Để thực hiện được vai trò đó, kếtoán sẽ thu nhận các thông tin tại tất cả các bộ phận trong một doanh nghiệp, sauđó sẽ tiến hành xử lý các thông tin theo quy định, các thông tin đã đượ
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán
1.1.1 Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán nhằm phản ánh chính xác tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, tổ chức này còn thực hiện kiểm tra kế toán, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, cũng như cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết cho các nhiệm vụ kế toán khác.
1.1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán:
Việc thu thập và hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ và đáng tin cậy dựa trên các chứng từ hợp pháp là rất quan trọng Điều này không chỉ nâng cao khả năng kiểm tra và giám sát mà còn phát huy vai trò của kế toán trong quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
+ Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý giúp giảm thiểu công việc trùng lặp, tiết kiệm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê, kiểm soát tài sản và nguồn vốn Điều này cũng hỗ trợ trong việc đo lường, đánh giá hiệu quả kinh tế và xác định lợi ích cho Nhà nước cũng như các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
1.1.1.3 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đảm bảo nguyên tắc sau:
Đảm bảo thu thập và tổ chức thông tin về tất cả các hoạt động kinh tế và tài chính trong doanh nghiệp là cần thiết để cung cấp thông tin kế toán chính xác Điều này hỗ trợ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước cũng như quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
+ Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
+ Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp.
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán
+ Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
1.2 Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán
1.2.1 Đặc điểm về hoạt động
Hoạt động xây lắp diễn ra theo hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, trong đó doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc nhận thầu các công trình nhằm mục đích kinh doanh và tạo ra lợi nhuận Tùy thuộc vào năng lực, doanh nghiệp có thể đảm nhận toàn bộ hoặc một phần các hạng mục xây dựng Mỗi công trình có đặc điểm và độ phức tạp khác nhau, do đó việc lựa chọn phương thức tổ chức thi công, như thủ công hay máy móc, sẽ ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán.
1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
- Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc.
Mỗi sản phẩm xây dựng đều có tính chất riêng biệt, dẫn đến quy trình sản xuất và chi phí phát sinh khác nhau Dù thi công theo thiết kế mẫu, nhưng nếu được xây dựng ở các địa điểm và điều kiện khác nhau, chi phí sản xuất cũng sẽ biến đổi Do đó, việc tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định kết quả thi công cần được thực hiện cho từng sản phẩm một cách riêng biệt.
- Sản phẩm xây lắp được trao đổi theo giá trị dự toán:
Giá dự toán công trình được xác định dựa trên khối lượng công việc cụ thể, thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công Nó phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, hạng mục công trình và hệ thống định mức xây dựng, từ đó giúp tính toán giá xây dựng chính xác cho từng công trình.
1.2.3 Đặc điểm về phương thức thanh toán
Trong doanh nghiệp xây lắp có 2 phương thức thanh toán chủ yếu:
- Phương thức thanh toán theo khối lượng công trình, hạng mục công trình bàn giao
Thanh toán theo tiến độ thực hiện của hợp đồng xây dựng yêu cầu doanh nghiệp xác định các điểm dừng kỹ thuật để tính toán giá thành sản phẩm một cách chính xác.
Từ phương thức thanh toán sẽ ảnh hưởng đến kế toán đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán
1.3.1 Tổ chức công tác kế toán
1.3.1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
- Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều cần phải được lập chứng từ kế toán Mỗi nghiệp vụ chỉ yêu cầu lập chứng từ kế toán một lần duy nhất.
Chứng từ kế toán cần được lập một cách rõ ràng, đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chính xác theo các chỉ tiêu quy định trên mẫu Nếu chưa có mẫu quy định, doanh nghiệp có quyền tự lập chứng từ nhưng phải đảm bảo bao gồm tất cả các nội dung cần thiết theo quy định.
Nội dung trên chứng từ phải phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xoá hay sửa chữa Số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số, và cần sử dụng bút mực khi ghi chép Số và chữ cần được viết liên tục, không có khoảng trống, và các chỗ trống phải được gạch chéo Chứng từ bị tẩy xoá hoặc sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và không được sử dụng trong sổ kế toán Nếu có sai sót trong mẫu chứng từ kế toán, cần huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ đó.
Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định, đảm bảo tính hợp lệ và nhất quán Đối với các chứng từ có nhiều liên, nên sử dụng máy tính, máy chứ hoặc giấy than để lập một lần cho tất cả các liên với nội dung giống nhau Trong trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên mà không thể viết một lần, có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ đều thống nhất.
Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với các tổ chức và cá nhân bên ngoài cần phải có dấu của doanh nghiệp khi gửi đi.
Người lập, người ký duyệt và các cá nhân khác ký tên trên chứng từ kế toán đều có trách nhiệm về nội dung của chứng từ đó Để đảm bảo tính hợp lệ, chứng từ kế toán cần phải được ký đủ theo quy định hiện hành.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được thực hiện bằng bút mực thông thường và không được sử dụng mực đỏ hoặc dấu chữ ký khắc sẵn Đồng thời, chữ ký của một người trên các chứng từ kế toán cần phải nhất quán Người ký không được phép ký chứng từ khi chưa ghi đầy đủ nội dung mà mình chịu trách nhiệm.
- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán Trước khi thực hiện ghi sổ, cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ kế toán để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính.
Kiểm tra chứng từ kế toán là bước quan trọng quyết định chất lượng công tác kế toán Do đó, việc thực hiện nghiêm túc quy trình kiểm tra chứng từ trước khi ghi sổ kế toán là cần thiết.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính đã được ghi nhận trên chứng từ kế toán là rất quan trọng Cần đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của thông tin.
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện vi phạm chính sách và quy định quản lý kinh tế, tài chính, cần từ chối thực hiện các giao dịch như xuất quỹ, thanh toán, hoặc xuất kho và thông báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp để xử lý theo pháp luật Đối với chứng từ kế toán không đúng thủ tục hoặc nội dung không rõ ràng, người kiểm tra phải yêu cầu điều chỉnh và hoàn thiện trước khi ghi sổ.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh cho đến khi được ghi sổ và lưu trữ Việc này liên quan đến nhiều cá nhân ở các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong phòng kế toán Do đó, kế toán trưởng cần thiết lập quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ để đảm bảo việc ghi chép và hạch toán diễn ra kịp thời.
Tất cả chứng từ kế toán, dù do doanh nghiệp lập hay nhận từ bên ngoài, đều phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh tính hợp pháp của các chứng từ trước khi chúng được sử dụng để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Tổ chức bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31 tháng 5 năm 2004 của chính phủ hướng dẫn thi hành luật kế toán QĐ 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm
2000 của Bộ trưởng bộ tài chính ban hành chế độ chứng từ kế toán.
Tài liệu kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra và các tài liệu liên quan khác, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Tài liệu kế toán cần được bảo quản đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài liệu của mình để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công việc kế toán.