Phân tích chiến lược tuyển dụng, Đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ – TRUYỀN THÔNG PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO, PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NHÂN SỰ VÀ TÌNH NGUYỆN VIÊN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỔ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA BÁO CHÍ – TRUYỀN THÔNG

PHÂN TÍCH CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO,

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ VÀ QUẢN LÝ HIỆU QUẢ

NHÂN SỰ VÀ TÌNH NGUYỆN VIÊN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TỔ CHỨC SỰ KIỆN – BAO4222.001 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS Lê Nguyễn Phương Thảo

HUẾ, THÁNG 06 NĂM 2024

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

NỘI DUNG 3

I Một số khái niệm cơ bản 3

1 Sự kiện 3

2 Tổ chức sự kiện 4

II Phân tích chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện 5

1 Chiến lược tuyển dụng nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện 5

2 Chiến lược đào tạo nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện 7

3 Phân công nhiệm vụ nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện 8

4 Quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện 9

5 Đêm nhạc thiện nguyện “LOVE” và chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong việc tổ chức Đêm nhạc 11

KẾT LUẬN 17 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

Hiện nay, truyền thông đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển thương hiệu, giúp các tổ chức doanh nghiệp quảng bá sản phẩm một cách hiệu quả Đồng thời nó còn giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh nhằm tạo sự uy tín và lấy được lòng tin của khách hàng Tuy nhiên, không phải lúc nào các tổ chức doanh nghiệp cũng có thể sử dụng truyền thông để quảng bá một cách hiệu quả, truyền thông phát triển đồng nghĩa với việc tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng ngày càng cao hơn, họ đặt ra các mục tiêu khác nhau nhằm thu hút

sự chú ý của công chúng đối với thương hiệu của mình Đặc biệt, sự cạnh tranh

về nguồn khách hàng, thị trường hay việc phải đối diện với nhiều rủi ro không mong muốn trong quá trình quảng bá đòi hỏi các tổ chức doanh nghiệp phải có được một chiến lược, kế hoạch cụ thể để thu hút một lượng lớn khách hàng biết đến và sử dụng các sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu Để sản phẩm đến gần hơn với công chúng thì tổ chức các buổi Event (sự kiện) luôn là phương án lựa chọn hàng đầu; trong các buổi Event (sự kiện) này, các tổ chức doanh nghiệp có thể giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến với công chúng, giúp họ nhận diện sản phẩm (Sản phẩm đó là gì? Thuộc thương hiệu nào? Công dụng ra sao? ) và đưa

ra các thông điệp truyền thông, giúp công chúng hiểu rõ hơn về ý nghĩa của sản phẩm, tác động đến suy nghĩ và kích thích nhu cầu mua sản phẩm của thương hiệu; đồng thời thu hút sự chú ý của giới truyền thông, giúp các tổ chức doanh nghiệp đánh bóng sản phẩm và tăng doanh số bán hàng cho thương hiệu

Và đằng sau sự thành công rực rỡ của một sự kiện thì sự tham gia, hỗ trợ của các thành viên, đội ngũ công ty là điều hết sức quan trọng Với một lượng lớn công việc cần làm của một buổi sự kiện (đặc biệt là các sự kiện lớn, diễn ra trong nhiều ngày) yêu cầu cần phải

có một nguồn lớn nhân sự từ trưởng ban, phó ban, nhân viên hậu cần, quay phim chụp ảnh, hỗ trợ khách hàng, tình nguyện viên Sự kiện càng lớn thì yêu cầu càng cao, nhân lực càng nhiều thì việc quản lý, đào tạo về mặt nhân sự càng phải chặt chẽ, nhiệm vụ cho từng người phải rõ ràng nhằm hạn chế đến mức thấp nhất những sự cố, rủi ro không mong muốn, chỉ có như vậy thì một buổi Event (sự kiện) mới diễn ra suôn sẻ và đạt được

hiệu quả mong muốn cao nhất Đó chính là lý do em đã lựa chọn “Phân tích chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện” làm đề tài cho bài tiểu luận này

Bản thân em với vốn kiến thức hạn hẹp và chưa có nhiều kinh nghiệm nên bài tiểu luận không tránh khỏi còn thiếu sót và hạn chế Em rất mong nhận được những lời nhận xét góp ý của thầy cô giảng viên để em có thể bổ sung kiến thức, kinh nghiệm nhằm hoàn thiện bản thân hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn cô Lê Nguyễn Phương Thảo, là giảng viên hướng dẫn đã giúp đỡ em trong suốt quá trình tìm hiểu môn học Tổ chức sự kiện và hoàn thành bài tiểu luận này

