Bài giảng Giao dịch đàm phán trong logistics

Tính khí Tính khí: là toàn bộ các đặc điểm tâm lý riêng của con người, thể hiện ở tốc độ xuất hiện và cường độ của tình cảm, cử chỉ, động tác… Tính khí không biểu hiện chính kiến,

BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ

GIAO DỊCH KINH DOANH

2

Những nội dung cơ bản

4

6

7 Quá trình giao dịch

Bản chất của giao dịch KD :

người nhận;

giữa hai hay nhiều người;

chỉ cần thiết khi có nhiều hơn một người tham

gia, nhưng lại có tầm quan trọng trong việc

thực hiện tốt các chức năng của nhóm

⚫Đó là một quá trình 2 chiều – việc chuyển tải

thông điệp dẫn tới 1 số dạng phản hồi

8

✔Sự phát triển của phân công lao động xã hội

✔Sự phát triển về quy mô, tốc độ sản xuất

✔Sự phát triển của tiến bộ khoa học, công nghệ

✔Sự phát triển của hệ thống trung gian kinh tế/thương mại cả về hình thức và số lượng

✔Sự gia tăng của khối lượng và danh mục hàng hóa sản xuất và tiêu dùng

10

Nhất

quán Khả th

Mục tiêu đúng

Mục tiêu của giao dịch

kinh doanh

Mục tiêu của giao dịch

kinh doanh

12Các hình thức giao dịch

13

Địa điểm giao dịch

GD tại văn phòng

● Giao dịch (giao tiếp ) kinh

doanh là việc trao đổi thông tin

giữa con người và thường dẫn

tới hành động

1.Tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu

quả tại nơi làm việc

4 ví dụ về giao tiếp không hiệu quả (tr.3)

Tại sao việc giao tiếp lại thất bại ?

-Thông điệp sai

-Phương pháp giao tiếp sai

-Gửi không đúng đối tượng

-Thông điệp chưa được gửi đi

-Kết hợp của một trong các yếu tố trên

⚫ Người quản lý tại một cửa hàng bánh ngọt gọi điện thoại về

cơ sở sản xuất bánh cách đó gần 40km trong nỗi thất vọng tràn

trề Sáng hôm đó Ông nhận được 50 chiếc bánh được đặt hàng

đặc biệt từ cơ sở sản xuất bánh Ông chắc chắn rằng trong

cuộc điện thoại đặt hàng hôm qua Ông chỉ đặt có 15 chiếc

Những chiếc bánh này rất dễ hỏng, được làm theo đơn đặt

hàng đặc biệt nên rất khó bán và sẽ phải hủy trong ngày hôm

sau nếu như không bán được

⚫ 2.Một công ty bảo hiểm gửi thư chào hàng một sản phẩm bảo

hiểm mới tới một số lượng lớn khách hàng Một số người

trong danh sách những người nhận đã chết và điều này đã làm

đau lòng những người trong gia đình họ cũng như gây ra một

ảnh hưởng xấu tới hình ảnh của công ty

17

quyết định quảng cáo loại bột dinh dưỡng

mới cho trẻ em dưới 1 tuổi trong khoảng

thời gian giữa hai hiệp đấu của các trận

đấu bóng đá quốc tế được truyền hình

trực tiếp vào các đêm cuối tuần bởi vì đó

là chương trình có lượng người xem lớn

Sau 3 tháng quảng cáo, công ty nhận thấy

doanh số bán hàng hầu như không tăng

⚫

18

Để giao tiếp có hiệu quả

⚫Nhóm lý tưởng để nhà quản lý giao tiếp

có hiệu quả là từ 10 ->12 người

⚫Mục tiêu của giao tiếp trong công việc

là:

.Hướng dẫn

.Thông báo

.Thuyết phục ,động viên hay đề nghị

.Tư vấn hoặc đàm phán

Giao tiếp sẽ đưa những

suy nghĩ và hành động

của con người lại gần

nhau hơn

3.Mô hình của quá trình giao tiếp

Người gửi → Thông tin → Người nhận

Người gửi ← Phản hồi ← Người nhận

4.Những rào cản trong giao tiếp

-Tiếng ồn :Làm bạn khó nghe hoặc mất tập

trung và có thể làm méo mó thông tin

-Ngôn ngữ : Từ ngữ được sử dụng trong

giao tiếp có thể làm cho thông điệp bị hiểu

sai

-Môi trường : Vừa trả lời điện thoại vừa nói

chuyện điện thoại

-Tình cảm /cảm xúc :

-Các mối quan hệ quyền hạn

-Văn hóa tổ chức/ doanh nghiệp

5 Lập kế hoạch giao tiếp

Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian dành cho

việc lên kế hoạch giao tiếp :

Kiến thức và kinh nghiệm của bản thân bạn

.Kiến thức và kinh nghiệm của những người

khác (người nhận )

Mức độ nghiêm trọng nếu giao tiếp không

hiệu quả

Mối quan hệ của bạn với những người khác

Mức độ phức tạp của thông tin cần được

truyền tải

6.Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Nói :Nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại

Viết :Viết thư, thông báo và báo cáo

Ứng xử :Bạn giao tiếp bằng những gì thực tế

làm và cách bạn thể hiện như thế nào

Nghe :Nghe những gì người khác nói là

một phần quan trọng trong quá trình

giao tiếp

25

Khả năng diễn thuyết Khả năng thống ngự

Khả năng gây ấn tượng Khả năng tự kiềm chế

Năng lực giao dịch

Các yếu tố của năng lực giao dịch

❖Khắc phục tâm lý sợ sệt, hướng nội

❖Làm rõ yếu lĩnh diễn thuyết:

❖Ai?

❖Với ai?

❖Trong hoàn cảnh nào?

❖Nói gì?

❖Vận dụng khéo léo số liệu, tư liệu

❖Theo dõi “đèn xanh”, “đèn đỏ”

❖Khống chế ngữ điệu và âm lượng

❖Sử dụng “ngôn ngữ cơ thể”, đặc biệt là mặt và mắt

❖Chú ý tư thế diễn thuyết

27Các yếu tố của năng lực giao dịch

28Các yếu tố của năng lực giao dịch

29Các yếu tố của năng lực giao dịch

30

Tính khí

Tính khí: là toàn bộ các đặc điểm tâm

lý riêng của con người, thể hiện ở tốc

độ xuất hiện và cường độ của tình

cảm, cử chỉ, động tác…

Tính khí không biểu hiện chính kiến, quan điểm, năng lực của con người mà chủ yếu thể hiện cảm xúc và đặc điểm bề ngoài trong hành vi ứng xử của người đó

Các kiểu tính khí chủ yếu:

Tính nóng: nhanh nhẹn, sôi nổi, nóng nảy…

Tính lạnh: bình tĩnh, điềm đạm, kiên trì…

Tính hoạt: hoạt bát, năng động,

dễ thích nghi…

Tính ưu sầu: yếu

ớt, uể oải, suy tư, hay chịu đựng…

Tính cách là đặc điểm riêng của cá nhân

Các nét tính cách

Nhóm 1: nét trí tuệ, ý chí và cảm xúc của bản thân con người

Nhóm 2: thể hiện mối quan hệ của con người với môi trường xung quanh: với người khác, với lao động, với tài sản, với quyền lực… 34

Các đặc điểm tâm lý cá nhân

35

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Luôn nôn nóng, thiếu bình tĩnh, mất tự chủ

