Mục đích nghiên cứu
Trong bài báo cáo, tôi hướng tới những mục tiêu sau:
Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thang Máy Fuji Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp thang máy tiên tiến, với quá trình phát triển mạnh mẽ từ khi thành lập đến nay Công ty đã nắm bắt nhiều cơ hội trong ngành công nghiệp thang máy, đồng thời cũng đối mặt với không ít thách thức Sứ mệnh của Fuji Việt Nam là mang đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thiết kế khoa học, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kế toán khoản phải thu và phải trả bao gồm các cơ sở lý luận như nguyên tắc kế toán, chứng từ sử dụng và tài khoản liên quan Trên báo cáo tài chính, các khoản này được trình bày một cách rõ ràng để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp Kết cấu của các tài khoản phải thu và phải trả cần được thiết lập hợp lý, đồng thời nêu rõ phương pháp kế toán áp dụng cho một số nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi chép.
Nhân viên kế toán khoản phải thu và phải trả tại công ty cổ phần đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính Công việc của họ bao gồm theo dõi, xử lý và đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch Quy trình làm việc yêu cầu sử dụng các phương thức kế toán phù hợp, kèm theo chứng từ đầy đủ để hỗ trợ cho việc ghi chép và mở tài khoản chi tiết Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp công ty duy trì hoạt động tài chính ổn định mà còn nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên kế toán.
Phân tích thực trạng quản lý kế toán khoản phải thu và phải trả tại công ty cho thấy những ưu điểm như tính chính xác trong ghi chép và khả năng theo dõi công nợ hiệu quả Tuy nhiên, cũng tồn tại nhược điểm như việc chậm trễ trong thu hồi nợ và thiếu sót trong báo cáo tài chính Để khắc phục, cần áp dụng các biện pháp như cải tiến quy trình thu hồi nợ, đào tạo nhân viên về quản lý công nợ, và sử dụng phần mềm kế toán hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
- Đánh giá những thuận lợi và khó khăn của công ty
- So sánh sự giống nhau và khác nhau trên lý thuyết học được trường và thực tế khi đi làm việc cho công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu bao gồm việc thu thập và tìm hiểu thông tin liên quan đến công ty từ các website chính thống, cũng như từ bộ luật quy định về kế toán liên kết nước ngoài và các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là cách hiệu quả để thu thập thông tin từ những người có chuyên môn, chẳng hạn như kế toán trưởng của công ty Qua việc hỏi trực tiếp, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của phòng kế toán và quy trình thực hiện khi có nghiệp vụ phát sinh.
Phương pháp tổng hợp, so sánh và đánh giá số liệu do kế toán trưởng cung cấp cùng các số liệu thu thập được sẽ được thực hiện để phân tích và nêu rõ thực trạng của công ty Qua đó, sẽ đề xuất các giải pháp phù hợp cho loại hình doanh nghiệp này.
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ THANG MÁY FUJI VIỆT NAM
Thông tin chung về công ty
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Thang Máy Fuji Việt Nam
Tên tiếng anh: Fuji Vietnam Elevator Equipment Corporation
Mã số thuế: 0313465349 Địa chỉ: 89 Đặng Thùy Trâm, Phường số 13, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: 028 6295 5664
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh
Loại hình DN: Công ty cổ phần ngoài NN
Chúng tôi chuyên bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, bao gồm thang máy, thang cuốn và cầu thang tự động Ngoài ra, chúng tôi cung cấp các thiết bị điện như máy phát điện, động cơ điện, dây điện và các thiết bị khác trong mạch điện Chúng tôi cũng tham gia vào sản xuất cấu kiện kim loại, sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn, bảo trì máy móc và thiết bị, cũng như lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí.
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thang máy Fuji Việt Nam, thành lập năm 2015, chuyên nhập khẩu và phân phối thang máy thương hiệu Fuji, đã phục vụ hàng trăm gia đình và doanh nghiệp trong các công trình xây dựng như nhà ở, tòa nhà và văn phòng Với nhiều năm kinh nghiệm, công ty nghiên cứu và cung cấp nhiều dòng sản phẩm phù hợp với nhu cầu và đặc thù ngành xây dựng trong nước Để đáp ứng nhu cầu phát triển, Fuji Việt Nam không ngừng nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, đặc biệt là các chuyên gia và kỹ sư được tuyển chọn khắt khe, không chỉ giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao mà còn tận tâm trong tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật.
Fuji Việt Nam tập trung vào việc xây dựng niềm tin, sự an toàn và tiện lợi trong di chuyển và vận chuyển, nhằm phát triển ngành thang máy Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chất lượng tốt nhất và giá trị thực sự Triết lý kinh doanh đúng đắn là động lực chính cho sự phát triển và tạo dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng.
Thị trường Việt Nam đang thu hút mạnh mẽ vốn đầu tư nước ngoài, với nhiều nhà đầu tư sẵn sàng chi lớn để thành lập công ty hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp hiện có Sự phát triển vượt bậc về kinh tế xã hội đã dẫn đến sự bùng nổ của các công trình cao tầng trong những thập kỷ qua Sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng đã làm phong phú thêm chất lượng, hình dáng và mẫu mã của thang máy, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường trong nước và quốc tế.
Sự phát triển của lĩnh vực kế toán đã mở ra nhiều cơ hội việc làm đa dạng, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh giữa các kế toán viên Các kế toán viên được đào tạo chuyên nghiệp để làm việc trong môi trường năng động và linh hoạt, đồng thời được hướng dẫn tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp lý tại Việt Nam.
Hiện nay, nhu cầu xây dựng tòa nhà cao tầng ngày càng gia tăng, dẫn đến sự ra đời và phát triển của nhiều công ty thang máy Các công ty này sẽ phải đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình hoạt động và phát triển.
Sự gia tăng tần suất xuất hiện của các công ty thang máy đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế hiện nay, các công ty cần áp dụng những chiến lược hiệu quả nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững.
- Có nguồn nhân lực trong nước dồi dào nhưng có trình độ chuyên môn còn ít, chưa đáp ứng được nhu cầu
Các kế toán viên cần sở hữu kiến thức vững vàng và trình độ chuyên môn cao để xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh trong công ty cung cấp dịch vụ, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và không gặp sự cố.
1.2.4 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành người tiên phong trong ngành công nghệ thang máy hiện đại, cung cấp giải pháp di chuyển và vận chuyển an toàn, tiện lợi, nhanh chóng và thẩm mỹ cho các công trình trong nước và quốc tế.
Chúng tôi cam kết trở thành nhà phân phối và bảo trì thang máy hàng đầu tại Việt Nam bằng cách cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất, với sự hài lòng của khách hàng là tiêu chí phát triển cốt lõi.
