Khái niệm về công việc: Theo Giáo trình Quản trị nhân lực “Công việc là tất cả những đầu việc cụthể những nhiệm vụ, trách nhiệm mà một tổ chức hoặc cá nhân trong tổ chức cầnphải tiến hà
Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài công tác PTCV tại Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác này, giúp nhận thức rõ vai trò và ý nghĩa của PTCV trong việc quy định trách nhiệm, kiểm tra và đánh giá công việc.
Qua quá trình quan sát và nghiên cứu thực trạng PTCV tại Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia, bài viết đánh giá đội ngũ nhân sự, quy trình thực hiện công tác PTCV, các phương pháp thu thập thông tin và sản phẩm của công tác PTCV.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác PTCV;
Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia có cơ cấu tổ chức rõ ràng, giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và dịch vụ Bên cạnh đó, thực trạng công tác PTCV tại công ty này cho thấy những điểm mạnh và thách thức cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Vấn đề nghiên cứu
Công tác PTCV tại Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát được áp dụng tại Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia nhằm đánh giá môi trường làm việc, cơ sở vật chất, đội ngũ nhân sự và điều kiện làm việc của người lao động, cũng như mối quan hệ lao động trong công ty.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu sẵn có: Nghiên cứu, tham khảo tài liệu, số liệu về tình hình PTCV tại công ty trong giai đoạn 2021 – 2023.
Phương pháp thu thập và xử lý thông tin bao gồm việc thu thập dữ liệu từ sách báo, giáo trình học tập, các nguồn thông tin chính thống và tài liệu nội bộ của công ty Sau khi thu thập, cần tiến hành xử lý và rà soát để đảm bảo thông tin, dữ liệu được xác thực, chính xác và phù hợp nhất.
Phương pháp phỏng vấn là một công cụ hiệu quả để thu thập thông tin từ các cán bộ quản lý chuyên môn, giúp đúc kết và nhận thức rõ ràng về tình hình PTCV tại công ty Qua quá trình phỏng vấn, chúng ta có thể nắm bắt được những ý kiến và quan điểm quan trọng, từ đó cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.
Phương pháp sử dụng bảng câu hỏi là một cách hiệu quả để thu thập ý kiến từ cán bộ quản lý và các bộ phận chuyên môn liên quan đến PTCV Bằng cách này, chúng ta có thể đảm bảo rằng tất cả các quan điểm và thông tin cần thiết được xem xét một cách toàn diện.
Đề tài này hệ thống hóa cơ sở lý luận và làm rõ các khía cạnh của công tác PTCV tại công ty, bao gồm khái niệm, vai trò, nội dung, quy trình và đánh giá hiệu quả phân tích Bằng cách kết hợp thông tin từ các nguồn tư liệu có sẵn với những dữ liệu nghiên cứu trong quá trình kiến tập, nghiên cứu sẽ tối ưu hóa quy trình phân tích và làm rõ những khó khăn trong PTCV.
Nghiên cứu và phân tích thực trạng công tác phân tích công việc (PTCV) tại Công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia giúp xác định rõ những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình này Qua quá trình nghiên cứu, công ty có thể nhận được cái nhìn tổng quát hơn để cải thiện và hoàn thiện công tác PTCV, đảm bảo phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, báo cáo kiến tập có kết cấu gồm 2 chương, bao gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH TM
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ ĐẠI PHÚ GIA
Một số khái niệm về công tác phân tích công việc
1.1.1 Khái niệm về công việc:
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực, công việc bao gồm tất cả các nhiệm vụ cụ thể mà một tổ chức hoặc cá nhân cần thực hiện để hoàn thành chức trách của mình Công việc có thể được thực hiện bởi một người lao động duy nhất hoặc bởi nhiều người lao động thực hiện các nhiệm vụ tương tự.
1.1.2 Khái niệm về việc làm:
Theo Khoản 1 Điều 9 Bộ Luật lao động năm 2019 là “Việc làm là hoạt động lao động tạo ra thu nhập mà pháp luật không cấm”.
Tổ chức lao động quốc tế (ILO) đưa ra khái niệm việc làm: Việc làm là những hoạt động lao động được trả công bằng tiền hoặc hiện vật.
Theo quan niệm toàn cầu, người có việc làm là những cá nhân thực hiện công việc nhận tiền công, lợi nhuận hoặc thanh toán bằng hiện vật Đồng thời, cũng bao gồm những người tham gia vào các hoạt động tự tạo việc làm nhằm mục đích lợi ích hoặc thu nhập cho gia đình, dù không nhận được tiền công hay hiện vật.
1.1.3 Khái niệm về nghề nghiệp:
Nghề nghiệp là hoạt động hoặc công việc mà cá nhân thực hiện để kiếm sống và phát triển sự nghiệp Để thành công trong nghề nghiệp, người lao động cần có những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm phù hợp, và nghề nghiệp có thể được phân loại theo nhiều lĩnh vực khác nhau.
Theo Phụ lục 2 Nội dung danh mục nghề nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 34/2020/QĐ-TTg có định nghĩa nghề nghiệp như sau:
Nghề nghiệp (Occupation): là tập hợp các công việc cụ thể (job) giống nhau về các nhiệm vụ hoặc mức độ tương đồng cao về nhiệm vụ chính.
1.1.4 Khái niệm về vị trí việc làm:
Theo Điều 7, khoản 3 của Luật Cán bộ, công chức 2008, vị trí việc làm được định nghĩa là công việc liên quan đến chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức Đây là cơ sở quan trọng để xác định biên chế, bố trí công chức trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cũng như làm căn cứ cho việc tuyển dụng, nâng ngạch và điều động công chức.
Vị trí việc làm được hiểu là một đơn vị cụ thể, tương ứng với một vị trí lao động thực tế tại một thời điểm và địa điểm xác định.
1.1.5 Khái niệm về phân tích công việc:
Phân tích công việc là quá trình hệ thống hóa và thu thập thông tin quan trọng liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức, nhằm làm rõ bản chất và yêu cầu của từng công việc.
Phân tích công việc là bước khởi đầu quan trọng đối với mọi nhà quản trị nhân sự, giúp xác định yêu cầu tuyển dụng và bố trí nhân viên hợp lý Để tuyển chọn đúng người và giao đúng công việc, nhà quản trị cần nắm vững quy trình phân tích công việc.
Vai trò của các chủ thể tham gia công tác phân tích công việc
1.2.1 Vai trò của nhà quản lý
Tổ chức chỉ đạo việc thành lập ban dự án xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản PTCV, dựa trên đề xuất của trưởng phòng nhân lực, và ký ban hành văn bản Đồng thời, thiết lập kế hoạch hoạt động cụ thể cho ban dự án, xác định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng thành viên, nhằm tăng cường sự hiểu biết và phối hợp giữa các bộ phận Điều này đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện hiệu quả Hệ thống văn bản PTCV hoàn thiện cũng tạo ra cơ sở dữ liệu chất lượng, hỗ trợ quản lý và thực thi công việc một cách chuyên nghiệp và minh bạch.
Để đạt được mục tiêu phát triển trong bối cảnh kinh tế khó khăn, việc xác định rõ ràng mục tiêu và chiến lược là rất quan trọng Tổ chức cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bên liên quan nhằm đảm bảo sự phối hợp hiệu quả Bên cạnh đó, thiết lập chế độ thưởng phạt hợp lý sẽ thúc đẩy các bên tham gia hoạt động tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo động lực cho tinh thần làm việc chung, từ đó đạt được kết quả tốt nhất cho mục tiêu phát triển của tổ chức.
