Lê Công Hoa, trong Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh thì “Vật tư là tên gọi chung của vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, nói cách khác vật tư là những sản phẩm dùng để sản
Khái niệm, phân loại, vai trò, chức năng ý nghĩa của quản trị vật tư
1.1.1 Khái niệm , phân loại vật tư
Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, dùng cho sản xuất, xây dựng nói chung Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa khác Vật tư là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất Với cách hiểu chung nhất có thể hiểu vật tư là phạm trù mô tả các loại đối tượng được tác động vào để biến thành các sản phẩm và dịch vụ
Theo PGS TS Đặng Đình Đào “Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc, bán thành phẩm Có thể một sản phẩm của doanh nghiệp này bán ra lại là loại nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp khác vì mỗi vật tư có những thuộc tính khác nhau và nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư Vì vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực” (Thương mại Doanh nghiệp)
Theo PGS TS Lê Công Hoa, trong Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh thì “Vật tư là tên gọi chung của vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, nói cách khác vật tư là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt thép, cao su, vải sợi, da…”
Như vậy, có thể hiểu vật tư là những tư liệu lao động được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất và toàn bộ giá trị vật tư tiêu hao được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
- Khái niệm Quản trị vật tư:
2 Quản trị là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất của tổ chức
Quản trị vật tư là quá trình theo dõi hướng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Quản trị vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hóa, tổ chức thực hiện, hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản trị vật tư triệt để, thực hành tiết kiệm vật tư
Quản trị vật tư là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm xác định nhu cầu và các chỉ tiêu dự trữ vật tư, tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo nguồn cung ứng đúng, đủ các loại vật tư theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay mỗi doanh nghiệp đều phải cố gắng hết mình để thi đua sản xuất tốt, đạt chất lượng và đạt lợi nhuận cao Do vậy, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác quản lý vật tư từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và kiểm soát Từ đó, giúp cho doanh nghiệp không bị thất thoát vật tư và giảm chi phí trong sản xuất
Căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất
Nhóm vật tư – tư liệu lao động gồm:
+ Các thiết bị sản xuất
+ Các thiết bị vận chuyển
+ Các thiết bị động lực
+ Các thiết bị truyền dẫn năng lượng
+ Các thiết bị dùng cho quản lý
+ Các phụ tùng thay thế
3 Nhóm vật tư – đối tượng lao động gồm:
+ Năng lượng và động lực
+ Bán thành phẩm mua ngoài
Căn cứ vào tầm quan trọng của vật tư trong sản xuất
- Nguyên vật liệu chính: là những loại vật tư được sử dụng để cấu thành lên thực thể sản phẩm,nó chiếm một tỷ trọng lớn trong khối lượng sản phẩm, hoặc có giá trị lớn
- Vật liệu phụ: là những loại vật tư được sử dụng phối hợp với các nguyên vật liệu chính để tạo nên thực thể sản phẩm một cách hoàn chỉnh.Nó có tác dụng duy trì một số thuộc tính của NVL chính, hay trang trí bề mặt tăng độ bền,độ thẩm mỹ cho sản phẩm
- Các loại dụng cụ sản xuất gồm các loại tư liệu lao động nhưng không có đủ tiêu chuẩn xếp vào tài sản cố định
- Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế: bao gồm các loại máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất,các chi tiết máy móc thiết bị để dự trữ cần thiết cho công tác sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị
- Nhiên liệu: là các loại vật tư được dùng để cung cấp nhiệt năng
- Năng lượng: loại vật tư được dùng để cung cấp cơ năng cho sản xuất
- Việc phân loại này chỉ mang tính tương đối,nhưng phương pháp phân tích loại này cho người quản lý lựa chọn được các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư,có biện pháp cung ứng,dự trữ,cấp phát và quản lý vật tư hợp lý
Phân theo lượng và giá trị:
Nhóm 1: Chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị;
Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá trị
Phân theo mức độ khan hiếm (cần cấp) của vật tư:
Loại 1: Nhóm vật tư rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay độc quyền trên thị trường);
4 Loại 2: Nhóm vật tư khan hiếm;
Loại 3: Nhóm vật tư không khan hiếm (có sẵn trên thị trường) Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư có độ khan hiếm cao, với mức dự trữ cao hơn bình thường để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro
Theo tính chất sử dụng:
+ Nhóm vật tư thông dụng: Nhóm vật tư này được sử dụng nhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến;
+ Nhóm vật tư chuyên dùng: Là vật tư dùng cho một số ít các ngành không phổ biến trong nền kinh tế Loại này, Doanh nghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thỏa đáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình
Theo sự phân cấp quản lý:
+ Nhóm vật tư được quản lý tập trung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu;
+ Nhóm vật tư quản lý không tập trung: Loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường
1.1.2 Vai trò quản trị vật tư
Trong quá trình sản xuất vật tư đóng vai trò rất quan trọng và là yếu tố không thể thiếu để hình thành nên quá trình sản xuất tạo ra của cải vật chất Vật tư khi đóng vai trò là công cụ lao động, nó được biểu hiện dưới dạng máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ, khi đó vật tư có đặc điểm là sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong chu trình sản xuất Vật tư dưới dạng này được chuyển hóa dần vào sản phẩm thông quá khấu hao tài sản cố định và lúc này vật tư là nhân tố chính thúc đẩy việc tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí
Nội dung của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp
1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp a.Khái niệm mức tiêu dùng vật tư
Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm, hoặc hoàn thành một khối lượng công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định b.Sự cần thiết của định mức tiêu dùng vật tư
- Định mức tiêu dùng vật tư là một yêu cầu khách quan để quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:
- Là căn cứ quan trọng để đảm bảo lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp;
- Việc xây dựng định mức và thực hiện mức tiêu dùng vật tư góp phần quan trọng để sử dụng vật tư hợp lý và tiết kiệm;
- Định mức tiêu dùng vật tư là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội;
- Mức tiêu dùng vật tư còn là thước đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy có thể dùng định mức để hướng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng vật tư trong doanh nghiệp;
