Giáo trình tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao

Khởi động chương trình Word 2010 Để khởi động chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau: Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>

XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một loại kí hiệu nhất định Văn bản đƣợc hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới 1 mục tiêu giao tiếp nhất định

1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

Soạn thảo văn bản là công việc liên quan đến văn bản nhƣ soạn các thông báo, đơn từ, báo cáo, … Ngày nay, văn bản đƣợc soạn thảo trên máy tính ngày càng phổ biến, với nhiều điểm vƣợt trội hơn so với việc soạn thảo bằng các phương tiện truyền thống Văn bản khi được soạn thảo trên máy tính được thực hiện độc lập giữa việc gõ văn bản và trình bày, ngoài ra trong văn bản còn có thể chứa nhiều nội dung khác nhƣ hình ảnh, công thức toán học, bảng biểu, … Để có thể soạn thảo văn bản trên máy tính, chúng ta cần phải cài đặt cho máy tính một hệ soạn thảo văn bản

Hệ soạn thảo văn bản là một phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện các thao tác liên quan đến công việc soạn thảo văn bản Một số chức năng chính của hệ soạn thảo văn bản bao gồm:

- Tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và in ấn tài liệu

- Sao chép, dán, di chuyển và xóa văn bản trong một tài liệu

- Định dạng văn bản nhƣ loại font chữ, in đậm, gạch chân hoặc nghiêng

- Tạo và chỉnh sửa bảng biểu

- Chèn các yếu tố từ các phần mềm khác nhƣ hình ảnh minh họa

- Sửa lỗi chính tả và ngữ pháp

- Xử lý văn bản bao gồm một số công cụ để định dạng các trang

Ngày nay, có nhiều ứng dụng soạn thảo và xử lý văn bản khác nhau, một trong những ứng dụng đƣợc sử dụng rộng rãi đó là hệ soạn thảo Microsoft Word của hãng Microsoft; WordPerfect của Corel; Writer nằm trong bộ phần mềm mã nguồn mở OpenOffice

HỆ SOẠN THẢO MICROSOFT WORD

2.1 Giới thiệu hệ soạn thảo Microsoft Word

Hệ soạn thảo Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay của hãng Microsoft, nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô, các hiệu ứng nhƣ phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản đƣợc thuận tiện hơn Ngoài ra, trong Word các công cụ hỗ trợ soạn thảo ngày càng phát triển nhƣ công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp với nhiều ngôn ngữ soạn thảo khác nhau để hỗ trợ người sử dụng,…

Hệ soạn thảo Word là một phần của bộ phần mềm Microsoft Office, do đó nó có thể chia sẻ dữ liệu với nhiều ứng dụng trong bộ phần mềm nhƣ Microsoft

Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook

Phiên bản Word 2010 trở đi có sự cải tiến lớn về mặt giao diện Vì vậy, giáo trình sẽ tập trung trình bày về hệ soạn thảo Word 2010

2.2 Khởi động và thoát khỏi chương trình Word 2010

2.2.1 Khởi động chương trình Word 2010 Để khởi động chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>Microsoft Word

- Bạn chọn vị trí cần lưu văn bản

- Sau đó vào Menu file trên của sổ Window (hoặc click chuột phải lên vùng trống bên vùng phải của cửa sổ) sau đó bạn chọn New>Microsoft Office Word Document

- Một file văn bản mới đƣợc khởi tạo, bạn đặt tên cho file mới tạo

- Click đúp chuột vào file vừa tạo để mở cửa sổ soạn thảo chương trình Microsoft Word 2010

Cách 3: Click đúp chuột lên biểu tƣợng trên màn hình nền Desktop của Window

2.2.2 Thoát khỏi chương trình Word 2010 Để thoát khỏi chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

Cách 1: Click vào biểu tượng phía trên bên phải của màn hình chương trình soạn thảo văn bản

Cách 2: Click vào biểu tƣợng Customize Quick Access Toolbar ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ soạn thảo > Close

Cách 3: Click vào thẻ File > chọn lệnh Exit để đóng tất cả chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word 2010

Cách 4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2.2.3 Giao diện làm việc của chương trình Word 2010

Với thanh Menu và thanh công cụ theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ đƣợc chia ra theo từng thẻ riêng biệt trên Menu chứ không hiển thị ra toàn bộ nhƣ kiểu Menu cũ của bộ Microsoft Office 2003

Trong chương trình Word 20010, thanh Ribbon có 3 thành phần cơ bản đó là: Thẻ (Tab), nhóm (Group) và lệnh (Command)

- Thẻ (Tab): Hệ soạn thảo văn bản Word 2010 có 7 thẻ cơ bản nằm ngang ở phía trên, bao gồm các thẻ nhƣ: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View Mỗi thẻ đại diện cho một vùng hoạt động riêng biệt, cụ thể nhƣ sau:

+ Thẻ Home: Sử dụng cho các định dạng và các thao tác cơ bản nhƣ sao chép, cắt dán văn bản…

+ Thẻ Insert: Sử dụng cho công việc chèn bảng biểu, hình ảnh,…

+ Thẻ Page Layout: Dùng cho các thao tác định dạng trang văn bản

Trang giấy soạn thảo văn bản 2

+ Thẻ References: Dùng trong các chức năng tạo mục lục tự động, trích dẫn tài liệu tham khảo, …

+ Thẻ Mailings: Sử dụng cho các thao tác tạo và trộn thƣ

+ Thẻ Review: Thiết lập mật khẩu bảo vệ văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, … + Thẻ View: Hiển thị các chế độ xem văn bản

- Nhóm (Group): Mỗi thẻ bao gồm nhiều nhóm, mỗi nhóm là tập hợp các đối tƣợng có liên quan mật thiết với nhau

+ Đối với thẻ Home có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ Insert có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ Page Layout có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ References có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ Maillings có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ Review có các nhóm sau:

+ Đối với thẻ View có các nhóm sau:

- Lệnh (Command): Mỗi lệnh có thể là một nút, một vùng để nhập nội dung hoặc một menu

Lưu ý: Ngoài 7 thẻ chính như đã nói ở trên, trong Word 2010 còn có một số thẻ phụ khác nhƣ là thẻ Format

Thẻ Format xuất hiện khi bạn chèn một hình ảnh vào trong Word hoặc

Click vào 1 hình ảnh nào đó trong màn hình soạn thảo Trong thẻ Format này sẽ có các lệnh liên quan đến việc xử lí hình ảnh trong Word, bạn có thể hiệu chỉnh liên quan đến hình ảnh nhƣ cách văn bản bao quanh tấm ảnh hoặc cách cắt những phần thừa của ảnh…

Nếu nhƣ bạn click ra ngoài bức ảnh, thẻ Format sẽ biến mất

Trong Word 2010, bạn có thể hiển thị văn bản theo nhiều cách khác nhau

Sự thay đổi chế độ hiển thị sẽ không làm thay đổi nội dung văn bản, nó chỉ thay đổi cách nhìn của bạn đối với văn bản Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh trạng thái nằm bên dưới cửa sổ soạn thảo để tùy chỉnh giữa các chế độ

* Chế độ Print Layout: Chế độ này sẽ hiển thị chi tiết văn bản, các định dạng và đồ họa đƣợc hiển thị chính xác nhƣ khi chúng xuất hiện trên trang in Chế độ này thường dùng để kiểm tra cách trình bày thiết kế, bố cục, xử lý văn bản và đồ họa trước khi in ấn

* Chế độ Web Layout: Chế độ này sẽ hiển thị văn bản dưới dạng Web Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường Văn bản được hiển thị chế độ này sẽ không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ Các dòng văn bản đƣợc chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều đƣợc nhìn thấy

Ngoài các thay đổi hiển thị đã trình bày, bạn có một số cách khác để thay đổi hiển thị văn bản khi làm việc như phóng to/thu nhỏ kích thước hiển thị văn bản trên màn hình, hiển thị văn bản trên hai vùng đồng thời

* Phóng to/thu nhỏ màn hình: Bạn có thể phóng to/thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn bản bằng cách vào menu View/Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control để chọn tỉ lệ phần trăm hiển thị

* Hiển thị hai vùng văn bản đồng thời: Trong quá trình soạn thảo, đôi khi bạn muốn tách màn hình hiển thị ra để thấy hai phần văn bản khác nhau cùng một lúc Để tách màn hình hiển thị ra làm hai phần, bạn thực hiện bằng lệnh View/split và bỏ việc chia cửa sổ bằng lệnh View/remove split

2.2.5 Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo

Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong Word là tiếng Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho hệ thống Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động mới đƣợc chính xác Để thiết lập lại ngôn ngữ soạn thảo trong Word 2010, bạn thao tác nhƣ sau:

Language, bạn chọn tính năng Set

Proofing Language để mở hộp thoại

- Tại hộp thoại Language, ta thực hiện các thao tác sau:

+ Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo

+ Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả

+ Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ đƣợc chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống sẽ hỏi lại một lần nữa Lúc này, bạn có thể chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định

+ Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập

2.3 Thao tác cơ bản trong Word 2010

2.3.1 Tìm và mở một văn bản có sẵn Để mở 1 văn bản đã lưu trong máy tính, bạn có thể thực hiện một trong các cách sau đây:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Cách 2: Click chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar > Open Hộp thoại Open hiển thị ra, bạn chọn file cần mở rồi nhấn nút Open

Cách 3: Nhấn chuột vào Thẻ File > Open

Tại hộp thoại Open, bạn tìm đường dẫn đến văn bản muốn mở bằng thao tác nhƣ sau:

- Chọn nơi lưu trữ văn bản bằng cách lựa chọn từ các ổ đĩa hiển thị dọc bên trái hộp thoại

- Để lựa chọn file văn bản cần mở, bạn kích đúp chuột trái vào tên file văn bản đó hoặc kích chuột trái vào file rồi nhán nút Open trên hộp thoại Lúc này màn hình Word sẽ mở ra nội dung file văn bản đó

2.3.2 Chuyển một tài liệu từ định dạng khác thành văn bản làm việc

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Mặc định, tài liệu của chương trình Word 2003 được lưu với định dạng là

Mặc định, tài liệu của chương trình Word 2010 được lưu với định dạng là

*.DOCX Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở đƣợc trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cần cài thêm chương trình chuyển đổi, Microsoft Word 2010 cho phép bạn lưu tài liệu với định dạng Word 2003 Cụ thể có các định dạng lưu như sau:

- Word 97 - 2003 Document (*.doc) Word 2003 trở về trước

- Word Document  Word 2007 trở về sau

2.3.5 Lưu văn bản đã tồn tại trong hệ thống với 1 tên mới

Nếu file văn bản trước đó đã được lưu trong hệ thống mà bạn muốn lưu nó với 1 tên mới thì bạn thực hiện nhƣ sau: Chọn thẻ File> Save As

Lưu ý: Để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ hoặc đề phòng trường hợp bị treo máy khi đang làm việc, bạn có thể sử dụng chức năng sao lưu tự động theo chu kỳ bằng cách như sau: Chọn thẻ File > Options > Chọn thẻ Save , sau đó đặt thời gian lưu tự động cho file văn bản, cuối cùng là bạn nhấn OK để hoàn thành quá trình

3.Chọn vị trí cần lưu

5 Định dạng văn bản muốn lưu

2.4 Biên tập nội dung văn bản

2.4.1 Các thành phần của văn bản

Trong một văn bản có thể có một hoặc nhiều trang, trong một trang có thể có một hoặc nhiều đoạn, trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu, trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ và trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự Do đó khi nhập văn bản chúng ta cần phải tuân thủ các quy tắc nhƣ sau:

- Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (space)

- Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?)

- Một đoạn đƣợc văn bản kết thúc bởi phím Enter

- Một trang đƣợc kết thúc bởi dấu ngắt trang (Page break)

2.4.2 Chọn văn bản a Chọn khối văn bản Để chọn một khối văn bản, bạn thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Nhấp giữ chuột trái từ điểm đầu đến điểm cuối của văn bản cần chọn

- Nhắp chuột trái tại điểm đầu đoạn văn bản cần chọn để đặt con trỏ text

4 Đặt thời gian lưu tự động

- Nhấn giữ phím Shift và nhấp chuột trái ở điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn

- Dùng các phím Home (về đầu), End (về cuối) đễ đặt con trỏ text

- Nhấn giữ phím Shift và phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển con trỏ text đến điểm cuối của đoạn văn bản cần chọn b Chọn toàn bộ văn bản Để đánh dấu toàn bộ văn bản chúng ta có thể dùng những cách nhƣ sau: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

Cách 2: Chọn Thẻ Home > Nhóm Editing >chọn nút lệnh Select > Select All

Cách 3: Sử dụng cách thức chọn khối văn bản nhƣ đã trình bày ở mục trên

2.4.3 ao ch p văn bản a Sao chép dạng văn bản

Một trong những công cụ định dạng hữu ích nhất trong Word là Format

Painter Bạn có thể dùng nó để sao chép dạng văn bản từ một đoạn văn bản này đến một hoặc nhiều đoạn khác và để thực hiện chức năng này, dùng chuột là tiện lợi nhất

- Bước 1: Đầu tiên đánh khối văn bản có dạng cần chép

+ Cách 1: Click chuột trái một lần vào nút Format Painter nếu bạn muốn dán dạng vào một đoạn văn bản khác Bấm kép nút Format Painter nếu bạn muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn bản khác

+ Cách 2: Bạn nhấn chuột phải lên đoạn văn bản vừa chọn, sau đó chọn lệnh Format Painter

- Bước 3: Để dán dạng vào những đoạn văn bản nào thì chỉ cần đánh khối chúng là xong

Lưu ý: Nhấn phím ESC để tắt chức năng Format Painter nếu trước đó bạn bấm kép nút Format Painter b Sao chép văn bản

- Bước 1: Đánh dấu chọn đoạn văn bản

- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard >Chọn nút lệnh Copy (Ctrl + C)

- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ

Home > Nhóm Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl

2.4.4 Di chuyển đoạn văn bản

- Bước 1: Đánh dấu chọn đoạn văn bản

- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard > chọn nút lệnh Cut (Ctrl + X)

- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ Home > Nhóm

Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl + V)

2.4.5 Xóa đoạn văn bản Để thực hiện xóa một ký tự, một từ hay một đoạn văn bản, bạn có thể thực hiện theo các cách sau đây:

Cách 1: Nhấn phím Delete trên bàn phìm để xoá ký tự tại ví trí bên phải con trỏ text

Cách 2: Nhấn phím Backspace trên bàn phím để xoá ký tự liền trái vị trí con trỏ text

Cách 3: Nhấn phím Insert để chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và thay thế (Overwrite) ký tự

25 Để thực hiện xóa khối văn bản, chúng ta cần chọn khối văn bản cần xóa, sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím

2.4.6 Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace) a Tìm kiếm (Find)

- Để tìm kiếm từ trong Word 2010 thì bạn chọn thẻ Home > nhóm Editing > nút lệnh Find > Find hoặc bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F

- Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn thẻ Find, tại mục Find what bạn nhập nội dung văn bản muốn tìm kiếm b Thay thế (Replace) Để thay thế lần lƣợt các từ,cụm từ bằng một loạt các từ mới, bạn thực hiện nhƣ sau:

- Bạn chọn thẻ Home > nhóm Editing > nút lệnh Replace hoặc bạn nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H

- Hộp thoại Find and Replace hiển thị, bạn chọn thẻ Replace:

+ Mục Find what: bạn nhập từ, cụm từ muốn tìm kiếm để thay thế

+ Mục Replace with: bạn nhập từ, cụm từ thay thế

- Sau đó bạn nhấn vào các nút lệnh sau để hoàn tất việc tìm kiếm và thay thế: + Replace: Đánh dấu và thay thế từng từ đƣợc tìm thấy