Tham gia trực tiếp vào các hội thảo góp ý là cơ hội để NQL chia sẻ ý kiến và lắng nghe quan điểm của người khác Điều này không chỉ giúp NQL thể hiện quan điểm cá nhân mà còn góp phần xây dựng một môi trường làm việc chân thành và hiểu biết Mỗi ý tưởng đều có giá trị và có thể đóng góp tích cực vào sự phát triển của dự án.
1.2.2 Vai trò của bộ phận chuyên trách về quản trị nhân lực
Trách nhiệm của bộ phận chuyên trách quản trị nhân lực trong công tác PTCV bao gồm:
Lập kế hoạch là bước thiết yếu để đạt được mục tiêu, giúp tổ chức xác định rõ các bước cần thực hiện và đặt ra mục tiêu cụ thể Ngoài ra, việc phân chia thời gian hợp lý trong kế hoạch còn hỗ trợ tổ chức nắm bắt tình hình, từ đó tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để đảm bảo quá trình PTCV hiệu quả, cần tổ chức thực hiện các bước như xây dựng văn bản thủ tục liên quan, điều phối nhân sự, đào tạo và phối hợp với các phòng ban Ngoài ra, việc giám sát, thu thập, tổng hợp và phân tích thông tin cũng rất quan trọng trong việc hoàn thiện sản phẩm PTCV.
Để thực hiện phân tích CV một cách hiệu quả và chính xác, TC cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và nhân sự liên quan Quá trình này yêu cầu sự tập trung cao độ cùng với thông tin đồng bộ và chính xác Nhờ vào sự kết hợp nỗ lực của tất cả mọi người, sản phẩm PTCV sẽ được hoàn thiện, đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu đề ra.
Hỗ trợ các phòng ban áp dụng sản phẩm PTCV nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và cải thiện quy trình hiện tại của công ty Sản phẩm PTCV giúp các phòng ban hiểu rõ hơn về hoạt động của mình, từ đó điều chỉnh và cải thiện các bước công việc hiệu quả Đồng thời, việc tạo ra môi trường làm việc thông minh và chuyên nghiệp sẽ nâng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
1.2.3 Vai trò của các bộ phận liên quan
Bộ phận liên quan có vai trò hỗ trợ và cung cấp thông tin về công việc cần phân tích
- Cung cấp thông tin về công việc: mô tả chi tiết về vị trí CV, nhiệm vụ chính cũng như yêu cầu cần thiết của CV đó
Hỗ trợ kiểm tra tính chính xác thông tin các vị trí công việc trong phòng quản lý giúp xác định sự phù hợp giữa mô tả CV, yêu cầu và trách nhiệm với thực tế Điều này không chỉ tạo ra sự minh bạch mà còn đảm bảo công bằng trong quá trình tuyển dụng.
Tổ chức và phân công nhân lực tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng Nhân lực sẽ cùng nhau thảo luận để đánh giá mức độ khó khăn, yêu cầu kỹ năng và thời gian cần thiết cho từng công việc Quá trình này không chỉ nâng cao sự hiểu biết mà còn tăng cường sự hợp tác trong nhóm, từ đó cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc hoàn thành.
Tham gia góp ý trong dự thảo là cơ hội để người lao động (NLĐ) chia sẻ và đóng góp ý kiến vào quyết định cuối cùng Hành động này không chỉ nâng cao sự hiểu biết của NLĐ về vấn đề mà còn góp phần cải thiện chất lượng dự án hoặc sản phẩm.
Sau khi hoàn tất quá trình PTCV, TC sẽ triển khai áp dụng sản phẩm theo hướng dẫn của cấp trên Các sản phẩm như bản mô tả và bản tiêu chuẩn sẽ được đưa vào từng bộ phận, phòng ban trong TC để người lao động thực hiện.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về công việc hiện tại của bạn, bao gồm mô tả cụ thể về vị trí đang đảm nhận Điều này sẽ làm rõ những nhiệm vụ bạn đã thực hiện, những công việc đang tiến hành và kế hoạch cho các nhiệm vụ trong tương lai tại vị trí này.
Phối hợp theo hướng dẫn của cán bộ PTCV là chìa khóa để tạo ra sự đồng thuận và hiểu biết chung trong nhóm Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều cảm thấy được động viên và hỗ trợ trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày.
Phối hợp chặt chẽ với trưởng phòng trong việc viết các sản phẩm PTCV là rất quan trọng, vì quá trình phân tích công việc không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn hỗ trợ sự phát triển cá nhân của từng thành viên trong tổ chức Sự hợp tác hiệu quả và hướng dẫn từ cấp trên sẽ đảm bảo rằng các sản phẩm được tạo ra phù hợp với từng công việc đã được phân tích.
Tham gia góp ý vào các dự thảo không chỉ giúp bạn đóng góp ý kiến cá nhân mà còn mở rộng kiến thức và nâng cao tư duy Qua việc tham gia các buổi thảo luận, bạn có cơ hội cải thiện khả năng đối đáp và phát triển bản thân một cách hiệu quả.
Quy trình về công tác phân tích công việc
1.3.1 Xác định mục đích của phân tích công việc:
Xác định mục đích sử dụng thông tin từ các văn bản phân tích công việc là rất quan trọng cho công tác quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, bố trí, thù lao lao động và đào tạo nhân lực Hiểu rõ mục đích của phân tích công việc giúp xác định các loại thông tin cần thu thập và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu về các công việc Việc này đặc biệt cần thiết khi tổ chức mới thành lập, tiến hành phân tích công việc trong các trường hợp cụ thể hoặc khi có những công việc mới xuất hiện.
1.3.2 Tiến hành thu thập thông tin
Xác định nguồn thu thập thông tin là bước quan trọng để lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp Nguồn thông tin được phân loại thành hai cấp: sơ cấp và thứ cấp Thông tin sơ cấp bao gồm các dữ liệu có sẵn từ tổ chức như tầm nhìn, giá trị cốt lõi và cơ cấu tổ chức Trong khi đó, thông tin thứ cấp là dữ liệu mới, được thu thập thông qua các phương pháp nhất định như bản tiêu chuẩn CV, bản mô tả CV và tiêu chuẩn cho người thực hiện CV.
1.3.3 Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin
Tùy thuộc vào mục đích và tính chất công việc cần phân tích, cũng như đặc điểm của doanh nghiệp, việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là rất quan trọng để đạt hiệu quả cao và tiết kiệm chi phí Các phương pháp phổ biến được áp dụng trong các tổ chức bao gồm quan sát, ghi chép nhật ký công việc, sử dụng bảng câu hỏi và phỏng vấn.
1.3.4 Xử lý và xác minh tính chính xác của thông tin PTCV
Kiểm tra và xác minh độ chính xác của thông tin là bước quan trọng trong quá trình thu thập dữ liệu Các thông tin từ nhiều nguồn cần được nhân viên chuyên trách kiểm tra kỹ lưỡng, so sánh và phân tích một cách khoa học để đảm bảo tính xác thực và khách quan Sau đó, nhà PTCV sẽ rà soát lại tính hoàn thiện của thông tin, đảm bảo rằng nó phù hợp và đầy đủ, nhằm tăng cường độ tin cậy và tính hợp lệ cho các lãnh đạo cấp cao.
1.3.5 Xây dựng các sản phẩm để PTCV
Sau khi thu thập thông tin chính xác, bộ phận phân tích công việc sẽ sử dụng dữ liệu này để xây dựng mô tả CV, tiêu chuẩn cho người thực hiện CV và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc là tài liệu tổng hợp các yêu cầu về năng lực cá nhân, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng cần thiết và những đặc điểm cá nhân phù hợp, nhằm hỗ trợ trong việc xây dựng CV hiệu quả.
