Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu 1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu 1.2 Nhiệm vụ, ý nghĩa hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp 1.3 Phân loại nguyên vật liệu 1.3.1 Phân loại theo vai trò nguyên vật liệu 1.3.2 Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu 1.3.3 Sổ danh điểm nguyên vật liệu 1.4 Tính giá nguyên vật liệu 1.4.1 Nguyên tắc cách tính giá nguyên vật liệu nhập kho 1.4.2 Nguyên tắc cách tính giá nguyên vật liệu xuất kho 1.5 Kế toán nguyên vật liệu theo chế độ kế toán hành 10 1.5.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 10 1.5.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp vừa nhỏ 14 1.6 Các hình thức sổ kế toán 18 PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT TÂN PHONG 24 2.1 Đặc điểm chung công ty TNHH TM & SX Tân Phong 24 2.1.1 Giới thiệu công ty 24 2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất- kinh doanh 25 2.1.3 Quy trình sản xuất - kinh doanh 25 SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong 2.1.4 Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong 27 2.1.5 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty 30 2.2 Thực trạng kế tốn ngun vật liệu cơng ty TNHH Thương mại & sản xuất Tân Phong 34 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong 34 2.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu công ty 35 2.2.3 Kế toán chi tiết NVL công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong 36 2.2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty 52 PHẦN 3: MỘT SỐ Ý KIẾN NHẬN XẾT, HOÀN THIỆN VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN NHẬP XUẤT NVL TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT TÂN PHONG 59 3.1 Nhận xét chung tổ chức kế toán nguyên vật liêu công ty TNHH Thương Mại & Sản Xuất Tân Phong 59 3.1.1 Ưu điểm 59 3.1.2 Những hạn chế tồn 61 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong 61 KẾT LUẬN 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong DANH MỤC VIẾT TẮT DN Doanh nghiệp TNHH TM & SX Trách nhiệm hữu hạn thương mại sản xuất NVL Nguyên vật liệu NKC Nhật kí chung BCTC Báo cáo tài GTGT Giá trị gia tăng KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ NT-XT Nhập trước – xuất trước NS -XT Nhập sau – xuất trước SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Sổ danh điểm vật liệu Bảng 2.1 Giấy đề nghị mua vật tư 40 Bảng 2.2 Hoá đơn giá trị gia tăng 41 Bảng 2.3 Phiếu nhập kho 42 Bảng 2.4 Giấy đề nghị xuất vật tư 44 Bảng 2.5 Phiếu xuất kho 44 Bảng 2.6 Thẻ kho 49 Bảng 2.7 Sổ chi tiết nguyên vật liệu 50 Bảng 2.8 Bảng tổng hợp nhập xuất tổn nguyên vật liệu 51 Bảng 2.9 Nhật ký chung 55 Bảng 2.10 Sổ 58 Bảng 3.1 Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu 63 Bảng 3.2 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu 64 Bảng 3.3 Biên kiểm kê 65 Bảng 3.4 Biên kiểm nghiệm vật tư 67 SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Phương pháp ghi sổ chi tiết theo phương pháp thẻ song song 11 Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 12 Sơ đồ 1.3 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp số dư 13 Sơ đồ 1.4 Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 16 Sơ đồ 1.5 Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 18 Sơ đồ 1.6 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ 20 Sơ đồ 1.7 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung 21 Sơ đồ 1.8 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 22 Sơ đồ 1.9 Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 22 Sơ đồ 2.1 Quy trình sản xuất – kinh doanh cơng ty 26 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức máy công ty TM & SX Tân Phong 28 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức máy kế tốn cơng ty TNHH TM & SX Tân Phong 31 Sơ đồ 2.4 Tổ chức sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung 32 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn NVL theo hình thức nhật kí chung 32 Sơ đồ 2.6 Quy trình nhập kho nguyên vật liệu 38 Sơ đồ 2.7 Quy trình xuất kho nguyên vật liệu 43 Sơ đồ 2.8 Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển 46 Sơ đồ 2.9 Quy trình hạch tốn tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 53 Sơ đồ 2.10 Quy trình hạch tốn tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 53 SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường doanh nghiệp sản xuất muốn tồn phát triển định phải có phương pháp sản xuất kinh doanh phù hợp hiệu Một quy luật tất yếu kinh tế thị trường cạnh tranh, mà doanh nghiệp phải tìm biện pháp để đứng vững phát triển thương trường, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng với chất lượng ngày cao giá thành hạ Đó mục đích chung doanh nghiệp sản xuất ngành xây dựng nói riêng Nắm bắt thời bối cảnh đất nước chuyển đường cơng nghiệp hóa, đại hóa, với nhu cầu sở hạ tầng, thị hóa ngày cao Ngành xây dựng luôn không ngừng phấn đấu để tạo tài sản cố định cho kinh tế Tuy nhiên, thời gian hoạt động, ngành xây dựng thực tràn lan, thiếu tập trung, cơng trình dở dang làm thất lớn cần khắc phục Trong tình hình đó, việc đầu tư vốn phải tăng cường quản lý chặt chẽ ngành xây dựng điều cấp bách Để thực điều đó, vấn đề trước mặt cần phải hạch toán đầy đủ, xác vật liệu q trình sản xuất vật chất, yếu tố q trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí giá thành sản phẩm doanh nghiệp Chỉ cần biến động nhỏ chi phí nguyên vật liệu ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp Điều buộc doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm nguyên vật liệu để cho lượng chi phí nguyên vật liệu bỏ nhỏ mà sản xuất nhiều sản phẩm nhất, mà đảm bảo chất lượng, biện pháp đắn để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tiết kiệm hao phí lao động xã hội Kế tốn với chức cơng cụ quản lý phải tính tốn quản lý để đáp ứng yêu cầu Nhận thức cách rõ ràng vai trị kế tốn, đặc biệt kế toán vật liệu quản lý chi phí doanh nghiệp, thời gian thực tập Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong với giúp đỡ phịng kế tốn hướng dẫn tận tình giáo em sâu tìm hiểu cơng tác kế tốn ngun vật liệu Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong Vận dụng kiến thức tiếp thu trường kết hợp với thực tế cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong em lựa chọn đề tài: : ”Kế toán nhập- xuất nguyên vật liệu Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong” Báo cáo gồm ba phần: Phần 1: Lý luận chung kế toán nguyên, vật liệu doanh nghiệp vừa nhỏ Phần 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu cơng ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu số ý kiến nhận xét NVL công tyTNHH Sản xuất Thương Mại Tân Phong Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn cô giáo Trần Thị Thu Phong, anh chị phịng kế tốn cơng ty nhiệt tình bảo truyền đạt ý kiến để em học tập hoàn thành chuyên đề báo cáo thực tập Tuy nhiên trình học tập, nghiên cứu tham khảo tào liệu,chắc chắn em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì em mong nhận giúp đỡ góp ý kiến từ phía Qúy thầy cô bạn Hà Nội, ngày… tháng… năm2014 Sinh viên Bùi Thị Hằng SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 PHẦN LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ 1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Ba yếu tố trình sản xuất, kinh doanh lao động, tư liệu lao động đối tượng lao động Nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất đối tượng lao động thể dạng vật chất