Tiểu luận công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của cơ quan. Công tác lưu trữ góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ do vậy ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Đây là văn bản pháp luật cao nhất của Việt Nam về công tác lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Ngay từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Công ty chúng tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với các hoạt động của Sở:

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếutrong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của cơquan Công tác lưu trữ góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia Nhận thức được tầm quan trọng củacông tác lưu trữ do vậy ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thôngqua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Đây là văn bản pháp luật cao nhất của ViệtNam về công tác lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7

năm 2012 Ngay từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Công ty chúng tôi đã

nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với các hoạt động của Sở:Góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý, thúcđẩy quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính; Tài liệu lưu trữ cung cấpthông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý nhà nước,khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước Thực hiện tốt côngtác lưu trữ góp phần tạo ra một nền hành chính phát triển, hiện đại hướng tớiphục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân Hồ sơ tài liệu lưu trữ

là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hànhkiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đókiểm tra, đánh giá hoạt động của cơ quan Chính vì vậy Công ty chúng tôi đãban hành các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ trong ngành Chúngtôi: Quy chế văn thư, lưu trữ Công ty ; Quy chế thực hiện công tác bảo vệ bí mậtnhà nước trong ngành Chúng tôi tỉnh ;Quy chế quy định ứng dụng CNTT trongquản lý văn bản điện tử và điều hành công việc của Công ty ; Danh mục hồ sơcủa Sở chúng tôi và các công văn chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, xây dựng kếhoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Sở đồng thời tổ chức các lớp tập huấn chocông tác lưu trữ Hàng năm Sở Chúng tôi đã kiểm tra các đơn vị trực thuộc vềcông tác lưu trữ lồng ghép cùng với kiểm tra công tác cuối năm của ngành

Trong các năm qua được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc

Sở chúng tôi hoạt động công tác lưu trữ của ngành đã đi vào nề nếp, có hiệu quảtheo đúng quy định của Nhà nước Công ty chúng tôi đã phối hợp với Chi cụclưu trữ tỉnh tiến hành chỉnh lý tài liệu của Sở Chúng tôi từ năm 2012, Sở cũng

đã bố trí kho lưu trữ hiện nay đang lưu trữ khoảng 2600 hồ sơ Tuy nhiên hiệnnay vẫn còn tài liệu tồn đọng tại các phòng tại Sở Hiện tại trên kho lưu trữ vẫncòn thiếu rất nhiều tài liệu cho cán bộ khi cần khai thác vì vậy cần thu thập và

bổ sung để hoàn thiện Phông lưu trữ của Công ty chúng tôi

Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài “ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại công ty chúng tôi” làm đề tài nghiên cứu

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Trong lịch sử của đề tài này có những hướng tiếp cận sau:

- Lịch sử và phát triển của Công ty chúng tôi

- Mục lục hồ sơ lưu trữ của phông lưu trữ Công ty chúng tôi từ năm 2001đến năm 2017

- Báo cáo tổng kết 05 năm thi hành Luật lưu trữ của Công ty chúng tôi

- Quyết định ban hành danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ của Công ty chúngtôi

Ngoài ra còn một số tài liệu khác có đề cập đến công tác lưu trữ, các côngvăn, nghị định, Luật lưu trữ và các thông tư của Bộ Nội vụ Đồng thời còn có sựgiúp đỡ của đồng chí Phó chánh văn phòng phụ trách công tác lưu trữ của Công tychúng tôi

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

* Đối tượng: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Công tychúng tôi

* Phạm vi nghiên cứu:

- Phông lưu trữ của Công ty chúng tôi

- Các vấn đề liên quan đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữtại Công ty chúng tôi trong 02 năm 2016 và 2017

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

* Mục tiêu: Làm sáng tỏ những lý thuyết về công tác lưu trữ, tầm quantrọng của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ và tìm ra một số giải pháp đểhoàn thiện phông lưu trữ của Công ty chúng tôi.

