chuyên đề thực tập công ty cổ phần đầu tư xây dựng và thương mxi quốc tu vita và phương hướng hoàn thiện

Từ đó giúp nhà lãnh đạo có biện pháp tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý nguyên vật liệu để giảm thiêu chỉ phí từ đó hạ được giá thành sản phâm, góp phần làm tăng sức cạnh tranh c

TRUONG DAI HQC KINH TE QUOC DAN

VIEN KE TOAN — KIEM TOÁN

Giáo viên hướng dẫn: TS Tô Văn Nhật

Hà Nội, 2022

MUC LUC

ty 7

1.3 Tô chức quản lý nguyên vật liệu cGa công ty s cesee s.-ssessessrssree 8 1.3.1 Các nguyên tắc và mục tiễu trong quốn lý nguyên vật liệu

1.3.2 Niệm vụ, chức năng của các phòng QH cài

CHUONG 2: THUC TRANG KE TOAN NGUYEN VAT LIEU TAI CONG

TY CO PHAN DAU TU XAY DUNG VA THUONG MAI QUOC TE VITA 11

2.1 KU toán chi tiUt nguyén valiéu (Xi céng ty Cé phan Đầu tư Xây dựng và

PIPZNNHN9 1 an ne il 2.1.2 Quy trình ghi số kế toán chỉ tiết nguyên vật HIỆM ào co 23 2.2 KU toán tổng hap nguyên vã liêu tXi công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng

PP MWLL 1 rẻ Hậệộ))H).|).) 3 2.2.2 Quy trình kẾ toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dồng và Thương mại Qu2c tế VITA à S5 S2 22222222 32 CHUONG 3: hoàn thiện kU toán nguyên vật liệu tXi công ty Cỗ phần Đầu tư

Xây dựng và Thuong mXi Quéc tU VITA 40

3.1 Đánh giá chung về thực trXng kU toán nguyên vật liệu tXi Công ty Cỗ phần

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kU toan nguyén vat liệu (Xi Công ty

3.3 Điều kiện để thực hiện các giải pháp hoàn thiện kU toán nguyên vật liệu

49

11

DANH MUC CAC TU VIET TAT

DANH MUC BANG BIEU

Bang I.1: Một số kí hiệu mã hóa nguyên vật liệu của Công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VTTA ss c2 net

Biểu 2.1: Hợp đồng mua bán số 1907 — HĐMB 20222222122 12 Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT 2252 2122211271222 15 Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư - 2s 2n Hang ruờa 16 Biểu 2.4: Phiếu nhập kho 0 nh 2221221222122 rrườn 17 Biếu 2.5: Uỷ nhiệm chìi -22S22s 222 221222121212111221227.12222 222 re 18 Biếu 2.6: Hoá đơn GTGŒT 2 25 2212221122 2212222212222222 re 19 Biếu 2.7: Phiếu chỉ 5 2221211222121 2222222222222 re 20 Biểu 2.8: Phiếu đề nghị cấp vật tư sách rrrrrrờa 21 Biéu 2.9: Phiếu xuất kho -22S222 222122212271 122222.22.2122 re 22 Biéu 2.10: Phiếu xuất kho 222222 2212221221212 ee 23 Biếu 2.11: Thẻ kho -2- 2222 221212127112211227.21122222222222 are 25 Biếu 2.12: Thẻ kho 2222222221222 2122222222222 xe 26 Biểu 2.13: Quy trình ghi số chỉ tiết nguyên vật liệu se 27 Biếu 2.14: Số chỉ tiết vật liệu 5-22 2222222121222 xe 28 Biéu 2.15: Số chỉ tiết vật liệu 2222222222212 e 29 Biểu 2.16: Bảng kê tông hợp Nhập — Xuất - Tôổn - nhe 30

Biểu 2.17: Trình tự ghi số tông hợp kế toán nguyên vật liệu - so: 32

Biểu 2.18: Nhật ký chung 2s nhún HH2 He reo 33 Biểu 2.19: Số Cái TK 152 2252222222212 222 2erre 35 Biéu 2.20: Biên bản kiểm kê vật tư -22 2S 2222221122121 E22 xe 37 Biễu 2.21: Thẻ kho 222 2222212221 2222222222222 xe 38 Biéu 2.22: Số chỉ tiết vật liệu 5222222222212 ee 39

Biéu 3.1: Bang tong hop nhap - xuất - tn VAt tl cccccccccccceescecssesesesteseseseeeeess 47

LOI MO DAU

Trong nên kinh tế hiện nay, dé thu được những kết quả tích cực trong kinh doanh đòi hỏi các Công ty phải thực hiện một cách đồng bộ, bài bản các biện

pháp kinh tế, đặc biệt là các biện pháp nhằm giảm giá thành sản phâm Trong đó,

chỉ phí nguyên vật liệu là một yếu tô rất quan trọng, chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành đầu ra của sản phẩm và có những tác động đặc biệt trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh đoanh của Công ty, đăc biêtlà các công ty trong lĩnh vực xây

dựng Nếu như nhà lãnh đạo muốn có quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn,

cập nhật thông tin chính xác thì công tác kế toán quản lý nguyên vật liệu phải

thật nhanh nhạy, nắm bắt thong tin kip thời, chính xác và phải được tô chức hợp

lý, khoa học

Trong quá trình thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng có vai trò rất quan trọng đối với Doanh nghiệp Vật liệu của Công ty thường rất đa dạng, phức tạp và có khối lượng rất lớn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ trong chỉ phí sản xuất và ảnh hưởng trực tiếp

tới giá thành sản phẩm Do đó, công tác tô chức hạch toán vật liệu phải được tiền

hành từ chỉ tiết đến tông hợp tại kho, tại từng công trình và tại phòng kế toán của

