TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRAPHACO.2 1.1:Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Dược Traphaco
Đặc điểm hoạt động và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh: 7 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
+Sản xuất kinh doanh dược phẩm hóa chất vật tư và thiết bị y tế.
+Thu mua chế biến dược liệu.
+Thu mua nuôi trồng chế biến dược liệu.
+Sản xuất mua bán thực phẩm ,rượu bia nước giải khát mỹ phẩm +Pha chế thuốc theo hóa đơn.
+Tư vấn sản xuất ,dịch vụ khoa học kỹ thuât ,chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược.
+Kinh doanh xuất nhập khẩu.
Công ty sản xuất hơn 70 loại sản phẩm, trong đó 15 loại sản phẩm chủ yếu Công ty có 8 phân xưởng sản xuất, mỗi phân xưởng đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ riêng, đồng thời có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Phân xưởng viên nén chuyên sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang và viên đường bao film Tất cả sản phẩm được chế biến theo tiêu chuẩn GMP ASEAN, đảm bảo thực hành sản xuất thuốc tốt và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO trong ngành dược.
Phân xưởng viên hoàn có nhiệm vụ chế biến thuốc dạng viên hoàn từ nguyên liệu dược liệu, áp dụng công nghệ hiện đại trong sản xuất.
+Phân xưởng thực nghiệm: nghiên cứu sản xuât các loại sản phẩm mới ,qua quá trình kiểm nghiệm ,sau khi hoàn thành sẽ chuyển sang sản xuât chính thức
Phân xưởng sơ chế có vai trò quan trọng trong việc chế biến dược liệu từ dạng thô thành bột mịn và cốm, nhằm tạo ra các sản phẩm viên hoàn đạt chất lượng cao.
+Phân xưởng thuốc bột: sản xuất các loại thuốc bột để bôi, chủ yếu là thuốc trapha.
+Phân xưởng thuốc ống : sản xuât các loại thuốc thủy tinh mềm hay trung tính.
+Phân xương thuốc mỡ: sản xuất các loại thuốc mỡ hay cream như thuốc trị nấm kem dưỡng da…
Phân xưởng Tây y chuyên sản xuất các loại thuốc tây, bao gồm thuốc dạng nước như thuốc ho và thuốc nhỏ mắt Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại đây được chú trọng đến quy trình chất lượng và an toàn, nhằm đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy của sản phẩm.
Quy trình sản xuất của công ty được thực hiện một cách khép kín và đơn giản, từ khâu đầu đến khâu cuối, nhằm tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh Do tính chất đặc biệt của thuốc, quy trình này cần đảm bảo các tiêu chuẩn khép kín và vô trùng để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Quy trình chia làm 3 giai đoạn:
Trong giai đoạn chuẩn bị sản xuất, tổ trưởng tổ sản xuất cần thực hiện đầy đủ các thủ tục theo lệnh sản xuất, bao gồm việc viết phiếu lĩnh vật tư và vào kho để lĩnh vật tư Việc cân đo đong đếm phải được thực hiện thật chính xác dưới sự giám sát của kỹ thuật viên tại xưởng sản xuất Các nguyên vật liệu đưa vào sản xuất phải đảm bảo chất lượng, và dụng cụ sử dụng cần phải sạch sẽ và hoàn toàn vô trùng.
Trong giai đoạn sản xuất, tổ pha chế cần giám sát chặt chẽ các công việc pha chế đầu tiên dựa trên lệnh sản xuất, chia thành các mẻ nhỏ và trộn đều theo lô Tất cả các công việc này đều được phòng quản lý ghi chép hồ sơ lô Sau khi hoàn thành pha chế, kỹ thuật viên phải kiểm tra bán thành phẩm; chỉ khi đạt tiêu chuẩn, công việc tiếp theo mới được tiến hành.
Trong giai đoạn kiểm nghiệm, kỹ thuật viên cần thực hiện kiểm tra thành phẩm trước khi chuyển về tổ đóng gói Để tiến hành đóng gói, sản phẩm phải có phiếu kiểm nghiệm hợp lệ.
Do tính đặc thù riêng nên phải có kỹ thuật riêng:
1.3 Tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo quy trình từ trên xuống dưới, bắt đầu từ đại hội cổ đông, tiếp theo là hội đồng quản trị, ban kiểm soát, và cuối cùng là ban giám đốc điều hành Bên cạnh đó, còn có ban tham mưu hỗ trợ giám đốc trong các công việc cụ thể.
Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết Cơ quan này có nhiệm vụ quyết định các loại cổ phần và số lượng cổ phần được chào bán, đồng thời xác định lợi tức hàng năm cho từng loại cổ phần Ngoài ra, đại hội cổ đông còn có quyền bổ sung và sửa đổi điều lệ của công ty, trừ trường hợp điều lệ quy định khác khi bán thêm vốn cổ phần trong phạm vi số lượng cổ phần đã được chào bán.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có quyền đại diện cho công ty trong mọi vấn đề, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
Giám đốc là người điều hành hoạt động của công ty và phải chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Giám đốc được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị và là đại diện theo pháp luật của công ty.
Phó giám đốc sản xuât: chỉ đạo và kiểm tra các phân xưởng sản xuất theo quy định chung.
Phó giám đốc tổ chức hành chính: theo dõi hoạt động nhân sự và các chính sách của cán bộ công nhân viên.
Phó giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch cho các hoạt động mua bán quảng cáo và chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát, do Hội đồng quản trị bầu ra, có trách nhiệm giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép kế toán và báo cáo tài chính, cũng như việc tuân thủ điều lệ công ty và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị Đặc biệt, trong ban kiểm soát cần có ít nhất một thành viên có trình độ chuyên môn về kế toán.
Công ty có 7 phòng ban cụ thể:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ KIẾN TẬP
Đặc điểm tổ chúc bộ máy kế toán
Công ty cổ phần Traphaco là một đơn vị lớn với hoạt động phân tán, nhưng nhờ vào trang bị kỹ thuật hiện đại, công tác kế toán được tổ chức một cách hiệu quả Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và thuận lợi cho việc phân công công việc kế toán, công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Tại các địa bàn xung quanh Hà Nội như xí nghiệp dược phẩm Hoàng Liệt, xí nghiệp đông dược Văn Lâm và các cửa hàng bán lẻ, nhân viên kinh tế được bố trí để hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, sau đó định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính.
Toàn bộ công ty có 28 nhân viên kế toán, mỗi người thực hiện chức năng nhiệm vụ khác nhau cụ thể là:
Kế toán trưởng tại công ty cổ phần Traphaco, đồng thời là phó chủ tịch HĐQT, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán một cách hiệu quả và gọn nhẹ Vị trí này không chỉ hướng dẫn và kiểm tra công việc của nhân viên kế toán mà còn phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về tính chính xác của thông tin kế toán được cung cấp.
Kế toán tổng hợp tại công ty có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và tính giá thành sản xuất, lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm Họ cũng theo dõi, kiểm tra và đối chiếu công nợ giữa các bộ phận, ký nhận vật tư và tài sản khai thác Đồng thời, kế toán tổng hợp cần kiểm tra việc hạch toán kết quả kinh doanh hàng khai thác, đảm bảo tính đầy đủ và hợp lý trong nội bộ công ty.
Kế toán tiền mặt có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và thực hiện các thủ tục thanh toán theo đúng quy định tài chính Họ cũng chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ định kỳ, lưu giữ và quản lý các chứng từ gốc, đồng thời cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt vào hệ thống máy tính.
Kế toán tiền gửi có trách nhiệm theo dõi các khoản tiền gửi tại ngân hàng, kiểm tra và thực hiện các thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của ngân hàng Họ cũng thực hiện giao dịch với ngân hàng, bao gồm cả việc vay ngắn hạn, theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ Ngoài ra, kế toán tiền gửi còn lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, đồng thời cập nhật thông tin về tiền gửi vào phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn phòng.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàng mua và bán, quản lý hồ sơ và chứng từ liên quan đến công nợ, kiểm tra và xác nhận thanh toán khi có yêu cầu Họ cũng cần thực hiện báo cáo theo đúng quy định và giải thích sổ sách khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ và thanh quyết toán Định kỳ, kế toán công nợ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng và cập nhật thông tin vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy tính của văn phòng.
Kế toán bán hàng có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra định khoản và lưu giữ chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng Họ cũng chịu trách nhiệm cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm và quản lý phần mềm kế toán trên hệ thống máy tính.
Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra chứng từ trên hệ thống thu chi tiền mặt, đảm bảo tính chính xác của phiếu thu và phiếu chi, cũng như thông tin của người nộp và người nhận tiền Họ cần cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày, và thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên Ngoài ra, thủ quỹ cũng phải lập biên bản kiểm kê quỹ với sự chứng kiến của các thành phần liên quan theo quy định.
Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty như sau:
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
2.2.1.Chính sách và nguyên tắc kế toán chung công ty đang áp dụng
Phòng kế toán, dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và hỗ trợ giám đốc trong việc cung cấp thông tin kinh tế Để đảm bảo quản lý hiệu quả, phòng kế toán cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban chức năng khác nhằm phối hợp hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Phòng kế toán của công ty không chỉ đảm nhiệm các công việc của nhân viên kế toán mà còn được trang bị 5 chiếc máy vi tính kết nối với nhau, sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING Bên cạnh đó, phòng còn có một số máy in hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc tính toán, in ấn và lưu trữ văn bản một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Với phần mềm trên cho phép công ty lựa chọn 3 hình thức:
Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung trong bộ máy kế toán, điều này xuất phát từ đặc điểm cấu trúc tổ chức và trình độ của nhân viên kế toán.
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Trình tự ghi sổ kế toán bao gồm việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung hàng ngày dựa trên chứng từ gốc theo trình tự thời gian Sau đó, các số liệu từ sổ nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái Vào cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp Đối với các tài khoản có sổ và thẻ kế toán chi tiết, sau khi ghi vào sổ nhật ký, cần ghi vào các sổ hoặc thẻ chi tiết liên quan Cuối tháng, công sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và lập các bảng chi tiết cho từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Sau khi xác nhận các số liệu chính xác, bảng cân đối phát sinh sẽ được sử dụng làm cơ sở để lập bảng cân đối kế toán cùng với các báo cáo kế toán khác.
Tất cả các chứng từ kế toán sẽ được nhập vào các phân hệ kế toán liên quan, và số liệu vừa nhập sẽ tự động được kết chuyển sang các phân hệ khác Quá trình này giúp tạo ra các sổ sách và báo cáo liên quan một cách hiệu quả.
Chế độ kế toán và các chính sách kế toán chung của công ty:
-Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
-Phương pháp khấu hao TSCĐ: áp dụng phương pháp khấu hao đờng thẳng theo quyết đinh số 166/1999 QĐ-BTC.
-Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo gía thực tế.
+Phương pháp xác định hang tồn kho cuối kỳ: đánh gía theo trị giá bình quân gia quyền.
+Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
-Tính VAT theo phương pháp khấu trừ thuế.
-Tình hình trích lập và hoàn lập dự phòng: căn cứ vào trị giá hàng tồn kho và mức độ tăng giảm giá trên thị trường.
-Đơn vị sử dụng trong ghi chép kê toán ,và nguyên tắc kế toán chuyển đổi các đồng tiền khác:
+Sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán kế toán.
Khi quy đổi đồng tiền khác, cần căn cứ vào giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán tại công ty:
Tổ chức chứng từ kế toán là quá trình thiết kế và sắp xếp các khối lượng công việc hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ hợp pháp, tuân thủ quy trình chuẩn Việc này bao gồm việc áp dụng phương pháp chứng từ để ghi chép kế toán, nhằm ban hành và thực hiện chế độ chứng từ trong các đơn vị kế toán.
Các chứng từ kế toán chủ yếu sử dụng tại công ty:
Với phần hành lao động và tiền lương gồm các chưng từ :
Bảng chấm công (Mẫu 01-LTD).
Bảng thanh toán tiền lương ( Mẫu 02-LTD).
Bảng thanh toán BHXH (Mẫu 04-LTD).
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu 06-LTD).
Hàng tồn kho có các chứng từ:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT).
Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT).
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT).
Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT).
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT).
Hóa đơn bán hàng (Mẫu 01a,b-BH).
Hóa đơn dịch vụ (Mẫu 04-BH).
Hóa đơn tiền điện (Mẫu 07-BH).
Phiếu mua hàng (Mẫu 13-BH).
Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (Mẫu 14-BH)
Thẻ quầy hàng (Mẫu 15-BH).
Giay đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT).
Giay thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT)
Biên lai thu tiền(Mẫu 05-TT).
Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu 07a –TT).