hóa Nguyên vật liệu dạng tài sản vật chất thuộc loại hàng tồn kho Nó dạng tài sản lưu động, đối tượng lao động giữ vai trị phụ hoạt động sản xuất 1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu Một điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất đối tượng lao động Nguyên vật liệu đối tượng lao động thể dạng vật hóa như: bột, enzim… doanh nghiệp sản xuất thực phẩm, vải, …trong doanh nghiệp may mặc… Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu tham gia vào chu kì sản xuất định Dưới tác động lao động chúng bị tiêu hao tồn thay đổi hình thái vật chất ban đầu tao thực thể sản phẩm doanh nghiệp sản xuất vật chất Do khối lượng nguyên vật liệu sử dụng, định mức nguyên vật liệu tiêu dùng sở để tạo khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng Giá trị nguyên vật liệu tiêu dùng kết chuyển toàn vào chi phí hoạt động kỳ báo cáo tùy theo mục đích sử dụng nguyên vật liệu Giá trị nguyên vật liệu sử dụng để tạo thành chi phí ngun vật liệu ghi giảm sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích khoản bồi thường khác gắn với việc bồi thường sử dụng nguyên vật liệu 1.2 Nhiệm vụ, ý nghĩa hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp Để cung cấp đầy đủ kịp thời xác thông tin cho công tác quản lý nguyen vật liệutrong doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu phải thực nhiệm vụ chủ yếu sau: SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 • Ghi chép, tính tốn, phản ánh xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho • Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác, kịp thời số lượng giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu • Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, kinh doanh • Tính tốn phản ánh xác số lượng giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát kịp thời nguyên vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại xẩy 1.3 Phân loại nguyên vật liệu 1.3.1 Phân loại theo vai trò nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò tác dụng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh: • Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu tham gia vào trình sản xuất cấu thành thực thể vật chất, thực thể sản phẩm.Vì khái niệm ngun vật liệu gắn liền với doanh sản xuất cụ thể Trong doanh nghiệp Thương mại, dịch vụ không đặt khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ Nguyên vật liệu bao gồm bán thành phẩm mua vào với mục đích tiếp tục q trình sản xuất, chế tạo thành phẩm • Vật liệu phụ: loại vật liệu tham gia vào q trình sản xuất, khơng cấu thành thực thể sản phẩm Nhưng kết hợp với vật liệu làm thay đối màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngồi…tăng thêm chất lượng sản phẩm tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm thực bình thường phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ, kĩ thuật, bảo quản đóng gói, phục vụ q trình lao động • Nhiên liệu: Là thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trình sản xuất, kinh doanh.Tạo điều kiên cho trình sản xuất kinh doanh diễn bình thường Nhiên liệu tồn thể lỏng, rắn khí SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 • Phụ tùng thay thế: Là vật tư dùng để thay thế, sủa chữa máy móc thiết bị, phương tiên vận tải, cơng cụ dụng cụ sản xuất… • Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Là vật liệu thiết bị sử dụng cho công việc xây dựng Đối với thiết bị xây dựng bao gồm thiết bị cần lắp, cơng cụ, khí cụ vật kêt cấu dùng để lắp đặt vào cơng trình xây dựng • Vật liệu khác: loại vật liệu đặc trưng doanh nghiệp phế liệu thu hồi 1.3.2 Phân loại theo nguồn nhập nguyên vật liệu Ngoài cách phân loại phổ biến trên, kế tốn tiến hành phân loại NVL dựa vai trờ tác dụng nguyên vật