+ Đa dạng hóa sản phẩm của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu của các đối tượng khách hàng ở mức cao nhất
Xây dựng một đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và nâng cao trình độ chuyên môn trong lĩnh vực khoa học công nghệ là rất quan trọng Nhân viên cần nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc là yếu tố then chốt trong việc cải tiến chất lượng Việc thường xuyên xem xét và cập nhật các quy trình không chỉ giúp đáp ứng các tiêu chuẩn trong quản lý chất lượng mà còn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
+ Mang đến sản phẩm tốt nhất, phục vụ tận tâm Mang lại lợi ích cho đối tác, góp phần phát triển cộng đồng
+ An toàn của người dùng chính là triết lý kinh doanh hàng đầu, là nền tảng phát triển ngành thang máy của Fuji cũng như của toàn thị trường
+ Phương thức di chuyển, vận chuyển tiện lợi, nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu, mọi công trình xây dựng
+ Luôn cam kết bằng chính hành động của mình Nổ lực hết mình để thực hiện cam kết với khách hàng
Công ty chuyên cung cấp và lắp đặt đa dạng các loại thang máy, bao gồm thang tải thực phẩm, ô tô, gia đình, hàng hóa, thang máy bệnh viện và thang máy tải khách Chúng tôi đã thực hiện nhiều dự án tại các công trình như nhà ở gia đình, các dự án đầu thầu và các công trình nhà nước Một số dự án tiêu biểu bao gồm thang máy tải hàng cho Truyền tải điện III tại Nha Trang (2021), thang máy tải hàng và tải khách cho Camso tại TP Hồ Chí Minh (2021), thang máy tải ô tô cho Honda Dũng Tiến (2019-2020) và thang máy cho Bệnh viện Bình Định (2022).
Công ty cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo hành và thi công lắp đặt thang máy cho 8 bệnh viện Ngoài ra, công ty còn tư vấn kỹ thuật và trang trí thang máy, đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cho các công trình.
Tổ chức bộ máy quản lý
1.3.1 Sơ đồ bộ máy công ty
Hình 1.1 Sơ đồ chung của bộ máy công ty
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
- Tổng Giám đốc & Phó Giám đốc:
Là người đứng đầu công ty, Giám đốc điều hành có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày Ông/bà là đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm toàn bộ trước công ty và Nhà nước về các hoạt động kinh doanh Ngoài ra, Giám đốc điều hành cũng là người ký kết các văn bản và hợp đồng quan trọng.
NỘI BỘ NHÂN SỰ PHÒNG ĐẤU THẦU
9 người đưa ra những đối sách, phương hướng chiến lược phát triển và chịu trách nhiệm pháp lý trong toàn bộ các hoạt động kinh doanh của công ty
Quyết định về mức lương và phụ cấp cho nhân viên là trách nhiệm của lãnh đạo công ty, đồng thời quản lý các phòng ban, phân công công việc cho cấp dưới, và thực hiện việc bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh trong công ty.
Ghi nhận công nợ từ các nhà cung cấp hàng hóa, kiểm tra quy trình nhập và xuất nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ, thực hiện trích lập dự phòng cho hàng tồn kho và lập hồ sơ để xóa công nợ phải thu.
Ghi nhận thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra là một phần quan trọng trong quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý nghĩa vụ thuế Đồng thời, việc ghi nhận công nợ phải thu từ gia công xi măng cũng góp phần vào việc duy trì dòng tiền và đảm bảo tính thanh khoản Ngoài ra, ghi nhận các công nợ phải thu và phải trả khác cũng rất cần thiết để quản lý tài chính tổng thể và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Kê khai và nộp thuế GTGT, thuế nhà thầu cùng các loại thuế khác vào ngân sách nhà nước là nhiệm vụ quan trọng Doanh nghiệp cần lập báo cáo hàng tồn kho, báo cáo công nợ phải thu và phải trả, cũng như báo cáo thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT), thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài, thuế tài nguyên và thuế nhà thầu.
Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tiền lương và các khoản trích lương, đồng thời thực hiện tuyển dụng nhân viên cho công ty Họ lên kế hoạch phỏng vấn và phát triển các chiến lược nâng cao chất lượng nhân viên, nhằm đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và bảo vệ các quyền lợi cơ bản của người lao động.
+ Phòng đấu thầu: làm về hồ sơ thầu, theo dõi các gói thầu mà công ty có thể đáp ứng, nộp hồ sơ thầu, làm bảo lãnh
Phòng bảo trì chịu trách nhiệm tổ chức sửa chữa tài sản và máy móc, theo dõi và nghiệm thu quá trình lắp đặt, cũng như giám sát bảo hành Ngoài ra, phòng còn quản lý hồ sơ bảo trì, xây dựng kế hoạch bảo trì cho tài sản cố định và máy móc, đồng thời thực hiện các công việc hỗ trợ bảo vệ.
- Phòng xưởng: nơi tiếp nhận các vật tư cần lắp ráp, lắp đặt và xuất kho cho các công trình xây dựng
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán được chia làm nhiều bộ phận khác nhau như: kế toán trưởng, kế toán ngân hàng, kế toán công nợ, kế toán thuế và thủ quỹ
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Vai trò và nhiệm vụ của từng vị trí:
Kế toán trưởng là một vị trí quản lý cấp cao trong công ty, có nhiệm vụ đưa ra ý kiến và khuyến nghị cho Tổng giám đốc và các quản lý liên quan nhằm tăng lợi nhuận và giảm chi phí Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ đội ngũ kế toán viên trong phòng kế toán, đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra hiệu quả.
Quản lý và kiểm soát dòng tiền là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự ổn định tài chính của doanh nghiệp Đồng thời, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng phục vụ khách hàng Lập kế hoạch ngân sách cẩn thận không chỉ đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý mà còn hỗ trợ trong việc đạt được các mục tiêu tài chính Cuối cùng, kiểm tra chứng từ thanh toán và kiểm soát quy trình thanh toán là cần thiết để ngăn ngừa sai sót và đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính.
+ Tính toán lương cần trả cho nhân viên cũng như các khoản trích lương
Kế toán công nợ Kế toán bán hàng
Kế toán thuế Thủ quỹ
+ Làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế, kiểm toán ….; làm việc với các cố vấn và các phòng ban công ty
+ Phân tích báo cáo tài chính; phân tích chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Vào cuối năm, thực hiện giám sát quyết toán các khoản thu, chi dòng tiền, kiểm kê tài sản và thuế của công ty là rất quan trọng Công tác này cần được phối hợp chặt chẽ với kế toán dịch vụ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính.
- Kế toán công nợ: là người chịu trách nhiệm quản lý, kiểm soát tình về các khoản nợ mà công ty cần phải thu hoặc trả
+ Kiểm tra những chứng từ liên quan khi thực hiện nghiệp vụ thu chi
Để quản lý công nợ hiệu quả, công ty cần thực hiện việc đối chiếu tình hình công nợ với khách hàng và nhà cung cấp hàng tháng Điều này giúp lập kế hoạch thanh toán kịp thời, ngăn ngừa tình trạng nợ tồn đọng kéo dài.
+ Kết hợp với thủ quỹ đối chiếu, kiểm tra tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
+ Lập báo cáo theo dõi số dư công nợ định kỳ mỗi tháng hoặc bất cứ khi nào cấp trên yêu cầu để kiểm tra
- Kế toán bán hàng: là người có trách nhiệm ghi chép các nghiệp liên quan đến hóa đơn bán hàng
+ Ghi chép những thông tin ghi nhận hóa đơn, kiểm tra số lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm
+ Lập các bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT
+ Kết hợp với kế toán công nợ kiểm tra công nợ khách hàng
+ Nắm rõ thông tin về các khoản chi phí bán hàng
+ Quản lý hóa đơn chứng từ cũng như hợp đồng kinh tế
- Kế toán ngân hàng: là người có trách nhiệm thu thập, ghi chép các nghiệp vụ có tác động đến tình hình tài chính của các ngân hàng
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán trên hệ thống E-payment, tạo lệnh chuyển tiền dịch vụ ibank, và lập thủ tục mua tỷ giá chuyển khoản cho nhà cung cấp nước ngoài.
