Nội dung của tài liệu tập trung vào yêu cầu chuẩn hóa trong mô tả, truy cập tài nguyên, xử lý tài liệu, thống nhất tạo lập biểu ghi, dữ liệu thư mục, sẵn sàng cho việc kết nối, chia sẻ l
CHUẨN HÓA DỮ LIỆU THƯ MỤC
CHUẨN HÓA TRONG XỬ LÝ TÀI LIỆU
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6450:2007 định nghĩa tiêu chuẩn là "tài liệu được thiết lập bằng thỏa thuận và được phê duyệt bởi cơ quan được thừa nhận, nhằm cung cấp các quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho hoạt động hoặc kết quả hoạt động, phục vụ mục đích sử dụng chung và lặp đi lặp lại, để đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một phạm vi cụ thể".
Chuẩn hóa là quá trình thiết lập các thủ tục thống nhất và các tiêu chuẩn trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm tạo điều kiện cho trao đổi và hợp tác; đồng thời đảm bảo chất lượng và nâng cao năng suất.
Theo Đại từ điển tiếng Việt: Chuẩn hóa là xác lập chuẩn mực Trong đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc Tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế 3
TS Vũ Dương Thúy Ngà: Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu là việc xác lập và áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá công tác xử lý tài liệu, đảm bảo cho công tác xử lý tài liệu có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực hiện và duy trì các mục tiêu đã đặt ra 4
1.2 Chuẩn hóa trong xử lý tài liệu
Chuẩn hóa là nền tảng cho các hoạt động như phân loại, biên mục tài liệu, đảm bảo sự thống nhất trong quy trình nghiệp vụ Việc xác định và lựa chọn các phương thức, quy trình thực hiện, bộ công cụ nghiệp vụ là điều kiện tiên quyết để các thư viện thực hiện xử lý kỹ thuật Tại Việt Nam, các chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu được khuyến nghị áp dụng bao gồm AACR2 cho quy tắc biên mục.
1 TCVN 6450:2007 (ISO/IEC GUIDE 2:2004) Tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan - Thuật ngữ chung và định nghĩa Mục 5.2
2 Joan M Reitz ODLIS - Online Dictionary for Library and Information Science Standardization https://odlis.abc-clio.com/odlis_s.html
3, 4 Vũ Dương Thúy Ngà (2010) Quan niệm chuẩn hóa trong xử lý tài liệu và những biện pháp đảm bảo chuẩn hóa trong xử lý tài liệu ở Việt Nam hiện nay Tạp chí Thư viện Việt Nam, 4 (24), 15-18
5 Công văn số 1598/BVHTT-TV ngày 07/5/2007 của Bộ Văn hóa – Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và
Du lịch) về việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam, khuyến cáo các thư viện ở Việt Nam triển khai áp dụng AACR2, DDC, MARC 21 như là các chuẩn nghiệp vụ trong biên mục và xử lý tài liệu kể từ ngày 01/6/2007
DDC cho phân loại tài liệu và MARC 21 cho khổ mẫu biên mục đọc máy Đây là 03 công cụ quan trọng mang tính quốc tế về truy cập và trao đổi thông tin trong các hoạt động thư viện và dịch vụ thông tin được thư viện của hơn 140 quốc gia sử dụng Sự lựa chọn các chuẩn nghiệp vụ này là quá trình ứng dụng, trải nghiệm và nghiên cứu thực tế phù hợp áp dụng cho các thư viện Việt Nam
Trên cơ sở đó, các thư viện đặc biệt là hệ thống thư viện công cộng đã chuyển sang áp dụng Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC14, DDC23), đồng thời hầu hết các thư viện ứng dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp đã thực hiện biên mục theo khổ mẫu MARC 21 Trong thực tiễn, mặc dù các thư viện cùng sử dụng khổ mẫu
MARC 21 nhưng vẫn tồn tại nhiều khác biệt trong lựa chọn trường, trường con, chỉ thị… một số cập nhật mới của MARC 21 bản dịch tiếng Việt còn thiếu Vì vậy, vấn đề chuẩn hóa và yêu cầu chuẩn hóa trong xử lý tài liệu; Biên mục đọc máy và phương pháp tạo lập biểu ghi theo MARC 21 cũng như xem xét mối quan hệ giữa một số nhóm trường trong biểu ghi MARC 21 sẽ góp phần giúp các thư viện chuẩn hóa nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình và chuẩn hóa dữ liệu, sẵn sàng cho việc chia sẻ, kết nối và liên thông dữ liệu
BIÊN MỤC ĐỌC MÁY - KHỔ MẪU MARC
MARC viết tắt của cụm từ MAchine Readable Cataloging - Biên mục có thể đọc bằng máy Trong biên mục đọc máy, để xử lý các dữ liệu cần phải có một khổ mẫu đảm bảo tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi Vì vậy, khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy, là hình thức sắp xếp, trình bày dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể “hiểu” và “đọc” được
Nói cách khác, khổ mẫu có nghĩa là sự sắp xếp, trình bày các dữ liệu trong một phương tiện có khả năng nhập, xuất hay chứa dữ liệu cùng với những mã số và những chỉ thị kết hợp điều hành sự sắp xếp này để có thể lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính điện tử
Vào thập niên 1960, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ đã tham khảo ý kiến từ các thư viện khác để phát triển khổ mẫu MARC, một cấu trúc lưu trữ thông tin thư mục trên băng từ máy tính MARC trở thành một tiêu chuẩn toàn diện, áp dụng rộng rãi dựa trên phân tích sâu sắc các yếu tố thư mục Sự ra đời của MARC đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi dữ liệu thư mục giữa các thư viện trên toàn cầu.