liệu trình sản xuất kinh doanh: Đó dựa vào nguồn nhập nguyên vật liệu Căn vào nguồn hình thành mà nguyên vật liệu doanh nghiệp chia thành nhóm sau: • Nguồn ngun vật liệu nhập từ bên ngồi: Ngun vật liệu hình thành mua ngồi, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng… • Nguyên vật liệu tự chế: Là nguyên vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất Cách phân loại có ý nghĩa sở, làm cho việc lập kế hoạch thu mua kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, sở để xác định vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho 1.3.3 Sổ danh điểm nguyên vật liệu Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại nói đáp ứng nhu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán số lượng giá trị thứ nguyên vật liệu, sở phân loại theo vai trị cơng dụng ngun vật liệu.Các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu” Sổ xác định thơng tên gọi, kí mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch tốn danh điểm nguyên vật liệu SV: Bùi Thị Hằng - K19KT2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong cơng ty tiết kiệm chi phí thời gian vận chuyển NVL sản xuất Kế toán nên quy ước lại cách đánh số thứ tự Chứng từ gốc Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…, nên gắn thêm “năm tháng” “ PN/PX/[tháng][năm][số thứ tự lượt hàng nhập- xuất] ví dụ: PN021401 phiếu nhập kho tháng 02 năm 2014 Với cách ghi chép dễ nhớ việc quản lý kê khai, toán thuế Đồng thời xem xét tính chất loại NVL, xem NVL bảo quản kho, loại cần tách riêng kho, vừa tránh khỏi ảnh hưởng tác động NVL với Công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm NVL doanh nghiệp sử dụng nhiều loai NVL sở phân loại NVL để tránh nhầm lẫn, thiếu sót Cơng ty mã hóa NVL theo quy tắc: 152/mã loại/-mã kho/mã tên NVL cụ thể số thứ tên tài khoản nguyên vật liệu, số thứ tên loại nguyên vật liệu theo quy tắc :- Số : Vật liệu - Số : Vật liệu phụ - Số : Nhiên liệu - Số : Phụ tùng thay - Số : Vật liệu khác -……… số thứ mã kho theo kho 1: Kho Hà Nội (K1), kho 2: Tại Thành phố Hồ Chí Minh (K2) Số thứ tên loại nguyên vật liệu cụ thể với quy tắc lấy chữ viết tắt vật liệu để mã hóa VD: Với ngun vật liệu Thép chữ lấy từ kho sở Hà Nội để sản xuất sản phẩm, tiến hành mã hóa ta ghi chép sau : 1521-K1TC Đây sở tập hợp toàn số vật tư sử dụng doanh nghiệp Mã vật tư phải quy định thống Phân loại giúp doanh nghiệp quản lí NVL cách chặt chẽ thuận tiện Sinh viên: Bùi Thị Hằng 62 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Bảng 3.1 Hệ thống danh điểm nguyên vật liệu HỆ THỐNG DANH ĐIỂM NGUN VẬT LIỆU Kí hiệu Danh điểm Nhóm NVL 1521 1521-K1TC 1521-K1TPU … …… 1522 1522-K1Đ 1522K1MKS ………… 1523 1523-K1TĐ5 1523-K1TĐ3 1523-K1THT 1523-K1X ………… ……… Tên,quy cách, nhãn hiệu…của NVL NVL Thép chữ Tơn PU … NVL phụ Đinh Mika sữa …… Nhiên liệu Than đốt Than đốt Than hoạt tính Xăng ……… Đơn vị tính Đơn giá Ghi Kg Kg … … … … … … … Kg Tấm … … … … ……… ……… …… Kg Kg Kg Lít … … … … … … … … … … …… Ý kiến 2: Về hệ thống sổ kế tốn sử dụng cơng tác kế toán nguyên vật liệu Đối với bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn kho NVL Công ty nên mở thêm cột “Mã VL” vật liệu, để tiện quản lý Vì cơng ty sử dụng nhiều loại vật liệu mà đơi kế tốn viên bị tải gây khó khăn cho việc tổng hợp nguyên vật liệu cách xác, nên để tiên theo dõi loại vật liệu cách cụ thể xác hơn, đặc biệt để kế tốn khơng bị tình trạng q tải nhầm lẫn q trình hạch tốn Theo đó, mã vật liệu mã hóa cách lấy chữ vật liệu, ví dụ ống thép Φ140 viết OTΦ140 Sinh viên: Bùi Thị Hằng 63 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Bảng 3.2 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu Mẫu số S08-DN (theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng BTC Đơn