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Lý luận chung về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và khái quát

5 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Các giải pháp được đề cập trong đề tài này có thể nâng cao hiệu quả củacông tác lưu trữ tại Công ty chúng tôi

7 Cấu trúc của Đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo… Thì đề tài chia thành

03 chương như sau:

Chương 1: Lý luận chung về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và khái quát về công ty chúng tôi

1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ

1.1.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ

1.2 Khái quát về công ty chúng tôi

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty chúng tôi

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty chúng tôi

Chương 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Công ty chúng tôi

2.1 Khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổsung tài liệu lưu trữ

2.2 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ

2.2.1 Xác định nguồn tài liệu thu thập

2.2.2 Lập kế hoạch thu thập tài liệu

2.2.3 Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu

2.2.4 Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu

2.3 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ

2.3.1 Đánh giá xem xét mức độ hoàn thiện của phông lưu trữ

2.3.2 Tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Công ty chúng tôi

3.1 Đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Công ty chúng tôi

3.2.3 Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung

3.3.4 Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu

3.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CHÚNG TÔI

1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khaithác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học vàcác nhu cầu cá nhân [2; Tr 31]

Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thựchiện các nghiệp vụ lưu trữ trong đó só công tác thu thập, bổ sung tài liệu

1.1.1 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ:

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việcxác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ cơ quan và Phông lưutrữ Quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theoquy định của Nhà nước

Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tàiliệu được tiến hành như sau:

- Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan

từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu

- Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu

- Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu

1.1.2 Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiếnhành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ cơ quan và Phông lưu trữ Quốc gia theo những quy định của Nhà nước

Bổ sung tài liệu được thực hiện theo hai giai đoạn sau:

Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộplưu vào phông lưu trữ cơ quan qua quá trình thu thập để xem xét về mức độ

hoàn thiện của phông lưu trữ Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất cácbiện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu

Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hoàn chỉnh của phông cũng như củacác hồ sơ thuộc phông, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung những tàiliệu còn thiếu

1.2 Khái quát về công ty chúng tôi

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty chúng tôi

Hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty được thực hiện theo Thông tư liêntịch số 51/2015/TTLT-BYT-BNV của Bộ Nội vụ-Bộ Chúng tôi : Hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Chúng tôi thuộc Ủyban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Chúng tôi Ủy bannhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

- Các cơ quan trực thuộc: Chi cục Dân số kế hoạch hóa gia đình, Chi cục

An toàn vệ sinh thực phẩm và 10 đơn vị sự nghiệp trực thuộc

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty chúng tôi

1 Vị trí, chức năng

1.1 Công ty chúng tôi ( Sau đây goi tắt là Sở) là cơ quan chuyên mônthuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh , có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dântỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhândân, gồm: chúng tôi dự phòng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổtruyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thựcphẩm; trang thiết bị chúng tôi; dân số; bảo hiểm chúng tôi

1.2 Công ty chúng tôi có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ bannhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra vềchuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Chúng tôi.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

2.2 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh:

a) Dự thảo quy hoạch phát triển ngành; quy hoạch mạng lưới các cơ sởchúng tôi; kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm; đề án, chương trình phát triểnchúng tôi, cải cách hành chính và phân cấp quản lý, xã hội hoá trong lĩnh vựcchúng tôi ở địa phương;

b) Dự thảo các Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Uỷban nhân dân cấp tỉnh về lĩnh vực chúng tôi;

c) Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa các Chi cục trực thuộc Sở;

d) Dự thảo Quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn

vị thuộc Sở; trưởng và phó trưởng Phòng Chúng tôi

2.3 Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh:

a) Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sởtheo quy định của pháp luật;

b) Dự thảo các Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Chủtịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực chúng tôi;

c) Dự thảo Quy định mối quan hệ công tác giữa Sở Chúng tôi với Uỷ bannhân dân huyện, Phòng Chúng tôi và các đơn vị có liên quan trên địa bàn;

d) Dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành trongphòng, chống dịch bệnh ở địa phương

