Báo cáo môn học công cụ quản lý dự Án

Giới thiệu tổng quan về MS Project 1.1 Các ứng dụng của MS Project + Lập kế hoạch cho dự án - Nhập công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí cho dự án - Điều chỉnh các thông tin và dữ li

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC TẾ SÀI GÒN

BÁO CÁO MÔN HỌC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN

HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN: ………

MÃ SỐ SINH VIÊN: ……… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS HOÀNG NGỌC THANH

TPHCM, năm 2024

MỤC LỤC

I MS PROJECT 3

1 Giới thiệu tổng quan về MS Project 3

1.1 Các ứng dụng của MS Project 3

1.2 Các tùy biến Ribbons 4

1.3 Quick Access Toolbar 4

1.4 Thay đổi định dạng Text 4

1.5 Quản lý tập tin 4

1.6 Bảo mật 4

2 Thời gian trong MS Project 4

2.1 Các thiết lập mặc định về thời gian 4

2.2 Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc dự án 4

2.3 Điều chỉnh ngày thực hiện dự án 4

2.4 Các loại lịch làm việc 4

2.5 Thiết lập một lịch làm việc cho dự án 4

2.6 Hiệu chỉnh lịch đã tạo cho dự án 4

3 Công việc 4

3.1 Các loại công việc 4

3.2 Tạo và hiệu chỉnh danh sách công việc 4

3.3 Task Mode: Kiểu hoạch định công việc 4

3.4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc 5

3.5 Task Type: Kiểu công việc 5

3.6 Effort Driven 5

3.7 Ràng buộc trong công việc (Constrain) 5

3.8 Deadline (Hạn cuối công việc) 5

3.9 Gián đoạn công việc 5

4 Tài nguyên 5

4.1 Các dạng tài nguyên 5

4.2 Tạo danh sách tài nguyên 5

4.3 Thay đổi thời gian làm việc cho tài nguyên dạng work 5

4.4 Thiết lập thời gian bắt đầu, kết thúc làm việc của tài nguyên 5

4.5 Gán và hiệu chỉnh tài nguyên cho công việc 5

4.6 Sử dụng khung nhìn resource usage xem thông tin tài nguyên 5

4.7 Biểu đồ tài nguyên 5

4.8 Cân bằng tài nguyên 5

5 Chi phí 5

5.1 Các loại phí tài nguyên 5

5.2 Đơn vị tiền tệ 5

5.3 Nhập chi phí và giá cho tài nguyên 5

5.4 Giá chuẩn và giá ngoài giờ (mặc định) 5

5.5 Thời điểm tính chi phí 5

5.6 Thiết lập giá tài nguyên thay đổi theo thời gian 5

5.7 Chi phí cố định cho công việc 5

5.8 Xem xét chi phí của toàn bộ dự án 6

6 Theo dõi dự án 6

6.1 Tìm đường Gantt và công việc Gantt của dự án 6

6.2 Sơ đồ mạng 6

6.3 Tạo dự án cơ sở 6

6.4 Tạo dự án chuyển tiếp Interim 6

6.5 Cập nhật công việc thực tế 6

6.6 Quản lý giá trị thu được 6

II Dự án của em 6

1 Trình bày dự án của em 6

2 Thiết lập ban đầu cho dự án 6

3 Danh sách công việc và mối quan hệ 6

4 Danh sách tài nguyên 6

5 Phân bổ tài nguyên cho dự án 6

III Một phần mềm quản lý dự án khác 6

1 Giới thiệu sơ lược về phần mềm 6

2 Hướng dẫn sử dụng một số chức năng chính 6

3 So sánh với MS Project 2016 6

I MS PROJECT

1 Giới thiệu tổng quan về MS Project

1.1 Các ứng dụng của MS Project

+ Lập kế hoạch cho dự án

- Nhập công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí cho dự án

- Điều chỉnh các thông tin và dữ liệu để đạt được kế hoạch mong muốn (Baseline project)+ In các báo cáo của quá trình lập kế hoạch nếu muốn