Ghi nhận và theo dõi chi phí bảo hiểm, điện và dịch vụ IT; quản lý chi tiết công nợ phải trả cho nhà cung cấp; lập chứng từ trích trước chi phí phải trả và theo dõi công nợ trích trước để hoàn nhập; đồng thời, lập báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Giao dịch Ngân hàng xác nhận số dư tiền gửi cuối tháng; lưu trữ hồ sơ chứng từ
- Kế toán thuế: là người chịu trách nhiệm về việc khai báo thuế cho công ty, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuế
Tập hợp các chứng từ và hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra của công ty là cần thiết để theo dõi, hạch toán và đảm bảo cân bằng giữa thuế GTGT đầu vào và đầu ra.
Làm việc trực tiếp với kế toán trưởng và cơ quan thuế là cần thiết khi phát sinh vấn đề Đồng thời, việc kiểm tra và đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê của từng đối tượng cũng rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình quản lý tài chính.
+ Lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kỳ hoặc bất cứ khi nào lãnh đạo công ty yêu cầu lập để kiểm tra
Khi nhận Phiếu Thu và Phiếu Chi từ Kế Toán kèm chứng từ gốc, Thủ Quỹ cần kiểm tra kỹ lưỡng số tiền, nội dung, và ngày tháng trên các phiếu này so với chứng từ gốc Việc xác minh số tiền thu vào hoặc chi ra là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
Khi thực hiện chi tạm ứng, cần theo dõi và ghi chép cẩn thận vào Sổ quỹ tiền mặt bằng hình thức viết tay Số tiền chi tạm ứng phải dựa trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập, được phụ trách cơ sở duyệt và lưu giữ Phiếu tạm ứng cần có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở, người nhận tạm ứng và Thủ quỹ Đồng thời, việc theo dõi công nợ tạm ứng cũng phải được thực hiện một cách trực tiếp và liên tục.
Khi người nhận tạm ứng thanh toán, cần ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại Thủ quỹ sẽ thu tiền tạm ứng và ghi chép vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay.
Quản lý quỹ tiền mặt yêu cầu tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ an toàn trong két, không được để ở nhiều nơi hoặc mang ra khỏi cơ sở Cần tránh việc để tiền cá nhân trong két Tiền mặt cần được sắp xếp theo loại giấy bạc và kiểm tra lại vào cuối ngày Cuối ngày, cần in Sổ quỹ từ máy, đảm bảo đầy đủ chữ ký, khóa Sổ và niêm két trước khi ra về.
Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành vào ngày 22 tháng 12 năm 2014, cùng với các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp Đặc biệt, công ty không sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình thực hiện.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến hết ngày 31/12/N Đơn vị tiền tệ: VNĐ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
Phương pháp tính giá vốn: Nhập trước xuất trước
Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Phương pháp tính thuế GTGT: khấu trừ
- Hình thức kế toán đang được công ty áp dụng: Nhật ký chung
- Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Hình 1.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Tóm tắt chương 1
Chương 1 đã làm rõ khái quát được sự hình thành và phát triển của công ty cùng với đó là các nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban trong công ty Bộ máy của phòng kế toán được chia thành nhiều bộ phận khác nhau theo từng loại công việc, chính sách kế toán được áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU VÀ KHOẢN PHẢI TRẢ
Kế toán các khoản phải thu
2.1.1 Kế toán các khoản phải thu khách hàng
Theo Điều 18, Chương I của Thông tư 200/2014/TT-BTC, khoản phải thu khách hàng là nợ phát sinh từ giao dịch cung cấp hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ đã được khách hàng đồng ý thanh toán nhưng chưa thu tiền, bao gồm cả hình thức bán chịu và nhận tiền ứng trước Các khoản phải thu này được phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn.
Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản nợ từ khách hàng với thời gian thanh toán không vượt quá 12 tháng Các khoản nợ ngắn hạn này bao gồm cả các khoản phải trả và những khoản nợ dài hạn đến hạn.
16 phải thu, thường bao gồm phải thu ngắn hạn của khách hàng, trả trước cho người bán ngắn hạn, …
Nợ phải thu dài hạn là các khoản mà doanh nghiệp cần thu hồi sau hơn một năm từ ngày lập báo cáo tài chính Những khoản thu này thường bao gồm phải thu dài hạn từ khách hàng và các khoản trả trước cho người bán có thời hạn dài.
2.1.1.2 Nội dung và kết cấu các khoản phải thu khách hàng
- Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu:
Kế toán cần theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phân loại theo thời hạn, đối tượng và loại nguyên tệ để kiểm soát hiệu quả thời hạn thanh toán.
Kế toán phân loại các khoản phải thu dựa trên thời hạn thanh toán, từ đó xác định nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn Việc phân loại này giúp phản ánh chính xác tình hình tài chính trên báo cáo tài chính.
Cuối mỗi kỳ, kế toán cần tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ nhằm xác định giá trị chính xác trước khi đưa vào báo cáo tài chính.
Đối với khách hàng có nhiều hợp đồng kinh tế với một nhà cung cấp, công ty không được phép cấn trừ số dư chi tiết giữa các hợp đồng của khách hàng đó.
- Chứng từ sử dụng: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có,
Tài khoản kế toán 131 được sử dụng để hạch toán các khoản phải thu từ khách hàng, phản ánh nợ phải thu của doanh nghiệp liên quan đến tiền bán vật tư, hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ.
- Trên bảng Cân đối kế toán, khoản nợ phải thu khách hàng được trình bày cả hai bên tài sản và nguồn vốn
Trong trường hợp trình bày bên tài sản, các khoản phải thu sẽ được phân loại vào mục III Các khoản phải thu ngắn hạn (mã 131 Phải thu ngắn hạn của khách hàng) hoặc mục I Các khoản phải thu dài hạn (mã 211 Phải thu dài hạn khác) nếu khách hàng thực hiện thanh toán đúng hạn cho doanh nghiệp.
+ Trường hợp trình bày bên nguồn vốn: sẽ được đưa vào mục I Nợ ngắn hạn (mã
Người mua trả tiền trước ngắn hạn (mã 312) và nợ dài hạn (mã 332) phản ánh tình huống khi khách hàng ứng trước tiền cho công ty.
Tài khoản có kết cấu 2 bên như sau:
+ Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ
+ Số tiền chi hộ hoặc tiền thừa trả lại cho khách hàng
+ Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng về số dư phải thu bằng ngoại tệ
+ Số tiền giảm giá và chiết khấu thanh toán cho khách hàng
+ Số tiền đã thu của khách hàng
+ Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảm về số dư phải thu bằng ngoại tệ cuối kỳ
Tài khoản 131 có thể phản ánh số dư ở bên nợ, thể hiện số tiền còn phải thu từ khách hàng, hoặc ở bên có, cho thấy số tiền mà khách hàng đã ứng trước.
