu quả cũng như hoàn

thành được cKc mục tiêu chung đã đặt ra trước đó

+ Là mệt tập thể có mục tiêu, nhiệm vụ chung đã đặt ra từ trước

1.1.2 Doanh nghiép 1a gi?

Theo khoan 10 Di‘ 4 Luật Doanh nghiệp 2020, “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của phKp luật nhằm mục đích kinh doanh”

Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp còn định nghĩa cKc loại doanh nghiệp sau:

- _ Doanh nghiệp nhà nước bao g`ân cKc doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn đi ôi lệ, tổng số cổ phẦn có quy`êi biểu quyết theo quy định tại Đi ân S8 Luật Doanh nghiệp 2020

- Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập

theo quy định của phKp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam

1.1.3 Hệ thống là gì?

Hệ thống được hiểu cơ bản chính là tập hợp nhi`âi yếu tố khKc nhau đối với

cùng loại hoặc cKc yếu tế có cùng chức năng có quan hệ hoặc có sự liên hệ với nhau

chặt chế làm thành một thể thống nhất

Theo định nghĩa của Lý thuyết công tKc xã hội hiện đại “hệ thống thực chất

chính là một tập hợp cKc thành tế được sắp xếp có trật tự và liên hệ với nhau để nhằm

mục ổích hoạt đông thống nhất Một hệ thống thực chât sẽ có thể g ồn nhỉ ` tiểu hệ thống, cùng với đó là một bộ phận của hệ thống lớn hơn.”

Một hệ thống cũng chính là một tập hợp cKc yếu tố liên quan đến nhau, chúng

sẽ cùng nhau hoạt động như một tổng thể

Hiện nay có 2 loại hệ thống chính:

- _ Hệ thống khKi niệm hoặc trừu tượng: là tất cả cKc ý tưởng, khKi niệm, giả thuyết hoặc biểu tượng được sử dụng để nhằm mục đích có thể tạo ra một cấu trúc, mệt thực thể giả định

- _ Hệ thống thực hoặc vật liệu: cKc cấu trúc được tạo thành từ cKc yếu tố hữu hình,

cho dù chúng có ngu ôn gốc tự nhiên hoặc nhân tạo

1.1.4 Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Được hiểu là mệt hệ thống chính thức của cKc mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong một tổ chức Cơ cấu tổ chức thể hiện vai trò cũng như nhiệm vụ của từng

cK nhân

Mỗi thành viên sé được giao một nhiệm vụ cụ thể Họ phải liên kết mật thiết

voi cKe nhiệm vụ khKc nhằm tạo ra một hệ thống hợp tKc nhịp nhàng, hoàn thành mọi

công vIỆc

1.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Cơ cấu doanh nghiệp có 2 đặc trưng cơ bản g ồn: Tinh tập trung và tính tiêu chuẩn hóa:

1.2.1 Tính tập trung

Là nét đặc trưng thể hiện quy lực tập trung của một tổ chức vào một cK nhân nhất định Mọi quyết định trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sẽ do giKm đốc doanh nghiệp ban hành Đội ngũ nhân viên phía dưới sẽ là người thực hiện.Tính tập trung nhằm chính việc quy`â lực bị phân tKn gây ảnh hưởng đến quyết định và tiến độ hoàn

thành cKc hạng mục kinh doanh

1.2.2 Tính tiêu chuẩn hóa

Tiêu chuẩn hóa là đặc điểm yêu câi cKc cK nhân hay bệ phận phải hoạt động theo đúng quy định, quy tắc của doanh nghiệp

1.3 Ý nghĩa, vai trò cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức sẽ giúp nhân viên nắm rõ vai trò của họ trong công ty và ai sẽ là ngươi họ c3n bKo cKo để được đưa ra cKc quyết định Với một cấu trúc mạnh mẽ kèm theo kế hoạch rõ ràng để vượt qua những trở ngại sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn Tử đó, doanh nghiệp tiết kiệm được nhân công, hạ thấp chỉ phí thuê lao động, giK thành sản phẩm

Cơ cấu tổ chức giúp cho doanh nghiệp phân bổ rõ ràng và chất chế hơn trong việc qui định công việc đối với từng cK nhân.Giúp doanh nghiệp:

- Thiét lap một hệ thống phân cấp

- Thành lập cKc phòng ban và đội nhóm

- _ Ra quyết định và trKch nhiệm đối với từng bộ phận,cK nhân

- _ xây dựng fi ân năng tiến bộ cho nhân viên

Ngoài ra, cơ cấu còn góp ph %h xKc định quy chế thu thập, xử lý thông tin đểra quyết định Ð Ông thời, chúng hỗ trợ giải quyết cKc vấn đ êvận hành khi gặp phải 1.4 Các loại mô hình tổ chức doanh nghiệp

1.4.1 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Mê hình tổ chức bao gôn từng chức năng quản lý được tKch riêng do một bộ phận đảm nhận Cơ cấu đòi hỏi nhân viên là người am hiểu thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CHỨC NĂNG (FUNCTIONAL ORGANIZATION)

+ Đưa ra cKc chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận liên quan

+ TrKch nhiệm của cKc phòng ban được cố định, giúp họ giải trình chính xKc công

+ Nhi người quản lý ngang nhau trong cùng một phòng ban làm phKt sinh cKc

xung đột lãnh đạo

vụ khKc

Loại hình được phân thành: Tài chính, sản xuất, bKn hàng, nhân sự, nghiên

cứu phKt triển Mỗi chức năng triển khai dưới sự chỉ huy của một chuyên gia 1.4.2 Cơ cấu tổ chức phân quyên

MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHÂN QUYỂN (HIERARCHICAL ORGANIZATION)

Hình 2 Cơ cấu tổ chức phân quyˆ*& (Ngu ồn: Base.vn)

Đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất hiện nay Mô hình phân quy &n hoạt động theo trình tự chỉ thị ban hành từ cấp cao nhất Sau đó, tất cả truy ồn đạt xuống cKc vị trí trung tiếp đến nhân viên

Khi cap dudi c6 mong muén déxuat ¥ kién, ho sé giri lén quan ly trurc tiép, cap cao phê duyệt Kết quả cuối cùng trả v`ênhân viên theo trình tự ngược lại

- Ưu điểm:

+ TrKch nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quy ân và trKch nhiệm rõ ràng

Lộ trình thăng tiến rõ ràng

Tập trung phKt triển nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn

Cấu trúc này giúp xKc định cKc nhóm chia sẻ ngu n lực một cKch dễ dàng,

dng thoi xKe định được sự trùng lặp hoặc ch ông chéo trKch nhiệm

Không thống nhất mục tiêu chung

Thiếu sự phối hợp giữa cKc phòng ban

Tổ chức phản ứng chậm với Kp lực môi trưởng và cạnh tranh

[1 Kiểu mô hình này mang xu hướng trì trệ, có sự phân biệt lớn Mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên trở nên xa cKch do không có sự giao tiếp thưởng xuyên Nhân viên chỉ đi làm vì cn đồng lương và họ không có mong muốn gắn kết với céng ty

1.4.3 Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa trên hệ thống quy ân hạn và hỗ trợ đa

chỉ ân Thông tin sẽ được luân chuyển theo cả chỉ âi đọc (tuyến chức năng hoạt đệng) và chỉ âi ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động)

nhi â hướng Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chỉ ôi, tuy nhiên nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn rất nhi âi nếu Kp dung thành công

Hình 3 Cơ cấu tổ chức ma trận (Nguồn: Base.vn) Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một)

+ Thúc đẩy sự phối hợp giữa cKc phòng bạn

+ Rút ngắn quK trình đưa ra quyết định

+ Tận dụng được ngu ôn lực giữa cKc phòng ban

- Nhuwoc diém:

+ CKc thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trKch nhiệm

+ CKc nhân viên đang làm việc dưới quyên của nhi lê quản lý

+ Phải mất thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này + Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản lý dự Kn và quản lý chức năng + Không dễ dàng để đKnh giK kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên cKc dự Kn khKc nhau

1.4.4 Cơ cấu tổ chức phẳng

CKc công ty Kp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc Tất cả mọi người trong tổ chức đ`âi bình đẳng với nhau Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng còn được gọi là tổ chức tự quản lý

Cơ cấu phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên gắn kết chặt chẽ Để làm được

đi ôi này rất cẦn truy ôi thông nội bộ Chúng kết nối mọi người tham gia với nhiệm vụ

MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHẲNG (FLAT ORGANIZATION)

thống nhất

Hình 4 Cơ cấu tổ chức phẳng

(Nguồn: Base.vn)

- Uudiém:

+ Tiết kiệm chi phi

+ Tỉnh gọn bộ mKy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa

+ Tăng mức độ giao tiếp

+ Rút ngắn thởi gian phê duyệt quyết định

- - Nhược điểm:

+ Khả năng mất kiểm soKt cao

+ Một nhà quản lý có trKch nhiệm với quK nhi`âi người làm việc dưới quy của mình, không dễ dàng giKm sKt họ hàng ngày

+ Trong một cơ cấu tổ chức pháng, nhân viên phải đảm nhận nhi*âi trKch

nhiệm cùng một lúc

+ Tạo ra sự tranh giành quy lực giữa cKc cấp quản lý cho nhân viên không

có quản lý cố định để bKo cKo

+ Là rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty

1.4.5 Cơ cấu tổ chức phi tập trung

Mê hình quản lý phi tập trung không c3n đến cKc chức đanh, cấp bậc chỉ tiết Quy lực giữa cKc cK nhân được phân bổ tương đương như nhau,với loại hình này công việc sẽ được phân công theo vai trò Một nhân viên có thể đảm nhận nhi i nhiệm

vụ khKc nhau thuộc một vòng tròn

Hiện nay, cơ cấu này đang được Kp dụng tại những doanh nghiệp SME

Đặc biệt, thông dụng nhất trong cKc tổ chức phi lợi nhuận ở cKc nước tiên tiến

MÔ HÌNH TỔ CHỨC PHI TẬP TRUNG (HOLACRACY ORGANIZATION)