- Dựa vào định mức tiêu dùng vật tư có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạch cho sản phẩm, từ đó có phương hướng nhằm hạ giá thành sản phẩm c.Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư
Phương pháp định mức tiêu dùng vật tư có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các mức đã được xác định Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều
8 kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp định mức thích hợp Trong thực tế các phương pháp xây dựng định mức được sử dụng là:
- Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo: Là phương pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức
+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp
+ Nhược điểm: Độ chính xác không cao
+ Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo không có những thay đổi lớn
- Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm: Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng vật tư Tùy điều kiện, tính chất vật tư và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thể được thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm
+ Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phương pháp thống kê báo cáo
+ Nhược điểm: Phương pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thí nghiệm chưa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hưởng đến mức, còn mang tính tổng hợp
+ Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hóa chất, các sản phẩm dùng vật liệu có phẩm chất không ổn định
- Phương pháp phân tích tính toán: Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao vật tư
+ Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kết quả chính xác và khoa học Mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên
9 tiến Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng vật tư luôn nằm trong trạng thái được cải tiến
+ Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, điều đó có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt
1.2.1.2.Xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư
Lượng vật tư dự trữ kế hoạch là lượng vật tư tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục Căn cứ vào tính chất, công dụng, vật tư dự trữ được chia làm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa a.Dự trữ thường xuyên
Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng b.Dự trữ bảo hiểm
Là dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất được tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng vật tư không ổn định c.Dự trữ theo mùa Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đặc biệt với các thời gian: “giáp hạt” về mặt vật tư Dự trữ theo mùa thường được các doanh nghiệp sử dụng các loại vật tư thu hoạch theo mùa
Muốn xác định lượng vật tư cần dự trữ, doanh nghiệp phải căn cứ vào các yếu tố sau:
- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp;
- Mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm;
- Tình hình tài chính của doanh nghiệp;
- Tính chất sản xuất của doanh nghiệp;
- Thuộc tính tự nhiên của vật tư
1.2.1.3.Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư
Xác định số lượng vật tư cần cung ứng: Mỗi loại vật tư cần mua sắm trong kỳ kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu vật tư cho sản xuất, Vật tư bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho, nhu cầu vật tư cần dự trữ đề phòng sự
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư
1.3.1 Các yếu tố bên ngoài
Công tác quản trị vật tư bao gồm cả khâu xuất nhập vật tư, chính vì thế các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hưởng cụ thể như :
- Môi trường chính trị, pháp luật
Tình hình chính trị là yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư nói riêng và cả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung, tình hình chính trị có ổn định thì hoạt động sản xuất mới có thể thuận lợi và phát triển Kế bên đố những yêu cầu về luật pháp do nhà nước, hay môi trường kinh doanh đề ra cũng là những gì mà công ty cần tuân thủ trong quá trình sản xuất hay nói cụ thể hơn là trong công tác quản trị vật tư
Môi trường kinh tế đóng hay mở, phát triển hay thu hẹp có tác động mạnh đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chính vì lí do đố mà công tác quản trị vật tư cũng phụ thuộc vào yếu tố môi trường kinh tế
- Môi trường văn hóa xã hội
19 Mọi hoạt động sản xuất không chỉ tuân thủ pháp luật hay mang về lợi nhuận mà nó còn phải phù hợp với thuần phong mĩ tục, hay chính là môi trường văn hóa của nơi thực hiện sản xuất kinh doanh
Công tác quản trị vật tư đòi hỏi phải xây dựng kho chứa bến bãi, chính vì thế nên môi trường tự nhiên bao gồm khí hậu, địa hình đều ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp
Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự tiến bộ của công nghệ Việc thực hiện quản trị vật tư phụ thuộc mạnh vào mức độ công nghệ của doanh nghiệp, tùy thuộc vào môi trường công nghệ mà doanh nghiệp có hình thức thực hiện quản trị vật tư nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung sao cho phù hợp nhất
Như vậy dù là các nhân tố bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp nhưng nếu có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh thì dù ảnh hưởng ít hay nhiều nó cũng ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp Đó là lí do vì sao mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ được các nhân tố tác động từ đó đưa ra đối sách, kế hoạch quản trị vật tư sao cho tốt nhất, có hiệu quả nhất
1.3.2 Các yếu tố bên trong
- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có quy mô sản xuất riêng, tùy thuộc vào quy mô sản xuất ở từng mức độ mà có kế hoạch hợp lí cho công tác quản trị vật tư, sao cho công tác quản trị vật tư đúng đủ và có hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp
- Đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp
Sản phẩm khác nhau đồng nghĩa với nguồn nguyên liệu đầu vào khác nhau, chính vì lí do đó mà đặc điểm của sản phẩm mà công ty sản xuất là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp Tùy thuộc vào loại sản phẩm mà công ty sản xuất, cán bộ thực hiện công tác quản trị vật tư sẽ đề xuất phương án tối ưu cho công tác quản trị vật tư, để cho quá trình quản trị vật tư có thể được thực hiện tốt nhất
Ban giám đốc : Người vạch ra chiến lược cho công ty, trực tiếp kí kết và đưa ra quyết định chấp nhận các hoạt động của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp Đội ngũ cán bộ quản lí cấp doanh nghiệp: Xây dựng kế hoạch cho công tác quản trị vật tư, đưa ra các ý tưởng sáng kiến cho cấp trên, nghiên cứu tính khả thi của các kế hoạch đề ra
Cán bộ quản lí cấp phân xưởng, công nhân : Người trực tiếp thực hiện quá trình sử dụng cũng như bảo quản vật tư Tùy vào trình độ tay nghề, số lượng, khả năng thực hiện công việc mà doanh nghiệp đưa ra kế hoạch quản trị vật tư hợp lí
Công tác quản trị vật tư được thực hiện như thế nào phải phụ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp Hiện trạng máy móc, công nghệ của doanh nghiệp cũng như mạng lưới phân phối mà doanh nghiệp đang có Có thể nói đây là yếu tố quyết định đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp.
ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH, BÀ RỊA VŨNG TÀU
Giới thiệu chung về công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH
Mã số thuế: 3502452703 ngày 19/04/2021 của Sở Kế hoạch & Đầu tư Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu
Trụ sở: Tổ 5, ấp Tân Lễ A, Xã Châu Pha, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
Văn phòng: Đường 28 tháng 4, Thôn 1, Xã Long Sơn, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh BR – VT
Email: cokhitinthanhvt@gmail.com Đại diện PL: Giám đốc Lê Văn Tú
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
21 Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Cơ Khí Tín Thành được thành lập từ năm 2021, là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp, có tiền thân là đội cơ khí công trình thuộc Tổng công ty Lilama 18 Cùng với hệ thống trang thiết bị máy móc hiện đại, đội ngũ nhân lực dày dạn kinh nghiệm, Tín Thành sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, cung cấp các dịch vụ: Gia công chế tạo cơ khí; Lắp đặt ống công nghệ bồn bể; Lắp đặt thiết bị công nghiệp; Đào tạo công nhân kỹ thuật; Cung cấp nhân lực trong và ngoài nước; Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành được điều hành bởi đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp trong giám sát, thi công, gia công chế tạo, sửa chữa và lắp đặt các công trình cho ngành công nghiệp dầu khí, năng lượng điện, nhà máy hoá chất, các hệ thống đường ống dẫn Các nhân viên được đào tạo trong và ngoài nước về lĩnh vực hàn kim loại, thi công và gia công các kết cấu, đường ống, bể chứa, két chứa bằng kim loại; và lĩnh vực kiểm tra không phá hủy; được cấp chứng chỉ phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như ABS, Lloyd’s, CSWIP và TCVN Các thành viên trong ban lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chất lượng dự án, thi công, gia công chế tạo, sửa chữa và lắp đặt các công trình cho ngành công nghiệp dầu khí, năng lượng điện, nhà máy hoá chất, các hệ thống đường ống PIPING PROCESS và PIPING POWER
2.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề hoạt động của công ty
Từ lâu ngành cơ khí được ví như ngành công nghiệp “xương sống” của nền sản xuất, cung cấp các thiết bị, công cụ,… cho tất cả các ngành kinh tế; đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi tính chính xác, và yêu cầu tay nghề chuyên môn kỹ thuật của kỹ thuật viên cao Nhận thức được tầm quan trọng của ngành cơ khí với lĩnh vực xây dựng, cùng với nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm, Tín Thành được thành lập với sứ mệnh “Kiến tạo công trình vượt thời gian”, hoạt động chuyên nghiệp trong các lĩnh vực:
- Gia công chế tạo cơ khí
- Lắp đặt ống công nghệ bồn bể
- Lắp đặt thiết bị công nghiệp
- Đào tạo công nhân kỹ thuật
- Cung cấp nhân lực trong và ngoài nước
- Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cơ khí
- Chế tạo lock và thân vỏ tàu thuỷ
- Chế tạo topside chân đế dầu khí
Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban giám đốc công ty gồm có: Giám đốc, Phó Giám Đốc có chức năng, nhiệm vụ như sau:
Quan hệ chỉ huy Quan hệ trực tuyến Quan hệ kiểm tra giám sát Hội đồng thành viên
Kỹ thuật Phòng Dự án Phòng Hành chính nhân sự
Các đội công trình Phòng Kế toán
- Tổ chức thực hiện Xây dựng các mục tiêu và phương hướng chiến lược
- Chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, các chính sách tuyển dụng lao động
- Quyết định các phương án đầu tư hiệu quả cho công ty
- Nắm giữ và tham mưu về việc điều phối nguồn tài chính sao cho hiêụ quả
- Thực hiện quản lý và hỗ trợ các phòng ban để đạt được mục tiêu chung đã đề ra
Phòng Hành chính – nhân sự :
-Quản lý, sắp xếp thông tin giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học, bao gồm tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, cập nhật
- hỗ trợ giải đáp, xử lý giao dịch với khách hàng, tổ chức hoạt động giao lưu nội bộ công ty
- Thiết kế bảng lương, cân nhắc danh sách lương thưởng hợp lý cho nhân viên trong công ty
- Theo dõi, kiểm tra, sắp xếp thông tin nhân viên của công ty
-Thực hiện công việc liên hệ dịch vụ bảo trì cho các thiết bị, tài nguyên công ty
Phòng kế toán: chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý ngân sách, công nợ, đảm bảo thu chi hợp lí cho công ty, xác định kế hoạch kinh doanh tài chính của công ty, phân phối thu nhập, đánh giá lại vật tư hàng hóa để báo toán vốn, lập báo cáo kế toán định kỳ quy định
Nghiên cứu, xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án kỹ thuật cho doanh nghiệp
Lập và thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật
Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới
Thiết lập định mức kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc, thiết bị
Theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề kỹ thuật, tiến độ, thiết bị,… trong dự án
Lắp đặt, sửa chữa, nâng cấp hệ thống thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất,… theo công nghệ mới tiên tiến, phù hợp nhu cầu của doanh nghiệp
Thường xuyên kiểm tra, giám sát, đảm bảo hệ thống máy móc hoạt động ổn định, chính xác và an toàn
Theo dõi, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp và thay mới hệ thống thiết bị theo định kỳ hoặc khi có dấu hiệu hư hỏng
Giải quyết các vấn đề, sự cố liên quan đến hệ thống kỹ thuật, máy móc, thiết bị
Phòng dự án : Về cơ bản, công việc chính của phòng dự án là thực hiện tất cả các giai đoạn của một dự án Cụ thể bao gồm các công việc sau:
1 Lập kế hoạch thực hiện dự án
2 Xây dựng và khích lệ nhóm thực hiện dự án