2.1.1.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ chủ yếu
(1) Bán hàng, thanh lý TSCĐ, chưa thu tiền, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng
Có TK 711: Doanh thu từ hoạt động khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
(2) Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 5212,5213: Khoản doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 131: Phải thu khách hàng
(3) Khách hàng ứng trước tiền hàng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111, 112: Số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131: Ghi tăng số tiền phải trả do khách hàng đặt trước
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán các khoản phải thu khách hàng
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.1.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
Theo điều 19 chương I của thông tư 200/2014/TT-BTC, thuế GTGT khấu trừ là loại thuế tính thêm vào giá trị hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Loại thuế này áp dụng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và chỉ áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ chịu thuế theo quy định.
2.1.2.2 Nội dung và kết cấu thuế GTGT được khấu trừ
- Nguyên tắc kế toán của thuế GTGT:
+ Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản thuế của từng hợp đồng, công trình
+ Phải nộp đầy đủ các khoản tiền thuế theo quy định
+ Lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm và thực hiện kê khai, khai báo và nộp các báo cáo thuế theo quy định
Để thực hiện thủ tục kê khai thuế GTGT, người dùng cần đăng nhập vào phần mềm HTKK và chọn đúng tờ khai tương ứng với phương thức kê khai của công ty Tiếp theo, lựa chọn kỳ kê khai thuế GTGT và hoàn thành các chỉ tiêu cần thiết trong tờ khai Sau khi hoàn tất, xuất tờ khai dưới dạng XML để nộp và tiến hành nộp tờ khai thuế qua mạng.
Hiện tại, có các loại thuế suất như sau: 0% áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, hoạt động xây dựng ở nước ngoài, vận tải quốc tế và hàng hóa không chịu thuế giá trị gia tăng khi xuất khẩu; 5% áp dụng cho nước sạch phục vụ sản xuất và sinh hoạt, sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản chưa qua chế biến; 10% áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện miễn thuế; và 8% áp dụng cho một số mặt hàng được giảm thuế do ảnh hưởng của Covid.
Theo Điều 2, Chương I của Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) bao gồm hàng hóa và dịch vụ được sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng tại Việt Nam, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ mua từ tổ chức và cá nhân nước ngoài Tuy nhiên, có những đối tượng không chịu thuế GTGT được quy định tại Điều 4 của Thông tư này.
Kế toán các khoản phải trả
2.2.1 Kế toán các khoản phải trả người bán
Theo Điều 51 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản phải trả người bán là nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và các đối tượng khác liên quan đến vật tư, hàng hóa Những khoản phải trả này được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn tùy theo thời hạn thanh toán Trên bảng cân đối kế toán, các khoản phải trả được ghi nhận là khoản nợ phải trả (liabilities) của công ty.
Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản vay và nợ mà công ty cần thanh toán trong vòng một năm Nó bao gồm các khoản phải trả và các khoản nợ dài hạn đến hạn Các khoản vay ngắn hạn thường được sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất.
Nợ phải trả dài hạn là các khoản vay và nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán sau một năm kể từ ngày lập báo cáo tài chính Những khoản vay này thường được sử dụng cho mục đích xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm tài sản cố định và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.
2.2.1.2 Nội dung và kết cấu khoản phải trả người bán
- Nguyên tắc kế toán khoản phải trả người bán:
Kế toán cần ghi chép và theo dõi chi tiết các đối tượng như thời hạn thanh toán, số tiền đã thanh toán và số nợ còn lại Việc thường xuyên đối chiếu và kiểm tra với nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh tình trạng ứ đọng lâu.
Doanh nghiệp cần phân loại các khoản vay theo thời hạn thanh toán để lập kế hoạch huy động vốn và trả nợ kịp thời Cuối niên độ kế toán, đối với các khoản vay và nợ có gốc ngoại tệ, kế toán cần đánh giá lại các khoản vay, nợ nếu có biến động về giá cả hoặc tỷ giá hối đoái, nhằm phản ánh chính xác giá trị thực của chúng.
Khi lập báo cáo tài chính, kế toán cần căn cứ vào số dư chi tiết của các tài khoản nợ phải trả để đưa số liệu lên bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính liên quan Tuy nhiên, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên của các tài khoản với nhau.
- Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn thuế GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ,
Tài khoản 331, được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, có tên là “Phải trả cho người bán” Tài khoản này có thể ghi nhận số dư bên Nợ trong các trường hợp như nhận ứng trước tiền hàng hoặc khi số tiền trả cho người bán vượt quá số tiền cần thanh toán.
- Trên bảng Cân đối kế toán, khoản phải trả người bán được trình bày cả 2 bên tài sản và nguồn vốn, cụ thể là:
Trong trường hợp liên quan đến tài sản, có thể tham khảo mục III về các khoản phải thu ngắn hạn (mã 132: Trả trước cho người bán) hoặc mục I về các khoản phải thu dài hạn (mã 212: Trả trước cho người bán dài hạn) khi thực hiện ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp.
Trong trường hợp liên quan đến nguồn vốn, khi phải thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, sẽ có hai mục chính: I Nợ ngắn hạn (mã 311 Phải trả người bán ngắn hạn) và II Nợ dài hạn (mã 331 Phải trả cho người bán dài hạn).
Tài khoản có kết cấu 2 bên như sau:
+ Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền ứng trước)
+ Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá và trả lại hàng mua, chiết khấu thanh toán được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả
+ Các nghiệp vụ khác làm phát sinh giảm nợ phải trả người bán (bù trừ công nợ, )
+ Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán
+ Số tiền ứng thừa được người bán trả lại
+ Các nghiệp vụ khác làm phát sinh tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh tăng giá, )
Tài khoản 331 có số dư ở bên nợ (phản ánh số tiền ứng trước cho người bán) hoặc ở bên có (phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán)
2.2.1.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ chủ yếu
(1) Mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chưa thanh toán cho người bán, căn cứ vào trị giá hàng mua, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, …: Giá mua (chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán phải trả cho người bán
(2) Khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, được đưa vào sử dụng trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 627, 641, 642, …: Giá mua (chưa thuế GTGT)
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị thanh toán phải trả cho người bán
(3) Khi thanh toán tiền hàng cho người bán, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 331: Giảm số tiền phải trả cho người bán
Khi có tài khoản (111, 112, 341, ), số tiền đã thanh toán cho người bán sẽ được ghi nhận Trong trường hợp ứng trước tiền cho người bán để mua vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ, kế toán sẽ căn cứ vào số tiền ứng trước để ghi sổ.
Nợ TK 331: Ghi tăng số tiền phải thu do đặt trước cho người bán
Có TK 111, 112, 341, …: Số tiền đặt trước cho người bán
(4) Thanh toán bù trừ công nợ, căn cứ vào biên bản bù trừ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 331: Giảm số tiền phải trả
Có TK 131: Giảm số tiền phải thu
(5) Khi doanh nghiệp thanh toán tiền hàng dư, đề nghị người bán chuyển trả tiền thừa mà không cấn trừ công nợ, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thừa được hoàn trả
(6) Khi được người bán giảm giá hàng mua, được chiết khấu thương mại, hoặc sản phẩm bị hư trả lại cho người bán, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 331: Số tiền được giảm giá
Có TK 152, 153, 621,…: Giảm số lượng vật tư, hàng hóa,…
Có TK 133: Giảm số tiền thuế GTGT được khấu trừ
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả nhà cung cấp
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
2.2.2 Kế toán thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Theo Điều 52, Chương I của Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải tuân thủ các loại thuế và khoản phải nộp cho nhà nước trong quá trình hoạt động kinh doanh Các loại thuế này bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế xuất nhập khẩu, và thuế tiêu thụ đặc biệt.