Công ty dam bảo tính chính xác, nhất quán Từ đó giúp nhà lãnh đạo có biện pháp tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý nguyên vật liệu để giảm thiêu

chỉ phí từ đó hạ được giá thành sản phâm, góp phần làm tăng sức cạnh tranh của

Công ty với Doanh nghiệp cùng ngành nghề

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong thời gian thực tập tại Công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, do đó em lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kỂ toán nguyên vật liệu tại Công ty Cô phần Đầu tr Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA” làm chuyên đề thực tâp chuyên ngành

Nội dung chuyên đề ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề thực tập

chuyên ngành gồm 3 chương:

cùng các anh chị cán bộ phòng kế toán Công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng và

Thương mại Quốc tế VITA đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tâp này

Do thời gian thực tập có hạn, điều kiện nghiên cứu chưa sâu, kiến thức của em

còn hạn hẹp nên không thể tránh được nhiều thiếu sót Rất mong được sự giúp đỡ

từ cô để bản báo cáo này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHUONG 1: BAC DIEM VA TO CHUC QUAN LY NGUYEN VAT LIEU TẠI CÔNG TY CÔ PHÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ THUONG MAI

QUỐC TẾ VITA

1.1 DA C DIEM NGUYEN VA T LIÊ U CmA CÔNG TY

1.1 Danh mục nguyên vật liệu dang đư2c sử dụng tại công ty

Công ty Cô phần Đầu tư xây dựng và Thương mại Quốc té VITA la Céng ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhà ở và làm đường giao thông công cộng nên NVL dùng trong sản xuất của Công ty chiếm tỷ trọng rất lớn (khoảng 70 — 80%) trong tông chi phí xây dựng công trình và có những đăœ điểm mang tính đặc trưng Có những NVL là sản phẩm của ngành công nghiệp như sắt, thép, xi măng Trong khi đó, có những loại NVL sau khi khai thác có thể được đưa vào

sử dụng ngay mà không cần qua chế biến như cát, đá, sỏi hoăc những NVL như gỗ, tre, nứa là sản phẩm của ngành nông lâm được sử dụng làm giàn giáo, cốt pha

Đề xây dựng một công trình, công ty cân sử dụng một lượng lớn NVL bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại mang những đặc điểm riêng khác nhau Có thê nói, NVL tại công ty có khối lượng rất lớn và giá trị cao, đồng thời cũng chiếm nhiều diện tích nên công tác vận chuyên, bảo quản cũng phát sinh rất nhiều vấn đề Thêm vào đó, nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là những loại dé

bị oxi hóa, bị hỏng nếu để trực tiếp ngoài trời hoặc không có điều kiện bảo quản tốt như sắt, thép, xi măng Vì vậy công ty đã có hệ thống kho bãi để bảo quản vật tư, tránh tình trạng mắt, thiếu vật tư làm ảnh hưởng đến quá trình xây dựng, sản xuất Thêm vào đó, công ty đã có quy định về những biện pháp bảo quản đối

với NVL tồn kho đề đảm bảo số lượng và chất lượng đáp ứng nhu cầu sử dụng

của các hạng mục công trinh

1.1.2 Phân loại và cách mã hóa nguyên vật liệu tại công ty

Nguyên liệu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng

Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất công ty

chia NVL thành các loại sau:

- NVL chính: Là NVL mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ cầu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm như: sắt, thép, cát, xi măng, đá, sỏi, gạch

- NVL phụ: là những NVL thường được dùng để hỗ trợ quá trình xây đựng,

kết hợp với NVL chính đề hoàn thiện chất lượng sản phẩm, đảm bảo nhu cầu kỹ

thuật như: sơn, vôi ve,

- Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để cung cấp năng lượng cho máy móc

và phương tiện vận tải hoạt động như xăng, dầu,

- Vật liệu khác: thường là những phế liệu được thu hồi trong quá trình sản

xuất như: sắt vụn, sỉ than

Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như trên vẫn mang tính tong quat va chua thực sự cụ thể từng loại vật liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý trong toàn

Công ty Đề đâm bảo yêu câu này, đặc biệt là công tác cập nhật và xử lý số liệu trên máy tính, Công ty đã tiến hành xây dựng một hệ thống mã NVL cho từng

loại vật tư của công ty như sau:

Hai chữ số tiếp theo thé hiện loại vật liệu và chúng được lập trên cơ sở ký

hiệu viết tắt của tên vật liệu Ví dụ:

Đá có nhiều loại : Đá 1x2, Đá2 x3

Bang 1.1: Một số kí hiệu mã hóa nguyên vật liệu cGa Công ty Cô phần Đầu

tư Xây dựng và Thương mXi Quốc tU VITA

PT PTO1 PT02

1.1.3 Tỉnh giá nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu tại công ty

Nguồn NVL sử dụng trong công ty thường đến từ thu mua trong nước Do

đó, giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào (Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ) cộng với các khoản chỉ phí vận chuyên, bốc dỡ và trừ đi các khoản khấu trừ, được giảm giá (nếu có), kế toán

hạch toán nghiệp vụ thanh toán trên các tài khoản III, 112, 141 và 331

* Đối với NVL nhập kho

Dé qua trình theo đõi giá NVL được chính xác và thống nhất, hàng ngày kế

toán sẽ dùng giá thực tế của nguyên vật liệu nhập vào đề ghi sô

Kế toán tính giá thực tế NVL nhập kho theo công thức sau:

_ - oo Các khoản chiết khấu

Giá thực tê vật Giá mua ghi Chỉ phí thu oo "

s ˆ = ˆ - + -_ thương mại, giảm giá

liệu nhập kho trên hoá đơn mua -

hàng mua Trường hợp vật liệu giao tại kho thì trong giá mua (gia thanh toán chưa có

thuế GTGT) đã bao gồm cả chỉ phí vận chuyển thì:

Giá mua ghi trên hóa đơn

Giá thực tế của vật liệu nhập kho = i -

(Giá chưa tính thué GTGT)

Ví dụ 1: Ngày 15/08/2022, Công ty thu mua 500 mỶ Cát Vàng đơn giá ghi

trên hóa đơn chưa thuế GTGT là 90.000 đồng, giao tại kho phân xưởng

Như vậy giá thực tế nhập kho cho số lượng Cát vàng này là:

500 x 90.000 = 45.000.000 (đồng)

* Đối với NVL xuất kho

Khi xuất kho vật liệu, kế toán vật tư tính giá thành thực tế của vật liệu xuất

kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ

Giá thực tế vật = Số lượng xuất x Đơn giá thực tế liệu xuất kho bình quân

Trong đó:

S Giá trị NVL tôn đầu kỳ+ Giá trị NVL nhập trong kỳ

Đơn giá bình

Sô lượng NVL tôn đâu kỳ+ sô lượng NVL nhập trong

ky

Ví dụ 2: Trong tháng tháng 07 năm 2022, Công ty có số liệu nhập xuất tồn

kho của mặt hàng Cát vàng như sau:

- Tổn đầu tháng: số lượng: 400 mỷ, trị giá: 36.500.000 đ

+ Nhập trong tháng: số lượng: 800 m}, trị giá: 71.800.000 đ

- Tri gia NVL — Cat Vang xuất kho cho sản xuất được tính như sau:

36.500.000 + 71.800.000 7007800 = 90.250/kg Nea gay

17/07/2022, Công ty xuất kho 300 m° Cát vàng Trị giá xuất kho được tính như sau: 300 x

90.250 = 27.075.000 (đồng)

12 DAC DIEM LUAN CHUYEN NGUYEN VAT LIE U CONG TY

1.2.1 Phương thức hình thành và sử dụng nên nguyên vật liệu tại công ty Căn cứ vào số lượng NVL tồn kho và yêu cầu thực tế từ công trình đặt ra,

phòng Kinh doanh của công ty sẽ lập danh sách NVL cần mua, giá thành chỉ tiết

và nộp cho Ban lãnh đạo phê duyệt Công ty thường mua NVL tại các đối tác gần

khu vực công trình để thủ tục mua bán và vận chuyên được nhanh gọn, đồng thời

giảm chỉ phí vận chuyên, đảm bảo nguyên vật liệu sẽ có kịp thời để phục vụ nhu

cầu của công trình Sau khi nhận được sự chấp thuận từ Ban lãnh đạo, phòng

kinh doanh sẽ liên lạc với các nhà cung cấp và tiễn hành thu mua vật liệu Khi NVL về đến Công ty, ban kiểm tra vâktư bao gồm đại điện kỹ thuật của Đội vật

tư, kế toán hàng hóa nguyên vâtliêw và thủ kho sẽ tiễn hành kiểm tra số lượng, quy cách, chất lượng vật tư Sau đó sẽ lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành

03 liên:

Liên 01 được giữ tại Phòng kinh doanh

Liên 02 được gửi cho kế toán hàng hóa nguyên vâtliêu

Liên 03 giao cho bên bán

Đối với vật liệu không đạt yêu cầu về thông số kĩ thuâte chất lượng hoặc

thiếu hụt thì đại diện kĩ thuật sẽ cùng phòng kinh doanh liên lạc với nhà cung cấp

đề yêu cầu trả lại Những NVL không đạt yêu cầu khi nhận được phản hồi đồng ý

trả lại của bên bán hàng sẽ được vận chuyên trả lại cho nhà cung cấp Đối với

những NVL đảm bảo yêu cầu sẽ nhập kho Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên

bản kiểm tra nguyên vatdiéw, kế toán sẽ lâpp phiếu nhâm kho theo quy định

Công ty thường thu mua nguyên vật liệu ngay tại các đối tác lớn, có uy tín

cũng như chất lượng vật liệu tốt Tuy nhiên có những thời điểm để kịp thời và

thuận tiện cho quá trình thi công, Công ty thu mua của các nhà cung cấp tư nhân,

nhỏ lẻ, tuy nhiên phải có hợp đồng mua bán rõ ràng, điều kiện hợp đồng do hai

bên thỏa thuận, riêng phân chỉ phí vận chuyên thì thường sẽ đo công ty chịu

*%% Phương thức sử dụng

Ở Công ty Cô phân Đâu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, vật liệu xuất kho chủ yếu là đùng cho sản xuất các hạng mục thi công công trình Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các công trình và được căn cứ vào nhụ

cầu sản xuất: Khi có nhu cầu sử dụng NVL, các phụ trách của công trình sẽ trình

yêu câu xin xuất kho NVL để sử dụng, sau khi được ban lãnh đạo đồng ý, thủ kho sẽ xuất kho theo đúng khối lượng NVL đã được yêu cầu

