Phân loại các hệ thống thông tin quản lý cho ví dụ về mộthệ thống thông tin quản lý đang được sử dụng tại 01 cơ quan ở việt na

Khái niệm Hệ thống thông tin quản lýKhái niệm:Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp cácnhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ XÃ HỘI

TÊN ĐỀ TÀI: Phân loại các hệ thống thông tin quản lý? Cho ví dụ về một

hệ thống thông tin quản lý đang được sử dụng tại 01 cơ quan ở Việt Nam.

TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Mã phách:

Hà Nội, 03/2022

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU 1

B NỘI DUNG 3

1 Cơ sở lý luận 3

1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý 3

1.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 5

2 Vận dụng 9

2.1 Hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại doanh nghiệp Vinamilk .9

2.2 Ý kiến đóng góp về hệ thống thông tin quản lý tại những cơ quan ở Việt Nam 13

C KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

A LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên thị trường

Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó là một

hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử

lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay phải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh tranh tối

ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế Chính vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp

Vì vậy em chọn đề tài: “Phân loại các hệ thống thông tin quản lý? Liên hệ với thống thông tin quản lý đang được sử dụng tại Vinamilk.” để

tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng

Học phần Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý là môn học rất quan trọng, có tính thực tế cao, kiến thức vô cùng bổ ích Tuy nhiên, trong quá trình

hoàn thành đề tài này, vốn kiến thức và khả năng tiếp thu của bản thân em còn hạn chế và thời gian nghiên cứu ngắn Mặc dù em đã cố gắng hết sức trong bài tập lớn này nhưng chắc chắn bài làm khó tránh khỏi những thiếu sót, mong thầy cô xem xét và góp ý để bài làm của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

B NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận

1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm:

Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp thông tin trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức Có thể hiểu là:

Hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu

và các dòng thông tin làm tối ưu việc thu thập, lưu trữ, truyền dẫn và phân tích thông tin, thông qua tổ chức nhiều cấp có các nhóm thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, để đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý

Các đặc trưng của hệ thống thông tin quản lý là:

- Hỗ trợ chức năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ;

- Sử dụng cơ sở dữ liệu thống nhất, có nhiều chức năng xử lý dữ liệu;

- Cung cấp đầy đủ thông tin để nhà quản lý truy cấp dữ liệu;

- Có khả năng thích ứng với những thay đổi của quy trình xử lý thông tin;

- Đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, bao gồm các trang thiết bị Tin học cùng các phần mềm hệ thống Hệ thông tin quản lý được xây dựng sẽ thực hiện tốt các chức năng:

- Tập hợp ưu thế của tất cả các hệ thông thông tin khác nhau hiện có và phối hợp các hoạt động cần thiết phục vụ cho việc quản lý, biến quy trình xử lý và

sử dụng, khai thác thông tin như một nguồn lực trong tổ chức;

- Đề xuất những phương án chính thức để hiện thực hoá việc quản lý thông tin chính xác và kịp thời, cần thiết, thuận tiện cho việc ra quyết định xử lý và giúp cho việc quy hoạch, điều khiển và chức năng quản lý, điều hành của tổ chức được hữu hiệu;

- Từng bước hình thành một hệ thống thông tin chính thức hoá, có thể tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý

- Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý còn thực hiện việc liên lạc giữa các phần tử trong hệ thống cũng như đảm bảo vấn đề trao đổi thông tin với bên ngoài

Như trên đã thấy, một hệ thống thông tin quản lý có thể có nhiều hệ con (phân hệ) Trong việc vận hành đúng đắn những hệ thông tin quản lý thì phân hệ thu thập và truyền số liệu giữ vai trò rất quan trọng Trong phân hệ này người ta

sử dụng rộng rãi các thiết bị ngoại vi (cáp truyền, môđem, ) và những vật mang thông tin trong máy (đĩa cứng, đĩa quang, ) Việc truyền số liệu theo các kênh liên lạc và sự trao đổi số liệu trực tiếp giữa các máy tính thuộc cùng một hệ thống thông tin và cả giữa các hệ thống thông tin khác nhau mỗi năm lại có ý nghĩ lớn hơn Điều đó được minh chứng bằng các mạng máy tính cục