2.2.2.2 Nội dung và kết cấu thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
- Nguyên tắc kế toán các khoản phải nộp cho nhà nước:
Kế toán doanh nghiệp cần chủ động trong việc tính toán, xác định và kê khai các loại thuế phát sinh Đồng thời, họ phải ghi chép và phản ánh chính xác vào sổ kế toán các số thuế phải nộp, đã nộp, được khấu trừ và được hoàn.
- Chứng từ sử dụng: hóa đơn thuế GTGT, bảng kê thuế, tờ khai thuế,…
Tài khoản 333, được sử dụng bởi kế toán, có tên gọi là “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước” Tài khoản này có thể xuất hiện số dư bên Nợ khi doanh nghiệp nộp dư tiền thuế cho nhà nước Trong hệ thống tài khoản 333, có 9 tài khoản cấp 2 tương ứng.
+ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
+ TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt
+ TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu
+ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
+ TK 3335: Thuế thu nhập cá nhân
+ TK 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất
+ TK 3338: Các loại thuế khác (thuế môn bài, thuế trước bạ…)
+ TK 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
- Trên bảng Cân đối kế toán, khoản phải nộp cho nhà nước được trình bày cả 2 bên tài sản và nguồn vốn, cụ thể là:
Trong trường hợp tài sản ngắn hạn khác (mã 153 Thuế và các khoản phải thu của nhà nước), khi doanh nghiệp nộp số tiền lớn hơn số tiền phải nộp cho nhà nước, điều này có thể tạo ra một khoản dư thừa.
+ Trường hợp ở bên nguồn vốn: mục I Nợ ngắn hạn (mã 313 Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước) khi phải nộp tiền thuế cho nhà nước
Tài khoản có kết cấu 2 bên như sau:
+ Số tiền thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ
+ Số tiền thuế, phí, lệ phí và các khoản khác đã nộp cho nhà nước
+ Số tiền thuế được giảm trừ vào số thuế phải nộp, thuế GTGT của hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá
+ Số tiền thuế GTGT đầu ra của hàng hóa và hàng nhập khẩu phải nộp
+ Số tiền thuế, phí, lệ phí và các khoản khác cần phải nộp cho nhà nước
Tài khoản 333 có thể ghi nhận số dư bên nợ khi số tiền đã nộp cho nhà nước vượt quá số tiền cần phải nộp, hoặc ghi nhận số dư bên có khi phản ánh số tiền thuế, phí, lệ phí và các khoản khác cần nộp cho nhà nước.
2.2.2.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ chủ yếu
(1) Khi doanh nghiệp hập khẩu hàng hoá, tài sản thuộc diện chịu thuế TTĐB, số thuế phải nộp được ghi tăng trị giá hàng hoá, tài sản:
Nợ TK 152, 153, 156, 211…: Tăng thêm trị giá của hàng hóa, TS
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp khẩu nhập khẩu
(2) Bán hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131, 111, 112: Tổng giá trị của hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ
Có TK 511: Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
(3) Doanh nghiệp nộp thuế TNDN vào ngân sách Nhà nước hàng quý theo quy định, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp tạm nộp tiền thuế TNDN vào ngân sách Nhà nước, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
Có TK 111, 112…: Phương thức nộp Cuối năm, khi doanh nghiệp đã xác định được số thuế TNDN phải nộp của năm tài chính, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Nếu số thuế TNDN thực tế phải nộp nhỏ hơn số thuế TNDN tạm nộp, kế toán ghi sổ số chênh lệch:
Nợ TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
Có TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
+ Nếu số thuế TNDN thực tế phải nộp lớn hơn số thuế TNDN tạm nộp, kế toán ghi sổ số chênh lệch:
Nợ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Có TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp
Tóm tắt chương 2
Chương 2 nêu rõ cơ sở lý luận của kế toán phải thu và phải trả Trình bày được các khái niệm cũng như cách ghi nhận tài khoản, chứng từ, sơ đồ hạch toán tài khoản Đây là cơ sở để làm chương 3 về thực trạng của kế toán khoản phải thu và phải trả của công ty
THỰC TRẠNG CỦA KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY
Kế toán phải thu của công ty
3.1.1 Kế toán phải thu khách hàng
Khoản phải thu khách hàng là một phần quan trọng trong việc theo dõi nghĩa vụ công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các giao dịch liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, bất động sản đầu tư, tài sản cố định và các khoản đầu tư tài chính Nó cũng bao gồm các khoản tiền mà khách hàng đã ứng trước, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Công ty áp dụng phương thức bán buôn và bán hàng trực tiếp từ kho, không qua trung gian Đối với việc thu tiền, công ty thực hiện thanh toán chậm dựa trên hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ thời điểm thanh toán sau khi hoàn tất từng giai đoạn.
3.1.1.2 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Công ty cung cấp bảng báo giá về dịch vụ khi khách hàng có nhu cầu
Khi công ty phát sinh hợp đồng, tùy thuộc vào việc hợp đồng có thuế hay không, công ty sẽ lập hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT0/001) để xuất cho khách hàng và lưu trữ Kế toán cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp Sau khi ký số vào hóa đơn điện tử mẫu, kế toán gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua đường điện tử, đồng thời gửi qua email và in hóa đơn điện tử để lưu trữ chứng từ.
Khi theo dõi công nợ khách hàng sau khi ký hợp đồng kinh tế, kế toán sử dụng Excel để ghi chép các thông tin quan trọng như họ tên khách hàng, địa chỉ, tên công trình, phần trăm thanh toán cần thiết cho mỗi đợt, thời gian thanh toán và số nợ còn lại cần thu hồi.
Do công ty không sử dụng phần mềm kế toán, quá trình định khoản và in các sổ, nhật ký phải được thực hiện bởi kế toán dịch vụ.
Tài khoản 131 được sử dụng để theo dõi chi tiết từng khách hàng Khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán ghi chép thông tin trên Excel, bao gồm số tiền và ngày tháng Đồng thời, kế toán cũng tính toán khoản tiền còn lại cần thu nợ và đối chiếu với người phụ trách công trình của khách hàng để đảm bảo tính chính xác.
3.1.1.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ phát sinh
Nghiệp vụ 1: (Xem phụ lục 1,2 / Trang 63, 64) Công ty ký Hợp đồng với Bà Quan
Thị Phú đã ký Hợp đồng số FJ49/2022/HĐKT vào tháng 6 năm 2022 để cung cấp và lắp đặt thang máy, với tổng giá trị 600.000.000 VNĐ Công ty yêu cầu bà Phú tạm ứng 40% giá trị hợp đồng, tương đương 240.000.000 VNĐ (không bao gồm thuế) Doanh thu sẽ được ghi nhận khi có biên bản nghiệm thu, trong khi khoản tạm ứng chỉ được sử dụng để theo dõi công nợ mà không ghi nhận doanh thu.