Một biểu ghi MARC gồm 3 yếu tố: cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi Cấu trúc và mã hóa là đặc điểm của khổ mẫu nói riêng, nội dung thì được hình thành từ các yếu tố dữ liệu thư mục như đã được xác định trong các quy tắc biên mục
Biểu ghi là tập hợp của các trường Mỗi trường chứa đựng một đơn vị thông tin trong biểu ghi Các nhãn trường là các mã số gồm 3 con số dùng để định dạng trường Mỗi trường kết thúc bằng một dấu kết thúc trường
Việc tiếp cận tới các trường có thể được thực hiện trực tiếp nhờ một danh sách ghi các nhãn trường, độ dài và địa chỉ Một trường có thể chia thành nhiều trường con
Mỗi trường con có dấu nhận dạng ($, ^, &) và mã trường con (a, b, c…) Các trường con giúp phân biệt các yếu tố chính với các yếu tố phụ (Vd: tên riêng của tác giả, thông tin về tác giả; nhan đề, phụ đề…) Cấu trúc biểu ghi này tạo ra nhiều khả năng sắp xếp, chọn lọc, đánh chỉ số, in ấn, tìm kiếm, hiệu đính…
Trên cơ sở khổ mẫu MARC do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ xây dựng, một vài quốc gia và hệ thống đã xây dựng và điều chỉnh phiên bản riêng của chuẩn này để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của mình, góp phần nâng cao khả năng tương tác và chia sẻ dữ liệu giữa các thư viện và hệ thống thông tin trên toàn thế giới.
MARC: AUMARC, Japan MARC, Chinese MARC, UNIMARC, UKMARC…
2.2 MARC 21 và các tài liệu về MARC 21
MARC đã phát triển từ khổ mẫu do Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ xây dựng vào những năm 1960 trở thành MARC 21 MARC 21 ra đời vào năm 1997, trên cơ sở kết hợp USMARC, CANMARC và UKMARC MARC 21 được Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ duy trì và cập nhật thường xuyên MARC 21 được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới
So sánh cùng một bản ghi với thông tin văn bản và với thẻ MARC sẽ minh họa tính gọn nhẹ của định dạng MARC 21 Đặc biệt, về không gian lưu trữ, MARC 21 sử dụng "260" "$a", "$b" và "$c" để đánh dấu trường chứa dữ liệu thông tin xuất bản, thay vì lưu trữ các từ "khu vực xuất bản", "nơi xuất bản", "tên nhà xuất bản" và "ngày xuất bản" trong mỗi bản ghi Quy ước này góp phần sử dụng không gian lưu trữ máy tính hiệu quả hơn.
MARC 21 có 4 khổ mẫu cơ bản (không kể khổ mẫu thông tin cộng đồng) gắn chặt với thực tiễn biên mục truyền thống, tạo điều kiện cho máy “hiểu” hay “đọc được” các quy tắc biên mục nói chung và dữ liệu thư mục nói riêng Bốn khổ mẫu cơ bản của MARC 21:
Khổ mẫu thư mục (Bibliographic format - https://www.loc.gov/marc/bibliographic/)
Khổ mẫu dữ liệu về vốn tài liệu (Holding data format - https://www.loc.gov/marc/holdings/)
Khổ mẫu kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu (Authority data format - https://www.loc.gov/marc/authority/)
Khổ mẫu phân loại (Classification format - https://www.loc.gov/marc/classification/)
Các khổ mẫu liên quan chặt chẽ với nhau, trong đó khổ mẫu thư mục là cơ bản nhất và được sự hỗ trợ của các khổ mẫu còn lại Các khổ mẫu kết hợp với nhau để tạo ra một biểu ghi thư mục hoàn chỉnh: thống nhất tiêu đề mô tả, kiểm soát thuật ngữ chủ đề, theo dõi và thông báo vốn tài liệu hiện có gắn liền với công tác bổ sung và lưu thông, hỗ trợ phân loại chính xác (kiểm soát sự tương đồng giữa ký hiệu phân loại và định danh chủ đề liên quan), tạo tham chiếu qua lại giữa các tiêu đề và chủ đề, giữa các ký hiệu hay mục phân loại, cung cấp thông tin theo dõi tham chiếu…
HƯỚNG DẪN TẠO LẬP BIỂU GHI THƯ MỤC THEO MARC 21
3.1 Cấu trúc biểu ghi MARC 21 a Biểu ghi MARC 21
Một biểu ghi MARC 21 được cấu thành bởi 3 thành phần:
Nội dung dữ liệu của biểu ghi
Cấu trúc của biểu ghi xuất phát từ Tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ về trao đổi thông tin trên băng từ (American National Standard)
Chỉ định nội dung gồm các mã và các quy ước do khổ mẫu MARC nhận dạng, chúng nhận dạng các yếu tố dữ liệu trong một biểu ghi và cho phép máy tính xử lý dữ liệu này
Quá trình xây dựng biểu ghi thư mục được dựa trên những yếu tố dữ liệu thư mục đã được xác định trong các quy tắc biên mục như ISBD, AACR2, RDA,
- Đầu biểu (LEADER): là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24 ký tự chứa các thông tin về quá trình xử lý biểu ghi
- Thư mục (DIRECTORY): là phần tiếp sau ngay Đầu biểu, là một nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi
- Các trường dữ liệu: là những trường của một biểu ghi chứa dữ liệu mô tả Các trường dữ liệu có thể có độ dài thay đổi (Variable fields) hoặc độ dài cố định (Fixed-Length field)
Trong cơ sở dữ liệu, mỗi trường dữ liệu có hai loại mã xác định nội dung: Chỉ thị (gồm hai ký tự, nếu có) và Dấu phân cách trường con (gồm hai ký tự).