+ Replace All: Thay thế tất cả các từ đƣợc tìm thấy

Nhập từ cụm từ muốn tìm

1 Nhập từ cụm từ muốn tìm

2 Nhập từ, cụm từ muốn thay thế

2.5 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt

Trong quá trình soạn thảo văn bản, chúng ta không thể tránh khỏi các lỗi sai sót về chính tả, vì thế mà chúng ta luôn cần các công cụ kiểm tra lỗi chính tả một cách tự động để hạn chế các lỗi chính tả mắc phải

2.5.1 Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả

- Trên thanh Ribbon > thẻ File > Options

- Tại thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hoặc hủy dấu tích ở mục Check spelling as you type để chọn hoặc hủy chọn kiểm tra lỗi chính tả tự động

Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong MS Word là tiếng

Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho hệ thống MS Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động mới đƣợc chính xác

2.5.2 Chế độ tự động sửa từ ngữ (Autocorrect)

Chức năng AutoCorrect giúp bạn tự động sửa những lỗi sai thường xuyên xảy ra trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đƣa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng a Tạo một mục AutoCorrect

- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File>Options>Proofing>AutoCorrect Options…,

+ Gõ tên tắt vào ô Replace

+ Nhập nội dung đầy đủ vào ô With

+ Click vào nút Add để tạo mục và click vào nút OK để hoàn thành b Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu Để chèn AutoCorect vào tài liệu, bạn đƣa dấu nháy con trỏ đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng (Spacebar), phím Tab hoặc Enter c Xóa một mục AutoCorrrect

27 Để xóa một mục AutoCorect, bạn vào lại cửa sổ AutoCorrect và chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó click vào nút Delete

3.1 Định dạng văn bản (text)

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn in đậm

Bước 2: Tại thẻ Home > nhóm Font > chọn nút lệnh Bold hoặc tổ hợp phím Ctrl + B

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn in nghiêng

Bước 2 Tại thẻ Home > nhóm Font >chọn nút lệnh Italic hoặc tổ hợp phím Ctrl + I

- Gạch dưới các từ: Để gạch dưới các từ trong chương trình soạn thảo văn bản Word 2010, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn gạch chân dưới

Bước 2 Tại thẻ Home > nhóm Font > chọn nút lệnh Underline hoặc tổ hợp phím Ctrl + U

- Gạch dưới các từ, trừ khoảng trắng:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới

Bước 2: Tại thẻ Home > nhómFont, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK

- Gạch nét đôi ở dưới từ:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới

Bước 2: Tại thẻ Home > nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đôi, sau đó nhấn

- Đường gạch dưới trang trí:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn gạch dưới

Bước 2: Tại thẻ Home > Nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên ở góc dưới bên phải

Bước 3: Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích, sau đó nhấn

OK để hoàn tất việc chọn đường gạch chân cho đoạn văn bản

 Đổi màu chữ Để đổi màu cho chữ, trước hết bạn phải chọn đoạn văn bản mà bạn muốn đổi màu, sau đó bạn thực hiện theo các cách nhƣ sau:

Chọn màu cho gạch chân

Cách 1: Nhấn phải chuột vào đoạn văn bản mà bạn vừa chọn để hiển thị công cụ Mini, sau đó bạn vào nút để chọn màu mình muốn đổi việc đổi màu chữ Cách 2:Vào thẻ Home > nhóm

Font > chọn nút lệnh Font Color

> Chọn màu mình muốn đổi

NHÚNG CÁC ĐỐI TƢỢNG KHÁC NHAU VÀO VĂN BẢN

Style tương tự như thao tác tạo Style mới

4 NHệNG CÁC ĐỐI TƢỢNG KHÁC NHAU VÀO VĂN BẢN

4.1.1 Tạo bảng Để tạo một bảng, bạn thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn tạo bảng

Bước 2: Chọn thẻ Insert > Nhóm Tables > Chọn nút lệnh Tables Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 3 cách sau:

- Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột

Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo

- Cách 3: Chọn vào Draw Table để tạo bảng biểu bằng cách vẽ bảng.

4.1.2 Định dạng đường viền và màu nền cho bảng

Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tô chọn bảng cần tạo đường viền

> Chọn nút lệnh Borders > Chọn Borders and Shading để hiển thị hộp thoại khung và màu nền

Bước 3: Thực hiện như định dạng khung và màu nền cho đoạn văn bản

4.1.3 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu

 Chèn dòng và cột Để chèn thêm dòng và cột mới vào bảng biểu, bạn thực hiện nhƣ sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn chèn dòng hoặc cột mới

Bước 2: Tại thẻ Layout >Nhóm Rows & Columns Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dòng và cột nhƣ sau:

: Chèn dòng mới nằm trên dòng đƣợc chọn

: Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn

: Chèn cột mới nằm bên trái cột đƣợc chọn

: Chèn cột mới nằm bên phải cột đƣợc chọn

 Xóa bảng, xóa dòng, xóa cột Để xóa bảng, xóa dòng hoặc xóa, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn xóa

Bước 2:Thẻ Layout > Nhóm Rows & Columns > Chọn nút lệnh Delete

Tại nút lệnh này, có các mục nhƣ sau:

 Trộn ô (Merge Cells): Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo 2 cách nhƣ sau:

- Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà bạn muốn trộn

- Bước 2: Thẻ Layout > Nhóm Merge > Chọn nút lệnh Merge Cells

- Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà bạn muốn trộn

- Bước 2: Nhấn chuột phải vào vùng ô bạn vừa chọn, một danh sách các thao tác hiện ra, bạn chọn Merge Cells

 Tách ô (Split Cell) Để tách một ô thành nhiều, bạn cần thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn tách

Bước 2: Thẻ Layout > Nhóm Merge >

Chọn nút lệnh Split Cells hoặc nhấn chuột phải lên ô muốn tách rồi chọn Split Cells

Bước 3: Hộp thoại Split Cells hiển thị ra, bạn chọn số cột và số dòng mà bạn muốn tách

Chọn số cột muốn tách

Chọn số dòng muốn tách

4.2 Hình ảnh trong văn bản

4.2.1 Chèn hình vào trong văn bản

 Chèn ảnh trong thƣ viện Word (ClipArt)

Word 2010 cũng cung cấp một thƣ viện hình ảnh cho phép bạn chèn vào tài liệu Để chèn các hình ảnh minh họa có sẵn trong thƣ viện Word bạn thực hiện nhƣ sau:

- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh

Illustrations > Chọn nút Clip Art , hộp thoại xuất hiện và bạn có thể chọn tìm hình mẫu bạn muốn chèn

 Chèn hình ảnh trong thƣ mục cá nhân Để chèn các hình ảnh minh họa vào văn bản, bạn thực hiện nhƣ sau:

- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh

- Chọn thẻ Insert > Nhóm Illustrations > Chọn nút Picture , hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn chọn hình ảnh trong thư mục đã lưu hình ảnh của mình, sau đó bạn nhấn Insert

 Chèn chữ nghệ thuật Để chèn các chữ nghệ thuật minh họa vào văn bản, bạn thực hiện nhƣ sau:

- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn chữ nghệ thuật

- Chọn thẻ Insert > Nhóm Text > Chọn nút WordArt, bạn chọn mẫu chữ nghệ thuật trong danh sách hiển thị

- Sau khi chọn mẫu xong, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập đoạn văn bản cần chuyển đổi thành chữ nghệ thuật, sau đó bạn nhấn OK

 Hiệu chỉnh kích thước hình ảnh

Tất cả hình ảnh, hình vẽ đều có thể tăng hay giảm kích thước bằng cách kích vào ảnh và sau đó kích giữ chuột vào một góc của ảnh rồi kéo để tăng hay giảm kích thước ảnh cho phù hợp

 Đặt chế độ hiển thị hình ảnh Để đặt chế độ hiển thị hình ảnh trên văn bản, bạn thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Nhấp chuột phải lên hình để hiển thị hộp thoại menu, sau đó bạn chọn

Text Wrapping , rồi bạn chọn các chế độ hiển thị phù hợp

Cách 2: Bạn chọn hình cần hiệu chỉnh để mở thẻ Format, bạn chọn Nhóm

Arrange > Chọn nút lệnh Text Wrapping để chọn các chế độ hiển thị phù hợp

Trong quá trình xử lý văn bản, đôi khi bạn phải thêm văn bản hoặc hình ảnh nào đó ở một vị trí ngoài lề Word nhưng lại thường bị Word đẩy vào bên trong Đây là lúc bạn cần phải sử dụng công cụ Hộp văn bản (Text Box) đƣợc tích hợp sẵn trên Word

Việc chèn Text box trong văn bản Word khá hữu ích khi mà nó giúp người đọc có thể dễ dàng hình dung hay thu hút sự chú ý hơn tới nội dung văn bản đó Đồng thời nó cũng có thể dễ dàng di chuyển văn bản trong tài liệu của bạn tương tự như WordArt trước đây hay nhóm các Text Box liên quan lại với nhau 1 cách nhanh chóng Ngoài việc chỉnh sửa nội dung bên trong, bạn còn có thể tùy chỉnh thiết kế màu sắc, nền cho Text Box theo mong muốn của mình Bước 1: Trên thanh công cụ Ribbon, các bạn nhấn vào thẻ Insert và nhấn vào Text Box trong nhóm lệnh Text

Bước 2: Một trình đơn thả xuống và các bạn có thể chọn thực hiện với các mẫu Text Box có sẵn Ngay lập tức mẫu bạn chọn sẽ hiện lên trên màn hình Word và việc tiếp theo của bạn là chèn nội dung mà bạn muốn chèn vào trong hộp Text đó sao cho phù hợp

Bước 3: Nhấp, giữ và kéo để tạo hộp văn bản

Bước 4: Bên trong hộp Text box, bạn có thể nhập để tạo văn bản trong hộp văn bản

Bước 5: Để hoàn thành tạo lập hộp văn bản, bạn chỉ cần click chuột ra ngoài hộp văn bản

Lưu ý: Để thay đổi phông chữ, màu sắc và kích thước chữ trong hộp văn bản, bạn click đúp chuột lên hộp văn bản để hiển thị thanh công cụ tùy chỉnh định dạng

4.4.1 Chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu a Chú thích cuối trang (Footnote)

Tại mỗi trang của tài liệu, thường có những câu, những từ cần được chú thích để làm rõ vấn đề Những chú thích này, người sử dụng muốn đặt nằm ở cuối trang văn bản để người đọc dễ dàng theo dõi Vì vậy, MS Word cung cấp tính năng Footnote, từ cần chú thích như minh họa ở hình bên dưới

* Chèn chú thích Để sử dụng tính năng này, bạn thao tác theo cá bước như sau:

Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Footnote Lúc này, tại cuối chân trang của tài liệu sẽ xuất hiên số thứ tự của chú thích và dấu nháy cho phép bạn nhập dòng chú thích

* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở chân trang, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi

Nhập nội dung chú thích b Chú thích cuối tài liệu (Endnote)

* Chèn chú thích Để chèn chú thích vào cuối tài liệu, cuối bài viết, bạn thào tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Endnote Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển xuống cuối file văn bản cho phép bạn nhập dòng chú thích

* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở cuối tài liệu, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi c Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang và ngược lại

* Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang Để chuyển toàn bộ chú thích nằm ở cuối file tài liệu thành chú thích trên các trang, bạn thao tác các bước như sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References, trong nhóm Footnotes bạn click chọn vào biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh và sau đó chọn lệnh Convert để mở hộp thoại Footnote and Endnote

Bước 2: Tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn thao tác nhƣ sau:

- Mục Location: bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Footnotes

- Mục Fomat: Bạn có thể thay đổi định dạng và tùy chỉnh số thứ tự của chú thích

+ Number format: Chọn định dạng số thứ tự của chú thích

+ Start at: Chọn số thứ tự bắt đầu sử dụng để đánh thứ tự cho chú thích

KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI VĂN BẢN

Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P trên bàn phím

Bước 2: Tại cửa sổ Print, bạn có thể xem trước văn bản trước khi in và tùy chình các thông số in ấn cho phù hợp với yêu cầu

- Copies: Chọn số bản in

- Pinter: Nơi chứa các máy in mà bạn đã kết nối

- Print all Pages: Lựa chọn in toàn bộ hay in riêng lẻ trang đã chỉ định

- Print one Slied: Cho phép lựa chọn in một mặt hay 2 mặt Lưu ý rằng thông số này đƣợc hiển thị khi máy in phải hỗ trợ

- Collated: Thay đổi kiểu in theo thứ tự 1 2 3, 1 2 3, 1 2 3 hay 1 1 1, 2 2 2,

3 3 3 Áp dụng cho in nhiều

- Portrait Orientation: Lựa chọn mặt giấy ngang hay dọc để in

* Lưu ý: Thông số này nên chọn lựa từ đầu để định hình đƣợc việc gõ văn bản

- Paper size : lựa chọn khổ giấy, cỡ giấy

- Normal Magins: Căn chỉnh khổ giấy, kích thước hiển thị chữ trên giấy

- Page per sheet: Gộp nhiều tờ vào một tờ để in

Bước 3: Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn lệnh để bắt đầu in ấn

5.2.1 Đính kèm văn bản theo thư điện tử

Ngày nay khi Internet đƣợc sử dụng khá phổ biến, việc gởi thƣ điện tử có đính kèm các file văn bản ngày càng trở nên thông dụng, với thời gian nhận thông tin ngắn, thời gian gởi phản hồi nhanh với độ chính xác cao Để có thể đính kèm các văn bản theo thƣ điện tử, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hộp thư điện tử

Bước 2:Để bắt đầu soạn thảo thư điện tử, bạn nhấn vào nút “SOẠN” màu đỏ để hiển thị hộp thoại soạn thƣ

Bước 3: Sau khi bạn điền các thông tin cần thiết trong thư như thông tin người nhận, chủ đề thƣ, nội dung thƣ, … Bạn có thể đính kèm file văn bản, hình ảnh, âm thanh (nếu có) vào thƣ bằng cách nhƣ sau:

- Nhấn vào nút lệnh “Đính kèm tệp” ở cuối phần soạn thảo thƣ để hiển thị hộp thoại đính kèm

- Tại hộp thoại đính kèm hiển thị, bạn chọn file cần gửi để tải file đó và đính kèm cùng bức email vừa soạn

Sau khi hoàn tất, bạn nhấn vào nút ―Gửi‖ để gửi thƣ đi

5.2.2 Lưu dữ liệu trực tuyến Để thuận tiện cho việc lưu trữ cũng như bảo mật dữ liệu, các dịch vụ lưu trữ trực tuyến đang ngày càng phát triển nhƣ dịch vụ OneDrive, Dropbox hay Google Drive Người sử dụng không cần phải mất quá nhiều thời gian để lưu trữ các dữ liệu, mà có thể truy cập chúng nhanh chóng hơn ngay cả trên điện thoại thông qua tài khoản đƣợc đồng bộ hóa

Google Drive là dịch vụ lưu trữ trực tuyến của Google cho phép lưu trữ 15GB miễn phí Nếu bạn đã có tài khoản Google thì có thể sử dụng ngay Google Drive để tải cũng nhƣ bảo mật dữ liệu Cách sử dụng dịch vụ này khá đơn giản, tốc độ tải nhanh chóng không mất quá nhiều thời gian Chúng ta có thể truy cập dịch vụ và tìm kiếm dữ liệu mình cần ở mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị Đặc biệt, khả năng bảo mật cao Để thực hiện việc lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên Goole Drive, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google bằng đường dẫn https://www.google.com/drive/

Bước 2: Tại giao diện Google Drive, để tải dữ liệu cần lưu trữ, bạn nhấn vào phần Drive của tôi, tại đây, bạn có các lựa chọn nhƣ sau:

- Thƣ mục mới: Cho phép bạn tạo một thƣ mục mới trong Drive

- Tải lên tệp: Cho phép bạn chọn file dữ liệu từ máy tính lên Drive để lưu trữ trực tuyến

- Tải lên thƣ mục: Cho phép bạn chọn thƣ mục dữ liệu từ máy tính lên Drive để lưu trữ trực tuyến.

