TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHU
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế đã tạo ra cơ hội giao thương và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu giữa các quốc gia Ngành giao nhận vận tải biển ở Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi Tuy có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, vận tải biển cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro trong quá trình giao nhận Để tăng hiệu quả kinh doanh, các doanh nghiệp cần chú trọng đến chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình vận chuyển nhằm giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận Quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là hàng nhập khẩu qua đường biển, là một chuỗi phức tạp với nhiều rủi ro tiềm ẩn Các nhà quản trị rủi ro cần kiểm soát và đưa ra giải pháp cho những rủi ro này, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn về tài chính, công nghệ và kỹ năng quản lý.
Hà Nội Ratraco đang gặp khó khăn trong việc áp dụng biện pháp quản trị và giảm thiểu rủi ro, dẫn đến việc không chỉ không tránh được rủi ro mà còn phải chịu tổn thất trong hoạt động kinh doanh Công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng chính như thực phẩm, thiết bị y tế và thiết bị công nghiệp, tất cả đều yêu cầu quy trình quản lý chặt chẽ để đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Hoạt động giao nhận hàng hóa tại Ratraco gặp nhiều thách thức do các quy định khắt khe, dẫn đến nguy cơ hư hỏng hàng hóa và chi phí phát sinh Các sản phẩm như thực phẩm và dược phẩm cần điều kiện bảo quản nghiêm ngặt và có thể bị cấm nhập khẩu nếu không đáp ứng yêu cầu an toàn Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty mà còn tạo áp lực tài chính cho cả doanh nghiệp và khách hàng Mặc dù Ratraco đã áp dụng một số biện pháp như bảo hiểm và đào tạo nhân viên để hạn chế rủi ro, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, khiến công ty phải sử dụng một phần doanh thu để bù đắp tổn thất Do đó, việc quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu, đặc biệt qua đường biển, là điều cấp thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
“Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco".
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Bài báo “Các vấn đề về quản trị rủi ro trong các công ty vận tải và logistics” của Maria Luskova và Katarina Buganova (2017) trên Tạp chí MEST đã phân tích các loại rủi ro mà ngành vận tải và logistics phải đối mặt, bao gồm rủi ro tài chính, vận hành, môi trường và thị trường Tác giả đề xuất các phương pháp quản lý rủi ro hiệu quả, như nhận diện và phân loại rủi ro, đánh giá và đo lường rủi ro, xây dựng chiến lược xử lý rủi ro, và phát triển văn hóa quản lý rủi ro Bài báo nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý rủi ro hiệu quả trong ngành này để đảm bảo sự bền vững và phát triển.
3 không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất, mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh và bền vững trong bối cảnh thị trường biến động
Bài viết "Đánh giá và kiểm soát rủi ro chuỗi cung ứng của doanh nghiệp cảng: Cảng Thanh Đảo là một nghiên cứu điển hình" được xuất bản trên The Asian Journal of Shipping and Logistics (B Jian LI, Si Shen, 2018) tập trung vào việc nghiên cứu và đánh giá rủi ro dịch vụ giao nhận tại cảng Qingdao Mục tiêu chính của nghiên cứu là tăng cường kiểm soát rủi ro, cải thiện hiệu quả dịch vụ cảng và nâng cao khả năng hoạt động của cảng Các loại rủi ro được đề cập bao gồm rủi ro trong quy trình dịch vụ cảng, rủi ro vận hành và rủi ro từ môi trường bên ngoài Dựa trên những rủi ro này, bài viết đề xuất phương pháp AHP cải tiến nhằm đưa ra các biện pháp tăng cường quản lý rủi ro hiệu quả.
Bài nghiên cứu “Quản trị rủi ro trong các dự án Logistics: Các phương pháp xác định rủi ro được lựa chọn” của Agnieszka Gaschi-Uciecha (2021) đăng trên tạp chí European Research Studies đã tổng quan các tài liệu về quản lý dự án, logistics và quản trị rủi ro, nhằm trình bày chi tiết về quản trị logistics và nhấn mạnh tính phù hợp của các phương pháp xác định rủi ro Nghiên cứu khẳng định rằng mọi dự án, bao gồm cả dự án logistics, cần có sự tham gia của nguồn lực phù hợp để đạt được mục tiêu Quản lý dự án là một quá trình phức tạp, nhấn mạnh vai trò của người quản lý trong việc sử dụng nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời cần tính đến loại hình công ty, môi trường và các chi tiết cụ thể của dự án.
The article "Study of Risk Management in Logistics," published in the International Journal of Creative Research Thoughts by Santhosh Kumark in 2021, provides a concise exploration of risk management within logistics systems across several key sectors It highlights the importance of effective risk management strategies to enhance operational efficiency and mitigate potential disruptions in the logistics industry.
Quản trị rủi ro trong logistics bao gồm bốn khía cạnh chính: quản trị rủi ro gián đoạn, kiểm soát rủi ro hoạt động, quản lý thảm họa và tình trạng khẩn cấp, cùng với phân tích rủi ro dịch vụ logistics Bài viết cũng đề xuất nhiều hướng nghiên cứu trong tương lai nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro trong các hệ thống logistics.
Luận văn thạc sĩ của Trần Thị Bảo Quế (2006) tập trung vào việc quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Tác giả áp dụng các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử để phân tích lý luận quản lý rủi ro và thực trạng hiện tại của các doanh nghiệp Bài viết không chỉ làm rõ các vấn đề lý thuyết mà còn đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế toàn cầu.
Luận văn thạc sĩ của Đoàn Thị Thu Thủy (2015) nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Cúp Vàng, tập trung vào các khía cạnh và yếu tố liên quan đến rủi ro nhập khẩu Tác giả phân tích khái niệm rủi ro và phân loại các loại rủi ro điển hình, đồng thời xây dựng các chỉ tiêu đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro để nhận diện các yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến quy trình nhập khẩu Dựa trên các phân tích này, tác giả đề xuất các giải pháp thực tế nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, giúp công ty giảm thiểu tổn thất và đảm bảo tính ổn định trong hoạt động nhập khẩu.
Trong bài Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngụy Thu Trang (2023), nội dung tập trung vào việc phân tích quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa, từ đó đề xuất các giải pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu thiệt hại và nâng cao hiệu suất hoạt động Bài viết cũng trình bày các phương pháp quản lý rủi ro hiện có, cùng với việc áp dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi và kiểm soát quy trình nhập khẩu.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam đã được nghiên cứu và phân tích về thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Bài viết đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó cải thiện hoạt động logistics và tăng cường sự an toàn cho các giao dịch thương mại quốc tế.
5 đường biển của công ty trong thời gian tới để công ty có thể tạo dựng uy tín hơn trong thị trường ngành dịch vụ giao nhận.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm nghiên cứu các vấn đề sau:
Hệ thống quản trị rủi ro là một phần quan trọng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, đặc biệt tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco Việc hiểu rõ các vấn đề lý thuyết cơ bản liên quan đến quản trị rủi ro giúp tối ưu hóa quy trình logistics và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong vận chuyển hàng hóa Công ty Ratraco áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro hiệu quả nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả cho các lô hàng nhập khẩu.