3 Quản lý thời gian thực hiện dự án
4 Xác định ngân sách và dự tính các chi phí cần thiết cho dự án
5 Giao tiếp hiệu quả với khách hàng
6 Quản lý rủi ro dự án
7 Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện dự án
8 Thực hiện việc báo cáo và quản lý các tài liệu liên quan đến dự án Các đội công trình :
- Thi công, lập quyết toàn các công trình, hạng mục công trình theo hợp đồng do Công ty giao; tham gia nghiệm thu công tác thực hiện
- Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho công tác được an toàn và hiệu quả
- Đề xuất các định mức kinh tế kỹ thuật, nguyên vật liệu, công cụ có liên quan đến nhiệm vụ của Đội
- Nhận và phát bảo hộ lao động, dụng cụ lao động cho công nhân trong phạm vi định mức
- Chủ động tìm đối tác để tạo thêm các đơn hàng cho hoạt động của Đội;
- Đề xuất bổ sung hoặc giảm bớt lao động thuộc Đội
- Các công tác liên quan và công tác khác khi được giao
Đặc điểm các nguồn lực trong sản xuất kinh doanh của công ty
2.3.1 Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty được thể hiện trên Bảng 2.1
Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản của Công ty T
T Chỉ tiêu Nguyên giá (đồng) Tỷ trọng
Giá trị còn lại (đồng)
4 Tài sản cố định khác 65.846.910 1,28 21.948.970 33,33
Qua bảng trên ta thấy tình hình tài sản của công ty không quá thiếu thốn, tổng tài sản cố định của công ty ở mức vừa, hầu như TSCĐ đi thuê tài chính chiếm phần lớn 75,29 trong tổng số tài sản hiện có của công ty Trong khi đó thiết bị làm việc thì chỉ có 2,82, phương tiện vận tải chiếm 20,61, còn lại 1,28 là tài sản cố định khác Sở dĩ có tình hình tài sản cố định trên là vì công ty hoạt động chủ yếu trong khâu thương mại là nhà thầu, không có hoạt động sản xuất nên tài sản cố định là nhà cửa kiến trúc là văn phòng công ty đi thuê tài chính Hoạt động chủ yếu của công ty là nhận rót vốn về để mua nguyên vật liệu vận chuyển đến công trường cho đội xây dựng các công trình và bàn giao, phương tiện vận tải và máy móc xây dựng chiếm giá trị lớn sau tài sản thuê tài chính
2.3.2 Đặc điểm về nguồn vốn sản xuất của công ty
Vốn là yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vốn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp nên trong quá trình SXKD doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến nguồn vốn và cơ cấu của
26 nguồn vốn để từ đó có các giải pháp và sử dụng vốn kinh doanh tốt đảm bảo hiệu quả kinh tế cao
Tình hình vốn sản xuất của công ty giai đoạn 2021-2023 được thể hiện qua bảng sau :
Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn của Công ty
BQ (%) Giá trị ( đồng) Tỷ trọng
(%) Giá trị ( đồng) Tỷ trọng
(%) Giá trị ( đồng) Tỷ trọng
28 Tổng nguồn vốn của công ty qua 3 năm cũng có sự tăng trưởng tương ứng với tài sản trong đó: nợ phải trả ngắn hạn năm 2022 giảm hơn 493 triệu đồng so với năm 2021 và năm 2022 so với năm 2023 giảm hơn 234 triệu đồng Và ta có thể thấy vốn chủ sở hữu của công ty tăng đều qua các năm 2021 ,2022 và 2023 tăng từ 42.2% lên 52.8% năm 2021 so với năm 2022, tăng hơn 1.27 tỷ đồng và năm 2022 so với 2023 tăng ~1.64 tỷ đồng Như vậy tỷ suất tự tài trợ của công ty tăng hiều hơn tỷ suất nợ Qua đó có thể thấy công ty ngày càng làm chủ nguồn vốn của mình và giảm lại các khoản đi vay, từ đó sẽ giảm được gánh nặng chi phí lãi vay
2.3.3 Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty
- Toàn bộ công ty có 28 lao động: 4 nữ và 24 nam Như vậy, tỉ lệ nữ chiếm 14.3%, còn tỉ lệ nam chiếm 85.7% tổng số CNV toàn công ty Đây là công ty chuyên về lĩnh vực lắp ráp xây dựng, vì vậy tỉ lệ nam chiếm số đông trong công ty là một lợi thế rất lớn mà công ty có được
- Cơ cấu lao động theo trình độ học vấn :
Bảng 2.3 Cơ cấu lao động của Công ty
Stt Chỉ tiêu Số lượng (người ) Tỷ lệ (%)
4 Lao động khác chưa qua đào tạo 6 21,43
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Do đặc thù của ngành nghề dịch vụ nên lao động nam chiếm số hơn, nhất là ở bộ phận phân xưởng, còn lao động nữ lại chiếm tỷ lệ cao trong số lao động gián tiếp Về trình độ, lao động có trình độ trên Đại học và cao đẳng trung cấp chiếm tỷ lệ cao, phần lớn là những người có chức vụ cao, tuy nhiên lượng lao động này
29 đã có xu hướng tăng, điều này cho thấy công ty đã chú trọng nâng cao chất lượng lao động thông qua tuyển dụng và đào tạo công nhân viên
Công ty cần phải luôn xem xét tổ chức, bố trí lao động sao cho phù hợp với yêu cầu và quản lý Đồng thời nghiên cứu tìm ra biện pháp để đẩy mạnh hơn nữa nâng cao tăng thu nhập và cải thiện đời sống vật chất và đời sống tinh thần cho người lao động Chính sách đào tạo, lương, thưởng, trợ cấp, Công ty chú trọng đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, đặc biệt là về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ Việc đào tạo tại công ty được thực hiện theo hai hướng:
- Đối với lao động trực tiếp: Đào tạo tại chỗ trong quá trình làm việc để nâng cao trình độ tay nghề và sự hiểu biết của người lao động về ngành nghề, sản phẩm
- Đối với người lao động ở các phòng chuyên môn nghiệp vụ: Công ty luôn tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo với ngành nghề chuyên môn phù hợp với công việc
Bên cạnh đó, công ty cũng rất chú trọng đến chính sách lương, thưởng cho nhân viên nhằm khuyến khích động viên cán bộ nhân viên trong công ty gia tăng năng suất lao động và có những phát kiến mới gia tăng hiệu quả hoạt động cho công ty Đặc biệt, công ty cũng có chính sách xử lý, kỷ luật thích đáng những cá nhân có hành vi gây thiệt hại đến hình ảnh và hoạt động kinh doanh của công ty.
Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2021 – 2023 được thể hiện cụ thể qua bảng 2.4
Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí tín thành
Stt Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 θLH
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.149.489.902 20.339.317.205 118,60 58.667.551.495 288,44 184,96
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.149.489.902 20.339.317.205 118,60 58.667.551.495 288,44 184,96
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.774.862.686 3.751.088.174 135,18 8.015.693.440 213,69 169,96
6 Doanh thu hoạt động tài chính 100.247 464.324 463,18 695.177 149,72 263,34
10 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.088.292.915 1.249.115.322 114,78 3.188.414.679 255,25 171,16
11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 389.231.572 1.190.810.385 305,94 1.200.713.859 100,83 175,64
15 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 389.231.572 1.190.810.385 305,94 974.713.859 81,85 158,25
16 Chi phí thuế thu nhập hiện hành 77.846.314 238.162.077 305,94 194.942.772 81,85 158,25
17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 311.385.258 952.648.308 305,94 779.771.087 81,85 158,25
31 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty là một tài liệu quan trọng phản ánh được thực trạng tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty trong quá trình diễn ra hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ Nhờ có các số liệu của kết quả hoạt động kinh doanh mà những người có liên quan quan tâm đến nó sẽ có được những thông số chính xác nhất cho những kế hoạch, sự phân bổ và phương hướng kinh doanh mới trong thời kỳ tiếp theo Đối với công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành cũng vậy, dưới đây là bảng kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2021-2023
Qua biểu số liệu 2.4 và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm cho thấy: mặc dù thành lập không lâu nhưng công ty luôn có những hướng phát triển đúng đắn thể hiện ở việc có được những khoản lợi nhuận qua các năm Qua bảng số liệu tính toán ta cũng thấy được lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng đều qua các năm nhưng với tốc độ không đều,tăng mạnh vào năm 2022 và năm 2023 từ 389.231.572 đồng năm 2021 lên đến 1.190.810.385 đồng năm 2022 và đạt mức 1.200.713.859 đồng năm 2023 với tốc độ tăng trưởng bình quân trong 3 năm đạt 175.64% Có thể thấy thu được mức lợi nhuận thuần cao qua các năm chủ yếu là doanh thu về hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao với tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 158.24% Giá vốn hàng bán cũng là một chỉ tiêu biến động tăng lên theo với biến động của doanh thu với tốc độ tăng bình quân đạt 187.72%, trong đó năm 2023 tăng mạnh nhất với tốc độ tăng giá vốn so với năm 2022 lên đến 305.35% Nguyên nhân của vệc tăng giá vốn mạnh trong năm
2023 là do chính sách nâng giá bán hàng hóa dịch vụ của những nhà cung cấp
Có thể thấy trong hoạt động tài chính công ty không mấy chú trọng nên mức doanh thu từ hoạt động này rất thấp Nguyên nhân là do công ty đã dung một khoản tiền để gửi tiết kiệm tại ngân hàng ViettinBank với mục đích phân tán rủi ro khi có các sự cố xảy ra trong khi đó chi phí cho hoạt động là khác cao so với mức doanh thu tài chính thu được với mức chi phí năm 2023 đạt 1.592.015.384 đồng khi mà doanh thu thu về chỉ được 695.177 đồng, do năm 2023 công ty đã vay một khoản tại ngân hàng nông nghiệp Agribank để có thêm vốn đầu tư cho dự án cũng như chi trả một số khoản nợ ngắn hạn Tuy nhiên hoạt động tài chính của công ty
32 đang tăng dần qua các năm đòi hỏi công ty cần có những đầu tư đúng đắn cho hoạt động này để tránh lãng phí vốn đầu tư Chi phí quản lý kinh doanh là một trong những khoản chi phí lớn ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của công ty Qua tính toán thấy được trong năm 2021 đến 2022 thì khoản chi phí này được kiểm soát biến động không nhiều, tốc độ tăng của năm sau so với năm trước tăng lên khoảng 14.78% Nhưng đến năm 2023 thì con số này tăng lên đột ngột với tốc độ tăng so với năm 2022 lên đến 255.25%, điều đó cho thấy sự lỏng lẻo và thiếu hiệu quả trong quản lý kinh doanh và nguyên nhân chủ yếu là quản lý không tốt chi phí hàng tồn kho và chi phí lao động trong năm
Trong năm 2023, công ty phát sinh thêm khoản mục chi khác nhưng khoản mục này không tạo nên doanh thu nên doanh thu trên tổng lợi nhuận kế toán trước thuế của công ty bị giảm nên so với năm 2022 thì lợi nhuận này chỉ đạt 81.85% Nguyên nhân dẫn đến phát sinh khoản mục chi phí khác là do trong năm công ty mở rộng đầu tư vào lĩnh vực kinh doanh phụ vì vậy đòi hỏi phải có nguồn tài trợ cho hoạt động này diễn ra Nhìn chung kết quả công ty đạt được khác tốt mặc dù các khoản chi phí tương đối cao nhưng với những mỗi quan hệ, sự uy tín trong công việc đã giúp công ty có được những công trình lớn,trúng thầu trong vệc cung cấp các dịch vụ nhận được nguồn thu nhập cao, đồng thời công ty luôn tuân thủ nghiêm túc các hoạt động nộp thuế cho nhà nước.