bộ và diện rộng ngày càng được sử dụng rộng rãi Yếu tố tất yếu trong một hệ

thông tin quản lý là cơ sở dữ liệu, bao gồm các mảng số liệu mô tả đối tượng quản lý và các số liệu cần thiết khác Để đổi mới thường xuyên cơ sở dữ liệu này và có thể làm việc được với các mảng thông tin (nhằm mục đích chuẩn bị

số liệu để giải các bài toán quản lý khác nhau) người ta đã xây dựng các đảm bảo toán học hệ thống Đó là các hệ điều hành, các phần mềm quản trị dữ liệu mang tính vạn năng cao Yếu tố tiếp theo là tổ hợp các chương trình máy tính tác nghiệp để giải các bài toán quản lý khác nhau (kể cả việc chuẩn bị các tài liệu cần thiết)

Các điều kiện để xây dựng và khai thác hệ thống thông tin quản lý quản lý

Cũng như ở hầu hết các lĩnh vực quản lý kinh tế - xã hội, để có thể xây dựng thành công và khai thác có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý trong một cơ quan, tổ chức, trước hết cần phải hội đủ các điều kiện ở cả ba phương diện là:

- Lực lượng lãnh đạo;

- Con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng;

- Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng

1.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Vì mục đích quản lý là khác nhau, các đặc tính, cấp độ quản lý khác nhau nên có rất nhiều dạng hệ thống thông tin quản lý tồn tại trong một tổ chức Có ba cách phổ biến dùng để phân loại các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống

1.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng

 HTTTQL cấp tác nghiệp trợ giúp các cấp quản lý bậc thấp như trưởng

nhóm, quản đốc, các chuyên viên thuộc các phòng ban quản lý… trong việc theo dõi các giao dịch và hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, hoá đơn, tiền mặt, tiền lương, hàng tồn kho… Mục đích chính của các hệ thống này là để trả lời các câu hỏi thông thường và giám sát lưu lượng giao dịch của tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác và dễ sử dụng Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự động ATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

 HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người

nghiên cứu và các lao động dữ liệu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chức phát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việc hàng ngày trong tổ chức

 HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo

quyết định và tiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống này thường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặc hàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá được tình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thông tin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời

gian nào đó, từ đó nhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép

 HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và

đưa ra các quyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp tổ chức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhà quản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới? Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?…

1.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản

lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia

 Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)

Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…

Các công việc chính của TPS là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên

dữ liệu theo các quy tắc quản lý và phát sinh các báo cáo thống kê Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngay khi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hành theo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…)

Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu cho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định

 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)

HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ, tóm lược tình hình

về một mặt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)

DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọn một phương án Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưng giữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau:

DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý Vấn đề mà DSS giải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho một chức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết là trợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị, )

DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án

 Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS)

Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào ESS được thiết kế để

tổng hợp dữ liệu bên ngoài (như các quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất

ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất Chúng thường sử dụng các phần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu

đồ và dữ liệu từ các nguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanh nghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?…

ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và năng lực của các nhà cung cấp ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bên trong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thông tin tổng quát

 Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES)

ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn

ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối với hoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)

Một số hệ thống chuyên gia như:

 Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS)

 Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System – OAS)

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for Competitive Advantage, ISCA)

2 Vận dụng

2.1 Hệ thống thông tin quản lý được sử dụng tại doanh nghiệp Vinamilk

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn

179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt

Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy

tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với

số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch

Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định

Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, chúng ta sẽ có thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững mạnh

Hệ thống ERP của Vinamilk chính là bước đệm cho sự đột phá, đưa doanh nghiệp ngày một phát triển xa hơn, đảm bảo hiệu quả hoạt động và khẳng định vị thế thương hiệu của mình tại thị trường trong nước và quốc tế

Giới thiệu sơ lược về Vinamilk

Vinamilk là tên thường gọi của công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vào ngày 20/08/1976, Vinamilk đã được thành lập Là doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp sữa cho thị trường, Vinamilk sở hữu mạng lưới điểm bán rải đều khắp 63 tỉnh thành, chiếm khoảng 80% thị phần trong nước