Giữa các trường sẽ có mã kết thúc trường Cuối mỗi biểu ghi có mã kết thúc biểu ghi
Đầu biểu Đầu biểu là trường đầu tiên của biểu ghi, có độ dài là 24 ký tự, vị trí từ 00 đến
Vị trí 00-04 - Độ dài biểu ghi Độ dài của biểu ghi là số lượng ký tự của toàn bộ biểu ghi, kể cả những ký hiệu kết thúc trường và ký hiệu kết thúc biểu ghi Do có 5 vị trí, độ dài tối đa của biểu ghi là 99999
Dữ liệu này thường được chương trình tính toán tự động khi chuẩn bị dữ liệu trao đổi
Vị trí 05 - Trạng thái biểu ghi
Sử dụng các mã sau để chỉ thị tình trạng biểu ghi: c = Biểu ghi đã sửa đổi (corrected record) d = Biểu ghi bị xóa (delete record) n = Biểu ghi mới (new record)
Vị trí 06 - Loại Biểu ghi a = Văn bản (bao gồm cả tài liệu in, vi phim, vi phiếu, điện tử dạng chữ viết) c = Bản nhạc in d = Bản nhạc viết tay e = Tài liệu bản đồ in f = Tài liệu bản đồ vẽ tay g = Tài liệu chiếu hình hay video (phim cuộn, phim nhựa, băng hoặc đĩa hình…) i = Băng hoặc đĩa ghi âm không phải nhạc (như ghi âm bài phát biểu, tiếng nói…) j = Băng hoặc đĩa ghi âm là nhạc k = Tài liệu đồ họa hai chiều (ảnh, bản vẽ…) l = Tài liệu điện tử, tài liệu trên nguồn điện tử m = Tài liệu đa phương tiện (multimedia) o = Bộ tài liệu (kit), tập hợp chứa nhiều thành phần trên các dạng khác nhau p = Tài liệu hỗn hợp r = Vật thể nhân tạo hình khối, vật thế chế tác hoặc đồ vật ba chiều tự nhiên t = Bản thảo viết tay
Vị trí 07 - Cấp thư mục a = Cấp phân tích (Analytic)
Biểu ghi về tài liệu được mô tả nằm trong một tài liệu khác: Bài trích từ một tuyển tập hoặc báo chí m = Cấp chuyên khảo (Monographic)
Biểu ghi về sách một tập hay nhiều tập
2024 s = Cấp xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial)
Biểu ghi về tạp chí, báo, niên giám, tùng thư
Vị trí 08 - Dạng thông tin kiểm soát
Vị trí 09 - Bộ mã ký tự sử dụng
# = MARC-8 a = Bộ mã UCS/Unicode
Vị trí 10 - Số lượng chỉ thị
Giá trị vị trí này luôn là 2
Vị trí 11 - Độ dài mã trường con
Giá trị vị trí này luôn là 2
Vị trí 12-16 - Địa chỉ gốc phần dữ liệu
Mã này được Chương trình máy tính tạo tự động
Vị trí 17 - Cấp mã hóa
Cấp mã hóa cho biết tình hình sử dụng tài liệu khi tạo lập biểu ghi
Tài liệu được mô tả trong biểu ghi có trong tay khi xử lý đưa vào cơ sở dữ liệu
Tài liệu được mô tả trong biểu ghi không có trong tay khi xử lý đưa vào biểu ghi mà chỉ dựa vào nguồn thông tin cấp 2 khác
8 = Trước xuất bản (CIP) u = Không có thông tin
Vị trí 18 - Quy tắc biên mục áp dụng
# = Biểu ghi không tuân thủ ISBD i = Biểu ghi tuân thủ ISBD a = Biểu ghi tuân thủ AACR2 u = Không rõ quy tắc mô tả
Vị trí 19 - Yêu cầu về biểu ghi liên kết
Mã cho biết có cần biểu ghi liên kết hay không
# = Không được chỉ định hoặc không áp dụng r = Đòi hỏi biểu ghi liên kết
Vị trí 20-23 - Sơ đồ thông tin về trường Được chương trình tạo tự động
Thư mục bao gồm nhiều mục thông tin về các trường trong biểu ghi Cấu trúc mỗi mục gồm 3 phần như sau:
- Độ dài của trường: Vị trí 03-06
- Vị trí bắt đầu của trường: Vị trí 07-11
Ghi chú: Thư mục được tạo ra bởi máy tính, căn cứ vào biểu ghi thư mục Nó cho thấy nhãn trường nào được sử dụng trong biểu ghi và ở chỗ nào Nó không phải là phần MARC hiển thị cho người biên mục hay người sử dụng mục lục
Các trường dữ liệu được đưa ra ngay sau phần Thư mục, các trường này chia làm hai nhóm:
- Trường không có chỉ thị (có độ dài cố định)
- Trường có chỉ thị (có độ dài thay đổi)
Trường dữ liệu có chỉ thị bao gồm 4 thành phần:
Các ký hiệu phân cách trường con (gồm dấu phân cách và mã trường con);
Dữ liệu của các trường con đó;
Chỉ thị trường là hai ký tự đầu của mỗi trường dữ liệu Giá trị của chỉ thị trường là số hoặc khoảng trắng (#) nếu không xác định Mỗi trường dữ liệu có hai chỉ thị trường.