Bà Phú thanh toán tạm ứng:
Nghiệp vụ 2: (Xem phụ lục 3 / Trang 65) Công ty ký Hợp đồng với khách hàng là
Công ty Cổ phần xây dựng An Phong đã ký Hợp đồng số 2022/HĐTP/APC-FUJI/: 214-216PASTEUR/TM vào ngày 28/02/2022 để cung cấp và lắp đặt thang máy cho Tòa nhà Believe Tổng giá trị hợp đồng là 1.150.299.700 VNĐ, đã bao gồm thuế GTGT 10% theo yêu cầu, và hiện đã được thanh toán tạm.
Hóa đơn GTGT, giấy báo có, phiếu thu, …
Theo dõi trên sổ excel
Bảng cân đối số phát sinh
Vào ngày 04/03/2022, kế toán đã lập Đề nghị thanh toán cho khách hàng cho kỳ 2, bao gồm thuế GTGT của kỳ 1 và giá trị cần thanh toán cho kỳ 2 với tổng số tiền là 491.497.990 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT) Theo hợp đồng kinh tế, tạm ứng không tính thuế mà sẽ được tính cho kỳ 2.
Đã thanh toán kỳ 1 (chưa bao gồm thuế):
Có TK 131AP: 313.781.100 + Cần thanh toán kỳ 2:
Có TK 3331: 41.829.080 (thuế GTGT kỳ 2)
Có TK 3331: 31.378.110 (thuế GTGT kỳ 1)
Nghiệp vụ 3: (Xem phụ lục 4/ Trang 66) Công ty TNHH Cơ khí Thương Mại Lê
Duyên Anh đã ký hợp đồng cung cấp và lắp đặt thang máy theo HĐKT FJ73/2021/HĐKT ngày 10/11/2021 với tổng giá trị 360.000.000 VNĐ Vào ngày 15/06/2022, kế toán đã xuất hóa đơn GTGT số 47, ký hiệu 1C22TVN cho khách hàng Do hóa đơn được xuất trong thời điểm thuế suất GTGT giảm còn 8%, doanh thu ghi nhận tại thời điểm xuất hóa đơn đã bị giảm.
Vào ngày 25/04/2022, công ty đã ký hợp đồng với bà Vòng Quang Yến để cung cấp và lắp đặt thang máy cho công trình "Nhà ở" theo Hợp đồng số FJ44/2022/HĐKT, với tổng giá trị 600.000.000 VNĐ (không bao gồm thuế GTGT) Sau khi thanh toán tạm ứng kỳ 1 vào ngày 27/04/2022, vào ngày 13/06/2022, kế toán đã lập đề nghị thanh toán kỳ 2 với số tiền 180.000.000 VNĐ để thanh toán cho nhà cung cấp Ngày 15/06/2022, bà Yến đã chuyển tiền thanh toán kỳ 2 qua ngân hàng.
3.1.2 Kế toán thuế GTGT được khấu trừ
- Công ty áp dụng phương pháp thuế GTGT được khấu trừ
Hằng ngày, kế toán ghi nhận các hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp trên file Excel Việc tổng hợp giá trị thuế GTGT khấu trừ giúp so sánh và cân đối với thuế GTGT phải nộp, đảm bảo không có sự chênh lệch lớn.
Công ty chủ yếu áp dụng thuế suất 10%, tuy nhiên từ ngày 01/02/2022, một số loại hàng hóa và dịch vụ được giảm thuế còn 8% Theo thông tư 219/2013-TT-BTC, Điều 11, thuế suất 10% được áp dụng cho các hàng hóa và dịch vụ không được quy định tại Điều này.
4, Điều 9 và Điều 10 và theo điều 3 của nghị quyết 43/2022/QH15, các mặt hàng công
Mua nguyên bộ thang máy để cung cấp dịch vụ cho khách hàng sẽ được giảm 2% thuế suất Tuy nhiên, các mặt hàng như button, bảng nhấn thang máy và các bộ phận kim loại riêng lẻ không nằm trong danh sách được giảm thuế, vì vậy vẫn phải chịu thuế suất 10%.
3.1.2.2 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Công ty đã đồng ý ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi nhận được bảng báo giá Đối với hợp đồng mua nguyên vật liệu nhỏ, nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn khi công ty thanh toán 100% Ngược lại, nếu là hợp đồng cung cấp thang máy, hóa đơn sẽ được xuất khi nhà cung cấp nhận được ít nhất 80% khoản thanh toán Sau khi nhận hóa đơn, kế toán sẽ lưu trữ thành 2 bản: một bản công ty giữ để đối chiếu và một bản gửi cho kế toán ngoài để tổng hợp báo cáo.
3.1.2.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ phát sinh
Kế toán các khoản phải trả
3.2.1 Kế toán phải trả người bán
Khi ký hợp đồng với khách hàng, công ty sẽ liên hệ với nhà cung cấp để ký hợp đồng cung cấp vật tư xây dựng Các giai đoạn thanh toán có thể khác nhau tùy thuộc vào từng nhà cung cấp, ví dụ như thanh toán ba giai đoạn: 40% ở giai đoạn 1, 40% ở giai đoạn 2 (đủ 80% để nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT nếu có), và 20% ở giai đoạn 3; hoặc thanh toán hai giai đoạn: 50% ở giai đoạn 1 và 50% ở giai đoạn 2.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các lần thanh toán, bao gồm việc thu hồi từ khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp Thông thường, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán trước khi giao hàng để đảm bảo an toàn Trong trường hợp này, kế toán sẽ liên hệ với nhà cung cấp và thực hiện các thủ tục cần thiết để trình tổng giám đốc phê duyệt thanh toán Đối với một số hợp đồng, nhà cung cấp có thể yêu cầu thanh toán đợt cuối, và kế toán trưởng sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán trước khi sử dụng số tiền đó để thanh toán cho nhà cung cấp.
Công ty không sử dụng phần mềm kế toán, dẫn đến việc không thực hiện bước định khoản và in ấn các sổ, nhật ký cần thiết Do đó, bước định khoản được thực hiện bởi kế toán bên ngoài.
3.2.1.2 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Công ty nhận bảng báo giá từ nhà cung cấp và đồng ý ký hợp đồng, sử dụng tài khoản 331 để theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp Công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp tùy theo mức độ cần thiết Khi nhận yêu cầu thanh toán, kế toán kiểm tra thông tin và số tiền cần thanh toán để đảm bảo tính chính xác, sau đó thực hiện thanh toán và thông báo cho nhà cung cấp kiểm tra lại thông tin.
Hóa đơn GTGT, giấy báo nợ, phiếu chi, …
Theo dõi trên sổ excel
Bảng cân đối số phát sinh
3.2.1.3 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ phát sinh
Vào ngày 15/06/2022, Công ty TNHH thang máy – kỹ thuật điện Hisa đã cung cấp thang máy cho khách hàng theo hóa đơn số 1373, ký hiệu 1C22THS với giá trị 408.114.815 VNĐ (chưa bao gồm thuế GTGT) và thuế GTGT là 8%.
