Quản trị hệ thống thông tin chủ Đề khảo sát Đánh giá và Đề xuất các giải pháp triển khai hệ thống thông tin tại doanh

PHẦN II: HIỆN TRẠNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 2.1 Các hệ thống thông tin tại Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín 2.1.1 Hệ thống phần mềm AMIS kế toán a.. Mục đ

1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ

QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHỦ ĐỀ

Khảo sát đánh giá và đề xuất các giải pháp triển khai hệ thống thông tin tại doanh

nghiệp

Sinh viên thực hiện (Nhóm 2):

TP Hồ Chí Minh, , ngày 22 tháng 10 năm 2024

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU CÔNG TY 3

1.1 Sơ lược thông tin mô tả 3

1.1.1 Giới thiệu chung: 3

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh 4

1.1.4 Văn hóa doanh nghiệp 4

1.2 Cơ cấu tổ chức 5

PHẦN II: HIỆN TRẠNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 6

2.1 Các hệ thống thông tin tại Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín 6

2.1.1 Hệ thống phần mềm AMIS kế toán 6

2.1.2 Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM 7

2.2 Quy trình bán hàng trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM 8

PHẦN III ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 11

3.1 Phân tích ứng dụng hệ thống thông tin 11

3.1.1 Hệ thống phần mềm AMIS kế toán 11

3.1.1.1 Ưu điểm của sản phẩm 11

3.1.1.2 Tính năng nổi trội 12

3.1.1.3 Hạn chế của phần mềm 12

3.1.2 Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM 14

3.1.2.1 Tính năng sản phẩm: 14

3.1.2.2 Hạn chế của phần mềm 17

3.2 Các giải pháp nâng cao độ số hóa của doanh nghiệp 18

3.2.1 Khái niệm độ số hóa: 18

3.2.2 Giải pháp nâng cao độ số hóa 19

1 Tích hợp sâu hơn các hệ thống: 19

2 Nâng cao khả năng phân tích dữ liệu: 19

3 Tự động hóa quy trình: 19

4 Đảm bảo an ninh thông tin: 19

5 Đào tạo nhân viên: 19

6 Cân nhắc các giải pháp IoT: 20

7 Đánh giá và cải tiến: 20

PHẦN I GIỚI THIỆU CÔNG TY 1.1 Sơ lược thông tin mô tả

1.1.1 Giới thiệu chung:

- Tên công ty: Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín

- Mã số thuế: 0318373620

- Chủ doanh nghiệp: Ông Lê Minh Hoàng

- Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Mỹ Linh

- Địa chỉ: 16 Đường Số 7, KDC Cityland, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành Phố Hồ Chí Minh

- Điện thoại: 0986671110

- Website: https://hoachatdoanhtin.com

- Mail: info@hoachatdoanhtin.com

Hình 1 Hình website công ty 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

- Công ty TNHH SX TM XNK An Thuận Phát được thành lập ngày 25-09-2015 theo GPKD số

0313458912, có tên quốc tế An Thuan Phat Import Export Trading Production Company Limited với người đại diện là Giám đốc Lê Minh Hoàng

- Năm 2022, sau khi được xem xét về tình hình tài chính và các dự án phát triển, công ty đã tăng vốn điều lệ từ 5.000.000.000 VNĐ lên 25.000.000.000 VNĐ

- Địa chỉ công ty:

+ 2015 – 2023: Tầng 1, TMDV 10, 0.10 Chung cư CH2 Lô C, KDC City Land, Đường số 10, Phường

10, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

+ 01/2024 – 07/2024: 264/3/4A Lê Đình Cẩn, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Từ 01/08/2024, Công ty đổi tên pháp nhân thành Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín Tọa lạc tại địa chỉ: 16 Đường số 7, KDC Cityland, Phường 7, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chính Minh, Việt Nam

- Hoạt động từ năm 2015, công ty hiện tại đang có 30 – 50 nhân viên

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh

- Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất, nhập khẩu, vận chuyển các loại hóa chất:

1 Hóa chất dùng trong công nghiệp

2 Hóa chất xử lý nước thải

3 Hóa chất dùng trong thủy sản – phân bón

4 Hóa chất dùng trong thực phẩm

5 Dung môi và các loại hóa chất khác…

- Ngoài ra, công ty hiện đang kinh doanh thêm dịch vụ cho thuê kho bãi

+ Kho Toàn Phát: Lô 2, Đường số 9, KCN Sóng Thần, Dĩ An, Bình Dương - Kho chuyên để các mặt hàng hóa chất kinh doanh của công ty

+ Kho Tân Tạo: Số 7, Đường Nước Lên, KCN Tân Tạo A, Bình Tân – Kho để hóa chất đồng thời kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi

- Thị trường hoạt động: Công ty kinh doanh, phân phối hóa chất cho toàn thị trường miền Nam: Bình Dương, TPHCM, Long An, Biên Hòa, Đồng Nai… các tỉnh miền tây: Vĩnh Long, Sóc Trăng, Đồng Tháp, Kiên Giang Ngoài ra, còn bán các sản phẩm phá bọt dùng trong xử lý nước thải cho các công ty bê tông, thương mại tại miền Trung và miền Bắc: Khánh Hòa, Bình Thuận, Hà Nội, Quảng Nam

1.1.4 Văn hóa doanh nghiệp

• Chất lượng và cam kết:

Với phương châm “Uy tín – Chất lượng – Trung thực – Trách nhiệm”, công ty đảm bảo quy trình

sản xuất và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, luôn đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng cao

• Tầm nhìn và sứ mệnh:

Đến năm 2028, công ty phấn đấu trở thành đối tác tin cậy, mở rộng hệ thống trên toàn quốc, nâng cao chất lượng sản phẩm hóa chất và góp phần phát triển bền vững xã hội, giúp doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng các sản phẩm hóa chất hàng đầu

• Giá trị cốt lõi:

Công ty cung cấp sản phẩm đạt chuẩn, xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững và tin cậy, đảm bảo lợi ích và nhu cầu của khách hàng

1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức

Chức năng các phòng ban

Ban Giám đốc

- Lãnh đạo, điều hành chung hoạt động của công ty

- Ban hành các quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược phát triển, đầu tư, tài chính, của

công ty

- Quản lý các phòng ban chức năng

Bộ phân Kinh doanh

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, phát triển thị trường

- Tư vấn sản phẩm hóa chất phù hợp với nhu cầu của khách hàng

- Lập báo giá, ký kết hợp đồng mua hàng

- Theo dõi tiến độ thực hiện các đơn hàng

- Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của khách hàng

- Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Bộ phận Kho

- Lên kế hoạch, điều phối hoạt động vận chuyển hàng hóa

- Quản lý hàng hóa xuất nhập kho

- Quản lý tồn kho

Bộ phận Mua Hàng

- Tiến hành đánh giá nhà cung cấp theo định kỳ và đối với nhà cung cấp mới

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BP HC - NS

HÀNH

CHÍNH

NHÂN SỰ

BP KẾ TOÁN

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN HC-NS

BP KINH DOANH

CSKH

NHÂN VIÊN KINH DOANH

BP MUA HÀNG

NHÂN VIÊN THU MUA

BP ĐIỀU PHỐI

VẬN TẢI

HẢI QUAN

KHO

THỦ KHO

BỐC XẾP

- Tìm kiếm thêm các nguồn sản phẩm chất lượng cao với giá thành tối ưu

Bộ phân Kế toán

- Hạch toán thu chi, quản lý tài chính của công ty

- Lập báo cáo tài chính định kỳ

- Thanh toán các khoản mua hàng, lương cho nhân viên và xuất hóa đơn bán hàng

- Đề xuất các chính sách giúp giảm chi phí

Bộ phận Nhân Sự

- Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

- Quản lý hồ sơ nhân sự, bảo hiểm xã hội, y tế cho nhân viên

- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động

- Đề xuất các chính sách giúp giảm chi phí, đồng thời tăng phúc lợi cho nhân viên