- Cập nhật tiến độ và theo dõi dự án

- Nhập các thông tin thực tế về công việc, thời gian, tài nguyên, chi phí

- Theo dõi dự án dựa vào kế hoạch và các thông tin thực tế nhập vào

- In ấn các báo biểu, các kết quả phân tích cần thiết nếu muốn

1.2 Các tùy biến Ribbons

Tùy biến các nhóm: Thêm nhóm, đổi tên, ẩn

Đổi tên các Ribbon: Ví dụ đổi tên thành tiếng Việt

Tùy biến các nhóm: Thêm nhóm, đổi tên, ẩn

Chọn Ribbon muốn tùy biến > Phải chuột > Chọn Customize the Ribbon

Thêm nhóm: Chọn New Group > Rename để đổi tên nhóm

Đổi tên Ribbon hoặc đổi tên nhóm

-Chọn Ribbon > Rename

Cụ thể

-Danh mục các công việc và chi phí tương ứng

-Tài nguyên (con người, máy móc thiết bị, vật liệu, chi phí của dự án) và chi phí tương ứng.-Thời gian ước tính để hoàn thành công việc và hoàn thành dự án

1.3 Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar là thanh công cụ chứa những nút lệnh tùy biến giúp bạn chọn nhanh trong giao diện các ứng dụng của Microsoft, như Microsoft Windows với My Computer (Windows Explorer) hay

Microsoft Office (bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook…).

Có thể tùy chọn nằm ở 2 vị trí gần thanh Ribbon (thanh Ribbon là thanh menu gồm các tab lệnh: File, Home….)

Ngay bên trên thanh Ribbon (Show Above the Ribbon) – nằm cùng vị trí với tiêu đề file – tên ứng dụng

Ngay bên dưới thanh Ribbon (Show Below the Ribbon) – nằm bên dưới thanh Ribbon, vàngay phía trên thanh công thức Fx

Sau đây là một số hoạt động với Quick Access Toolbar:

-Cách thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar

-Cách thêm các nút lệnh không có sẵn trong thanh Ribbon

-Cách xóa bỏ nút lệnh khỏi Quick Access Toolbar

-Thay đổi các vị trí nút lệnh trong Quick Access Toolbar

-Cách thêm phân tách nhóm các nút lệnh với Separator và Tùy biến Quick Access

Toolbar từ Options

-Cách thiết lập lại thanh Quick Access Toolbar về nguyên trạng ban đầu (Reset Quick Access Toolbar)

1.4 Thay đổi định dạng Text

-Định dạng đoạn văn bản: Giúp nhấn mạnh vào những phần nội dung quan trọng, cho

người đọc dễ dàng bám sát nội dung cốt lõi

-Định dạng kí tự: Làm nổi bật những nội dung cần chú ý của văn bản, cho người đọc nắm

rõ, dễ nhìn

1.5 Quản lý tập tin

-Tạo dự án mới: Chọn Ribbon File > New > Blank Project

-Lưu dự án: Lưu khác tên, lưu phiên bản cũ hơn

-Bảo mật dự án: File > Save > Browse > Trong Tools chọn General Option

-Protection password

-Protection Password: Nhập password dùng để mở file

-Write Reservation password: File này có thể mở dạng Read-only (Chỉ đọc) nhưng nếu muốn sửa thì phải nhập Password

1.6 Bảo mật

-Protection Password: Nhập password dùng để mở file

-Write Reservation password: Nhập pass để chỉnh sửa file nếu muốn

-Always create backup: Tạo file backup có đuôi bak nằm cùng thư mục file được lưu Dùng trong điều chỉnh tiến độ

-Có thể mở lại file bak này dưới dạng open

2 Thời gian trong MS Project

2.1 Các thiết lập mặc định về thời gian

Ribbon File > Opptions > Project Options > Chọn Schedule

2.2 Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc dự án

Ribbon Project > Project Information

Schedule from: Project Start Date và Project Finish Date thì khác nhau như thế nào ?(*)

All tasks begin as soon as possible

All task begin as late as possible

Status date: Kiểm tra tiến độ NA mặc định ngày máy tính

All tasks begin as soon as possible:

-Dùng trong trường hợp biết chính xác ngày khởi công của dự án Lựa chọn này cho phépbạn hoạch định dự án một cách mềm dẻo nhất (Phân bố lại tài nguyên khi quá tải)

-Các công việc nhập vào nếu để chế độ Auto sẽ tự lấy ngày bắt đầu để hoạch định (VD

01 Project Start Time.mpp)

All task begin as late as possible:

-Bạn không biết chắc khi nào dự án có thể bắt đầu

-Bạn biết ngày PHẢI hoàn thành của dự án (Công trình dạng kỷ niệm), từ đó bạn cần

tính được ngày cần khởi công dự án

-Bạn được sự chỉ định lập được tiến độ theo phương pháp này

(VD 02 Project Finish Time.mpp)