Bài viết này tập trung vào việc phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco Qua đó, bài viết đánh giá những thành tựu đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong quản trị rủi ro của công ty Cuối cùng, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Ratraco.
Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội (Ratraco) nhằm xác định các yếu tố rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả Qua việc phân tích quy trình, nghiên cứu chỉ ra những điểm yếu trong việc kiểm soát hàng hóa và quy trình vận chuyển, từ đó đưa ra giải pháp tối ưu hóa quy trình nhận hàng Việc áp dụng các phương pháp quản trị rủi ro sẽ giúp Ratraco nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu tổn thất và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình nhập khẩu.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung bài viết tập trung vào việc nghiên cứu quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco Bài viết phân tích các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quy trình này, từ đó đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả nhằm giảm thiểu thiệt hại và nâng cao chất lượng dịch vụ Thông qua việc áp dụng các chiến lược quản trị rủi ro, Ratraco có thể tối ưu hóa quy trình logistics và đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhập khẩu.
Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco, có địa chỉ tại số 95 - 97 Lê Duẩn, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: Giai đoạn 2021 - 11/2024.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua quan sát thực tế và tương tác trực tiếp với cán bộ nhân viên tại công ty, nhằm đánh giá rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ:
Dữ liệu nội bộ từ chi nhánh Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo của phòng xuất nhập khẩu, được thu thập trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2024.
+ Nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí, website chính thức của công ty
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Khóa luận này áp dụng phương pháp thống kê để thu thập và phân loại thông tin, số liệu, nhằm đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco.
Dựa trên tài liệu nội bộ và khảo sát từ nhân viên, chúng tôi áp dụng phương pháp phân tích logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê.
Lập bảng biểu và sơ đồ thống kê về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco qua các năm giúp so sánh sự khác nhau và tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận Dựa vào các chỉ tiêu đã đặt ra, việc đối chiếu sẽ đánh giá các mặt mạnh, yếu và hiệu quả hoạt động Từ đó, tìm ra biện pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích và đưa ra nhận xét, đánh giá.
Kết cấu của khóa luận
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm nguy cơ, rủi ro, tổn thất
Khái niệm về nguy cơ
Nguy cơ rủi ro là những mối đe dọa tiềm ẩn có thể xảy ra, gây ảnh hưởng tiêu cực đến con người Những rủi ro này luôn hiện hữu và gắn liền với các hoạt động của con người, đòi hỏi sự chú ý và quản lý hiệu quả để giảm thiểu tác động bất lợi.
Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro xảy ra ngoài ý muốn, con người có khả năng kiểm soát chúng ở nhiều mức độ khác nhau Do đó, việc áp dụng các biện pháp thích hợp có thể giúp hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro mang lại.
Rủi ro được định nghĩa là những biến cố không chắc chắn có thể xảy ra, và nếu xảy ra, chúng sẽ gây ra thiệt hại cho cá nhân hoặc tổ chức Theo PGS TS Nguyễn Thị Bích Loan trong giáo trình quản trị rủi ro, việc hiểu rõ về rủi ro là rất quan trọng để có thể quản lý và giảm thiểu những tổn thất có thể xảy ra.
Rủi ro là sự kiện bất ngờ mà con người không thể dự đoán chắc chắn, có thể xảy ra vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai hoặc ở bất kỳ đâu Khi rủi ro xuất hiện, nó thường để lại hậu quả, có thể là tổn thất nhỏ hoặc tổn thất gián tiếp trong một số trường hợp.
Khái niệm về tổn thất
Tổn thất được định nghĩa là những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, con người, tình thân, sức khỏe và sự nghiệp, phát sinh từ các rủi ro khác nhau (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế).
Tổn thất có thể được phân loại thành hai loại chính: hữu hình, bao gồm tổn thất tài sản, con người và sức khỏe; và vô hình, liên quan đến tổn thất tinh thần và đe dọa sự nghiệp Mặc dù tổn thất vô hình khó nắm bắt hơn, nhưng chúng hoàn toàn có thể được đo lường.
9 lường và quy đổi ra thành tiên, và trong không ít các trường hợp tổn thất vô hình còn lớn hơn cả tổn thất hữu hình
2.1.2 Khái niệm quản trị rủi ro
Khái niệm về quản trị
Quản trị là quá trình đạt được mục tiêu hiệu quả bằng cách phối hợp hoạt động của mọi người, thông qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát nguồn lực trong môi trường biến đổi.
Khái niệm về quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là một quá trình khoa học và hệ thống nhằm nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu những tổn thất cũng như ảnh hưởng tiêu cực từ rủi ro Đồng thời, nó cũng tìm cách biến rủi ro thành cơ hội thành công.
Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện và phân tích rủi ro, bao gồm đo lường và đánh giá, nhằm xây dựng và triển khai các kế hoạch kiểm soát và tài trợ để giảm thiểu hậu quả của rủi ro.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là một hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận diện, đánh giá và đối phó với nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
2010, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trang 375)
2.1.3 Khái niệm quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển là quá trình sử dụng tàu biển để chuyển hàng hóa giữa các quốc gia, có thể theo tuyến đường cố định hoặc linh hoạt Đây là một hoạt động kinh tế kỹ thuật quan trọng, nhằm tối ưu hóa việc khai thác và chuyên chở hàng hóa hiệu quả Thông thường, quá trình này được thực hiện bởi các doanh nghiệp và tổ chức chuyên ngành trong lĩnh vực vận tải.
2020, Tìm hiểu về pháp luật vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển)
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là bước quan trọng trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế Quá trình này bao gồm việc vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài qua biển, sau đó đưa vào cảng để thực hiện thủ tục thông quan và bàn giao cho người nhận.
10 người nhận hàng Quá trình này thường bao gồm các bước như vận chuyển, làm thủ tục hải quan, và giao nhận tại cảng
2.1.4 Khái niệm về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là một hệ thống các nghiệp vụ thiết yếu, giúp nhận diện, phân tích và đánh giá các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro Điều này đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể đối phó hiệu quả với những thách thức phát sinh trong quá trình nhận hàng, từ đó tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và giảm thiểu tổn thất.
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bảng đường biên không chỉ là việc nhận diện rủi ro, mà còn bao gồm đánh giá mức độ nguy hiểm và áp dụng các biện pháp nhằm giảm thiểu tổn thất do rủi ro gây ra Điều này cần thực hiện trong từng nghiệp vụ, từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng cho đến khi giao hàng.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quá trình nhập khẩu hàng hóa quốc tế bằng đường biển do người giao nhận thực hiện theo ủy thác của chủ hàng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần hợp tác chặt chẽ với người nhận hàng (người nhập khẩu) để nắm rõ tình hình phương tiện vận tải, đồng thời thực hiện lưu cước và đăng ký chuyến cho phương tiện vận tải.
Trong trường hợp đã ký hợp đồng với người chuyên chở, người giao nhận cần liên hệ với hãng vận chuyển để xác nhận xem có sự thay đổi nào trong lịch trình của phương tiện vận chuyển hay không.