1.2.2 Hệ thông kho, bến, bãi chứa đựng, bảo quản nguyên vật liệt tại công tp

Tuy trụ sở chính của công ty được đặt trên địa bàn Thành phố Hà Nội,

nhưng những hợp đồng xây dựng của công ty lại chủ yếu đến từ khu vực miền Trung Để thuận tiện cho việc bảo quản và cung cấp NVL kịp thời cho công trình, phần lớn các kho chứa NVL của công ty đều tập trung ở khu vực tỉnh Nghệ

An Đối với những công trình ở các tỉnh thành khác, công ty sẽ sử đụng khu vực

chân công trình để làm kho bãi chứa vật liệu, tuy nhiên số lượng công trình như vậy là rất nhỏ và thường có khối lượng vật liệu không lớn

Sau khi NVL về đến công ty sẽ được tiễn hành làm các thủ tục nhập kho và

d Kho nguyên vật liệu khác: Là kho chứa các nguyên vật liệu phụ như sơn, vôi, mỡ và các NVL khác như sắt vụn Khối lượng vật tư ở kho này tuy không

lớn nhưng lại khó phân loại và sắp xếp hơn

a Kho nhiên liệu: Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho máy móc và

thiết bị vận tải của công ty, một số loại nhiên liệu có thể kê đến như xăng, than,

dầu diezel Do kho này toàn là dé dé cháy nên công tac phòng chống chảy no cũng được quan tâm hơn

Định kỳ, các cán bộ đảm báo an toàn sẽ đến kiểm tra công tác thực hiện phòng chống cháy nỗ ở các kho, đặc biệt là kho nhiên liệu Các thiết bị chữa cháy

cũng thường xuyên được kiểm tra, thay thế khi đã cũ, hỏng để đảm bảo sẽ luôn hoạt động tốt trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn Hệ thống thiết bị trong kho cũng

được trang bị tương đối đầy đủ nhằm đảm bảo an toàn một cách tối đa cho

nguyên vật liệu trong kho Nếu xây ra tình trạng mất mát nguyên vật liệu thì thủ

kho sẽ phải chịu trách nhiệm, từ khiển trách kỉ luật đến bồi thường tùy theo số lượng NVL bị mắt

Cán bộ của phòng kinh doanh, kế toán và thủ kho cùng phối hợp trong các quy trình nhập xuất vật tư, lưu giữ chứng từ theo đúng chế độ quy định, kế toán

hàng hóa sẽ là người chuyên theo đối nguyên vật liệu kết hợp với phòng kinh

doanh và đội vật tư cùng thủ kho đề hạch toán, đối chiếu ghi số chỉ tiết nguyên

vật liệu

13 TOCHUC QUAN LY NGUYEN VAT LIEU CmA CONG TY

1.3.1 Cúc nguyên tắc và mục tiéu trong quan I nguyén vat liéu

Từ đặc điểm và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý

chặt chẽ của công ty trong toàn bộ quá trình, từ khâu thu mua, vận chuyến, cất

giữ, bảo quản cho đến xuất kho, sử dụng vật liệu Tat cả các khâu phải đảm bảo

về chỉ phí giá mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm

nhằm sử dụng hợp lý tiết kiệm

Xuất phát từ yêu cầu quản lí, Công ty đã xây dựng một quy trình quản lí cho từng khâu như sau:

@ Thu mua nguyên vật liệu:

Các phương thức hình thành nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài và gia công chế tạo Công ty cũng có những quy định rõ ràng về trách

nhiệm và nghĩa vụ của từng bộ phận từ việc lập kế hoạch, tính định mức NVL

đến công tac thu mua dé dam bảo một nguồn nguyên vật liệu đầy đủ, chất lượng,

gia thanh hop li

Bên cạnh đó Công ty cũng có những nguyên tắc trong khâu thu mua như:

-_ Các nghiệp vụ mua bán phải có sự đồng ý của Giám đốc và ban lãnh đạo

Lấy bảng báo giá của các Công ty đối tác dé đâm báo nguồn nguyên liệu chất lượng, giá ca hợp lý, đảm bảo yêu cầu trong quá trình xây dựng

-_ NVL chỉ được thu mua để phục vụ nhu cầu sản xuất, xây đựng và phải có

tính chất đồng bộ

Các nghiệp vụ thu mua NVL phải có chứng từ, hóa đơn đây đủ, hợp lệ Các hợp đồng thu mua NVL với số lượng lớn phải có hợp đồng mua bán Khâu bảo quản nguyên vâtliêu

Do NVL trong công ty có những đặc thù như đã nêu nên công tac bao quan rất được chú trọng Kho, bãi phải đảm bảo sạch sẽ, thoáng mát, không âm mốc Đối với vật tư của ngành công nghiệp như các loại sắt, thép thường có yêu câu bao quan đặc biệt do giá trị lớn nhưng rất để bị hỏng do oxi hóa, rí sét Đối với xi

măng phải thường xuyên kiểm tra, tránh bị hoá đá

@ Khau dự trữ nguyên vâtcliê

Đối với khâu dự trữ NVL, Công ty hiêcnay chưa thực hiên xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL mà thường sử dụng thông tin số liêu về tồn kho do thủ kho báo cáo và yêu cầu của công trình để lên kế hoạch mua sắm Cách làm này yêu cầu thủ kho phải quản lí chătchẽ số lượng tồn kho

của các loại vâttư cũng như phải theo dõi về giá cá thị trường để có kế hoạch

hợp lí kịp thời đối với mua sắm và dự trữ

@ Khau su dung nguyén vatdiéw

Đối với xuất kho và sử dụng NVL, tùy vào từng công trình công ty dang thực hiêm mà các Đôrthi công sẽ trình lên yêu cầu xuất kho sử dụng các NVL Khi nhâm được sự chấp thuâm của Ban lãnh đạo, Thủ kho sẽ xuất kho theo đúng khối lượng NVL mà Đôkthi công yêu câu

Môksố nguyên tắc trong khâu sử dụng nguyên vâkliêư:

- Các nghiệp vụ xuất nguyên vâtcliêu phải có đầy đủ chứng từ cần thiết, có

sự ký duyêkcủa Ban lãnh đạo và các phòng ban bô phân liên quan

1.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban

Công tác quản lý nguyên vâtcliêxcần được thực hiên nghiêm túc và yêu cầu

sự tham gia của nhiều bôc phâcMỗi bộ phận đều có vai trò và trách nhiệm cụ thé

đề đảm bảo việc quản lý diễn ra suôn sẽ và hiêu quả:

Ban Giám đốc: Căn cứ vào đơn đặt hàng xây dựng, nhu cầu sử dụng vật

liệu xem xét, đánh giá các yêu cầu về vật tư có hợp lí, hiệu quả hay không, giá

thành của nhà cung cấp có hợp lý và chất lượng NVL có phủ hợp với yêu cầu của

công trình không, Nếu các chỉ tiêu trên được Ban Giám đốc đánh giá là hợp lý

và hiệu quả sẽ được phê duyệt, thông qua

Phong kinh doanh: Lap ké hoach san xuat, xac dinh mirc tiéu hao nguyén vatliéw dé tién hanh thu mua nguyên vật liệu nhập kho nhằm đảm bảo nguồn

cung cho công trình và dự trữ tại kho Bên cạnh đó, phòng kinh doanh còn có

trách nhiệm đánh gia các khía cạnh cua NVL: gia ca, chất lượng, thời gian và chỉ

phí giao hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tham gia vào công tác kiểm tra,

đánh giá vật tư được mua vào, tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm làm cơ sở cho

phiếu nhập kho

Thủ kho: chịu trách nhiệm nhập xuất và bảo quản vật tư Thủ kho dựa vào

các hợp đồng mua bán, thực hiện quá trình nhập NVL và lập, theo đõi các chứng

từ trong các giai đoạn Thủ kho dựa vào phiếu yêu cầu đã được Ban giám đốc duyệt để theo đõi lượng hàng xuất phục vụ cho công trình Bên cạnh đó, thủ kho

cần giám sát, theo dõi hàng trong kho để phát hiện hư hỏng, tôn thất, hao hụt và

mất mát nguyên liệu

Kế toán hàng hóa: Theo dõi các nghiệp vụ nhập xuất kho, tiễn hành ghi số

và lập các chứng từ, cuối tháng kế toán hàng hóa có nhiệm vụ tính toán lại giá trị

hàng tồn kho, giá nguyên vật liệu đã xuất trong kì và ghi chép, hoàn thiện số sách

kế toán

Có thể thấy, từ khâu lập kế hoạch đến tiễn hành thu mua, nhập xuất kho và

bảo quản NV đều có sự tham gia phối hợp nhịp nhàng của các phòng ban để đảm

bảo về chất lượng, số lượng, giá thành của NVL Đồng thời điều này giúp NVL

của công ty luôn sẵn sàng cung cấp đề phục vụ thi công, thuận tiện, kịp thời cho quá trình kinh doanh của công ty

10

CHUONG 2: THUC TRANG KE TOAN NGUYEN VAT LIEU TẠI CÔNG TY CO PHAN DAU TU XAY DUNG VA THUONG

MAI QUOC TE VITA

2.1, KE TOAN CHI TIET NGUYEN VA T LIE U T Al CONG TY CO PHAN

ĐẦU TƯ XÂY DUNG VA THUONG MAI QUOC TE VITA

21.1, Ching tr sw dung

Hach toan chi tiét NVL là chỉ tiết hóa các thông tin về tình hình nhập xuất

NVL, nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc quản lý và kiểm tra hoạt động kinh doanh Trong công tác quản lý NVL, kế toán hàng hóa NVL có nhiệm vụ

phải theo dõi sát sao, hạch toán chỉ tiết tình hình nhập, xuất, tồn của NVL Do vậy, yêu cầu đặt ra là phòng kế toán và các thủ kho phải có liên kết chặt chẽ với

nhau, đảm bảo tính chính xác, phù hợp trong việc lập các chứng từ, sô sách của các nghiệp vụ phát sinh trong kỉ và tăng hiệu quả trong công tác quản lý

Các chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu xuất, nhập kho

Sau khi nhận được sự chấp thuận của Ban Giám đốc vẻ kế hoạch thu mua

NVL, Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành mua NVL ở các công ty đối tác Với những

nghiệp vụ mua bán hàng hóa có giá trị lớn, công ty thường yêu cầu đối tác lập

Biểu 2.1: Hap đồng mua bán số 1907 - HĐMB

Công ty Cô phân Đầutư CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Xây dựng và Thương mại Độc lập — Tự do - Hạnh phúc

HOP DONG MUA BAN HANG HOA Hop déng s6: 1907 - HDMB

12

Căn cứ pháp lệnh hợp đông kinh tế của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng

dan thi hành của các cấp, các ngành

Căn cứ vào đơn chào hàng (đặt hàng hoặc sự thực hiện thỏa thuận của hai bên)

Hôm nay ngày 19 tháng 07 năm 2022

Tại Công ty Cô phân Đâu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, Chúng tôi

gồm:

Bên A

Tên Công ty: Công ty Cô phân Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA Dia chi: Nha C29, lô 9, khu đô thị mới Định Công, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội

Mã số thuế: 0105901509

Đại diện là: Bà Lê Quỳnh Thái

Chức vụ: Giám đốc

Bên B: Công ty TNHH Đâu tư tổng hợp Minh Nhật

Tên Công ty:

Địa chỉ: Số 17, ngõ 6, đường Siêu Hải, khối 14, Phường Cửa Nam, Thành phố Vinh,

Điều 1: Chi tiét hàng hóa, số lượng, đơn giá:

Điêu 2: Chất lượng và quy cách hàng hóa

Chất lượng mặt hàng được đảm bảo theo đúng quy định của Công ty

Điêu 3: Phương thức giao nhận

1 Bên A giao cho bên B theo lịch sau: trong vòng 15 kề từ ngay hợp đồng hiệu

lực

2 Phương tiện vận chuyên và chi phí vận chuyển do bên B chịu

3 Chi phí bốc xếp (mỗi bên chịu một đâu)

4 Quy định lịch giao nhận hàng hóa mà bên mua không đến nhận hàng thì phải

chịu chi phí lưu kho bãi theo quy định của Bộ tài chính Nếu phương tiện vận

chuyên bên mua đến mà bên bán không có hàng giao thì bên bán phải chịu chi phi

thực tế cho việc điều động phương tiện

5 Khi nhận hàng, bên mua có trách nhiệm kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa tại chỗ Nếu phát hiện hàng thiểu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lượng v.v

thì lập biên bản tại chỗ, yêu câu bên bán xác nhận Hàng đã ra khỏi kho bên bán không chu trách nhiệm (trừ loại hàng có quy định thời hạn bảo hành)

Trường hợp giao nhận hàng theo nguyên đai, nguyên kiện, nếu bên mua sau khi chở về nhập kho mới hiện có vi phạm thì phải lập biên bản gọi cơ quan kiểm tra trung gian đến xác nhận và phải gửi đến bên bán trong hạn 10 ngày tính từ khi lập biên bản Sau 15 ngày nếu bên bán đã nhận được biên bản mà không có ý kiến gì

thi coi như đã chịu trách nhiệm bôi thường lô hàng đó

6 Mỗi lô hàng khi giao nhận phải có xác nhận chất lượng bằng phiếu hoặc biên bản kiêm nghiệm; khi đến nhận hàng, người nhận phải có đủ:

-_ Giấy giới thiệu của cơ quan bên mua

- _ Phiếu xuất kho của cơ quan bên bán

- _ Giấy chứng minh nhân dân

14

Điều 4: Bảo hành và hướng dẫn sử dụng hàng hóa

Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lượng và giá trị sử dụng loại hàng

cho bên mua trong thời gian là 02 tháng

Bên bán phải cung cấp đủ mỗi đơn vị hàng hóa một giấy hướng dẫn sử dụng (nếu cân)

Điều 5: Phương thức thanh toán

Bên A thanh toán cho bên B băng hình thức chuyển khoản trong thời gian

30 ngày kê từ ngày giao hàng

Điều 6: Trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên, không

được đơn phương thay đôi hoặc hủy bỏ hợp đông, bên nào không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng mà không có lý do chính đáng thi sé bi

phạt tới 10 % giá trị của hợp đồng bị vi phạm (cao nhất là 12%)

Bên nào vi pham các điều khoản trên đây sẽ phải chiu trách nhiém vat chat theo

quy định của các văn bản pháp luật có hiệu lực hiện hành về phat vi phạm chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, thanh toán, bảo hành v.v mức phạt cụ thé

đo hai bên thỏa thuận dựa trên khung phạt Nhà nước đã quy định trong các văn

Biểu 2.2: Hóa đơn GTGT

Số tài khoản: 0101001162065 Tại ngân hàng: TCB - CN Nghệ An

HÓA ĐƠN GTGT Mau sé: 01GTKT3/001

Lién 2: Giao cho khach hang Ký hiệu: AA/19P

Ngày 21 tháng 07 năm 2022 Số: 0044330

- Ho tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tuấn

- Don vi: Công ty Cô phân Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA

-_ Mã số thuế: 6200084456

-_ Địa chỉ: Nhà C29, lô 9, khu đô thị mới Định Công, Phường Định Công, Quận

Hoàng Mai, Thành phố Hà Nôi

-_ Hinh thức thanh toán: CK/TM

Thuế suất GTGT: 10% Tiên thuê GTGT: 83.500.000

Số tiên viết băng chữ: Chín trăm mười tám triệu năm trăm nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng

(Ký ghỉ rõ họ tên) (Ký ghỉ rõ họ tên)

16

(Nguén: Phong ké todn)