Mỗi nhân viên có thể di chuyển ⁄ : F \

qua lại giữa các đội nhúm tùy / SALES TAI CHINH \

thuộc và nhu cầu của công ty | &MARKETING Eel \

Một nhân viên có thể đảm nhiệm NZ

nhiều vị trí nếu sở hữu đủ những 7X

kiến thức, kỹ năng cần thiết ¬ a

Hình 5 Cơ cấu tổ chức phi tập trung (Ngu ôn: Base.vn)

[1 Nhìn chung, có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng của mọi doanh nghiệp hiện đại Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhi ân công ty lao đao khi triển khai Lý do là bởi Holacracy vận hành không c3Ần cKc nhà quản lý, do

đó, việc tranh giành lợi ích giữa cKc nhóm và tình trạng rối loạn lu ông thông tin thưởng xuyên xảy ra

1.5 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

1.5.1 Môi trưởng kinh doanh

Môi trưởng kinh doanh là tổng thể cKc yếu tế, cKc nhân tố (bên ngoài và bên trong) vận động tương tKc lẫn nhau, tKc động trực tiếp và giKn tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Sự tồi tại và phKt triển của bất kì doanh nghiệp nào dù qui mô như thế nào hoặc kinh doanh trong cKc lĩnh vực khKc nhau cũng là quK trình vận động không ngừng trong một môi trưởng kinh doanh đầy biến động

j trường ngà,

Cô đông Đối thủ Nhóm quan tâm cạnh tranh đặc biệt

Công đoàn

Là môi trưởng bên trong của doanh nghiệp bao g ôn cKc đi`âi kiện mà doanh nghiệp có khả năng kiểm soKt được như lực lượng nội bộ nằm trong doanh nghiệp

G âm có nhi ân yếu tố bên trong như:

- _ Văn hóa tổ chức

- - Cơ cấu tổ chức

- Cau trúc quản lí

b) Yếu tố bên ngoài

Môi trưởng bên ngoài bao g âm cKc yếu tố từ bên ngoài tổ chức mà nhà quản trị không kiểm soKt được nhưng chúng lại có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức

G ầm cKc yếu tố như sau:

Những yếu tố trong môi trưởng vĩ mô doanh nghiệp không thể nào kiểm soKt

và bắt buộc phải thích nghi tùy chỉnh và thuận theo

+ Méi trưởng vi mồ

Môi trưởng vi mô là môi trưởng có tKc động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bao g ôm tất cả cKc yếu tố ảnh hưởng đặc biệt đến doanh nghiệp Có khả năng ảnh hưởng đến hiệu suất chung của công ty

Môi trưởng vi mô bao g ân khKch hàng, nhà cung cấp, cKc cộng tKc viên bKn lẻ, đối thủ cạnh tranh và công chúng

Ở yếu tố vi mô thì đoanh nghiệp có thể kiểm soKt và thay đổi được

Hình 8 Các yếu tố môi trưởng vi mô ảnh hưởng đến doanh nghiệp

(Ngu &: tinhte.vn) 1.5.2 Chiến lược của cơ cấu tổ chức

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tKch rởi trong quản trị hiện đại Bất cứ chiến lược mới nào cũng được lựa chọn trên cơ sở phân tích cKc điển mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa của môi trưởng trong đó cơ cấu đang tô tại

Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp quy định cơ cấu bộ mKy Ở cKc doanh nghiệp sản xuất, chức năng sản xuất là quan trọng do đó bộ mKy phải hướng

vào phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất Ở cKc doanh nghiệp dịch vụ thì bộ phận

tiếp xúc phục vụ khKch hàng là quan trọng

1.5.3 Qui mô và mức độ phức tạp

Trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thưởng có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn cKc tổ chức nhỏ thực hiện những hoạt động không quK phức tạp

1.5.4 Công nghệ và tính chất công việc

Thực tế là cơ cấu tổ chức thưởng đi sau cKc nhu c8 công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thKc đầy đủ công nghệ mới Tương tự tính chất công việc cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Những tổ chức thực hiện những công việc mang tính thủ tục, tuân theo cKc bước thực hiện cụ thể, chuẩn hóa ít ngoại lệ thưởng xây dựng một cơ cấu tổ chức tập trung hóa và ít linh hoạt

Ngược lại những tổ chức thực hiện những công việc ít mang tính thủ tục, không chuẩn hóa thưởng hướng đến cơ cấu phi tập trung, tăng cường sự phối hợp, liên kết giữa cKc cK nhân và bộ phận

1.5.5 Trình độ, quan niệm riêng của ngưởỡi quản trị và năng lực của đội ngũ lao động

ThKi đệ của lãnh đạo cấp cao có thể tKc động đến cơ cấu tổ chức

CKc cKn bộ quản trị theo phương thức truy ai thống thưởng thích sử dụng những hình thức tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc mà ít sử dụng cKc hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới với cKc đơn vị chiến lược

Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thưởng hướng đến cKc mô hình quản trị mở