Trong trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ, người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế theo Incoterms nhóm E và F Người giao nhận sẽ tiếp nhận thông tin về nhu cầu vận chuyển của khách hàng, sau đó đưa ra phương án vận chuyển và báo giá phù hợp Sau khi thống nhất và ký hợp đồng vận chuyển, chủ hàng sẽ tự mình hoặc thông qua người giao nhận để đăng ký lưu khoang (booking note) với hãng tàu.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
The freight forwarder receives a pre-alert and a copy of the documents from the foreign agent, prints the documents, and checks the details of the Master Bill of Lading (MBL) and House Bill of Lading (HBL) for consistency, including the Port of Loading (POL), Port of Discharge (POD), container/seal numbers, shipping marks, description of goods, gross weight, and measurements If discrepancies arise between the MBL and HBL, an email should be sent immediately to the agent to verify which details are accurate and to request corrections for the bill to submit the manifest It's important to note that the Place of Delivery may differ between the HBL and MBL; in such cases, the freight forwarding company is responsible for transporting the goods from the Place of Delivery on the MBL to the Place of Delivery on the HBL.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng (Arrival notice) cho khách hàng Giấy báo này thường chứa thông tin về số cước và các khoản phí địa phương (Local charges) cần nộp Cần kiểm tra xem số tiền cước Collect có khớp với thông tin trong Pre-alert của đại lý hay không Dựa trên giấy báo hàng từ hãng vận chuyển, đại lý sẽ gửi thông báo tương tự cho khách hàng.
Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
Người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cho việc khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, và chứng nhận xuất xứ.
Khi thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, bộ chứng từ hàng hóa, bao gồm vận đơn, sẽ được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu Đối với hình thức thanh toán nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ sẽ được gửi qua ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán để nhận được bộ chứng từ Lưu ý rằng với vận đơn theo lệnh, cần yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn để có thể lấy hàng hóa.
Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với người nhận hàng/người nhập khẩu để thực hiện các công việc sau:
Khi khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận có thể thực hiện dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình với tư cách là đại lý khai báo hải quan Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
+ Tiến hành kiểm nghiệm, giám định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
+ Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL):
Mang D/O và bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý cảng để xác nhận D/O, đồng thời gửi một bản D/O đến Hải quan giám sát để đối chiếu với Manifest.
+ Đến bãi và tìm vị trí container
Để hàng hóa rời khỏi cảng, bạn cần đến phòng Điều độ để nộp phí lưu kho và phí xếp dỡ container Sau khi thanh toán, hãy nộp biên lai cùng với D/O để nhận phiếu xuất kho.
Khi mang container về kho riêng để kiểm hóa và rút hàng, cần gửi đơn đến hãng tàu để mượn container, yêu cầu xếp container lên phương tiện vận tải Sau khi hoàn tất việc rút hàng, người giao nhận sẽ sắp xếp để trả container tại cảng.
Khi thực hiện dỡ hàng trong container tại cảng, cần có lệnh điều động công nhân để hỗ trợ việc lấy hàng ra khỏi container và xếp lên phương tiện vận chuyển.
+ Hoàn tất việc nhận hàng nếu trong quá trình kiểm hóa không có vấn đề gì về hàng hóa và hồ sơ khai báo hải quan
Vận chuyển hàng hóa bằng container đòi hỏi sự chuyên dụng cao, vì vậy quy trình giao nhận cũng cần được thực hiện một cách đơn giản nhưng cẩn thận Cần kiểm tra rõ ràng số hiệu container, đảm bảo niêm phong kẹp chỉ còn nguyên vẹn và phù hợp với bảng kê khai hàng hóa (manifest) Ngoài ra, tình trạng vỏ container phải ở điều kiện bình thường, không bị bẹp, méo, hay cong vênh Nếu phát hiện bất kỳ hư hỏng nào, cần lập biên bản tại chỗ và có chữ ký xác nhận của người chuyên chở hoặc đại diện của họ Đặc biệt đối với hàng hóa đóng trong container, việc gửi hàng lẻ (LCL/LCL) cũng cần lưu ý các yếu tố trên.
Để nhận hàng, bạn cần mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O Sau khi xác nhận và đối chiếu D/O, bạn sẽ đưa nó đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho Cuối cùng, mang chứng tử đến kho CFS để nhận hàng.
Bước 4: Quyết toán chi phí
Nội dung quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
TS Bìa Hữu Đức, Giáo trình quản trị rủi ro, trang 37, trường Đại học Thương Mại)
Nhận dạng rủi ro nhằm tìm kiếm các thông tin về:
+ Các loại rủi ro có thể xuất hiện
+ Các mối nguy (hay mỗi nguy hại, mỗi nguy hiểm)
+ Thời điểm xuất hiện rủi ro
Nhận dạng rủi ro là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình quản trị rủi ro của doanh nghiệp, đóng vai trò là nền tảng cho việc triển khai hiệu quả các bước tiếp theo trong quản lý rủi ro.
Các phương pháp nhận dạng rủi ro bao gồm:
Phân tích báo cáo tài chính là quá trình đánh giá tổng kết tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm phân tích chi tiết các khoản chi phí và lợi nhuận, đồng thời so sánh với kế hoạch tài chính đã thiết lập đầu năm Qua đó, có thể xác định các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý của tổ chức Mặc dù phương pháp này mang lại độ tin cậy cao, nhưng việc áp dụng tại nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do yêu cầu nhân sự quản trị rủi ro phải có năng lực và kỹ năng chuyên môn tốt.
Phương pháp nhận dạng theo nhóm tác nghiệp phân chia chuỗi các tác nghiệp thương mại quốc tế thành các nhóm dựa trên đặc thù hoặc công đoạn thực hiện nghĩa vụ và cam kết Phương pháp này giúp xác định các rủi ro liên quan đến từng nhóm tác nghiệp một cách hiệu quả.
14 ứng dụng phổ biến tại các doanh nghiệp giúp nhận diện linh hoạt các rủi ro theo từng nhóm tác nghiệp mà họ tham gia.
2.3.2 Phân tích và đo lường rủi ro
Phân tích rủi ro là quá trình nghiên cứu các hiểm họa và xác định nguyên nhân gây ra rủi ro, đồng thời phân tích những tổn thất có thể xảy ra.
Mục đích của phân tích rủi ro là xác định nguyên nhân và nguồn gốc của các rủi ro, từ đó đề xuất các biện pháp phòng ngừa và xử lý hiệu quả, kịp thời.
Phân tích rủi ro bao gồm phân tích hiểm họa, phân tích nguyên nhân rủi ro và phân tích tổn thất:
Phân tích hiểm họa rủi ro là quá trình xác định các điều kiện và yếu tố gây ra rủi ro, cũng như những yếu tố làm gia tăng mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra Để thực hiện phân tích này, có thể áp dụng các phương pháp điều tra khác nhau, phù hợp với từng tình huống cụ thể của các đối tượng rủi ro Ngoài ra, việc kiểm soát trong và sau quá trình cũng giúp phát hiện các mối hiểm họa tiềm ẩn.