*Mục đích: Đối với nhân viên: bản mô tả CV là cơ sở hướng dẫn NV đảm nhận vị trí
CV cần nắm rõ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm để thực hiện công việc hiệu quả Ngoài ra, việc hiểu biết về các thiết bị và môi trường làm việc cũng là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Hoạch định nhân lực là quá trình quan trọng giúp tổ chức xác định nguồn cung và cầu của nhân lực Đồng thời, kế hoạch kế cận đóng vai trò như một bản mô tả công việc, giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho tổ chức, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong quản lý nhân sự.
+ Tuyển dụng: làm cơ sở để xác định yêu cầu tuyển dụng, thiết kế chương trình hội nhập, là tài liệu quan trọng đính kèm trong hợp đồng…
+ Sử dụng lao động: phân công lao động, bố trí công việc hợp lý, điều chỉnh lại cơ cấu TC, giảm mâu thuẫn trong quan hệ LĐ.
+ Thù lao lao động: đánh giá, so sánh và phân nhóm LĐ và trả lương, phúc lợi phù hợp.
Bản đánh giá thực hiện công việc được xây dựng dựa trên mục tiêu cá nhân trong kỳ và các trách nhiệm đã được nêu rõ trong Bản mô tả công việc của nhân viên đảm nhận vị trí đó.
Để đảm bảo an toàn và sức khỏe trong môi trường làm việc, cần xác định các thông tin liên quan đến tình trạng an toàn cho từng vị trí công việc Việc này giúp áp dụng các biện pháp hạn chế rủi ro trong lao động hiệu quả hơn.
+ Yêu cầu về pháp luật.
Phần mở đầu: thông tin chung
- Nhận diện CV: tên CV, mã số CV, bậc CV, tên bộ phận…
- Mô tả tóm tắt mục đích và thực chất của CV.
Phần tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm CV:
- Chức năng, trách nhiệm trong CV.
- Thẩm quyền của người thực hiện CV.
- Mối quan hệ trong thực hiện CV.
- Thiết bị cho thực hiện CV
Bản tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc là tài liệu tổng hợp các yêu cầu về năng lực cá nhân, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng cần thiết và những đặc điểm cá nhân phù hợp để tạo CV hiệu quả.
*Mục đích: Đối với nhân viên:
+ Hiểu rõ các yêu cầu cần có để hoàn thành tốt một vị trí CV.
Công cụ này giúp người lao động tự đánh giá khả năng của mình so với vị trí công việc hiện tại hoặc mong muốn, từ đó xây dựng kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển bản thân Đồng thời, nó cũng mang lại lợi ích cho tổ chức trong việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
+ Hoạch định nhân lực: các yêu cầu cho từng vị trí giúp xác định được nguồn cung và cầu của NNL.
+ Kế hoạch kế cận: bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện CV giúp xác định lộ trình phát triển đội ngũ kế cận cho TC.
+ Tuyển dụng: xây dựng tiêu chí phù hợp với vị trí cần tuyển, tiêu chí sàng lọc ứng viên khi nộp đơn.
+ Sử dụng lao động: phân công lao động, bố trí công việc hợp lý, điều chỉnh lại cơ cấu TC, giảm mâu thuẫn trong quan hệ LĐ.
Đào tạo và bồi dưỡng nhân viên là yếu tố quan trọng để đảm bảo mỗi vị trí công việc đáp ứng được yêu cầu năng lực cần thiết Phòng nhân sự cần tiến hành so sánh và đối chiếu các tiêu chí năng lực, từ đó thiết kế lại chương trình đào tạo phù hợp cho từng vị trí cụ thể.
Đánh giá thực hiện công việc là quá trình so sánh các tiêu chuẩn năng lực được đặt ra với năng lực thực tế của nhân viên Qua đó, giúp đánh giá và xem xét hiệu quả thực hiện công việc của họ.
Thù lao lao động là yếu tố quan trọng trong việc xác định cấu trúc lương thưởng hợp lý Thông qua bản tiêu chuẩn và mô tả công việc, tổ chức có thể xác định được mức thù lao phù hợp cho người thực hiện công việc, từ đó đảm bảo sự công bằng và khuyến khích hiệu suất làm việc.
Phương pháp phân tích công việc
Phương pháp quan sát là cách tiếp cận nghiên cứu trong đó người nghiên cứu ghi chép đầy đủ các hoạt động của một hoặc nhiều nhóm người lao động trong quá trình thực hiện công việc Đối tượng nghiên cứu bao gồm những người tham gia thực hiện công việc, được chọn lọc dựa trên tiêu chuẩn, giới tính và độ tuổi để đảm bảo cái nhìn khách quan Ưu điểm của phương pháp này là khả năng thu thập thông tin chi tiết, phong phú và tiếp cận trực tiếp, đặc biệt hiệu quả đối với các công việc có thể quan sát được.
Hạn chế của phương pháp quan sát bao gồm việc tốn thời gian và khó thực hiện đối với một số công việc như nghiên cứu thí nghiệm hay bác sĩ phẫu thuật, do sự ảnh hưởng từ người quan sát và tác động đến người lao động, khiến không thể quan sát toàn bộ nhiệm vụ trong thời gian ngắn Tuy nhiên, phương pháp này rất phù hợp cho công nhân sản xuất, công nhân lao động ngoài trời, hoặc những công việc diễn ra trong thời gian dài và lặp lại nhiều lần.
Phương pháp NLĐ là cách thức ghi chép lại các nhiệm vụ công việc đã và đang thực hiện, cùng thời điểm hoàn thành nhiệm vụ Đối tượng áp dụng là những người thực hiện công việc tự ghi lại các hoạt động của mình để theo dõi tiến độ và kết quả Ưu điểm của phương pháp này bao gồm việc thu thập thông tin chính xác, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời giúp phân tích các công việc khó quan sát như của kỹ sư hay nhà khoa học, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng.
Hạn chế: độ chính xác của thông tin bị hạn chế bởi yếu tố chủ quan của người viết nhật ký, không đảm bảo tính liên tục, nhất quán.
1.4.3 Ghi chép các sự kiện
Phương pháp ghi ghép hành vi làm việc của nhân viên hiệu quả và không hiệu quả giúp phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và yêu cầu Đối tượng áp dụng bao gồm người thực hiện phân tích công việc, quản lý, giám sát, nhân viên và chuyên gia Phương pháp này có ưu điểm như tính linh động, khả năng xác định sự kiện hiếm, ghi nhận quan điểm của người thực hiện, chi phí hiệu quả, cung cấp thông tin phong phú và có thể kết hợp với các kỹ thuật khác như quan sát, câu hỏi và phỏng vấn.
Hạn chế của phương pháp này bao gồm việc tốn thời gian trong việc quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi, cũng như việc không xây dựng được các hành vi trung bình, dẫn đến việc bỏ sót thông tin và tạo ra cảm giác không thoải mái Tuy nhiên, phương pháp này lại rất phù hợp trong việc mô tả công việc (CV) và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Phương pháp thu thập thông tin phổ biến hiện nay là phát bảng hỏi cho những người có kinh nghiệm trong công việc, nhằm tập hợp dữ liệu từ câu trả lời của họ để phục vụ cho việc xây dựng PTCV (bản mô tả công việc, tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc, và tiêu chuẩn thực hiện công việc) Đối tượng khảo sát bao gồm những người đã và đang thực hiện PTCV, các quản lý trực tiếp, cũng như các chuyên gia và cán bộ quản lý kỹ thuật có liên quan.
Phân tích CV trong một nhóm người có cùng chức danh mang lại nhiều lợi ích Quá trình này diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí, đồng thời cho phép nghiên cứu trên diện rộng Thời gian triển khai ngắn giúp tăng hiệu quả công việc, trong khi đó, việc bảo mật thông tin cá nhân được đảm bảo.