Ứng xử

• Thảo luận với họ về những vấn đề còn phải bàn cãi (nếu đã rõ) trước khi

bước vào đàm phán

• Luôn luôn tỏ vẻ bình tĩnh, thản nhiên và có hiểu biết, thông thạo

• Nói chuyện tay đôi với họ khi giải lao nhằm tìm hiểu nguyên nhân dẫn

đến lập trường tiêu cực của họ

• Trong trường hợp căng thẳng quá mức có thể đề nghị ngừng cuộc đàm

hán bằng “ giải lao”, sau đó mọi người bớt nóng lại tiếp tục họp

• Xếp đối tác này ngồi gần những người có uy quyền trong phòng khi đàm

phán

Kiểu người nóng nảy, hay cáu gắt

Bình tĩnh, dễ chịu, yêu lao động, tốt bụng

Ứng xử

• Cùng với họ làm rõ và kết thức vệc xem xét từng trường hợp riêng

biệt

• Tạo điều kiện cho các đối tác giao dịch khác đồng ý với phương pháp

có tính chất xây dựng mà người đó đưa ra trong cuộc tranh luận, đàm

phán

• Trtanh thủ sự giúp đỡ, ủng hộ của họ trong những vấn đề khó khăn,

tranh cãi và trong tình huống nặng nề vất vả

• Xếp họ ngồi vào chỗ trung tâm gữa các thanh viên khác 36

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người đối thoại tích cực

Nghĩ rằng mình thông thạo hơi ai hết vể mọi vấn đề, có ý kiến về mọi

thứ và luôn luôn yêu cầu được phát biểu ý kiến

Ứng xử

• Đặt họ ngồi cạnh người chủ trì đàm phán

• Thỉnh thoảng nhắc nhở họ rằng mọi thanh viên khác cũng muốn phát biểu ý kiến

• Yêu cầu họ cho phép những người khác có đều kiện rút ra những kết luận trung

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người “biết tất cả”

Họ thường thiếu tế nhị, vô cớ cắt ngang quá trình đàm phán Họ ít chú

ý đến thời gian giành cho lời phát biểu của mình

Ứng xử

• Đặt họ ngồi gần ngườ chủ trì đàm phán hoặc người có uy tín

• Khi hị đi chệch hướng cần phải tế nhị ngăn lại

• Khi họ lảng tránh đề tài đàm phán nên hỏi xem điều anh ta nói có liên quan gì đến chủ

đề đang đàm phán

• Hỏi ý kiến từng cá nhân tham gia đàm phán về những vấn đề họ nói ra

• Trong trường hợp cần thiết nên quy định thời gian cho cuộc giao dịch, đàm phán và

mỗi lời phát biểu

• Chú ý không cho họ đánh tráo từ vấn đề này sang vấn đề khác 38

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người khoác lác

Thiếu tự tin khi phát biểu trước đám đông, sẵn sàng im lặng, sợ phát biểu những

điều mà theo quan điểm của họ là ngu ngốc, buồn cười

Ứng xử

• Nếu đặt cho họ câu hỏi nhẹ nhàng có tính chất thông tin

• Khuyến khích họ phát biểu, phê bình và đề xuất ý kiến, phương án

• Giúp họ diễn đạt ý kiến

• Kiên quyết ngăn chặn bất kì sự cười nhạo nào của các đối tác khác

• Nên sử dụng cách diễn đạt có tính chất khuyến khích như “Tất cả

chúng tôi muốn nghe ý kiến của anh”

• Đích thân cảm ơn họ vì những đóng góp, nhận xét của họ trong cuộc

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người nhút nhát

Kín đáo, thường cảm thấy mình sóng ngời thời gian và không gian (cô đơn) cũng như

ngoài lễ đề tài, tình huống của cuộc đàm phán cụ thể

Ứng xử

• Trước hết nên trao đổi về hững kinh nghiệm của bản thân họ và xin những lời

khuyên

• Nên hỏi họ những vấn đề cụ thể mà họ biết, họ quan tâm Đề nghị họ cho ý kiến nhận

xét về các vấn đề chuyên môn sâu

• Khi có điều kiện tranh thủ tìm nguyên nhân của hành vi đó

40

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người bình thản, khó lay chuyển

Không thích sự phê bình (dù trực tiếp hay gián tiếp), thích tỏ ra

là người có tầm quan trọng, đứng trên người khác

Ứng xử

• Không cho phép họ đóng vai trò làm khách trong cuộc giao dịch, đàm phán

• Cần đề nghị nhẹ nhàng làm sao cho họ bình đẳng với các thành viên khác

• Không cho phép bất cứ sự phê phán nào đối với những người lãnh đạo có mặt

hoặc vắng mặt cũng như các cá nhân khác

• Luôn luôn nhắc nhở rằng ở đây ta chỉ bàn về một chủ thể đàm phán và ai là

người đề xướng ra nó

• Sử dụng phương phán “vâng ,nhưng” sẽ rất có lợi đối với kiểu người này 41

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người “quan trọng hoá vấn đề ”