Phân tích nguyên nhân rủi ro: Có thể chia thành các nhóm nguyên nhân như
Nguyên nhân liên quan đến con người là nhóm nguyên nhân chủ quan, có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình làm việc và vận hành thiết bị Sự bất cẩn và chủ quan của con người, ngay cả khi họ có kiến thức về kỹ thuật và yêu cầu an toàn, vẫn có thể gây ra sự cố Ngoài ra, thiếu hiểu biết hoặc kỹ năng thực hành do thời gian sử dụng thiết bị hạn chế cũng là yếu tố góp phần vào những rủi ro này.
Sự trục trặc kỹ thuật của thiết bị và dây chuyền sản xuất, do thiếu bảo dưỡng định kỳ và kiểm tra an toàn trước khi vận hành, cùng với những sai sót trong thiết kế từ nhà sản xuất, là nguyên nhân chính gây ra các rủi ro không mong muốn.
Tổn thất được định nghĩa là thiệt hại xảy ra đối với một đối tượng nào đó do một biến cố bất ngờ và ngoài ý muốn của chủ sở hữu hoặc người chiếm hữu.
Phân tích tổn thất từ hồ sơ lưu trữ giúp nhà quản trị dự báo xu hướng tổn thất trong tương lai Đo lường rủi ro liên quan đến việc xác định mức độ nghiêm trọng và loại rủi ro phổ biến, từ đó áp dụng biện pháp quản trị phù hợp Để thực hiện điều này, cần thu thập và phân tích số liệu theo hai khía cạnh: tần suất xuất hiện và mức độ nghiêm trọng của rủi ro Kết quả thu thập sẽ được sử dụng để lập ma trận đo hướng rủi ro.
Rủi ro = Mức độ nguy hiểm x Tần suất có thể xảy ra
Tần suất xuất hiện rủi ro đề cập đến số lần xảy ra tổn thất hoặc khả năng xảy ra các tình huống nguy hiểm đối với tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.
- Mức độ tổn thất của rủi ro đo bằng những tổn thất, mất mát, nguy hiểm
Bảng 2.1: Đo lường rủi ro dựa trên mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện
Nguồn: PGS TS Trần Hùng 2017:77
- Nhóm (I): Rủi ro nhiều, mức độ tổn thất nghiêm trọng cao Nhà quản trị rủi ro bắt buộc phải quan tâm đến nhóm này
Nhóm (II) có tần suất xuất hiện cao nhưng mức độ tổn thất không đáng kể Các nhà quản trị cần chú trọng vào việc quản lý rủi ro trong nhóm này, tuy nhiên, mức độ quản lý có thể thấp hơn so với nhóm (I) Trong trường hợp này, các nhà quản trị có thể chấp nhận một số rủi ro nhất định.
- Nhóm (III): Rủi ro ít ở mức độ tổn thất cao Tập trung quản trị rủi ro nhưng ở mức độ tập trung nhiều lần
- Nhóm (IV): Mức độ tổn thất không lớn và xác suất xảy ra rủi ro không nhiều Quản trị rủi ro ở nhóm này đòi hỏi ở mức độ thấp nhất
Kiểm soát rủi ro là hoạt động quan trọng nhằm phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro trong tổ chức Để đạt hiệu quả cao trong kiểm soát rủi ro, cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định, giúp giảm thiểu tổn thất và tối ưu hóa lợi ích.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG
Giới thiệu về Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội
3.1.1 Sơ lược về công ty
Bảng 3.1: Thông tin về Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Đường sắt Hà
Tên công ty CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI RATRACO
Tên quốc tế HA NOI RATRACO RAILWAY TRANSPORT
Tên viết tắt RATRACO LOGISTICS CO.,LTD Địa chỉ Số 95 - 97 Lê Duẩn, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn
Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Ngày thành lập Ngày 14 tháng 1 năm 2013
Người đại diện pháp luật Ông Nguyễn Xuân Hùng Ông Trần Công Nghĩa Điện thoại 0903292468
Ngành nghề kinh doanh Vận tải biển quốc tế, vận tải đa phương thức nội địa
Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco, thành viên 100% vốn của Ratraco, được thành lập vào ngày 14/01/2013 tại Hà Nội Với thế mạnh từ công ty mẹ và hạ tầng mạng lưới đường sắt Việt Nam, Ratraco cam kết cung cấp dịch vụ vận chuyển hiệu quả và đáng tin cậy.
Logistics đã phát triển theo mô hình vận chuyển chuyên nghiệp, kết hợp linh hoạt giữa các loại hình vận tải để thực hiện các đơn hàng từ kho đến kho và từ kho đến đại lý tiêu thụ Với thế mạnh trong vận chuyển ô tô bằng đường sắt, Logistics tập trung vào các tuyến Bắc - Nam và Á - Âu, mang lại hiệu quả cao trong việc đáp ứng nhu cầu vận chuyển.
Năm 2018, công ty nhận thấy tiềm năng lớn của thị trường chuỗi cung ứng lạnh tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực nông sản Do đó, công ty đã tập trung phát triển hệ thống vận tải lạnh chuyên nghiệp, bao gồm xe tải, container lạnh và các thiết bị chuyên dụng để duy trì nhiệt độ lạnh cần thiết.
Sau hơn 10 năm phát triển, Ratraco Logistics đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành vận tải cả trong nước và quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải đa phương thức (sắt - bộ, biển - bộ) Ratraco Logistics đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới của Ratraco, hướng tới sứ mệnh xây dựng hệ thống vận chuyển đa phương thức kết nối với các trung tâm phân phối trên mạng lưới đường sắt Việt Nam, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Công ty cung cấp các giải pháp và dịch vụ vượt trội, tạo ra giá trị gia tăng và góp phần tích cực vào lợi ích của cộng đồng.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Căn cứ vào giấy phép kinh doanh của công ty, các lĩnh vực kinh doanh chính của Ratraco Logistics là:
- Vận tải quốc tế: Cung cấp dịch vụ cước đường biển/đường hàng không/đường bộ/đường sắt quốc tế cho các đơn hàng lẻ hoặc hàng nguyên container
Dịch vụ vận tải nội địa cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa linh hoạt từ kho đến kho, từ kho đến cảng và ngược lại Chúng tôi chuyên cung cấp các hình thức vận tải bằng đường sắt, đường bộ, đường thủy nội địa và vận tải đa phương thức, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Dịch vụ gia tăng bao gồm việc tổ chức thu gom, xếp dỡ và đóng gói hàng hóa một cách chuyên nghiệp Chúng tôi cũng cung cấp tư vấn về chứng nhận xuất xứ hàng hóa và kiểm dịch y tế, đảm bảo tuân thủ các quy định cần thiết Hơn nữa, dịch vụ của chúng tôi hỗ trợ thực hiện thủ tục khai báo hải quan, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức trong quy trình xuất nhập khẩu.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 –
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Trong những năm qua, công ty đã xây dựng uy tín vững chắc nhờ vào chất lượng sản phẩm vượt trội Điều này đã giúp công ty đạt được những bước tiến quan trọng trong quá trình phát triển.