Vào ngày 05/05/2022, Công ty TNHH thang máy – kỹ thuật điện Hisa thông báo sẽ tăng giá bán cho 5 công trình vào ngày 10/05/2022 Để tránh ảnh hưởng từ việc tăng giá, công ty đã ứng trước số tiền 50.000.000 VNĐ cho mỗi công trình, tổng cộng là 250.000.000 VNĐ, thanh toán qua ngân hàng thương mại.
Vào ngày 08/06/2022, Công ty TNHH thang máy – kỹ thuật điện Hisa đã xuất hóa đơn số 1297 ký hiệu 1C22THS cho việc mua hộp Button cabin mẫu FJ-117C trị giá 4.800.000 VNĐ (đã bao gồm thuế GTGT 10%) Giao dịch này được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản và hàng hóa đã được nhập kho.
Vào ngày 20/06/2022, kế toán đã lập bảng chi tiết các công trình khách hàng đã thanh toán trên 80%, nhằm thanh toán công nợ cho Công ty TNHH thang máy – kỹ thuật điện Hisa Khoản thanh toán này sẽ được thực hiện qua hình thức chuyển khoản.
Kế toán tổng hợp tất cả các khoản phải trả dựa trên công nợ từ nhà cung cấp để đối chiếu và so sánh Sau đó, các khoản công nợ quan trọng sẽ được trình bày cho Tổng Giám đốc xem xét để quyết định thứ tự thanh toán Từ đó, kế toán lập danh sách các khoản cần thanh toán và tạo lệnh chuyển tiền chờ phê duyệt.
Vào ngày 20/06/2022, kế toán đã thực hiện thanh toán chi phí thuê xe cẩu cho công ty TNHH Vận tải và Du lịch Vạn Kiệt với tổng giá trị 9.180.000 VNĐ, bao gồm thuế GTGT 8%.
3.2.2 Kế toán khoản phải nộp nhà nước
Công ty chủ yếu phát sinh thuế GTGT đầu vào, và trong bài viết này, chúng ta chỉ tập trung vào loại thuế này Kế toán sẽ kiểm tra nội dung trong hợp đồng kinh tế để xác định thời điểm xuất hóa đơn, và nếu chưa đủ điều kiện, sẽ thông báo cho khách hàng để giải quyết Khi đủ điều kiện, kế toán sẽ xuất hóa đơn nháp gửi cho khách hàng để kiểm tra thông tin, nhằm tránh sai sót Sau khi khách hàng xác nhận thông tin chính xác, kế toán sẽ xuất hóa đơn chính thức và gửi cho khách hàng, đồng thời theo dõi các hóa đơn đã xuất trên file excel Cuối cùng, kế toán tổng hợp giá trị thuế GTGT phải nộp để so sánh và cân đối với thuế GTGT được khấu trừ.
3.2.2.2 Phương pháp kế toán của một số nghiệp vụ phát sinh
Công ty đã ký hợp đồng kinh tế số 01032022/FLEURDELYS-FUJI với công ty cổ phần địa ốc Nam Việt để cung cấp dịch vụ bảo trì thang máy trong các tháng 4, 5, 6 năm 2022 với giá trị 2.000.000 đồng/tháng Vào ngày 06/07/2022, kế toán đã xuất hóa đơn GTGT số 55, ký hiệu 1C22TVN với tổng giá trị 6.480.000 đồng, bao gồm 8% thuế GTGT Kế toán cũng đã theo dõi số thuế GTGT phải nộp và thuế GTGT được khấu trừ.
Nghiệp vụ 2: (Xem phụ lục 17/ Trang 78) Ngày 14/07/2022, kế toán xuất hóa đơn
GTGT số 57, ký hiệu 1C22TVN, có tổng giá trị 1.000.000 đồng (bao gồm 8% thuế GTGT) liên quan đến phí nhân công hỗ trợ kiểm định theo bảng báo giá số 81/2021/BBG-FJVN cho Viện khoa học vật liệu xây dựng.
Nghiệp vụ 3: (Xem phụ lục 18/ Trang 79) Công ty bán cảm biến senso cửa car cho
Vào ngày 25/07/2022, Bệnh viện đa khoa tỉnh Bình Định đã xuất hóa đơn GTGT số 60, ký hiệu 1C22TVN với tổng giá trị 1.430.000 đồng, bao gồm 10% thuế GTGT.
Công ty đã ký hợp đồng kinh tế số 12/2022/HĐTTTBTTM/DUNGTIEN-FJVN vào ngày 27/06/2022 để cung cấp và thay thế thiết bị thang máy Vào ngày 02/08/2022, kế toán đã xuất hóa đơn GTGT số 65, ký hiệu 1C22TVN với tổng giá trị 175.471.000 đồng, bao gồm 8% thuế GTGT.
Bù trừ công nợ
Bù trừ công nợ, hay còn gọi là cấn trừ công nợ, là giao dịch giữa các đơn vị trong hoạt động mua bán, cung cấp dịch vụ và hàng hóa Trong quá trình hợp tác, có thể xảy ra sự chênh lệch giữa khoản nợ phải thu và khoản phải trả, dẫn đến việc cần thực hiện bù trừ công nợ.
3.3.2 Chứng từ và sổ sách liên quan
- Biên bản giao hàng, xuất kho
- Biên bản đối chiếu công nợ hai bên
- Biên bản bù trừ công nợ
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có
3.3.3 Quy trình thực hiện bù trừ công nợ
Kế toán của công ty sẽ gửi yêu cầu bù trừ công nợ đến khách hàng hoặc nhà cung cấp để xác nhận Sau khi xác nhận số tiền chính xác, kế toán sẽ tiến hành bù trừ công nợ Nếu số tiền không hợp lệ, kế toán sẽ thông báo cho bên yêu cầu kiểm tra lại số tiền thiếu hoặc dư.
Công ty FATY đã cung cấp vật tư cho việc lắp đặt thang máy cho công ty FUJI với tổng giá trị 330.000.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%) Đồng thời, FUJI cũng bán cho FATY thiết bị và phụ tùng điện trị giá 275.000.000 đồng (có thuế GTGT 10%) Hợp đồng giữa hai bên quy định rõ phương thức thanh toán bù trừ Vào ngày 14/08/2022, hai công ty đã lập biên bản bù trừ công nợ số DN20220801.
+ Thanh toán phàn tiền còn thiếu:
Kiểm tra đối chiếu nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán
3.4.1 Đối chiếu nợ phải thu khách hàng
Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp các khoản nợ phải thu dựa trên hợp đồng kinh tế của từng nhân viên bán hàng Họ kiểm tra số tiền thu được theo từng đợt quy định trong hợp đồng, xác định lý do nếu không đạt yêu cầu và kiểm tra các chứng từ liên quan như giấy báo có và phiếu thu Sau khi kiểm tra, danh sách sẽ được gửi cho nhân viên bán hàng để đối chiếu; nếu có sai sót, kế toán sẽ thông báo để điều chỉnh Đồng thời, kế toán ghi chú các khách hàng quá hạn thanh toán để nhân viên bán hàng có thể thúc đẩy tiến độ thu hồi công nợ Họ cũng theo dõi các phụ lục hợp đồng để cập nhật chính xác khoản tiền giảm hoặc thu thêm Cuối cùng, kế toán sẽ lập mẫu đối chiếu công nợ để kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra.