- Sau khi vật liệu đã được chuyên về, Công ty sẽ lập ban kiểm nghiệm dé

kiểm tra quy cách, chất lượng, số lượng sản phẩm để đảm bảo NVL mua về được

thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký, trước khi tiễn hành nhập kho hay xuất thẳng

cho công trinh

Biểu 2.3: Biên bản kiếm nghiệm vật tư

Đơn vị: Công ty Cô phân Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA

Bộ phận: Kho vật liệu

BIEN BAN KIEM NGHIEM VAT TƯ

Ngày 21/07/2022 Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế số 1907-HĐMB ngày 19/07/2022 của Công ty

Cô phan Dau tư Xây đựng và Thương mại Quốc tế VITA voi Công ty TNHH Đâu

tư tông hợp Minh Nhật Căn cứ vào hoá đơn số 0044330 ngày 21/07/2022 của Công

ty TNHH Đầu tư tông hợp Minh Nhật

Ban kiểm nghiệm gồm có:

-_ Bà Nguyễn Ngọc Nhi Chức vụ: Kế toán hàng hóa - Trưởng ban

- _ Ông Nguyễn Huy Hoàng Chức vụ: Thủ kho - Uỷ viên

- _ Bà Nguyễn Thanh Thuỷ Chức vụ: Cán bộ thu mua - Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại:

(Nguén: Phong ké todn)

- Sau khi kiểm nghiệm xong, kế toán hàng hóa cùng thủ kho tiễn hành lập phiếu nhập kho cho số hàng hóa đã đảm bảo yêu cầu:

Biểu 2.4: PhiUu nhập kho

Đơn vị: Công ty Cô phân Đâu tư Xây dựng và Mẫu số 01-VT

Thương mại Quốc tế VITA (Thông tư số 200/2014/TT- BTC

Bộ phận: Kho Công ty ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng)

PHIẾU NHẬP KHO Số: 105

Ngày 21 tháng 07 năm 2022

Nợ TK 152: 835.000.000

Có TK 331: 835.000.000

-_ Nguôn nhập: Công ty TNHH Đầu tư tông hợp Minh Nhật

-_ Nhập tại kho: Kho Công ty

(Băng chữ: Tám trăm ba mươi lăm triệu đông.)

Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho

(Ký, ghỉ rõ họ tên) (Ký, ghỉ rõ họ tên) (Kỹ, ghi rõ họ tên)

18

(Nguén: Phong ké todn) Ngày 22/07/2022, Công ty thanh toán tiền mua thép theo Ủy nhiêm chỉ

Ngân hàng đã gửi Giấy báo nợ về việc thanh toán cho Công ty TNHH Đầu tư tong hop Minh Nhatesé tiền 918.500.000

Biểu 2.5: Uỷ nhiệm chỉ

UỶ NHIỆM CHI

` | Liên 2 Ngày 22 tháng 07 năm 2022

CHUYÊN KHOẢN CHUYỂN TIÊN ĐIỆN TỬ Số: 16

Tên đơn vi tra tiên: Công ty Cô phân Đầu tư Xây dựng và | PHAN DO NGAN Thương mại Quốc tế VITA HÀNG GHI

Số tài khoản: 19026325681012

Tại Ngân hàng: TECHCOMBANK

Chi nhánh: Trần Duy Hưng, Hà Nội

Tên đơn vị nhận tiên: Công ty TNHH Đâu tư tổng hợp | TÀI KHOẢN CÓ

Băng chữ: Chín trăm mười tám triệu năm trăm nghìn dong

Nội dung: TT tiên hàng cho Công ty TNHH Đâu tư tông hợp Minh Nhật theo

Biểu 2.6: Hoá đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AD/15P

Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0003191

Đơn vị bán hàng: Tông Công ty Hóa dâu Petrolimex

Mã số thuế: 0102759646

Địa chỉ: Tang 18 Toa nhà Mipec 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty Cô phân Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dẫu)

(Nguồn: Phòng kế toán)

- Ngày 29 tháng 07 năm 2022, Công ty thanh toán tiền mua dầu Diezen cho

ông Hoàng với tổng số tiền đã thanh toán là 9.702.000 đồng

20

Biểu 2.7: PhiUu chi

Đơn vị: Công ty Cô phân Đâu tư Xây dựng và Mẫu số 02-TT

Thương mại Quốc tế VITA (Thông tư số 200/2014/TT- BTC

Địa chỉ: Nhà C29, lô 9, khu đô thị mới Định ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng) Công, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai,

Thành phố Hà Nội

PHIẾU CHI Số: 201

Ngày 29 tháng 07 năm 2022

Họ tên người nhận tiên: Nguyễn Tiến Hoàng

Địa chỉ: Công trình sân vận động TP Vĩnh

Lý do chỉ: Thanh toán tiên Dau Diezen

Số tiên: 9.702.000 đồng

-_ Viết bằng chữ: Chín triệu, ba trăm bảy mươi hai ngàn đông chăn

Kèm theo: 01 Chứng từ gốc

Người lập Người nhận Thủ quỳ Kế toán Thủ trưởng đơn vị

phiếu tiên (Kỹ, họ trưởng (Ký, đóng dấu)

(Ky, ho tên) (Ky, ho tén) tén) (Ký, họ tên)

- Đã nhận đủ số tiên: Chín triệu, bảy trăm lẻ hai ngàn đông chăn

(Nguằn: Phòng kế toán)

Biểu 2.8: PhiUu đề nghị cấp vật tư CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hanh phic

