báo cáo nhóm kiểm soát nội bộ tìm hiểu về kiểm soát chu trình mua hàng tồn trữ và trả tiền công ty cp công viên nước đầm sen

Dé phân chia trách nhiệm đây đủ, đơn vị cần tách các chức năng: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi số kế toán “* Kiém soát chứng từ và sô sác

Qx= + —

DAI HOC KINH TE TP HO CHI MINH

KHOA KE TOAN II

Chia dé: KIEM SOAT CHU TRINH MUA HANG, TON TRU VA

TRA TIEN

Don vi: CONG TY CO PHAN CONG VIEN NUOC DAM SEN

Thành viên tham gia nhóm 02:

1 Võ Thị Hồng Thúy 2 Dương Thị Huệ

3 Nguyễn Phan Thảo Nguyên 4 Hoàng Thị Mai Hân

5 Nguyễn Thúy Hoài

Tháng 6/2024

MỤC LỤC

Contents

I Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu kiểm soát ó

2 Gian lận và sai sót xảy ra: 7 3.Thủ thuật gian lận và thủ tục kiểm soát thường gặp: 8

3 Thú tục kiếm soát cụ thé: 9

HI Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty CP công viên nước ĐẢM SEN 11

2 Ngành nghề kinh doanh chính: 12 3 Sơ đồ cơ cấu, tổ chức công ty: 12 4 Mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình mua hàng và thanh toán: 55-55 cccccccccceccee 13 5 Chu trình mua hàng của Công ty Cổ phần Công viên nước Đầm Sen: -555c+ S552 15 6 Các chứng từ thực tế trong chu trình mua hàng của Công ty Cô phần Công viên nước Đầm Sen 22 7 Đánh giá quy trình mua vật tư: 38 § Giải pháp hoàn thiện công tác kiếm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng — tồn trữ - trả tiền 39

Danh mục từ viết tắt

s* Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và mục tiêu kiểm soát * Một số thủ thuật gian lận thường gặp trong chu trình và thủ tục kiểm soát

phù hợp “ Cac thi tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình mua hàng, tôn trữ và trả

tiền " Những thủ tục kiểm soát chung " Những thủ tục kiểm soát cụ thê s* Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại Công ty CP Công Viên Nước

vY Hang ton kho duge xem là khoản mục chiếm tý trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, nên dễ bị nhằm lẫn trong xuất nhập, ghi chép

=> Cân có chu trình để kiểm soát chặt chẽ

Sơ đồ của chu trình mua hàng

2 Gian lận và sai sót xảy ra:

Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra Đề nghị mua hàng - Hàng mua không cân thiết, không phù hợp nhu

cầu

- Nhân viên đặt hàng xoá dấu vết của các đơn

hàng, để mua lại lần hai nhằm hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp

Nhận hàng - Không đúng chất lượng, số lượng, chủng loại

- Biển thủ hàng ( không nhập kho)

Nhập kho và bảo quản - Hàng mua bị suy giảm chất lượng do bảo quản

Theo dõi nợ phải trả - Ghi sai số tiền, khách hàng, niên độ

- Không theo dõi hàng được giảm giá, trả lại nhà cung cấp

Trả tiên - Trả tiền trễ hạn, trả tiền khi chưa được phê duyệt

- Lập chứng từ khống để được thanh toán - Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp

3.Thủ thuật gian lan va thu tuc kiém soat thuong gap:

Gian lan Thủ tục kiểm soát

Mua hàng cho mục đích cá nhân Xét duyệt đề nghị mua hàng

Phân chia trách nhiệm

Chọn nhà cung cập voi gia cao Luân chuyền công tác định kỳ

Tổ chức đầu thầu, kiểm tra độc lập

Nguy tạo chứng từ Giám sát việc phát hành PXK

Theo dõi sự luân chuyên hàng tổn kho

Xóa sô hoặc sửa sô HTK Tổ chức hệ thông thông tin tốt

Hạn chế sự tiếp cận hệ thống bằng mật khâu

Xét duyệt số ITK

Gian lận trong kiểm kê

Giam sat chặt chẽ

Tái kiểm Phố biến đầy đủ thủ tục kiểm kê

IL Mục tiêu kiểm soát

1 Mục tiêu kiểm soát (COSO):

> Hữu hiệu: Mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách > Hiệu quả: So sánh kết quả và chỉ phí liên quan

> Tuân thủ pháp luật và quy dinh: Quy dinh vé hop dong kinh té, méi truong, thué, chi

trả ngoại tệ; quy định nội bộ > Bao cao dang tin cậy: Trình bày trung thực về tiền, GVHB, lợi nhuận, NPT, hàng tồn

kho

2 Thủ tục kiểm soát chung:

s* Phân chia trách nhiệm đây đủ

© Mục tiêu là nhằm hạn chế các sai sót, gian lận do cá nhân hay bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng trong I nghiệp vụ, dẫn đến họ có thể lạm dụng quyền hoặc đánh cắp tài sản

Dé phân chia trách nhiệm đây đủ, đơn vị cần tách các chức năng: mua hàng, xét duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, bảo quản và ghi số kế toán

“* Kiém soát chứng từ và sô sách ©

©

© Đánh số thứ tự liên tục cho các chứng từ: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho Các biểu mẫu cần rõ ràng, đầy đủ thông tin cần kiểm soát, đánh số tham chiếu

Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, biên bản nhận hàng

Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản thanh toán s* Ủy quyền và xét duyệt

©

Các phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được người có thâm quyền xét duyệt nhằm kiêm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, thanh toán, kiểm soát tài sản của đơn vị

Nhà quản lý có thế uỷ quyền cho cấp dưới xét duyệt thông qua các chính sách của đơn vị

Thủ tục kiểm soát cụ thể: s* Kiêm soát quá trình mua hàng: Yêu cầu mua hàng

Xét duyét mua hang

o_ Tất cả các đơn đặt hàng cần phải được xét duyệt

o_ Người được uỷ quyền xét duyệt phải độc lập với các bộ phận khác o Việc xét duyệt mua hàng nên do | ca nhân đảm nhận

Lựa chọn nhà cung cấp o_ Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng o_ Thông tin về giá cả chất lượng, quy cách, thời hạn thanh toán, điều kiện giao hàng,

chiết khẩu phải được ghi chép day du

o_ Việc phê duyệt do nhà quản lý cấp cao trực tiếp thực hiện, hoặc uỷ quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng

o_ Cần thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét chọn nha cung cap

o Danh sach cac nha cung cap can cap nhat thuong xuyén Dat hang

Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng Các nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đều phải lập đơn đặt hàng

o_ Thông báo cho nhà cung cấp biết người có thâm quyền đặt hàng đối với từng nhóm hàng

6_ Theo dõi lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng chưa nhận được Xác nhận cam kết mua hàng

o_ Sau khi gửi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán

hàng theo đúng số lượng, chất lượng, giá cả, thời hạn

o_ Đối với các đơn đặt hàng lớn cần ký hợp đồng kinh tế/ hợp đồng mua ban dé rang

buộc trách nhiệm và cam kêt giữa 2 bên mua và ban 16 rang

* Kiểm soát quá trình nhận hàng

Các thủ tục kiểm soát

© B6 phan nhận hàng độc lập với bộ phận mua hàng

o_ Thiết kế các bảng kiểm tra bao gồm các đặc điểm quan trọng cần kiểm tra của hàng mua, gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng

o Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng, báo cáo nhận hàng phải được đánh số

trước liên tục, và phải được bảo quản cân thận

o_ Nhanh chóng chuyên hàng ngay đến kho lưu trữ đã được xác định hoặc chuyên ngay đến nơi cần sử dụng

s* Kiếm soát quá trình tồn trữ: Các thủ tục kiểm soát

o_ Báo quản hàng: ở các kho, phải có ô khoá, các trang thiết bị cần thiết, phải được dán

Giữ bí mật vị trí và cách bồ trí quản lý kho hàng

Giao trách nhiệm bảo quản cho | ca nhân cụ thể Thủ kho chỉ xuất hàng khi có chỉ thị

của người có thầm quyền Thủ kho nên mở số theo dõi xuất - nhập - tồn từng loại HTK

Kiểm kê kho: Để kiểm soát tốt hàng tồn kho cần tiền hành các cuộc kiêm kê định kỳ

hoặc kiểm kê đột xuất

* Kiếm soát nợ phải trả người bán: Các thủ tục kiểm soát

o_ Cân có các quy định về luân chuyên chứng từ để đảm bảo hoá đơn của nhà cung cấp được chuyên ngay đến phòng kề toán

o Nếu có sai sót trên hoá đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cap dé tim

hiệu nguyên nhân và xử lý sớm

o_ Kế toán công nợ cần kiểm tra chỉ tiết nội dung hoá đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng, biên bản giao hàng

o_ Kế toán công nợ lưu vào hồ sơ các hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời hạn

thanh toán HI Chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền tại công ty CP công viên nước ĐÂM SEN 1 Thông tin Công Ty:

Tên tổ chức: CÔNG TY CÔ PHÂN CÔNG VIÊN NƯỚC ĐÂM SEN Mã số thuế: 0302844200

Mã chứng khoán: DSN Dia chỉ: 03 Hòa bình,P.3, Q11, TP.HCM

Số điện thoại: 02838588418

11

Người đại diện pháp luật: Trần Việt Anh

2 Ngành nghề kinh doanh chính: - Dịch vụ giải trí, vui chơi, thể thao dưới nước và các dịch vụ khác - Dịch vụ du lịch lữ hành nội địa

- Vận chuyên hành khách bằng Taxi

- Mua bản rượu bia, thuồc lá nội

3 Sơ đồ cơ cấu, tô chức công ty:

ĐẠI HỘI ĐỒNG CÔ ĐÔNG

BAN KIEM SOAT HỘI ĐỒNG QUẢN TRI

„ | | PHÒNG | | PHÒNG | | PHÒNG || DOI | ĐỘI ĐỘI \ BÉP QUAY PHONG | | P kự KỲ || DỊCH đấu BẢO || CÔNG on tap || PAST HC-NS}] coin |} poann || ruuar || vụ || no || ve || TRINH TRUNG || FOOD

13

4 Mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình mua hang và thanh toán:

+* Mục tiêu hoạt động mua hàng

o_ Mua đúng tên hàng, mua đủ, đảm bảo đúng quy cách, chất lượng, số lượng, giá cả hợp lý

o_ Thanh toán đúng công nợ, đúng thoả thuận với nhà cung cấp Trả đủ số tiền nợ Nhà cung cấp, thanh toán đúng hạn

s* Mục tiêu báo cáo

o Tất cả nghiệp vụ phát sinh phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, số liệu phải

được trình bảy, công bố đầy đủ trên báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan s* Mục tiêu tuân thủ

o_ Đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, quy định mà tô chức đã ban hành, tuân thủ đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định của luật kế toán Việt Nam

5 Chu trình mua hàng của Công ty Cô phan Công viên nước Đầm Sen:

NCC , Lén

don dat hang

17

lệ lon hanh toán lệ tán tưởng

* Khi bộ phận nào có nhu cầu mua vật tư (vật tư cần mua như sắt, thép, ống kẽm, bản lề cối,

chốt cửa, sắt vuông kẽm, bánh xe quay, dây dù đen, dây du rút, keo 502, dây điện cadivi, băng keo đen, phích cắm mũi khoan, bạt chống va đập ) thì bộ phận đó sẽ trực tiếp lập giấy đề xuất mua hàng (hoặc là phiếu đề xuất cung cấp hàng) Giấy đề xuất mua hàng này

dựa trên nhu cầu cần thiết của bộ phận ở thời điểm hiện tại (nhu cầu cần sử dụng và nhu cầu

tồn kho tối thiểu để duy trì) - Bộ phận có nhu cầu mua vật tư: có thê là bộ phận kinh doanh, phòng kỹ thuật, đội

dịch vụ, đội cứu hộ, đội bảo vệ, đội công trình, nhà hàng

- Thường thì giấy đề xuất mua hàng sẽ được lập 1 thang/ 11an, sau khi bộ phận kho đã thực hiện việc kiểm kê lượng hàng tôn tối thiểu trong kho

- Ví dụ thực tế:

+ Phòng kinh doanh lập giấy đề xuất đặt bạt chống va đập I tháng/1 lần

+ Phòng kỹ thuật lập phiêu đề xuất cung cấp hàng như dây vỏ bọc cadivi, băng keo

điện, phích cắm, dây rút, mũi khoan, bản lề lá, bánh xe Nhật, chốt inox

+ Đội dịch vụ:lập phiếu đề xuất cung cấp dây dù làm ống đựng chìa khoá + Đội cứu hộ: lập phiếu đề xuất mua dây rút 3 tắc 5 li, keo 502 Trên phiếu đề xuất mua hàng có đây đủ thông tin như bộ phận đề xuất mua hàng, mã hàng, tên hàng, size, số lượng, mẫu mã và phải có chữ ký của người có thâm quyên ký duyệt * Sau đó, phiếu đề xuất mua hàng này được chuyên lên cấp trên, cụ thể là Ban giám đốc sẽ trực tiếp xét duyệt tất cả các giấy đề xuất mua vật tư này

* Sau khi phiếu đề xuất mua hàng được xét duyệt, sẽ được gửi lại bộ phan co nhu cầu, đề bộ

phận này liên hệ đến nhà các cung cấp trong tập tin các nhà cung cấp đã từng giao dịch trước đó với công ty, đồng thời cũng nhận thêm các báo giá của các nhà cung cấp mới nhằm để

mua được vật tư có chất lượng tốt nhất với giá cả hợp ly và sau đó sẽ được xét duyệt bởi

Trưởng bộ phận có nhu cầu được uỷ quyên Thông thường, để đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, công ty yêu cầu sẽ cần nhận báo giá đề xuất của ít nhất 3 nhà cung cấp (kê cả nhà cung cấp mới và nhà cung cấp cũ) Từ các báo giá đề xuất cung ứng này, trưởng bộ phận sẽ cân nhắc, so sánh xem đâu là lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa vật tư (Vì lí do bảo mật của công ty nên nhóm em chỉ xin được có 1 báng báo giá điển hình của nhà cung cấp là công ty TNHH SX

và TM Quốc Hùng)

19

* Căn cứ vào đơn đặt hàng đã được xét duyệt, bộ phận có nhu cầu (phòng Kinh doanh) tiến

hành lập đơn đặt hàng, đồng thời bộ phận có nhu cầu sẽ lưu phiêu đề xuất mua hàng tại bộ

phan.Don dat hang sẽ được lập thành 4 liên:

+ Liên I: lưu tại bộ phận nhu câu (bộ phận kinh doanh)

+ Liên 2: gửi cho nhà cung cấp

+ Liên 3: gửi cho bộ phận thủ kho

+ Liên 4: gửi cho kế toán công nợ * Nhận hàng: Dựa vào đơn đặt hàng của bộ phận nhu cầu, khi hàng được nhà cung cấp giao

đến, thủ kho kiểm nhận hàng thực tế và đối chiếu với đơn đặt hàng (kiêm tra số lượng, chất

lượng )

Nếu hàng giao đúng thoả thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng, hàng đạt yêu cầu thì cập nhật thông tin, lập biên bản nhận hàng, lập phiếu nhập kho, và phải có chữ ký của bộ phận nhận hàng Báo với nhà cung cấp chấp nhận nhận hàng và yêu cầu xuất hoá đơn.Báo cáo nhận

hàng được lập thành 2 liên:

+ Liên L: Lưu tại bộ phận kho + Liên 2: gửi đến kế toán công nợ Trong trường hợp hàng không đạt được yêu cau, sé có 2 cách xử lý:

+ Trả hàng + Thoả thuận giảm giá hàng bán giữa 2 bên * Thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cần thận, sắp xếp hàng hóa theo từng mặt hàng

cụ thể, phân loại hàng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, vật tư nào hay sử dụng thì xếp ở mặt

ngoài của kho, vật tư ít sử dụng thì để phía trong cùng của kho, giúp cho việc nhập xuất

hàng được nhanh chóng Thủ kho có nhiệm vụ kiêm kê kho định kỳ L tháng/ I lần vào ngày

cuối mỗi tháng nhằm kiểm soát tốt hàng tồn ở trong kho và dễ phát hiện các mặt hàng lỗi

thời, để có cách xử lý kịp thời Thủ kho mở số theo dõi xuất - nhập - tồn từng loại mặt hàng

có trong kho để quản lý định mức tồn kho tối thiểu Trong một cuộc kiểm kê hàng tồn kho tại công ty thường sẽ có đại diện người của bộ phận kế toán và thủ kho

* Kiểm soát nợ phải trả người bán: sau khi nhận được hoá đơn từ nhà cung cấp kết hợp với phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng, kế toán công nợ kiêm tra đối chiếu và lập

biên bản đối chiếu công nợ Cập nhật công nợ theo thứ tự thời hạn thanh toán theo từng hoá

đơn, và giao các chứng từ biên bản đối chiều công nợ và phiếu nhập kho, biên bản nhận

hàng, đơn đặt hàng, hoá đơn tới kế toán thanh toán