3.4.2 Đối chiếu nợ phải trả người bán Đối với khoản nợ phải trả người bán, mỗi nhà cung cấp sẽ có cách đối chiếu khác nhau Kế toán tổng hợp lại các khoản nợ phải trả dựa theo các công trình theo dõi trên file excel để có thể kịp đối chiếu với nhà cung cấp khi họ gửi bản đối chiếu Tầm ngày
Vào ngày 25 hàng tháng, kế toán sẽ gửi hai bản đối chiếu công nợ có dấu xác nhận của công ty cho bên kiểm tra để đối chiếu Biên bản sẽ được chia thành ba phần: nợ phải trả quá hạn, nợ phải trả gần tới hạn và nợ phải trả Kế toán sẽ đối chiếu với file Excel mà công ty theo dõi, đánh dấu các khoản chênh lệch và tìm nguyên nhân gây ra sự chênh lệch đó, có thể từ phụ lục hợp đồng kinh tế hoặc do hai bên mới chỉ thỏa thuận mà chưa gửi bản gốc.
Tóm tắt chương 3
Công ty đã thiết lập những chính sách hợp lý, nhưng vẫn cần khắc phục một số bất cập Cần tách riêng kế toán theo dõi công nợ của nhân viên để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên là cần thiết để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ dưới sự chỉ đạo của cấp trên Ngoài ra, quy trình xử lý chứng từ cũng cần được cải thiện.
Để theo dõi và xác thực các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ, cần có 53 chứng từ thiết yếu Việc thiếu sót trong các chứng từ này có thể dẫn đến sai lệch trong việc theo dõi công nợ và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin xác nhận.
GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ
Nhận xét chung về công tác kế toán khoản phải thu và phải trả tại công ty
Công ty tối ưu hóa nguồn lực và áp dụng các chính sách khen thưởng hiệu quả, khuyến khích nhân viên nỗ lực và cạnh tranh, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong bối cảnh kinh tế khó khăn và cạnh tranh gay gắt.
Công ty cam kết đặt quyền lợi của nhân viên lên hàng đầu, đảm bảo ký hợp đồng lao động và đóng đầy đủ bảo hiểm cho nhân viên sau thời gian thử việc Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ nhân viên trong những lúc khó khăn.
Công tác quản lý tài chính của công ty đã tuân thủ đúng quy định hiện hành, đảm bảo đáp ứng yêu cầu kinh doanh và nhu cầu mở rộng chi nhánh.
Công ty đã chú trọng việc chỉ đạo và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm túc các Nghị định của Chính phủ và Thông tư hướng dẫn liên quan đến quản lý doanh thu, chi phí, quỹ lương cùng các chính sách thuế mới.
Công ty đang triển khai nghiên cứu xây dựng một hệ thống kế toán thống nhất, nhằm đào tạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên Mục tiêu là hoàn thiện công tác tài chính kế toán, đảm bảo theo dõi chính xác và giảm thiểu sai sót trong lĩnh vực kế toán và tài chính của công ty.
Công tác quản lý khoản phải thu và phải trả tại công ty được thực hiện chặt chẽ, với việc theo dõi trên Excel và sổ sách để đảm bảo tính chính xác và tránh rủi ro Hình thức kế toán chủ yếu là ghi sổ, giúp dễ dàng so sánh và đối chiếu số liệu, đồng thời cung cấp thông tin nhanh chóng khi cần thiết Phòng kế toán cũng hợp tác với các phòng ban như bảo trì và lắp đặt để theo dõi công nợ, đòi nợ khách hàng, nhằm ngăn chặn tình trạng nợ kéo dài và tích tụ.
Kế toán cần cập nhật kịp thời các số liệu quan trọng như số tiền khách hàng thanh toán, hợp đồng đã ký, số tiền thanh toán cho nhà cung cấp và yêu cầu bảo lãnh từ khách hàng Những thông tin này sẽ giúp Tổng Giám đốc theo dõi tình hình tài chính và đưa ra quyết định hợp lý, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc cho công ty.
Việc theo dõi trên Excel giúp kế toán linh động trong việc tạo và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả và dễ hiểu, với sự phân chia rõ ràng cho từng khách hàng và từng công trình khác nhau.
Công tác kế toán khoản phải thu và phải trả luôn được thực hiện đầy đủ và chính xác Các chế độ liên quan đến lương, thưởng, phụ cấp, nợ phải trả nhà cung cấp, và khoản phải thu từ khách hàng đều được thực hiện theo đúng quy định Công ty đảm bảo việc trích lương đóng bảo hiểm cũng như quản lý các quỹ lương một cách chính xác và tuân thủ quy định hiện hành.
Mặc dù công tác thanh toán và thu nợ trong kế toán khoản phải thu và phải trả mang lại nhiều lợi ích, công ty vẫn gặp phải sai sót do đội ngũ nhân viên còn hạn chế Những vấn đề khách quan như việc nhảy việc đã gây ra sự gián đoạn trong quy trình làm việc, dẫn đến những sai sót từ nhân viên trước không được phát hiện Chẳng hạn, trong trường hợp đóng bảo hiểm, kế toán trước đã thiếu sót trong việc đóng cho một số nhân viên, trong khi kế toán mới lại nhận danh sách đóng sai, dẫn đến nhiều nhân viên không được bảo hiểm Tương tự, khi tính toán thưởng Tết, kế toán đã tính thiếu, chỉ gửi tiền lương mà không có tiền thưởng, khiến nhân viên phải kiểm tra lại và trao đổi với tổng giám đốc.
Việc không sử dụng phần mềm kế toán khiến việc theo dõi các khoản chi trở nên khó khăn, ví dụ như trong việc chi thưởng cho nhân viên Sự sai sót có thể xảy ra do những vấn đề khách quan như quên hoặc thiếu sót trong danh sách, dẫn đến tình trạng một số nhân viên không nhận được thưởng Điều này buộc nhân viên phải liên hệ lại với bộ phận kế toán để nhắc nhở, gây ra sự bất tiện và không hài lòng trong quá trình quản lý tài chính.
Việc không sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi các khoản phải thu và phải trả sẽ dẫn đến sai sót trong quản lý tài chính Điều này có thể bao gồm việc không ghi nhận khoản thu từ khách hàng cũng như thiếu sót trong việc ghi ngày tháng năm của các giao dịch thu chi, gây khó khăn trong việc kiểm tra và so sánh số liệu.
Việc kiểm tra và xác minh các khoản tiền không chính xác là rất khó khăn, đặc biệt khi kế toán trước không ghi nhận chính xác và không đối chiếu với kế toán bên ngoài Điều này dẫn đến việc ghi nhận trên Excel bị thiếu sót và công nợ bị sai lệch.
Công ty không lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu dài hạn, dẫn đến tình trạng nợ chồng chất và khó thu hồi Nhiều công trình khi kiểm tra lại phát hiện có khoản tiền chưa thanh toán, nhưng khi kế toán liên hệ với người phụ trách thì nhận được câu trả lời không thể đòi được Khi tự liên hệ với khách hàng, kế toán lại được thông báo rằng đã thanh toán, khiến công ty không thể thu hồi số nợ còn lại Hệ quả là công ty không có nguồn tiền để bù đắp cho những khoản nợ không thu hồi được.