21 phát triển Tất cả những sự cố gắng đó được thể hiện rất cụ thể thông qua Bảng Kết quả kinh doanh của công ty từ năm 2019-2021
Bảng 3.2: Kết quả kinh doanh của Ratraco Logistics giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
STT Khoản mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Nguồn: Báo cáo tài chính của Ratraco Logistics
Doanh thu và lợi nhuận của Ratraco Logistics đang có xu hướng phát triển tích cực, với sự gia tăng liên tục qua các năm Dù có một vài biến động nhỏ, nhưng tình hình tài chính tổng thể vẫn duy trì ở mức tốt.
Trong năm 2021, doanh thu của công ty đạt 65.405.128.204 VNĐ do ảnh hưởng của dịch COVID-19 Năm 2022, khi nền kinh tế phục hồi, doanh thu tăng mạnh lên 76.056.456.403 VNĐ (tăng 16,3%) nhờ nhu cầu vận chuyển cao, mặc dù lợi nhuận sau thuế cũng tăng từ 4.241.959.197 VNĐ lên 5.393.758.024 VNĐ Đến năm 2023, chuỗi cung ứng ổn định nhưng sự cạnh tranh trong lĩnh vực logistics gia tăng, khiến lợi nhuận giảm còn 4.767.492.687 VNĐ do chi phí mở rộng quy mô và xây dựng thương hiệu Để đối phó với thị trường cạnh tranh, công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đội ngũ nhân viên nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng.
Chi phí giai đoạn 2021-2023 tăng cùng với doanh thu khi công ty phục hồi và phát triển mạnh mẽ sau đại dịch Cụ thể, năm 2022, hoạt động kinh doanh của Ratraco ghi nhận sự tăng trưởng cao, dẫn đến chi phí chi trả cho các nhà cung cấp tăng từ 60.102.679.208 VNĐ (năm 2021) lên 69.314.258.873 VNĐ.
Năm 2023, tổng chi phí của công ty đạt 72.143.313.349 VNĐ, tăng 4% so với năm 2022 do việc mở rộng quy mô và tuyển thêm nhân lực mới.
Bảng 3.3: Kết quả kinh doanh theo lĩnh vực kinh doanh của Ratraco Logistics giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Nguồn: Báo cáo thường niên của Ratraco Logistics
Từ năm 2021 đến năm 2023, vận tải quốc tế đã trở thành nguồn thu chính cho Ratraco Logistics, với doanh thu từ hoạt động này luôn chiếm trên 70% tổng doanh thu hàng năm Cụ thể, doanh thu từ vận chuyển quốc tế đường biển đạt 48.872.521.523 VNĐ vào năm 2019, chiếm 74,4% tổng doanh thu, và tăng lên 57.287.804.166 VNĐ vào năm 2021, tương đương 73,3% doanh thu của công ty Đây là mảng dịch vụ cốt lõi mà công ty tập trung khai thác, dẫn đến chi phí trung bình ổn định trong hoạt động.
23 của mảng này cũng cao hơn so với các dịch vụ còn lại nhưng doanh thu từ vận tải quốc tế là rất lớn
Trong giai đoạn 2021-2022, doanh thu và tỷ trọng doanh thu các mảng dịch vụ của công ty ổn định, cho thấy chiến lược phát triển vững chắc Tuy nhiên, năm 2023, tỷ trọng doanh thu dịch vụ gia tăng 1,4% so với năm 2022, phản ánh xu hướng phát triển mạnh mẽ Nguyên nhân chính là do công ty chú trọng vào việc mở rộng các dịch vụ gia tăng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thuê ngoài khai báo hải quan và tư vấn làm tờ khai trong bối cảnh xuất nhập khẩu tại Việt Nam đang tăng trưởng.
Bảng 3.4: Kết quả kinh doanh các hoạt động vận tải quốc tế tại Ratraco
Loại hình vận tải quốc tế
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Đường biển 26.342.787.179 53,9% 28.702.970.296 50,8% 29.187.898.719 50,9% Đường sắt 18.979.543.865 38,8% 22.319.798.758 39,5% 22.580.589.863 39,4% Đường bộ 3.046.744.629 6,2% 4.778.463.783 8,5% 4.783.514.624 8,3% Đường hàng không
Nguồn: Báo cáo thường niên của Ratraco Logistics
Vận tải quốc tế bằng đường biển đã trở thành một phần quan trọng trong thương mại toàn cầu, đóng góp đáng kể vào doanh thu của các công ty trong giai đoạn 2021-2023.
Nguyên nhân chính dẫn đến sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ vận tải biển tại Ratraco là nhu cầu cao từ các công ty xuất nhập khẩu và lợi nhuận đáng kể mà nó mang lại Vận tải quốc tế bằng đường sắt, chiếm hơn 1/3 tổng doanh thu, được Ratraco Logistics khai thác nhờ vào thế mạnh của công ty mẹ, với sự tăng trưởng rõ rệt trong giai đoạn này do ít bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh Trong khi đó, doanh thu từ giao nhận quốc tế đường bộ chỉ chiếm khoảng 6-8% tổng doanh thu dịch vụ quốc tế hàng năm, chủ yếu phục vụ cho vận chuyển nội địa và các cửa khẩu với Trung Quốc, Campuchia, Thái Lan Doanh thu giao nhận hàng không cũng ghi nhận sự tăng trưởng nhẹ nhưng vẫn chiếm tỷ trọng dưới 2% trong tổng doanh thu, do công ty chưa tập trung phát triển lĩnh vực này.
3 năm giữ ở mức khá ổn định, không biến động quá nhiều
3.2.2 Tình hình hoạt động giao nhận quốc tế bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong doanh thu của Ratraco Logistics, với hệ thống đại lý mạnh mẽ tại nhiều quốc gia như Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Ấn Độ và Thái Lan Công ty đã thiết lập mối quan hệ tốt với các hãng tàu hàng đầu như Maersk, CMA, HPL và COSCO, giúp khẳng định thương hiệu thông qua dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu Ratraco Logistics cung cấp nhiều phương thức vận tải, bao gồm vận tải nguyên container và hàng lẻ, với các mặt hàng chủ lực như hàng tiêu dùng, thiết bị công nghiệp, máy móc xây dựng, và thủy hải sản.
Trong ba năm qua, doanh thu từ hoạt động vận tải biển luôn chiếm hơn 50% tổng doanh thu vận tải quốc tế hàng năm của công ty.
Từ năm 2021 đến 2023, doanh thu từ vận chuyển quốc tế đường biển ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể, đạt 26.342.787.179 VNĐ vào năm 2021, 28.702.970.296 VNĐ vào năm 2022, và 29.187.898.719 VNĐ vào năm 2023 Trong đó, doanh thu từ hàng xuất khẩu chiếm tỉ trọng cao hơn so với hàng nhập khẩu Đặc biệt, doanh thu từ giao nhận đường biển liên tục tăng, với mức tăng 6,67% trong năm 2022 so với năm trước đó.