2.3 Điều chỉnh ngày thực hiện dự án

Hoạch định theo ngày bắt đầu – Project Start Date

-Các công việc nhập vào đều mặc định là As soon as possible Khi kéo các công việc trên đường Gantt thì công việc sẽ tự động chuyển về Start No Earlier Than

Hoạch định theo ngày kết thúc

-Các công việc nhập vào đều mặc định là As late as possible Khi kéo các công việc trên đường Gantt thì công việc sẽ tự động chuyển về Finish No Later Than

2.4 Các loại lịch làm việc

Base calendar: Standard, 24 hours, night-shift

Project calendar: Là lịch dung chung trong dự án

Task calendar: Lịch của công việc

Resource calendar: Lịch của tài nguyên

Thiết lập lịch làm việc mới cho dự án: Chọn Ribbon Project > Change working time > Create new Calendar

Nhập tên của lịch trong ô Name

Chọn Base Calendar hoặc Make a copy > OK

Thiết lập ngày và giờ làm việc trong tuần

Đặt các ngày nghỉ lễ

Thiết lập ngày và giờ làm việc trong tuần:

Work weeks > Details

2.5 Thiết lập một lịch làm việc cho dự án

Tạo ngày nghỉ hoặc kỳ nghỉ lễ

Đặt lịch cho dự án vào File > Info

2.6 Hiệu chỉnh lịch đã tạo cho dự án

Chọn công việc > Nhấn Shift + F2

Hoặc chọn công việc

3.1 Các loại công việc

    Có 4 loại công việc, gồm:

3.1.1 Công việc thường (task).

Duration > 0, được thực hiện trong thời gian nhất định

Thực hiện các bước này:

1 Chuyển đến chế độ xem "Gantt Chart" trong Ribbon View

2 Chọn bảng "Entry" trong tab "Tables"

3 Đặt tên và thời gian cho từng công việc trong cột "Task Name" Sử dụng định dạng như sau: 1d (1 ngày), 1w (1 tuần), 1mo (1 tháng), 1m (1 phút), 1h (1 giờ)

4 Để chương trình tự tính ngày bắt đầu và kết thúc, để trống các ô ngày bắt đầu và kết thúc

5 Để thiết lập thông tin nhập mặc định cho dự án, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn trong "File > Options > Schedule"

3.1.2 Công việc dạng mốc dự án (Milestone).

 -Duration bằng 0.

3.1.3 Công việc định kỳ (Recurring Task):

-Những công việc lặp lại.

Trong trường Task Name, chọn vị trí công việc

Chọn Task -> Recurring Task

3.1.3 Công việc tổng (Summary Task):

-Là công việc bao gồm nhiều công việc con khác.

Cách 1: Chọn nhóm các công việc > Nhấp vào biểu tượng Indent

Cách 2: Chọn nhóm công việc -> Trong Ribbon Task -> Nhóm Insert -> Summary để tự động tạo công việc tổng cho nhóm các công việc bạn đã chọn

3.2 Tạo và hiệu chỉnh danh sách công việc

-Thêm công việc

-Điều chỉnh các thuộc tính của công việc như ngày bắt đầu, ngày kết thúc, và tài nguyên.-Thực hiện các thay đổi khác nếu cần thiết, như thêm/xóa cột và tùy chỉnh dạng hiển thị.-Lưu dự án để lưu lại các thay đổi

3.3 Task Mode: Kiểu hoạch định công việc

Có 2 kiểu hoạch định cho công việc:

Manually Scheduled: (Mặc định – MP 2010)

Auto Scheduled: (Mặc định – MP 2007 về trước)

Bước 1: Đặt lại kiểu mặc định:

Trên Ribbon File > Options > Schedule

Scheduling options for this project, chọn Auto Scheduled trong New tasks created.

Bước 2: Thay đổi kiểu hoạch định công việc đã nhập.

Cách 1: Trong trường Task Mode, chọn lại kiểu hoạch định là Auto Scheduled hay

Manually Scheduled

Cách 2: Chọn vào công việc, sau đó click chuột phải, Chọn Auto Schedule hoặc Manually

Scheduled trên menu ngữ cảnh

Cách 3: Chọn hộp thoại Task Information, chọn trang General

3.4 Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

-Để thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, chúng ta sử dụng các đường kết nối Trước hết, chọn những công việc có liên quan, kết nối chúng và sau đó có thể thay đổi kiểu kết nối Công việc có ngày bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào công việc khác gọi là công việc

kế tiếp Công việc mà có công việc kế tiếp phụ thuộc vào gọi là công việc làm trước Ví

dụ sau sẽ chỉ rõ cho thấy mối quan hệ giữa các công việc, nếu bạn thiết lập mối quan hệ giữa 2 công việc là treo đồng hồ và sơn tường thì công việc sơn tường sẽ là công việc làmtrước, công việc treo đồng hồ sẽ là công việc kế tiếp