2.3 Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện

- Các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề

án, chương trình và các vấn đề khác về chúng tôi sau khi được phê duyệt; tổchức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộcphạm vi quản lý của Sở

và sức khoẻ lao động; dinh dưỡng cộng đồng; kiểm dịch chúng tôi biên giới; hoáchất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và chúngtôi trên địa bàn tỉnh;

2.4.3 Làm thường trực về lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS của Ban chỉđạo phòng, chống AIDS và phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm cấp tỉnh; chỉđạo, quản lý, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạtđộng phòng, chống HIV/AIDS trên địa bàn tỉnh

2.5 Về khám, chữa bệnh và phục hồi chức năng

2.5.1 Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong thực hiện cácquy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật đối với các cơ sở khám, chữa bệnh,phục hồi chức năng, phẫu thuật tạo hình, giải phẫu thẩm mỹ, giám định y khoa,giám định pháp y, giám định pháp y tâm thần trên cơ sở quy định, hướng dẫncủa Bộ Chúng tôi theo phân cấp và theo phân tuyến kỹ thuật;

2.5.2 Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề khám, chữa bệnh;giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề cho các cơ sở khám, chữa bệnh tư nhântheo quy định của pháp luật và theo phân cấp

2.6 Về y dược cổ truyền

2.6.1 Tổ chức thực hiện việc kế thừa, phát huy, kết hợp y dược cổ truyềnvới y dược hiện đại trong phòng bệnh, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng,đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học và sản xuất thuốc y dược cổ truyền tại địaphương;

2.6.2 Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm trong việc thựchiện pháp luật về y dược cổ truyền trên địa bàn tỉnh;

2.6.3 Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủđiều kiện hành nghề y dược cổ truyền tư nhân theo quy định của pháp luật vàtheo phân cấp.

2.7 Về thuốc và mỹ phẩm

2.7.1 Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát chất lượng, thanh tra và xử lý các viphạm trong sản xuất, kinh doanh và sử dụng thuốc theo quy định của pháp luật;

2.7.2 Cấp, đình chỉ, thu hồi chứng chỉ hành nghề dược; giấy chứng nhận

đủ điều kiện kinh doanh thuốc; giới thiệu thuốc, mỹ phẩm trên địa bàn tỉnh theoquy định của pháp luật và theo phân cấp

2.8 Về an toàn vệ sinh thực phẩm

2.8.1 Tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về

an toàn vệ sinh thực phẩm; kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm pháp luật về

an toàn vệ sinh thực phẩm đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm trênđịa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;

2.8.2 Xác nhận công bố tiêu chuẩn sản phẩm thực phẩm; cấp, đình chỉ,thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm cho các cơ sở,doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm; tiếp nhận và thẩm định nội dungchuyên môn đăng ký quảng cáo các sản phẩm thực phẩm theo phân cấp và theoquy định của pháp luật

2.9 Về trang thiết bị và công trình chúng tôi

2.9.1 Hướng dẫn, giám sát, đánh giá việc thực hiện các quy định củapháp luật về trang thiết bị và công trình chúng tôi;

2.9.2 Thực hiện kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm trong việc thựchiện các quy định, quy trình, quy chế chuyên môn về trang thiết bị chúng tôitheo quy định của pháp luật và theo phân cấp

2.10 Về dân số - kế hoạch hoá gia đình và sức khoẻ sinh sản

2.10.1 Tổ chức triển khai thực hiện hệ thống chỉ tiêu, chỉ báo thuộc lĩnhvực dân số - kế hoạch hoá gia đình; chỉ đạo, hướng dẫn các quy chuẩn kỹ thuậtquốc gia, quy trình chuyên môn, nghiệp vụ về các dịch vụ chăm sóc sức khoẻsinh sản và kế hoạch hoá gia đình;