2021 và 2023 tăng 8,7% so với 2022, tuy nhiên tỷ trọng trên tổng doanh thu của hình thức vận tải này lại có xu hướng giảm (giảm 3% từ năm 2021 đến năm 2023)
Bảng 3.5: Khối lượng hàng hoá vận chuyển bằng đường biển của Ratraco
Năm Khối lượng vận chuyển bằng đường biển
Nguồn: Báo cáo thường niên của Ratraco Logistics
Tốc độ tăng trưởng của công ty được thể hiện qua sự gia tăng khối lượng vận chuyển hàng hóa, bao gồm cả hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) Đến năm 2022, công ty đã đạt mốc trên 1000 TEU container nguyên vận chuyển trong bối cảnh đại dịch Covid-19 và các sự cố lớn trong ngành vận tải biển như vụ kẹt tàu Ever Given vào tháng 3/2021, dẫn đến giá cước tăng cao kỷ lục Sự tham gia của Việt Nam vào các FTA thế hệ mới đã mở ra cơ hội lớn cho giao nhận hàng hóa quốc tế Ratraco Logistics đã tận dụng cơ hội này để phát triển dịch vụ vận tải quốc tế đường biển, mặc dù phải đối mặt với cuộc cạnh tranh gay gắt về giá và dịch vụ từ nhiều doanh nghiệp nước ngoài, dẫn đến tỷ trọng doanh thu của công ty bị giảm.
Bảng 3.6: Tỷ trọng doanh thu theo thị trường trong giao nhận vận chuyển bằng đường biển tại Ratraco Logistics Đơn vị: %
Thị trường Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Nguồn: Báo cáo thường niên của Ratraco Logistics
Thị trường vận tải biển quốc tế lớn nhất của Ratraco là châu Âu, tiếp theo là châu Mỹ và châu Á Doanh thu từ châu Âu tăng trưởng ổn định hàng năm nhờ hiệp định EVFTA có hiệu lực từ năm 2021, thúc đẩy trao đổi hàng hóa giữa Việt Nam và EU.
Thực trạng hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco giai đoạn 2021 - 2023
3.3.1 Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Ratraco chuyên nhập khẩu các mặt hàng như thực phẩm, thiết bị y tế và thiết bị công nghiệp Khách hàng chủ yếu của Ratraco là các doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất đã có kinh nghiệm trong việc nhập khẩu Tuy nhiên, đối với những công ty nhập khẩu lần đầu, Ratraco sẵn sàng hỗ trợ trong việc chuẩn bị và xin các giấy phép chuyên ngành cần thiết, vì mỗi loại mặt hàng sẽ yêu cầu những giấy phép khác nhau.
Đối với hàng thực phẩm, cần có Hồ sơ Công bố An toàn thực phẩm theo Nghị định số 15/2018/NĐ-CP, Giấy chứng nhận kiểm dịch cho thực phẩm có nguồn gốc động, thực vật, và Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) do Bộ Công Thương hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn cấp, tùy thuộc vào loại thực phẩm.
Đối với thiết bị y tế và dược phẩm, cần có Giấy công bố Lưu hành theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP và Nghị định 07/2023/NĐ-CP Bên cạnh đó, Giấy xác nhận phân loại thiết bị y tế cũng là yêu cầu bắt buộc, phân chia thành 4 nhóm A, B, C, D, trong đó nhóm A là nhóm có rủi ro thấp nhất.
D là cao nhất) do Bộ Y tế cấp, Giấy chứng nhận xuất xứ, Công bố thực phẩm chức năng
Bước 2: Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
Nhân viên Kinh doanh của Ratraco thu thập thông tin lô hàng từ khách hàng, bao gồm điều kiện giao hàng, kích thước, trọng lượng hàng hóa, POL, POD và các yêu cầu đặc biệt Sau đó, họ phân loại hàng hóa để xác định hình thức vận chuyển phù hợp và tư vấn các dịch vụ bổ sung như bảo hiểm hàng hóa hoặc vận tải nội địa nếu cần Thông tin chi tiết sẽ được chuyển đến bộ phận Cước để xử lý tiếp theo.
Bộ phận Cước của Ratraco làm việc trực tiếp với các hãng tàu lớn như Maersk, Hapag-Lloyd, MSC, ONE, và COSCO để xin báo giá cước vận chuyển và lịch tàu dự kiến (ETD, ETA) Họ gửi yêu cầu báo giá và chi tiết hàng hóa đến nhân viên Kinh doanh hoặc Chăm sóc khách hàng của các hãng tàu nhằm tìm kiếm giá cước cạnh tranh và lịch trình phù hợp Trong quá trình này, các phụ phí liên quan như phí THC, CIC và phí bến bãi cũng được xác nhận.
Tại Ratraco, bộ phận Kinh doanh và Cước sẽ phối hợp đánh giá các yếu tố như giá cước, lịch trình tàu và dịch vụ kèm theo để đáp ứng yêu cầu về thời gian và ngân sách của khách hàng, đồng thời mang lại lợi ích cho công ty Sau khi hoàn tất đánh giá, Ratraco sẽ thảo luận và thống nhất với khách hàng về lịch trình tàu, chi phí và điều kiện giao nhận trước khi ký kết hợp đồng dịch vụ logistics, đảm bảo mọi điều khoản và trách nhiệm được rõ ràng giữa hai bên.
Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ
Khi khách hàng xem xét chi phí, nhân viên Kinh doanh của Ratraco thường yêu cầu gửi trước bộ chứng từ nhập khẩu như invoice, packing list và giấy phép Điều này giúp kiểm tra thông tin trước khi nhập hàng, đảm bảo đầy đủ chứng từ cần thiết cho khai báo hải quan và nhận hàng, đồng thời xác minh tính chính xác và nhất quán của bộ chứng từ.
Ratraco đã phát triển bộ chứng từ mẫu đối chiếu cho các hàng hóa đã nhập khẩu nhiều lần, giúp nhân viên Kinh doanh có thể tự kiểm tra và tư vấn cho khách hàng về việc lựa chọn mã HS cũng như cách trình bày trong tờ khai.
28 trong hầu hết các trường hợp, nhân viên phòng Chứng từ sẽ cùng phối hợp tư vấn cho khách hàng
Bước 4: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Sau khi thỏa thuận chi phí và nhận thông tin từ người xuất khẩu, Ratraco sẽ đặt lịch tàu theo thông tin đã cung cấp cho khách hàng Khi nhận được xác nhận đặt chỗ và vận đơn nháp, nhân viên Kinh doanh sẽ kiểm tra thông tin trên vận đơn (HBL/MBL) và xác nhận với khách hàng Sau khi thông tin được xác nhận chính xác, bộ phận Cước sẽ liên hệ với hãng tàu để phát hành vận đơn chính thức.
