Với hệ thống này, nhóm mong muốn đem lại những tính năng ưu việt nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho quá trình quản lý của bộ phận nhân viên Tiền lương, gi
Phân tích
Khảo sát hệ thống
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nguồn nhân lực là 1 yếu tố vô cùng quan trọng đóng góp vào sự thành công của các doanh nghiệp Để quản lý được nguồn nhân lực một cách khoa học và hiệu quả là 1 vấn đề hết sức khó khăn với các nhà quản lý
Yếu tố nhân viên đã quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ 1 tổ chức nào, ngay cả doanh nghiệp cũng thế, việc tổ chức nhân viên và quản lý nhân viên như thế nào để mang lại hiệu quả nhất đó là bài toán mà lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng quan tâm và cần hỗ trợ giải quyết
Việc tin học hóa tổ chức quản lý nhân viên mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công Với tầm quan trọng đó, nhóm đã thực hiện giải pháp hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ sau thời gian tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu và đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm “Quản lý nhân viên” Với hệ thống này, nhóm mong muốn đem lại những tính năng ưu việt nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho quá trình quản lý của bộ phận nhân viên Tiền lương, giảm tối đa áp lực công việc cho các bộ phận này - đồng thời tăng tính chính xác và quản lý thông tin toàn diện về nhân viên, sẽ hỗ trợ cho người quản lý có được đánh giá tốt nhất nhanh nhất về nhân viên mà mình quản lý cũng như các chi phí mình đang phải chi trả cho từng bộ phận Giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân viên, tiền lương của nhóm phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và đang phát triển cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
* Ưu nhược điểm của hệ thống Quản lý nhân viên
+ Hệ thống hỗ trợ nhập liệu chủ yếu trên máy tính, lưu trữ các dữ liệu thông tin hồ sơ nhân viên trên máy tính bằng 1 hệ quản trị CSDL
+ Tương tác dễ dàng giữa người dùng và hệ thống hạn chế tối đa việc ghi chép bằng giấy tờ
+ Hệ thống tích hợp chức năng tìm kiếm hỗ trợ cho người dùng truy xuất thông tin 1 cách nhanh chóng, chính xác
+ Hệ thống xuất báo cáo trực tiếp ra các dạng file và có thể tương tác trực tiếp với các phần mềm văn phòng trong bộ office như Microsoft Word, Excel, Foxit + Quản lý tốt trong khâu quản lý nhân viên, lưu trữ thông tin nhân viên, kết xuất báo cáo, hợp đồng lao động, các loại quyết định nâng lương, thăng cấp, nâng trình độ, khen thưởng kỷ luật nhân viên
+ Bảo mật về thông tin của nhân viên không đảm bảo an toàn tuyệt đối, có thể sẽ bị khai thác bởi các lỗ hổng bảo mật
+ Các hệ thống thanh toán lương khó sử dng và các doanh nghiệp không đủ kiến thức về các phần mềm và các tiến trình liên quan
2 Khảo sát một số hệ thống quản lý nhân viên hiện nay
Khảo sát hệ thống trang web: https://hronline.vn/
Hình thức: website phần mềm quản lý nhân viên trực tuyến có tr sở tại TP Hà Nội Cách thức sử dng:
1 Đối với nhân viên đã có tài khoản: nhân viên đăng nhập thông tin bằng số điện thoại hoặc email và mật khẩu vào hệ thống để tiến hành sử dng hệ thống
2 Đối với nhân viên chưa có tài khoản: nhân viên chọn nút đăng ký để tạo tài khoản bằng cách nhập họ tên, tên công ty, vị trí công tác, số điện thoại, email, số lượng nhân viên và khu vực để đăng ký tài khoản, sau đó đăng nhập vào tài khoản vừa đăng kí để tiến hành sử dng hệ thống Giao diện website: Khoa học, dễ sử dng, thể hiện nhiều điểm ưu việt, vượt trội của phần mềm quản lý nhân viên.