Hạn chế của việc thiết kế bản câu hỏi bao gồm tốn nhiều thời gian và chi phí, yêu cầu phải xác định rõ đối tượng mục tiêu, dễ dẫn đến hiểu lầm trong câu hỏi và tỷ lệ không trả lời cao Tuy nhiên, áp dụng phương pháp này giúp thu thập thông tin đa dạng từ nhiều ý kiến khác nhau, phục vụ hiệu quả cho việc phân tích và phát triển các chức danh đơn giản, được sử dụng phổ biến.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là cách thức mà người nghiên cứu PTCV gặp gỡ các đối tượng có kiến thức sâu về CV để thu thập thông tin Đối tượng phỏng vấn bao gồm những người thực hiện CV, quản lý, giám sát trực tiếp và các chuyên gia bên ngoài có hiểu biết về CV Ưu điểm của phương pháp này là cho phép thu thập đa dạng thông tin, tìm hiểu sâu sắc về CV, đồng thời tạo cơ hội để giải thích rõ ràng các yêu cầu và chức năng của CV.
Hạn chế của phương pháp phỏng vấn bao gồm việc tiêu tốn thời gian và chi phí, khả năng người được phỏng vấn cung cấp thông tin sai lệch, và khó khăn trong việc tiêu chuẩn hóa thông tin Tuy nhiên, phương pháp này lại phù hợp để xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và giá trị của công việc.
Có 3 loại phỏng vấn: phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn 1 nhóm người cùng 1
CV, phỏng vấn những người có chuyên môn như quản lý, người giám sát,
Phương pháp thu thập thông tin PTCV thông qua tổ chức hội thảo giúp thảo luận về quy định công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia Đối tượng tham gia bao gồm NLĐ lành nghề, chuyên gia PTCV, chuyên gia am hiểu CV bên ngoài TC, và các quản lý, giám sát phòng ban Ưu điểm của phương pháp này là thông tin thu thập được phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, huy động được sự tham gia của nhiều người, và hiệu quả trong việc truyền bá văn hóa năng lực - nghề nghiệp trong TC.
Hạn chế của việc áp dụng phương pháp này là tốn nhiều thời gian và chi phí, đồng thời phụ thuộc vào sự hỗ trợ của nhiều chuyên gia, gây khó khăn trong việc tập trung nguồn lực Phương pháp này thường được áp dụng khi có các trường hợp mới phát sinh mà chưa có cơ sở thực tế để điều tra bằng các phương pháp khác.
Sản phẩm để phân tích công việc trong tổ chức
1.5.1 Bản mô tả công việc
Bản mô tả CV (Job Description) là sản phẩm quan trọng trong quá trình PTCV, bao gồm các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công việc Nó cũng nêu rõ các mối quan hệ công việc, điều kiện làm việc và các thiết bị, dụng cụ cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.
Bản mô tả CV là tài liệu tóm tắt thông tin về chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của một vị trí công việc Mục đích của bản mô tả công việc là cung cấp hướng dẫn cụ thể cho người lao động và quản lý trong quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Trong thực tế, không có mẫu mô tả công việc (CV) thống nhất nào cho mỗi tổ chức, và chưa có quy định cụ thể về nội dung bắt buộc của bản mô tả này, vì nó phụ thuộc vào từng tổ chức, công việc và mục đích của phòng tuyển dụng Tuy nhiên, hầu hết các bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung chính.
Nhận diện CV bao gồm các thông tin quan trọng như tên CV, mã số CV, cấp bậc CV, nhân viên thực hiện, chức danh cán bộ quản lý, giám sát trực tiếp, người thực hiện và người phê duyệt bản mô, địa điểm thực hiện, cũng như người thay thế khi vắng mặt.
Tóm tắt CV là một phần quan trọng trong việc trình bày khả năng và kinh nghiệm của ứng viên, giúp công ty hiểu rõ lý do tại sao chức danh đó cần thiết Người làm CV cần thể hiện rõ những mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được, đồng thời nhấn mạnh cách mà kỹ năng và kinh nghiệm của họ có thể góp phần vào sự thành công chung của công ty Điều này không chỉ tăng cường tính cạnh tranh của ứng viên mà còn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận diện giá trị mà họ mang lại.
* Nhiệm vụ, chức năng, trách nhiệm trong công việc:
Trong phần tóm tắt chức năng và trách nhiệm trong CV, cần nêu rõ vai trò của nhân lực lao động (NLĐ) bao gồm các nhiệm vụ cụ thể mà họ phải thực hiện, lý do cần thiết để hoàn thành những nhiệm vụ đó, và trách nhiệm mà NLĐ phải gánh vác khi xảy ra sai sót trong công việc Để tăng tính rõ ràng, nên liệt kê các chức năng chính theo thứ tự từ thấp đến cao hoặc theo trình tự thực hiện công việc.
Người thực hiện công việc (CV) cần xác định rõ ràng thẩm quyền của mình, bao gồm giới hạn và phạm vi quyền hạn trong các quyết định liên quan đến tài chính, nhân sự và thông tin Điều này giúp người lao động (NLĐ) có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và đúng quy trình.
Trong việc thực hiện CV, việc trình bày rõ ràng các mối quan hệ của người lao động với những người khác trong hoặc ngoài tổ chức là rất quan trọng Các mối quan hệ này được chia thành ba cấp độ bên trong: cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về khả năng giao tiếp và làm việc nhóm của ứng viên.
+ Bên ngoài: chỉ ghi những mối quan hệ bắt buộc phải có trong quá trình thực hiện CV.
Điều kiện làm việc bao gồm mô tả chi tiết về môi trường làm việc, thời gian và không gian làm việc, cùng với các yếu tố quan trọng khác như mức độ ô nhiễm tiếng ồn, chất lượng không khí, mức độ an toàn trong công việc và tình trạng tăng ca ngoài giờ Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Thiết bị cho thực hiện CV: liệt kê ra những công cụ, thiết bị phục vụ cho quá trình thực hiện CV để đảm tính an toàn, bảo mật
1.5.2 Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc (Job Specification) là tài liệu quan trọng liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân, bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng cần thiết và các đặc điểm cá nhân phù hợp, giúp xây dựng một CV ấn tượng.
Công việc rất đa dạng nên những yêu cầu của CV cũng rất phong phú, các tiêu chuẩn chung của nhân viên (KSAOs) bao gồm:
- Kiến thức (Knowledge): trình độ chuyên môn, văn hóa, kỹ thuật, trình độ với các chứng chỉ như tin học, ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ.
- Kinh nghiệm làm việc: tại công ty cũ, những kinh nghiệm nào trong các
Kỹ năng là những năng lực cần thiết trong quá trình làm việc, bao gồm kỹ năng sử dụng thiết bị và máy móc, cùng với các kỹ năng chuyên môn và kiến thức phù hợp với từng CV cụ thể Ngoài ra, kỹ năng nghiệp vụ và kỹ năng mềm như giao tiếp, giải quyết tình huống và quản lý nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc.
- Thái độ, phẩm chất (Attitude): các hành vi cá nhân phù hợp trong thực hiện
CV như tính trung thực, sự cẩn thận, tỉ mỉ, sự hoạt bát, nhanh nhẹn, hòa đồng với mọi người.
- Các tiêu chuẩn khác: giới tính, ngoại hình độ tuổi, sức khỏe, hoàn cảnh cá nhân, năng khiếu, nguyện vọng…
1.5.3 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu phản ánh yêu cầu và kết quả cần đạt về số lượng và chất lượng, bao gồm sản phẩm, doanh số, tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm và mức độ hài lòng của khách hàng Hệ thống này giúp đánh giá hiệu quả công việc và xác định mức thù lao cho nhân viên.