Trường con xác định một phần dữ liệu riêng biệt trong trường dữ liệu Mỗi trường dữ liệu có ít nhất một trường con Ký tự phân cách trường con gồm có hai phần: dấu phân cách ($), mã trường con (ví dụ: ký tự a, b, c , hoặc số 1, 2, 3 ).
Dữ liệu của các trường tuân thủ các chuẩn mô tả ISBD, AACR2, RDA…
Mã kết thúc biểu ghi Ngầm định
Các trường dữ liệu chia thành các khối sau đây:
0XX Khối trường điều khiển (số và mã) 1XX Khối trường tiêu đề chính
2XX Khối trường nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề 3XX Khối trường mô tả đặc trưng vật lý
4XX Khối trường tùng thư 5XX Khối trường phụ chú 6XX Khối trường truy cập chủ đề 7XX Khối trường tiêu đề bổ sung và thông tin liên kết 8XX Khối trường liên quan đến vốn tài liệu, nơi và vị trí lưu giữ 9XX Khối trường cục bộ
3.3 Hướng dẫn nhập tin vào các trường dữ liệu
Các trường điều khiển chứa đựng mã thông tin được sử dụng trong xử lý các biểu ghi Các trường điều khiển bắt đầu với nhãn trường 3 ký tự 00X, đó là 001, 003, 005
001 Mã số biểu ghi (KL)
Trường này chứa số kiểm soát được tổ chức tạo lập, sử dụng hoặc phổ biến biểu ghi gán cho biểu ghi Dữ liệu do máy gán tự động
003 Mã cơ quan tạo biểu ghi (KL)
Trường này chứa mã của MARC về tổ chức gán số kiểm soát ở trường 001
Ghi tên viết tắt theo quy định của cơ quan tạo lập biểu ghi
005 Ngày hiệu đính lần cuối (KL)
Trường chứa 16 ký tự mô tả ngày và thời gian của lần giao dịch gần nhất với biểu ghi Dữ liệu ngày và thời gian xác định phiên bản của biểu ghi, được ghi theo cấu trúc trình bày của tiêu chuẩn ISO 601 Dữ liệu này được máy gán tự động.
- Ngày được trình bày bằng 8 ký tự theo mẫu yyyymmdd (4 ký tự cho năm
(yyyy), 2 ký tự cho tháng (mm) và 2 ký tự cho ngày (dd))
Dữ liệu thời gian trình bày theo định dạng 8 ký tự hhmmss.f, trong đó:- hh: hai ký tự đại diện cho giờ (từ 00 đến 23)- mm: hai ký tự đại diện cho phút (từ 00 đến 59)- ss: hai ký tự đại diện cho giây (từ 00 đến 59)- f: hai ký tự đại diện cho phần trăm giây (bao gồm dấu chấm, từ 00 đến 99)
(Biểu ghi được hiệu đính lần cuối vào 14 giờ 12 phút 22 giây, ngày 25 tháng 12 năm 2023)
008 Các yếu tố dữ liệu có độ dài cố định - Thông tin chung (KL)
Có 40 ký tự trong trường 008 được đánh số từ 00-39, cung cấp thông tin mã hóa biểu ghi nói chung và những đặc điểm thư mục riêng của tài liệu được biên mục
Những yếu tố dữ liệu mã hóa này giúp ích cho quá trình tìm và quản lý dữ liệu
Phụ thuộc vào từng hệ thống cụ thể, chỉ có một vài phần tử của trường 008 là bắt buộc, một vài phần tử có thể để trống
RDA - QUY TẮC BIÊN MỤC MÔ TẢ VÀ TRUY CẬP TÀI NGUYÊN (ẤN BẢN TIẾNG VIỆT MỞ RỘNG 2015)
GIỚI THIỆU CHUNG
1.1 Sự ra đời RDA (Quy tắc biên mục Mô tả và truy cập tài nguyên)
Năm 1967, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR) được ra đời, xuất bản và xây dựng dựa trên Quy tắc Paris bởi một nhóm các chuyên gia quốc tế bao gồm đại diện từ
Anh, Hoa Kỳ và Canada Năm 1978 AACR được biên soạn thành Ấn bản lần thứ hai -
AACR2 Tuy nhiên, AACR2 được phát triển vào thời điểm mà sách là loại tài nguyên chính được lưu trữ trong các bộ sưu tập của thư viện, do đó cấu trúc của AACR2 đặt nặng về biên mục sách Khi ngày càng có nhiều tài nguyên thông tin chuyển sang định dạng số, được truyền tải dưới định dạng số và chỉ có thể truy cập được thông qua
Internet, vì vậy AACR2 được cập nhật, phát triển xuất bản vào năm 2002 được gọi là
Năm 2004, Ủy ban phối hợp chỉ đạo hiệu đính AACR với các thành viên từ các Hiệp hội Thư viện Quốc gia ở Anh, Hoa Kỳ và Canada (CILIP, ALA và CLA), Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ, Thư viện Anh, và Thư viện Quốc gia Canada Dự định ban đầu tập trung vào việc phát triển Ấn bản lần thứ ba của Quy tắc Biên mục Anh - Mỹ
Theo AACR3, ban đầu chỉ tập trung vào mô tả và truy cập, nhưng sau đó chuyển sang xây dựng một bản chuẩn dựa trên nguyên tắc mới của Yêu cầu chức năng đối với biểu ghi thư mục.
(FRBR – Functional Requirements for Bibliographic Records) và Yêu cầu chức năng đối với dữ liệu của cơ quan quản lý (FRAD - Functional Requirements for Authority
Data) Ban chỉ đạo tu chỉnh AACR đã bắt đầu chuyển nghiên cứu về AACR3 để xây dựng một tiêu chuẩn mới: Mô tả và Truy cập Tài nguyên (RDA – Resource Description and Access) trên nguyên tắc kế thừa AACR2
Tháng 7/2010, RDA được công bố, chính thức thay thế cho AACR2, đánh dấu một sự thay đổi quan trọng, một bước tiến trong biên mục nói riêng và thư viện học nói chung, do đó nhanh chóng được cộng đồng thư viện thế giới đón nhận
1.2 Ấn bản tiếng Việt RDA Ở Việt Nam, việc tiêu chuẩn hóa công tác biên mục mô tả được chú ý từ lâu
Ngay từ năm 1972, Hội đồng Thư viện Quốc gia do Bộ Văn hóa chỉ đạo đã thành lập
Tiểu ban biên soạn quy tắc mô tả thống nhất cho Việt Nam, bao gồm các chuyên gia của
Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG), Thư viện Khoa học Kỹ thuật (nay là Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia), Thư viện Khoa học Xã hội (nay là Viện Thông tin
Khoa học Xã hội) Từ những năm 1980, hầu hết các thư viện của Việt Nam đã chuyển sang biên mục theo Mô tả thư mục theo tiêu chuẩn quốc tế (ISBD)
Từ năm 2006 đến năm 2009, Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia) triển khai dịch
Quy tắc biên mục Anh – Mỹ/ AACR2 ấn bản đầy đủ ra tiếng Việt Ấn bản AACR2 tiếng
Việt được hoàn thành và công bố vào tháng 3 năm 2009 Tuy nhiên, việc áp dụng
AACR2 trên thực tế còn gặp một số khó khăn do đó việc ứng dụng AACR2 vẫn chưa được triển khai trên diện rộng
Sau Đại hội IFLA 2010 tại Thụy Điển, Thư viện Quốc gia (TVQG) đã tích cực nghiên cứu về Hệ thống dữ liệu cơ quan (RDA), thể hiện qua việc tổ chức Tọa đàm Nghiên cứu và ứng dụng RDA.
RDA (tháng 2/2011); Thăm làm việc với Phòng Biên mục của Thư viện Quốc hội Hoa
Kỳ để tìm hiểu việc ứng dụng thử nghiệm RDA tại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (tháng
11/2011); Triển khai đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở Nghiên cứu về RDA và ứng dụng tại Việt Nam trong các năm 2012-2013; Tổ chức các cuộc tiếp xúc với thư viện quốc gia các nước đã chuyển sang ứng dụng RDA trong khuôn khổ các diễn đàn thư viện thế giới và khu vực; Gặp gỡ OCLC và Hội Thư viện Hoa Kỳ để thương thảo về việc dịch
RDA… Các ý kiến đều rất hoan nghênh và ủng hộ TVQG triển khai dịch Quy tắc biên mục RDA sang tiếng Việt vì tính cập nhật và phù hợp trong bối cảnh các thư viện Việt
Nam đang phát triển theo hướng xây dựng thư viện số
Trước bối cảnh và nhu cầu thực tế đó, được sự đồng ý của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, TVQG đã có thoả thuận chính thức với Nhà xuất bản Hội Thư viện Hoa Kỳ, là cơ quan giữ bản quyền RDA, để dịch toàn văn Quy tắc biên mục RDA sang tiếng
Việt Bản dịch này được tiến hành bằng phiên bản cập nhật trên nền web năm 2015 Để tiến hành công việc hiệu quả, TVQG đã thành lập Hội đồng Tư vấn; Ban Biên tập và hiệu đính; Ban biên dịch gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, năng lực và tâm huyết với ngành Trong quá trình dịch thuật, Ban biên dịch sử dụng các Tiêu chuẩn Việt Nam về thuật ngữ thư viện và các từ điển thuật ngữ tổng hợp và chuyên ngành Sau hơn 2 năm triển khai, từ tháng 7/2015, với sự ủng hộ và góp sức của các đồng nghiệp thư viện trong nước và quốc tế, dự án dịch, in và xuất bản Quy tắc biên mục Mô tả và truy cập tài nguyên RDA - Ấn bản mở rộng 2015 bằng tiếng Việt đã hoàn thành và được công bố vào tháng 11/2017
1.3 Giới thiệu khái quát về RDA
- RDA là chuẩn biên mục mang tính quốc tế Điều này được minh chứng bởi 2 lý do: (1) cơ quan chịu trách nhiệm xuất bản RDA bao gồm Hiệp hội Thư viện Hoa Kỳ,
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
2.1 RDA Phần 1: Ghi các thuộc tính của biểu thị và bản
Phần 1 RDA gồm Chương 1, 2, 3 và 4 Chương 1 cung cấp thông tin cơ bản cho các chương 2, 3 và 4 để ghi lại các thuộc tính của các biểu thị và bản Các yếu tố RDA từ
Chương 1-4 thường được ghi lại ở biểu ghi thư mục MARC trong các trường 2XX - 5XX
2.1.1 Tổng quan Chương 1 - Chỉ dẫn chung về ghi thuộc tính của biểu thị và bản
Chương này cung cấp thông tin cơ bản để hỗ trợ sử dụng chỉ dẫn và hướng dẫn trong Chương 2, 3, 4 về ghi thuộc tính của biểu thị và bản Bao gồm: a) giải thích thuật ngữ khóa (xem 1.1) b) mục tiêu chức năng và nguyên tắc làm cơ sở cho chỉ dẫn và hướng dẫn trong Chương 2, 3, 4 (xem 1.2) c) yếu tố cốt lõi cho mô tả biểu hiện và bản (xem 1.3)
2024 d) chỉ dẫn và hướng dẫn cho các yếu tố khác trong Chương 2, 3, 4
- ngôn ngữ và hệ thống viết (xem 1.4)
- con số được thể hiện như là chữ số hoặc như là từ ngữ (xem 1.8)
- ghi chú (xem 1.10) e) chỉ dẫn chung về mô tả
- những thay đổi yêu cầu mô tả mới (xem 1.6)
- bản sao và tái tạo (xem 1.11)
Chỉ dẫn về trình bày mô tả theo thứ bậc áp dụng quy tắc ISBD đối với mô tả nhiều mức, xem phụ lục D (D.1.3)
Hướng dẫn về ghi mối quan hệ giữa tác phẩm, biểu hiện, biểu thị, và bản, xem
Phần còn lại của Chương 1 RDA đề cập chủ yếu đến các vấn đề như sự không chính xác, viết hoa, chữ viết tắt, xử lý ngày và dạng chữ số ở RDA 1.7, RDA 1.8, RDA 1.9
2.1.2 Tổng quan Chương 2 - Nhận dạng biểu thị và bản
Chương 2 của RDA, "cung cấp các hướng dẫn và chỉ dẫn chung để ghi các thuộc tính của biểu thị và bản được sử dụng thường xuyên nhất để nhận dạng tài nguyên (xác định một biểu thị hoặc một bản)" Đây là những nguồn thông tin được các nhà sản xuất biểu thị ưa thích sử dụng để định danh sản phẩm của họ - ví dụ như tiêu đề, tuyên bố trách nhiệm, công bố phát hành…
RDA 2.2 Nguồn lấy thông tin:
Hướng dẫn ở 2.2.2-2.2.4 khi chọn nguồn lấy thông tin Áp dụng cho mọi yếu tố được bao quát trong Chương 2, trừ khi hướng dẫn về nguồn lấy thông tin cho yếu tố đó chỉ ra khác; cung cấp hướng dẫn để xác định các nguồn ưu tiên khi biên mục một biểu thị Nguồn thích hợp là các thuộc tính của một biểu thị thường được sử dụng bởi những người đang tìm kiếm danh mục thư viện để:
Ví dụ, đối với một cuốn sách, nguồn lấy thông tin ưu tiên là trang tiêu đề Đối với tài nguyên có hình ảnh động (ví dụ, cuộn phim, đĩa video, trò chơi video, tệp video
MPEG), nguồn lấy thông tin ưu tiên là khung nhan đề hoặc màn ảnh nhan đề (xem RDA
2.2.2.3) Nếu thông tin được lấy từ nguồn bên ngoài, thì người làm biên mục phải ghi rõ điều này bằng cách ghi chú hoặc sử dụng dấu ngoặc vuông (xem RDA 2.2.4)
2024 Đối với từng vùng mô tả, RDA cung cấp một tập hợp các hướng dẫn và ví dụ để minh họa và cách ghi thông tin Ví dụ, các hướng dẫn trong RDA 2.3 hướng dẫn việc ghi nhan đề; các quy tắc bao gồm trong RDA 2.3.2 được dùng cụ thể với nhan đề hợp thức;
RDA 2.3.3 với nhan đề hợp thức song song; RDA 2.3.4 với các thông tin nhan đề khác
Các định dạng là nguồn thông tin quan trọng trong RDA Hướng dẫn trong RDA
2.15 hướng dẫn việc ghi Chỉ số nhận dạng của biểu thị - cho các thông tin như ISBN
(Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách), ISSN (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ), ISMN (Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho ấn phẩm nhạc), URN (Định danh Tài nguyên thống nhất) là chuỗi ký tự liên kết với một biểu thị dùng để phân biệt biểu thị đó với các biểu thị khác
Ví dụ: URN:ISBN:3827370191 chỉ đến cuốn sách Moderne Betriebssysteme" của Andrew S Tanenbaum qua số ISBN
Trong RDA, các yếu tố thường được ghi lại như chúng xuất hiện trên nguồn thông tin ưu tiên, điều này khác với AACR2 Nếu thông tin ấn bản được công bố phát hành trong nguồn thông tin là "Second edition", trong AACR2 sẽ ghi là "2nd ed.", trong khi đó RDA sẽ được ghi là "Second edition" Quy tắc biên mục AACR2 quy định rất nhiều chữ viết tắt, trong khi ở RDA thông tin được ghi sẽ giống như trong tài nguyên thông tin Sở dĩ như vậy vì AACR2 được thiết kế cho một bản ghi biên mục phải phù hợp với phích mô tả; có rất ít khoảng trống cho thông tin, vì vậy cần phải có những từ viết tắt
Ví dụ, các yếu tố được ghi trong RDA so với AACR2
1 Tên nguồn thông tin: If I Have to Tell You One More Time RDA: If I have to tell you one more time
AACR2: If I have to tell you one more time
2 Công bố phát hành trong nguồn thông tin: second edition RDA: Second edition
3 Mô tả vật lý RDA: xiv, 648 trang ảnh minh họa, chân dung
24 cm AACR2: xiv, 648 p : ill., ports ; 24 cm