Bộ phân Điều Phối

- Lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, xử lý đơn hàng

- Lên kế hoạch thời gian, số lượng nhập hàng

- Khai báo hải quan các hóa chất nhập khẩu và bán hàng trong khu chế xuất

PHẦN II: HIỆN TRẠNG VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 2.1 Các hệ thống thông tin tại Công ty CP Hóa Chất Doanh Tín

2.1.1 Hệ thống phần mềm AMIS kế toán

a Mục đích sản phẩm

Hệ thống AMIS kế toán của phần mềm MISA là một công cụ quản lý thông tin tài chính kế toán,

hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ghi chép, theo dõi và báo cáo các giao dịch tài chính Nó giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thuế AMIS còn tích hợp các tính năng quản lý hóa đơn, chi phí và lập báo cáo tài chính nhanh chóng

Phần mềm kế toán là ứng dụng hỗ trợ nhân viên kế toán trong các công việc hàng ngày, tự động hóa và hệ thống hóa các nghiệp vụ như nhập liệu, tính toán, tổng hợp, quản trị ERP, lập báo cáo và xuất dữ liệu Nhờ đó, người làm kế toán có thể tiết kiệm thời gian và công sức trong công việc của mình.a

b Phạm vi ứng dụng

1 Doanh nghiệp: Từ các doanh nghiệp nhỏ, vừa đến lớn, phần mềm giúp quản lý tài chính, kế toán một cách hiệu quả

2 Các tổ chức: Bao gồm các tổ chức phi lợi nhuận, hợp tác xã, và các cơ quan nhà nước cần quản lý

tài chính

c Đối tượng tham gia sử dụng phần mềm này gồm:

1 Nhân viên kế toán: Làm việc trực tiếp với phần mềm để thực hiện các nghiệp vụ kế toán

2 Quản lý tài chính: Theo dõi và phân tích tình hình tài chính, lập báo cáo

3 Ban lãnh đạo: Sử dụng báo cáo tài chính để đưa ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp

4 Kiểm toán viên: Kiểm tra và đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính

2.1.2 Hệ thống phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM

a Mục đích sản phẩm

Phần mềm CRM (Quản trị Quan hệ Khách hàng) là công cụ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng Nó hỗ trợ xây dựng các quy trình bán hàng bài bản và quản lý đội ngũ bán hàng một cách hiệu quả Nhờ vào khả năng tổ chức thông tin và theo dõi tương tác với khách hàng, phần mềm CRM giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng, tăng cường hiệu suất bán hàng và tối ưu hóa quy trình kinh doanh

MISA AMIS CRM tuân thủ tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000 và đã được đánh giá, cấp chứng chỉ bởi các tổ chức quốc tế có thẩm quyền Điều này đảm bảo thông tin của khách hàng và dữ liệu nội bộ của công ty được bảo vệ ở mức cao nhất trước các nguy cơ có thể xảy ra, như bị phá hủy

vì bất kỳ lý do nào

Khả năng kết nối API với nhiều hệ thống bao gồm những phần mềm cùng hệ sinh thái của MISA AMIS (AMIS aiMarketing, AMIS Kế Toán, AMIS Khuyến Mại…) và các giải pháp (Voice IP, Email Marketing: Mailchimp, Zetamail…) cho phép doanh nghiệp kế nối tới phần mềm bên ngoài

b Phạm vi ứng dụng:

1 Doanh nghiệp: CRM có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn, trong nhiều lĩnh vực khác nhau như bán lẻ, dịch vụ, sản xuất, và công nghệ

2 Quản lý bán hàng: Giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ việc theo dõi khách hàng tiềm năng

đến quản lý đơn hàng và hậu mãi

3 Chăm sóc khách hàng: Tăng cường dịch vụ khách hàng bằng cách theo dõi lịch sử tương tác và

phản hồi của khách hàng

4 Phân tích dữ liệu: Cung cấp công cụ phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất bán hàng, xu hướng

thị trường và hành vi khách hàng

c Đối tượng tham gia

1 Đội ngũ bán hàng: Sử dụng CRM để quản lý khách hàng, theo dõi tiến trình bán hàng và lập kế

hoạch hoạt động

2 Quản lý: Theo dõi hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng và đưa ra quyết định chiến lược dựa

trên dữ liệu

3 Bộ phận chăm sóc khách hàng: Truy cập thông tin khách hàng để cung cấp dịch vụ hỗ trợ và

xử lý khiếu nại hiệu quả

4 Bộ phận marketing: Tận dụng thông tin khách hàng để phát triển các chiến dịch marketing

chính xác và phù hợp hơn

2.2 Quy trình bán hàng trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM

a Mô tả các hoạt động trong quy trình

Quy trình này bao gồm chuỗi các hoạt động sau:

Tạo và quản lý dữ liệu khách hàng: Nhập thông tin: nhân viên bán hàng nhập thông tin như tên

công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, và thông tin liên hệ vào CRM Phân loại khách hàng: tạo các nhóm (như khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, khách hàng cũ) để dễ dàng theo dõi và quản

lý Theo dõi lịch sử tương tác: ghi nhận tất cả các cuộc gọi, email và cuộc họp với từng khách hàng

để có cái nhìn tổng quát về mối quan hệ

Tiếp cận khách hàng: Lập kế hoạch tiếp cận: sử dụng CRM để lên lịch cho các cuộc gọi hoặc

cuộc họp, đảm bảo không bỏ lỡ cơ hội Chia sẻ thông tin sản phẩm: gửi tài liệu, video giới thiệu sản phẩm qua email hoặc thông qua các nền tảng CRM Tự động hóa thông báo: thiết lập nhắc nhở để theo dõi các khách hàng đã được tiếp cận

Tư vấn và gửi báo giá: Ghi chú yêu cầu của khách hàng: sử dụng CRM để ghi lại nhu cầu cụ thể,

những câu hỏi và phản hồi của khách hàng Tạo báo giá: sử dụng mẫu báo giá trong CRM để tạo báo giá nhanh chóng và chính xác, bao gồm thông tin sản phẩm, số lượng, giá cả, và thời gian giao hàng

Theo dõi tình trạng báo giá: ghi nhận trạng thái báo giá (đã gửi, đang xem, chấp nhận, từ chối) và theo dõi tiến trình

Quản lý đơn hàng: Xác nhận đơn hàng: khi khách hàng chấp nhận báo giá, nhân viên bán hàng

xác nhận đơn hàng trong CRM Cập nhật tình trạng đơn hàng: theo dõi từng giai đoạn từ chuẩn bị hàng hóa, giao hàng đến hoàn tất giao dịch Kiểm tra tồn kho: CRM tự động cập nhật tình hình tồn

kho để đảm bảo hàng hóa có sẵn cho đơn hàng

Giao hàng và thanh toán: Lập kế hoạch giao hàng: sử dụng CRM để lên lịch giao hàng, ghi chú

thông tin về vận chuyển Theo dõi quá trình giao hàng: cập nhật trạng thái giao hàng trong crm và thông báo cho khách hàng về thời gian dự kiến nhận hàng Quản lý thanh toán: theo dõi tình trạng

thanh toán, gửi hóa đơn và nhắc nhở nếu cần thiết

Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng: Ghi nhận phản hồi: nhân viên ghi nhận phản hồi của khách hàng

về sản phẩm và dịch vụ vào CRM Theo dõi dịch vụ sau bán hàng: lên lịch gọi điện hoặc gửi email

để kiểm tra sự hài lòng và giải đáp thắc mắc Cung cấp thông tin sản phẩm mới: sử dụng crm để gửi

thông tin về các sản phẩm mới hoặc chương trình khuyến mãi đến khách hàng

Phân tích và báo cáo: Phân tích hiệu suất bán hàng: sử dụng các báo cáo trong crm để xem xét

doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi và thời gian bán hàng trung bình Xác định xu hướng: phân tích dữ liệu

để nhận diện xu hướng thị trường và nhu cầu của khách hàng Lập kế hoạch chiến lược: dựa trên phân

tích, lập kế hoạch cho các chiến dịch marketing hoặc điều chỉnh chiến lược bán hàng

Tối ưu hóa quy trình: Đánh giá quy trình: thực hiện các cuộc họp nội bộ để xem xét hiệu quả của

quy trình bán hàng hiện tại Đào tạo nhân viên: dựa trên phản hồi từ CRM, tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên để cải thiện kỹ năng bán hàng và chăm sóc khách hàng Cải tiến công cụ CRM: tìm

kiếm các tính năng mới trong CRM để tối ưu hóa quy trình bán hàng, chẳng hạn như tự động hóa quy trình hoặc cải thiện báo cáo

b Sơ đồ chức năng chéo

Sơ đồ chức năng chéo của hệ thống công việc bán hàng sau đây mô tả hệ thống công việc có sử dụng các hệ thống thông tin chức năng để hỗ trợ việc xử lý các nghiệp vụ trong công tác bán hàng

Cụ thể như sau:

• Bộ phận kinh doanh sử dụng hệ thống quản lý bán hàng, có các chức năng:

- Lưu trữ thông tin khách hàng giúp chủ động phân tích và lựa chọn phương thức tiếp cận

khách hàng

- Tư vấn, cập nhật thông tin yêu cầu của khách hàng

- Gửi báo giá cho khách hàng

- Kiểm tra tồn kho, lên đơn hàng, lập kế hoạch giao hàng và thời gian thanh toán

- Thống kê và lập báo cáo tình hình bán hàng

• Bộ phận kho hàng sử dụng hệ thống quản lý xuất – nhập – tồn kho, có các chức năng:

- Lưu trữ thông tin chi tiết về xuất/nhập hàng để theo dõi quản lý tồn kho

- Cập nhật thông tin giá cả, thông tin tồn kho

- Lập phiếu xuất, phiếu giao hàng

- Thống kê, báo cáo tình hình quản lý hàng tồn kho

• Bộ phận kế toán sử dụng hệ thống quản lý kế toán, có các chức năng:

- Cập nhập thông tin vào tài khoản phải thu/phải trả

- Lập hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi

- Hoạch toán chi phí, xác định giá cả hàng hóa

- Thống kê, lập các báo cáo tài chính

BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO HÀNG

Sơ đồ 2 Sơ đồ chức năng chéo

c Những tồn tại và biện pháp cải tiến quy trình

Trong hệ thống công việc bán hàng, tất cả các bộ phận đều sử dụng hệ thống thông tin chức năng

để hỗ trợ thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình Tuy nhiên, để hệ thống thực sự phát huy hiệu quả, các

bộ phận phải cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời

• Bộ phận bán hàng cần cập nhật thông tin về khách hàng, đơn hàng và tình hình bán hàng kịp thời

• Bộ phận kho phải cập nhật thông tin xuất nhập hàng hóa và tình trạng tồn kho chính xác

• Bộ phận kế toán cần cập nhật thông tin về doanh thu, công nợ và các giao dịch tài chính liên quan đến bán hàng

Phân tích tình hình hiện tại:

Mặc dù quy trình bán hàng đã cải tiến rất nhiều và tự động hóa một phần công việc so với quy trình hoàn toàn bằng tay, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề:

Lập phiếu giao hàng

Lập phiếu xuất kho

Gửi khách hàng

Xử lý

yêu cầu

Các Phòng/Ban

Khách hàng Lưu

CSDL kho hàng

CSDL bán hàng

Lưu

Lưu

CSDL

kế toán

Phiếu giao hàng

Kiểm hàng

Hóa đơn bán hàng

Tra soát

Tiếp nhận

yêu cầu

KH

Tiếp nhận yêu cầu

KH

Lập bảng

báo giá

Hóa đơn bán hàng

Phiếu xuất kho

Đơn bán hàng Lưu

kho xuất kho

A

A