Thích những câu hỏi bất kể chúng có cơ sở thực tế

hay là bịa đặt, muốn vặn hỏi về tất cả các vấn đề

Ứng xử

• Đối với những câu hỏi mang tính chất thông tin, cần trả lời

ngay một cách rõ ràng, cụ thể

• Ngay lập tức thừa nhận lẽ phải và quyền của họ nếu như

không có điều kiện trả lời cụ thể

Các kiểu người thường gặp trong ĐP

Kiểu người hay vặn hỏi

Các thành phần của văn hoá

Yếu tố vật chất: kinh tế, công nghệ

Yếu tố tổng thể xã hội: tổ chức xã hội,

cơ cấu chính trị, giáo dục…

Yếu tố quan niệm, tín ngưỡng, đức tin

Văn hoá và các thành phần của văn hoá

Văn hoá bao gồm tổng thể kiến thức, đạo đức, đức tin, nghệ thuật, luật pháp, tập quán, thói quen…

được các thành viên trong một cộng đồng thừa nhận Nói cách khác, văn hoá là tất cả những gì mà các

thành viên trong xã hội có, nghĩ và làm

Ảnh hưởng của văn hoá đối với hành vi đàm phán

Sự khác biệt về ngôn

ngữ và những cử chỉ,

hành vi không lời

Sự khác biệt về quan niệm giá trị: sự khách quan, sự cạnh tranh, sự công bằng, quan niệm về thời gian…

Sự khác biệt về tư duy

và quá trình ra quyết định trong Đàm phán kinh doanh

44

Vận dụng sự khác biệt về văn hoá trong đàm phán

3 Phong cách văn hoá trong đàm phán

4 Các vấn đề văn hóa sau khi kết thúc đàm phán:

hợp đồng, ký kết thoả thuận…

45

46

Vận dụng sự khác biệt về văn hóa trong đàm phán

Lựa chọn phái đoàn đàm phán

Sự chín chắn

Linh hoạt nhưng ổn định về tình cảm

Có sự nhạy cảm độ lượng về văn hóa

Sử dụng tốt kỹ năng lắng nghe, ngôn ngữ

Khả năng hợp tác tốt giữa các thành viên

1 số thành viên phải có vai trò quyết định

Tổ chức các khóa ngắn hạn về kỹ

năng đàm phán cho nhân viên với định hướng nhấn mạnh vào sự khác biệt về văn hóa

2 Bồi

dưỡng kiến

thức văn

Trao đổi thông tin Thuyết phục

Nhượng bộ và

thỏa thuận

3 Phong

cách văn hóa trong đàm phán

47

Vận dụng sự khác biệt về văn hóa trong đàm phán

Các vấn đề văn hóa sau

khi kết thúc đàm phán

Về hình thức hợp đồng

trong tập quán kinh doanh của người Mỹ và

5 Trở ngại tạo

ra thế căng thẳng trong đàm phán kinh doanh

Khoảng cách giữa

lợi ích mà các bên

đề ra là quá lớn

Hai bên cố bám vào

lập trường hình

thức mà không

xem xét thực chất

nhu cầu mỗi bên

Một bên dùng thế

mạnh để bắt ép bên kia

Không hiểu nhau (hiểu sai về nhau )