NỘI DUNG

I Một số khái niệm cơ bản

1 Event (Sự kiện)

- Event (sự kiện) là hoạt động tập hợp số lượng lớn người tham gia tại một thời điểm

và địa điểm cụ thể Event có thể bao gồm nhiều loại hoạt động khác nhau, từ hội chợ, triển lãm, buổi biểu diễn nghệ thuật, đến các hội thảo, buổi họp, đến các sự kiện giải trí  như âm nhạc, thể thao, văn hóa, du lịch, và giáo dục

- Event được tổ chức để thu hút và tạo cơ hội giao lưu, kết nối, quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu đến công chúng Các sự kiện cũng có thể được sử dụng để giới thiệu các sản phẩm mới, công nghệ mới, hoặc để giới thiệu các ý tưởng và thông tin trong một lĩnh vực cụ thể

- Mục đích của việc tổ chức Event (sự kiện):

+ Quảng bá thương hiệu: Event là một cách hiệu quả để quảng bá sản phẩm, dịch

vụ, thương hiệu của doanh nghiệp Tổ chức event giúp tạo cơ hội để doanh nghiệp gi

ới thiệu sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình đến đông đảo khách hàng tiềm năng

+ Tạo mối quan hệ: Event là giải pháp để tạo mối quan hệ với khách hàng, đối tác hoặc nhà tài trợ Tổ chức event giúp cho các bên có cơ hội gặp gỡ, trao đổi và tạo dựng mối quan hệ thân thiết

+ Tạo niềm vui: Các sự kiện giải trí như hội chợ, triển lãm, biểu diễn nghệ thuật

và các sự kiện thể thao đều có thể tạo ra niềm vui và giải trí cho khách hàng, nhân viên + Tạo mạng lưới: Event là một cơ hội để kết nối và tạo ra một mạng lưới các chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể Tổ chức event giúp cho các chuyên gia trong cùng một lĩnh vực có cơ hội giao lưu, học hỏi và chia sẻ kiến thức

2 Tổ chức sự kiện

- Tổ chức sự kiện là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc để một

sự kiện nào đó có thể diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp và hoàn hảo như mong muốn Quá trình này

sẽ bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện và cho đến lúc nó kết thúc Hiện nay, tổ chức sự kiện thường hướng tới việc truyền tải các thông điệp đến khách hàng hay công chúng, như việc quảng bá, giới thiệu sản phẩm, các lễ hội…

- Vai trò của tổ chức sự kiện:

+ Tổ chức sự kiện là hoạt động được thực hiện nhằm mục đích phục vụ cho những mảng PR, Marketing Điều này giúp gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín cho hình ảnh của thương hiệu Đôi khi, công việc tổ chức sự kiện cũng hướng đến mục tiêu bán hàng, lễ kỷ niệm, hội họp hoặc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện thường được được tạo ra nhằm thu hút sự chú ý từ cộng đồng và tệp khách hàng mục tiêu mà

sự kiện muốn hướng đến

+ Vai trò của hoạt động này giống như một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu và dịch vụ của doanh nghiệp Nếu sự kiện thuận lợi thành công sẽ tạo ra các tác động tích cực cho truyền thông Ngược lại nếu thất bại, điều này sẽ khiến độ nhận diện của thương hiệu bị giảm sút trên thị trường

- Mục đích của tổ chức sự kiện:

+ Gửi gắm được các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến tệp khách hàng mục tiêu, hỗ trợ phát triển chiến dịch truyền thông, đồng thời, phát triển hình ảnh cá nhân của thương hiệu một cách hiệu quả

+ Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhìn từ công chúng đối với hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp

+ Phát triển một cách tối đa các hiệu ứng truyền thông từ bên ngoài và trong sự kiện với mục đích chạm đến cảm xúc của người tham gia và khách hàng của các công ty

+ Gia tăng sự kết nối giữa khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức Điều này giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh

II Phân tích chiến lược tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện

Sự thành công của một sự kiện không chỉ phụ thuộc vào việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo hay có được cơ sở vật chất hiện đại, mà còn là sự đòi hỏi về một đội ngũ nhân sự và tình nguyện viên tham gia tích cực, chuyên nghiệp nhằm đảm bảo cho sự kiện diễn ra được suôn sẻ và đạt được mục tiêu đã đề ra của sự kiện Có một chiến lược cụ thể và rõ ràng trong việc tuyển dụng, đào tạo, phân công nhiệm vụ và quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên giúp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm đội ngũ nhân sự và tình nguyện viên, nâng cao chất lượng và hiệu quả của sự kiện