Sau khi các công việc được thiết lập mối quan hệ, việc thay đổi thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của các công việc làm trước sẽ ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của các công việc kế tiếp Microsoft Project mặc định để quan hệ kết thúc-bắt đầu (Finish-to-start) khi tạo các liên kết giữa các công việc Trong nhiều trường hợp, mối quan hệ giữa các công việc không phải như vậy, bạn có thể thay đổi kiểu liên kết này theo các dạng sau

để phù hợp với mô hình dự án của bạn: Start-to-Start, Start-to-Finish, Finish-to-Finish, Start-to-Finish

Sau đây là các cách hướng dẫn trong ứng dụng MS Project:

B1: Trên menu View, chọn sơ đồ Gantt

B2: Trong cột Task Name, chọn hai hay nhiều công việc bạn muốn liên kết với nhau

Để liên kết các công việc liên tiếp nhau, giữ phím Shift, và sau đó kích chuột vào công việc đầu tiên và công việc cuối

Để liên kết các công việc cách xa nhau, giữ phím CTRL, và sau đó chọn những công việcbạn muốn liên kết với nhau theo thứ tự công việc nào chọn trước sẽ là công việc làm trước, công việc nào chọn sau sẽ là công việc kế tiếp

B4: Để thay đổi kiểu liên kết, kích đúp vào đường liên kết giữa 2 công việc bạn đang muốn thay đổi

B5: Trong hộp liệt kê Type, chọng kiểu liên kết mà bạn muốn, sau đó kích OK

Chú ý: Để hủy bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc bạn muốn trong cộtTask Name và kích nút Unlink Tasks Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa trên những liên kết và các ràng buộc còn tồn tại

3.4 Task Type: Kiểu công việc

-Fixed duration (cố định thời gian thực hiện)

-Fixed work (cố định tổng số công việc thực hiện)

-Fixed units (cố định tài nguyên đơn vị thực hiện công việc)

Trong phần thiết lập options (File/Option/Schedule) bạn đã thấy mặc định của loại công việc trong Default task type là Fixed Unit-đây là một hình thức phổ biến của các nước phát triển Vì ở đó trình độ lao động và năng suất của nhân công thường được ước lượng khá chính xác và ổn định do đó người ta ưu tiên kiểm soát tài nguyên đơn vị-Units.

Còn ở Việt Nam có thói quen khi lập tiến độ thường ước lượng trước thời gian thực hiện công việc rồi mới phân bổ tài nguyên Khi tài nguyên không đảm bảo (cao hoặc thấp) thì

sẽ đi điều chỉnh thời gian thực hiện công việc sao cho sử dụng tài nguyên hiệu quả

3.4 Effort Driven

Thuộc tính Effort-driven nếu được chọn sẽ ảnh hưởng đến công việc sau lần đầu nhập tài nguyên và muốn nhập thêm hay xóa bỏ tài nguyên ra khỏi công việc, MP sẽ nguyên số công (Work) khi thay đổi nguồn lực đã gán cho công việc Khi bạn thêm vào hay rút bớt nhân lực (Units) ra khỏi một công việc MP sẽ kéo dài hay rút ngắn thời gian thực hiện công việc đó

Khi chọn thuộc tính Effort-Driven thì khi bạn gán xong 1 nguồn lực hay nhiều nguồn lực cho 1 công việc thì Effort-driven sẽ được áp dụng ngay và khi đó số công sẽ không thay đổi cho dù bạn có thay đổi nguồn lực

Ví dụ: Nếu công việc này bạn gán lần đầu tiên 2 nguồn lực toàn thời gian thì số giờ công tổng cộng là 48h công (48=2x8hx3 ngày) Sau đó, bạn đó lại gán thêm một nguồn lực nữa toàn thời gian cho công việc này Khi đó MP với tính năng Effort-Driven sẽ giữ nguyên số giờ công là 48h công và điều chỉnh để mỗi nguồn lực làm việc 16h công Lúc này thời gian thực hiện công việc sẽ rút xuống chỉ còn 2 ngày