Đánh giá chung về đặc điểm cơ bản của công ty
+ Về địa bàn hoạt động: Công ty có địa bàn hoạt động rộng lớn không chỉ thi công các công trình trên địa bàn Vũng Tàu mà còn một số tỉnh thành khác như Huế , Bình Định và Thanh hóa , và một số nơi khác có khu công nghiệp thì công ty đều có thể hoạt động
+ Trụ sở làm việc của Công ty nằm tại Tổ 5, ấp Tân Lễ A, Xã Châu Pha, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu thuận lợi cho việc tiến hành các giao dịch kinh doanh, vận chuyển , trao đổi về thông tin kinh tế thị trường, Công ty tự chủ động trong việc lựa chọn các hình thức kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường
33 + Giám đốc công ty là người lãnh đạo có năng lực và dày dặn kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong ngành Ngoài ra Công ty còn có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn kỹ thuật, sáng tạo năng động và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ
+ Thị trường xây dựng Việt Nam ngày càng phát triển dồi dào cùng với đà phát triển của đất nước, rất nhiều khu công nghiệp được nhà nước phê duyệt, quy hoạch mọc lên, đi kèm với xây dựng khu công nghiệp là xây dựng hệ thống hạ tầng ngày càng nhiều nên việc tìm kiếm dự án cho Công ty là vô cùng thuận lợi
+ Do là hoạt động trên ngành ngách của Tập Đoàn Dầu Khí nên Công ty được hỗ trợ từ Tập Đoàn rất nhiều, từ nhân lực đến thị trường và cơ sở vật chất, kỹ thuật
+ Ngoài các yếu tố trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Cơ Khí Tín Thành cũng tự tạo ra được lợi thế cho mình bằng cách xây dựng cho mình được chỗ đứng về uy tín, cũng như các hoạt động đối nội đối ngoại của Công ty Công ty đảm bảo xây dựng các công trình đã và đang thi công phải thực hiện theo đúng tiến độ đảm bảo được chất lượng để có thể kinh doanh lâu dài
- Bên cạnh những thuận lợi trên thì Công ty cũng gặp phải những khó khăn như:
+ Do lực lương công nhân còn ít thế vấn để quản lý và giảm sát, thi công còn khó khăn
+ Trong thời kỳ nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập WTO đây cũng là cơ hội nhưng cũng là thách thức lớn đối với Công ty Khi gia nhập WHO, nền kinh tế sẽ mở cửa với các công ty nước ngoài đầu tư và kinh doanh vào các công ty trong nước nói chung và Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Cơ Khí Tín Thành nói riêng gặp rất nhiều khó khăn
+ Do giá cả trên thị trường giao động nhiều làm cho giá nguyên vật liệu tăng ảnh hưởng đến quá trình thi công, lắp đặt
34 + Gần đây, có thêm ảnh hưởng của xu đột Nga-Ukraina khiến giá xăng dầu khi đốt quốc tế nói chung và trong nước nói riêng cũng ảnh hưởng ít nhiều đến chi phí vận chuyển cũng như nhiên liệu để vận hành máy móc
+ Trình độ lao động còn chưa đồng đều
+ Nhu cầu của khách hàng ngày càng cao
+ Các vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh và các vấn đề tài chính liên quan khác.
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH, BÀ RỊA VŨNG TÀU
Thực trạng công tác quản trị vật tư tại công ty
3.1.1 Đặc điểm vật tư của doanh nghiệp
Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Cơ Khí Tín Thành Hoạt động chuyên nghiệp trong các lĩnh vực:
- Gia công chế tạo cơ khí
- Lắp đặt ống công nghệ bồn bể
- Lắp đặt thiết bị công nghiệp
- Đào tạo công nhân kỹ thuật
- Cung cấp nhân lực trong và ngoài nước
- Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cơ khí
- Chế tạo lock và thân vỏ tàu thuỷ
- Chế tạo topside chân đế dầu khí
Theo nhu cầu hiện nay, quá trình thu mua vật tư của Công ty cũng có nhiều thuận lợi hơn trước, lượng vật tư không cần dự trữ quá nhiều, nhằm giảm tương đối lượng vốn bị ứ đọng Công ty cũng quản lý khâu mua vật tư phải được tính toán nhất định, một số vật tư phải có lượng dự trữ đảm bảo, để quá trình sử dụng
35 vật tư không bị thiếu giúp cung ứng tốt cho hoạt động dịch vụ của Công ty được tốt hơn và đạt hiệu quả cao.Vật tư của công ty gồm :
Bảng 3.1 Thiết bị vật tư của Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng
4 Đèn cắt, đồng hồ Bộ 30
Nguồn: Phòng Kỹ thuật 3.1.2 Xác định nhu cầu vật tư của công ty
Phòng Dự án Phòng Kỹ thuật Phòng HCNS Giám đốc Công trường
Sơ đồ 2.1 Quy trình đặt mua và thanh toán vật tư của công ty
Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng: Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời còn phải tính đến nhu cầu nguyên vật liệu cho chế thử sản phẩm mới, sửa chữa máy móc thiết bị, … và được tính toán cụ thể từng loại theo quy cách chủng loại của nó ở từng bộ phận sử dụng, sau đó tổng hợp lại cho toàn bộ doanh nghiệp Khi tính toán phải dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thử sản phẩm và sửa chữa trong kỳ kế
Kiểm tra nhu cầu vật tư
Lựa chọn nhà cung cấp Đề nghị mua vật tư Đặt hàng
Nhận thông tin phản hồi từ công trường
Nhận thông tin phản hồi từ công trường
Theo dõi nhận hàng / báo cáo Đánh giá NCC
37 hoạch Tùy thuộc vào từng loại nguyên vẫn liệu, từng loại sản phẩm hay đặc điểm kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp thích hợp
Xác định nguyên vật liệu cần dự trữ: Là lượng nguyên vật liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kì kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường
- Dự trữ thường xuyên: là lượng nguyên vật liệu tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành bình thường giữa hai lần mua sắm nguyên vật liệu
- Dự trữ bảo hiểm: là tượng nguyên vật liệu cần thiết tối thiểu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng không diễn ra bình thường
- Dự trữ theo mùa vụ: để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “ giáp hạt” về nguyên vật liệu
Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng , quý và số nhu cầu vật tư được xét duyệt, Phòng Dự án sẽ tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng số lượng và đảm bảo về cả giá cả hợp lý
3.1.3 Đánh giá tổ chức cung ứng vật tư của công ty
Công ty tiếp nhận vật tư khá chặt chẽ Trước tiên, các nhà cung cấp vật tư phải được phê duyệt, đảm bảo nguồn gốc xuất xứ, đầy đủ chứng từ hóa đơn Sau khi các nhà cung cấp trên được phê duyệt, Công ty tiến hành giao dịch mua bán với quy trình tiếp nhận