Trong quá trình làm việc, tiêu chuẩn thực hiện là kỳ vọng của nhà quản lý về kết quả công việc, hành vi và thái độ của nhân viên Những tiêu chí này giúp đánh giá năng lực của nhân viên và xem xét cách họ thực hiện nhiệm vụ được giao.
Các tiêu chuẩn kết quả hoàn thành CV bao gồm:
- Tiêu chuẩn cụ thể gồm: số lượng, chất lượng, thời gian, thái độ.
+ Số lượng: số lượng CV đã thực hiện, số lượng hồ sơ xử lý, số lượng bài báo cáo đã hoàn thành, số lượng CV đã giải quyết…
+ Chất lượng: những sai sót đã được xử lý trong hồ sơ, tính chính xác, rõ ràng của khách hàng…
+ Thời gian: hàng ngày, tuần, tháng, năm…
+ Thái độ, phẩm chất, hành vi.
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác PTCV trong tổ chức
Tình trạng thị trường lao động, bao gồm cung và cầu lao động, mức lương, xu hướng nghề nghiệp và sự cạnh tranh, ảnh hưởng đến cách phân tích CV Việc này bao gồm đánh giá mức độ cạnh tranh cho một vị trí cụ thể và cung cấp cái nhìn khách quan về các yêu cầu của thị trường.
Các yếu tố pháp lý và chính trị, bao gồm quy định pháp luật và chính sách của công ty, có thể tác động đến quá trình PTCV Chẳng hạn, các quy định về an toàn lao động, bảo vệ môi trường, cùng với các chính sách về bảo trợ và lương thưởng cho nhân viên, cần được xem xét kỹ lưỡng trong quá trình này.
Trong bối cảnh kinh tế - xã hội gặp khó khăn, việc phát triển các phương thức phân tích và tối ưu hóa tài nguyên là rất cần thiết Doanh nghiệp cần tập trung vào những công việc cốt lõi để nâng cao hiệu quả hoạt động Sử dụng triệt để các công cụ và chiến lược phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, từ đó góp phần nâng cao chất lượng kinh tế - xã hội của công ty.
Hoạt động của các đối thủ cạnh tranh có tác động lớn đến PTCV, vì nó liên quan đến việc nắm bắt xu hướng ngành và điều chỉnh chiến lược nhân sự cho phù hợp Để bảo vệ nguồn lực cốt lõi, doanh nghiệp cần tập trung vào việc thu hút và giữ chân nhân tài trong công ty, nhằm tránh để đối thủ khai thác lợi thế này.
1.6.1.5 Văn hóa và xã hội
Văn hóa tổ chức (TC) đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá trị cốt lõi và ảnh hưởng đến phát triển cá nhân (PTCV) Một tổ chức với văn hóa làm việc linh hoạt có thể yêu cầu những kỹ năng và cách tiếp cận khác biệt so với tổ chức có văn hóa làm việc nghiêm túc Văn hóa làm việc cởi mở và năng động không chỉ khuyến khích nhân viên (NLĐ) tư duy sáng tạo mà còn giúp họ tránh được sự rập khuôn và khắt khe, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.
Cơ cấu tổ chức (TC) thể hiện sự liên kết và mối quan hệ tương thích giữa các phòng ban trong tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân công lao động và nhiệm vụ Điều này giúp xác định quyền hạn cho từng bộ phận và chức danh, từ đó hoàn thiện các bản mô tả công việc (CV).
TC phải rõ ràng, phản ánh được khía cạnh cơ cấu và mối quan hệ trong TC để thể hiện sự thống nhất
1.6.2.2 Quan điểm của các cấp quản lý và người lao động
PTCV là một công tác phức tạp và nhạy cảm, liên quan đến quyền lợi của nhiều cá nhân và bộ phận trong tổ chức Sự chỉ đạo và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao là yếu tố quyết định cho sự thành công của PTCV Để hệ thống PTCV được triển khai và vận hành hiệu quả, cần có sự vận động và tuyên truyền để người lao động hiểu rõ lợi ích lâu dài của công tác này.
1.6.2.3 Bộ phận phụ trách và các phòng, ban
Cán bộ PTCV đóng vai trò quan trọng trong công tác PTCV, đảm nhận trách nhiệm liên quan đến các quyết định nhân sự nhạy cảm như tái cơ cấu tổ chức, thuyên chuyển vị trí và tinh giảm biên chế Để thực hiện nhiệm vụ này, cần những người có hiểu biết sâu sắc về công việc trong tổ chức, kỹ năng PTCV, cùng với sự trung thực và khách quan Việc đầu tiên trong một tổ chức là xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp, phản ánh đúng mối quan hệ giữa các bộ phận và gắn kết các thành viên, từ đó đảm bảo hoạt động nhịp nhàng của cơ cấu tổ chức.
1.6.2.4 Kỹ năng và năng lực của NV
Kỹ năng, kiến thức và năng lực của nhân viên là yếu tố then chốt trong phân tích công việc, bao gồm cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm như giao tiếp, quản lý thời gian và làm việc nhóm Mỗi cá nhân sở hữu những năng lực và kỹ năng riêng biệt, vì vậy CV cần phải phản ánh đúng những gì người lao động có để họ có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc.
Môi trường làm việc bao gồm văn hóa tổ chức, sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và ban quản lý, cùng với các yếu tố vật lý như không gian và trang thiết bị Một môi trường tích cực không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích công việc mà còn giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và năng động, từ đó gia tăng hứng thú và hiệu suất làm việc.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ ĐẠI PHÚ GIA
Khái quát về Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia, thành lập vào ngày 01/06/2007, chuyên cung cấp keo Apollo và các loại đồ ngũ kim, thiết bị lắp đặt trong xây dựng Chúng tôi nhập khẩu và phân phối sản phẩm chất lượng cao từ Trung Quốc và Hàn Quốc.
Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia đã hoàn tất các điều kiện cần thiết để đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp giấy phép kinh doanh số 0400574873 và mã số thuế 0400574873, bắt đầu hoạt động từ ngày 01/06/2007 Sau hơn 17 năm hoạt động, công ty luôn chú trọng vào việc cung cấp sản phẩm đa dạng với giá cả hợp lý, cam kết mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Tên doanh nghiệp: Công ty THNH TM&DV Đại Phú Gia
Tên viết tắt : DAIPHUGIA CO.,LTD
- Địa chỉ trụ sở: 38-40 Nguyễn Xuân Khoát, Phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam.
- Người đại diện pháp lý: Lê Hoàng Phú
- Cơ quan Thuế quản lý: Chi cục Thuế khu vực Sơn Trà – Ngũ Hành Sơn.
- Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân
- Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại và dịch vụ
- Loại hình tổ chức: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN DN
- Tổng vốn điều lệ: 2.700.000.000 ( Hai Tỷ Bảy Trăm Triệu Đồng)
- Đồng tiền sử dụng: Đồng (VNĐ)
- Số lượng người lao động: 50 người
- Quy mô hoạt động: Nhỏ
- Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
- Chuyên cung cấp các sản : keo Apollo, keo y66 ,thiết bị lắp đặt trong xây dựng
Công ty không chỉ cung cấp đồ ngũ kim, sơn và kính mà còn hợp tác với các cửa hàng chuyên kinh doanh Chức năng này giúp công ty vừa cung cấp hàng hóa vừa cung cấp dịch vụ, nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận.
Uy tín và chất lượng sản phẩm là lợi thế cạnh tranh bền vững Chính vì vậy, Đại Phú Gia luôn nỗ lực khẳng định mình trong suốt quá trình phát triển thông qua việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Đại Phú Gia không ngừng mở rộng và đa dạng hóa các dòng sản phẩm, phục vụ cho mọi lĩnh vực Công ty cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý, kèm theo dịch vụ hậu mãi tận tình và chính sách thanh toán linh hoạt.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ các qui định của pháp luật, chế độ chính sách có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi nhánh thực hiện việc đóng thuế và các nghĩa vụ khác theo đúng quy định hiện hành.
