Báo cáo thực tập nghiệp vụ tổ chức sự kiện đơn vị thực tập quỹ xã hội phan anh

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAMKHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊNBÁO CÁO THỰC TẬPNGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆNĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH Sinh viên thực hiện:Họ và tên: Nguyễn Xuân M

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊN

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH

Sinh viên thực hiện:

Họ và tên: Nguyễn Xuân Mai

Lớp: K10_CC5

Mã số sinh viên: 202106233

Chuyên ngành: Quan hệ công chúng

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Quý An

Hà Nội, tháng 08 năm 2023

0

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 2

MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 4

1 Thông tin cơ bản 4

2 Tôn chỉ và mục đích hoạt động 4

3 Tư cách pháp nhân và bộ máy tổ chức 4

3.1.Sáng lập Quỹ 4

3.2 Ban cố vấn Quỹ 5

3.3 Hội đồng quản lý Quỹ 5

4 Tầm nhìn 5

5 Hoạt động chính của Quỹ 6

6 Sơ lược về hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh 6

6.1 Kênh truyền thông của Quỹ 6

6.2 Hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh 8

6.3 Nhận xét về tình tình tổ chức sự kiện và sản xuất các sản phẩm truyền thông ở đơn vị, cơ sở thực tập 10

PHẦN 2: MÔ TẢ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 10

1 Lý do lựa chọn nơi thực tập 10

1.1 Về chuyên môn kỳ thực tập 10

1.2 Về môi trường làm việc 10

1.3 Mô tả công việc tại nơi thực tập 10

2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được 11

2.1 Tổ chức sự kiện “Trao tặng ngàn cuốn sách hay - Chia sẻ ngàn kiến thức quý” (Offline) 11

3 Đề xuất kiến nghị 16

3.1 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập 16

3.2 Bài học kinh nghiệm và ý kiến của bản thân 17

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 37

KẾT LUẬN 55

PHỤ LỤC 56

KẾ HOẠCH THỰC TẬP 37

NHẬT KÝ THỰC TẬP 43

LỜI CẢM ƠN

Kỳ thực tập này đóng vai trò quan trọng trong quá trình định hướng nghề nghiệpcủa tôi Tôi mong muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô trong khoaCông tác Thanh thiếu niên Tôi xin được gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướngdẫn, cố vấn học tập lớp - Th.s Nguyễn Quý An đã chỉ bảo tận tình và giải đápmọi thắc mắc của chúng tôi về kỳ thực tập này Những kiến thức và kỹ năngđược truyền đạt bởi thầy cô là hành trang vững vàng cho tôi bước những bướcđầu tiên trên con đường sự nghiệp

Cùng với đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giám Đốc Quỹ xã hội PhanAnh và người hướng dẫn thực tập - chị Nguyễn Thúy Ngân cùng các anh chịthuộc bộ phận Sự kiện, vì đã tận tình hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm và tạo điềukiện thuận lợi nhất để tôi hoàn thành 01 tháng thực tập tại đây Cảm ơn các anhchị vì đã đặt niềm tin vào khả năng của tôi, động viên tôi trước những nhiệm vụquan trọng để tôi có thể phát huy được hết năng lực của mình cũng như học hỏithêm nhiều kiến thức, kỹ năng cần thiết

Trước sự hạn chế về thời gian làm việc và kinh nghiệm bản thân, báo cáo nàykhông thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi hy vọng có thể nhận được sự cảmthông cùng những ý kiến đóng góp của thầy cô, để từng chút hoàn thiện mìnhtrong thời gian tới

Cuối cùng, kính chúc các thầy cô sức khỏe, hạnh phúc và luôn căng tràn lửanhiệt huyết với nghề Chúc Quỹ xã hội Phan Anh ngày càng lan tỏa và phát triểnmạnh mẽ!

Trong quá trình học tập ngành Quan hệ công chúng tại Học viện và thực tập tạiQuỹ xã hội Phan Anh, em đã nắm bắt được những yếu tố cơ bản, thêm hiểu rõ

và dần hình thành nên những ý tưởng Tổ chức sự kiện một cách bài bản, chuyênnghiệp hơn Sau đây là báo cáo thực tập cá nhân và đề án “Chuỗi WorkshopĐòn Bẩy” mà em đã xây dựng

Trong quá trình thực tập cũng như xây dựng báo cáo chuyên đề, bản thân emcòn những hạn chế nhất định nên bản báo cáo còn có những thiếu sót Em rấtmong sẽ nhận được sự góp ý của quý thầy, cô về bản báo cáo này!