4 Xuất bản, phân phối (Không biết địa điểm, tên nhà xuất bản, ngày xuất bản hoặc thông tin được lấy từ nguồn bên ngoài)
RDA: [Không xác định được nơi xuất bản]
[Không xác định được NXB]
Chương 2 của RDA có một số Yếu tố cốt lõi cần xem xét mô tả ở:
RDA 2.3 Nhan đề, RDA 2.3.2 Nhan đề hợp thức
RDA 2.4 Thông tin trách nhiệm, 2.4.2 Thông tin trách nhiệm có liên quan tới nhan đề hợp thức
RDA 2.5 Thông tin ấn bản , 2.5.2 Định danh của ấn bản, 2.5.6 Định danh của sửa chữa được định rõ của ấn bản
RDA 2.6 Đánh số ấn phẩm nhiều kỳ , 2.6.2 Định danh đánh số và/hoặc chữ cái của số hoặc phần đầu tiên của chuỗi, 2.6.3 Định danh biên niên của số hoặc phần đầu tiên của chuỗi, 2.6.4 Định danh số và/hoặc chữ cái của số hoặc phần cuối cùng của chuỗi, 2.6.5 Định danh biên niên của số hoặc phần cuối cùng của chuỗi,
RDA 2.7 Thông tin sản xuất, 2.7.6 Ngày sản xuất
RDA 2.8 Thông tin xuất bản, 2.8.2 Địa điểm xuất bản, 2.8.4 Tên nhà xuất bản (xem thêm 2.8.5 Tên nhà xuất bản song song), 2.8.6 Ngày xuất bản
RDA 2.12 Thông tin tùng thư, 2.12.2 Nhan đề hợp thức của tùng thư, 2.12.9 Đánh số bên trong tùng thư, 2.12.10 Nhan đề hợp thức của tiểu tùng thư, 2.12.17 Đánh số bên trong tiểu tùng thư
RDA 2.15 Chỉ số nhận dạng của biểu thị (ISBN, ISSN, URN, ISMN)
2.1.3 Tổng quan Chương 3 - Mô tả vật mang tin
Chương này cung cấp chỉ dẫn chung và hướng dẫn về ghi thuộc tính của vật mang tin của tài nguyên Các thuộc tính hoặc đặc tính được ghi dùng các yếu tố được bao quát trong chương này
Các yếu tố trong Chương 3 là đặc thù được dùng để lựa chọn tài nguyên đáp ứng yêu cầu của người dùng về: a) đặc tính vật lý của vật mang tin b) định dạng và lập mã nội dung thông tin được chứa trong hoặc lưu giữ trong vật mang tin
Các yếu tố này cũng được dùng để nhận dạng tài nguyên (để phân biệt các tài nguyên có đặc tính tương tự nhau)
Sự khác biệt cốt lõi giữa RDA và AACR2 nằm ở cách tổ chức Trong khi AACR2 phân định thành từng chương riêng biệt cho các dạng tài nguyên khác nhau, thì RDA, dựa trên nguyên tắc FRBR, coi cả dạng vật lý và dạng số đều là "Vật mang tin" và đưa ra quy định về "Vật mang tin" tại Chương 3 Chương này cung cấp hướng dẫn chi tiết để mô tả bản chất vật lý của các tài nguyên.
RDA 3.1 Chỉ dẫn chung về mô tả vật mang tin
RDA 3.2 Loại phương tiện: là loại hình phản ánh loại chung của thiết bị trung gian được yêu cầu để xem, chơi, chạy, v.v… nội dung của một tài nguyên
KẾT LUẬN
RDA mang đến hiệu quả sử dụng cho việc truy cập và mô tả tài nguyên thông tin trong thế giới số Cấu trúc của RDA thể hiện mối quan hệ, ghi nhiều mối quan hệ là cơ sở của các điểm truy cập được nhận dạng bằng các trường liên kết, giúp người dùng tin tìm được các tài nguyên phù hợp nhất với nhu cầu của họ trong dữ liệu thư mục
Như vậy, RDA là một chuẩn tương thích với các nguyên tắc, các mô hình và các chuẩn biên mục quốc tế RDA mở rộng các quy tắc áp dụng cho nguồn tin điện tử và số hóa đa dạng, tạo khả năng ứng dụng vào môi trường liên kết mạng trực tuyến, giúp cho việc kiểm soát thư mục đối với tất cả các loại phương tiện, đưa ra các quy tắc hướng dẫn đầy đủ về mô tả và truy cập nguồn tin, bao gồm mọi loại nội dung và phương tiện (vật mang tin), đáp ứng cho môi trường mạng, phục vụ người sử dụng tìm, nhận dạng, lựa chọn thông tin chính xác và có chọn lọc về nội dung và loại hình tài liệu
Hiện nay, các thư viện Việt Nam đang áp dụng các quy tắc biên mục mô tả khác nhau bao gồm quy tắc mô tả thư mục theo tiêu chuẩn ISBD, quy tắc mô tả biên mục theo AACR2 và quy tắc mô tả biên mục theo “Tài liệu Hướng dẫn mô tả ấn phẩm: Dùng cho mục lục thư viện” do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn trên cơ sở tham khảo các quy tắc và tiêu chuẩn mô tả tiên tiến trên thế giới và thực tiễn biên mục Việt Nam
(ISBD, AACR2, quy tắc mô tả của Liên Xô) Sự không thống nhất này khiến việc trao
2024 đổi, chia sẻ thông tin và kiểm soát thư mục quốc gia gặp những khó khăn nhất định Vì vậy, việc áp dụng một quy tắc mô tả thư mục thống nhất và theo tiêu chuẩn quốc tế là cần thiết giúp chuẩn hóa công tác biên mục, tạo điều kiện cho trao đổi thông tin và hướng tới việc kiểm soát thư mục quốc gia