vị: Địa chỉ: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 152 Tháng năm 2014 STT Tên hàng ĐVT Đơn Mã giá VL Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn Số Thành Số Thành Số Thành Số Thành lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền Ngày….tháng …năm… Người lập (Ký,họ tên) Kế tốn trưởng (Ký,họ tên) Ngồi ra, việc theo dõi chi tiết cụ thể cách xác vật liệu cơng ty chưa tồn diện.Cụ thể,những vật liệu mất, thừa, thiếu không công ty theo dõi suốt kì hạch tốn.Nếu để tình trạng kéo dài gây tổn thất cho cơng ty mà khơng biết lí Cuối tháng công ty không tiến hành kiểm kê lại vật liệu sử dụng tháng, lại vào cuối tháng để sử dụng cho tháng sau Số lượng vật liệu cuối kì khơng theo dõi gây khó khăn cho việc tính giá thành sản phẩm Trước khó khăn cơng ty cần xây dựng thêm số chứng từ để theo dõi cách cụ thể vật liệu công ty vào thời điểm khác Thứ để xác định số lượng, chất lượng giá trị vật tư có kho thời điểm kiểm kê mà thường cuối tháng cơng ty nên có Biên kiểm kê vật tư làm xác định trách nhiệm việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu tiến hành ghi sổ kế toán Sinh viên: Bùi Thị Hằng 64 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Bảng 3.3 Biên kiểm kê Mẫu số 05-VT Đơn vị: Địa chỉ: (theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM KÊ Thời điểm kiểm kê……… giờ…….ngày………tháng……năm…… Ban kiểm kê gồm: Ông/Bà: Chức vụ Đại diện Trưởng ban Ông/Bà: Chức vụ Đại diện Ủy viên Ông/Bà: Chức vụ Đại diện Ủy viên -Đã kiểm kê kho có mặt hàng đây: Số Tên,nhãn Mã Đơn vị Đơn Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất thứ tự hiệu, quy cách số tính giá Số lượng Thành Số lượng Thành Thừa Thiếu Còn tốt Kém Mất vật tư tiền tiền 100% phẩm phẩm Số lương Thành Số lượng Thành chất chất tiền tiền A B C D 10 11 12 … Cộng x X x X X X x x x x Giám đốc (Ý kiến giải số chênh lệch) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ngày ….tháng… năm… Trưởng ban kiểm kê (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Sinh viên: Bùi Thị Hằng 65 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Cách ghi chép sổ sau: Góc bên trái Biên kiểm kê vật tư vật tư ghi tên đơn vị, phận sử dụng Biên kiểm kê vật tư ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm thực kiểm kê Ban kiểm kê gồm Trưởng ban ủy viên Mỗi kho kiểm kê lập biên riêng Cột A,B, C, D: Ghi số thứ tự , tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính loại vật tư kiểm kê kho Cột 1: Ghi đơn giá thứ vật tư Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền loại vật tư theo sổ kế toán Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền loại vật tư theo kết kiểm kê Nếu thừa so với sổ kế toán (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, thiếu ghi cột 8, Số lượng vật tưthuwcj tế kiểm kê phân loại phẩm chất: - Tốt 100% ghi vào cột 10 - Kém phẩm chất ghi vào cột 11 - Mất phẩm chất ghi cột 12 Nếu có chênh lệch phải trình báo cho giám đốc doanh nghiệp ghi rõ ý kiến giải pháp số chênh lệch Biên lập thành bản: - phịng kế tốn lưu - thủ kho lưu Sau lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê thủ kho, kế toán trưởng ký vào biên (ký roc hị tên) Ngoài số trường hợp nhập kho vật liệu trình vận chuyển bị thay đổi phẩm chất nhà cung cấp nên công ty cần lập Biên kiểm nghiệm để theo dõi vật liệu nhập kho làm quy trách nhiệm toán bảo quản Sinh viên: Bùi Thị Hằng 66 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Bảng 3.4 Biên kiểm nghiệm vật tư Mẫu số S08-DN Đơn vị: Địa chỉ: (theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng BTC BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày… tháng… năm… Số:…… - Căn cứ……….số…… ngày……… tháng……… năm…………của…………… -Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/Bà Chức vụ Đại diện Trưởng ban + Ông/Bà Chức vụ Đại diện Ủy viên + Ông/Bà Chức vụ Đại diện Ủy viên Đã kiểm nghiệm loại: Kết kiểm nghiệm Phương Số Tên, nhãn hiệu, Mã thức TT quy cách vật tư số kiểm nghiệm A B C Đơn Số lượng vị theo số lượng tính chứng từ quy cách,phẩm chất D E Sơ lượng Ghi không quy cách, phẩm chất F Ý kiến ban kiểm nghiệm…………………………… Đại diện kỹ thuật (Ký,họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Mẫu bảng biểu áp dụng cho loại vật tư cần phải kiểm nghiệm trước nhập trường hợp: - Nhập kho với số lượng lớn - Các loại vật tư có tính chất lý,hóa phức tạp Sinh viên: Bùi Thị Hằng 67 Khóa luận tốt nghiệp - GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Các loại vật tư quý Những vật tư không cần kiểm nghiệm trước nhập kho, trình nhập kho phát có khác biệt lớn số lượng chất lượng hóa đơn thực nhập phải lập biên kiểm nghiệm Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách mã số cảu vật tư kiểm nghiệm Cột D: “Phương thức kiểm nghệm” ghi phương pháp kiểm nghiệm toàn diện hay xác suất Cột E: Ghi rõ đơn vị tính loại Cột 1: Ghi số lượng theo hóa đơn phiếu giao hàng Cột 2, 3: ghi kết thực tế kiểm nghiệm Ý kiến ban kiểm nghiệm: ghi rõ ý kiến số lượng, chất lượng, nguyên nhân vật tư không số lượng, quy cách, phẩm chất cách xử lý Biên kiểm nghiệm lập bản: - giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng - giao cho phịng, ban kế tốn Trường hợp vật tư không số lượng, quy các, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn, lập thêm liên, kem theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư để giải Công ty cần phải quản lý chặt chẽ chi phí thu mua ngun vật liệu Hiện nay, Cơng ty có đội ngũ nhân viên thu mua NVL xe vận tải nên Cơng ty phải kiểm sốt chi phí cho lần mua NVL, có chế quy trách nhiệm cụ thể tìm cách giảm tối đa chi phí để hạ thấp giá nguyên vật liệu nhập kho Khi nhập kho NVL Cơng ty phải kiểm tra số lượng, chất lượng,chủng loại NVL có đáp ứng u cầu sản xuất hay khơng, tránh tình trạng nhập vật liệu không đạt yêu cầu, đưa vào sản xuất sản phẩm hỏng nhiều để ứ đọng kho khơng sử dụng được, điều làm đội giá thành sản phẩm từ đầu vào Sinh viên: Bùi Thị Hằng 68 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Ý kiến 3: Xây dựng chế độ dự phịng giảm giá hàng tồn kho Trong tình hình kinh doanh doanh nghiệp không tránh khỏi tình trạng vật liệu bị giá, phẩm chất, lỗi thời hay bị hư hỏng trình bảo quản kho thời gian dài không sử dụng đến Nếu gây tổn thất lớn cho cơng ty khơng có khoản bù đắp, cơng ty cần xây dựng khoản dự phịng để khắc phục tình trạng trên, bù đắp cho khoản điều kiện khách quan Theo chế độ tài hành, đối tượng trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho bao gồm toàn nguyên vật liệu dùng cho sản xuất, vật tư, hàng hóa, thành phẩm tồn kho (gồm hàng tồn kho bị hư hỏng, phẩm chất,lạc hậu mốt, lạc hậu kĩ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển…) mà giá gốc ghi sổ kế toán cao giá trị thực Những loại hàng tồn kho phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định Bộ tài chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho, thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp tồn kho thời điểm lập báo cáo tài trường hợp nguyên vật liệu có giá trị thực thấp so với giá gốc giá bán sản phẩm, dịch vụ sản xuất từ nguyên vật liệu khơng bị giảm giá khơng trích lập dự phịng giảm giá ngun vật liệu tồn kho Mức trích lập dự phịng loại hàng tồn kho tính theo cơng thức sau: Mức dự Lượng hàng tồn Mức chênh lệch giá phòng giảm kho loại thực gốc theo sổ kế toán lớn giá loại = tế tồn kho tai thời x giá trị thực hàng tồn kho điểm lập báo cáo loại cần lập tài hàng tồn kho Trong đó, giá gốc hàng tồn kho giá thực tế hàng tồn kho ghi sổ kế tốnvaf gi trị thực hàng tồn kho (giá trị dự phịng thu hồi) gá bán (ước tính) hàng tồn kho trừ (-) chi phí để hồn thành sản phẩm chi phí tiêu thụ (ước tính) Sinh viên: Bùi Thị Hằng 69 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Tại thời điểm lập dự phòng, số dự phịng giảm giá phải trích lập bừng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cịn lại, doanh nghiệp khơng phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập cao số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại, phần chênh lệch lớn doanh nghiệp phép trích lập thêm vào giá vốn hàng bán kỳ Ngược lại, nế số dự phòng phải trích lập thấp số dư khoản dự phịng giảm giá tồn kho lại, phần chênh lệch doanh nghiệp hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán kỳ Đối với giá trị tổn thất thực tế hàng tồn đọng, không thu hồi (do hết hạn sử dụng, mấ phẩm chất, dịch bệnh, hư hỏng, khơng cịn giá trị sử dụng…) có định xử lý hủy bỏ, sau bù đắp nguồ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào giá vốn hàng bán doanh nghiệp Để theo dõi tình hình trích lập hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, kế tốn sử dụng tài khoản 159 “dự phịng giảm giá hàng tồn kho” Kết ccaaus nội dung phản ánh tài khoản sau: Bên Nợ: hoàn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho khơng dùng đến Bên Có: trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho kỳ kế tốn tới Dư Có:phản ánh số dự phòng gian=mr giá hàng tồn kho *Phương pháp kế tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho Cuối kỳ kế toán (quý,năm), tiến hành so sánh sơ dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trích lập cuối kỳ trước cịn lại với số dự phịng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cho kỳ tới, số dự phòng kỳ trước lại lớn số dự phịng phải trích lập cho kỳ tới, kế tốn phả hồn nhập số chênh lệch thừa bút toán: Nợ TK 159 (chi tiết loại): hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho khơng dùng đến Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán kỳ Sinh viên: Bùi Thị Hằng 70 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong Trường hợp số dự phịng giảm giá hàng tồn kho phỉa trích lập cho kỳ kế tốn tới lớn số dự phịng kỳ trước lại, số chênh lệch kế tốn trích bổ sung vào giá vốn hàng bán bút toán: Nợ TK 632: tăng giá vốn hàng bán kỳ Có Tk 159 (chi tiết loại): trích bổ sung khoản dự phịng Trong kỳ kế tốn tiếp theo, đối tượng đẫ trích lập dự phịng giảm giá từ cuối kỳ trước (từng loại hàng tồn kho) sử dụng (đã bán hay sử dụng cho hoạt động sản xuất – kinh doanh,…), khoản dự phịng giảm giá lập dùng phải hồn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán Cụ thể, xuất dùng hay xuất bán loại hàng tồn kho lập dự phịng giảm giá, kể s tốn ghi bút toán sau: - Phản ánh giá gốc hàng tồn kho sử dụng: Nợ TK 632: tăng giá vốn hàng bán (nếu tiêu thụ), Nợ Tk tập hợp chi phí (641,642…): tăng chi phí hoạt đọng sản xuất – kinh doanh (nếu sử dụng cho sản xuất – kinh doanh)… Có TK 152: giá gốc ghi sổ hàng tồn kho sử dụng kỳ - Hồn nhập số dự phịng giảm giá lập số hàng tồn kho sử dụng kỳ: Nợ TK 159 (chi tiết loại);hoàn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: giảm giá vốn hàng bán kỳ Cuối kỳ kế toán tiếp theo: tiến hành so sánh số dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại với dự phòng phải trích cho kỳ kế tốn tới ghi bút tốn hồn nhập hay trích lập tương tự kỳ kế tốn trước Sinh viên: Bùi Thị Hằng 71 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Thu Phong KẾT LUẬN Nguyên vật liệu thành phần quan trọng sản xuất kinh doanh Ở doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu mối quan tâm hàng đầu nhà quản lý Mặt khác, vật tư phận hàng tồn kho Do đó, để phản ánh cách đầy đủ xác tình hình biến động nguyên vật liệu, số lượng, chất lượng chủng loại, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm địi hỏi việc tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu phải ln ln cải tiến phát huy cách có hiệu lực cơng cụ kế tốn nói chung kế tốn vật liệu nói riêng Mặc dù vật liệu Cơng ty đa dạng, nhiều loại có giá trị cao biến động, với động sáng tạo Ban Giám đốc cộng với giúp đỡ đơn vị trực thuộc nỗ lực phấn đấu tồn thể cán cơng nhân viên phịng Vật tư giới, Công ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong đáp ứng đủ nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất Từ đó, Cơng ty phát triển không ngừng công ăn việc làm cho cán cơng nhân viên tồn Cơng ty thực nghĩa vụ ngân sách Nhà nước đầy đủ hạn Cùng với phát triển Cơng ty, hệ thống quản lý nói chung máy kế tốn nói riêng, đặc biệt phần hành kế tốn vật tư khơng ngừng thực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời cho trình sản xuất hoạt động liên tục Song bên cạnh ưu điểm cịn có số hạn chế trình bày Trong phân tích tình hình thực tế cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty kết hợp với việc nghiên cứu sở lý luận bản, em xin mạnh dạn đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện thêm bước cơng tác tổ chức hạch tốn ngun vật liệu Cơng ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong Vì điều kiện trình độ thời gian có hạn, em mong đóng góp ý kiến thầy giáo cán kế tốn Công ty Em xin chân thành cám ơn giúp đỡ nhiệt tình Cơ Trần Thị Thu Phong anh chị, phịng kế tốn Cơng ty TNHH Thương Mại Sản Xuất Tân Phong giúp em hoàn thành báo cáo thực tập cuối khóa Hà Nội, ngày 10 tháng 06 năm 2014 Sinh viên: Bùi Thị Hằng 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Cơng , (2009), Kế tốn tài phần 1, Nhà xuất Tài Nguy ễn Th ị Đơng, (2007), K ế tốn doanh nghiệp, NXB ĐH Kinh t ế Qu ốc Dân B ộ T ài Chính (2006), Chế độ kế tốn doanh nghiệp (Quy ển 1) - Hệ th ống t ài khoản k ế to án, NXB Tài Ch ính B ộ T ài Chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghi ệp (Quy ển 2) - Báo cáo t ài ch ính chứng t v s ổ s ách k ế to án, NXB Tài Chính B ộ T ài Chính (2009), Thơng tư số 244/2009/TT – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 BTC v ề hướng d ẫn sửa đ ổi, bổ sung Chế độ kế toán doanh nghiệp Bộ Tài Chính (2010), Thơng tư số 130/2008/TT – BTC ngày 28 tháng năm 2010 BTC hướng dẫn thi hành Ngh ị đ ịnh số 51/2010/NĐ - CP ngày 14 tháng năm 2010 Chính phủ qui định v ề hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng d ịch vụ Bộ Tài Chính 2009 26 chuẩn mực kế tốn Việt Nam tồn thơng tư hưỡng dẫn chuẩn mực NXB Thống kê Quy định, chế độ: Quyết định số QĐ48/2006/QĐ-BTC Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ vừa Quyết định số 144/2001/QĐ – BTC ban hành công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam Bộ trưởng Bộ Tài Thơng tư 89/2002/TT-BTC hưỡng dẫn kế tốn thực bốn chuẩn mực kế tốn Tài liệu cơng ty Phịng Tài – Kế tốn, “Báo cáo tổng kết tồn cơng ty năm 2009”, Hà Nội – 2009 Sinh viên: Bùi Thị Hằng Phịng Tài – Kế tốn, Báo cáo tổng kết tồn cơng ty năm 2010”, Hà Nội – 2010 Phòng Tổ chức – Hành chính, “ Điều lệ cơng ty”, Hà Nội – 2009 Phịng Tài – Kế tốn, “Hồ sơ kê khai nộp thuế”, Hà Nội – 2008 Các sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết liên quan đến phần hành NVL từ năm 2009 đến Tài liệu số liệu từ chứng từ kế toán liên quan đến phần hành NVL từ năm 2009 đến Một số báo cáo khác Sinh viên: Bùi Thị Hằng NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỠNG DẪN Hà Nội, ngày … tháng … năm 2014 Sinh viên: Bùi Thị Hằng NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Hà Nội, ngày … tháng … năm 2014 Sinh viên: Bùi Thị Hằng