Việc đưa ra những chiến lược tuyển dụng đúng đắn giúp tìm kiếm và lựa chọn được những cá nhân có năng lực và niềm đam mê với lĩnh vực mà sự kiện hướng tới Đào tạo nhân sự và tình nguyện viên một cách bài bản giúp họ hiểu rõ, nắm vững những kiến thức

và nội dung cụ thể của sự kiện, rèn luyện các kỹ năng để có đủ khả năng ứng phó với các

sự cố bất ngờ trong quá trình diễn ra sự kiện Phân công nhiệm vụ hợp lý, phù hợp với năng lực của từng cá nhân đảm bảo cho mọi công việc được thực hiện theo đúng tiến độ, tránh tình trạng một số cá nhân không được làm công việc đúng với chuyên môn của mình, gây ảnh hưởng và sai sót trong quá trình diễn ra sự kiện Cuối cùng, quản lý hiệu quả nhân sự và tình nguyện viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực, giúp duy trì động lực làm việc, tinh thần của các thành viên tham gia luôn thoải mái, tránh được tình trạng xảy ra những tranh cãi, lục đục nội bộ không mong muốn

1 Chiến lược tuyển dụng nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện

a Xác định nhu cầu tuyển dụng

- Yêu cầu của sự kiện: cần phải xác định quy mô (lớn hay nhỏ, khách mời bao nhiêu,

thời gian, địa điểm) và loại hình (lễ hội âm nhạc, hội thảo, chương trình thiện nguyện, họp báo ) để có thể đưa ra các yêu cầu cụ thể về số lượng nhân sự và tình nguyện viên cần thiết cho sự kiện

- Mô tả công việc chi tiết: phải có 1 bản mô tả công việc chi tiết về tuyển dụng nhân

sự và tình nguyện viên cho vị trí nào, nhiệm vụ cụ thể là gì, có những yêu cầu ra sao

về kỹ năng và kinh nghiệm Điều này giúp khoanh vùng được nhóm nhân sự phù hợp, tránh lãng phí thời gian trong quá trình tuyển dụng

b Quảng bá thông tin tuyển dụng

- Sử dụng kênh truyền thông: sử dụng các trang web tuyển dụng, các trang mạng xã hội; đặc biệt, việc tiếp cận các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Tiktok, Instragram sẽ dễ dàng tiếp cận được những ứng viên trẻ, năng động và sáng tạo trong công việc

- Thương hiệu của nhà tuyển dụng: việc xây dựng một thương hiệu có tiếng sẽ rất có lợi cho các tổ chức doanh nghiệp trong quá trình quảng bá sản phẩm hay tổ chức sự kiện quảng bá sản phẩm Khi một thương hiệu tạo được độ uy tín sẽ giúp thu hút được các ứng viên tham gia tuyển dụng, từ đó mà việc tìm kiếm nhân sự và tình nguyện viên cho các buổi sự kiện của thương hiệu cũng dễ dàng và nhanh chóng hơn Đặc biệt là với những thương hiệu truyền tải những nội dung mang tính chất truyền cảm hứng, tạo động lực hay chỉ đơn giản là chia sẽ những câu chuyện thành công và các cơ hội phát triển năng lực nghề nghiệp của nhân sự và tình nguyện viên

c Tuyển chọn tình nguyện viên

- Tạo môi trường hấp dẫn: để có thể thu hút các tình nguyện viên, cần phải đưa ra

những lợi ích cụ thể mà các tình nguyện viên sẽ có được khi tham gia các buổi sự kiện như có cơ hội học hỏi từ những anh chị có kinh nghiệm trong ngành, được gặp

gỡ những chuyên gia, người nổi tiếng, phát triển được những kỹ năng cần thiết như quản lý thời gian, hoạt động cộng đồng, rèn cách làm việc theo hội nhóm một cách hiệu quả Bên cạnh đó, các tổ chức cũng có thể tổ chức các buổi giới thiệu, training, ngày hội tuyển dụng tại các trường học để thu hút được các bạn sinh viên tham gia

- Liên kết với các tổ chức và cộng đồng: các tổ chức có thể liên kết với các trường đại

học, các tổ chức phi lợi nhuận hay các cộng đồng trên các nền tảng mạng xã hội trực tuyến để tìm kiếm và thu hút tình nguyện viên tham gia

2 Chiến lược đào tạo nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện

a Đào tạo ban đầu:

- Giới thiệu về tổ chức và sự kiện: tổ chức các buổi đào tạo giúp các nhân sự và tình nguyện viên có cái nhìn tổng quan về tổ chức, hiểu rõ được mục tiêu của sự kiện và nhận thức được tầm quan trọng của công việc mà họ sẽ phải làm

- Nhiệm vụ cụ thể: mô tả chi tiết từng nhiệm vụ, trách nhiệm và vai trò của từng vị trí trong sự kiện, đồng thời cung cấp các công cụ đào tạo (máy quay, hội trường, sản phẩm của thương hiệu ) nhằm hỗ trợ trong quá trình học tập của các nhân sự và tình nguyện viên

- Quy trình làm việc: hưỡng dẫn rõ ràng và cụ thể về toàn bộ quy trình cần làm trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, cần phải thực hiện những bước nào, hệ thống quản lý

sự kiện, cách sử dụng các công cụ ra sao Điều này giúp các nhân sự và tình nguyện viên có được sự đồng nhất về các quy trình làm việc cần thiết

b Đào tạo chuyên môn

- Đào tạo chuyên sâu: tổ chức các buổi đào tạo riêng cho từng vị trí công việc (đào

tạo về quản lý sự kiện, quản lý khủng hoảng, sử dụng các thiết bị máy móc trong sự kiện ) để nânng cao kỹ năng và kiến thức cần thiết

- Đào tạo thực hành: khuyến khích các nhân sự và tình nguyện viên tham gia thực

hành để áp dụng các kiến thức, kỹ năng vào thực tế Có thể tổ chức các buổi diễn tập với các tình huống phát sinh bất ngờ hay tổ chức các buổi tổng duyệt, chạy thử chương trình trước khi sự kiện diễn ra

c Phát triển kỹ năng mềm

- Đào tạo kỹ năng giao tiếp: giúp các nhân sự và tình nguyện viên giao tiếp tự tin, đạt được hiệu quả hơn với các đồng nghiệp hay các khách hàng, khán giả tham gia trong buổi sự kiện đó

- Đào tạo kỹ năng làm việc nhóm: nhằm tạo ra cho các nhân sự và tình nguyện viên một môi trường làm việc tích cực, tăng cường sự phối hợp giữa các thành viên, hạn chế hết mức việc xảy ra các xung đột hay cãi vã trong quá trình tổ chức sự kiện

- Đào tạo kỹ năng giải quyết vấn đề: giúp các nhân sự và tình nguyện viên làm quen với việc xử lý các tình huống bất ngờ, bình tĩnh và nhanh chóng tìm cách giải quyết tốt nhất cho các vấn đề xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện

d Có sự đánh giá và phản hồi

- Tạo một số bảng biểu đánh giá hiệu suất làm việc của các nhân sự và tình nguyện

viên nhằm theo dõi tiến độ của công việc Thường xuyên đưa ra các phản hồi, đánh giá để giúp các nhân sự và tình nguyện viên nhận thấy được những ưu điểm cần phát huy và khuyết điểm cần hạn chế Tổ chức các buổi họp nhóm, trao đổi công việc để duy trì liên lạc, biết được những khó khăn mà từng cá nhân gặp phải, từ đó đưa ra các giải pháp nhanh chóng để khắc phục những khó khăn đó, đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ

- Khuyến khích các nhân sự và tình nguyện viên có những nhận xét, đánh giá về quy

trình làm việc và đào tạo để có thể cải thiện hiệu quả, giúp hiểu rõ hơn về mong muốn của nhân sự và tình nguyện viên, từ đó khắc phục những sai sót và có sự điều chỉnh trong chiến lược đào tạo

3 Phân công nhiệm vụ nhân sự và tình nguyện viên trong tổ chức sự kiện

a Xác định vai trò và trách nhiệm

- Yêu cầu sự kiện: xác định loại sự kiện (lễ hội âm nhạc, hội thảo, chương trình từ

thiện, họp báo ) và quy mô của sự kiện (lớn hay nhỏ, khách mời bao nhiêu, thời gian, địa điểm ) để đưa ra các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện và biết được số lượng nhân sự và tình nguyện viên cần thiết cho buổi sự kiện đó

- Lập danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện, từ

trước sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc Cần phân chia thành các ban/nhóm với từng nhiệm vụ khác nhau như truyền thông, đối ngoại, nội dung, hậu cần

b Mô tả công việc và yêu cầu

- Mô tả công việc chi tiết: xác định vị trí cho từng nhiệm vụ cụ thể (trưởng BTC, phó

BTC, thư ký, trưởng ban, lễ tân, quay phim chụp ảnh ), đồng thời mô tả chi tiết các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí (VD: trưởng BTC sẽ là người điều phối, quản lý và phân công công việc cho từng cá nhân; thư ký sẽ là người ghi lại các nội dung, công việc cần làm trong các buổi họp giữa các ban/nhóm )