3.7 Ràng buộc trong công việc (Constrain)

Mỗi công việc trong dự án đều có 1 ràng buộc đi kèm về mặt thời gian, cụ thể là ngày bắtđầu, hoặc ngày kết thúc Để xem hoặc khai báo các loại ràng buộ này cho công việc, chúng ta thực hiện như sau: click đúp vào công việc để bật hộp thoại Task Information, chọn thẻ Advanced để tới lựa chọn các loại ràng buộc cho công việc (Constraint type)

MS Project chia các ràng buộc ra làm 3 nhóm:

-Ràng buộc linh động (Flexible): là ràng buộc không rõ ràng về mặt thời gian, ví dụ như: sớm nhất có thể, muộn nhất có thể

-Ràng buộc không linh động (Inflexible): là ràng buộc cố định ngày bắt đầu hoặc kết thúccủa 1 công việc Ví dụ, công việc X phải được bắt đầu vào ngày 11/5/2024

-Ràng buộc bán linh động (Semi-Flexible): là ràng buộc “không chặt” trên ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của công việc Ví dụ: công việc X phải hoàn thành trước ngày

12/2/2024

3.8 Deadline (Hạn cuối công việc)

Trong tiến trình cách thực hiện thoa tác deadline trong MS Project bao gồm nhiều công đoạn như sau:

-Bước 1: Xây dựng (lập) 1 bản tiến độ dự án chất lượng

-Bước 2: Chèn trường dữ liệu (cột) deadline vào trong bảng tiến độ

-Bước 3: Khia báo (lựa chọn) ngày cho các deadline của các công việc tương ứng

-Bước 4: Thực hiện tiến độ dự á và theo dõi cập nhật

Tuy nhiên, có một vài lưu ý về hạng mục Deadline:

-Có thể tạo deadline cho bất kỳ công việc nào (Task) hoặc hạng mục nào (Summary Task), dự án nào (Project Summary Task-nếu quản lý đa dự án trên 1 bản tiến độ dự án)-Có thể click đúp vào công việc muốn tạo Deadline, chọn thẻ Advance/Deadline để tạo

dữ liệu Deadline thay cho việc chèn cột

-Sử dụng Deadline vẫn thể hiện được đầy đủ thông tin kỳ vọng tiến độ của các bên công việc liên quan và bảng tiến độ dự án vẫn khả thi thực hiện được

3.9 Gián đoạn công việc

Bao gồm thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Tạo 1 công việc

Bước 2: Click vào công vụ Split Task để tạo gián đoạn cho công việc

Bước 3: Di chuyển công việc theo yêu cầu

Bước 4: Nhập lại ngày kết thúc của công việc

4 Tài nguyên

4.1 Các dạng tài nguyên

Work: Tài nguyên dạng công việc, là những tài nguyên làm việc theo ca: con người, ca

máy…

Material: Tài nguyên dạng vật liệu, ví dụ: cát, đá, gạch…

Cost: Tài nguyên dạng chi phí, ví dụ chi phí di chuyển, truyền thông quảng cáo, đào tạo,

báo cáo tài chính, doanh thu,…

(Tài nguyên dạng chi phí không làm việc, không có ảnh hưởng đến hoạch định công việc)

4.2 Tạo danh sách tài nguyên

Tạo danh sách tài nguyên:

-Ribbon View chọn khung nhìn Resource

-Ribbon View chỉ tới bảng Table chọn Entry

- Resource name: Nhập tên tài nguyên

Group: Chỉ định nhóm cho tài nguyên (dung để filter) (01 VD Group)

Resource name: Nhập tên tài nguyên

Group: Chỉ định nhóm cho tài nguyên (dung để filter)

Type: Xác định kiểu tài nguyên

Initials: Nhập chữ cái đặt trưng cho tài nguyên

Max.Unit: Số lượng tài nguyên lớn nhất tại một thời điểm của dự án

Cost/Use: Chi phí mỗi lần sử dụng tài nguyên

Accrue At: Thời điểm tính chi phí tài nguyên

Base calendar: lịch cơ sở sử dụng cho tài nguyên

Code: Mã tài nguyên

Resource name: Nhập tên tài nguyên

Group: Chỉ định nhóm cho tài nguyên (dung để filter)

Type: Xác định kiểu tài nguyên

Initials: Nhập chữ cái đặt trưng cho tài nguyên

Max.Unit: Số lượng tài nguyên lớn nhất tại một thời điểm của dự án

Cost/Use: Chi phí mỗi lần sử dụng tài nguyên

Accrue At: Thời điểm tính chi phí tài nguyên

Base calendar: lịch cơ sở sử dụng cho tài nguyên

Code: Mã tài nguyên (lặp lại một lần nữa)