Hình thành và mô tả hệ thống
Công ty muốn xây d ng m t h ự ộ ệthống ph n mầ ềm để quản lý nhân viên H ệthống cần ph i ghi nh n các hoả ậ ạt động, hợp đồng th ửviệc, hợp đồng chính th c c a nhân ứ ủ viên Ngoài ra h ệthống còn giúp người quản lý nắm được tình trạng kinh nghiệm, các di n bi n công tác, quyễ ế ết định nâng-giảm c p b c, h s chuyên môn; giúp h ấ ậ ệ ố ọ quản lý di n biễ ến khen thưởng, kỷ luật, thôi vi c Tệ ại đây phần mềm h ệthống để chạy h ệthống s ẽ được xây dựng.
Quản lý thông tin cá nhân: do nhân viên chịu trách nhiệm Nhân viên cập nhật lên hệ thống các thông tin cá nhân để quản lý nắm bắt được thông tin, thường xuyên kiểm tra và cập nhật lại thông tin trên hệ thống
Quản lý nhân viên: do người quản lý chịu trách nhiệm: việc quản lý này được thực hiện bằng cách thêm mới vào danh sách khi có nhân viên mới được tuyển, sửa đổi thông tin khi có những biến đổi mới xảy ra và xóa bỏ nhân viên khi hết hạn hợp đồng hoặc bị nghỉ việc Các thông tin về nhân viên gồm: Mã nhân viên, họ tên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, mức lương theo chức v, …
Thống kê, báo cáo: để tiện cho việc theo dõi tình trạng nhân viên cũng như chế độ lương, bộ phận này sẽ báo cáo thống kê theo các tiêu chí mà nhà quản lý yêu cầu Báo cáo số lượng nhân viên, mức độ khen thưởng hoặc kỉ luật,… Thống kê bảng lương theo tháng sau đó làm báo cáo gửi cho nhà quản lý để có chiến lược quản lý nhân sự cho tháng sau và có những biện pháp điều chỉnh thích hợp
+ Xây dựng hệ thống ở mức độ hoàn thiện, sử dng ổn định
+ Thông tin cá nhân của nhân viên và dữ liệu cần được bảo mật
+ Đề xuất cải thiện nâng cao chất lượng người dùng
+ Giám sát việc thực hiện các hoạt động khi sử dng hệ thống để nâng cao các cải tiến và mở rộng chương trình
2 Các quy trình nghiệp vụ
2.1 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên:
Bước 1: Truy cập trang website, tìm kiếm thông tin nhân sự theo bộ lọc Bước 2: Xem thông tin chi tiết của nhân sự đó, nếu muốn sửa, xóa thông tin nhân viên, bấm chọn vào “Sửa”, “Xóa”
Bước 3: Xác nhận sửa đổi thông tin
2.2 Quy trình qu n lý ch m công: ả ấ
Bước 2: Lấy ra dữ liệu t máy chừ ấm công, đối chi u dế ữ liệu trên l ch ị làm, ki m tra nhể ững trường h p thi u checkin ho c checkout (n u có ợ ế ặ ế phải trao đổi lại thông tin với nhân viên đó)
Bước 3: Sau khi đối chiếu, quản lý tiến hành thêm ngày công đó vào mc qu n lý ch m công và tiả ấ ền lương
Bước 4: Xác nh n hoàn tậ ất
2.3 Quy trình qu n lý tiả ền lương:
Bước 1: Truy cập trang website, tìm ki m thông tin nhân viên muế ốn tính tiền lương
Bước 2: Xem thông tin về số ngày chấm công của nhân viên đó, xem hệ s ố lương, từ đó tính tiền lương theo công thức: Lương = Hệ s ố lương
*số ngày công *s ốtiền lương 1 ngày
Bước 3: Xác nh n tiậ ền lương của nhân viên đó bằng cách ấn “Lưu”
Phân tích hệ thống
1 Xác định tác nhân, UseCase
Nhân viên: là người đang trong quá trình thử việc hoặc người có hợp đồng chính thức làm việc trong công ty