- Thực hiện hạch toán báo cáo thống kê định kỳ, tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan chức năng.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Công Ty Thương Mại & Dịch Vụ Đại Phú Gia có mô hình tổ chức bao gồm ba phòng chức năng chính: phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng marketing, cùng với phòng vật tư Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động thương mại và dịch vụ.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH TM & DV Đại Phú Gia Ghi chú:
Công ty TNHH TM&DV Đại Phú Gia có cơ cấu tổ chức theo mô hình công ty thương mại với các cơ quan và phòng ban như sau:
Giám đốc là người lãnh đạo thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty, bao gồm xây dựng và thi hành kế hoạch nhằm thúc đẩy phát triển và gia tăng lợi nhuận Họ đảm bảo rằng tất cả nhân viên, từ cấp cao đến cấp thấp, đều hiểu rõ mục tiêu hoạt động và tiêu chuẩn hiệu quả công việc Bên cạnh việc xây dựng các kế hoạch cho các tháng, quý, năm, giám đốc còn thường xuyên kiểm tra, đôn đốc hoạt động công ty và phê duyệt các giao dịch quan trọng như mua bán, nhập khẩu và các khoản thu chi lớn.
- Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định ban hành của Nhà nước.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ.
- Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty.
- Theo dõi phản ánh với ban quản lý về sự vận động vốn cũng như các vấn đề liên quan.
- Kết hợp với phòng ban để quản lý thông tin hiệu quả.
- Xây dựng chi tiết các chính sách bán hàng như báo giá, chiết khấu, khuyến mãi, để gửi đến khách hàng.
- Chịu toàn bộ trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty trước ban Giám đốc.
- Thiết lập thông tin, tài liệu, báo giá sản phẩm để làm việc với khách hàng
Tìm kiếm thị trường và đối tác mới là rất quan trọng để đề xuất các phương án kinh doanh sáng tạo Nắm bắt kịp thời những thay đổi trong mạng lưới kinh doanh giúp nâng cao uy tín của công ty.
- Lập kế hoạch tiêu thụ các sản phẩm, tìm hiều nhu cầu thị trường, phân tích thị trường của Công ty.
Nghiên cứu thị trường giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu của công ty hoặc sản phẩm, dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh, đồng thời nhận diện các yếu tố thuận lợi và khó khăn trong bối cảnh thị trường hiện tại.
- Định vị thường mục tiêu, giá.
- Lựa chọn, triển khai các kênh phân phối.
Phòng Hành chính – Nhân sự:
Bộ phận Hành chính – Nhân sự thực hiện các nhiệm vụ sau đây liên quan đến Quản lý nhân sự và Hành chính:
- Tiến hành xây dựng các quy định, quy chế liên quan đến tổ chức nhân sự, hành chính, chính sách, vv và đề xuất cho Giám đốc phê duyệt.
Nhận và bảo mật thông tin, tài liệu gửi và nhận là nhiệm vụ quan trọng, cùng với việc quản lý văn bản và lưu trữ toàn bộ văn thư của trường Ngoài ra, cần chỉ đạo các đơn vị thực hiện quy trình và biểu mẫu văn bản trước khi trình Giám đốc ký.
- Hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy trình, thủ tục về tuyển dụng, hợp đồng lao động theo quy định.
- Tổ chức các chương trình đào tạo và tái đào tạo nhân sự.
- Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho cán bộ và nhân viên.
- Quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ, lý lịch, xác nhận lý lịch của nhân viên.
Hỗ trợ công việc hành chính nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho Ban Giám đốc trong việc chỉ đạo và điều hành, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác.
Khái quát về công tác quản trị nhân lực tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
2.2.1 Công tác hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực là một yếu tố quan trọng hàng đầu trong quản lý nhân sự, giúp công ty xác định số lượng nhân lực cần thiết và phân công công việc hiệu quả Kế hoạch này không chỉ dự phòng cho các tình huống khẩn cấp mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân sự Nhờ vào việc lập kế hoạch, công ty có thể linh hoạt và hiệu quả trong việc khắc phục các vấn đề phát sinh, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn.
2.2.2 Công tác phân tích công việc
Thông qua việc phân tích công việc một cách chi tiết, công ty có thể xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên, từ đó thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng công việc và hiệu suất lao động cần thiết Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất lao động của toàn bộ nhân viên, góp phần vào hiệu quả hoạt động của công ty và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
2 2.3 Công tác tuyển dụng nhân lực
Công ty cam kết xây dựng một môi trường làm việc tích cực và đa dạng, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa tiềm năng cá nhân Bằng cách thực hiện quy trình tuyển dụng linh hoạt và chính xác, công ty mong muốn thu hút những ứng viên tài năng, đam mê phát triển sự nghiệp Đội ngũ nhân viên đa dạng về kỹ năng và kinh nghiệm sẽ là nền tảng cho sự phát triển bền vững và thành công lớn trong tương lai.
2.2.4 Công tác bố trí, sắp xếp nhân lực
Công ty sẽ tổ chức nguồn lao động dựa trên nhu cầu công việc và tiêu chuẩn kỹ thuật, đồng thời xem xét sở thích và nguyện vọng của nhân viên để đảm bảo họ được phân công công việc phù hợp với năng lực và kỹ năng đã được đào tạo Nhân viên có chất lượng cao sẽ được ưu tiên cho các vị trí quan trọng trong công ty.
2.2.5 Công tác đào tạo và phát triển nhân lực
Công ty chú trọng công tác đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và khả năng nghề nghiệp cho nhân viên, đồng thời tiếp cận công nghệ mới Cán bộ cấp cao tham gia các khóa học để hiểu rõ chính sách kinh tế của Nhà nước và cải thiện kỹ năng quản lý Đối với nhân viên, công ty tạo cơ hội trao đổi thường xuyên và hướng dẫn trực tiếp tại chỗ, trong đó nhân viên có kinh nghiệm sẽ chia sẻ kiến thức với nhân viên mới Phương pháp này đã chứng minh hiệu quả trong việc nâng cao kỹ năng công nghệ của đội ngũ nhân viên.
Công ty tập trung vào việc phát triển nhân sự bằng cách tối ưu hóa năng lực nội bộ và thăng cấp nhân viên dựa trên cống hiến và nỗ lực Điều này khuyến khích nhân viên nâng cao kỹ năng và hoàn thành nhiệm vụ Tuy nhiên, việc thiếu đa dạng trong các phương pháp phát triển nhân sự đã gây khó khăn, ảnh hưởng đến quy mô và chất lượng quá trình phát triển.
2.2.6 Công tác đánh giá nhân lực
Công ty tiến hành quy trình đánh giá nhân sự nhằm đo lường hiệu suất và sự đóng góp của nhân viên đối với mục tiêu kinh doanh Quy trình này dựa trên các tiêu chí cụ thể, giúp nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện và phát triển cá nhân hiệu quả.
2.2.7 Công tác thi đua, khen thưởng
Công ty cam kết xây dựng chính sách lương công bằng và minh bạch, phản ánh đúng vị trí và đóng góp của từng nhân viên Đồng thời, công ty khuyến khích nhân viên tham gia các chương trình thi đua và khen thưởng để tôn vinh những thành tích xuất sắc trong công việc.
2.2.8 Công tác quan hệ lao động
Công ty cam kết xây dựng mối quan hệ lao động tích cực thông qua việc tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và hỗ trợ, từ đó nâng cao giao tiếp và sự đồng thuận giữa các bộ phận Sự tôn trọng và khuyến khích đa dạng không chỉ tạo ra môi trường công bằng mà còn thúc đẩy sự phong phú về ý kiến và quan điểm, góp phần tăng cường sự hài lòng, cam kết và ổn định trong tổ chức.