SOẠN THÔNG ĐIỆP VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

6.1 Soạn thảo một thông điệp

Thông điệp là thông tin cần truyền đi đã được mã hoá dưới dạng ngôn ngữ nào đó Tuỳ theo đối tượng nhận tin, phương tiện truyền thông mà lựa chọn ngôn ngữ phù hợp Yêu cầu đối với nội dung thông điệp là phải ngắn gọn, lƣợng thông tin cao, mang tính nghệ thuật, phù hợp với đối tƣợng nhận tin về tâm lý, thị hiếu, văn hoá, về thời gian và không gian nhận tin Việc soạn thảo nội dung thông điệp cần phải

Bố cục thông điệp phải hợp lý, logíc để nâng cao tính thuyết phục Hình thức trình bày thông điệp tốt sẽ nâng cao hiệu quả truyền thông Do vậy, cần áp dụng soạn thảo có kết hợp màu sắc và hình ảnh để nâng cao tính hấp dẫn của thông điệp

6.2 Soạn và xử lý một văn bản hành chính Để soạn thảo một văn bản hành chính, bạn cần tuân thủ các quy định hướng dẫn trong thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính a Khổ giấy

Văn bản hành chính đƣợc trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)

Các văn bản nhƣ giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển đƣợc trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5) b Kiểu trình bày

Văn bản hành chính đƣợc trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể đƣợc trình bày theo chiều rộng của trang giấy c Định lề trang văn bản đối với khổ giấy A4

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm

Bài tập 6: Nhập và định dạng giống nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 7: Nhập và định dạng giống nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 8: Nhập và định dạng đoạn nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 9: Nhập và định dạng đoạn nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 10: Nhập và định dạng nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 11: Nhập và định dạng nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 12: Nhập và định dạng nhƣ đoạn văn bản sau:

Bài tập 13: Thực hiện theo các yêu cầu sau:

1 Định lề trang in theo các kích thước sau: Top : 2.5cm, Bottom : 2.5cm, Left : 3.5cm, Right : 2.5cm Khổ giấy: A4

2 Tạo văn bản với Font: Times New Roman và Size: 14

SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU CƠ BẢN

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BÀI THUYẾT TRÌNH VÀ TRÌNH CHIẾU

Thuyết trình là cách thức truyền đạt ý tưởng và thông tin tới một nhóm người Một bài thuyết trình không giống như một báo cáo, bài thuyết trình mang tính cách của người truyền đạt, cho phép tương tác trực tiếp với những người tham gia trong buổi thuyết trình Để thuyết trình đạt hiệu quả, thiết kế một bài thuyết trình sinh động, bắt mắt là một yếu tố thu hút đáng kể người theo dõi Một bài thuyết trình có thể được xây dựng gồm 3 bước: Phân tích mục tiêu của việc thuyết trình, cấu trúc của bài thuyết trình và thực hiện, xây dựng bài thuyết trình

Ngày nay, có nhiều phần mềm trình chiếu khác nhau nhƣ phần mềm Impress nằm trong bộ OpenOffice của hãng Apache và LibreOffice, Writer do The Document Foundation phát triển, phần mềm Microsoft PowerPoint nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, phần mềm Keynote của hãng Apple

Hiện nay, phần mềm PowerPoint đƣợc sử dụng khá phổ biến, đƣợc nhiều người dùng lựa chọn với nhiều tính năng ưu việt.

SỬ DỤNG PHẦN MỀM TRÌNH CHIẾU

Microsoft PowerPoint (PowerPoint) là phần mềm tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp với nhiều tiện ích giúp người sử dụng trình bày, thuyết trình các vấn đề một cách sinh động Vì vậy, trong phạm vi giáo trình sẽ đi trình bày, hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm trình chiếu PowerPoint 2010

2.1 Làm việc với phần mềm PowerPoint 2010

2.1.1 Khởi động, thoát khỏi PowerPoint

- Khởi động : Để khởi động PowerPoint, bạn có thể vào thanh Start > All Programs >

Programs > Microsoft Office > Microsoft Powerpoint 2010, hoặc nhấp đúp chuột trái tại biểu tƣợng lối tắt của Microsoft PowerPoint 2010 trên màn hình nền Desktop

- Thoát khỏi chương trình : Để thoát khỏi chương trình trình chiếu

PowerPoint, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

+ Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File > Exit

+ Cách 2: Nhấn nút Close () ở góc trên bên trái của cửa sổ soạn thảo

+ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2.1.2 Cửa sổ giao diện chương trình PowerPoint

Cửa sổ làm việc của chương trinh PowerPoint thanh chức năng Ribbon và

- Khung Slide: Là nơi soạn thảo trình chiếu

- Khung Note: Là nơi nhập ghi chú của slide

- Khung Slide/Outline: dùng để liệt kê danh sách các slide và soạn thảo outline

Tương tự như Word, Excel, thanh Ribbon của Powerpoint được tổ chức thành nhiều thẻ theo chức năng, trong mỗi thẻ lại đƣợc tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình

 File: chứa các lệnh để làm việc với tập tin trình chiếu như mở (Open), lưu

(Save), in (Print), tạo mới (New) và chia sẻ tập tin trình chiếu

 Home: Chứa các nút lệnh thường xuyên sử dụng trong quá trình soạn thảo bài trình chiếu nhƣ các lệnh về sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…

 Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tƣợng mà Powerpoint hỗ trợ nhƣ bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,…

 Design: Thực hiện các lệnh về định dạng kích thước và chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide

 Transitions: Powerpoint 2010 tổ chức Transtions thành một thẻ mới trên

Ribbon giúp chúng ta có thể áp dụng và thiết lập các thông số cho các hiệu ứng chuyển slide rất nhanh chóng và thuận lợi Ngoài ra, chúng ta có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo

 Animations: Danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tƣợng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tƣợng, thiết lập thời gian cũng nhƣ các sự kiện cho các hiệu ứng

 Slide Show: Chuẩn bị các thiết lập cho bài trình chiếu trước khi trình diễn, tùy biến về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huống báo cáo, thiết lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình chiếu

 Review: Ghi chú cho các slide trong bài trình chiếu, so sánh và trộn nội dung giữa các bài trình chiếu và công cụ kiểm tra lỗi chính tả

 View: Chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị, cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng soạn thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ,…

Các chế độ hiển thị:

- Normal : chế độ soạn thảo slide được sử dụng khi người dùng soạn thảo nội dung, note của từng slide của file trình chiếu

- Slide Sorter : hiển thị nhiều slide cùng lúc, không cho phép soạn thảo nội dung slide mà đƣợc dùng để thay đổi thứ tự, sắp xếp, di chuyển, chép, xóa các slide Kiểu này cho một cái nhìn tổng thể về toàn bộ slide

- Notes Page: Chế độ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide ( các ghi chú này sẽ không hiển thị khi trình chiếu

- Reading View : hiển thị từng slide ở dạng đọc tài liệu

- Slide Show : hiển thị từng slide ở chế độ trình chiếu, toàn màn hình với các hiệu ứng hoạt hình Để thoát khỏi chế độ Slide Show, nhấn phím ESC

+ Slide Master : Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho các slide

+ Handout Master : Thiết lập các thông số cho các trang in handout nhƣ chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hiển thị ngày tháng và số trang trên handout,…

+ Notes Master : Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout

2.2 Làm việc với bài thuyết trình

2.2.1 Tạo tập tin trình chiếu mới

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Cách 2: Trên thanhh Ribbon, bạn chọn thẻ File, lệnh New

Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Available Templates and Themes, bạn có thể sử dụng các tùy chọn nhƣ sau:

- Blank Presentation: Khởi tạo bài trình chiếu trắng

- Template: Tạo trình chiếu sử dụng mẫu Template thiết kế.

- My Template: Tạo trình chiếu sử dụng mẫu Template cá nhân của người sử dụng

2.2.2 Mở tập tin trình chiếu đã có

Bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Cách 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File > Open

2.2.3 Lưu tập tin trình chiếu

 Lưu lần đầu hoặc lưu với tên mới

- Vào thẻ File > Save, hộp thoại Save As xuất hiện

- Chọn vị trí lưu tập tin trình chiếu trong máy tính

- File Name: Nhập tên tập tin bài trình chiếu

Chọn tập tin trình chiếu cần mở

- Save as type: Chọn đuôi định dạng cho tập tin

Lưu ý: PowerPoint từ phiên bản 2007 trở đi mặc định kiểu tập tin là *.pptx Đối với chương trình PowerPoint phiên bản từ 2007 trở về trước sẽ có kiểu tập tin là

*.ppt Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng *.ppt để các phiên bản Powerpoint 2003 trở về trước có thể mở được bài trình chiếu Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của Powerpoint 2007 sẽ không hoạt động

 Lưu tập tin đã tồn tại trong hệ thống Để lưu tập tin đã tồn tại trong hệ thống, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ File, lệnh Save

Cách 2: Nhấn nút lệnh Save () trên thanh Quick Access Toolbar

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S trên bàn phím

2.3 Làm việc với trang thuyết trình (Slide)

2.3.1 Tạo slide mới Để tạo Slide mới vào bài trình chiếu, bạn thao tác nhƣ sau:

- Trên thanh Ribbon, bạn vào thẻ Home, nhóm

Slide, chọn lệnh New Slide Tại đây sẽ hiển thị

3 Định dạng tập một danh sách các kiểu bố cục mẫu cho trang Slide

- Bạn nhấp chuột chọn một kiểu bố cục từ danh sách thả xuống, Slide mới sẽ đƣợc chèn vào bài trình chiếu theo kiểu bố cục vừa chọn

2.3.2 Thay đổi bố cục cho Slide

Thông thường, Slide sau khi tạo xong sẽ có bố cục theo kiểu đƣợc chọn Tuy nhiên bạn có thể thay đổi bố cục cho Slide bằng cách vào thẻ Home, nhóm Slides, lệnh Layout và chọn mẫu có sẵn từ danh sách xổ xuống để thay đổi bố cục cho Slide

2.3.3 Nhân bản một hay nhiều Slide

Trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình, sẽ có những Slide giông nhau, mà bạn muốn nhân bản Để làm điều này, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn các Slide trong thẻ Slides muốn sao chép nằm bên trái cửa sổ chương trình PowerPoint

Bước 2: Bạn có thể thực hiện theo các cách như sau:

- Cách 1: Nhấp phải chuột chọn tại vùng chọn rồi chọn lệnh Duplicate Slide từ danh sách xổ xuống

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-D

- Cách 3: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home, nhóm Slide, lệnh New Slide/ Duplicate Selected Slides

2.3.4 Thay đổi vị trí Slide Để thay đổi vị trí các Slide trong bài thuyết trình, bạn nhấn giữ chuột trái tại Slide trong thẻ Slides nằm bên trái cửa sổ chương trình mà bạn muốn thay đổi vị trí, sau đó kéo

Slide về vị trí mong muốn và thả chuột

Ngoài ra bạn có thể thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần thay đổi vị trí trong khung Slide

Bước 2: Di chuyển Slide được chọn vào bộ nhớ tạm Tại bước này, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Cut

- Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Cut từ danh sách xổ xuống

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

Bước 3: Chọn vị trí muốn dán Slide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình Sau đó, bạn thực hiện theo các cách nhƣ sau:

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste

- Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

2.3.4 Xóa Slide Để xóa Slide, bạn chọn Slide cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím, hoặc nhấn chuột phải lên

Slide cần xóa trong hộp Slide rồi chọn Delete Slide

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều Slide cần sao chép trong khung Slide

Bước 2: Sao chép Slide vào bộ nhớ tạm Tại bước này, bạn có thể thực hiện theo các cách nhƣ sau:

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Copy

- Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Copy từ danh sách xổ xuống

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

Bước 3: Chọn vị trí muốn dán Slide từ bộ nhớ tạm vào bài thuyết trình Sau đó, bạn thực hiện theo các cách nhƣ sau:

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn Home, nhóm Clipboard, lệnh Paste

- Cách 2: Nhấn chuột phải lên vùng chọn rồi chọn lệnh Paste từ danh sách xổ xuống

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Chức năng này cho phép ẩn Slide trong chế độ trình chiếu nhƣng không xóa hẳn Slide đó khỏi bản trình chiếu hiện hành Để thực hiện điều này, bạn chọn một hoặc nhiều slide muốn ẩn, sau đó

Click phải chuột click phải chuột trên Slide đƣợc chọn rồi chọn lệnh Hide Slide hoặc vào thẻ Slide Show, nhóm Set Up, chọn lệnh Hide Slide

XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

3.1 Tạo và định dạng văn bản

Trong PowerPoint, văn bản đƣợc đặt trong các hộp văn bản

(TextBox) hoặc hộp nội dung

(Placeholder) Tại đây, bạn có thể áp dụng các định dạng cho văn bản nhƣ: định dạng ký tự đậm, nghiêng, gạch dưới, tạo các mục số hoặc dấu hoa thị

(Bullets and Numbering), bằng cách dùng cách lệnh trong nhóm Home/ Font và Home/ Paragraph tương tự như trong chương trình Microsoft Word

Khi bạn tạo Slide vào bài trình chiếu, trong Slide sẽ xuất hiện các hộp văn bản theo bố cục bạn đã chọn Nếu bạn muốn thêm hộp văn bản của riêng mình, bạn vào thẻ Insert, nhóm Text và chọn lệnh TextBox Sau đó, bạn nhấn giữ chuột để vẽ Text Box lên Slide

Bạn có thể áp dụng các định dạng cho văn bản trong PowerPoint tương tự nhƣ Word nhƣ định dạng ký tự (Font, Size, Font style, …), canh lề cho đoạn văn bản (trái, giữa, phải), tạo các mục số hoặc dấu hoa thị (Bullets and

Numbering), … a Tạo thụt dòng cho các mục trong văn bản Để tạo thụt dòn cho các mục trong văn bản, bạn chỉ cần nhấn phím Tab trên bàn phím Mỗi lần nhấn phím Tab, dòng sẽ thụt vào 1 cấp Nếu muốn giảm cấp độ thụt dòng, bạn nhấn tổ hợp phím Shift + Tab trên bàn phím b Định dạng phông

Powerpoint cung cấp một loạt các phông chữ được xây dựng trước cho bạn lựa chọn Tùy thuộc vào mục đích của bài mà bạn có thể chọn một phông chữ phù hợp Thông thường, phông chữ mặc định trong

Powerpoint 2010 là Calibri Để thay đổi phông chữ cho văn bản, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng phông Nếu bạn chọn toàn bộ hộp văn bản hay văn bản trong khối, thì những thay đổi này sẽ áp dụng cho toàn bộ khu vực chọn Nếu bạn chọn một đoạn văn bản riêng biệt, thì thay đổi này chỉ áp dụng cho phần bạn chọn

Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các phông

Một danh sách các phông chữ đƣợc hiển thị, lúc này bạn có thể chọn phông chữ phù hợp với bài trình chiếu mà bạn muốn c Thay đổi cỡ chữ

Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại cỡ chữ

Bước 2: Tại bước này, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau:

- Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các cỡ chữ Một danh sách các phông chữ đƣợc hiển thị, lúc này bạn có thể chọn phong chữ phù hợp với bài trình chiếu mà bạn muốn

- Cách 2: Bạn chọn thẻ Home, nhóm Font:

Size để tăng kích thước chữ

Font Size để giảm kích thước chữ

Mỗi lần chọn lệnh là kích thước chữ sẽ tăng hoặc giảm đi 1 đơn vị

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím:

+ Ctrl + ]: tăng kích thước chữ lên một đơn vị

+ Ctrl + [: giảm kích thước chữ xuống 1 đơn vị d Thay đổi màu chữ

Bước 1: Chọn văn bản muốn định dạng lại màu chữ

Bước 2: Tại bước này, bạn có thể thực hiện theo các cách như sau:

- Cách 1: Trong thẻ Home, nhóm Font, tại lệnh Font Color, bạn chọn vào hình tam giác hướng xuống để hiển thị danh sách các màu cho chữ Sau đó, bạn chọn màu chữ phù hợp

- Cách 2: Nhấn chuột phải tại vùng văn bản bạn chọn, rồi chọn lệnh Font Color và chọn chữ phù hợp e Canh chỉnh văn bản

Chọn khoảng cách giản dòng

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn canh chỉnh

Bước 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó bạn chọn các chế độ căn lề Có các chế độ căn lề nhƣ sau:

- Align Left để canh lề trái

- Align Right để canh lề phải

- Center để canh giữa hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + E

- Justify để canh đều hai bên

3.2.1 Thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong văn bản

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng

Bước 2: Trong thẻ Home >Nhóm Paragraph > nhấn nút Line Spacing

Bước 3: Chọn khoảng cách bạn muốn

Lưu ý: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhƣng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line

Spacing Options và nhập vào khoảng cách mà bạn muốn

Các kiểu khoảng cách dòng mà

PowerPoint 2010 hỗ trợ đó là:

- Single (dòng đơn): Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lƣợng khoảng trống nhỏ bổ sung Lƣợng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn đang sử dụng

- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn

- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn

- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng

- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ

- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn chỉ định Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng đơn

3.2.2 Co dãn văn bản theo chiều ngang

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn co dãn

Bước 2: Trong thẻ Home, nhóm Font, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp thoại Font

Bước 3: Nhấn chọn thẻ Advanced > chọn thẻ Character Spacing, tại mục

Scale bạn nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ đƣợc kéo ra, ngƣợc lại nó sẽ đƣợc thu lại

3.2.3 Định dạng Bullets/Numbering Định dạng này cho phép bạn đánh thứ tự tự động và tổ chức văn bản với các số, các dấu gạch đầu dòng

- Danh sách Bullet có các dấu chấn tròn, gạch ngang, …

- Danh sách các Number có các số

- Danh sách các Multilevel List là sự phối hợp giữa các số và các chữ cái phụ thuộc vào sự tổ chức của danh sách

 Tạo định dạng Để thêm một thứ tự tự động vào văn bản có sẵn, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn tạo một thứ tự tự động

Bước 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph

- Nếu bạn muốn đánh thứ tự bằng các ký hiệu đầu dòng thì bạn chọn nút Bullets , sau đó bạn chọn ký hiệu muốn đánh thứ tự

- Nếu bạn muốn đánh thứ tự bằng các ký tự số thì bạn chọn nút Numbering , sau đó bạn chọn mẫu muốn đánh thứ tự

- Nếu bạn muốn sự phối hợp giữa các số và các chữ cái thì bạn chọn nút lệnh Multilevel List

Các ký hiệu đầu dòng và số có thể đƣợc thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering , cụ thể nhƣ sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản có thứ tự tự động cần thay đổi hoặc đặt con trỏ text lên một dòng trong danh sách thứ tự tự động để thay đổi một Bullet

Bước 2: Nhấp phải chuột trên đoạn vừa chọn, rồi chọn mục Bulleter, Numbered hoặc sử dụng thẻ Home, nhóm Paragrap Sau đó bạn chọn một Bullet hay

3.3.1 Tạo bảng Để tạo một bảng trong Slide, bạn thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Đặt con trỏ tại Slide bạn bạn muốn chèn bảng biểu

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm

Tables, lệnh Tables Bạn có thể tạo một bảng theo một trong các cách sau:

- Cách 1: Rê chuột để đánh dấu số dòng và cột trên hộp hướng dẫn

- Cách 2: Chọn mục Insert Table và nhập số dòng và cột cho bảng cần tạo

3.3.2 Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền và màu nền cho bảng ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn bảng cần tạo đường viền, lúc này trên thanh Ribbon sẽ hiển thị thêm thẻ Design

Bước 2: Chọn thẻ Design, nhóm Table Styles Tại đây bạn có thể chọn các kiểu mẫu bảng có sẵn Nếu không, bạn chọn lệnh Borders để tạo đường viền cho bảng và lệnh Sharding để tạo màu nền

3.3.3 Hiệu chỉnh cấu trúc bảng biểu a Chèn dòng và cột Để chèn thêm dòng và cột mới vào bảng biểu, bạn thực hiện nhƣ sau: Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn chèn dòng hoặc cột mới

Bước 2: Tại thẻ Layout, nhóm Rows & Columns Tại Nhóm này có 4 nút lệnh về chèn dòng và cột nhƣ sau:

: Chèn dòng mới nằm trên dòng đƣợc chọn

: Chèn dòng mới nằm dưới dòng được chọn

: Chèn cột mới nằm bên trái cột đƣợc chọn

: Chèn cột mới nằm bên phải cột đƣợc chọn b Xóa bảng, xóa dòng, xóa cột Để xóa bảng, xóa dòng hoặc xóa, bạn thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Chọn vị trí trong bảng mà bạn muốn xóa

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Layout, nhóm Rows & Columns, lệnh

Delete Tại nút lệnh này, có các mục nhƣ sau:

: Xóa bảng c Trộn ô (Merge Cells) Để trộn nhiều ô nằm kề nhau thành một ô, cần thực hiên theo các cách :

- Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà bạn muốn trộn

- Bước 2: Thẻ Layout > Nhóm Merge > Chọn nút lệnh Merge Cells

- Bước 1: Chọn các ô nằm kề nhau trong bảng mà bạn muốn trộn

BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

Thay vì những bảng dữ liệu khô cứng, khó có cái nhìn tổng quan, người thuyết trình thường mô hình hóa những bộ dữ liệu đó thành những biểu đồ đẹp mắt, giúp cho người xem dễ dàng quan sát, đánh giá được chủ đề đang thảo luận Vì vậy, chương trình PowerPoint tích hợp sẵn một danh sách các biểu đồ thông dụng, phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao về thuyết trình Chức năng chèn biểu đồ vào bản trình chiếu với bộ dữ liệu đƣợc thiết lập từ file Word hoặc file Excel chuyển sang

4.1.1 Tạo biểu đồ Để tạo một biểu đồ trong một Slide, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa biểu đồ

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh Insert Chart

Bước 3: Tại hộp thoại Change Chart Type, bạn chọn kiểu biểu đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Bước 4: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện file bảng tính Excel cho phép bạn nhập số liệu cần thiết cho biểu đồ

4.1.2 Hiệu chỉnh dữ liệu biểu đồ Để hiệu chỉnh dữ liệu cho biểu đồ, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh dữ liệu

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Data, lệnh Edit Data để hiển thị bảng tính Excel cho phép bạn hiệu chỉnh lại dữ liệu của biểu đồ

4.1.3 Thay đổi kiểu dáng biểu đồ Để thay đổi kiểu dáng của biểu đồ, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Nhấn chuột chọn biểu đồ cần hiệu chỉnh

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Type, lệnh Change Chart Type để hiển thị danh sách các kiểu dáng biểu đồ Lúc này, bạn có thể chọn lại kiểu dáng mới, phù hợp với nhu cầu sử dụng

4.2.1 Tạo sơ đồ tổ chức Để tạo một sơ đồ tổ chức trong một Slide, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn Slide có chứa sơ đồ tổ chức

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm Illutrations, lệnh SmartArt

Bước 3: Tại hộp thoại Choose a SmartArt Graphic, bạn chọn kiểu sơ đồ phù hợp rồi chọn nút lệnh OK

Bước 4: Hộp thoại Type your text here hiển thị, yêu cầu bạn nhập nội dung cho từng khối trong các mục [Text]

4.2.2 Tạo / hủy các cấp con trong sơ đồ tổ chức Để tạo hoặc hủy các cấp con trong sơ đồ tổ chức, bạn thao tác nhƣ sau: Bước 1: Đưa chuột vào cấp bạn muốn hiệu chỉnh

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Design, nhóm Create Graphic Tại đây bạn các tùy chọn nhƣ sau:

- Move Up: Di chuyển cấp đƣợc chọn lên trên.

ĐƢA CÁC ĐỐI TƢỢNG ĐỒ HỌA

5.1 Chèn hình ảnh có sẵn

Bạn vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh Clip

Art để chèn hình ảnh từ bộ sưu tập có sẵn của Office

5.2 Chèn hình ảnh từ tập tin trên máy tính

Bạn vào thẻ Insert, nhóm Images, chọn lệnh

Picture, sau đó chọn hình ảnh được lưu trữ trên máy tính.

Bạn vào thẻ Insert, nhóm Text, chọn lệnh WordArt, sau đó chọn kiểu thích hợp.

5.4 Chèn âm thanh / video vào Slide

Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Insert, nhóm

Media , lệnh Audio/ Video Tại đây, bạn có các tùy chọn nhƣ sau:

- Audio from file: Chèn file có sẵn trong máy tính

- Clip Art Audio: Chèn file âm thanh từ thƣ viện của bộ Office.

CHUẨN BỊ, TRÌNH CHIẾU VÀ IN BÀI THUYẾT TRÌNH

6.1.1 Tạo hiệu ứng cho các đối tượng

Một đối tƣợng trong slide nhƣ Textbox, bảng biểu, hình ảnh, … có thể gán nhiều hiệu ứng khác nhau Chương tình Powerpoint cung cấp rất nhiều hiệu ứng và đƣợc chia làm 4 nhóm:

- Hiệu ứng Entrance: Các đối tƣợng áp dụng hiệu ứng sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướng di chuyển từ bên ngoài slide vào trong slide

- Hiệu ứng Exit: Các đối tƣợng áp dụng hiệu ứng sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướng di chuyển từ trong slide ra khỏi slide

- Hiệu ứng Emphasis: Nhấn mạnh nội dung áp dụng hiệu ứng

- Hiệu ứng Motion Paths: Hiệu ứng làm các đối tƣợng di chuyển theo một đường đi qui định trước a Thiết lập hiệu ứng

- Chọn đối tƣợng áp dụng hiệu ứng

- Vào thẻ Animations, nhóm Animation Tại đây, bạn chọn các hiệu ứng thích hợp

- Hoặc bạn có thể chọn lệnh Add Animation, sau đó chọn một hiệu ứng trong

4 nhóm hiệu ứng nhƣ giáo trình đã nêu ra ở phần trên

* Lưu ý: Để xem hiệu ứng ở chế độ soạn thảo, bạn nhấn nút hoặc Để gỡ bỏ hiệu ứng đã chọn, bạn chọn vào đối tƣợng hoặc hiệu ứng muốn gỡ bỏ sau đó chọn trong animation b Thay đổi thông số của hiệu ứng

- Chọn đối tƣợng áp dụng hiệu ứng

- Bạn vào thẻ Animations, nhóm Animation, trong mục Timing bạn có thể thay đổi các thông số cho các hiệu ứng đã chọn nhƣ sau:

Chọn hiệu ứng thích hợp

+ Mục Start: Dùng để chọn thời điểm xuất hiện hiệu ứng khi trình chiếu + Start On Click: Bắt đầu hiệu ứng khi nhấn chuột

+ Start With Previous: Bắt đầu song song với hiệu ứng trước nó

+ Start After Previous: Bắt đầu sau khi hiệu ứng đứng trước nó đã hoàn tất + Mục Duration: Dùng để chọn tốc độ thể hiện của hiệu ứng, thời gian tính bằng giây

+ Mục Delay: Thời gian chờ trước khi hiệu ứng bắt đầu thực thi

- Thứ tự đƣợc đánh số 1, 2, 3… ở trong danh sách hiệu ứng: đối tượng nào đứng trước sẽ được trình diễn trước, tuy nhiên ta có thể thay đổi thứ tự này khi sử dụng nút hoặc nút mũi tên lên, xuống trong mục Re – Order của cửa sổ Animation Pane

* Lưu ý: Nếu cửa sổ này chƣa xuất hiện, bạn nhấn nút lệnh

- Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide

- Vào thẻ Transition, nhóm Transition to This Slide , sau đó bạn chọn hiệu ứng thích hợp

Với mỗi hiệu ứng chuyển Slide từ mục Effect Options cho phép chọn hướng xuất hiện của Slide Slide Transition cho phép hiệu chỉnh các thiết lập ở nhóm Timing, và cho phép áp dụng chuyển slide vào một nhóm hay toàn bộ slide

6.2 Kiểm tra, in và trình chiếu

Ngoài chức năng trình chiếu báo cáo, PowerPoint còn cho phép người dùng in các Slide trong bản trình chiếu ra giấy hoặc phim với cách thức thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Chọn lệnh File/ Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

Bước 2: Tại hộp thoại Print, bạn có các tùy chọn như sau:

- Print: ra lệnh in Slide ra giấy

- Copies: Chọn số bản in Thông thường, hệ thống mặc định số bản in là 1 bản

- Printer: Chọn máy in muốn sử dụng từ liệt hộp kê thả

+ Print All Slides: In tất cả các Slide

+ Print Curent Slide: In Slide hiện hành

+ Print Selection: In các các Slides được chọn trước

+ Custom Range: In các Slide đƣợc chọn trong Custom Show

+ Slides: Cho phép nhập các Slide muốn in

- Print Layout/Handouts: Chọn cách in + Print Layout: chọn in 1 slide trên

1 trang giấy, có kèm ghi chú hay không, hoặc in dạng outline + Handouts: cho phép in nhiều slide trên cùng 1 trang giấy + Frame Slide: in slide kèm theo khung bao quanh slide + Scale to fit paper: tự động điều chỉnh kích thước để in vừa đủ khổ giấy  Collated/Uncollated: in theo bộ hay in theo trang  Orientation: hướng in  Grayscale: in trắng đen

- Mở bài thuyết trình cần trình chiếu

- Vào thẻ Slide Show , nhóm Start Slide Show và chọn một trong các lệnh sau:

+ From Beginning: Trình chiếu bắt đầu từ slide đầu tiên trong bài báo cáo hoặc nhấn phím F5 trên bàn phím

+ From Current Slide: Trình chiếu bắt đầu từ slide hiện hành trong bài báo cáo hoặc có thể nhấn nút lệnh nằm ở góc dưới bên phải chương trình PowerPoint

+ Broadcast Slide Show: Trình chiếu báo cáo thông qua mạng Internet cho người xem từ xa, đây là tính năng mới của Powerpoint 2010

+ Custom Slide Show: Trình chiếu từ việc chọn lựa một số slide nào đó thay vì trình chiếu tuần tự toàn bộ

1 Tạo mới một tập tin PowerPoint (Blank Presentation) và tạo các slides với nội dung nhƣ sau:

2 Định dạng cho Slide Master theo yêu cầu sau:

+ Title style: Font Arial, kích thước chữ 40pt, màu chữ nâu vàng

+ Subtitle style: Font Arial, kích thước chữ 32pt, màu chữ xanh dương đậm

+ Title style: Font Arial, kích thước chữ 36pt, màu chữ nâu vàng

+ Nội dung: Màu chữ xanh dương đậm

3 Tạo hiệu ứng chuyển trang

4 Tạo hiệu ứng cho từng đối tƣợng trong các Slide

5 Tạo liên kết cho các đối tƣợng trong các Slide:

- Trong Slide 3: Tạo liên kết ―Sử dụng một đoạn trích dẫn‖ liên kết tới Slide 7

- Trong Slide 4: Tạo liên kết ―Cung cấp ví dụ để chứng minh‖ liên kết tới Slide 8

- Trong Slide 7: Tạo nút hành động để quay lại Slide 3

- Trong Slide 8: Tạo nút hành động để quay lại Slide 4

1 Tạo mới một tập tin PowerPoint (Blank Presentation) và tạo các slides với nội dung nhƣ sau:

2 Định dạng cho Slide Master theo yêu cầu sau:

+ Title style: Font Arial, kích thước chữ 40pt, màu chữ nâu vàng

+ Subtitle style: Font Arial, kích thước chữ 32pt, màu chữ xanh dương đậm

+ Title style: Font Arial, kích thước chữ 36pt, màu chữ nâu vàng

+ Nội dung: Màu chữ xanh dương đậm

3 Tạo hiệu ứng chuyển trang

4 Tạo hiệu ứng cho từng đối tƣợng trong các Slide

5 Tạo hai phương án trình chiếu như sau: a Phương án trình chiếu 1: Các sildes 1, 2, 3, 4, 6 b Phương án trình chiếu 2: Các sildes : 1, 3, 2, 4, 6

SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN

KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH

Một bảng tính là một tờ hiển thị số liệu và sự tính toán trong các hàng và cột Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm bảng tính

- Trong kế toán, một bảng tính là một bảng giá trị đƣợc tổ chức trong hàng và cột để phân tích và trình bày dữ liệu tài chính

- Trong máy tính: là phần mềm cho phép nhập dữ liệu trong các ô (giao giữa hàng và cột) để tạo điều kiện phân tích và thao tác với các công thức toán học, và trình bày nhƣ là biểu đồ và đồ thị VisiCalc là phần mềm bảng tính đầu tiền đƣợc công bố cuối thập niên 1970 chạy trên nền Apple

II Trong một bảng tính, các hàng (rows) thường được gán nhãn bằng các chữ số (1, 2, 3, …), các cột đƣợc gán nhãn bằng các kí tự (A, B, C, …), giao giữa hàng và cột đƣợc gọi là ô (cell) Các ô (cells) đƣợc gán một nhãn địa chỉ nhƣ A5, C9, …, và có thể tham chiếu tới các ô khác

Phần mềm bảng tính đƣợc sử dụng cho tính toán, phân tích, tổng hợp số liệu và tạo ra các đồ thị và biểu đồ Một trong đặc điểm cơ bản của phầm mềm bảng tính là khả năng tính toán nhanh chóng, dễ dàng mà không cần người dùng can thiệp khi bất kỳ phần tử trong bảng tính thay đổi Khi dữ liệu đƣợc sử dụng trong một phép tính hoặc công thức đƣợc thay đổi, thì các kết quả phân tích trong bảng tính đƣợc cập nhật tự động

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, có nhiều phần mềm bảng tính khác nhau nhƣ Microsoft Excel, Quattr Pro, Calc, … Một trong những phần mềm đƣợc sử dụng rộng rãi nhất là Microsoft Excel, là một chương trình nhỏ nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft

Vì vậy, trong phạm vi giáo trình này sẽ đi trình bày cách thức sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel.

SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG TÍNH

Microsoft Excel (Excel) là một loại bảng tính điện tử đƣợc dùng để tổ chức, tính toán bằng những công thức, phân tích và tổng hợp số liệu Tại phần mềm Excel, bạn có thể thực hiện các công việc đơn giản nhƣ việc viết một hóa đơn, soạn thảo văn bản dưới dạng cột, tới những việc phức tạp hơn như tạo biểu đồ 3D, quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp, tạo lập 1 chương trình quản lý kế toán nhỏ Trong giáo trình này sẽ hướng dẫn bạn cách thức làm việc ban đầu với bảng tính Excel, giúp bạn tạo lập đƣợc một bảng tính cơ bản

2.1 Làm việc với phần mềm bảng tính

2.1.1 Khởi động và thoát khỏi Microsoft Excel 2010

Cách 1: Click vào biểu tƣợng Excel 2010 trên màn hình nền

Cách 2: Trên màn hình Desktop, bạn chọn Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010

Cách 1: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel Cách 2: Chọn File > Exit

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2.1.2 Giao diện làm việc của chương trình Microsoft Excel 2010

Giao diện làm việc của chương trình Excel 2010 gồm các thanh chức năng cơ bản nhƣ sau: Thanh tiêu đề, thanh Ribbon, thanh Sheet tab, thanh trƣợt ngang và thanh trƣợt dọc, …

Tương tự như Word 2010, thanh Ribbon của Excel cũng có các thẻ cơ bản nhƣ sau:

- Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…

- Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu

- Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn

- Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng, công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel

- Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…

- Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính

- View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …

- Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA

- Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…

Thanh Sheet tab hiển thị danh sách các Sheet của tập tin bảng tính

 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel

Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải (khi cửa sổ đang mở) Khi đó cửa sổ Excel sẽ đƣợc thu gọn lại thành một biểu tƣợng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start Ngƣợc lại nhấp chuột vào biểu tƣợng thu gọn của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình để phóng to.

2.2 Làm việc với bảng tính

2.2.1 Một số khái niệm cơ bản

Là một tập tin của Excel 2010 (.xlsx, phiên bản cũ xls) mà trên đó ta tính toán, vẽ đồ thị, … và lưu trữ dữ liệu Mỗi một workbook chứa nhiều bảng tính (sheet), tối đa 255 sheet

Bảng tính hay còn gọi là WorkSheet hay Sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu Một bảng tính chứa nhiều ô, các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng Một bảng tính chứa đƣợc 16.384 cột và 1.048,576 dòng trong khi đó phiên bản Excel 2003 chỉ chứa đƣợc 256 cột và 65,536 dòng

- Cột đƣợc đánh theo bảng chữ cái A, B, C, …, AA, …

- Dòng đƣợc đánh theo số thứ tự từ 1 → 1.048.576

 Ô (Cell) Ô là phần giao nhau giữa 2 hàng và 2 cột liền kề Địa chỉ một ô trong Excel đƣợc xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng

Ví dụ: Nhƣ hình bên con trỏ hiện hành đang ở ô có địa chỉ là D3

Vùng là nhiều ô nằm liền kề nhau Địa chỉ một vùng trong bảng tính đƣợc xác định như sau: :

Ví dụ: Con trỏ hiện hành đang ở vùng có địa chỉ là C3:F6

Là địa chỉ mà nó tự động cập nhật theo sự thay đổi của địa chỉ ô nguồn khi thực hiện thao tác copy công thức để bảo toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức Địa chỉ tương đối có dạng:

Là địa chỉ không thay đổi khi thực hiện sao chép công thức Địa chỉ tuyệt đối có dạng: $$

Trong ví dụ trên, địa chỉ ô D1 không đổi khi copy công thức

Là địa chỉ mà nó chỉ thay đổi một trong hai thành phần (hàng hoặc cột) khi copy công thức Địa chỉ hỗn hợp có 2 dạng nhƣ sau:

$: giữ cố định cột khi copy công thức

$: giữ cố định dòng khi copy công thức

Ví dụ: ô có địa chỉ A$2

Khi copy công thức từ D3 sang F3 thì cột B không đổi -> cố định cột B

2.2.2 Một số thao tác trên bảng tính

- Chọn sheet làm việc: Click vào tên Sheet

- Đổi tên Sheet: Nhấp đôi chuột ngay tên sheet cần đổi tên, sau đó nhập vào tên mới

- Chèn thêm một sheet: Nhấp chuột vào nút Insert Worksheet trên thanh Sheet Tab

- Sao chép sheet : Nhấp phải chuột lên sheet > Move or Copy…

- Xóa một Sheet: Chọn sheet cần xóa, nhấp phải chuột chọn Delete

- Đặt tên vùng: Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặt tên  chọn nhóm

Formulas > Defined Names > Define Name, hộp thoại New Name hiện ra

- Sử dụng để trộn và căn dữ liệu vào giữa ô

- Dùng các mũi tên hoặc phím Tab để di chuyển giữa các ô

- Để hủy một lệnh vừa thực hiện nhấn chuột lên nút hay dùng phím

- Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím

- Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn

- Cách chuyển đổi giữa các loại địa chỉ:

Khi nhập một địa chỉ trong công thức và nhấn phím F4 để chuyển từ địa chỉ tương đối sang tuyệt đối và hỗn hợp như sơ đồ sau:

THAO TÁC ĐỐI VỚI Ô (Ô TÍNH)

Khi nhập dữ liệu vào ô, sau khi nhập xong bạn nhấn phím Enter để kết thúc nhập liệu cho ô đó Để hủy bỏ việc nhập dữ liệu trên ô, bạn nhấn phím ESC trên bàn phím Để xuống hàng trong một ô, bạn nhấn tổ hợp phím Atl + Enter Để có thể nhập đƣợc dữ liệu có dạng ―01” trong ô mà không bị chuyển thành “1”, bạn cần gõ thêm dấu nháy đơn (‗) phí trước dữ liệu

3.2 Biên tập nội dung, sắp xếp thứ tự các ô

 Dữ liệu dạng chuỗi (Text)

Dữ liệu chuỗi thể hiện các tiêu đề, họ tên, diễn giải trong bảng tính bao gồm ký tự chữ và số, khi nhập mặc định canh trái trong ô Trong công thức tính toán dữ liệu chuỗi phải đƣợc đặt trong cặp nháy kép ―‖

 Kiểu dữ liệu dạng số (Number)

Các số từ 0 đến 9, có thể áp dụng các phép toán thông thường +, -, *, / Theo mặc định, dữ liệu dạng số đƣợc tự động căn sang phải trong ô

 Dữ liệu dạng tiền tệ (Currency)

Excel cho phép người dùng định dạng cách hiển thị các loại tiền tệ khác nhau, theo mặc định dạng tiền tệ canh phải

 Dữ liệu dạng ngày tháng (Date)

Là dữ liệu đƣợc hiển thị kiểu ngày/tháng/năm (dd/mm/yy) hoặc tháng/ngày/năm (mm/dd/yy) Dữ liệu ngày tháng nhập đúng sẽ căn phải

 Dữ liệu dạng giờ( Time)

Kiểu Time theo mặc định khi nhập đúng hiển thị giờ: phút:giây

(hh:mm:ss AM/PM), canh phải trong ô

 Dữ liệu dạng công thức (Formulas)

Công thức bắt đầu bởi dấu =, giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức, có thể là một trị số, ngày tháng, giờ, chuỗi hay thông báo lỗi Công thức là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng:

- Các toán hạng nhƣ: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …

 Các toán tử trong công thức

3.2.2 Sắp xếp thứ tự các ô

Bước 1: Chọn các ô dữ liệu cần sắp xếp

- Cách 1 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Data, nhóm Sord & Filter, lệnh Sort

- Cách 2: Nhấn phải chuột tại vùng chọn, rồi chọn lệnh Sort từ danh sách thả xuống

Bước 3: Tại danh sách hiển thị, bạn có các tùy chọn sắp xếp nhƣ sau:

- Sort A to Z: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần

- Sort Z to A: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần

3.3 Sao chép, di chuyển nội dung của ô

3.3.1 Sao chép nội dung trong ô

Trong trường hợp vị trí sao chép nằm liền kề nhau trong bảng tính, bạn có thể sao nội dung trong ô như sau: bạn định vị chuột tại gốc dưới bên phải của ô có công thức cần sao chép rồi nhấn giữ chuột rê kéo sang các ô còn lại

Ngoài ra, bạn sao chép nhƣ sau:

- Bước 1: Đánh dấu chọn ô hay vùng dữ liệu muốn sao chép nội dung

- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard >Chọn nút lệnh Copy (Ctrl + C)

- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ

Home > Nhóm Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl

- Bước 1: Đánh dấu chọn ô hay vùng dữ liệu muốn di chuyển nội dung

- Bước 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard > chọn nút lệnh Cut (Ctrl + X)

- Bước 3: Đặt con trỏ text tại vị trí kết quả, sau đó vào thẻ Home > Nhóm Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl + V)

THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH

Cách 1: Giữ, di chuyển chuột từ đầu vùng dữ liệu đến cuối vùng dữ liệu hoặc ngƣợc lại

Cách 2: Nhấn giữ phím Shift và các phím mũi tên

Cách 3 (Chọn các ô rời rạc): Đƣa con trỏ tới ô đầu cần chọn, nhấn giữ phím Ctrl và click chuột tại các ô cần chọn tiếp theo

Cách 4 (Chọn các vùng là các miền rời rạc): Chọn vùng đầu, nhấn giữ phím Ctrl và nhấn giữ chuột trái rê chuột tại các miền khác

Bước 1 Chọn các ô cần chèn

Bước 2 Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home,nhóm Cells, lệnh Insert >Insert

Bước 1.Chọn một hoặc nhiều dòng muốn chèn

Bước 2.Chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Insert >Insert

Bước 1.Chọn một hoặc nhiều cột muốn chèn

Bước 2 Chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Insert >Insert

 Xóa các ô, dòng và cột

Bước 1.Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa

Bước 2.Chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Delete, sau đó bạn chọn kiểu xóa phù hợp

 Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao của dòng

Cách 1: Đƣa chuột đến biên giữa tên cột/hàng sau đó drag chuột để thay đổi kích thước

Cách 2: Bạn chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Format:

- Row Height: để thay đổi chiều cao của dòng

- Column Width: để thay đổi độ rộng của cột

- AutoFit Row Height / AutoFit Column Width để tự động điều chỉnh kích thước chiều rộng, chiều cao của ô cho vừa với dữ liệu

 Cố định / thôi cố định tiêu đề dòng, cột

Bước 1 Chọn dòng dưới hoặc cột bên phải của dòng/cột cần cố định

Bước 2 Chọn thẻ View > Freeze Panes

Loại bỏ cố định dòng/cột Để loại bỏ cố định dòng/cột, trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ View, lệnh

Bước 1 Chọn các ô các ghép lại

Bước 2 Bạn chọn thẻ Home, nhóm

Tách các ô đã nối về lại nhiều ô

Bước 1 Chọn các ô đã ghép

Bước 2 Chọn thẻ Home, nhóm Alignment, lệnh Merge & Center hoặc Unmerge Cells

4.2 Các thao tác tập tin bảng tính

4.2.1 Tạo file bảng tính mới

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

Cách 2: Nhấn chuột vào Thẻ File > Blank Workbook> Creat

- Bước 1: Click chuột vào thẻ File>Open, để hiển thị hộp thoại Open

- Bước 2: Trong hộp thoại Open, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và chọn tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút Open để mở tập tin

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

4.2.3 Lưu trữ file bảng tính

Cách 1: Vào thẻ File > Save

Cách 2: Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh

Cách 3: Dùng tổ hợp phím Ctrl+S hoặc Shift+F12

Nếu tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, còn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra Trong hộp thoại Save

As, ta hãy điền những thông tin sau:

- Save In: nơi lưu trữ tập tin

- File Name: đặt tên cho tập tin

2 Đặt tên cho tập tin

3.Chọn kiểu tập tin kiểu tập tin

- Cuối cùng, ta nhấn nút Save để lưu trữ

4.2.4 Lưu trữ file bảng tính với tên mới

Bước 1: Chọn nút File > Save As, để hiển thị hộp thoại Save As

Bước 2: Trong hộp thoại Save As, điền những thông tin sau:

- Save in: nơi lưu trữ tập tin

- File Name: đặt tên cho tập tin

- Save as type: chọn kiểu tập tin

- Cuối cùng, nhấn nút Save để lưu trữ

BIỂU THỨC VÀ HÀM

5.1.1 Khái niệm và ứng dụng của biểu thức

Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu công thức khi ta nhập vào bắt đầu bằng dấu = Đối với dữ liệu kiểu công thức thì giá trị hiển thị trong ô không phải là công thức mà là kết quả của công thức đó (có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi)

Công thức đƣợc xem nhƣ là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng + Các toán tử có thể là: +, -, *, /, &,^, >, =, 0: Làm tròn lấy N số lẻ

- N = 0: Làm tròn đến hàng đơn vị

- N < 0: Làm tròn phần nguyên của giá trị số

Công dụng: Làm tròn một giá trị số hay biểu thức số

Ví dụ: làm tròn số 12345.23456 tại vị trí N

Cú pháp: RANK(giá trị số cần tính thứ hạng, khối giá trị, kiểu xếp hạng)

Trong đó, kiểu xếp hạng có 2 giá trị:

- Kiểu xếp hạng = 0: Giá trị lớn được xếp hạng nhỏ thường dùng trong xếp loại học tập

- Kiểu xếp hạng = 1: Giá trị lớn được xếp hạng lớn thường dùng xếp loại trong thể thao

Công dụng: Tính thứ hạng của một giá trị số so với một khối giá trị

Ví dụ: Xếp thứ hạng theo điểm của danh sách sau:

Chúng ta thường sử dụng 4 hàm logic quen thuộc: AND, IF, OR và NOT

Cú pháp: AND (điều kiện 1, điều kiện 2, )

Công dụng: Trả về giá trị TRUE nến tất cả các điều kiện đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu có ít nhất một trong số các điều kiện sai

 Điều kiện là một phát biểu logic chỉ có 2 giá trị là TRUE hay FALSE

 Điều kiện gồm 2 vế liên tiếp với nhau bằng các toán tử so sánh sau:

Toán tử so sánh Ý nghĩa

Lớn hơn Nhỏ hơn Bằng

Cú pháp: OR (điều kiện 1, điều kiện 2, )

Công dụng: Trả về giá trị True nếu trong các điều kiện có chứa ít nhất một biểu thức đúng và trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức điều kiện đều sai

Cú pháp: NOT (biểu thức điều kiện)

Công dụng: Hàm này dùng liên kết trả về giá trị phủ định của biểu thức điều kiện

Lơn hơn bằng Nhỏ hơn bằng Khác

Cú pháp: IF(điều kiện, Giá trị đúng, Giá trị sai)

Công dụng: Nếu nhƣ ―điều kiện‖ đúng thì kết quả hàm trả về là ―Giá trị đúng‖, ngƣợc lại thì trả về là ―Giá trị sai‖

Ví dụ: Cho bảng điểm của học sinh, xét kết quả để biết học sinh đó đỗ hay phải thi lại

Với bảng dữ liệu sau: Điểm Trung bình >=5: Đỗ; Điểm Trung bình =5,"Đỗ","Thi lại") Sẽ có kết quả của các học sinh đỗ hay thi lại nhƣ sau:

Cú pháp: MAX (Đối số 1, đối số 2, ….)

Công dụng: Hàm này sẽ trả về giá trị lớn nhất của các đối số

Ví dụ: Tính điểm cao nhất của các học viên nhƣ sau:

Cú pháp: MIN (Đối số 1, đối số 2, ….)

Công dụng: Hàm này sẽ trả về giá trị nhỏ nhất của các đối số

Ví dụ: Tính điểm thấp nhất của các học viên nhƣ sau:

 Hàm trung bình cộng AVERAGE

Cú pháp: AVERAGE (Đối số 1, đối số 2, ….)

Công dụng: Hàm này sẽ trả về giá trị trung bình cộng của các đối số

Ví dụ: Tính điểm trung bình cộng của các học viên nhƣ sau:

Cú pháp: SUM(Đối số 1, đối số 2, ….)

Công dụng: Hàm này tính tổng của các đối số

Cú pháp: COUNT ( Đối số 1, đối số 2, … )

Công dụng: Hàm này sẽ đếm số ô có giá trị kiểu số trong danh sách các đối số

Ví dụ: Hãy cho biết tổng số ô có giá trị số trong bảng sau:

Cú pháp: COUNTA ( Đối số 1, đối số 2, … )

Công dụng: Hàm này sẽ đếm số ô có dữ liệu trong danh sách các đối số

Ví dụ: Hãy cho biết tổng số ô có giá trị trong bảng sau:

Cú pháp: DAY(ngày tháng năm)

Công dụng: Tính giá trị ngày trong một giá trị kiểu ngày tháng

Cú pháp: MONTH(ngày tháng năm)

Công dụng: Tính giá trị tháng trong một giá trị kiểu ngày tháng

Cú pháp: YEAR(ngày tháng năm)

Công dụng: Tính giá trị năm trong một giá trị kiểu ngày tháng

Cú pháp: HOUR(giờ phút giây)

Công dụng: Tính giá trị giờ trong một giá trị kiểu thời gian

Cú pháp: MINUTE(giờ phút giây)

Công dụng: Tính giá trị phút trong một giá trị kiểu thời gian

Cú pháp: SECOND(giờ phút giây)

Công dụng: Tính giá trị giây trong một giá trị kiểu thời gian

Công dụng: Hàm này sẽ trả về giá trị ngày giờ hiện tại của hệ thống

Công dụng: Hàm này sẽ trả về giá trị ngày hiện tại của hệ thống

5.2.5 Nhóm hàm xử lý chuỗi

Công dụng: Hàm sẽ trả về các ký tự in hoa cho chuỗi

Ví dụ: = UPPER(―Tin‖) → TIN

Công dụng: Hàm sẽ trả về các ký tự chữ thường cho chuỗi

Ví dụ: = LOWER(―TiN‖) → tin

Công dụng: Hàm sẽ trả về chữ in hoa cho cữ cái đầu từ trong chuỗi

Ví dụ: = PROPER(―tiN hoc‖) → Tin Hoc

Cú pháp: LEFT (chuỗi, N) Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương)

Nếu bạn bỏ qua N, máy tính hiểu N=1

Công dụng: Lấy N ký tự từ bên trái (tính từ đầu chuỗi) của một chuỗi

Ví dụ: = LEFT(―Tin hoc dai cuong‖, 2) → Ti

= LEFT(―Tin hoc dai cuong‖) → T

Cú pháp: RIGHT (chuỗi, N) Với N là số ký tự cần lấy (N là một số nguyên dương)

Nếu bạn bỏ qua N, máy tính hiểu N=1

Công dụng: Lấy N ký tự từ bên phải (tính từ cuối chuỗi) của một chuỗi

Ví dụ: = RIGHT(―Tin hoc dai cuong‖, 5) → cuong

Cú pháp: MID (Chuỗi, vị trí bắt đầu lấy M, số ký tự cần lấy N)

Công dụng: Lấy N ký tự kể từ vị trí thứ M tính từ bên trái của một chuỗi

Bạn gõ công thức ở ô D5 nhƣ sau: = MID(D4,2,2) → ―3-‖

- Chuỗi có thể là kết quả của một biểu thức

- Khoảng trắng vẫn đƣợc xem là một ký tự (ký tự trắng)

Công dụng: Tính độ dài của chuỗi bằng cách đếm số ký tự có trong chuỗi kể cả ký tự trắng

Ví dụ: =LEN(―Tin học đại cương‖) → 17

5.2.6 Nhóm hàm tìm kiếm, tham chiếu

 Hàm dò tìm theo hàng (HLOOKUP)

Cú pháp: HLOOKUP (giá trị dò, bảng phụ, số thứ tự hàng lấy, kiểu dò) Trong đó:

- Giá trị dò: Giá trị cần dò tìm

- Bảng phụ: là một vùng để dò tìm Giá trị dò Bảng phụ này luôn sử dụng địa chỉ tuyệt đối Bảng phụ gồm các thông tin sau:

+ Hàng thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò

+ Các hàng tiếp theo: Liệt kê các dữ liệu cần đọc vào

- Số thứ tự hàng lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của hàng cần đọc dữ liệu vào

- Kiểu dò: Có 2 kiểu dò nhƣ sau:

+ Kiểu 0: Dò tìm chính xác, nếu không có thì báo lỗi N/A

+ Kiểu 1: Dò tìm gần đúng hay còn gọi là kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn

Ví dụ: Điền Giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã CTừ, Loại và Bảng 1 Trong đó:

- Đơn giá: Lấy ký tự bên trái của Mã CTừ đem dò ở hàng thứ 1 của bảng 1; lấy Giá ở hàng thứ 2 nếu loại là 1, hàng thứ 3 nếu loại là 2, sử dụng kiểu dò tìm chính xác

 Hàm dò tìm theo cột (VLOOKUP)

Cú pháp: VLOOKUP (giá trị dò, bảng phụ, số thứ tự cột lấy, kiểu dò) Trong đó:

- Giá trị dò: Giá trị cần dò tìm

- Bảng phụ: là một vùng để dò tìm Giá trị dò Bảng phụ này luôn sử dụng địa chỉ tuyệt đối Bảng phụ gồm các thông tin sau:

+ Cột thứ 1: Liệt kê đầy đủ các giá trị dò

+ Các cột tiếp theo: Liệt kê các dữ liệu cần đọc vào

- Số thứ tự cột lấy: Là một số nguyên chỉ thứ tự của cột cần đọc dữ liệu vào

- Kiểu dò: Có 2 kiểu dò nhƣ sau:

+ Kiểu 0: Dò tìm chính xác, nếu không có thì báo lỗi N/A

+ Kiểu 1: Dò tìm gần đúng hay còn gọi là kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn

Ví dụ 1: Điền Tên vật tƣ và đơn giá vào Bảng cần tính dựa vào Mã số và Bảng 1

ĐỊNH DẠNG MỘT Ô, MỘT DÃY Ô

6.1 Kiểu số, ngày tháng, tiền tệ Để định dạng vùng dữ liệu có kiểu số, ngày tháng năm và kiểu tiền tệ, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Hiển thị hộp thoại Format Cells

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Format

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl-1

- Cách 3: Nhấn phải chuột tại ô hay vùng dữ liệu muốn định dạng, rồi chọn lệnh Format Cell … từ hộp danh sách hiển thị

Bước 2: Chọn quy định cách hiển thị dữ liệu:

Dữ liệu khi nhập vào một ô trên bảng tính sẽ phụ thuộc vào 2 thành phần đó là loại dữ liệu (Category) và mã định dạng (Format code) Mỗi loại dữ liệu có mã định dạng riêng Dữ liệu kiểu số có thể hiển thị theo nhiều loại dữ liệu khác nhau nhƣ Number, Date, Percentage,

Tại hộp thoại Format Cell, bạn chọn loại dữ liệu ở khung Category Sau đó tùy chỉnh định dạng theo mong muốn

Ngoài ra, bạn cũng có thể định dạng nhanh cách hiển thị dữ liệu bằng cách sử dụng thẻ Home, nhóm lệnh Number

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Bạn mở hộp thoại Format Cells nhƣ trong mục 6.1 đã trình bày

- Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Font và thực hiện các thao tác định dạng cho ký tự tương tự như thực hiện trong Word

Ngoài ra, bạn có thể chọn nhanh công cụ nhóm Font trên thẻ Home, nhóm

6.3 Căn chỉnh, tạo hiệu ứng viền

6.3.1 Định vị trí dữ liệu trong ô

- Mở hộp thoại Format Cells như trong mục 6.1 đã hướng dẫn

- Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Alignment

+ Text Alignment: Canh lề cho dữ liệu trong ô

+ Horizontal: Canh lề theo chiều ngang

+ Vertical: Canh lề theo chiều đứng

+ Orientation: Chọn hướng cho dữ liệu ( nhập số đo góc quay trong ô Degrees)

+ Text Control: Điều chỉnh dữ liệu

Wrap text: Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô Merge cells: Kết hợp các ô thành 1 ô

6.3.2 Định dạng khung, nền a Kẻ khung bảng tính

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Mở hộp thoại Format Cells nhƣ trong mục 6.1 đã trình bày

- Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Border Tại đây, bạn có các tùy chọn nhƣ sau:

+ Presets: Chọn kiểu kẻ khung

Inside: Kẻ các đường trong

Outside: Kẻ đường viền bên ngoài khung

+ Border: Cho phép bạn chọn đường kẻ trực quan theo yêu cầu

+ Style: Cho phép bạn chọn kiểu của đường kẻ

+ Color: Chọn màu của đường kẻ b Tô nền cho bảng tính

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Mở hộp thoại Format Cells nhƣ trong mục 6.1 đã trình bày

- Tại hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Fill Tại đây, bạn có các tùy chọn nhƣ sau:

+ Pattern Color: Chọn màu nền

+ Pattern Style: Chọn các mẫu nền

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn nhanh lệnh Borders trong nhóm Font để tạo đường viền hay Fill Color để tô màu.

BIỂU ĐỒ

Khi bạn cần trình bày dữ liệu của bảng tính cho nhiều đối tƣợng khác, thì việc hiển thị dữ liệu nhƣ thế nào là rất ý nghĩa Biểu đồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện đồ họa, biến đổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa Biểu đồ giúp bạn so sánh số liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải đọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên đoán đƣợc sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh động và thuyết phục hơn

Trong thực tế có rất nhiều loại biểu đồ, nhưng thường gặp là biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie) Từ 3 dạng này, Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn số liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng

Trong một biểu đồ, ta có các thành phần sau:

1 Chart Area: Vùng nền biểu đồ

2 Chart Title: Tiêu đề của biểu đồ

4 Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục X

5 Category (X) axis : Tiêu đề trục X

7 Vùng giá trị trên trục Y

8 Value (Y) axis: Tiêu đề trục Y

11 Dãy số liệu đƣợc minh họa trong biểu đồ

12 Legend: chú giải, dùng để mô tả dãy số liệu trong biểu đồ

7.1.1 Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ

Một biểu đồ trong Excel đƣợc tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành

Vì vậy trước khi xây dựng biểu đồ bạn cần tạo bảng tính chứa các dữ liệu cần thiết bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp hoặc sử dụng các hàm Excel để tính

Ví dụ nhƣ số liệu trong bảng THỐNG KÊ SỐ LƢỢNG SINH VIÊN theo từng năm học dưới đây

Yêu cầu dùng biểu đồ dạng cột để biểu diễn số lƣợng sinh viên các ngành theo từng năm học

Các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị đƣợc thực hiện nhƣ sau:

Bước 1 Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ đồ thị, nhƣ trong bảng dữ liệu trên thì vùng dữ liệu là A3:D9

Lưu ý: Chọn luôn các nhãn của các cột

Bước 2: Chọn kiểu đồ thị từ thẻ Insert > Charts Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau

Chúng ta có thể đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thị bằng cách nhƣ sau:

Bước 1: Chọn đồ thị muốn tùy chỉnh

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Chart Tools > Design > Chart Layout, sau đó chọn cách bố trí biểu đồ cho phù hợp

7.2.2 Đảo số liệu từ dòng thành cột Để đảo các chuỗi số liệu từ dòng thành cột và ngƣợc lại ta thực hiện nhƣ sau: Chart Tools > Design > Data > Switch Row/Column Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn Ví dụ chúng ta muốn nhóm các nhóm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với nhau

7.2.3 Tùy chỉnh kiểu cho đồ thị

Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, bạn có thể đổi sang kiểu khác bằng cách:

- Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Chart Tools >Design >Type >Change

- Tại hộp thoại Insert Chart bạn chọn lựa các mẫu đồ thị

7.2.4 Tùy chỉnh tông màu cho đồ thị Để điều chỉnh tông màu của đồ thị, bạn chọn thẻ Chart Tools, thẻ Design, nhóm Chart Styles, lệnh More ( ) Sau đó lụa chọn lại tông màu cho đồ thị

- Nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều

- Giữ trái chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác

7.2.6 Thay đổi kích thước đồ thị

- Nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đó xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm

- Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to

- Chọn đồ thị cần sao chép

- Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấn Ctrl+V để dán đồ thị vào

- Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị

- Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh hiện ra.

KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI TRANG TÍNH, BẢNG TÍNH

8.1 Trình bày trang tính để in ra Để thiết lập thông số trang in, bạn chọn thẻ Page Layout, nhóm Page Setup Tại đây, bạn tùy chọn các lệnh nhƣ sau:

- Margins: Tùy chọn lề cho trang in

- Orientation: Chọn chiều ngang hay dọc cho trang in

- Size: Tùy Chọn khổ giấy

- Print Area: Tùy chọn vùng in

- Breaks: Tùy chọn ngắt trang

- Print Titles: Tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang,…

Ngoài ra, bạn có thể thiết lập các thông số trang in tại hộp thoại Page

Setup, bằng cách vào thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, chọn nút lệnh mở rộng ở góc dưới bên phải nhóm

- Tại thẻ Page: Bạn thiết lập thông số cho trang in:

+ Orientation: Thiết lập chiều cho trang in

+ Size: Chọn khổ giấy in

- Tại thẻ Margins: Bạn thiết lập thông số lề trang in:

+ Header: Lề tiêu đề đầu trang

+ Footer: Lề tiêu đề chân trang

+ Horizontally: Canh giữa trang theo chiều ngang

+ Vertically: Canh giữa trang theo chiều dọc

- Thẻ Header/Footer: Thiết lập tiêu đề đầu và chân trang

8.2.1 Xem trước (Print Preview) Để hiển thị hộp thoại Print, bạn chọn thẻ File > Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+P Lúc này, tại khung bên phải sẽ xuất hiện trang tính đƣợc bố trí tương tự như bảng in thật, để người dùng có thể xem trước khi tiến hành in

8.2.2 Thiết lập thông số hộp thoại in Để hiển thị hộp thoại Print, bạn chọn thẻ File > Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+P

Tại hộp thoại Print, bạn thiết lập các tùy chọn nhƣ sau:

 Mục Print Active Sheet: Thiết lập vùng in Tại đây có các tùy chọn nhƣ sau:

- Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn

- Entire workbook: In toàn bộ bảng tính

- Table: Chỉ có tác dụng khi ô hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này

- Ignore print areas: Khi tùy chọn này đƣợc chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện

 Lệnh Print: dùng để in bảng tính

 Copies: Chọn số bản đƣợc in

 Printer: Chỉ định máy in

Trước khi thực hiện in trang tính, bạn thường xem trang tính trước, để kiểm tra bố cụ trang, đặc biệt là kiểm tra ký hiệu ngắt trang Nếu ngắt trang chƣa phù hợp, bạn điều chỉnh bằng cách nhƣ sau:

- Chuyển bảng tính sang chế độ Page Break Preview bằng cách chọn thẻ

- Trỏ chuột vào ký hiệu ngắt trang cho đến khi chuột biến thành mũi tên 2 chiều, sau đó rê giữ chuột để di chuyển, điều chỉnh ký hiệu ngắt trang sang vị trí phù hợp

MÔ ĐUN 2 TIN HỌC VĂN PHÕNG NÂNG CAO

BÀI 1 XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO

- Học viên có khả năng soạn thảo, trình bày một văn bản với nhiều kỹ thuật nâng cao

- Học viên hiểu và xây dựng được các cấp độ bảo vệ tài liệu mang tính chất cá nhân

- Nâng cao kỹ năng chia sẻ và quản lý văn bản

- Học viên có khả năng xây dựng mục lục tự động cho văn bản

- Học viên hiểu được lợi ích của việc trộn thư và ứng dụng thao tác trộn thư vào công việc soạn thảo

- Xây dựng được biểu đồ từ nguồn dữ liệu trong văn bản

THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU

1.1 Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp

1.1.1 Thay đổi các thiết đặt (setting) có sẵn

Chúng ta có thể thay đổi một số thiết đặt mặc định trong Word nhƣ thay đổi mặc định về font chữ, khoảng cách đoạn, khoảng cách dòng, canh lề giấy, định hướng giấy, … với thao tác thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn nút lệnh trong nhóm chức năng bạn muốn thay đổi chế độ mặc định

Bước 2: Chọn các thuộc tính thiết lập mới, sau đó chọn nút Set as Default Lúc này, hệ thống sẽ hỏi để bạn đƣa ra sự lựa chọn:

- This document only: Thiết lập là mặc định cho tài liệu này

- All documents based on the normal template: Thiết lập này cho tất cả các tài liệu trên cơ sở mẫu

Bước 3: Click nút OK để lưu thiết lập mới hoặc Click nút lệnh Cancel để hủy thiết lập

1.1.2 Chế độ kiểm tra chính tả

Trong quá trình soạn thảo văn bản, chúng ta không thể tránh khỏi các lỗi sai sót về chính tả, vì thế mà chúng ta luôn cần các công cụ kiểm tra lỗi chính tả một cách tự động để hạn chế các lỗi chính tả mắc phải

* Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả:

- Trên thanh Ribbon/thẻ File/Options

- Tại thẻ Proofing của hộp thoại Word Options, ta đánh dấu hoặc hủy dấu tích ở mục Check spelling as you type để chọn hoặc hủy chọn kiểm tra lỗi chính tả tự động

Lưu ý: Ngôn ngữ soạn thảo thường được mặc định trong MS Word là tiếng

Anh Vì vậy, khi bật chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động, bạn phải thiết lập ngôn ngữ cho hệ thống MS Word phù hợp với ngôn ngữ bạn đang soạn thảo để tính năng kiểm tra lỗi chính tả tự động mới đƣợc chính xác

* Thiết lập ngôn ngữ soạn thảo

- Trên thanh Ribbon/thẻ Review/nhóm

Language/ lệnh Language, bạn chọn tính năng Set Proofing Language để mở hộp thoại Language

- Tại hộp thoại Language, ta thực hiện các thao tác sau:

+ Mark selected text as: Chọn ngôn ngữ cần soạn thảo

+ Do not check spelling or grammar: Bật/tắt chế độ kiểm tra chính tả

+ Nút Set As Default: Dùng để chuyển ngôn ngữ đƣợc chọn thành ngôn ngữ soạn thảo mặc định Nếu bạn lựa chọn lệnh này, hệ thống sẽ hỏi lại một lần nữa Lúc này, bạn có thể chọn Yes để thiết lập, No để hủy bỏ thiết lập mặc định

+ Nút lệnh OK để hoàn thành thiết lập, Cancel để hủy thiết lập

1.1.3 Mục văn bản tự động (Autotext)

Công việc soạn thảo văn bản của bạn có thể phải lặp lại những đoạn văn bản giống nhau Để giải quyết vấn đề nay, bạn thường soạn sẵn ra những văn bản mẫu, rồi thực hiện sao chép từng phần vào văn bản mới, cách thức này tuy đơn giản nhƣng mất khá nhiều thời gian vì phải lặp lại nhiều lần Để thuận tiện và nhanh chóng hơn trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tính năng Autotext

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn tạo AutoText

Bước 2: Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText/Save Selection to AutoText Gallery

Bước 3: Tại hộp thoại Create New Building Block:

- Name: Bạn đặt tên riêng cho Autotext vừa thiết lập, lưu ý tên phải mang tính chất gợi nhớ, đơn giản và ngắn gọn

- Mục Save in: Sẽ cho phép bạn lưu nó vào Normal.dotm là chung cho tất cả các trang Word mới tạo về sau, hay chỉ lưu vào chính file bạn đang soạn mà thôi

- Nhấn OK để hoàn thành thao tác tạo Autotext hoặc Cancel để hủy khởi tạo

Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn

Bước 2: Gõ đúng tên AutoText cần chèn rồi nhấn tổ hợp phím Fn+ F3 hoặc vào thẻ

Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText, click chuột trái chọn AutoText cần chèn Đặt tên cho Autotext

Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ Insert/nhóm Text/lệnh Quick Parts/AutoText Bước 2: Click phải chuột tại AutoText bất kỳ rồi chọn Organize and Delete Bước 3: Tại hộp thoại Building Blocks Organize, sẽ hiển thị danh sách các

AutoText, lúc này bạn hãy chọn Autotext muốn thao tác rồi thực hiện các thao tác chèn, xóa, hiệu chỉnh bằng các nút lệnh sau:

- Delete: Xóa AutoText đã chọn

- Insert: Chèn AutoText vào vị trí con trỏ hiện hành trong văn bản

- Edit Properties: Hiệu chỉnh lại các thiết lập cho AutoText

Bước 4: Nhấn nút Close để đóng cửa sổ thao tác

Mẫu (Template) là một tập tin mẫu, cho phép người dùng tạo một tập tin văn bản mới với mẫu đã đƣợc tạo sẵn Tập tin mẫu có thể bao gồm tiêu đề, logo và những định dạng khác Tập tin mẫu có phần đuôi mở rộng là dotx

1.2.2 Tìm và áp dụng mẫu có sẵn

* Sử dụng mẫu từ bộ Office

Trong MS Word có sẵn các tập tin mẫu, chúng ta có thể sử dụng tập tin sẵn có của hệ thống bằng cách nhƣ sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ File/New/Sample Templates Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ Template, chứa các mẫu của hệ thống

Bước 2: Trong cửa sổ Template, chúng ta lần lƣợt thực hiện các thao tác sau:

- Chọn tìm một mẫu phù hợp với nội dung của tài liệu

- Click nút lệnh Create để sử dụng mẫu

* Sử dụng mẫu cá nhân của người sử dụng

Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ

File/New/My Templates, để xuất hiện cửa sổ chứa các mẫu của người dùng

Bước 2: Trong cửa sổ Person

Template, tìm chọn một mẫu phù hợp với nội dung của văn bản rồi click nút lệnh OK để sử dụng mẫu

1.2.3 Tạo và lưu mẫu mới

Bạn có thể tạo ra một mẫu mới theo yêu cầu của bạn hoặc bạn có thể sửa một mẫu đã có sẵn và lưu giữ cho lần sau sử dụng Một mẫu trong Microsoft Word có đuôi kéo dài là dotx Các bước thực hiện như sau:

Soạn thảo 1 văn bản mới theo yêu cầu của bạn về mẫu Tuy nhiên, nếu bạn muốn tạo mẫu dựa trên các mẫu có sẵn thì bạn thao tác nhƣ sau:

- Chọn thẻ File/New/ Sample Templates hoặc My Templates, sau đó bạn chọn mẫu mà bạn muốn sử dụng và mở nó với chức năng Template Option

- Sau đó bạn hãy chỉnh sữa mẫu đã mở theo yêu cầu của bạn

- Để lưu mẫu vừa tạo, bạn chọn lệnh Save As trên thanh

Ribbon/thẻ File hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

- Trong hộp thoại Save As, ta thực hiện các thao tác sau:

+ Chọn vị trí lưu file mẫu

+ Mục File name: Đặt tên cho mẫu mới

+ Mục Save as type: Click chọn kiểu tập tin Word Template (*.dotx)

+ Nhấn nút Save để hoàn thành lưu mẫu hoặc Cancel để hủy thao tác lưu.

ĐỊNH DẠNG NÂNG CAO

2.1.1 Cuộn văn bản (Text wrapping)

Khi chèn một khung hình, bạn nhận thấy rằng rất khó để di chuyển vị trí của khung hình trong văn bản theo ý muốn, bởi vì MS Word có một số thuộc tính

Chọn mẫu mặc định trên khung hình.Vì vậy, nếu bạn muốn di chuyển khung hình trong văn bản một cách tự do, chúng ta cần phải sử dụng tính năng cuộn văn bản Tính năng này sẽ thể hiện vị trí của khung hình trong văn bản hoặc kiểu hiển thị của khung hình so với văn bản Để thực hiện tính năng này ta thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Chọn khung hình muốn thực hiện tính năng cuộn văn bản, lúc này trên thanh Ribbon sẽ xuất hiện thêm thẻ Format

Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm Arrange/ lệnh Wrap Text Một trình đơn sẽ xuất hiện các tùy chọn nhƣ sau:

- In the Line with Text: hình ảnh giống nhƣ một dòng văn bản

- Square: Văn bản sẽ bao xung quanh hình ảnh

- Tight: Văn bản ôm sát vào hình ảnh

- Behind text: Hình ảnh sẽ ẩn sau văn bản

- In Front of Text: Hình ảnh ở phía trước văn bản và che văn bản lại

2.1.2 Tìm, thay thế định dạng, bút vẽ định dạng

* Tìm và thay thế định dạng

Giả sữ bạn muốn thay thế các chữ có định dạng chữ nghiêng sang định dạng chữ đậm, nếu bạn tìm kiếm hết văn bản để chọn ra các chữ có định dạng chữ nghiêng rồi chuyển sang định dạng chữ đậm thì mất khá nhiều thời gian Để đơn giản quá trình này, Word 2010 cung cấp tính năng tìm kiếm và thay thế định dạng với các bước như sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home/nhóm Editing/lệnh

Replace hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+H trên bàn phím để hiển thị hộp thoại Find and Replace

Bước 2: Tìm kiếm định dạng

- Click chuột vào ô Find What để bắt đầu quá trình tìm kiếm định dạng

- Nhấn nút lệnh More>> để hiển thị các tính năng tìm kiếm nâng cao

- Nhấn nút lệnh Format, để hiển thị các tùy chọn về định dạng bạn muốn tìm kiếm nhƣ:

+ Tabs: Định dạng dấu đoạn

+ Language: Định dạng ngôn ngữ

+ Frame: Định dạng ngắt trang

+ Highlight: Định dạng đánh dấu

Bước 3: Thay thế định dạng

- Click chuột vào ô Replace with để bắt đầu quá trình thay thế định dạng

- Nhấn nút lệnh Format, để chọn định dạng muốn thay thế

Bước 4: Sau khi đã hoàn thành bước 3 Bạn có các tùy chọn như sau:

- Nút Find Next: Sử dụng để tìm từng trường hợp

- Nút Replace: Sử dụng để thay thế từng trường hợp

- Nút Replace All: Dùng để thay thế toàn bộ trường hợp tìm thấy

- Nút Cancel: Hủy thao tác tìm kiếm và thay thế

* Bút vẽ định dạng (Format Painter)

Bút định dạng đƣợc sử dụng để sao chép nhanh định dạng từ một phần trong tài liệu Để sử dụng tính năng này, ta thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn sao chép định dạng

Bước 2: Chọn thẻ Home/nhóm Clipboard/lệnh Format Painter

Bước 3: Click chuột trái vào đối tƣợng muốn thay đổi giống với định dạng sao chép

2.1.3 Dán đặc biệt (Paste Special)

Khi bạn thực hiện sao chép hay cắt dán các nội dung từ nhiều nguồn văn bản khác nhau, các phần văn bản sao chép sẽ đƣợc dán cùng với các định dạng của tài liệu gốc Điều này làm cho trang văn bản của bạn trở nên rối mắt với nhiều cỡ chữ, kiểu chữ, … Để khắc phục tình trạng này, Microsoft Word 2010 cung cấp tính năng dán đặc biệt (Paste Special) Tính năng này có thể loại bỏ tất cả các định dạng gốc, chỉ dán các đoạn văn bản theo đúng định dạng của trang văn bản đang xử lý hoặc giữ lại tất cả các định dạng gốc Thao tác thực hiện tính năng này nhƣ sau:

Bước 1: Bạn thực hiện thao tác cắt hay sao chép văn bản như bình thường bạn đã thực hiện

Bước 2: Đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán dữ liệu

Bước 3: Để mở hộp thoại Paste Special, bạn có thể đƣợc thực hiện bằng 2 cách:

- Cách 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ Home/nhóm Clipboard, bạn mở rộng tính năng Paste để hiển thị danh sách các tùy chọn Sau đó, bạn sẽ nhấn chọn Paste Special

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Ctrl + V

Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, bạn có các tùy chọn nhƣ sau:

- Paste: Tính năng dán văn bản Trong tính năng này có các tùy chọn nhƣ sau:

+ Formatted Text (RTF): Chèn nội dung văn bản giữ lại định dạng gốc

+ Unformatted Text: Chèn nội dung văn bản loại bỏ định dạng gốc

+ Picture: Chèn nội dung văn bản nhƣ 1 định dạng hình ảnh

- Paste link: Tính năng dán liên kết

- OK: để hoàn thành thao tác

2.1.4 Hiệu ứng cho văn bản Để thay đổi diện mạo của một văn bản, bạn có thể thay đổi màu tô của ký tự, của hình ảnh, của chữ nghệ thuật, … hoặc có thể thay đổi viền ngoài, thêm các hiệu ứng chẳng hạn nhƣ bóng đổ, phản chiếu hoặc vầng sáng

* Hiệu ứng cho ký tự

Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn thêm hiệu ứng

Bước 2: Trên thẻ Home/nhóm Font/ lệnh Text Effect Tại đây, bạn chọn hiệu ứng mình muốn Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh và thêm một số hiệu ứng nhƣ sau:

+ Outline: Thay đổi đường viền ngoài của hiệu ứng như thay đổi màu đường viền, độ dày của đường viền, kiểu đường viền

+ Shadow: Tạo hiệu ứng bóng đổ cho văn bản

+ Reffection: Tạo hiệu ứng phán chiếu cho văn bản

+ Glow: Tạo hiệu ứng vầng sáng cho văn bản

- Loại bỏ hiệu ứng ký tự

Bước 1: Chọn văn bản mà bạn muốn loại bỏ hiệu ứng từ

Bước 2: Trên thẻ Home/nhóm Font/ lệnh Clear Formatting

Bước 1: Chọn WordArt cần tạo hiệu ứng

Bước 2: Chọn thẻ Format/nhóm WordArt

Styles/lệnh Text Effects, lệnh này gồm có các hiệu ứng nhƣ sau:

+ Shadow: Hiệu ứng bóng đổ

+ Reffection: Hiệu ứng bóng nước

+ Glow: Hiệu ứng viền sáng cho văn bản

+ Bevel: Hiệu ứng làm nỗi bề mặt

+ 3-D Rotation: Hiệu ứng xoay trong không gian 3 chiều

Lưu ý: Nếu bạn muốn tùy chỉnh hiệu ứng, bạn chọn mục Options tương ứng của từng hiệu ứng Từ trình đơn Format Text Effects , bạn có thể thay đổi chiều rộng, chiều cao và độ sâu, … của một hiệu ứng

Việc đóng dấu logo, chèn thêm nền mờ Watermark vào các tài liệu đã quá quen thuộc với người dùng Khi chèn nền mờ vào tài liệu, người đọc sẽ dễ dàng nhận dạng tài liệu đến từ đâu, đăc biệt khả năng chỉnh sửa nội dung sẽ đƣợc hạn chế rất nhiều

Ví dụ: Để tạo Watermark ta thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Click chuột tại vị trí trong văn bản muốn chèn Watermark Sau đó vào thẻ Page Layout/ nhóm Page

Background/ Watermark Tại đây bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh xem trước của một số kiểu chèn watermark trong Word, lúc này bạn chọn Customs watermark để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh

Bước 2: Tại hộp thoại Printed Watermark, bạn có 2 cách để chèn Watermark vào nội dung tài liệu

- Cách 1: Chèn Watermark bằng hình ảnh

+ Tích chọn vào Picture Watermark

+ Select Picture : Mở ảnh Watermark lưu trữ trên máy tính

+ Scale : Chọn kích thước cho Watermark

Lưu ý: Khi bạn bỏ dấu tích tại ô Washout thì watermark sẽ đậm hơn

- Cách 2: Chèn Watermark bằng Text

+ Language: Lựa chọn ngôn ngữ cho nền mờ

+ Text: Nhập nội dung cho Watermark

+ Font: Lựa chọn font chữ cho Watermark

Chèn Watermark bằng hình ảnh

Chèn Watermark bằng chuỗi ký tự

+ Size: Chọn kích cỡ cho Watermark

+ Color: Chọn màu cho Watermark

Bước 3: Nhấn nút OK để hoàn thành

* Gỡ bỏ Watermark Để gỡ bỏ nền mờ Watermark trên tài liệu soạn thảo của bạn, bạn chỉ cần chọn thẻ Page Layout/ nhóm Page Background/

2.1.5 Đặt/tắt tính năng định dạng văn bản tự động (Auto Format)

Trong Word có 1 tính năng rất tiện dụng đó là tự động định dạng (Auto Format) Tính năng này bao gồm những thay đổi về dấu ngoặc kép, tự động tạo danh sách gạch đầu dòng, tự động đánh số hoặc tạo liên kết đến 1 địa chỉ Website Tính năng AutoFormat trong MS Word không chỉ hoạt động trên văn bản khi bạn gõ mà nó còn có thể định dạng lại toàn bộ tài liệu đã có sẵn theo yêu cầu của bạn Điều này rất hữu ích nếu bạn nhận được một văn bản được đánh từ một người khác nhƣng lại thiếu các định dạng cần thiết

* Thiết lập nút lệnh AutoFormat trên thanh Ribbon

Tính năng AutoFormat không đƣợc cài đặt sẵn trên thanh công cụ của MS

Word Chính vì vậy chúng ta muốn thực hiện 1 cách nhanh chóng thì đầu tiên cần phải thêm công cụ này vào thanh công cụ Thao tác này đƣợc thực hiện nhƣ sau:

Bước 1: Bạn chọn thẻ File/Option để mở hộp thoại Word Options

Bước 2: Trong hộp thoại Word Options, bạn thực hiện các thao tác nhƣ sau:

- Chọn thẻ Quick Access Toolbar

- Tại mục Choose commands from: bạn chọn Commands Not in the Ribbon

- Nhấn lệnh Add để thêm tính biểu tƣợng năng lên thanh Ribbon

- Nhấn nút OK để hoàn thành thiết lập

* Bật định dạng văn bản tự động Để định dạng văn bản một cách tự động, bạn chỉ cần nhấn nút lệnh

AutoFormat trên thanh Quick Ribbon Lúc này hôp thoại AutoFormat hiển thị các tùy chọn cho bạn lựa chọn nhƣ sau:

- AutoFormat now: Tự động định dạng tất cả mọi thứ trong tài liệu cùng một lúc

- AutoFormat and review each change: Kiểm tra lại mỗi thay đổi trên tài liệu sau khi xem lại

- Bạn chỉ định các loại văn bản để quá trình định dạng tự động đƣợc chính xác hơn MS Word hỗ trợ các loại văn bản nhƣ sau:

- Nếu bạn không có thay đổi gì nữa thì bạn nhấn

OK để hoàn thành hoặc nhấn lệnh Cancel để hủy bỏ thiết lập Trong trường hợp bạn có những lựa chọn để xác định những gì muốn thay đổi khi tự động định dạng tài liệu thì bạn nhấn vào lệnh Options để hiển thị hộp thoại AutoCorrect Tại đây bạn thực hiện các thao tác nhƣ sau:

+ Chọn thẻ AutoFormat As You Type (Định dạng tự động khi nhập) hoặc thẻ AutoFormat (Tự định dạng) để định dạng những mục khi bạn gõ văn bản

+ Click chọn mục bạn muốn MS Word định dạng tự động, tại đây sẽ có các thuộc tính nhƣ sau:

"Straight quotes" with ―smart quotes‖ Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ký tự ngoặc đơn

Thay thế các phân số mà bạn gõ với các số và gạch chéo đúng với đặc điểm phấn số

*Bold* and _italic_ with real formatting Định dạng văn bản kèm theo dấu * thành chữ in đậm, kèm theo dấu gạch dưới là chữ in nghiêng

Internet and network paths with hyperlinks Định dạng các địa chỉ email và URL thành trường siêu liên kết

Ordinals (1st) with superscript Định dạng các số thứ tự nhƣ 1 st thành 1st

Hyphens ( ) with dash (—) Chuyển hai dấu gạch ngang đơn thành (—)

Automatic bulleted lists Áp dụng định dạng danh sách liệt kê sử dụng ký tự đặc biệt nhƣ *,-…, theo sau đó là một khoảng trống

Automatic numbered lists Áp dụng định dạng cho danh sách liệt kê sử dụng số, theo sau đó là khoảng trống

Border lines Sử dụng để áp dụng viền cho đoạn văn khi bạn gõ 3 hoặc nhiều hơn 3 dấu gạch ngang, gạch dưới, dấu bằng

Tables Tạo ra một bảng khi bạn gõ một loạt các dấu gạch ngang và dấu cộng

Built-in heading styles Áp dụng mẫu tiêu đề cho tiêu đề văn bản

Format beginning of list item like the one before it

Thay thế ký tự ngoặc kép bằng ngoặc đơn

Set left- and first-indent with tabs and backspaces

Thiết lập chỗ thụt vào đầu dòng trái trên thước tab dựa vào các tab và phím Backspace khi bạn gõ

Define styles based on your formatting

Tự động tạo ra hoặc sửa đổi style dựa theo các định dạng mà bạn áp dụng cho tài liệu

+ Nhấp nút OK để hoàn thành lựa chọn hoặc nút Cancel để hủy lựa chọn

Lưu ý: Sự khác biệt giữa “Tự định dạng” và “Tự định dạng khi bạn nhập” nhƣ sau:

- “Tự định dạng khi bạn nhập‖ đƣợc áp dụng cho văn bản tại thời điểm bạn đang nhập Tức là sau khi thiết lập xong, bạn nhập những đoạn văn bản mới, thì những đoạn văn bản đó sẽ tự động đƣợc định dạng

- ―Tự định dạng‖ đƣợc áp dụng khi bạn chạy lệnh tự định dạng Văn bản trong trường hợp này sẽ được định dạng tự động cho tới thời điểm bạn chạy lệnh tự định dạng

THAM CHIẾU VÀ LIÊN KẾT

3.1 Tiêu đề, chân trang, chân bài

3.1.1 Ti u đề (Caption) cho hình minh họa, bảng, và hộp văn bản

Dưới mỗi hình ảnh, bảng biểu, phương trình toán học, … thường có các dòng tiêu đề hay còn gọi là dòng chú thích, đây là một nhãn được đánh số, ví dụ nhƣ ―Hình 1‖

Một dòng tiêu đề thường bao gồm:

(1) Văn bản tùy chỉnh, ví dụ như ―Hình‖; ―Bảng‖; ―Phương trình‖ hoặc những nội dung khác mà bạn nhập

(2) Theo sau văn bản tùy chỉnh là số hoặc chữ cái theo thứ tự, ví dụ nhƣ ―1, 2, 3 ‖ hoặc ―a, b, c ‖ Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm văn bản mô tả, bổ sung theo sau nếu muốn

3.1.1.1 Thêm tiêu đề Để tiến hành thêm tiêu đề cho hình ảnh, bảng biểu, phương trình toán học hay một số đối tượng khác, bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chọn đối tƣợng mà bạn muốn thêm dòng tiêu đề

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm Captions/lệnh

Bước 3: Tại hộp thoại Caption:

- Mục Options: Cho phép bạn nhập nội dung tiêu đề, bao gồm các thông tin sau:

+ Mục Label: Nhập nhãn cho dòng tiêu đề, ví dụ nhƣ ―Hình‖, ―Bảng‖,

Lưu ý: Nếu danh sách không có nhãn bạn muốn, bạn có thể chèn nhãn mới vào bằng cách nhấn nút lệnh New

Label… , sau đó nhập nội dung cho nhãn mới, rồi bấm OK để hoàn thành tạo nhãn mới

+ Mục Position: Cho phép bạn lựa chọn vị trí hiển thị của dòng tiêu đề MS Word cung cấp sẵn một số lựa chọn nhƣ sau:

Above selected item: Tiêu đề nằm phía trên đối tƣợng đƣợc chọn

Below selected item: Tiêu đề nằm phía đưới đối tƣợng đƣợc chọn

- Mục Caption: Bạn có thể nhập văn bản mô tả về đối tƣợng, chẳng hạn nhƣ

- Nút lệnh Numbering…: Cho phép bạn tùy chỉnh định dạng đánh số thứ tự của tiêu đề

Nhập nội dung nhãn mới

Nhập văn bản mô tả đối tuọng

Lựa chọn vị trí hiển thị tiêu đề

Lựa chọn định dạng số thứ tự

Sau khi thêm ít nhất một tiêu đề cho hình ảnh, bảng biểu, … vào tài liệu, kiểu (Styles) của tiêu đề có tên là ―Caption‖ sẽ đƣợc hiển thị trên thƣ viện kiểu Để thay đổi định dạng của tiêu đề trong toàn bộ tài liệu, bạn thao tác nhƣ sau:

Bước 1: Bạn click chuột vào một tiêu đề bất kỳ trong tài liệu

Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào kiểu tiêu đề có tên Cation nằm trong bộ sưu tập, rồi chọn Modify… để hiển thị hộp thoại tùy chỉnh Modify Styles

Bước 3: Tại hộp thoại Modify Styles, bạn có thể đặt kích cỡ phông chữ, màu chữ, loại và các tùy chọn khác sẽ áp dụng cho chú thích của bạn nhƣ thao tác tùy chỉnh định dạng cho kiểu mà giáo trình đã hướng dẫn trong mục 7.2.2.3

3.1.1.3 Xóa tiêu đề Để xóa tiêu đề cho 1 số đối tƣợng, bạn chỉ cần chọn tiêu đề cần xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc nhấn chuột phải rồi chọn Delete

3.1.2 Chú thích cuối trang và chú thích cuối tài liệu

3.1.2.1 Chú thích cuối trang (Footnote)

Tại mỗi trang của tài liệu, thường có những câu, những từ cần được chú thích để làm rõ vấn đề Những chú thích này, người sử dụng muốn đặt nằm ở cuối trang văn bản để người đọc dễ dàng theo dõi Vì vậy, MS Word cung cấp tính năng Footnote, từ cần chú thích như minh họa ở hình bên dưới

* Chèn chú thích Để sử dụng tính năng này, bạn thao tác theo cá bước như sau:

Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Footnote Lúc này, tại cuối chân trang của tài liệu sẽ xuất hiên số thứ tự của chú thích và dấu nháy cho phép bạn nhập dòng chú thích

* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở chân trang, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi

Nhập nội dung chú thích

3.1.2.2 Chú thích cuối tài liệu (Endnote)

* Chèn chú thích Để chèn chú thích vào cuối tài liệu, cuối bài viết, bạn thào tác nhƣ sau:

Bước 1: Chọn câu/từ trong trang văn bản bạn muốn chú thích

Bước 2: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References/nhóm lệnh Footnotes/lệnh Insert Endnote Lúc này, con trỏ chuột sẽ chuyển xuống cuối file văn bản cho phép bạn nhập dòng chú thích

* Xóa chú thích Để xóa đi 1 chú thích nào đó ở cuối tài liệu, bạn chỉ cần xóa đi chữ số nhỏ ở cạnh chữ bạn chèn chú thích là chú thích sẽ tự động mất đi

3.1.2.3 Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang và ngược lại

* Chuyển chú thích cuối tài liệu thành chú thích cuối trang Để chuyển toàn bộ chú thích nằm ở cuối file tài liệu thành chú thích trên các trang, bạn thao tác các bước như sau:

Bước 1: Trên thanh Ribbon, bạn chọn thẻ References, trong nhóm Footnotes bạn click chọn vào biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh và sau đó chọn lệnh Convert để mở hộp thoại Footnote and Endnote

Bước 2: Tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn thao tác nhƣ sau:

- Mục Location: bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Footnotes

- Mục Fomat: Bạn có thể thay đổi định dạng và tùy chỉnh số thứ tự của chú thích

+ Number format: Chọn định dạng số thứ tự của chú thích

+ Start at: Chọn số thứ tự bắt đầu sử dụng để đánh thứ tự cho chú thích

- Sau đó bạn nhấn nút lệnh Convert, rồi đánh dấu tích vào tùy chọn Convert all endnotes to footnotes trong hộp thoại Convert Notes, cuối cùng bạn nhấn lệnh OK để hoàn thành chuyển đổi

* Chuyển chú thích cuối trang thành chú thích ở cuối tài liệu Để chuyển toàn bộ chú thích trên các trang thành chú thích nằm ở cuối tài liệu, bạn thao tác gần giống với thao tác chuyển đổi chú thích cuối tài liệu sang chú thích ở cuối trang, chỉ khác ở một điểm đó là tại hộp thoại Footnote and Endnote, bạn đánh dấu tích vào tùy chọn Endnotes thay vì đánh dấu tích ở tùy chọn Footnotes Thao tác chuyển đổi này cụ thể đƣợc thực hiện nhƣ sau:

SỬ DỤNG TRÌNH CHIẾU NÂNG CAO

XỬ LÝ BẢNG TÍNH NÂNG CAO