Sự thay đổi và phát triển của các nguồn tài nguyên thông tin, sự gia tăng mạnh mẽ của các nguồn tài nguyên điện tử/số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào biên mục đưa đến yêu cầu cần có quy tắc mới để thay thế các chuẩn biên mục cũ dần không còn phù hợp
Trong bối cảnh bùng nổ thông tin số trên thế giới và ở Việt Nam như hiện nay, cùng với sự ra đời của RDA, việc áp dụng RDA là một giải pháp tối ưu cho các thư viện
Việt Nam, phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới và thực tế phát triển thư viện
Lâm Quốc Tuấn – Công ty IDT Đại diện Mạng lưới Thư viện Toàn cầu OCLC tại Việt Nam
Dịch vụ Biên mục trực tuyến và Siêu dữ liệu (Cataloging & Metadata Subscription) của OCLC cung cấp các công cụ toàn diện cho việc quản lý tài nguyên thư viện cả vật lý lẫn điện tử Chuyên đề này phân tích chi tiết về các tính năng, lợi ích và ứng dụng của dịch vụ này, bao gồm việc sử dụng WorldCat, WorldShare Collection Manager, Record
Manager, Connexion, và các API của WorldCat Các công cụ này không chỉ chuẩn hóa biên mục mà còn giảm chi phí và nâng cao khả năng truy cập tài nguyên thư viện
Trong thời đại số hóa thông tin hiện nay, việc quản lý và truy cập tài nguyên thư viện trở nên ngày càng phức tạp Với sự phát triển của công nghệ và nhu cầu sử dụng tài nguyên thông tin ngày càng cao, các thư viện cần một hệ thống hiệu quả để biên mục và quản lý tài nguyên của mình Dịch vụ Biên mục trực tuyến và Siêu dữ liệu của OCLC đáp ứng nhu cầu này bằng cách cung cấp một loạt các công cụ và dịch vụ giúp thư viện tối ưu hóa quá trình biên mục và quản lý tài nguyên
OCLC (Online Computer Library Center) là một tổ chức phi lợi nhuận toàn cầu được thành lập vào năm 1967 tại Dublin, Ohio, Hoa Kỳ Mục tiêu chính của OCLC là cung cấp các dịch vụ công nghệ, nghiên cứu và chương trình cộng đồng nhằm hỗ trợ các thư viện trong việc phát triển và quản lý tài nguyên thông tin Với hơn 50 năm kinh nghiệm, OCLC đã phát triển nhiều dịch vụ và sản phẩm giúp các thư viện trên toàn thế giới cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng truy cập tài nguyên thông tin
1.2 Giới thiệu về Dịch vụ Biên mục trực tuyến và Siêu dữ liệu
Dịch vụ Biên mục trực tuyến và Siêu dữ liệu của OCLC bao gồm các công cụ như WorldCat, WorldShare Collection Manager, Record Manager, Connexion và các API của WorldCat Những công cụ này không chỉ giúp các thư viện biên mục tài nguyên một cách chính xác, tự động hóa và nhanh chóng mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài nguyên, giảm thiểu chi phí và nâng cao khả năng truy cập của người dùng
WorldCat là cơ sở dữ liệu thư viện lớn nhất thế giới, cung cấp thông tin về hàng triệu tài nguyên từ các thư viện trên toàn cầu WorldCat giúp người dùng tìm kiếm sách, báo, tạp chí, bản ghi âm nhạc, video và các tài liệu khác Bằng cách sử dụng giao thức tìm kiếm tiêu chuẩn, người dùng có thể tìm kiếm thông tin từ các nguồn đa dạng và đa quốc gia, giúp họ dễ dàng xác định vị trí các tài liệu cần thiết nhất cho nghiên cứu hoặc học tập của mình WorldCat không chỉ là một công cụ quan trọng cho thư viện và nhà nghiên cứu mà còn là một nguồn thông tin quý giá cho mọi người quan tâm đến tri thức và văn hóa
Tính đến nay, WorldCat chứa đựng hàng triệu biểu ghi thư mục gần 30.000+ thư viện thành viên thuộc 130+ quốc gia và vùng lãnh thổ Cơ sở dữ liệu này bao gồm 560+ triệu biểu ghi thư mục và trên 3,4 tỷ điểm vốn tư liệu, 490+ ngôn ngữ (Nguồn: https://www.oclc.org/en/worldcat/inside-worldcat.html)
WorldCat là một ví dụ điển hình của sự hợp tác toàn cầu trong lĩnh vực thư viện
Các biểu ghi thư mục trong WorldCat được đóng góp bởi các thư viện thành viên và các nhà xuất bản Mỗi thư viện thành viên có thể đóng góp các biểu ghi của mình vào cơ sở dữ liệu chung, và những biểu ghi này được chuẩn hóa bởi đội ngũ chuyên gia của OCLC để đảm bảo tính nhất quán và chất lượng cao nhất
WorldShare Collection Manager là một giải pháp quản lý tài nguyên toàn diện do
OCLC phát triển, được thiết kế để hỗ trợ các thư viện trong việc quản lý và duy trì các bộ sưu tập điện tử và in ấn của họ Là một phần của hệ thống dịch vụ WorldShare của