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 Thông tin cơ bản

- Tên doanh nghiệp: Quỹ xã hội Phan Anh

- Địa chỉ: Tầng 9, tòa ICON4, Cầu Giấy, Hà Nội

3 Tư cách pháp nhân và bộ máy tổ chức

Quỹ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạcNhà nước hoặc ngân hàng theo quy định của pháp luật

Hoạt động trên phạm vi toàn quốc, có trụ sở chính tại thành phố Hà Nội và cáctrụ sở tại các thành phố lớn và các địa phương khác

3.1.Sáng lập Quỹ

Bà Đỗ Hồng Chỉnh - Phu nhân Cố Luật sư Phan Anh

Nhà Sử học Dương Trung Quốc

Ông Đỗ Như Cự - Nguyên Thanh niên XPTN tháng 8 Thủ đô

3.2 Ban cố vấn Quỹ

Giáo sư - Tiến sĩ Lê Minh Tâm

Nhà nghiên cứu, Tiến sĩ Nguyễn Sỹ Dũng

Nhà thơ Bằng Việt

Nhà thơ - Nhà báo Hồng Thanh Quang

Mr Kenneth Atkinson - FCPA (Australia) CPA (Vietnam)

Cơ quan quản lý, điều hành Quỹ:

3.3 Hội đồng quản lý Quỹ

Giám đốc Quỹ; Ban kiểm soát Quỹ;

4 Tầm nhìn

Phát huy truyền thống lịch sử, văn hóa của dân tộc Việt Nam với sự hỗ trợ củatiến bộ khoa học công nghệ, góp phần xây dựng xã hội Việt Nam ngày một côngbằng, dân chủ, văn minh

5 Hoạt động chính của Quỹ

-Tổ chức các hoạt động hỗ trợ, trao học bổng cho học sinh nghèo vượt khó họcgiỏi;

- Tổ chức hoặc tài trợ các chương trình đào tạo ngắn hạn và trung hạn cho cácđối tượng của Quỹ;

- Tài trợ cho các chương trình, dự án nghiên cứu khoa học pháp lý;

- Trao học bổng cho sinh viên, học viên các trường, khoa pháp luật; nhân cáchhọc các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ pháp lý và các chức danh tư pháp; luật sư vàcác hoạt động nghề nghiệp khác trong lĩnh vực pháp luật

- Tôn vinh những cá nhân có thành tích, đóng góp đặc biệt trong thực tiễn thihành pháp luật;

- Ứng dụng các công nghệ tiên tiến, chú trọng công nghệ 4.0 vào các hoạt độngcủa Quỹ nhằm tạo ra một hệ sinh thái văn minh, hiện đại phục vụ cho hoạt độngcủa Quỹ

- Lựa chọn các phương án tối ưu để duy trì và phát triển nguồn vốn của Quỹnhằm tích cực tham gia xây dựng toàn xã hội theo hướng văn minh, hiện đại

6 Sơ lược về hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh

6.1 Kênh truyền thông của Quỹ

Hiện tại Quỹ xã hội Phan Anh cập nhật hoạt động qua những Website vàFanpage của Quỹ, bao gồm:

a Website Quỹ: https://pafoundation.org.vn

b Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh

c nteer Club)

6.2 Hoạt động của Quỹ xã hội Phan Anh

- Với tính chất là một Quỹ xã hội, những hoạt động của Quỹ hướng mạnh mẽđến cộng đồng, đặc biệt là thế hệ trẻ trong độ tuổi từ 15 - 25 tuổi Tiêu biểu làchuỗi các hoạt động từ thiện, thiện nguyện, các hoạt động đầu tư phát triển công

