Hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty tnhh tư vấn và xây lắp 504

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì mỗi DN sẽ phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định. Tuy nhiên, việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳ hậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay. Vì vậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà DN nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụ của mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng. Quản lý và tiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của DN hiệu quả nhất. Đối với các nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì chi phí là một chi tiêu chất lượng quan trọng phản ánh tập trung kết quả nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn ở nước ta hiện nay. Hiểu được các loại chi phí và các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, và sau cùng tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống KSNB về chi phí. Công tác kiểm soát chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng nhờ sự tuân thủ pháp luật. Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 đã khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường sau nhiều năm thành lập và phát triển. Mặc dù đã có nhiều thành công, nhưng việc kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của quản lý. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty là công việc rất hữu ích, cần thiết nhằm tạo sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển và hội nhập như hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng này với kiến thức đã được học ở trường kết hợp với thời gian làm việc tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 cùng với mong muốn đi sâu nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát chi phí em quyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 ” là đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa những lý luận chung nhất về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp. Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu số liệu dựa trên các thông tin kế toán trong giai đoạn năm 2020 – 2022. Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 Nội dung nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HỮU PHÚ

Đà Nẵng - Năm 2023

Nguyễn Hữu Phú đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết luận văn Em xinchân thành cảm ơn các Thầy, Cô khoa Kế toán – Tài chính trường Đại học Duy Tân

đã tận tình truyền đạt những kiến thức trong thời gian học tập Với vốn kiến thứcđược tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứuluận văn mà còn là hành trang quí báu trong quá trình công tác tại đơn vị một cáchvững chắc và tự tin

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc và các Anh chị đồng nghiệp Công

ty TNHH Tư Vấn & Xây Lắp 504 đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gianthực tập tại đơn vị

Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong

sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Anh, Chị đồng nghiệp trong Công ty TNHH

Tư Vấn & Xây Lắp 504 luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹptrong công việc và cuộc sống

Em xin chân thành cám ơn!

Đà Nẵng, ngày tháng năm 2023

Học viên thực hiện

Đinh Thị Hồng Thúy

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác

Học viên thực hiện

Đinh Thị Hồng Thúy

BCTC Báo cáo tài chính

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

CBCNV Cán bộ công nhân viên

CBCNV Cán bộ công nhân viên

KPCĐ Kinh phí công đoàn

KSNB Kiểm soát nội bộ

NCTT Nhân công trực tiếp

NVL Nguyên vật liệu

NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp

PNK Phiếu nhập kho

PXK Phiếu xuất kho

SDMTC Sử dụng máy thi công

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu đề tài 3

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 7

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.2.1 Khái niệm chi phí 16

1.2.2 Phân loại chi phí 16

1.2.3 Nội dung chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng 20

1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 21

1.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 21

1.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 24

1.3.3 Kiểm soát chi phí máy thi công 26

1.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 29

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 30

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 30

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty 32

2.1.5 Tổ chức công tác kế toán 34

2.1.6 Tình hình hoạt động của công ty 38

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 41

2.2.1 Thực trạng kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 41

2.2.2 Thực trạng kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 51

2.2.3 Thực trạng kiểm soát chi phí máy thi công 56

2.2.4 Thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất chung 59

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 60

2.3.1 Uu điểm 60

2.3.2 Các hạn chế còn tồn tại 62

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 65

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 66

3.1 MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 66

3.1.1 Mục tiêu 66

3.1.2 Phương hướng 66

3.2 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504 67

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 67

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 74

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí máy thi công 78

3.2.4 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung 82

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (Bản sao)

Bảng 2.2 Tình hình tài sản nguồn vốn của Công ty 40

Bảng 3.1 Bảng phân tích chi phí NVLTT 70

Bảng 3.2 Bảng phân tích CPNCTT 77

Bảng 3.3 Phiếu theo dõi ca máy thi công 80

Bảng 3.4 Bảng phân tích chi tiết CPMTC 81

Bảng 3.5 Bảng so sánh chi phí sản xuất chung 84

Bảng 3.6 Bảng phân tích chi phí sản xuất chung 85

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Tư vấn & Xây lắp 504 33

Hình 2.2 Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 35

Hình 2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ 37

Hình 2.4 Quy trình mua và nhập kho NVL 46

Hình 2.5 Quy trình xuất kho NVL 50

Hình 2.6 Quy trình kiểm soát chi phí NCTT tại Công ty 56

Hình 2.7 Quy trình thuê máy thi công 58

Hình 3.1 Quy trình kiểm soát mua NVL 68

Hình 3.2 Quy trình kiểm soát xuất NVL cho xây lắp 69

Hình 3.3 Quy trình kiểm soát tuyển dụng nhân công 75

Hình 3.4 Quy trình kiểm soát thời gian lao động và thanh toán lương 76

Hình 3.5 Quy trình kiểm soát chi phí lương nhân viên quản lý công trình 83

Hình 3.6 Quy trình kiểm soát vật tư sử dụng cho quản lý thi công 83

Hình 3.7 Quy trình kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ quản lý thi công 83

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển thì mỗi DN sẽ phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định Tuy nhiên,việc tìm giải pháp tài chính tối ưu cho chiến lược phát triển bền vững trong thời kỳhậu hội nhập luôn là vấn đề nan giải nhất đối với các DN nhỏ và vừa hiện nay Vìvậy, theo các chuyên gia, một trong những “nước cờ” mà DN nào cũng phải tínhđến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm, dịch vụcủa mình ngày càng có chất lượng, giá cả phù hợp hơn với khách hàng Quản lý vàtiết kiệm chi phí là một cách để kiểm soát hoạt động của DN hiệu quả nhất Đối vớicác nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì chi phí là một chitiêu chất lượng quan trọng phản ánh tập trung kết quả nhiều mặt hoạt động củadoanh nghiệp Việc kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn ởnước ta hiện nay Hiểu được các loại chi phí và các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí

có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, và sau cùng tăng lợinhuận của doanh nghiệp Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặtchẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt

là hệ thống KSNB về chi phí Công tác kiểm soát chi phí thường xuyên, chặt chẽ,khoa học sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó

là công cụ hữu hiệu điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp các thôngtin hữu ích cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ

đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo tăng cường hiệu quả hoạtđộng, đảm bảo tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng nhờ sự tuânthủ pháp luật

Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 đã khẳng định thương hiệu củamình trên thị trường sau nhiều năm thành lập và phát triển Mặc dù đã có nhiềuthành công, nhưng việc kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH Tư Vấn và XâyLắp 504 vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của quản lý Vì vậy, xây dựng và hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty là công việc rất hữu ích,cần thiết nhằm tạo sức cạnh tranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển vàhội nhập như hiện nay.

Nhận thức được tầm quan trọng này với kiến thức đã được học ở trường kếthợp với thời gian làm việc tại Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504 cùng vớimong muốn đi sâu nghiên cứu các vấn đề về kiểm soát chi phí em quyết định chọn

đề tài: “ Hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty TNHH Tư Vấn và Xây

Lắp 504 ” là đề tài luận văn tốt nghiệp của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa những lý luận chung nhất về kiểm soát chi phí xây lắp trongdoanh nghiệp

Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH TưVấn và Xây Lắp 504

Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công

ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu số liệu dựa trên các thông tin kế toán

trong giai đoạn năm 2020 – 2022

Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504

Nội dung nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công tyTNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504

4 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn

và Xây Lắp 504, tác giả đã sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khácnhau để thu thập dữ liệu, nghiên cứu tài liệu và đánh giá vấn đề, cụ thể là:

+ Phương pháp thu thập tài liệu: Tác giả thu thập thông tin từ tài liệu do cácđơn vị trong công ty cung cấp Các tài liệu đã thu thập được bao gồm tài liệu sơ cấp

và tài liệu thứ cấp Tài liệu sơ cấp là các báo cáo tài chính đã được kiểm toán của

đơn vị, Báo cáo thường niên, Báo cáo tình hình quản trị, sổ sách kế toán và các tàiliệu khác liên quan đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất Tài liệu thứ cấp là tàiliệu thu thập được từ các nguồn thông tin khác như sách tham khảo, báo, cácwebsite, các báo cáo phân tích

+ Phương pháp tổng hợp, phân tích dữ liệu: Đây là phương pháp tổng hợpcác dữ liệu đã thu thập được qua các công cụ giúp tác giả đưa ra các đánh giá vềthực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Kết quả đánh giá đượcthực hiện dựa trên thông tin thu thập đã được sắp xếp, phân loại một cách có hệthống

5 Kết cấu đề tài

Nội dung đề tài gồm ba chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệpChương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn

và Xây Lắp 504

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí xây lắp tạiCông ty TNHH Tư Vấn và Xây Lắp 504

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả có tham khảo một số ñề tàinghiên cứu tương tự như:

+ Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại công ty xăng dầu khu vực V”,Trần Ngọc Tuyết (2010) Đề tài trình bày khá đầy đủ thực trạng kiểm soát nội bộchi phí trong xăng dầu Khu vực V, và thấy rằng với hệ thống kiểm soát chi phí đóchưa thật sự phù hợp với đặc điểm kinh doanh xăng dầu và khó có thể đáp ứngđược nhu cầu thông tin cho việc ra các quyết định kinh doanh hợp lý Chính vì vậu

đề tài đã đề xuất một số giải pháp gồm: Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát;Giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí kinh doanh thông qua thủ tục kiểm soát; nhằmgiải quyết những hạn chế của KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty, góp phần tăngcường hơn nữa KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty Ngoài ra, luận văn cũng đưa

ra các điều kiện để có thể thực hiện được mô hình kiểm soát chi phí này trong Công

ty xăng dầu Khu vực V, đó là cần có sự kết hợp của doanh nghiệp và Nhà nước

+ Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí tại siêu thị Coopmart Quy Nhơn”,Nguyễn Thị Kim Thoa (2012) đã nghiên cứu và hoàn thiện kiểm soát chi phí tạiCông ty Trên cơ sở nghiên cứu, phân tích về lý luận và thực tiễn, đề tài đã giảiquyết được các nội dung về hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trongcác Doanh nghiệp Thương mại, làm cơ sở cho việc phân tích và đánh giá thực trạngkiểm soát chi phí tại Công ty Phản ánh được thực trạng kiểm soát chi phí tại Công

ty, bao gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát Từ đónêu ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị.Bên cạnh đó, đề tài đã đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí tạiCông ty bao gồm: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch chi phí, tăng cường kiểm soátchi phí, giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị chi phí tại công ty Ngoài ra,

đề tài còn nêu ra vấn đề kiểm soát trong môi trường máy tính và lưu trữ giúp chonhà quản trị nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị

+ Đề tài “Kiểm soát chi phi tại công ty cổ phần hóa dầu Mekong” Phan DoãnThị Kim Nga (2013) đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chiphí sản xuất trong doanh nghiệp, làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm racác giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty

cổ phần hóa dầu Mekong Luận văn phản ánh thực trạng công tác kiểm soát chi phísản xuất tại Công ty cổ phần hóa dầu Mekong bao gồm: Mục tiêu kiểm soát, Tổchức thông tin phục vụ cho kiểm soát chi phí sản xuất và các thủ tục kiểm soát chiphí sản xuất Phân tích chỉ ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về kiểm soát chiphí sản xuất tại Công ty cổ phần hóa dầu Mekong Từ đó, xác định một số giải phápgóp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần hóadầu Mekong như: Giải pháp hoàn thiện thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại côngty; giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí tại công ty nhằm hạn chế việc

sử dụng lãng phí chi phí để làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuậnhoạt động cho Công ty

+ Đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong hoạt động xâydựng cơ bản tại Công ty Cổ phần Sông Ba” của tác giả Hoàng Hữu Thịnh (2021).

Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xây lắptrong doanh nghiệp, đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiệncông tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Sông Ba Đề tài phản ánhthực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Sông Ba baogồm: Mục tiêu kiểm soát, Tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát chi phí xây lắp

và các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp Phân tích chỉ ra những mặt hạn chế cầnhoàn thiện về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Sông Ba Từ đó, xácđịnh một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí xây lắp tạiCông ty

+ Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí các công trình xây dựng cầu đườngtại thành phố Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Hồng Ân (2022)

Đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí xâylắp, đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểmsoát chi phí các công trình xây dựng Đề tài phản ánh thực trạng công tác kiểm soátchi phí các công trình xây dựng bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phínhân công trực tiếp; chi phí sử dụng máy thi công; chi phí sản xuất chung Phân tíchchỉ ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về kiểm soát chi phí các công trình xâydựng tại thành phố Đà Nẵng Từ đó, xác định một số giải pháp góp phần hoàn thiệncông tác kiểm soát chi phí các công trình xây dựng trên địa bàn Tp Đà Nẵng

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG

DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt độngkinh tế của các DN và tổ chức KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu vàhiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản,vốn…, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinhdoanh, đồng thời giúp DN xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụcho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của DN

Viện Kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated PublicAccountant – AICPA) định nghĩa KSNB như sau: “KSNB bao gồm kế hoạch của tổchức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN đểđảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kếtoán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện cácchính sách quản lý lâu dài” [5, tr 57]

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant– IFAC) thì: “HTKSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, cácbước công việc mà các nhà quản lý DN tuân theo HTKSNB trợ giúp cho các nhàquản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệuquả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, pháthiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập BCTC kịp thời,đáng tin cậy” [5, tr 76]

Hiện nay trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về KSNB theoCOSO (Committee of Sponsoring Organization) thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ

về việc chống gian lận Báo cáo tài chính đưa ra vào năm 1992 và được cập nhậtnăm 2013 đó là: “KSNB là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các

nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lýnhằm thực hiện ba mục tiêu:

 BCTC đáng tin cậy

 Các luật lệ và quy định được tuân thủ

 Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành cũng đề cập đến khái niệm KSNBlà: “KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xâydựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho các đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định,

để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trungthực, hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mục tiêu của KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ýnghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của DN, đó là:

 Đối với BCTC, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy

 Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấphành

luật pháp và các quy định KSNB còn phải hướng mới thành viên trong đơn

vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị

 Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúpđơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uytín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

Có thể hiểu một cách ngắn gọn KSNB là toàn bộ các biện pháp của nhà quản

lý nhằm đảm bảo các mục tiêu của đơn vị được thực hiện

1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO một HTKSNB bao gồm 5 yếu tố: môi trường kiểm soát; đánh giárủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; giám sát [5, tr 90]

1.1.3.1 Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soátnội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ

chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ Ví dụ, nhậnthức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiếtphải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hànhbằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,.v.v., một môi trường kiểm soát tốt sẽ

là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ,.v.v., các nhân

tố chính:

Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:

- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạođức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tínhchính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó Tính chínhtrực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn

vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế Việc thựcthi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp củaLãnh đạo để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vàocác hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức Việc truyền đạt cácchính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồmtruyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn

vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình

- Cam kết về năng lực : Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoànthành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân

- Sự tham gia của Ban quản trị:Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng vàtrách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quyđịnh khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành Ngoài ra, Ban quảntrị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tụcbáo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị

- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc : Triết lý và phong cáchđiều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hànhđộng của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiệnqua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi

có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ vàthận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán.

- Cơ cấu tổ chức : Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xemxét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phùhợp Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểmhoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm vàquyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đượccác mục tiêu đề ra Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểmsoát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức

có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng Cơ cấu tổ chức thường được mô

tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí thenchốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơcấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị

- Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và tráchnhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết vàkinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thựchiện nhiệm vụ Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổithông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểuđược hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nàovào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thếnào và chịu trách nhiệm về cái gì

- Các chính sách và thông lệ về nhân sự : Các chính sách và thông lệ về nhân

sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát củađơn vị Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiệncam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy

1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạtđược các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủcác quy định Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản

lý cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi

Các yếu tố đánh giá rủi ro:

- Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vịbao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thếnào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ướctính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử

lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được

- Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện trong hayngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởngbất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợpvới các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC Ban Giám đốc có thể lập cácchương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyếtđịnh chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác.Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:

+ Những thay đổi trong môi trường hoạt động:Những thay đổi trong môitrường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lựccạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;

+ Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâmkhác về KSNB;

+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng và nhanhchóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB;

+ Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng cóthể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;

+ Công nghệ mới:Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD hoặcvào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;

+ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào cáckhu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinhnghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;

+ Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi cơchế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro

liên quan đến KSNB;

+ Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài:Việc mở rộng hay mua lại các hoạtđộng ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đếnKSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;

+ Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực,chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đếncác rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC

1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát

so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các

dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính,đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với cácnguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động

- Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sửdụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về côngnghệ thông tin: Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từngứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghichép, duy trì và soát xét số dư các tài khoản và bảng cân đối số phát sinh, các kiểmsoát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kếthợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ Kiểm soát chung vềcông nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và

hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụngbằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin

- Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm:

+ Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử

dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu;Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu.

+ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong

sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn khothực tế với sổ kế toán)

Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộmcắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quan đến cảchất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không

- Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phêduyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản Việc phân nhiệm nhằmgiảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạmhoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ

b) Các nguyên tắc kiểm soát

Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả

là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền

-Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải đượcphân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiềuviệc trong khi một số khác lại không có người làm Theo nguyên tắc này, tráchnhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiềungười trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóatrong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

-Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vilạm dụng quyền hạn

Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải đượctôn trọng:

+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán

+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thựchiện các nghiệp vụ đó.

+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đượcphê chuẩn đúng đắn Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗnloạn, phức tạp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết mộtcông việc trong phạm vi nhất định Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:

+ Phê chuẩn chung : Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ

+ Phê chuẩn cụ thể : Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt.Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quantrọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra

1.1.3.4 Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiệnkinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kếtoán Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thốngchứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ Quá trình vậnhành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáonhững nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năngthông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác củađơn vị Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trongđơn vị Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị có thể thựchiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tínhkịp thời, cập nhật và chính xác Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện

ở 03 phương diện:

a) Hệ thống chứng từ:

Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khilập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế

phát sinh.Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đềuphải lập chứng từ kế toán và kế toán chỉ được lập một lần Chứng từ kế toán hợppháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán Chứng từ là căn cứ quan trọng đểkiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, bảo vệ tài sản không

bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặcvượt quá thẩm quyền

Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thànhchứng từ Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộphận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì Việc sử dụng mẫu chứng từphải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phảiđược lập một cách khoa học Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộphận khác phải được tổ chức khoa học

Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước: Lập chứngtừ; thu nhận chứng từ; kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế; căn cứ vàochứng từ ghi sổ; lưu trữ và bảo quản chứng từ

b) Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của

Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán củamỗi tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phảnánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm bảo tínhchính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính vềviệc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán Sổ kế toán được mở

để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị Sốhiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh

Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép,phân loại, tính toán, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trênbáo cáo Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết Hệ thống sổ kếtoán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có

hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lýchứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.

c) Hệ thống báo cáo kế toán:

Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổsách thành những chi tiết trên báo cáo Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tàichính thể hiện trung thực tình hình tài chính Thông qua báo cáo tài chính đơn vị cóthể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách,chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm

Có thể nói, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổngquát sau:

+ Số liệu kế toán ghi chép là những số liệu thật

+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn

+ Không bỏ sót, để ngoài sổ sách bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.+ Tính toán chính xác số liệu kế toán

Truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin, đảm bảo các kênh thông tin trongnội bộ được tổ chức một cách hữu hiệu, mở rộng truyền thông với bên ngoài, đồngthời các thông tin bên ngoài cũng được tiếp nhận, phản hồi trung thực, dầy đủ, kịpthời và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

1.1.3.5 Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội

bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi chophù hợp với từng thời kỳ hay không Việc giám sát là trách nhiệm của mọi ngườitrong tổ chức Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khácnhau, chẳng hạn:

- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việc đượctiến hành đúng Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công việc đượckiểm tra lại ở cấp cao hơn Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp vụ kiểm soáthoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệ nào

- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộcác hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo các nhânviên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao.

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thốngkiểm soát nội bộ trong đơn vị Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóadoanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạt động kiểm soát vànhững cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế nhữngrủi ro trọng yếu

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Khái niệm chi phí

Chi phí được định nghĩa như là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằmthu được các loại tài sản, hàng hóa hoặc các dịch vụ [9, tr 105]

Như vậy, nội dung của chi phí rất đa dạng Trong kế toán quản trị, chi phí đượcphân loại và sử dụng theo nhiều cách khác nhau nhằm cung cấp những thông tin phùhợp với nhu cầu đa dạng trong các thời điểm khác nhau của quản lý nội bộ doanhnghiệp Thêm vào đó, chi phí phát sinh trong các loại hình doanh nghiệp khác nhau(sản xuất, thương mại, dịch vụ) cũng có nội dung và đặc điểm khác nhau, trong đó nộidung chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất thể hiện tính đa dạng và bao quát nhất

1.2.2 Phân loại chi phí

Sau đây là một số cách phân loại chi phí thường gặp đối với các doanh nghiệpsản xuất [9, tr 110]

* Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Chi phí phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất, xét theo từng hoạt động cóchức năng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh mà chúng phục vụ, được chiathành hai loại lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất

- Chi phí sản xuất

Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằngsức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị Chi phí sảnxuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công

trực tiếp và chi phí sản xuất chung.

+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấuthành thực thể của thành phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách táchbiệt, rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm Nguyên vật liệu trực tiếp được nhận diện dễdàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy nhất của cái gì được sảnxuất.Ví dụ: Thép để đóng tàu, sắt để sản xuất xe đạp, bột mì để sản xuất mì ăn liền…+ Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí tiền lương và các khoản trích theo lươngcủa những người lao động trực tiếp chế tạo sản phẩm Khả năng và kỹ năng của laođộng trực tiếp có ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm tạo ra Thôngthường những lao động trực tiếp này xử lý nguyên vật liệu trực tiếp bằng tay hoặcthông qua việc sử dụng công cụ dụng cụ hoặc máy móc thiết bị

+ Chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí cần thiết khác để sản xuất sản phẩmngoài chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chungbao gồm 3 loại chi phí, đó là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công giántiếp và các chi phí khác Chi phí khác bao gồm các chi phí cần thiết khác để vận hànhphân xưởng Ví dụ: Chi phí thuê nhà xưởng, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phíđiện nước…

- Chi phí ngoài sản xuất

Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến qúatrình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp Thuộcloại chi phí này gồm có hai khoản mục chi phí: Chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp

+ Chi phí bán hàng

Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho khâu tiêu thụsản phẩm Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giaocho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển, tiền lương nhân

viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo, v.v

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các chi phí phục vụ cho công tác tổchức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn doanhnghiệp Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí văn phòng, tiền lương và cáckhoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố địnhcủa doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác, v.v

* Phân loại chi phí theo cách ứng xử

Theo cách phân loại này chi phí được chia thành: Chi phí biến đổi, chi phí bấtbiến và chi phí hỗn hợp

- Chi phí biến đổi (biến phí)

Chi phí biến đổi là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biếnđộng về mức độ hoạt động Biến phí tính trên một đơn vị thì nó ổn định Biến phí sẽbiến đổi theo căn cứ được xem là nguyên nhân phát sinh ra chi phí đó, thường gọi làhoạt động căn cứ Các hoạt động căn cứ thường được dùng: sản lượng sản xuất, sảnlượng tiêu thụ, số giờ máy vận hành, số giờ lao động trực tiếp, số km vận chuyển…Tuỳ thuộc vào mức độ thay đổi của biến phí so với mức độ hoạt động mà người

ta chia biến phí thành biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc

Là những chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố biến phí lẫn yếu tố định phí

Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của địnhphí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản nó thể hiện đặc điểm của biến phí Sựpha trộn giữa định phí và biến phí có thể theo những tỷ lệ nhất định Khi quá trình sảnxuất kinh doanh phát triển, loại chi phí này chiếm một tỷ lệ khá cao

Với mục đích lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động kinh doanh và chủ động trongquản lý chi phí, chi phí hỗn hợp cần được phân tích và lượng hóa theo yếu tố định phí

và biến phí

* Phân loại theo nội dung kinh tế

Theo cách phân loại này chi phí được chia thành các loại chi phí sau :

- Chi phí nguyên vật liệu

- Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

- Chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- Chi phí công cụ, dụng cụ

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí khác bằng tiền

* Phân loại chi phí dùng trong kế hoạch, kiểm tra và ra quyết định

- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

+ Chi phí trực tiếp: Là những chi phí quan hệ trực tiếp đến việc sản xuất một loạisản phẩm, một công việc hoặc một hoạt động, một địa điểm nhất định và hoàn toàn cóthể hạch toán quy nạp trực tiếp cho sản phẩm, công việc đó

+ Chi phí gián tiếp: Là chi phí liên quan đến nhiều sản phẩm, công việc, nhiềuđối tượng khác nhau, nên phải tập hợp quy nạp cho từng đối tượng bằng phương phápphân bổ gián tiếp

- Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được

+ Chi phí kiểm soát được: Là những chi phí mà ở cấp quản lý nào đó, nhà quảntrị xác định được chính xác sự phát sinh của nó, đồng thời nhà quản trị cũng có thẩmquyền quyết định về sự phát sinh của nó

+ Chi phí không kiểm soát được: Là những chi phí mà nhà quản trị không thể dựđoán chính xác sự phát sinh của nó hoặc không có thẩm quyền ra quyết định về loại chiphí đó

- Chi phí cơ hội

Chi phí cơ hội có thể định nghĩa là một khoản lợi nhuận tiềm tàng bị mất đi hayphải hy sinh để lựa chọn, thực hiện hoạt động này thay thế một hoạt động khác Chi phí

cơ hội không xuất hiện trên sổ sách kế toán nhưng lại là cơ sở để lựa chọn phương ánhành động.

- Chi phí chìm

Chi phí chìm là những dòng chi phí luôn luôn xuất hiện trong tất cả các phương

án sản xuất kinh doanh Đây là một dòng chi phí mà nhà quản trị phải chấp nhận không

có sự lựa chọn

- Chi phí chênh lệch

Chi phí chênh lệch là những chi phí hiện diện trong phương án này nhưng khônghiện diện hay chỉ hiện diện một phần trong phương án khác

1.2.3 Nội dung chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

Trong bất kỳ một loại hình doanh nghiệp, chi phí là biểu hiện bằng tiền nhữnghao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủ yếu và chiếm tỷtrọng lớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phí sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về vật liệu chính, vật liệu phụ,các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành thực tế sảnphẩm xây lắp hoặc giúp cho việc thực hiện và hoàn thành khối lượng xây lắp như:gạch, sắt, ximăng, bêtông, vĩ kèo, v.v…

- Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí cho lao động trực tiếp tham gia vào quátrình hoạt động xây lắp bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả cho nhân công trực tiếpthực hiện khối lượng xây lắp, công nhân phục vụ xây lắp kể cả công nhân vận chuyển,bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng xây lắp và công nhân phụ trợ chuẩn bị, kếtthúc, thu dọn hiện trường thi công, không phân biệt công nhân thuộc quyền quản lý củadoanh nghiệp hay thuê ngoài Chi phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoảntrích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phícông đoàn theo tỷ lệ quy định hiện hành của Nhà nước

- Chi phí sử dụng máy thi công: máy móc thi công là các loại xe máy, động cơmáy được sử dụng trực tiếp để thi công xây lắp các công trình xây dựng như: máy trộnbêtông, máy đào, máy xúc, máy đóng cọc, xe ôtô ben, cẩu tháp, máy bơm… Các loạiphương tiện máy thi công này, doanh nghiệp có thể thuê bên ngoài hoặc tự trang bị để

khai thác sử dụng lâu dài trong quá trình hoạt động của mình Chi phí sử dụng máy thicông là toàn bộ các chi phí liên quan về vật liệu, nhân công và chi phí khác có liênquan đến quá trình sử dụng máy cho các công trình xây lắp như:

+ Chi phí lương chính, lương phụ, phụ cấp của công nhân điều khiển phương tiện+ Chi phí vật liệu, nhiên liệu, vật liệu khác phục vụ máy thi công

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định máy thi công

+ Chi phí về công cụ dụng cụ phục vụ máy thi công

+ Chi phí dịch vụ thuê ngoài, về sửa chữa, bảo hiểm, tiền thuê tài sản, chi phí vậnchuyển, điện nước và các chi phí bằng tiền khác… liên quan đến vận hành máy móc.-Chi phí sản xuất chung của hoạt động xây lắp là những chi phí có liên quan đếnviệc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công của các đội thi công xây lắp và ở các côngtrường xây dựng Chi phí sản xuất chung phải được tổ chức hạch toán cho từng côngtrình, hạng mục công trình và phải chi tiết theo từng khoản mục nhất định

Trong trường hợp chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều công trình, hạngmục công trình thì phải tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho các công trìnhhạng mục công trình đó theo các tỷ lệ phân bổ Thông thường trong các doanh nghiệpxây dựng thì tiêu chí phân bổ chi phí sản xuất chung được dựa vào chi phí nhân côngtrực tiếp.Ngoài ra, trong các doanh nghiệp xây dựng còn có rất nhiều loại chi phí nhưchi phí quản lý văn phòng, chi phí lãi vay, … và hầu hết các chi phí này được phân bổ

và vốn hoá vào chi phí sản xuất chung thi công xây lắp để kết thành giá trị công trình.Phần còn lại của chi phí quản lý này hầu như chiếm tỷ lệ không lớn lắm trong DN

1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a Các bộ phận tham gia kiểm soát:

Trong công tác kiểm soát chi phí có sự tham gia của các bộ phận như: Bộ phận vật

tư, bộ phận kế toán, thủ kho, bộ phận XDCB, bộ phận nhận hàng, mua hàng,

b Các rủi ro trong kiểm soát chi phí NVL trực tiếp

- Yêu cầu mua vật tư không đúng với nhu cầu thực tế, không đúng với chủngloại, số lượng, giá mua không phù hợp với dự toán

- NVL khi nhập kho không có sự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho dẫnđến việc NVL bị thiếu không đúng số liệu ghi trên hoá đơn.

- Quá trình nhập kho không đúng thủ tục, không ghi phiếu nhập kho khi hàng

đã về mà để đến một thời gian để ghi một lần

- Xuất kho không kiểm tra kỹ lưỡng hoặc chưa có các chứng từ liên quan Sốliệu không đúng với yêu cầu thực tế NVL xuất thừa không theo dõi tiến hànhnhập lại kho đồng thời không hạch toán phế liệu thu hồi

- Không kiểm kê NVL, đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán vật tư.Xây dựng quy chế quản lý vật tư, định mức tiêu hao vật tư không phù hợp

c Thủ tục kiểm soát

Việc kiểm soát chi phí NVL trực tiếp phải thực hiện được các mục tiêu tổngquát của KSNB, bên cạnh đó phải tuân theo một quá trình kiểm soát cụ thể, baogồm: kiểm soát quá trình mua vật tư, kiểm soát quá trình nhập kho, lưu kho, xuấtkho NVL đưa vào sản xuất và kiểm soát quá trình sử dụng NVL

- Việc lập kế hoạch phải được căn cứ vào hàng tồn, nhu cầu thực tế theo từngcông trình, dự án, vụ việc và dung hoà với khả năng tài chính cũng như điều kiện cơ

sở vật chất của đơn vị nhằm tránh lãng phí hoặc ứ đọng vốn của DN

- Nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảmbảo rằng đề nghị mua hàng được đặt hàng và hàng được nhận chính xác

- Yêu cầu mua NVL phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn

để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn,khối lượng Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếu đến tài khoản trên Sổ Cái

để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi

-Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng Hay mọiviệc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập vớicác phòng khác

-Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được giấy đề nghịmua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền phê duyệt Đơn đặt hàng phảiđược đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, phòng đềnghị mua hàng, nó phải cung cấp đầy đủ thông tin về hàng mua, số lượng, giá cả,quy cách Các liên của Đơn đặt hàng nên được chuyển đến phòng nhận hàng,phòng kế toán, phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và đề nghịthanh toán sau đó.

- DN nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độclập với nhau mỗi khi mua hàng để tránh trường hợp có sự thông đồng giữa nhânviên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao

-Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hoá đơn GTGT đểđảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên đó và phải ký cùng lúc

3 liên nhằm tránh gian lận của người bán để trốn thuế

-DN nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người

có thể có mối quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài đểnảy sinh sự thông đồng Ngoài ra, DN nên áp dụng một chính sách kỹ luật chặt chẽkhi phát hiện nhận tiền hoa hồng không được phép và định kỳ tiến hành kiểm traviệc này

-Nên áp dụng hình thức thu thập thông tin từ các phòng đề nghị mua hàng vềcông tác thu mua của bộ phận thu mua

Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, thờigian hàng đến và các điều kiện khác để lập báo cáo nhận hàng Để ngăn ngừa gianlận, phải phân công nhân viên tiếp nhận độc lập với kho và phòng kế toán Và điềuquan trọng là hàng phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận hàng cho đến lúcchuyển vào kho Báo cáo nhận hàng (hoặc Phiếu nhập kho) là bằng chứng về việcnhận hàng và kiểm tra hàng, và dùng để theo dõi thanh toán Báo cáo này phải nêu

rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan Sau đó,

báo cáo này thường sẽ được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợphải trả Nếu bộ phận nhận hàng được tổ chức độc lập với kho, báo cáo nhận hàngnày phải có chữ ký của cả nhân viên nhận hàng và thủ kho.

 Khâu bảo quản vật tư và xuất kho:

-Chứng từ cần thiết để xuất kho là phiếu xuất kho vật tư Phiếu này được lậptrên cơ sở phiếu xin lĩnh vật tư do người phụ trách tại các bộ phận hoặc các độiXDCB lập căn cứ vào nhu cầu, trong đó nêu rõ về số lượng và chất lượng của loạivật tư cần thiết Phiếu xuất vật tư phải được sự xét duyệt của người có thẩm quyềncăn cứ trên kế hoạch sản xuất và định mức vật tư Mọi trường hợp xuất vật tư đềuphải căn cứ trên phiếu xuất hợp lệ

-Phiếu xuất vật tư đều ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản NVLsang tài khoản chi phí NVL

-Để thực hiện quá trình ghi chép vật tư, DN có thể sử dụng phương pháp kêkhai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ, tuy nhiên kê khai thường xuyên là phươngpháp giúp KSNB hữu hiệu hơn

-Đơn vị phải duy trì một hệ thống sổ chi tiết nhằm theo dõi tình hình nhậpxuất và tồn kho của từng NVL về cả số lượng và giá trị Nhờ đó, đơn vị sẽ kiểmsoát được lượng hàng trong kho, bảo đảm thống nhất giữa tổng hợp và chi tiết vàocuối kỳ, số liệu kiểm kê sẽ được đối chiếu với sổ sách để phát hiện các trường hợpnhầm lẫn, thất thoát hàng tồn kho

-Thu thập thông tin đầy đủ về các chi phí phát sinh và đối tượng gánh chịu chiphí Các sai sót trong giai đoạn này sẽ dẫn đến số liệu bị sai lệch trong quá trìnhkiểm soát

-Phát hiện các sai sót trong quá trình ghi chép thông qua việc đối chiếu giữa

số liệu về giá thực tế với giá định mức và giá kỳ trước

1.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

a Các bộ phận tham gia kiểm soát:

Bộ phận nhân sự, Bộ phận lao động tiền lương, bộ phận quản lý thi công côngtrình, Bộ phận kế toán

b Các rủi ro trong kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:

- Rủi ro về xác định mức lương: Nếu xác định mức lương cao hơn so với thịtrường sẽ làm tang chi phí cho doanh nghiệp, nếu xác định mức lương thấp hơn thì

sẽ ảnh hưởng đến công nhân thi công, không khuyến khích được sự hăng hái làmviệc của anh em công nhân

- Rủi ro về tính lương: Ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế củacông nhân hoặc tính sai lệch về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó, côngnhân, hợp đồng Sự sai lệch trong bảng chấm công và bảng lương

- Rủi ro về chi trả lương: Trả lương cho công nhân đã nghĩ việc hoặc trả lương chocông nhân không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ

- Rủi ro ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương: ghi nhận khôngkịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công

c Thủ tục kiểm soát:

 Kiểm soát bằng dự toán chi phí tiền lương:

Mỗi bộ phận (phòng ban, phân xưởng, cửa hàng ) đều cần lập dự toán chi phítiền lương của mình vào đầu niên độ Hàng tháng, kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chiphí tiền lương thực tế với dự toán và báo cáo cho các nhà quản lý Mọi sự biến độngtrọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời để xử lý

 Phân công phân nhiệm trong công tác lao động và tiền lương

Thường thì cần phải tách biệt giữa những chức năng theo dõi nhân sự, theo dõithời gian và khối lượng lao động, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép tiềnlương Dưới đây ta sẽ nghiên cứu về từng chức năng:

- Chức năng theo dõi nhân sự

-Chức năng theo dõi lao động

- Chức năng tính lương:

- Chức năng phát lương

Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải kiểm soát quá trình ghi chép một cáchchặt chẽ cụ thể:

+ Sổ kế toán chi tiết: Hạch toán lao động, tiền lương sử dụng sổ chi tiết mởcho các tài khoản liên quan.

+ Bảng thanh toán tiền lương, thưởng Bảng phân bổ tiền lương và các khoảntrích theo lương Các chứng từ này phải được lập đầy đủ nội dung, các chỉ tiêu theomẫu quy định Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông sốghi chép trên chứng từ Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự

và thời gian do đơn vị quy định, phục vụ cho việc ghi chép, tổng hợp kịp thời củacác bộ phận, cá nhân có liên quan và phản ánh đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán

1.3.3 Kiểm soát chi phí máy thi công

a Các bộ phận tham gia kiểm soát:

Bao gồm : Bộ phận quản lý và vận hành máy, Bộ phận theo dõi hoạt động thicông, bộ phận bão dưỡng máy thi công, bộ phân kế toán

b Các rủi ro kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

- Xuất nguyên vật liệu, vật tư sử dụng cho máy thi công không được phê duyệtbởi người có trách nhiệm

- Các máy móc thi công ít được kiểm tra, bảo dưỡng dẫn đến tình trạng hỏnghóc khi vận hành

- Ghi nhận về số ca vận hành máy thi công, các hoá đơn sửa chữa máythi công không hợp lý

- Việc tính toán phân bổ chi phí không phù hợp cho từng công trình cụ thể

c Thủ tục kiểm soát:

- Thực hiện phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận có liên quan

- Bộ phận quản lý máy thi công cần kiểm soát máy móc thường xuyên dể xácđịnh hỏng hóc, sửa chữa kịp thời Tổ chức giám sát việc vận hành máy để hạn chếviệc sử dụng máy sai mục đích, không có hiệu quả

- Bộ phận theo dõi hoạt động máy thi công cần theo dõi, ghi chép thờigian vận hành máy và cung cấp nhiên liệu sử dụng cho máy thi công khi có yêu cầuchính đáng

- Bộ phận kế toán phải tính toán, cập nhật dữ liệu kịp thời Cần đối chiếu sốliệu giữa số tổng hợp và sổ chi tiết của chi phí SDMTC phục vụ công trình để kiểmtra sự khớp đúng.

1.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung

a Các bộ phận tham gia:

Chi phí SXC là khoản mục chi phí rất phức tạp, khó theo dõi, hầu như có sựtham gia của tất cả các bộ phận phát sinh chi phí

b Các rủi ro trong kiểm soát chi phí SXC

 Công cụ dụng cụ phục vụ cho thi công dễ bị mất cắp, thất thoát

 Cách phân bổ chi phí không đồng nhất, hợp lý giữa các công trình

 Các chi phí phát sinh vượt mức dự toán

c Thủ tục kiểm soát:

 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

Bao gồm toàn bộ các chi phí về các loại nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệuphụ, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà DN đã sử dụng phục vụtrong các tổ, đội, phân xưởng

Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phíNVL trực tiếp

 Kiểm soát chi phí nhân công

Bao gồm chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viênphân xưởng phục vụ cho quá trình xây lắp

Quá trình kiểm soát tương tự như đã trình bày trong mục kiểm soát chi phínhân công trực tiếp

 Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

Đối với chi phí này liên quan đến việc mua sắm, quản lý và sử dụng hiệu quảTSCĐ Do đó, để kiểm soát có hiệu quả chi phí khấu hao và sửa chữa TSCĐ phảiđược thực hiện tốt việc kiểm soát tốt TSCĐ

- Khi mua sắm TSCĐ phải được người có thẩm quyền xét duyệt, phải phù hợpvới kế hoạch dự toán, phải tổ chức đấu thầu (đối với tài sản có giá trị cao), phải tuân

thủ các tiêu chuẩn chung về bàn giao tài sản, nghiệm thu tài sản và chi trảtiền.

- Xây dựng và phân biệt các khoản chi được tính vào nguyên giá, hay tính vàochi phí của niên độ

- Xây dựng chế độ kiểm kê định kỳ TSCĐ như thiết kế và áp dụng các biệnpháp bảo vệ tài sản, chống trộm cắp, hoả hoạn, mua bảo hiểm đầy đủ cho tài sản

- Xây dựng các quy định về tính khấu hao: Thông thường thời hạn tính khấuhao đối với từng loại TSCĐ phải được Ban Giám đốc phê chuẩn trong khuôn khổluật định trước khi đăng ký để áp dụng

- Kiểm soát tính phù hợp của công việc phân bổ chi phí khấu hao vào giá thành.-Xây dựng các kế hoạch, dự toán định mức chi phí khấu hao cho từng đối tượng.-Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng: bảo quản tài sản, phê chuẩn và ghi

sổ việc mua, thanh lý nhượng TSCĐ

Chi phí này bao gồm chi phí điện nước, điện thoại, chi phí bảo hộ an toàn laođộng, chi phí phòng cháy,…Các khoản chi này chiếm tỷ trọng khá lớn nên công táckiểm soát cần được tăng cường thường xuyên Ở các DN những chi phí này thường

dễ phát sinh gian lận và sai sót, các thủ tục kiểm soát cần thiết đó là:

- Các chi phí bằng tiền đòi hỏi phải có sự phê chuẩn chặt chẽ không được vượtquá quy định Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục chứng từ liên quan đến cáckhoản chi dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác (điện, nước, điện thoại, )

- Xây dựng kế hoạch, dự toán, định mức về các chi phí này

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Đối với một doanh nghiệp, một tổ chức kinh doanh thì lợi nhuận luôn là mụctiêu hướng tới của mình, làm sao để lợi nhuận thu được càng cao càng tốt Để làmđược điều này thì hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp phải hiệu quả Trongdoanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí củaDoanh nghiệp Sản phẩm & chi phí xây lắp lại có những đặc điểm khác biệt ảnhhưởng đến việc kiểm soát chi phí Vì vậy, việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các chiphí sản xuất thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp mình là điều rấtcần thiết

Thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất sẽ giúp cho các doanhnghiệp ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đưa ra các biệnpháp ngăn ngừa, các quyết định kịp thời để hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo chấtlượng công trình Từ đó, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, góp phần thúc đẩydoanh thu, tăng cường lợi nhuận cũng như nâng cao vị thế của mình

Trong chương này, em đã trình bày những lý luận chung về chi phí xây lắp,hoạt động kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát chi phí trongdoanh nghiệp xây lắp Từ những lý luận này, em lấy cơ sở để đi sâu nghiên cứuthực tế về kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Tư Vấn & Xây Lắp 504

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY

TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ XÂY LẮP 504

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Doanh nghiệp được thành lập vào ngày 01/10/2005 giấy đăng ký kinh doanh

số 0400470680 do Sở kế hoạch & đầu tư Thành Phố Đà Nẵng cấp

Tên giao dịch: Công ty TNHH Tư vấn & Xây lắp 504

Trụ sở tại: Tổ 16, Phường Hoà An, Q.Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng

VPGD: 242/1 Điện Biên Phủ- P.Chính Gián- Q.Thanh Khê- TP Đà Nẵng

MST: 0400470680

Trải qua hơn 16 năm, trong quá trình hình thành và phát triển Công ty đã làmnên những dấu ấn đậm nét trên toàn bộ hệ thống mạng lưới vận hành truyền tải điệnvào lưới điện Quốc gia, lưới điện Tư nhân bằng những dự án, công trình đường dây,trạm biến áp có quy mô & chất lượng cao

Từ khi bắt đầu hoạt động cho đến nay Công ty đã có những nỗ lực ngày càng

mở rộng quy mô & phát triển không ngừng, đã tạo được tiếng vang trên lĩnh vựcxây lắp

Với đội ngũ cán bộ, kỹ sư có trình độ chuyên môn, tay nghề cao và dày dạnkinh nghiệm, các công trình do Công ty đảm nhận tư vấn, thiết kế, giám sát và thicông các công trình từ 35KV đến 500KV đạt chất lượng cao, tiến độ nhanh, đảmbảo về mặt kỹ thuật thu hút nhiều Chủ đầu tư Nhà Nước & Tư Nhân với các dự ánlớn thuộc khu vực Miền Trung và Tây Nguyên

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

2.1.2.1 Chức năng

- Thi công Xây lắp đường dây và trạm biến áp đến 500KV, công trình dândụng, công nghiệp, thông tin viễn thông Xây dựng công trình cầu đường, thủy lợi,thủy điện