Vật tư mua về phải được kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách xem có hợp tiêu chuẩn Ban Kiểm nghiệm gồm có một đại diện Phòng Kỹ thuật - An toàn, một đại diện Phòng Dự án và một thủ kho Đại diện của Phòng Kỹ thuật - An toàn tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng của từng loại vật tư, trước sự chứng kiến của Ban Kiểm nghiệm, lập ba biên bản kiểm nghiệm, một giao cho Phòng Phòng Kỹ
38 thuật - An toàn, một giao cho Phòng Kế toán - Tài chính, một giao cho Phòng
Trường hợp vật tư không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải quyết Đại diện Phòng Kỹ thuật - An toàn phải chịu trách nhiệm về việc này, phải trình lên Ban Giám đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Còn nếu chất lượng cũng như số lượng của vật tư không có gì sai sót thì thủ kho tiến hành nhập kho đúng theo thủ tục
Tại Phòng Kế toán - Tài chính: Kế toán hàng kho tiến hành đầy đủ các thủ tục định khoản, ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh Căn cứ vào hóa đơn, kế toán định khoản
Tại Công ty hầu hết khi mua vật thì hàng và hóa đơn cùng về, rất ít khi có trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau hoặc hàng chưa về hóa đơn đã về Tại Công ty cũng chưa từng có trường hợp nhập kho thừa, thiếu so với hóa đơn
Tại kho, thủ kho viết phiếu nhập kho:
Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên:
Liên 1: Lưu Phòng Kế toán - Tài chính; Liên
2: Lưu tại Phòng Kỹ thuật - An toàn; Liên 3:
Liên 4: Đưa cho thủ kho giữ
Hóa đơn mua hàng sau khi được dùng làm căn cứ viết vào phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán, phiếu nhập kho là căn cứ để kế toán hàng kho vào sổ chi tiết nhập vật tư Đối với vật tư mua ngoài, Công ty tiến hành thanh toán tiền cho đơn vị cung ứng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Tùy vào điều kiện cụ thể từng thời điểm mà Công ty có thể thanh toán theo những hình thức:
39 thanh toán bằng tiền mặt, tiền tạm ứng hoặc chưa thanh toán ngay Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào kho bảo quản tránh xảy ra tình trạng hư hỏng mất mát
Bảng 3.2 Mẫu yêu cầu mua vật tư Đv : Công ty TNHH dịch vụ cơ khí Tín Thành
Bộ phận: … ĐƠN ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ THIẾT BỊ
Tên công trình: … Đội/tổ sản xuất thi công : …
Nhận xét chung về công tác quản trị vật tư của công ty
Công ty đã tổ chức một mô hình làm việc khoa học, phân công trách nhiệm rõ ràng cho các phòng ban chức năng Đồng thời xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả cao, kỷ luật nghiêm túc trong công việc
- Quá trình thu mua vật tư nguyên vật liệu và cung cấp trang thiết bị là hết sức quan trọng với việc cung ứng buôn bán của công ty, vì vậy công ty đã hết sức chú ý và tổ chức các bộ phận đảm bảo nhận việc cung ứng làm việc chuyên nghiệp có tinh thần trách nhiệm cao
- Công tác quản lý vật tư cả đầu vào và đầu ra được thực hiện chuyên nghiệp bài bản, công tác quản lý được giúp đỡ bằng phần mềm quản lý, giảm tải khối lượng công việc rất nhiều, tạo ra hiệu suất cao trong công việc và công tác quản lý
- Với đội ngũ nhân viên trẻ và năng động, được đào tạo bài bản, là một trong những lợi thế lớn của công ty trong quá trình cạnh tranh với các doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực
- Bộ máy quản lý, cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty không chỉ thông qua quy mô lớn dần của các đại lý bán xe, mà còn thể hiện ở khâu quản lý có trình độ, chất lượng vật tư, máy móc được nâng cao, do công tác kĩ thuật quản lý chất lượng nói chung và công tác quản lý vật tư nói riêng, không ngừng được hoàn thiện và nâng cao Với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ được phân công
- Về công tác quản lý định mức tiêu dùng vật tư: Hiện nay công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng vật tư tương đối ổn định cho tất cả các NVL của công ty, hệ thống này ngày càng được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty Việc thực hiện công tác định mức đã đạt được một số kết quả nhất định như một số loại vật tư sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành vật tư
- Về công tác tiếp nhận vật tư: nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật tư của công ty khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không rườm rà Khi vật tư về đến nơi thì cán bộ công nhân viên kiểm tra khối lượng cũng như chất lượng vật tư có đúng với yêu cầu không, sau đó nhanh chóng tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát vật tư trước khi tiếp nhận
- Về công tác bảo quản vật tư: hệ thống kho đã được thiết kế phù hợp với đặc tính và công dụng của các nguyên vật liệu
- Về công tác kiểm kê vật tư: diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát, tiếp nhận vật tư Việc thống kê vật tư của công ty luôn bám sát vào tài liệu sổ sách cũng như thực tế
- Về khâu dự trữ bảo quản: công ty luôn đảm bảo vật tư dự trữ ở mức hợp lý đảm bảo, đáp ứng liên tục mà không gây ứ đọng vốn, công ty thường nhập vật tư và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng vì thế mà vật tư tồn kho không nhiều
- Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng đều được đưa qua phòng kĩ thuật thi công để đánh giá tình hình hợp lý, hợp lệ, hợp pháp, cần thiết của các nhu cầu trước khi cung ứng cấp phát vật tư
3.2.2 Vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu cũng như những kết quả mà công ty đạt được trong những năm qua, công tác quản trị nguyên vật liệu còn gặp nhiều hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa
- Về công tác xây dựng và thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: Công tác xây dựng nguyên vật liệu còn gặp nhiều khó khăn, bởi các dự án xây dựng khá là phong phú và các dự án nhận thầu là không cố định Do đó nếu định mức các nguyên vật liệu chênh lệch qúa lớn so với kế hoạch thì gây lãng phí và khó kiểm soát Một số nhóm nguyên vật liệu có được tiến hành giảm so với kế hoạch, trong quá trình xây lắp xảy ra lỗi sẽ mất chi phí nhân công sửa và bổ sung nguyên vật liệu nói chung thì vẫn chưa mang lại hiệu quả cao Nguyên nhân của vấn đề này là do các vấn đề khách quan tuy nhiên sâu xa vẫn là trình độ tay nghề của công nhân xây lắp