Quản lý: là người sử dng hệ thống, tham gia vào việc quản lý tài khoản nhân viên, bảo trì và cung cấp hệ thống, nhận báo cáo hoạt động từ nhân viên
1.2 Xác định UseCase của tác nhân
Quản lý: Đăng nhập hệ thống
Xem, sửa thông tin tài khoản nhân viên
Thêm tài khoản nhân viên mới
Xóa tài khoản nhân viên cũ
Lập báo cáo thống kê chấm công, tính lương cho nhân viên
Vãng lai Đăng ký tài thoản
Có tài khoản Đăng nhập Tìm kiếm, xem thông tin tài khoản cá nhân
Tiêu đề Đăng nhập hệ thống
Actor Quản lý, Nhân viên Điều kiện tiên quyết Người dùng (Quản lý, Nhân viên) đã có tài khoản trên hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Hệ thống hiển thị giao diện yêu cầu đăng nhập
2 Người dùng nhập tài khoản, mật khẩu
3 Hệ thống kiểm tra tính năng hợp lệ của tài khoản
4 Đăng nhập thành công, hiển thị giao diện phù hợp với người dùng
1 Người dùng nhập sai tài khoản (hoặc mật khẩu), hệ thống yêu cầu đăng nhập lại
2.2 Xem, sửa thông tin tài khoản nhân viên
Tiêu đề Sửa thông tin tài khoản nhân viên
Actor Quản lý Điều kiện tiên quyết
Quản lý đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Quản lý truy cập chức năng quản lý tài khoản nhân viên
2 Quản lý truy cập chức năng sửa thông tin tài khoản
3 Hệ thống hiển thị form sửa thông tin với các thông tin cũ của thành viên hiện tại
4 Quản lý nhập đầy đủ thông tin mới, nhấn lưu thay đổi
5 Hệ thống lưu lại thông tin đã thay đổi
Thông tin nhập vào không hợp lệ
1 Hệ thống thông báo thông tin sai định dạng trong hệ thống
2 Chuyển về giao diện nhập thông tin
2.3 Thêm tài khoản nhân viên mới
Tiêu đề Thêm tài khoản nhân viên mới
Actor Quản lý Điều kiện tiên quyết Quản lý đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Quản lý truy cập vào chức năng thêm nhân viên mới
2 Quản lý tiến hành nhập các thông tin cho nhân viên mới ( Số CMND, họ và tên, số điện thoại, …)
3 Hệ thống tiến hành kiểm tra thông tin của nhân viên mới với các nhân viên cũ (Đã có tài khoản) (Kiểm tra trùng lặp)
4 Hiển thị thông báo thêm thành công
Kịch bản thay thế Thông tin nhập vào không hợp lệ
1 Hệ thống thông báo thông tin sai định dạng trong hệ thống, Thông tin quản lý nhập vào đã bị trùng với thông tin của nhân viên cũ đã có tài khoản
2 Hiển thị thông báo, chuyển về giao diện nhập thông tin
2.4 Xóa tài khoản nhân viên
Tiêu đề Xóa tài khoản nhân viên
Actor Quản lý Điều kiện tiên quyết Quản lý đã truy cập vào hệ thống
1 Quản lý truy cập chức năng xóa tài khoản nhân viên
2 Quản lý tìm hồ sơ nhân viên cần xóa rồi ấn xóa
3 Quản lý xác nhận có
4 Hệ thống xóa thông tin tài khoản nhân viên
Kịch bản thay thế Thông tin xóa không hợp lệ
1 Hệ thống thông báo thông tin không tồn tại
2 Chuyển về giao diện xóa tài khoản
2.5 Xem thông tin cá nhân
Tiêu đề Xem thông tin cá nhân
Actor Quản lý, Nhân viên Điều kiện tiên quyết Người dùng (Quản lý, Nhân viên) đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Người dùng chọn thông tin hồ sơ cần xem chi tiết