Tôi lựa chọn Quỹ xã hội Phan Anh là nơ

1.1 Về chuyên môn kỳ thực tập

Sau quá trình được đào tạo tại Khoa Công tác Thanh thiếu niên - Học việnThanh thiếu niên Việt Nam, nhận thấy bản thân có hứng thú với việc tổ chức sựkiện và mong muốn được làm việc trong lĩnh vực cộng đồng, xã hội, tôi quyếtđịnh lựa chọn Quỹ xã hội Phan Anh là nơi để học hỏi, trau dồi thêm kiến thức,

kỹ năng cho bản thân

1.2 Về môi trường làm việc

Với quá trình thành lập và phát triển lâu năm, Quỹ xã hội Phan Anh là một trongnhững Quỹ xã hội hoạt động minh bạch, bài bản, với những hoạt động ý nghĩa,thiết thực, mang mục đích cao cả là phát triển và hướng tới cộng đồng, đặc biệt

là thế hệ trẻ Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động cũng là mộttrong những yếu tố thúc đẩy tôi làm việc tại đây

1.3 Mô tả công việc tại nơi thực tập

Các nhiệm vụ cụ thể trong quá trình thực tập gồm:

- Tham gia lập kế hoạch cho các sự kiện trong năm bao gồm xác định đối tượng,mục tiêu, phạm vi, ngân sách, thời gian tổ chức từng sự kiện;

- Lên ý tưởng và tham gia lập kế hoạch chi tiết từng sự kiện: Dự án “Học bổngcho em 2023” và các sự kiện bên lề;

- Hỗ trợ quản lý và triển khai sự kiện: tham gia vào tất cả các phân mảng trongquá trình thực thi như nội dung, truyền thông, đối ngoại

- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong team để đảm bảo các hạng mụcliên quan được thực hiện đúng tiến độ, đầy đủ theo yêu cầu: phối hợp với teamPage và Community để truyền thông về sự kiện, đưa ra yêu cầu thiết kế choDesigner,

- Làm việc với các nhà cung cấp như âm thanh, ánh sáng, địa điểm, từ đó lên

kế hoạch đặt hàng phù hợp

- Thực hiện nhiệm vụ khác liên quan đến sự kiện theo phân công của cấp trên:cập nhật báo cáo tiến độ, phân tích kết quả và đề xuất cải tiến để nâng cao hiệuquả tổ chức sự kiện

2 Nội dung thực tập và kết quả đạt được

2.1 Tổ chức sự kiện “Trao tặng ngàn cuốn sách hay - Chia sẻ ngàn kiến thức quý” (Offline)

a Mô tả: Câu lạc bộ thiện nguyện - Quỹ xã hội Phan Anh kết hợp với nhóm Lan

tỏa tình yêu đọc sách tổ chức một buổi trao tặng sách đến các bạn học sinh tạitrường THPT Trần Phú nhằm lan tỏa tình yêu đọc sách cũng như chia sẻ nhữngkiến thức về nhiều kỹ năng bổ ích dành cho các bạn học sinh tại điểm trường

Dự án tặng sách là một phần trong chuỗi các hoạt động lan tỏa tình yêu đọc sáchcủa Nhóm Lan tỏa tình yêu đọc sách, đồng thời nằm trong chuỗi các hoạt độngcủa dự án “Học bổng cho em 2023” của Quỹ Xã hội Phan Anh. Trở lại vớihoạt động dự án, chương trình sẽ có sự tham gia đặc biệt của các Du học sinhViệt Nam tại Singapore, nhằm mang đến nguồn sách tiếng Việt và tiếng Anhcho các bạn học sinh tại trường THPT Trần Phú, chia sẻ những tài liệu đến từcộng đồng du học sinh tại Singapore

- Lập bảng dự trù kinh phí

- Hỗ trợ set up và hậu cần cho chương trình tại trường THPT Trần Phú, huyệnĐức Thọ, Hà Tĩnh

- Quay video, chụp ảnh cho ngày diễn ra sự kiện

c Kết quả công việc và minh chứng:

- Sự kiện đã diễn ra thành công với sự tham gia của gần 100 em học sinh trườngTHPT Trần Phú

- Quỹ xã hội Phan Anh và nhóm đã trao tặng trường THPT Trần Phú 500 cuốnsách song ngữ thuộc nhiều thể loại, 1 tivi 50 inch trị giá 30 triệu đồng

- Chỉ số đo lường độ nhận diện: 2470 lượt tiếp cận; 1012 lượt tương tác

- Làm thế nào để tìm ra giá trị của bản thân?

- Tìm kiếm con đường phù hợp với bản thân ở bậc đại học

2 Xây dựng thương hiệu cá nhân trên MXH

- Giới thiệu tầm quan trọng của LinkedIn

- Làm sao để có 1 profile LinkedIn “Đỉnh”?