- Về công tác lập và tổ chức mua sắm nguyên vật liệu: còn phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung ứng dẫn đến tình trạng nguyên vật liệu cung ứng không đều đặn, không có nhiều sự lựa chọn cũng như bất lợi trong việc đàm phán về các điều khoản đặc biệt là về giá ảnh hưởng đến tiến độ của công ty
- Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: Hoàn thiện chứng từ nhập kho chậm mặc dù nguyên vật liệu đã xuất sử dụng Do đó, khi kiểm kê bất thường lại không có nguyên vật liệu để trình bày với cấp trên
- Về công tác cấp phát nguyên vật liệu: Đôi khi công tác cấp phát nguyên vật liệu còn phải trải qua nhiều khâu rườm rà Có những trường hợp cần sử dụng nguyên vật liệu vẫn phải chờ ý kiến của cấp trên Xuất thực tế và trên quy trình hệ thống vẫn chưa thực sự chính xác
Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại Công ty
ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa - Vũng Tàu
3.3.1 Lựa chọn nhà cung ứng vật tư Để đảm bảo nguồn cung ứng vật tư cho sản xuất và thực hiện đúng được kế hoạch năm cho vật tư đề ra, hàng năm công ty tiếp tục tiến hành công tác với những nhà cung cấp cung ứng vật tư cũ Bên cạnh đó, công ty tiếp tục tìm hiểu thị trường, tìm những nhà cung ứng mới với giá cả vật tư phù hợp, chất lượng tốt Vật tư là loại đầu vào quan trọng nhất của Công ty Do đó, trước khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, công ty nên tìm hiểu kĩ về người cung ứng vật tư cho mình Công ty có thể áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật tư Áp dụng biện pháp đấu thầu vật tư, công ty có thể tiếp cận được với các nhà cung ứng mới trên thị trường và có thể chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất cho công ty
* Đối tượng trở thành nhà cung cấp Đơn vị cung cấp cần có kinh nghiệm trong lĩnh vực, cụ thể:
- Có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực;
- Đã triển khai cung ứng vật tư cho tối thiểu 10 tổ chức;
- Đã triển khai hệ thống trao đổi giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau
* Chính sách ưu đãi và quyền lợi khi hợp tác
Có chính sách ưu đãi và quyền lợi tốt đối với Công ty khi hợp tác, thỏa mãn những gì Công ty yêu cầu với nhà cung cấp
* Mức chiết khấu tất cả vật tư
56 Mức chiết khấu đối với tất cả các vật tư, khi hợp tác bàn giao sẽ được 2 bên thỏa thuận, đưa ra quyết định 2 bên cùng có lợi, nhà cung ứng đáp ứng đầy đủ điều khoản chiết khấu
* Hình thức hỗ trợ từ nhà cung cấp đối với Công ty
Có các hình thức hỗ trợ tối ưu từ nhà cung cấp với công ty ví dụ như vận chuyển, bốc dỡ vật tư, linh động thời gian chuyển vật tư, theo nhu cầu cần thiết của Công ty khi cần ngoài ra cũng có chính sách hỗ trợ tối đa để 2 bên có thể hợp tác lâu dài
3.3.2 Giải pháp trong công tác tổ chức quản lí vật tư tại công ty
Căn cứ vào nhược điểm của công tác tổ chức quản lý vật tư: đưa ra giải pháp
- Trong quá trình mua hàng cần có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban của công ty với với bộ phận vật tư về nhu cầu vật tư cần cung cấp, thông tin trao đổi kịp thời chính xác như về: mẫu mã,chủng loại số lượng, chất lượng và thời gian cung ứng
- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên của công ty, để đảm bảo tốt -công việc mà mỗi nhân viên đảm nhận
- Để thông tin được kịp thời chính xác thì công ty nên xây dựng hệ thống thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp, nhạy bén, thông suốt giữa các phòng ban
- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên công ty, để mỗi nhân viên công ty đều hoàn thành tốt công việc của mình, phối kết hợp một cách nhanh chóng và chuẩn xác với các bộ phận khác khi cần thiết
3.3.3 Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn
Chiến lược vật tư dài hạn là cơ sở quan trọng, làm căn cứ cho công tác kế hoạch vật tư hàng năm Khi xây dựng kế hoạch năm cho vật tư, công ty phải căn cứ vào sứ mệnh và các kế hoạch chiến lược của công ty Do đó, công ty nên đầu tư thêm chi phí Nguồn nhân lực cũng như tài chính để tiến hành xây dựng các chiến lược đối với vật tư Các chiến lược này tập trung vào các yếu tố như nhà
57 cung ứng vật tư, làm tốt công tác quản lý vật tư để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho công ty
Nhu cầu vật tư của công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các công đoạn sản xuất, nhu cầu vật tư cho gia công và nhu cầu vật tư cho dự trữ Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động sản xuất và gia công: Khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: Phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý
3.3.4 Giải pháp trong công tác bảo quản và cấp phát vât tư
Công tác bảo quản và cấp phát vật tư là trách nhiệm của bộ phận kho, ở đây vật tư sẽ được bảo quản và cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận Nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm báo cáo tình hình và hiệu quả sử dụng vật tư lên cấp trên
Bộ phận kho kết hợp với cấp phát để có thể dễ dàng kiểm soát, quan sát, giám sát và đánh giá quá trình sử dụng vật tư Hai bộ phận này kết hợp với nhau tạo thành một phòng ban duy nhất chuyên trách bảo quản, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm nâng cao hiệu quả công tác sử dụng vật tư
Công ty phải tích cực quản lý các nhân viên nắm định mức tình hình cung ứng vật tự phải nắm rõ quy trình công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn
3.3.5 Nâng cao chất lượng của các kho và bến bãi dự trữ, bảo quản vật tư
Với đặc thù vật tư chủ yếu là kim loại, đa dạng về chủng loại cũng như đặc tính kĩ thuật, công tác bảo quản vật tư cần được công ty đặc biệt chú trọng Chất lượng kho, bến bãi cần được nâng cao hơn để đảm bảo được khả năng bảo quản vật tư là tốt nhất, tránh lãng phí, tổn thất về mặt vật tư