Với tài sản cố định công ty có các chứng từ chủ yếu sau:
Biên bản giao nhận TSCĐ(Mẫu 01-TSCĐ).
Biên bản thanh lý TSCĐ(Mẫu 03-TSCĐ).
Biên bản đánh gía lại TSCĐ (Mẫu 05-TSCĐ).
2.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty:
Công ty sử dụng tòan bộ tài khoản trong hệ thong tài khoản kế toan do
Bộ Tài chính quy định trừ tài khoản 611-Mua hàng, 631-Giá thành sản xuất và 623-Chi phí sử dụng máy thi công, do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Mỗi phần hành cụ thể cũng có tài khoản chi tiết riêng để thuận tiện cho việc theo dõi.
2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Sổ kế toán là công cụ quan trọng trong phương pháp đối ứng tài khoản, giúp người làm kế toán ghi chép và hệ thống hóa số liệu dựa trên chứng từ gốc và tài liệu liên quan Nó cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý hiệu quả.
Công ty áp dụng hình thức Nhạt ký chung để ghi sổ ,có các sổ sau:
Sổ Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được phản ánh theo thứ tự trên sổ.
Sổ cái là công cụ quan trọng trong kế toán, với mỗi tài khoản tổng hợp được mở một sổ cái riêng để cung cấp thông tin tổng hợp Các nghiệp vụ phát sinh sau khi ghi vào sổ Nhật ký chung sẽ được phản ánh lần lượt vào các sổ cái liên quan, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý tài chính.
Sổ chi tiết là công cụ quan trọng để ghi chép và phản ánh cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phân loại theo từng đối tượng kế toán riêng biệt Điều này giúp bổ sung thông tin mà sổ kế toán tổng hợp không thể hiện, chẳng hạn như sổ chi tiết cho từng thành phẩm sản xuất.
Đối với những doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn và thường xuyên liên quan đến tiền mặt, việc mở các sổ Nhật ký đặc biệt như Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền là cần thiết để giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ cái Tuy nhiên, hiện tại nhiều công ty vẫn chưa áp dụng phương pháp này, điều này tạo ra một hạn chế trong quy trình quản lý tài chính.
Quy trình ghi sổ bắt đầu bằng việc chuyển đổi các chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ phát sinh hàng ngày thành chứng từ mã hóa để nhập dữ liệu vào máy Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, máy tự động định khoản từng nghiệp vụ và ghi vào sổ Nhật ký chung Từ sổ này, dữ liệu được chuyển tự động tới các sổ cái và sổ chi tiết liên quan Cuối kỳ, kế toán thực hiện khóa sổ và máy tính sẽ cung cấp số dư cuối kỳ cho các tài khoản.
2.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán: cung cấp tư liệu cho những người quan tâm đến vấn đề tài chính của doanh ngiệp ,cơ sở các nhà quản trị các nhà đầu tư phân tích hoạt động kinh doanh, đánh gía hiệu quả hoạt động ,khai thác tiềm năng đủa ra quyết định
Đăc điểm các phần hành kế toán chủ yếu tại công ty
2.3.1 Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
Công ty Traphaco chuyên sản xuất thuốc và kinh doanh dược phẩm, tập trung vào việc chăm sóc sức khỏe con người Do đó, việc theo dõi nguyên vật liệu là một trong những ưu tiên hàng đầu của công ty.
Công ty hiện có hơn 2000 loại nguyên vật liệu, chủ yếu được mua từ bên ngoài, với sự đa dạng về chủng loại, giá trị thời hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản khác nhau Việc phân loại nguyên vật liệu là rất cần thiết để quản lý hiệu quả nguồn cung.
Nguyên vật liệu chính đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm, chiếm hơn 70% tổng chi phí sản xuất tại công ty Các nguyên vật liệu chính bao gồm bột penny và amoxycillin, thuộc nhóm nguyên vật liệu tân dược.
+Dược liệu chính phẩm : chè dây, atiso tươi…
+Thuốc hóa nghiệm: axit benzoic, atropin sunfat…
+Đông dược : ô dầu, quế đại hồi,…
+Tá dược: bột sắn tinh chế, bột amidon…
Nguyên vật liệu phụ là các yếu tố không cấu thành thực thể sản phẩm nhưng nâng cao chất lượng và hình thức sản phẩm, phục vụ nhu cầu công nghệ như bao bì, giấy gói, và bao gồm cả nhiên liệu như gas, xăng, than Trong ngành dược, nguyên vật liệu thường mang tên hóa học khó nhớ, vì vậy công ty áp dụng phương pháp mã hóa 5 ký tự để quản lý dễ dàng, trong đó ký tự đầu tiên phân biệt nguyên vật liệu chính và phụ, 4 ký tự còn lại là chữ cái đầu tiên của nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu bao gồm việc nhập kho từ nhiều nguồn như mua ngoài, sản xuất, thuê gia công, và viện trợ, trong khi việc xuất kho được xác định qua các phương pháp giá thực tế như giá thực tế đích danh, đơn giá bình quân, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, và phương pháp hệ số.
- Thu mua nguyên vật liệu và các chứng từ sử dụng:
+ Quyết định nhập vật tư.
+ Hóa đơn cước phí vận chuyển
Khi mua vật liệu về nhập kho phải trải qua các bước sau:
Sau khi xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất và kiểm tra thực tế tại kho, nếu cần mua thêm vật tư, phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định số lượng, chủng loại, quy cách và phẩm chất, sau đó giao cho cán bộ vật tư ký hợp đồng với nhà cung cấp Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, phòng kế hoạch sẽ đối chiếu với hợp đồng để quyết định nhận hàng Sau khi nguyên vật liệu được mua về, ban kiểm nghiệm sẽ kiểm tra tính chính xác của hóa đơn so với hợp đồng và lập phiếu kiểm nghiệm, trong đó có hai bản: một bản cho phòng kế toán Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu, cán bộ cung tiêu sẽ lập phiếu nhập kho thành hai liên, một lưu tại nơi lập phiếu và một cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển vào phòng kế toán Phiếu lập kho giúp xác định số lượng vật tư nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm và ghi sổ kế toán.
- Với trường hợp nhập vật liệu có sản xuất hoàn thành nhập kho, các chứng từ sử dụng:
+ Quyết định nhập vật tư.
Quy trình luân chuyển như sau:
Trước khi nhập kho, loại nguyên vật liệu này cần có phiếu kiểm nghiệm và quyết định nhập vật tư từ phòng đảm bảo chất lượng cùng phó phòng giám đốc sản xuất Phòng kế hoạch cung tiêu sẽ tiến hành nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành ba liên, sử dụng giấy than để viết một lần.
Liên 2:chuyển cho phân xưởng sơ chế.
Liên 3: thủ kho gĩu ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ.
Trong trường hợp này ,các biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm , quyết định nhập vật tư, phiếu nhập kho tương tự trường hợp nhập vật liệu do mua ngoài.
- Xuất kho nguyên vật liệu sử dụng , các chứng từ sử dụng:
+Lệnh xuất: Thủ trưởng ký vào lệnh xuất kho, bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu xuất kho
Luân chuyển trong kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng này diễn ra ổn định, không có nhiều biến động lớn Để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hiệu quả, phòng kế hoạch cung tiêu sẽ căn cứ vào chỉ tiêu và định mức để lập phiếu xuất kho hàng tháng.
Số lượng xuất kho được xác định bằng tổng số lượng trong kế hoạch cộng với số lượng dự trù hư hao Sau khi lập phiếu xuất kho, các bộ phận sử dụng và phụ trách cung ứng sẽ giao cho người cầm phiếu để xuống kho kiểm tra và nhận hàng Thủ kho sẽ ghi lại số lượng xuất, ngày tháng năm xuất và ký tên cùng với người nhận hàng vào phiếu xuất Phiếu xuất kho được lập thành ba liên.
Liên 1: lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho gĩu để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi số lượng vật liệu xuất, từ đó làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí sản xuất và đánh giá giá thành sản phẩm.
- Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng dùng để theo dõi số lượng vật liệu di chuyển giữa các kho trong nội bộ đơn vị Chứng từ này cũng là căn cứ để ghi chép vào thẻ kho, giúp quản lý và kiểm soát hàng hóa hiệu quả hơn.
Khi có lệnh điều động xuất kho, đại diện phòng kế hoạch cung tiêu sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, trong đó Liên 1 được lưu giữ để đảm bảo quản lý và theo dõi quy trình xuất kho một cách chính xác.
Liên 2: dùng để vận chuyển hàng
Thủ kho căn cứ vào quyết ddiinhj của cấp trên quyết đinh xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Chứng từ kế toán sử dụng:
+Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+Phiếu xuất kho hàng đại lý ký gửi.
+Hóa đơn GTGT,hóa đơn bán hàng.
+Bảng kê thu mua hàng hóa nông sản phẩm.
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Tùy theo hình thức kế toán chi tiết nguyên vật liệu mà sổ sách là khác nhau.
+Sổ kế toán chi tiết (được áp dụng với doanh nghiệp áp dụng phương pháp số dư).
+Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp kế toán chi tiêt nguyên vật liệu
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán song song, giúp đơn giản hóa việc ghi chép và đối chiếu số lượng Phương pháp này còn hỗ trợ phát hiện sai sót một cách kịp thời và chính xác.
Tại kho, thủ kho có nhiệm vụ ghi chép tình hình lập và xuất tồn kho của vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Điều này không chỉ giúp xác định tồn kho dự trữ mà còn làm rõ trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Hàng ngày, thủ kho ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu dựa trên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, mở chi tiết cho từng loại vật liệu và tính số tồn cuối vào cuối ngày Thủ kho cần thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho trên thẻ kho với số lượng thực tế để đảm bảo tính chính xác giữa sổ sách và hàng hóa Định kỳ, thủ kho gửi chứng từ nhập, xuất đã phân loại cho phòng kế toán Tại phòng kế toán, sau khi nhập liệu các chứng từ, hệ thống tự động xử lý và xuất ra sổ chi tiết vật tư theo từng mã vật tư đã được cài đặt.
Sổ chi tiết vật liệu là tài liệu ghi chép thông tin về tình hình nhập, xuất, và tồn kho của từng loại vật liệu, bao gồm cả số lượng và giá trị Sổ này được mở và ghi chép hàng ngày dựa trên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, đóng vai trò quan trọng trong việc lập bảng chi tiết về nhập xuất tồn.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Đánh giá chung công tác kế toán tại công ty
Từ một xưởng dược nhỏ bé thành lập năm 1972, công ty đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường Việt Nam Với trang thiết bị hiện đại và nỗ lực cải tiến liên tục, công ty nhanh chóng hội nhập với xu thế chung của đất nước Vai trò quan trọng của công tác kế toán đã góp phần vào sự thành công và phát triển bền vững, giúp công ty duy trì sự tin cậy từ người tiêu dùng.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, năng động và có chuyên môn cao, được giám sát chặt chẽ bởi kế toán trưởng dày dạn kinh nghiệm Nhờ đó, công tác kế toán được tổ chức khoa học, hiệu quả và không bị chồng chéo giữa các bộ phận Bộ máy kế toán được thiết kế gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm của công ty Mỗi nhân viên trong phòng được phân công rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hiệu quả giữa các phần hành kế toán, đồng thời áp dụng đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hợp lý ,khoa học ,chặt chẽ phù hợp, các chứng từ tương đối đầy đủ và hợp quy định
Hệ thống sổ kế toán đầy đủ và chi tiết, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ chi tiết đến tổng hợp Điều này giúp việc kiểm tra và đối chiếu trở nên thuận lợi hơn, đồng thời đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý.
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, phù hợp với quy mô vừa của doanh nghiệp Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp hỗ trợ công tác kế toán, ngăn ngừa việc bỏ sót nghiệp vụ, giảm tải công việc cho nhân viên kế toán, đồng thời đảm bảo tính chính xác và hệ thống trong quản lý tài chính.
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho KKTX, giúp kiểm tra và đối chiếu dễ dàng, từ đó phát hiện kịp thời các sai sót Bên cạnh đó, công ty con thực hiện kiểm kê kho định kỳ mỗi 6 tháng để nhanh chóng phát hiện và xử lý những sai sót phát sinh.
Các số liệu kế toán cung cấp thông tin trung thực, khách quan và kịp thời, giúp các nhà lãnh đạo trong công ty đưa ra quyết định hiệu quả.
Công tác kiểm tra nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm thuốc, nhằm bảo vệ sức khỏe cộng đồng Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu phải trải qua kiểm tra chặt chẽ theo các thông số kỹ thuật của phòng kiểm tra chất lượng, nhằm tránh hư hỏng và gián đoạn sản xuất Quá trình thu mua được thực hiện hợp lý về thời gian, số lượng và giá cả, giúp duy trì sản xuất liên tục mà không bị ứ đọng vốn Công ty cũng chú trọng đến việc bảo quản nguyên vật liệu theo từng loại, giảm thiểu hư hỏng và tiết kiệm chi phí Phương pháp gợi nhớ mã hóa trong quản lý vật liệu giúp giảm thời gian nhập liệu, tăng độ chính xác và tiết kiệm bộ nhớ Việc xác định giá thành sản phẩm, mặc dù khó khăn do khối lượng nhỏ của thuốc, đã được thực hiện hiệu quả thông qua chứng từ tài khoản và hệ thống sổ hợp lý, đảm bảo giá thành hợp lý và tránh lãng phí nguyên vật liệu Nhờ những ưu điểm này, công ty đã sử dụng hiệu quả nguồn vật liệu, giảm giá thành sản phẩm mà vẫn nâng cao chất lượng, tăng sức cạnh tranh cho các sản phẩm của mình.
Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của công ty, đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ theo từng khách hàng Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định xử lý phù hợp và kịp thời.
3.1.2 Những nhược điểm tồn tại:
Thực tế công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm như sau
Theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại thành nguyên vật liệu chính và phụ Tuy nhiên, việc xếp tất cả nhiên liệu như than củi, xăng dầu vào nguyên vật liệu phụ, cùng với phế liệu từ thanh lý TSCĐ, không phản ánh đúng bản chất kinh tế của nguyên vật liệu Cần có sự phân loại hợp lý hơn để đảm bảo tính chính xác trong quản lý và sản xuất.
Việc phân loại vật liệu chưa hợp lý tại công ty gây ra nhiều vấn đề trong quản lý sản xuất Một số vật liệu như phẩm đỏ và thuốc nhuộm chỉ có tác dụng phụ, tăng thêm màu sắc cho sản phẩm mà không phải là yếu tố cấu thành chính, nhưng vẫn được xếp vào nguyên vật liệu chính Điều này không phản ánh đúng bản chất của nguyên vật liệu chính và phụ Hơn nữa, một phần không nhỏ trong tổng chi phí sản xuất đến từ các loại than đá và củi xăng, nhưng công ty chưa theo dõi riêng khoản này và vẫn xếp vào nguyên vật liệu phụ, gây bất tiện trong quản lý vật liệu.
Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho Theo phương pháp này, đơn giá nguyên vật liệu xuất chỉ được xác định vào cuối tháng sau khi tổng hợp toàn bộ nguyên vật liệu nhập tồn, điều này gây khó khăn cho công tác kế toán và làm cho cột giá tiền trong các chứng từ sổ sách thường bị bỏ trống.
Khi xác định nguyên vật liệu hư hỏng hoặc thiếu hụt, kế toán ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp qua tài khoản 6422 Tuy nhiên, cách hạch toán này không hợp lý và không nâng cao trách nhiệm của người quản lý liên quan.
Chiết khấu bán hàng là một công cụ quan trọng để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, giúp hạn chế việc trả chậm Việc áp dụng tỷ lệ chiết khấu phù hợp sẽ thúc đẩy doanh số bán hàng hiệu quả hơn Hiện tại, công ty không áp dụng chiết khấu cho khách hàng quen và mua với số lượng lớn, điều này dẫn đến việc khách hàng chiếm dụng vốn kinh doanh của công ty.
Khi hàng hóa bị hủy do thuốc không đảm bảo chất lượng và bị khách trả lại, công ty cần tiến hành hủy bỏ Chi phí liên quan đến việc này sẽ được hạch toán vào tài khoản 642, điều này dẫn đến việc không xác định được trách nhiệm cá nhân liên quan đến sự cố.
Việc xác định kết quả tiêu thụ từng loại sản phẩm gặp khó khăn do thông tin kế toán không đầy đủ, khiến ban lãnh đạo khó nhận diện mặt hàng nào có doanh số tốt và mặt hàng nào tiêu thụ kém Sự thiếu sót này cản trở việc phân tích chi tiết từng mặt hàng, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho và khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả.
Một số đè xuất nhằm hoàn thiện công tác ké toán
Thời gian tìm hiểu tại công ty có hạn, nên em chưa thể tiếp cận đầy đủ tất cả các công tác kế toán Tuy nhiên, những nhược điểm này có thể được khắc phục Em xin đưa ra một số đề xuất nhằm cải thiện tình hình.
Về việc phân lọai nguyên vật liệu :
Theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp, công ty cần phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính và phụ Tuy nhiên, việc xếp toàn bộ nhiên liệu như than, củi, xăng dầu vào nguyên vật liệu phụ, cùng với phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, không phản ánh đúng bản chất kinh tế của nguyên vật liệu Phân loại này cần được xem xét lại để đảm bảo tính hợp lý và chính xác trong quản lý.
Ngoài ra công ty cũng chưa sắp xếp được hợp lý về việc phân loại giua nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ
Công ty nên chi tiết TK nguyên vật liệu thành 3 TK chi tiết :
TK 1521: nguyên vật liệu chính
TK 1522: nguyên vật liệu phụ.
Việc phân loại nguyên vật liệu thành ba loại sẽ nâng cao độ chính xác và dễ dàng trong hạch toán nguyên vật liệu, phù hợp với đặc điểm của công ty Công ty cũng nên xem xét và điều chỉnh các nguyên vật liệu để xếp vào nhóm cho hợp lý.
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính giá nguyên vật liệu Phương pháp này chỉ cho phép xác định giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào cuối kỳ, dẫn đến việc thông tin không được cung cấp kịp thời Trong phần mềm FAST, khi chi phí mua hàng được ghi nhận vào giá vốn cùng với hóa đơn của nhà cung cấp, chương trình sẽ yêu cầu nhập riêng chứng từ chi phí mua hàng Nhờ đó, phần mềm tự động phân bổ chi phí vào giá mua, giúp tính toán giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho Vì vậy, việc áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn tại công ty hoàn toàn khả thi.
Để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định hàng ngày, kế toán cần theo dõi trị giá vốn thực tế cho từng loại nguyên vật liệu tại công ty, nơi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên Do đó, công ty nên chuyển đổi phương pháp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho từ đơn giá bình quân cả kỳ sang đơn giá bình quân liên hoàn, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
GTT vật liệu xuất kho= SL vật liệu xuất kho ĐG bình quân.
Trong đó: ĐG bình quân sau mỗi lần nhập = GTT vật liệu tồn kho sau mỗi
SL vật liệu TK sau mỗi
Trong quản lý nguyên vật liệu, tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều cần được ghi vào sổ nhật ký chung Tuy nhiên, tại công ty cổ phần Traphaco, việc nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, do đó, công ty nên mở sổ nhật ký nguyên vật liệu để giảm bớt khối lượng ghi chép Sổ nhật ký nguyên vật liệu là sổ ghi chép đặc biệt cho các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu theo hình thức trả sau, và nếu có tiền trả trước cho người bán, nghiệp vụ cũng sẽ được ghi vào sổ này Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu thuộc phần của sổ nhật ký chung, với phương pháp ghi chép tương tự, nhưng để tránh trùng lặp, không ghi vào cả hai sổ Căn cứ để ghi sổ cái 152 là từ sổ nhật ký mua nguyên vật liệu.
3.2.2.Về việc hạch toán hàng hủy :
Trị giá vốn hàng mang đi hủy bất thường nên được hạch toán vào bên nợ TK 821 chứ không phải TK 642 Công ty nên hạch toán như sau:
+Phản ánh doanh thu hàng bị trả lại:
Nợ TK 531: doanh thu hàng bị trả lại.
Nợ TK 3331: thuế GTGT tương ứng
Có TK 111,112…: tổng gía thanh toán
+Phản ánh giảm gía vốn hàng bán:
+Phản ánh giá vốn hàng mang đi hủy:
+Nếu hàng không nhập kho mà đem đi hủy luôn ,có thể ghi:
3.2.3.Về việc xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm:
Công ty cần xác định kết quả tiêu thụ theo từng sản phẩm để cung cấp cho nhà quản trị thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định hợp lý.
Công ty phải thực hiện:
+ kế toán chi tiết theo từng sản phẩm.
+Kế toán chi tiết giá vốn từng loại thành phẩm
Để tối ưu hóa chi phí, việc phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại sản phẩm tiêu thụ là rất quan trọng Tiêu chí phân bổ này cần dựa trên nhiều yếu tố khác nhau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.