Bước 5: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Trong quá trình xác nhận vận đơn ở Bước 4, nhân viên Phòng Kinh doanh và Bộ phận Chăm sóc khách hàng sẽ giám sát và theo dõi liên lạc với người bán và nhận hàng, thông quan đầu xuất, lịch trình và tình hình tàu chạy từ đại lý nước ngoài qua một luồng mail chung Để cập nhật thông tin cho khách hàng nhập khẩu tại Việt Nam, Ratraco sẽ tạo nhóm thông báo theo từng đơn hàng, bao gồm nhân viên Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Chứng từ của Ratraco và người phụ trách nhập khẩu bên khách hàng, nhằm trao đổi thông tin nhanh chóng và xác nhận lại những thông tin quan trọng qua email.
Bước 6: Khai báo hải quan
Trước ngày tàu cập cảng ít nhất 1 ngày, bộ phận Chăm sóc khách hàng của Ratraco nhận Giấy thông báo hàng đến (A/N) từ hãng tàu, thông báo thời gian dự kiến cập cảng của lô hàng Giấy A/N bao gồm các thông tin quan trọng như tên nhà xuất khẩu, tên nhà nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyển, và mô tả hàng hóa.
Sau khi nhận chứng từ từ khách hàng, nhân viên Chứng từ của Ratraco sẽ tổng hợp và lập tờ khai nhập, sau đó gửi cho khách hàng để kiểm tra thông tin và thông báo mức thuê dự kiến Nếu phát hiện sai sót hoặc thiếu thông tin, nhân viên sẽ chỉnh sửa và gửi lại để khách hàng xác nhận.
Khi khách hàng xác nhận, nhân viên Chứng từ sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (ECUS/VNACCS) để truyền tờ khai hải quan Sau khi hoàn tất, Ratraco sẽ cung cấp kết quả phân luồng hàng hóa và thông tin về số thuế cần nộp cho khách hàng Nếu cần thanh toán thuế, công ty sẽ hướng dẫn khách hàng về quy trình thanh toán.
Bước 7: Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại điểm quy định a Làm thủ tục thông quan
Sau khi hoàn thành khai báo hải quan, nếu hàng hóa thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ, bộ phận Chứng từ cần chuẩn bị hồ sơ liên quan để kiểm tra và gửi cho bộ phận hiện trường của công ty Ratraco Trong một số trường hợp cần kiểm tra giấy tờ gốc, các tài liệu này sẽ được gửi qua chuyển phát nhanh Các giấy tờ gốc thường bao gồm: B/L, Invoice, Packing list, C/O (nếu có) và Giấy giới thiệu.
Sau khi hải quan kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ, nếu cần thiết, nhân viên Giao nhận sẽ thực hiện thủ tục đăng ký chuyển bãi và các công việc kiểm hóa khác Đối với hàng hóa trong container, công nhân cảng sẽ cắt seal và dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa Đối với hàng lẻ, nhân viên Hiện trường sẽ phối hợp với nhân viên Kho bãi để lấy hàng ra bãi kiểm hóa, sau đó mời công chức hải quan đến kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Định hướng phát triển quy trình quản trị rủi ro khi nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, thị trường logistics đang ngày càng cạnh tranh khốc liệt Để phát triển và cạnh tranh hiệu quả với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, công ty cần nỗ lực tối đa nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược Một số định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của công ty đến năm 2030 bao gồm việc nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu hóa quy trình vận hành và mở rộng thị trường.
Để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhân viên phụ trách cần thực hiện tốt các bước từ khai báo giá cho khách hàng đến khi giao hàng Mỗi khâu như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, bốc dỡ và nhân hàng phải tuân thủ đúng quy định và lưu ý đến các rủi ro thường gặp trong từng giai đoạn.
Nâng cao quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng Cần tổ chức đào tạo nội bộ cho nhân viên, trang bị cho họ các kỹ năng chuyên sâu nhằm giải quyết hiệu quả các tình huống rủi ro, từ đó giúp hạn chế tối đa rủi ro cho công ty.
Thực hiện hiệu quả các chính sách chăm sóc khách hàng là yếu tố then chốt để mở rộng và duy trì mối quan hệ kinh doanh bền vững với khách hàng trong nước và quốc tế.
Công ty sẽ tăng cường quản lý các đối tác và nhà cung cấp hiện tại và tương lai bằng cách thực hiện kiểm soát chất lượng và nguồn gốc sản phẩm, dịch vụ Định hướng xây dựng hệ thống quản lý đối tác và nhà cung cấp chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro từ các đối tác không đáng tin cậy.
Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển Đường sắt Hà Nội Ratraco
4.2.1 Giải pháp nâng cao hiệu quả quá trình nhận dạng rủi ro
Công ty cần tập trung vào việc đào tạo và trang bị kiến thức cho nhân viên về nghiên cứu và nhận diện rủi ro trong công việc Việc cung cấp thông tin kịp thời sẽ giúp nâng cao khả năng xử lý tình huống và giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc.
Công ty cần cập nhật chính sách và thông tin thị trường, đồng thời tổ chức hội thảo về quản trị rủi ro cho nhân viên Nhân viên nên tự trang bị kiến thức về nhận dạng rủi ro trong công việc và theo dõi thông tin thị trường Để xây dựng bộ phận quản trị rủi ro vững mạnh, công ty cần chiêu mộ và đào tạo cán bộ chuyên sâu Trong quy trình làm thủ tục hải quan, việc xác định chính xác thuế nhập khẩu là rất quan trọng để tránh mất thời gian tham vấn, điều này có thể ảnh hưởng đến kinh tế doanh nghiệp Hơn nữa, công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường và các biến động kinh tế, chính trị để kịp thời điều chỉnh và phối hợp tốt với người xuất khẩu trong việc thực hiện hợp đồng.
Công ty cần chú trọng vào việc dự báo rủi ro trước khi ký hợp đồng với đối tác Ban lãnh đạo nên tổ chức nghiên cứu thị trường một cách cụ thể, tìm hiểu kỹ lưỡng về đối tác, hoạt động kinh doanh và năng lực của họ nhằm tránh rủi ro bị lừa đảo.
Bộ phận nghiên cứu thị trường cần thường xuyên phối hợp và báo cáo với lãnh đạo để điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với tình hình hiện tại.
4.2.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả trong quá trình phân tích và đo lường rủi ro
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, việc kiểm tra và giám sát các khâu là rất quan trọng, đặc biệt là bộ phận chứng từ Nhân viên cần thực hiện kiểm tra chéo thông tin trong bộ chứng từ để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với hợp đồng đã ký Do thủ tục giấy tờ tại hải quan thường rườm rà và phức tạp, việc lập kế hoạch hợp lý sẽ giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Khi ký hợp đồng vận chuyển với hãng tàu, cần quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro Các hãng vận tải phải thường xuyên thông báo về lịch trình, quá trình di chuyển và kế hoạch thực hiện hợp đồng một cách chi tiết.
Công ty cần phân tích và đo lường các rủi ro do việc tàu trì hoãn để đảm bảo ngày nhận và giao hàng đúng hạn Đối với những rủi ro có tổn thất cao và tần suất xuất hiện cao, việc xác định nguyên nhân và mức độ tổn thất là rất quan trọng để có biện pháp phòng ngừa hiệu quả Trong quá trình nhận hàng, thời gian là yếu tố then chốt, vì các đại lý tàu biển chỉ cho phép hàng hóa lưu lại tại cảng tối đa 5 ngày, nếu không sẽ phát sinh chi phí Do đó, nhân viên cần có chuyên môn vững vàng và thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác để tránh rủi ro làm chậm tiến độ giao hàng.