PHIEU DE NGHI CAP VAT TU

Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty Cé phan Dau tu Xéy dung va Thuong mai

Quốc tế VITA

Tên tôi là: Nguyễn Văn Đức

Chức vụ: Cán bộ kỹ thuật công trường xây Công trình sân vận động TP Vinh

Theo yêu câu của việc thi công công trình, đề nghị Lãnh đạo Công ty phê duyệt cấp phát vật tư đề công trình được thi công theo đúng kế hoạch

Số lượng vật tư bao gồm:

- Ngày 26 tháng 07 năm 2022, đề nghị cung ứng vật tư của Đội xây lắp số

4 đã được duyệt Thủ kho xuất kho 800 cây Thép ® 16 và tiễn hành lập phiếu

xuất kho Do doanh nghiệp tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền nên khi lập phiếu xuất kho, kế toán chỉ ghi số lượng xuất kho, để trống

phần đơn giá và thành tiền Cuối kì, sau khi tính được đơn giá hàng tồn kho, kế

toán tiền hành ghỉ bô sung vào phiếu xuất kho

Cụ thê, trong tháng 7 năm 2022, doanh nghiệp tồn đầu kì 1000 cây Thép ®

16, gia trị 185.000.000 đồng, trong kì mua thêm 1000 cây có giá trị 187.000.000

nghìn Như vậy:

22

Đơn vị: Công ty Cô phân Đâu tư Xây dựng và Mẫu số S10-DN

Thương mại Quốc tế VITA (Thông tư số 200/2014/TT- BTC

Địa chỉ: Nhà C29, lô 9, khu đô thị mới Định ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng) Công, Phường Định Công, Quận Hoàng Mai,

Đối tượng sử dụng: Nợ TK 621: 148.800.000

Xuất tại kho: Kho Công ty Có TK 1521: 148.800.000

Số | Tên nhãn hiệu Mã | Theo dự| Thực - +

TT | qui cách vật tư Đơn vị VT| toán xuất Dom gia | Thành tiên

Cộng thành tiên: Hai trăm hai mươi lăm triệu, chín trăm nghìn đông

Người lập phu Ngườinhận Thủkho KTTruéng Giám đốc

(Ky, ho tên) (Ky, ho tén) — (Ky, ho tén) (Ky, ho tén) (Ky, ho tén)

kì, doanh nghiép tén 500 cây Thép ® 28, gia tri 300.000.000 déng, trong ki

doanh nghiệp mua 1000 cây với giá trị 605.000.000 đồng

Đơn giá của Thép ® 28 trong ki:

Biêu 2.10: Phiêu xuất kho

Đơn vị: Công ty Cô phần Đâu tư Xây dựng và Mẫu số S10-DN Thương mại Quốc tế VITA (Thông tư số 200/2014/TT- BTC

Địa chỉ: Nhà C29, lô 9, khu đô thị mới Định Công, ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng)

Phường Định Công Quận Hoàng Mai, Thành phố

Đối tượng sử dụng: Nợ TK 621: 301.666.500

Xuất tại kho: Kho Công ty Có TK 1521: 301.666.500

Số | Tên nhãn hiệu qui | Đơn | Mã |Theodự| Thực " - 3

TT cach vật tư vi VT toán xuất Đơn giá| Thành tiền

Cộng thành tiên: 8a trăm lẻ một triệu sáu trăm sáu mươi sáu nghừn năm trăm đông

Người lập phiêu Người nhận Thủ kho KT Trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ky, ho tên) (Ky, ho tén) (Ky, ho tén) (Ky, ho tén)

(Nguén: Phong ké todn)

24

2.1.2 Quy trinh ghi sé kế toán chỉ tiết nguyên vật liệu

Tại Công ty Cô phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại Quốc tế VITA, kế

toán áp dụng phương pháp kiêm kê là kê khai thường xuyên kết hợp với phương

pháp ghi thẻ song song để hạch toán chỉ tiết NVL

* Tại kho: Thủ kho lập thẻ kho để theo dõi tình trạng nhập - xuất - tồn của

từng NVL vẻ mặt số lượng Mỗi thẻ kho sẽ được lập theo dõi cho mỗi NVL khác

nhau Trong tháng, mỗi chứng từ nhập, xuất sẽ được ghi trên một đòng của thẻ

kho Cuối tháng, thủ kho tiến hành tính toán số lượng nhập xuất trong kì, từ đó

tính ra số ton kho NVL cuối tháng

* Tại phòng kế toán: Kế toán hàng hóa theo dõi, ghỉ chép các nghiệp vụ nhập xuất vào sô chỉ tiết NVL Số này có kết cấu tương tự thẻ kho nhưng thêm

vào cột đơn giá và thành tiền, nhằm theo dõi cả số lượng, giá trị của từng loại NVL

Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất, kế toán tiễn hành kiêm tra

và ghi vào số chỉ tiết NVL Đối với chứng từ xuất kho, kế toán sẽ phải dé trong phần đơn giá trong số chỉ tiết do đơn giá xuất kho đến cuối kì mới được tính

toán

Định kì kế toán sẽ phải kiêm tra số liệu trên sô chỉ tiết và thẻ kho Đến cuối tháng sẽ phải tính ra số tồn kho và và hoàn thành phân giá trị xuất kho trên sô chỉ tiết NVL, cuối cùng là đối chiếu với số kế toán tong hop