Thông tin trên thẻ sinh viên ăn khớp với thông tin sinh viên được lưu trong hệ thống nhà trường, kiểm tra sinh viên bị chịu kỉ luật vì vi phạm nội quy hay quy định mượn trả của thư viện
Mô tả bài toán
Hệ thống thư viện của trường đại học hư cấu A gồm 1 phòng mượn có
Thư viện đại học A có 10 kệ đựng sách, mỗi kệ chứa từ 150 đến 200 cuốn, với tổng sức chứa lên tới hơn 7000 cuốn sách Thư viện hiện có hơn 4000 đầu sách đa dạng các lĩnh vực như công nghệ thông tin, tự động hóa, kinh tế, môi trường, khoa học cơ bản và quản lý doanh nghiệp, nhằm phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu của sinh viên.
Hình 1 1 Minh họa thư viện
Người đọc tìm kiếm đầu sách mong muốn và mang đến bàn thủ thư, nơi thủ thư sẽ nhận sách cùng thông tin từ sinh viên để tiến hành kiểm tra điều kiện mượn sách.
Thông tin trên thẻ sinh viên cần phải khớp với dữ liệu sinh viên trong hệ thống của trường Việc kiểm tra tình trạng kỷ luật của sinh viên, đặc biệt là những trường hợp vi phạm nội quy hoặc quy định mượn trả của thư viện, không nên chỉ dựa vào sổ quản lý vi phạm sinh viên.
Để thực hiện việc mượn sách, người mượn cần ghi lại các thông tin quan trọng như tên sách, mã sách, tên sinh viên, mã sinh viên, tên lớp, tên khoa và số điện thoại vào phiếu mượn Tất cả thông tin này sẽ được thủ thư ghi chép thủ công vào sổ mượn nhằm phục vụ công tác quản lý.
Nếu không đủ điều kiện thủ thư sẽ thông báo cho sinh viên, từ chối cho mượn sách.
Khi sinh viên trả sách tại thư viện, thủ thư sẽ kiểm tra thông tin phiếu mượn để đảm bảo tính hợp lệ Nếu thông tin không khớp, thủ thư sẽ từ chối nhận sách và yêu cầu sinh viên giải quyết vấn đề Ngược lại, nếu thông tin hợp lệ, thủ thư sẽ kiểm tra tình trạng sách Nếu sách không có vấn đề gì, thủ thư sẽ nhận lại sách; nếu có vi phạm, thủ thư sẽ thông báo kỷ luật cho sinh viên và ghi chép vi phạm vào sổ quản lý.
Sách được đưa vào kho có 2 trường hợp:
Trong trường hợp sách được lưu trữ vào kho do kệ sách ở phòng mượn không còn chỗ trống, người quản lý chỉ cần tìm và đưa sách về đúng vị trí đã được phân loại trước đó Sau đó, họ sẽ thống kê lại số lượng sách có trong kho để quản lý hiệu quả hơn.
Khi sách mới được nhập vào kho, người quản lý cần thực hiện các bước quan trọng như đánh mã sách, phân loại sách và ghi chép thông tin vào sổ quản lý kho Cuối cùng, họ phải thống kê số lượng sách hiện có trong kho để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Để quản lý sách cũ hiệu quả, người quản lý cần loại bỏ sách từ kho, hủy bỏ mã sách và xóa thông tin liên quan trong sổ quản lý Cuối cùng, cần thống kê số lượng sách còn lại trong kho để đảm bảo cập nhật chính xác.
1.4 Quy trình xử lí sự cố
Quy trình báo cáo sự cố xảy ra 1 số trường hợp sau:
Khi người mượn yêu cầu báo cáo về sự cố, người quản lý sẽ kiểm tra và xác minh thông tin trên sổ mượn và phiếu mượn (nếu có) Nếu thông tin không khớp, người quản lý sẽ từ chối giải quyết Ngược lại, nếu thông tin khớp với sự viện, người quản lý sẽ xử lý theo nội quy thư viện và quy định về xử lý vi phạm của nhà trường.
Trong trường hợp xảy ra sự cố quản lý thư viện, người quản lý và lãnh đạo cần xác nhận thông tin liên quan Việc xử lý sự cố phải tuân thủ nội quy thư viện, quy định về xử lý vi phạm và hợp đồng lao động.
Trong trường hợp nằm ngoài các sự cố kể trên: Báo cáo ban lãnh đạo, tìm phương án giải quyết.
1.5 Quy trình viết báo cáo
Thủ thư và thủ kho sẽ tiến hành thống kê và kiểm tra thông tin liên quan đến số lượng sách trong kho, số lượng sách đang được mượn, cũng như thống kê số lượng sinh viên vi phạm và bị kỷ luật, nhằm lập báo cáo chi tiết.
Các vấn đề gặp phải tại hệ thống thư viện truyền thống
Thời gian chờ đợi mượn sách lâu vào những giờ cao điểm.
Ghi chép thiếu chính xác, dẫn đến thất thoát tài sản nhà trường.
Khó khăn trong việc theo dõi nhu cầu người đọc.
Khó khăn trong việc kiểm tra số sách mà cá nhân đang mượn.
Khó khăn trong việc quản lý và phân bổ sách.
Các hồ sơ tài liệu liên quan
Quy định về xử lí vi phạm qui định
Sổ quản lí vi phạm sinh viên
Hình 1 5 Sổ quản lý kho
Hình 1 6 Minh họa sơ đồ thư viện
Hình 1 7Minh họa Quy định vi phạm
Hình 1 8 Minh họa Nội quy thư viện
Hình 1.9 Sổ quản lí vi phạm sinh viên
Nghiên cứu khả thi
4.1 Tính khả thi về mặt kĩ thuật
Triển khai hệ thống thư viện số hóa mang lại nhiều lợi ích cho trường học và nâng cao trải nghiệm cho sinh viên Dù về mặt kỹ thuật, việc này khả thi và không phải là công nghệ mới, nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro cần được xem xét.
Rủi ro liên quan đến việc hiểu biết về hệ thống mới ở mức trung bình
Có thể gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến gián đoạn dịch vụ.
Sinh viên có thể gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống mới, dẫn đến sai sót làm giảm hiệu quả dịch vụ.
Thủ thư cũng có thể xuất hiện sai sót trong việc sử dụng hệ thống do hệ thống còn mới.
Người dùng có thể gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống bất ngờ do thiếu kiến thức cần thiết, điều này có thể dẫn đến gián đoạn trong hoạt động của hệ thống.
=> Biện pháp giảm thiểu : bao gồm đào tạo người dùng và thực hiện kiểm tra chất lượng kỹ thuật định kỳ.
Rủi ro liên quan đến việc hiểu biết về công nghệ xác minh danh tính sinh viên thông qua thẻ sinh viên để thực hiện mượn sách
Công nghệ quét mã trên thẻ sinh viên để xác minh danh tính có thể gặp phải sai sót do các vấn đề liên quan đến thiết bị, chẳng hạn như việc sử dụng thiết bị quét mã vạch cũ hoặc lỗi phần cứng.
Thẻ sinh viên có thể bị làm giả một cách tinh vi.
=> Biện pháp giảm thiểu: là thực hiện kiểm tra và sửa chữa kỹ thuật định kỳ Nâng cấp công nghệ chống làm giả.
Rủi ro liên quan đến quy mô dự án
Dự án này có quy mô lớn do liên quan đến bộ dữ liệu của toàn bộ sinh viên và số lượng đầu sách lớn, điều này dễ dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong hệ thống.
Do quy mô lớn có thể kéo dài thời gian triển khai hoặc vượt ngân sách dự án.
=> Biện pháp giảm thiểu: Tăng cường sự chính xác trong hệ thống, quản lý dự án chặt chẽ và theo dõi tiến độ thường xuyên.
Khả năng tương tương thích của dự án
Hệ thống thư viện số hóa đã trở nên phổ biến tại Việt Nam, với nhiều trường đại học áp dụng công nghệ này Điều này cho thấy khả năng tương thích về mặt con người là rất cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và sử dụng tài nguyên học thuật.
Nhà trường hoàn toàn có khả năng cung cấp đầy đủ thiết bị và môi trường cần thiết để hỗ trợ cho dự án, đảm bảo tính tương thích về cơ sở hạ tầng.
4.2 Tính khả thi về mặt kinh tế
Dự án Do là một hệ thống quy mô lớn với nguồn dữ liệu phong phú, dẫn đến chi phí xây dựng không nhỏ Tuy nhiên, công ty phát triển đã ước tính rằng chi phí này nằm trong phạm vi quản lý và có thể được thực hiện với ngân sách hợp lý.
Do là hệ thống tự động hóa không cần nhiều nhân viên vận hành nên chi phí vận hành được giảm thiểu 1 cách tối đa.
Tuy nhiên cũng cần phải kiểm tra và sửa chữa kĩ thuật định kì nên phát sinh chi phí.
Với hệ thống mới nhà trường không cần nhiều thủ thư như với hệ thống thư viện truyền thống nên chi phí nhân công được cắt giảm.
Lợi ích và chi phí vô hình
Hệ thống thư viện mới mang lại sự thuận tiện và nhanh chóng, giúp sinh viên dễ dàng trong việc mượn và trả sách Điều này không chỉ loại bỏ những trở ngại trong quá trình tìm kiếm tài liệu mà còn tăng cường hứng thú học tập và tiếp thu kiến thức của sinh viên.
Chi phí vận hành hàng năm:
Phù hợp với chiến lược doanh nghiệp, việc cung cấp dịch vụ tốt hơn cho sinh viên và người quản lý là yếu tố quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
Tham gia của người đứng đầu dự án: Đánh giá là sự hỗ trợ mạnh mẽ từ người đứng đầu dự án.
Tham gia của quản lý cấp cao và người dùng: Đánh giá là sự hỗ trợ tích cực từ quản lý cấp cao và người dùng.
Khái niệm mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một công cụ mô tả các chức năng và mối quan hệ nội bộ của tổ chức, cùng với các mối liên hệ với môi trường bên ngoài Việc xây dựng và hoàn thiện mô hình nghiệp vụ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về các quy trình nghiệp vụ và xác định yêu cầu cho hệ thống cần phát triển.
Tiến hành xây dựng mô hình nghiệp vụ
2.1 Sơ đồ cơ sở dữ liệu
Hình 2 1 Sơ đồ cơ sở dữ liệu
Mục đích của sơ đồ cơ sở dữ liệu cho chúng ta thấy được một cái nhìn tổng quát về hệ thống.
2.2 Sơ đồ phân rã chức năng
Hình 2 2 Sơ đồ phân rã chức năng
Mục đích của biểu đồ phân rã chức năng cho chúng ta thấy các chức năng nghiệp vụ mà tổ chức, doanh nghiệp cần phải thực hiện.
2.3 Lập danh sách hồ sơ dữ liệu
Hình 2 3 Danh sach hồ sơ dữ liệu
2.4 Ma trận thực thể chức năng
Hình 2 4 Ma trận thực thể - chức năng
R (Read): Chức năng đọc dữ liệu từ thực thể
U (Update): Chức năng cập nhật dữ liệu trong thực thể
C (Create): Chức năng tạo mới dữ liệu trong thực thể
2.5 Lập các sơ đồ hoạt động
Hình 2 5 Sơ đồ hoạt động "Mượn sách"
Hình 2 6 Sơ đồ hoạt động "Trả sách"
Hình 2 7 Sơ đồ hoạt động "Lưu kho"
Hình 2 8 Sơ đồ hoạt động "Xuất kho"
Hình 2 9 Sơ đồ hoạt động "Xử lý sự cố"
Hình 2 10 Sơ đồ hoạt động "Báo cáo"
25
Khái niệm
Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ là quá trình biểu diễn đồ thị chức năng, thể hiện cách thức thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ và môi trường xung quanh.
Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 3 1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống cũ
Hình 3 2 Sơ đồ luồng dữ liệu vật lí mức 0 của hệ thống cũ
Các sơ đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1 của hệ thống cũ
3.1 Sơ đồ của tiến trình “1.0 Mượn sách”
Hình 3 3 Sơ đồ của tiến trình “1.0 Mượn sách” 3.2 Sơ đồ của tiến trình “2.0 Trả sách”
Hình 3 4 Sơ đồ của tiến trình “2.0 Trả sách” 3.3 Sơ đồ của tiến trình “3.0 Nhập sách”
Hình 3 5 Sơ đồ của tiến trình “3.0 Nhập sách” 3.4 Sơ đồ của tiến trình “4.0 Xuất kho sách”
Hình 3 6 Sơ đồ của tiến trình “4.0 Xuất kho sách” 3.5 Sơ đồ của tiến trình “5.0 Xử lý sự cố”
3.6 Sơ đồ của tiến trình “6.0 Báo cáo”
Hình 3 8 Sơ đồ của tiến trình “6.0 Báo cáo”
Các sơ đồ luồng dữ liệu logic mức 1 của hệ thống mới
Các đường màu đỏ là các phần được thêm vào
4.1 Sơ đồ của tiến trình “1.0 Mượn Sách”
Hình 3 9 Sơ đồ luồng dữ liệu logic“1.0 Mượn Sách”
Hình 3 10 Sơ đồ của tiến trình “2.0 Trả Sách”
4.3 Sơ đồ của tiến trình “3.0 Lưu Kho”
Hình 3 11 Sơ đồ của tiến trình “3.0 Lưu Kho” 4.4 Sơ đồ của tiến trình “4.0 Xuất Kho”
Hình 3 12 Sơ đồ của tiến trình “4.0 Xuất Kho” 4.5 Sơ đồ của tiến trình “5.0 Xử lý vi phạm”
Hình 3 13 Sơ đồ của tiến trình “5.0 Xư lý sự cố” 4.6 Sơ đồ của tiến trình “6.0 Báo cáo ”
Hình 3 14 Sơ đồ của tiến trình "6.0 Báo cáo"
Xây dựng mô hình dữ liệu khái niệm
2.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin các
Chú thích: Các mục được đánh dấu là các mục được giữ lại a) Sách 1 b) Thẻ sinh viên 1
Mã sách V Mã sinh viên V
Tên sách V Tên sinh viên
Tác giả V Ngày tháng năm sinh
Khóa c) Phiếu mượn 1 d) Thể loại sách 1
Ngày mượn V Tên Thể Loại V
Ghi chú e) Sổ mượn 1 f) Sổ lưu kho 1
Ngày hết hạn Vi trí V
Mã Sinh Viên Tên sách
Họ và tên sinh viên
Lý do V h) Sổ quản lý sinh viên vi phạm i) Báo cáo
Mã sinh viên V Ngày tạo V
Tên sinh viên V Nội dung V
Lý do vi phạm V Người tạo
2.2 Các thông tin quan trọng thêm trong hệ thống mới
Tài Khoản Loại tài khoản
Tên tài khoản V Mã loại tài khoản
Mật khẩu V Tên loại tài khoản V
2.3 Xác định thực thể và thuộc tính
Sách Thể loại Sổ mượn
Mã Sách Mã thể loại Mã phiếu mượn
Tên sách Tên thể loại Ngày tạo
Tác giả Ngày hết hạn ảnh bìa Ngày trả
Người đọc Tài khoản Người quản lí
Mã sinh viên Tên tài khoản Mã nhân viên
Số điện thoại Mật khẩu Họ tên
Tên sinh viên Số điện thoại
Báo cáo Loại tài khoản
Mã báo cáo Mã loại tài khoản
Ngày tạo Tên loại tài khoản
2.4 Xác định mối quan hệ và thuộc tính
Thực thể Mối quan hệ Thực thể
Sổ mượn Gồm Người đọc
Người Quản Lý Ghi Sổ mượn
Người quản lý Quản lý vi phạm Người đọc
Người quản lý Quản lý tài liệu Sách
Sách Thuộc Thể Loại Sách
Người đọc Sở hữu Tài Khoản
Người quản lý Sở hữu Tài Khoản
Tài Khoản Là Loại Tại Khoản
Biểu diễn thực thể
Chú thích: thuộc tính được gạch chân bằng nét đứt biểu diễn cho khóa chính của trường thông tin đó và nét đứt biểu diễn cho khóa ngoại)
NguoiDoc (ma_sv, ten_tai_khoan, ten_sinh_vien, sdt, lop, khoa)
NguoiQuanLy( ma_nv, ten_tai_khoan, ten_nv, sdt)
TaiKhoan(ten_tai_khoan, ma_loai_tai_khoan, mat_khau)
LoaiTk(ma_loai_tai_khoan, ten_loai_tk)
Phong( ma_phong , ma_nv, ma_sach, ten_phong, so_luong)
SoMuon(ma_pm, ma_nv, ma_sach, ma_sv, ngay_tao, ngay_het_han, ngay_tra)
SoViPham(ma_bb, ma_nv, ma_sv, noi_dung, ngay_tao)
BaoCao(ma_bao_cao, ma_nv, ngay_tao, noi_dung)
Sach( ma_sach, ma_the_loai, ten_sach, tac_gia, anh_bia, noi_dung)
TheLoai( ma_the_loai, ten_the_loai)
Vẽ sơ đồ mô hình quan hệ
Hình 4 2 Lược đồ mô hình quan hệ
Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Khóa
Mã sách INT 10 Khóa chính
Mã Thể loại INT 10 Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã sinh viên VARCHAR 10 Khóa chính
Tên Tài Khoản VARCHAR 10 Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã nhân viên VARCHAR 10 Khóa chính
Tên Tài Khoản VARCHAR 10 KHóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã phiếu mượn INT 10 Khóa chính
Mã sách INT 10 Khóa ngoại
Mã Sinh Viên VARCHAR 10 Khóa ngoại
Mã Nhân Viên VARCHAR 10 Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã phòng INT 10 Khóa chính
Mã sách INT 10 Khóa ngoại
Mã nhân viên INT 10 Khóa ngoại
4.6 Table Sổ quản lý sinh viên vi phạm
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã biên bản VARCHAR 10 Khóa chính
Mã nhân viên VARCHAR 10 Khóa ngoại
Mã sinh viên VARCHAR 10 Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Tên tài khoản VARCHAR 20 Khóa chính
Mã loại INT 10 Khóa ngoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã thể loại INT 10 Khóa chính
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã loại INT 10 Khóa chính
Tên loại tài khoản VARCHAR 20
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Kích cỡ Khóa
Mã báo cáo INT 10 Khóa chính
Mã nhân viên INT 10 Khóa ngoại
1 Xác định các giao diện
1.1 Xác định các giao diện cập nhật
Từ mô hình ER ta có các giao diện cập nhật sau:
Cập nhật giao diện cho các thực thể và mối quan hệ bao gồm: cập nhật thông tin sách, người đọc, tài khoản, người quản lý và thể loại sách.
Cập nhật thông tin cho các thực thể trong hệ thống quản lý sách bao gồm: thể loại sách, phòng, phiếu mượn, biên bản quản lý vi phạm, báo cáo và số lượng sách Việc này giúp duy trì tính chính xác và hiệu quả trong quá trình quản lý tài nguyên sách.
Mối quan hệ Quản lý tài liệu k) Cập nhật tài khoản Thực thể Tài Khoản
1.2 Xác định các giao diện xử lý
Giao diện Tiến trình tương ứng Luồng hệ thống bao gồm các bước quan trọng như kiểm tra điều kiện mượn sách, thêm phiếu mượn, kiểm tra phiếu mượn, thêm sách vào kho và loại bỏ sách khỏi kho Các bước này được phân loại theo mức độ ưu tiên và hiệu suất, đảm bảo quy trình mượn sách diễn ra một cách hiệu quả và chính xác.
4.5, 4.6 4.0 q) Thêm biên bản 5.4 5.0 r) Thêm báo cáo 6.1 6.0 s) Thêm thể loại sách 3.3 3.0 t) Thêm tài khoản
1.3 Tích hợp các giao diện
Giao diện tích hợp cho phép người dùng thực hiện nhiều chức năng quan trọng như cập nhật sách, cập nhật thể loại sách, thêm sách vào kho, loại bỏ sách khỏi kho, thêm thể loại sách, cập nhật số lượng sách và cập nhật phiếu mượn.
Quản lý sổ mượn 2 h) Kiểm tra điều kiện mượn i) Thêm phiếu mượn j) Kiểm tra phiếu mượn k) Thêm tài khoản Quản lý tài khoản 3