- Sử dụng LinkedIn để tìm kiếm các cơ hội công việc

Workshop 2 “LỰC HẤP DẪN”: Làm sao để học tốt ở Đại học?

1 Những nhận định thực tế về môi trường Đại học ở Việt Nam hiện nay

- Những quan điểm cá nhân về việc học đại học (có những quan điểm “Đại học không phải là con đường duy nhất dẫn tới thành công”)

- Tỷ lệ chọi cao ở các trường đại học ảnh hưởng ntn đến cơ hộicông việc sau này

2 Mục tiêu của việc học Đại học

3 Các phương pháp học tập tốt ở Đại học

- Phương pháp dạy học ở Đại học khác bậc phổ thông ntn?

- Chia sẻ của cá nhân về các phương pháp học hiệu quả

- Ngoài việc học kiến thức trên lớp thì sinh viên cần trang bị gìcho bản thân?

Workshop 3 “LỰC ĐẨY”: Các hoạt động ngoại khóa và chương trình trao đổi ngắn hạn

1 Các hoạt động ngoại khóa

- Ý nghĩa và lợi ích cá nhân của các hoạt động ngoại khóa

- Làm sao để tìm kiếm những hoạt động ngoại khóa chất lượng

2 Chương trình trao đổi ngắn hạn

- Những cái “Lợi” của việc đi trao đổi ngắn hạn

- Những trải nghiệm cá nhân của diễn giả khi đi trao đổi ngắn hạn

- Cách tìm kiếm những chương trình trao đổi ngắn hạn

- Cách apply các chương trình trao đổi

4 Dự trù kinh phí

lượng Thành tiền Ghi chú

Quà cho người

5 Kế hoạch truyền thông

- Hình thức: Truyền thông trên Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh

- Kết hợp truyền thông trên các hội nhóm về kỹ năng trên Facebook

Online

Bài dẫn dắt để bật mí về nộidung của chuỗi workshop

Một số soft-skillssinhtồn khi trở thànhsinh viên

Online

Giới thiệu tổng quan

Mở đơn đki tham gia

Thông tin cơ bảnworkshop 1-2-3(lí do, mụcđích, )

Mở form đăng kí

Online

Meme phím trước về diễn giả Che mặt diễn giả

Một số thắc mắctrong form đăngkí

Online

Thông báo Workshop 1(1-day left)

Remindworkshop 1 OnlineRecap workshop 1 FeedbackRecap +

Thư cảm ơn

Người tham gia,diễn giả, nhà tàitrợ

Work

shop 2

Điểm cao trên giảng đường đại học

có quan trọng hay không?

Học Thầy không tày học bạnNội dung workshop 2Giới thiệu diễn giảworkshop 2

Sơ đồ workshop 2Thông báo workshop 2(1-day left)

Remindworkshop 2 OnlineRecap workshop 2 Recap +

FeedbackThư cảm ơn

Người tham gia,diễn giả, nhà tàitrợ

Work Nội dung workshop + Giới thiệu diễn

shop 3

giảworkshop 3

Sơ đồ workshop 3Thông báo workshop 3(1-day left)

Remindworkshop 3 OnlineRecap workshop 3

Online

6 Kế hoạch tổ chức

CHECKLIST CHUỖI WORKSHOP "ĐÒN BẨY"

Giai đoạn Nội dung Phân công nhân sự Deadline

Tiền sự kiện

Chuẩn bị hồ sơ đề án của chương trình 7/7Lên nội dung cho 3 buổi workshop 12/7

Kế hoạch truyền thông cho chương trình 21/07

Đơn đki tham gia workshop 24/07

Email xác nhận đã đăng ký thành công 28/07Email remind về sự kiện 29/07

In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

Đơn đăng ký tham gia workshop 07/08

In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

Đơn đăng ký tham gia workshop 21/08

In ấn các ấn phẩm truyền thông, tài liệu có

liên quan

Các ấn phẩm online phục vụ livestream 25/08Quà cho diễn giả

và những thành tựu có thể đạt được Chuỗi workshop “Đòn bẩy” hứa hẹn sẽ đemđến cho các bạn trẻ những kinh nghiệm quý báu trong 4 năm đọc học, nhữnggóc nhìn sâu sắc của một các “bậc tiền bối”, chuyên gia để các bạn có thêmnhững nguyên liệu quan trọng cho 4 năm đại học sắp tới của mình