Phân tích thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
2.3.1 Thực trạng đội ngũ nhân sự trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023 2.3.1.1.Về số lượng:
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Đại Phú Gia hiện có 50 nhân viên, trong đó 86% là lao động (43 người) và 14% là cán bộ quản lý (7 người) Cơ cấu nhân sự bao gồm 1 Giám đốc, 3 Trưởng phòng và 3 Phó phòng Công ty linh hoạt điều chỉnh số lượng nhân viên dựa trên nhu cầu từng bộ phận và các yếu tố bên ngoài như tình hình thị trường và dự án mới Việc quản lý nhân sự không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn thích ứng với biến động tương lai, giúp đảm bảo đủ nguồn lực cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, đồng thời duy trì môi trường làm việc ổn định và tích cực cho toàn bộ nhân viên.
Bảng 2.1 Tình hình thu nhập bình quân LĐ ở công ty các năm 2021-2023
TT KH TT KH TT
Thu nhập bình quân Đồng 4.880.000 5.190.000 5.780.000 6.500.000 7.350.000
(Nguồn: Báo cáo tài chính thường niên qua các năm 2021 đến 2023 do Công ty công bố)
Công ty chú trọng cả số lượng lẫn chất lượng đội ngũ nhân sự, với quy trình tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng nhằm đảm bảo mỗi thành viên có đủ kỹ năng, kiến thức và tinh thần làm việc Trong số 7 cán bộ quản lý, có 3 người tốt nghiệp đại học và tất cả đều có kinh nghiệm làm việc tại các vị trí liên quan, giúp họ đáp ứng tốt các yêu cầu công việc phức tạp Đối với lực lượng lao động, 72% công nhân sản xuất có trình độ bậc thợ từ bậc 4 trở lên, thể hiện tay nghề cao và sự nhiệt tình trong công việc.
Chương trình đào tạo hàng năm được thiết kế linh hoạt và đa dạng, nhằm truyền đạt kiến thức cơ bản, phát triển kỹ năng mềm và nâng cao năng lực chuyên môn Đồng thời, chương trình tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác giữa nhân viên, từ đó thúc đẩy phát triển cá nhân và xây dựng đội ngũ nhân lực chất lượng cao, linh hoạt, có khả năng đối mặt với mọi thách thức trong môi trường làm việc.
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động toàn công ty theo trình độ chuyên môn của công ty các năm 2021-2023
(Nguồn: P Hành chính nhân sự cung cấp 2023) 2.3.2 Thực trạng thực hiện công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
2.3.2.1 Quy trình thực hiện công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia
Phân tích công việc là một bước quan trọng giúp quản lý xác định kỳ vọng đối với nhân viên và làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của họ Tại công ty Đại Phú Gia, mục tiêu xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và phát triển cao được đặt lên hàng đầu thông qua chính sách nhân sự nhằm thu hút nhân tài Chính sách nhân sự chuyên nghiệp và hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho nhân viên mà còn nâng cao hiệu suất tổ chức Quá trình phân tích công việc tại Đại Phú Gia được thực hiện một cách bài bản và có hệ thống.
Bước 1: Xác định mục đích của PTCV
Công ty TNHH Đại Phú Gia đã hoạt động lâu dài nhưng vẫn chưa hoàn thiện bản mô tả và tiêu chuẩn thực hiện công việc Để nâng cao hiệu quả tuyển dụng, công ty quyết định xây dựng lại hai loại văn bản này cho một số bộ phận Bản mô tả công việc sẽ cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu và nhiệm vụ của vị trí tuyển dụng, giúp ứng viên định hướng rõ ràng trong quá trình nộp hồ sơ, lựa chọn và đánh giá chất lượng CV, đồng thời xác định các kỹ năng và phẩm chất cần thiết của nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả.
Để xây dựng một bản mô tả công việc chính xác và phù hợp với định hướng của công ty, việc thu thập thông tin chính xác là rất quan trọng Điều này bao gồm việc thiết lập tiêu chuẩn cho người thực hiện CV và đảm bảo rằng quy trình thực hiện CV được hoàn thiện một cách tốt nhất.
Bước 2: Tiến hành thu thập thông tin
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ dựa vào kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để xây dựng các sản phẩm liên quan đến nhiệm vụ của mình Nhân viên sẽ tham gia vào quá trình này thông qua phỏng vấn và trả lời câu hỏi Trưởng phòng sẽ kết hợp thông tin từ công việc hàng ngày với nhân viên để bổ sung thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn Quá trình thu thập thông tin này diễn ra trong vòng 1 tháng, sau đó Trưởng phòng sẽ tạo ra các tài liệu PTCV, bao gồm bản mô tả công việc, tiêu chuẩn cho người thực hiện công việc và tiêu chuẩn công việc.
Để thẩm định kết quả thu thập PTCV, trưởng phòng cần đánh giá thông tin đã thu thập từ các nhân viên đảm nhận công việc và nhận ý kiến từ cấp trên Cán bộ nghiên cứu sẽ tập hợp thông tin và xây dựng các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cho các vị trí nghiên cứu Mô tả công việc của từng bộ phận sẽ do trưởng phòng viết và sau đó gửi đến bộ phận Hành chính – Nhân sự để xem xét và phê duyệt Cuối cùng, trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ trình lên Giám đốc để được phê duyệt.
Bước 5: Xây dựng các sản phẩm PTCV
Sau khi thu thập thông tin, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự cùng các phòng ban tổng kết vào mẫu PTCV do ban tổ chức nhân sự gửi, bao gồm mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện Tất cả thông tin cần chính xác và đầy đủ, Trưởng phòng chịu trách nhiệm về nội dung cung cấp Văn bản có thể được gửi cho nhân viên để lấy ý kiến bổ sung, nhằm hoàn thiện quy trình PTCV Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình này tại các phòng ban hiện vẫn còn hạn chế Dưới đây là mô tả công việc của nhân viên kế toán tại công ty.
Bảng 2.3 Bản mô tả công việc của Nhân viên Kế toán năm 2021 và 2022 Công ty: TNHH THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ ĐẠI PHÚ GIA
Vị trí: NHÂN VIÊN KẾ TOÁN
Bộ phận: PHÒNG KẾ TOÁN
Báo cáo cho: KẾ TOÁN TRƯỞNG
+ Hệ thống các giao dịch tài chính của công ty.
+ Lập báo cáo tài chính.
+ Kiểm tra và phân tích tài chính.
-Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư…
- Nhà cung cấp và khách hàng
- Hoàn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế toán theo quy định ban hành của Nhà nước.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ.
- Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của công ty.
- Theo dõi phản ánh với ban quản lý về sự vận động vốn cũng như các vấn đề liên quan.
Kết hợp với các phòng ban là cách hiệu quả để quản lý thông tin Người lao động sẽ làm việc trong giờ hành chính tại công ty, trong một môi trường làm việc năng động và sáng tạo.
2.3.2.2 Phương pháp thu thập thông tin của công tác phân tích công việc tại Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia.
Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ Đại Phú Gia đã áp dụng phương pháp thu thập thông tin kết hợp giữa phỏng vấn trực tiếp và sử dụng bản câu hỏi chuẩn cho những người thực hiện công việc Phương pháp này phù hợp với đối tượng khảo sát, giúp cán bộ phân tích công việc linh hoạt hơn và nắm bắt rõ tính chất công việc cũng như tâm lý nhân viên Việc chuẩn hóa câu hỏi không chỉ đơn giản hóa quá trình thu thập thông tin mà còn nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của dữ liệu thu thập được.