Do đặc điểm tâm lý:sợ trách nhiệm,tự ái

49

Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường

Sáng tạo ra các phương án để

cùng đạt được mục tiêu

Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan

Áp dụng thuật nhu đạo Thay thế nhân

viên đàm phán

Đánh vào điểm chủ chốt, nhân vật chủ chốt

Tìm đối tác khác để tạo sự cạnh tranh

50

7 sách lược phá

thế căng thẳng trong đàm phán

7 sách lược phá

thế căng thẳng trong đàm phán

BÀI 3 Những yếu tố và nội dung cơ bản

về giao dịch và đàm phán

kinh doanh logistics

52

Khái niệm ĐPKD: Đàm phán

là quá trình hai hoặc nhiều

bên có những lợi ích chung và

lợi ích xung đột cùng nhau

bàn bạc thoả thuận những

vấn đề liên quan đến lợi ích

của các bên

Khái niệm ĐPKD: Đàm phán

là quá trình hai hoặc nhiều

bên có những lợi ích chung và

lợi ích xung đột cùng nhau

56

Đàm phán dựa trên lập trường

Áp dụng trong các trường hợp:

⚫Kết quả không quan trọng lắm đối với người ĐP

⚫Vấn đề không phức tạp

⚫Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác là không

quan trọng

Áp dụng trong các trường hợp:

⚫Kết quả không quan trọng lắm đối với người ĐP

⚫Vấn đề không phức tạp

⚫Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác là không

quan trọng

Đàm phán dựa trên lợi ích

⚫

❖ Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự (lợi

ích cốt lõi) để tìm ra những giải pháp giải quyết những

mâu thuẫn về lập trường

❖ Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP

Tiêu chuẩn tối ưu

hóa giá thành- chi

60

Các yếu tố của ĐPKD

62

70

Các nội dung cơ bản của ĐPKD

Các phương thức đàm phán

72

Các kỹ năng ĐP cơ bản

74

Kỹ năng hỏi trong đàm phán(tiếp)

Kỹ năng hỏi trong đàm phán(tiếp)

76

78

1 Chuẩn bị chung cho các cuộc đàm phán KD

⚫v

Xác định phạm vi

ĐP

Phân loại mong muốn Phạm vi cho các mong muốn

Thiết yếu Quan trọng 88 Có thì tốt

Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán

(Best Alternative To a Negotiated Agreement -

BATNA) là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà

một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia

cuộc đàm phán đó

định BATNA

Các bước xác

định BATNA

2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán

94

2.4 Tìm hiểu đối tác đàm phán

Các nhà chuyên môn Trách nhiệm

của các thành viên

98

2.5 Th ành lập đoàn đàm phán

2.5 Th ành lập đoàn đàm phán

2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán

Chuẩn bị chương trình ĐP

100

2.6 Chuẩn bị kế hoạch đàm phán

Địa điểm cần là nơi

Cảm thấy thoải mái cả về vật chất và tinh thần

Có thể nghe được rõ ràng toàn bộ nội dung đàm phán

Kín đáo và an toàn để đảm bảo hiệu quả và bảo mật thông tin

Có đầy đủ các phương tiện hỗ

trợ cần thiết: thiết bị trình chiếu, bảng, thiết bị âm thanh…

Thuận tiện cho việc đi lại

101

Địa điểm là yếu tố quan trọng, có thể tạo thuận lợi hoặc gây khó khăn cho ĐP

102

2.8 C ác chuẩn bị khác

Ngôn ngữ đàm phán

Nói/Hiểu được ngôn ngữ của đối tác là cực kỳ

hữu ích trong việc xây

dựng mối quan hệ tốt

đẹp với họ, kể cả khi phải sử dụng phiên dịch

Không nên đàm phán bằng ngôn ngữ của đối tác trừ phi cực kỳ thành thạo ngôn ngữ đó

Nếu không đàm phán được bằng tiếng Việt, nên sử dụng phiên dịch

Xác định ngôn ngữ sử dụng trong thoả thuận/hợp đồng: 2 thứ tiếng, 2 bản có giá trị

như nhau, chú ý dịch thuật chính xác

103

2.8 Các chuẩn bị khác

Liệt kê tất cả những tài liệu cần thiết để đảm bảo không bỏ sót

Chọn lọc và hệ thống hoá tài liệu theo từng nhóm vấn đề

Chuẩn bị tốt những tài liệu cần gửi trước cho đối tác

104

BÀI 5

Cơ sở pháp lý của giao dịch

và đàm phán kinh doanh