2.10.2 Tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánhgiá việc thực hiện các chính sách, chương trình, đề án, dự án, mô hình liên quanđến lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình và chăm sóc sức khoẻ sinh sản;

2.10.3 Thẩm định, Quyết định cho phép thực hiện xác định lại giới tính,thực hiện sinh con theo phương pháp khoa học, các dịch vụ tư vấn đối với các

cơ sở hành nghề dịch vụ tư vấn về dân số - kế hoạch hoá gia đình theo quy địnhcủa pháp luật

2.11 Về bảo hiểm chúng tôi

2.11.1 Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về bảohiểm chúng tôi;

2.11.2 Kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm pháp luật về bảo hiểmchúng tôi

2.12 Về đào tạo nhân lực chúng tôi

2.12.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lựcchúng tôi và chính sách phát triển nguồn nhân lực chúng tôi trên địa bàn tỉnh;

2.12.3 Quản lý trường Trung cấp chúng tôi theo sự phân công của Uỷ bannhân dân tỉnh

2.13 Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanhnghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chínhphủ trong lĩnh vực chúng tôi ở địa phương theo quy định của pháp luật

2.14 Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực chúng tôi theo quy địnhcủa pháp luật

2.15 Chịu trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vựcquản lý của ngành chúng tôi đối với Phòng Chúng tôi

2.16 Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên mônnghiệp vụ về lĩnh vực được giao

2.17 Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật; phòng,chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm và chống lãng phí

2.18 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, mốiquan hệ công tác của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở; quản lý biênchế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồidưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm viquản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ bannhân dân cấp tỉnh.

2.19 Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật vàphân công của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh

2.20 Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tìnhhình thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Chúngtôi

2.21 Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân tỉnh giao và theoquy định của pháp luật

TIỂU KẾT

Trên đây là một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ nói chung và côngtác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ và khái quát về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty chúng tôi Thông qua đó ta tìm hiểusâu hơn về công tác lưu trữ tại Công ty chúng tôi góp phần phát triển công táclưu trữ của tỉnh

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG

TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CHÚNG TÔI

2.1 Khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩaViệt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11tháng 11 năm 2011 Đây là văn bản pháp luật cao nhất của Việt Nam về công táclưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 TrongLuật lưu trữ quy định tại Mục 1 lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữChương 2 Thu thập tài liệu lưu trữ có quy định như sau:

Điều 9 Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phảibàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thựchiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ

cơ quan

Điều 10 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộplưu hồ sơ, tài liệu

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mụctài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy địnhnhư sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợpquy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải đượcngười đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệugiữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đến hạn nộp lưu

Điều 12 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ củacông việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vàoLưu trữ cơ quan

2 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bảngiao nhận hồ sơ, tài liệu

3 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệuđược lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ

cơ quan giữ 01 bản

2.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Công ty :

2.2.1 Xác định nguồn tài liệu thu thập

Việc đăng ký tài liệu lưu trữ tại Công ty hầu hết được thực hiện trên máytính, hình thức đăng ký này áp dụng cho cả văn bản đến và văn bản đi Tài liệulưu trữ cơ quan được lưu trữ ở hai dạng: dạng tài liệu giấy và dạng tài liệu filescan (PDF-Portable Document Format) Tài liệu lưu trữ cơ quan được phân loạitheo tên loại của tài liệu Mỗi loại văn bản được đăng ký theo trình tự số thứ tựriêng, số thứ tự của mỗi loại văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày 01 tháng

01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm Tài liệu sau khi xử lý

xong được phân loại theo tên loại Tài liệu của các phòng chuyên môn được lưuthành hồ sơ công việc.

Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ Công tygồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan.Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác địnhthời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơnguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ vềnhững công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đãtrùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để thamkhảo

Loại hình tài liệu lưu trữ của Công ty chúng tôi chủ yếu là tài liệu hànhchính được thu thập từ các phòng chức năng của Sở Chúng tôi

Năm

Phòng, Ban

Hồ sơ bảo quản có thời hạn

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Hồ sơ bảo quản có thời hạn

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn

Thông qua bảng tổng hợp ta có thể nhận thấy sự chênh lệch đáng kể củacác tài liệu đã thu thập được giữa năm 2016 và năm 2017 Năm 2016 Công tychúng tôi ban hành Quyết định số 1105/QĐ-SYT ngày 23 tháng 12 năm 2015 có

175 danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ Năm 2017 Công ty chúng tôi ban hànhQuyết định số 1323/QĐ-SYT ngày 23 tháng 08 năm 2016 có 346 danh mục hồ

sơ tài liệu lưu trữ

2.2.2 Lập kế hoạch thu thập tài liệu

Công ty đã ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư lưutrữ như:

- Quyết định 481/QĐ-SYT ngày 17/7/2013 của Sở Chúng tôi Ban hànhQuy chế văn thư, lưu trữ Công ty ;

- Quyết định số 137/QĐ-SYT ngày 18/01/2014 của Sở chúng tôi V.v Banhành quy chế thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Chúng tôitỉnh ;

- Quyết đinh Số 789/QĐ-SYT ngày 20/9/2016 của Công ty Ban hành quyđịnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử và điều hànhcông việc của Công ty ;

- Quyết đinh số 815/QĐ-SYT ngày 27/9/2016 của Sở chúng tôi V.v Banhành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty ;

- Quyết định số 1105/QĐ-SYT ngày 32/12/2016 của Công ty V.v banhành danh mục hồ sơ của Sở chúng tôi năm 2017;

- Công văn số 348/SYT-VP ngày 21/3/2017 của Công ty V.v tăng cườngcông tác quản lý văn thư, lưu trữ và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản

Hàng năm Công ty chúng tôi ban hành Quyết định về việc ban hành Danhmục hồ sơ của Sở Căn cứ vào đó các phòng chuyên môn lập hồ sơ và nộp lưuvào lưu trữ của Sở theo đúng quy định của Nhà nước tuy nhiên vẫn còn một sốlượng lớn tài liệu còn tồn đọng tại các khoa phòng chuyên môn chưa được xử lý

Do chỉ căn cứ vào số lượng danh mục hồ sơ đã được ban hành vì vậy trong quátrình xử lý và giải quyết các công việc các phòng chuyên môn chưa xử lý kịpthời các hồ sơ phát sinh

Hiện tại Công ty chưa ban hành được kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữvào lưu trữ cơ quan dẫn đến tình trạng nộp quá hạn Điển hình như năm 2016 bộphận văn thư hoàn thành toàn bộ hồ sơ lưu trữ vào tháng 03 năm 2017 và cũngtương tự như vậy hồ sơ lưu trữ của năm 2017 được hoàn thành vào tháng 09năm 2018.

2.2.3 Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu

Hằng ngày, Công ty luôn nhận và chuyển giao văn bản từ các cơ quan,đơn vị trong và ngoài tỉnh Do đó, có một khối lượng công văn, hồ sơ rất lớn cầnđược bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạnchế chưa có tính thống nhất Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt độngvăn phòng nói chung, phục vụ cho công tác lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từlâu

Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này,thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưađược trang bị đủ vẫn nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công táclưu trữ

Trong kho đã có hệ thống báo cháy khẩn cấp tuy nhiên chưa lắp đặt hệthống phòng cháy tự động Kho được bố trí phía cuối hành lang tầng 3 tòa nhàbảo đảm cho việc bảo mật Nhưng nếu xảy ra hỏa hoạn lực lượng cứu hỏa rấtkhó tiếp cận

Công ty đã trang bị những thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho: cặpđựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, nhưngchưa có quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí

Không có dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn khohoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác Không có những biệnpháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối,chuột,

Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm, nhân viênlưu trữ phải thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêuhuỷ Đây là công tác thường xuyên đối với kho lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện