Bài giảng văn bản và lưu trữ học Đại cương

Bài giảng được biên soạn với mục đích cung cấp cho sinh viên cái nhìn tổng quan và hệ thống về các loại văn bản quản lý nhà nước, quy trình soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản.. Trong

KHOA CÔNG NGHỆ SỐ VÀ KỸ THUẬT

BÀI GIẢNG VĂN BẢN VÀ LƯU TRỮ HỌC ĐẠI CƯƠNG

TRẦN THỊ THÙY DUNG

ĐỒNG THÁP, NĂM 2024

LỜI GIỚI THIỆU

Bài giảng Văn bản và Lưu trữ học Đại cương được biên soạn trên cơ sở

tham khảo các nguồn giáo trình, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành Lưu trữ học Bài giảng được biên soạn với mục đích cung cấp cho sinh viên cái nhìn tổng quan và

hệ thống về các loại văn bản quản lý nhà nước, quy trình soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản Qua đó, sinh viên sẽ có khả năng phân loại, đánh giá và sử dụng văn bản một cách hiệu quả trong công tác quản lý, cũng như hiểu rõ các nguyên tắc và quy trình lưu trữ văn bản nhằm đảm bảo tính khoa học và hiệu quả

Nội dung của bài giảng được chia thành 5 chương:

Chương 1: Tổng quan về văn bản quản lý nhà nước

Chương 2: Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

Chương 3: Tổ chức khoa học quản lý và sử dụng văn bản quản lý nhà nước trong cơ quan

Chương 4: Tài liệu lưu trữ

Chương 5 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

Trong quá trình biên soạn bài giảng môn học Văn bản và Lưu trữ học Đại

cương, mặc dù bản thân người viết đã nỗ lực hết sức, nhưng bài giảng chắc chắn sẽ

không tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến góp ý chân thành của đồng nghiệp, sinh viên và người đọc để chúng tôi tiếp tục

bổ sung, hoàn thiện bài giảng

Trần Thị Thùy Dung

MỤC LỤC

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1

1.1 Khái quát về văn bản quản lý nhà nước 1

1.2 Chức năng, vai trò của văn bản quản lý nhà nước 2

1.2.1 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 2

1.2.2 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước 3

1.3 Phân loại, hệ thống văn bản quản lý nhà nước 5

1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật 5

1.3.2 Văn bản hành chính 6

1.3.3 Văn bản chuyên môn - kỹ thuật 7

1.4 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa và các yếu tố thể thức của văn bản quản lý nhà nước 8

1.4.1 Khái niệm 8

1.4.2 Mục đích, ý nghĩa của thể thức văn bản 8

1.4.3 Các yếu tố thể thức của văn bản quản lý nhà nước 8

Câu hỏi ôn tập 17

Chương 2 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 18

2.1 Nguyên tắc chung về soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 18

2.2 Yêu cầu của soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 18

2.3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước 20

2.3.1 Khái niệm 20

2.3.2 Các bước cụ thể trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nướcError! Bookmark not defined.21 2.4 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý nhà nước 22

2.4.1 Thông báo 22

2.4.2 Công văn 25

2.4.3 Tờ trình 32

2.4.4 Báo cáo 35

2.4.5 Quyết định 38

2.4.6 Biên bản 44

Câu hỏi ôn tập 50

Chương 3 TỔ CHỨC KHOA HỌC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CƠ QUAN 52

3.1 Hệ thống hóa, lập hồ sơ văn bản 52

3.1.1 Khái niệm 52

3.1.2 Vị trí, tác dụng và yêu cầu của công tác lập hồ sơ 52

3.2 Phương pháp lập hồ sơ văn bản 54

3.2.1 Lập bản Danh mục hồ sơ 54

3.2.2 Mở hồ sơ 56

3.2.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ 57

3.2.4 Kết thúc và biên mục hồ sơ 58

Câu hỏi ôn tập 60

Chương 4 TÀI LIỆU LƯU TRỮ 61

4.1 Khái niệm 61

4.2 Ý nghĩa và tác dụng của tài liệu lưu trữ 61

Câu hỏi ôn tập 68

Chương 5 CÁC TIÊU CHUẨN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 69

5.1 Khái niệm và nguyên tắc xác định giá trị tài liệu lưu trữ 69

5.1.1 Khái niệm 69

5.1.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ 70

Câu hỏi ôn tập 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

Chương 1 TỔ NG QUAN V VĂN B N QU N LÝ NHÀ NƯ Ề Ả Ả ỚC

1.1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN B N QU N LÝ NHÀ NƯ Ả Ả ỚC

Văn bản nói chung được hiểu như là một trong những phương tiện ghi trên một loại vật liệu nhất định Từ khi xuất hiện, văn bản ngày càng được sử dụng rộng rãi để truyền đạt thông tin với mục tiêu ổn định, thống nhất các thông tin trong quá trình truyền đạt cho các đối tượng khác nhau, giúp cho việc sử dụng thông tin được

mở rộng trên nhiều phạm vi khác nhau và không bị hạn chế bởi số lần phục vụ Trong hoạt động quản lý nhà nước, các giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài,

… văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là phương tiện liên lạc chính

Là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước (VBQLNN) là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước Xây dựng các văn bản quản lý nhà nước cần được xem như là một bộ phận hữu cơ của hoạt động tổ chức

và hoạt động quản lý nhà nước Các văn bản quản lý nhà nước luôn có tính pháp lý chung Sự biểu hiện tính pháp lý của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước không giống nhau Có những văn bản mang tính cưỡng chế bắt buộc phải thực hiện,

có những văn bản chỉ mang tính cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định, được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong nội

bộ cơ quan Nhà nước hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với nhau hoặc với các tổ chức, công dân

Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật pháp quy định

- Trong khái niệm này cần lưu ý:

+ Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và

nó là yêu cầu mang tính bắt buộc

+ Thủ tục: tuỳ loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tự nhất định (ví dụ: muốn ban hành một Nghị định của Chính phủ thì cơ quan liên quan đến vấn đề nêu trong văn bản phải soạn thảo văn bản, cần lấy ý kiến các bộ,

ngành liên quan sau đó mới trình ký ban hành, nếu không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị

+ Thẩm quyền: là giới hạn quyền hạn của chủ thể (ví dụ: Hiến pháp và Luật chỉ do Quốc hội ban hành; Pháp lệnh chỉ do UBTVQH ban hành, Nghị địnhchỉ do Chính phủ ban hành…)

Nếu hiểu như trên thì VBQLNN bao gồm: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Điều lệ, Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Thông báo, Thông cáo, Công văn, Công điện…)

- Ngoài ra, còn một khái niệm hẹp hơn: VBQLNN là những văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính, hành pháp, bao gồm: Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các cấp, các sở, ban, ngành chuyên môn thuộc UBND và cũng tuân theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền quy định (khái niệm này đã giới hạn lại văn bản chỉ ở cơ quan hành pháp mà thôi Như vậy, loại này được hiểu là loại văn bản quản lý hành chính)

Chú ý: Cơ quan hành pháp khi ban hành văn bản thì đều phải tuân theo quy định của cơ quan lập pháp, được cơ quan lập pháp uỷ quyền thực hiện và cơ quan tư pháp giám sát Do đó, mối quan hệ của 3 cơ quan này rất chặt chẽ, không tách rời được và chúng ta tìm hiểu VBQLNN phải theo nghĩa rộng

1.2 CHỨC NĂNG, VAI TRÒ C A VĂN B N QU N LÝ NHÀ NƯ Ủ Ả Ả ỚC 1.2.1 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

1.2.1.1 Chức năng thông tin

Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản Chức năng này gắn liền với sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép lại tình cảm, nguyện vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ Việc lưu giữ thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến những khoảng cách xa mà không thay đổi về nội dung thông tin (Thời tiền sử người ta có cách thông tin như dùng lửa, trống… nhưng những thông tin này còn phụ thuộc vào các yếu tố như gió, mưa, trình độ người nhận… do đó đã làm sai lệch thông tin Do đó, khi chữ viết ra đời thì người ta

đã biết nắm lấy và sử dụng nó như một công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt động của mình)

1.2.1.2 Chức năng quản lý

- Đây là chức năng riêng, mà chỉ VBQLNN mới có Các cơ quan nhà nước hiện nay thường áp dụng 2 hình thức: quyết định miệng và quyết định bằng văn bản:

+ Quyết định miệng là người thủ trưởng giao việc cho nhân viên, hình thức này không phải trường hợp nào cũng dùng được

+ Quyết định bằng văn bản thì chi tiết và chính xác hơn, mang tính quy phạm hơn Do đó nó được ban hành theo thủ tục quy định với nhiều khâu: soạn thảo (gồm: thu thập thông tin, sàng lọc thông tin, soạn văn bản, trình duyệt, ban hành Với khâu thu thập thông tin: có thể bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực tế có những sai lệch do ý chủ quan của người được thu thập thông tin, do mối quan hệ hoặc do những nguyên nhân khác… Tất cả các quá trình trên là một vòng quay vô tận, liên quan với nhau)

- Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra quyết định quản lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản là quan trọng, vì nó là cơ sở để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị, kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị, cơ quan

- Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người ta cũng phải sử dụng văn bản Những văn bản này có độ chân thực cao và có người chịu trách nhiệm về tính chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó Do đó nó được coi trọng hơn các hình thức thông tin khác Bản thân các văn bản này là cơ sở

để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin để ra các quyết định quản lý mới Chu trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, khi sử dụng văn bản, người ta gọi là văn bản quản lý

1.2.1.3 Chức năng pháp lý

Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh sau:

- Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định làm cơ sở pháp lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải dựa trên cơ sở pháp lý này)

- Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị pháp lý trong văn bản (chữ ký, con dấu…)

1.2.2 Vai trò của văn bản quản lý nhà nước

- Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước

Hoạt động quản lý nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thống văn bản quản lý Đó là các thông tin về:

+ Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu

và phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị

+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị

+ Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau

+ Tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của các cơ quan đơn vị, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, đơn vị

+ Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý,

- Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý nhà nước Thông thường các quyết định quản lý được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước Các quyết định quản lý nhà nước cần được truyền đạt một cách nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng nắm bắt kịp thời, thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của nhà quản lý, từ đó có khả năng thực hiện Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản của hệ thống văn bản quản lý nhà nước Vì vậy khi tổ chức xây dựng, ban hành và truyền đạt văn bản một cách khoa học, hệ thống văn bản có khả năng thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy đạt hiệu quả cao

Sử dụng văn bản với vai trò truyền đạt quyết định quản lý là một mặt của việc tổ chức khoa học lao động quản lý Tổ chức tốt thì năng suất lao động cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế

Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo ra mối quan hệ về mặt tổ chức trong cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt đông vào mục tiêu của quản lý

- Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo

và quản lý

Hoạt động kiểm tra có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể bị buông lỏng Kiểm tra còn là một trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ của tổ chức coongtacs của các cơ quan thuộc bộ máy quản

lý nhà nước Công tác kiểm tra phải sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu

là hệ thống văn bản quản lý nhà nước Để phát huy hết vai trò to lớn thì công tác kiểm tra cần được tổ chức một cách khoa học Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý

Để kiểm tra có kết quả cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình hình thành và giải quyết văn bản:

+ Tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động của các cơ quan và các đơn vị trực thuộc

+ Nội dung các văn bản và sự thực hiện các văn bản đó trong thực tiễn của hoạt động quản lý

- Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước Xây dựng hệ thống pháp luật là nhằm tạo

ra cơ sở cho các cơ quan nhà nước, tổ chức và công dân hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền lực trong quản lý nhà nước.Các văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền lực nhà nước trong quản lý, mặt khác là sự cụ thể hóa các quy định của luật pháp hiện hành, hướng dẫn thực hiện hệ thống luật pháp đó

Khi xây dựng và ban hành các văn bản quản lý nhà nước cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành thực tế và khi

đó văn bản mới có giá trị hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy của các

cơ quan nhà nước

Như vậy, văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước Mặt khác văn bản quản lý còn là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan nhà nước, các đơn vị và cá nhân, vì thế văn bản quản lý

là cơ sở để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước

1.3 PHÂN LOẠI, HỆ THỐNG VĂN B N QU N LÝ NHÀ NƯ Ả Ả ỚC

1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự

chung nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội và được Nhà nước đảm bảo thực hiện

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

+ Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

+ Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước

+ Nghị định của Chính phủ

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+ Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao

+ Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao

+ Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước

+ Nghị quyết liên tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị xã hội-

+ Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang

bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp

+ Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp

1.3.2 Văn bản hành chính

1.3.2.1 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường dùng để chuyển đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về một chủ trương, quyết định hay nội dung và kết quả hoạt động của một cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến

và kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa tổ chức và công dân Văn bản hành chính đưa ra các quyết định quản lý, do đó, không dùng để thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt

Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, được sử dụng giải quyết những công việc có tính chất như hướng dẫn, trao đổi, đôn đốc, nhắc nhở, thông báo…