IX HỒ SƠ TÀI TRỢ CHUỖI WORKSHOP “ĐÒN BẨY”

KẾT LUẬN

Xét dưới góc độ lý thuyết, hơn 01 tháng thực tập tại Quỹ xã hội Phan Anh đãcho tôi cơ hội ứng dụng các kiến thức đã học trên ghế nhà trường về tổ chức sựkiện thông qua trải nghiệm được tham gia vào tất cả các công đoạn ở một sựkiện thực tế: lên ý tưởng, thực thi và nghiệm thu chương trình Bên cạnh đó, sự

đa dạng của các nhiệm vụ được giao giúp tôi xác định được thế mạnh và sởthích của bản thân, từ đó tìm ra hướng đi phù hợp cho mình trong tương lai

Về kỹ năng, nhờ môi trường làm việc đòi hỏi sự tương tác, phối hợp nhiều giữacác bộ phận, tôi nhận thấy kỹ năng giao tiếp được cải thiện Tôi cũng biết cáchquan sát, lắng nghe hơn trong quá trình tiếp nhận và triển khai công việc để tối

ưu hiệu quả Ngoài ra, sinh viên đã sử dụng thành thạo hơn các công cụ tin họcvăn phòng: Word, Excel, Powerpoint qua quá trình thực tập

Từ những kinh nghiệm rút ra trong kỳ thực tập này, tôi đã có những định hướng

rõ ràng hơn về con đường sự nghiệp cho riêng mình

PHỤ LỤC

1 Video tiểu sử Luật sư Phan Anh: tieu-su-luat-su-phan-anh-bo-truong-bo-quoc-phong-dau-tien-thoi-dai-ho-chi-minh-8.html

https://pafoundation.org.vn/gioi-thieu/video-2 Báo cáo của Quỹ từ năm 2021 - 2023:

https://drive.google.com/drive/folders/1H1C2y6KBAeEgD6ClJcoxdUdFffqOYuxG?usp=sharing

3 Fanpage Quỹ xã hội Phan Anh: https://www.facebook.com/quyxahoiphananh

4 Fanpage Câu lạc bộ Thiện nguyện - Quỹ xã hội Phan Anh:

https://www.facebook.com/CLBThiennguyenquyxahoiphananh

5 Website Quỹ xã hội Phan Anh: https://pafoundation.org.vn/

6 Video tổng kết sự kiện trao tặng sách đưa tin bởi Đài truyền hình Việt Nam vàĐài truyền hình Hà Tĩnh:

7 Kế hoạch thực tập

8 Nhật ký thực tập

9 Phiếu đánh giá ý thức và chuyên môn của sinh viên thực tập

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊN

KẾ HOẠCH THỰC TẬP ĐƠN VỊ THỰC TẬP: QUỸ XÃ HỘI PHAN ANH

Sinh viên thực hiện:

Họ và tên: Nguyễn Xuân Mai

Lớp: K10_CC5

Mã số sinh viên: 202106233

Chuyên ngành: Quan hệ công chúng

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Quý An

Hà Nội, tháng 08 năm 2023

37

HỌC VIỆN THANH THIẾU NIÊN VIỆT NAM

KHOA CÔNG TÁC THANH THIẾU NIÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 01 tháng 07 năm 2023

KẾ HOẠCH THỰC TẬP

Họ tên sinh viên: Nguyễn Xuân Mai

Lớp: K10CC5

Chuyên ngành: Quan hệ công chúng

Cơ sở thực tập: Quỹ xã hội Phan Anh - Tầng 9 tòa ICON4, Cầu Giấy, Hà Nội

Tuần I: Từ 26/06 đến 30/06

1 26/06 - Ra mắt cơ sở thực tập

- Làm quen với môi trường làm việc

2 27/06 - Set up phương tiện, công cụ làm việc

- Chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến thực tập Tổ chức sự kiện

3 28/06 - Nghiên cứu & Training về Kỹ năng tổ chức sự kiện tại

Quỹ

4 29/06 - Tìm hiểu về những dự án đang thực thi và lên kế hoạch

cho những hoạt động sắp tới trong thời gian 3 tháng tiếptheo

5 30/06 - Họp cùng Ban truyền thông, hoạch định chiến lược truyền

thông cho sự kiện

Ý kiến của cán bộ hướng dẫn

(ký tên, đóng dấu)