2 Hệ thống hiển thị giao diện thông tin hồ sơ: ảnh, họ tên, sdt, nơi sinh, dân tộc, số thẻ công ty, số CMND, tiền …
Kịch bản thay thế Hệ thống chưa cập nhật thông tin cá nhân
1 Hệ thống thông báo chưa có thông tin
2.6 Lập báo cáo chấm công
Tiêu đề Lập báo cáo chấm công
Actor Quản lý Điều kiện tiên quyết Quản lý đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Quản lý nhấn vào form báo cáo
2 Form báo cáo xuất hiện
3 Quản lý điền thông tin theo mặc định của form
5 Hệ thống lưu báo cáo hiển thị lương theo hệ số Kịch bản thay thế Thông tin nhập vào không hợp lệ
1 Hệ thống thông báo thông tin sai định dạng trong hệ thống
2 Chuyển về giao diện nhập báo cáo
Tiêu đề Quản lý tiền lương
Actor Quản lý Điều kiện tiên quyết Quản lý đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Quản lý tiến hành truy cập vào chức năng thanh toán tiền lương
2 Hệ thống hiển thị ra form báo cáo lương của từng nhân viên
3 Quản lý sẽ đánh dấu xác nhận đã trả tiền lương cho nhân viên trên hệ thống sau khi trả tiền lương cho nhân viên đó
Kịch bản thay thế Thông tin nhập vào không hợp lệ
1 Hệ thống thông báo chưa có thông tin
2 Chuyển về giao diện nhập thông tin
Tiêu đề Xem bảng lương
Actor Quản lý, Nhân viên Điều kiện tiên quyết Người dùng (Quản lý, Nhân viên) đã truy cập vào hệ thống
Kịch bản bình thường 1 Người dùng tiến hành truy cập vào chức năng xem bảng lương
2 Hệ thống hiển thị ra bảng thống kê tiền lương của cá nhân
3.1 Biểu đồ UseCase tổng quát
3.2 Biểu đồ UseCase quản lý
3.3 Biểu đồ UseCase nhân viên
5.3 Sửa thông tin nhân viên
6.7 Xem thông tin cá nhân
7.1 Quản lý thông tin nhân viên
7.3 Quản lý bảng chấm công
Hệ thống có 3 Server và 01 thi t b mế ị ạng là Firewall để tri n khai nhể ằm đảm b o an ả ninh, và kh ả năng mở trộng h ệthống
Website ch a phứ ần tương tác với nhân viên công ty đặt lên một Note riêng g i là ọ
Phần mềm quản lý được đưa ra một Server ng d ng g i là ứ ọ Application Server
Database được đặt lên một Server g i là ọ Database Server
Thiết kế
Xác định thực thể
1 QuanLy (MaQL, TenQL, DiaChi, SDT, Email, CCCD,)
2 NhanVien (MaNv, TenNv, DiaChi, SDT, Email, CCCD, HeSoLuong)
3 ChamCong (MaNV, TenNV, Ngay, TrangThai, SoLuong, MaQL)
Mô tả chi tiết các thực thể
Field Name Data Type Description
MaQL Nchar(10) Mã quản lý
TenQL Nchar(50) Tên quản lý
SDT Int Số điện thoại
CCCD Nchar(20) Căn cước công dân b NHANVIEN (Nhân viên)
Field Name Data Type Description
MaNV Nchar(10) Mã nhân viên
TenNV Nchar(50) Tên nhân viên
SDT Int Số điện thoại
CCCD Nchar(20) Căn cước công dân
HeSoLuong Nchar(10) Hệ số lương c CHAMCONG (Chấm công)
Field Name Data Type Description
MaNV Nchar(10) Mã nhân viên
TenNV Nchar(50) Tên nhân viên
Ngay Date Ngày tháng năm
MaQL Nchar(10) Mã quản lý d TIENLUONG (Tiền lương)
Field Name Data Type Description
HeSoLuong Nchar(10) Hệ số lương
MaNV Nchar(10) Mã nhân viên
MaQL Nchar(10) Mã quản lý
Thiết kế giao diện
3 Giao diện cho quản lý
4 Giao diện cho nhân viên