4.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả trong quá trình kiểm soát rủi ro
Công ty cần chú trọng đến biến động môi trường chính trị và kinh tế, cũng như tỷ giá, để kịp thời ứng phó với rủi ro Việc sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ là cần thiết, đồng thời đưa các điều khoản liên quan đến biến động tỷ giá ngoại tệ và nội tệ vào hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa sẽ giúp công ty có cơ sở để thu hồi tiền khi gặp rủi ro.
Để nâng cao chất lượng hàng hóa nhập khẩu, cần tăng cường kiểm tra về số lượng, mẫu mã và chất lượng Việc thuê chuyên gia hoặc cơ quan giám định uy tín là cần thiết để đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra chính xác Cần thống nhất cơ quan giám định và thông báo kết quả cho người xuất khẩu nhằm tránh mâu thuẫn Ngoài ra, việc nhận và kiểm tra hàng hóa cũng cần có kế hoạch rõ ràng về thời gian, địa điểm và phương pháp kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả và nhanh chóng.
Công ty cần kiểm soát quy trình nhận hàng để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả Đối với các mặt hàng có C/O, việc kiểm tra thời hạn hiệu lực nhập khẩu vào Việt Nam là rất quan trọng Nhân viên hiện trường cần được trang bị kiến thức chuyên môn về mặt hàng nhập khẩu để kiểm tra chính xác mẫu mã, số lượng và thực hiện việc bốc dỡ, xếp hàng phù hợp với đặc tính hàng hóa, nhằm tránh tình trạng hư hỏng.
Để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, cần xây dựng phương án bố trí nhân sự hợp lý, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên Việc này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình quản lý rủi ro.
Để đảm bảo quản trị rủi ro hiệu quả, cần chặt chẽ các đầu mối công việc từ giám đốc đến nhân viên và hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý.
Hệ thống kho bãi cần được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát, trang bị các thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại Việc áp dụng khoa học công nghệ trong quản lý kho sẽ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao đến tay khách hàng.
4.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả trong quá trình tài trợ rủi ro Đẩy mạnh hình thức huy động vốn cho xuất khẩu, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tự tài trợ rủi ro từ:
Xây dựng uy tín và mối quan hệ lâu dài với các hãng tàu giúp doanh nghiệp thương lượng các điều khoản thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ để thu hồi vốn từ các hợp đồng khác Điều này cũng cho phép giảm tiền cọc, tránh việc vay ngân hàng và giảm bớt gánh nặng lãi suất cao.
- Liên doanh với các đối tác lớn, có uy tín trong và ngoài nước góp cổ phần để có nguồn vốn dồi dào hơn
Một số kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị với Tổng cục Hải quan
Để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực logistics, cần tăng cường đối thoại giữa cơ quan chức năng và doanh nghiệp thông qua việc tổ chức các hội nghị, hội thảo định kỳ Tại các sự kiện này, doanh nghiệp có thể chia sẻ khó khăn và đề xuất giải pháp liên quan đến thủ tục hải quan Đồng thời, mời các Bộ, ngành liên quan tham gia nhằm giải quyết các vấn đề liên ngành Bên cạnh đó, thực hiện khảo sát định kỳ để đánh giá hiệu quả chính sách hải quan, thu thập phản hồi về những bất cập và điểm cần cải thiện trong hệ thống pháp luật và quy trình hiện hành.
Phối hợp với các Bộ, ngành để mở rộng thủ tục trên hệ thống một cửa quốc gia, đồng thời rà soát và đơn giản hóa quy trình kiểm tra chuyên ngành Áp dụng quản lý rủi ro trong kiểm tra và công nhận kết quả kiểm tra sản phẩm nhập khẩu giữa các nước Rút gọn các bước kiểm tra không cần thiết, đặc biệt cho doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt và hàng hóa ít rủi ro Tăng cường ứng dụng công nghệ số và tự động hóa trong quy trình xử lý hàng hóa, đặc biệt là nhập khẩu đường biển Cải tiến hệ thống VNACCS để nâng cao tốc độ xử lý, giảm thời gian chờ đợi và lỗi hệ thống Sử dụng AI để phân tích và kiểm soát dữ liệu, giúp xác định rủi ro hiệu quả hơn và giảm bớt kiểm tra thủ công đối với các doanh nghiệp uy tín.
Tổ chức khóa đào tạo nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc cho cán bộ hải quan Khuyến khích cán bộ hải quan nâng cao chuyên môn và tìm hiểu kiến thức về các mặt hàng, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi cho doanh nghiệp.
Cần ban hành hướng dẫn chi tiết và nhất quán về quy trình khai báo hải quan để tránh sự khó khăn do diễn giải khác nhau giữa các chi cục Đồng thời, xây dựng văn bản hướng dẫn cho nhân viên các công ty logistics trong việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và trình tự thủ tục, nhằm hỗ trợ nhanh chóng trong việc hoàn thiện thủ tục hải quan.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước
Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng để giải quyết tình trạng ùn tắc giao thông, bao gồm xây dựng hệ thống cảng biển và nâng cao chất lượng thiết bị xếp dỡ hàng hóa Đồng thời, cần nâng cấp hệ thống đường bộ và đường sắt, cũng như phát triển đội tàu biển, tàu buôn, tàu chợ và tàu chuyển để phục vụ hiệu quả cho các chuyến hàng trong nước và quốc tế.
Nhằm thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, Nhà nước cần thiết lập các chính sách mạnh mẽ chống lại tham nhũng và những rào cản từ cơ quan nhà nước Những vấn đề này tạo ra ấn tượng tiêu cực cho các doanh nghiệp nước ngoài, khiến họ do dự trong việc đầu tư vào Việt Nam, từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động xuất khẩu.
Chính phủ cần tăng cường hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp để thúc đẩy phát triển Việc đơn giản hóa thủ tục hải quan và cải thiện quy trình quản lý xuất nhập khẩu theo các hiệp định quốc tế là yêu cầu cấp thiết hiện nay, nhằm tăng cường giao lưu quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận Ngoài ra, cần khai thác hiệu quả nguồn vốn đầu tư nước ngoài để phát triển kinh tế, giúp doanh nghiệp trong nước học hỏi kinh nghiệm quản lý và nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật.
Nhà nước cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống pháp luật ngành logistics và cung cấp thông tin kịp thời qua các phương tiện truyền thông để doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ các thông tư, nghị định Đồng thời, trong các sự kiện quốc tế quan trọng, nhà nước nên đưa ra thông tin chính xác về diễn biến, phân tích lợi hại và dự đoán tác động tới Việt Nam, giúp doanh nghiệp nhận diện ảnh hưởng và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
Chính phủ cần tổ chức các hội thảo để khuyến khích doanh nghiệp tham gia, từ đó giúp họ có cái nhìn rõ ràng và chính xác về quá trình hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.