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự người trực tiếp tiến hành phỏng vấn các Trưởng Phòng/Ban Để phòng vấn hiệu quả, cần chú ý các điểm sau:
- Chọn địa điểm phòng vấn yên tĩnh, tránh bị gián đoạn bởi người khác.
Để tạo không khí thân mật và thoải mái trong buổi phỏng vấn, điều quan trọng là giải thích rõ ràng mục đích của cuộc phỏng vấn cũng như ý nghĩa của nó đối với người được phỏng vấn Bên cạnh đó, việc giới thiệu sơ bộ về nội dung cuộc phỏng vấn sẽ giúp người tham gia cảm thấy tự tin hơn và chuẩn bị tốt cho những câu hỏi sắp tới.
Để tạo nội dung câu hỏi phỏng vấn hiệu quả, việc chuẩn bị trước câu hỏi là rất quan trọng Cần biết cách đặt câu hỏi phù hợp và sắp xếp chúng một cách hợp lý để đảm bảo sự mạch lạc và rõ ràng trong quá trình phỏng vấn Dưới đây là một số điểm cần lưu ý.
- Sử dụng câu hỏi mở để câu trả lời được phong phú.
- Nội dung câu hỏi phải rõ ràng, có thể hướng dẫn và gợi ý để người được phỏng vấn hiểu và trả lời chính xác.
Họ và tên Năm sinh Phòng Chức vụ
1 Nguyễn Thị Thùy Vân 1990 Kế toán Trưởng phòng
2 Võ Minh Đức 1987 Kinh doanh Trưởng phòng
3 Huỳnh Nguyễn Anh Thư 1991 Hành chính –
4 Nguyễn Tiến Dũng 1995 Kinh doanh Nhân viên
5 Trần Văn Phúc 1995 Kế toán Nhân viên
Bảng 2.4.Danh sách người tham gia phỏng vấn tại Công ty.
Quá trình phỏng vấn cho thấy hầu hết người tham gia đều có kiến thức chuyên môn vững vàng và có khả năng trả lời các câu hỏi của Công ty Tuy nhiên, câu trả lời thường còn chung chung và thiếu chiều sâu, với người tham gia chủ yếu phản ứng theo câu hỏi mà không cung cấp thêm thông tin bổ sung Sự phụ thuộc vào mẫu câu hỏi có sẵn khiến người phỏng vấn không khai thác được những nội dung quan trọng liên quan đến công việc Dù vậy, thông qua thông tin thu thập được, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự vẫn có thể đánh giá năng lực của nhân viên, xác định giá trị của CV và nhu cầu đào tạo của công ty.
Phiếu phỏng vấn đối với người thực hiện công việc: Phụ lục 01
Phương pháp sử dụng bản câu hỏi:
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tạo mẫu bảng câu hỏi và gửi đến NLĐ, đồng thời hướng dẫn cách trả lời để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác Bảng câu hỏi cần được thiết kế ngắn gọn, tập trung vào các thông tin chính và chi tiết cần nghiên cứu Các câu hỏi nên đơn giản, dễ hiểu và yêu cầu câu trả lời ngắn gọn để thuận tiện cho người tham gia.
Đánh giá về thực trạng thực hiện công tác phân tích công việc tại Công ty
Giám đốc công ty đã nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích công việc (PTCV) trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn Để đảm bảo mô hình làm việc hiệu quả, Ban giám đốc cam kết tiếp tục đầu tư vào nâng cao quy trình PTCV và triển khai các giải pháp phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Với sự chỉ đạo từ Giám đốc, phòng nhân sự đã phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để phân công công việc một cách rõ ràng, nâng cao hiệu quả quản lý Sự hợp tác này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và tạo ra một môi trường làm việc tích cực Qua đó, công ty xây dựng được nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Công ty đã xây dựng danh sách CV cho các vị trí quan trọng, giúp cá nhân và cán bộ quản lý hiểu rõ nhiệm vụ và cách thực hiện hiệu quả Điều này không chỉ tăng cường sự tự tin và tự chủ trong công việc mà còn thúc đẩy sự phát triển cá nhân và thành công của tổ chức Bằng cách xác định trách nhiệm và mục tiêu rõ ràng, mỗi cá nhân có thể góp phần vào sự phát triển chung và đạt được kết quả tối ưu.
Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác là rất chặt chẽ, với quy trình phân công công việc được thực hiện theo trình tự rõ ràng thông qua công văn hướng dẫn từ phòng nhân sự Việc này không chỉ đảm bảo rằng việc phân công công việc được thực hiện hợp lý mà còn giúp định rõ trách nhiệm và tạo điều kiện cho sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận.
Quá trình PTCV được thực hiện một cách khoa học giúp nhân viên dễ dàng nhận biết và phân tích thông tin thu thập được Phương pháp này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình mà còn tạo điều kiện cho họ đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả Khi phân tích được thực hiện cẩn thận và logic, công ty có cơ hội tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao sự chuyên nghiệp trong công việc của mọi người.
Số lượng người tham gia khảo sát xây dựng sản phẩm PTCV còn hạn chế, khiến cho sản phẩm chưa hoàn thiện do một số ý kiến và ý tưởng bị trùng lặp.
Hệ thống PTCV hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thông tin rõ ràng, với bản mô tả công việc còn thiếu sót về các nội dung quan trọng như thẩm quyền, thông tin chi tiết về mối quan hệ nội bộ và bên ngoài, cũng như phương tiện làm việc cần thiết.
Quá trình phỏng vấn hiện tại chưa đạt yêu cầu chuyên sâu, với nhân viên vẫn giữ thái độ thụ động và chưa chủ động cung cấp thêm thông tin hay đề xuất những ý tưởng bổ sung nhằm cải thiện sản phẩm PTCV.
Việc phân loại thông tin trong mô tả CV hiện nay còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng sắp xếp thông tin không hợp lý Điều này gây khó khăn trong việc phân biệt rõ ràng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người lao động.
Quá trình phân tích công việc (PTCV) thường thiếu sự tham gia của người lao động, dẫn đến việc thông tin không được phổ biến đầy đủ Điều này khiến cho những người thực hiện công việc không hiểu rõ nội dung mô tả công việc của họ.
- Chưa có hướng dẫn, tiêu chuẩn, quy định cụ thể về việc xây dựng các tài liệu sản phẩm đầu ra của công tác PTCV
Thời điểm khảo sát không phù hợp và thiếu hiểu biết về lịch trình làm việc của nhân viên đã ảnh hưởng đến quá trình thu thập thông tin, dẫn đến việc một số nhân viên không thể tham gia, từ đó làm hạn chế nội dung thông tin thu thập được.
Các cán bộ phụ trách PTCV thường thiếu hiểu biết và chủ quan trong việc xây dựng sản phẩm, dẫn đến nội dung bản sản phẩm trở nên sơ sài, thiếu thông tin và không có sự đổi mới.
Quá trình phỏng vấn cán bộ thiếu tính chủ động, dẫn đến việc không đặt thêm các câu hỏi trọng tâm và đi sâu vào vấn đề, chỉ tập trung vào những câu hỏi đã được soạn sẵn Hậu quả là thông tin thu thập từ người được phỏng vấn trở nên rất hạn chế.
Các yêu cầu đối với một số vị trí trong CV thường không rõ ràng và thay đổi liên tục, điều này dẫn đến việc thực tiễn áp dụng kết quả PTCV bị hạn chế do không phản ánh đúng thực tế.
Tư tưởng chưa được truyền thông và thiếu sự hợp tác là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác PTCV Sự thiếu nỗ lực và trưởng thành trong suy nghĩ và hành động cũng góp phần không nhỏ vào vấn đề này.