Lời nói đầu Trong công xây dựng bảo vệ tổ quốc Có nhiều hoạt động xà hội đợc nhà nớc phủ quan tâm nh : y tế, giáo dục hoạt động đợc nhà nớc quan tâm, võa mang tÝnh x· héi võa thĨ hiƯn trun thèng uống nớc nhớ nguồn dân tộc ta quan tâm Đảng nhà n dân tộc ta quan tâm Đảng nhà n ớc tới lĩnh vực lạo động thơng binh xà hội Trong ngành lao động thơng binh - xà hội tỉnh Bắc Ninh đà có ®ãng gãp to lín sù nghiƯp ph¸t triĨn cđa ®Êt níc nãi chung vµ lÜnh vùc lao ®éng th thơng binh xà hội nói riêng Và 58 năm xây dựng trởng thành, ngành lao động th thơng binh xà hội tỉnh Bắc Ninh đà không ngừng đổi đội ngũ cán cho phù hợp với tình hình phát triển đất nớc nhiệm vụ Nhng qua 13 năm chuyển đổi chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang chế thị trờng có quản lý nhà nớc, theo định hớng xà hội chủ nghĩa đà thu đợc nhiều thành tựu to lín trªn lÜnh vùc kinh tÕ – th x· hội Do đời sống nhân dân có nhiều thay đổi Nên phát sinh nhiều nhiệm vụ đòi hỏi phải giải Cùng với phát triển khoa häc kü thuËt nãi chung vµ lÜnh vùc lao động xà hội nói riêng làm cho cấu cán ngành không thích hợp Trớc tình hình đó, yêu cầu xếp lại cấu cán công chức, viên chức ngành Lao động th thơng binh xà hội cần thiết, nhằm nâng cao chất lợng ngành Sau thời gian học tập nghiên cứu trờng Đại học Kinh tế quốc dân qua khảo sát thực tế cấu cán sở Lao động th th ơng binh xà hội tỉnh Bắc Ninh em đà chọn đề tài Hoàn thiện cấu tổ chức cán ngành Lao động th th ơng binh xà hội tỉnh Bắc Ninh dân tộc ta quan tâm Đảng nhà n làm chuyên đề thực tập Vì hạn chế mặt thời gian trình độ nhận thức nên viết không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Rất mong góp ý thầy cô cán ngành Lao động th thơng binh xà hội Em xin chân thành cảm ơn thầy Trần Xuân Cần, thầy cô khoa Kinh tế lao động dân số trờng Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, cán bộ, công chức, viên chức ngành Lao động th thơng binh xà hội tỉnh Bắc Ninh Phần I : Những vấn đề cấu tổ chức cán công nhân viên tổ chức I Những khái niệm Khái niệm cấu tổ chức 1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức máy đơn vị (cơ cấu tổ chức quản trị) tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm bảo đảm thực chức quản trị phục vụ mục đích chung đà xác định đơn vị -2- Cơ cấu tổ chức cho phép tổ chức sử dụng hợp lý nguồn nhân lực th phân bổ nguồn nhân lực nguồn lực khác cho phận công viƯc thĨ Nã cịng cho phÐp chóng ta x¸c định rõ mối tơng quan hoạt động cụ thể trách nhiệm quyền hạn gắn liền với cá nhân, phân hệ cấu th xác định rõ trách nhiệm cách thức thể vai trò mỗ thành viên theo quy chế mô tả công việc, xơ đồ tổ chức hệ thống phân cấp quyền hạn tổ chức Nó trợ giúp cho việc định luồng thông tin rõ ràng Nó giúp xác định cấu quyền lực cho tổ chức 1.2 Những thành phần cđa c¬ cÊu tỉ chøc C¬ cÊu cđa mét tổ chức gồm có bốn yếu tố : 1.2.1 Chuyên môn hoá Chuyên môn hoá trình nhận diện công việc cụ thể phân công cá nhân hay nhóm làm việc đà đợc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do tổ chức, cá nhân hay nhóm làm việc chuyên sâu vào công việc hay công đoạn trình sản xuất 1.2.2 Tiêu chuẩn hoá Tiêu chuẩn hoá trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo nhân viên hoàn thành công việc họ theo cách thức thống thích hợp Quy trình tác động vào nhân viên nh chế mà công việc không đợc tiêu chuẩn hoá tổ chức đạt đợc mục tiêu Các tiêu chuẩn cho phép nhà quản trị đo lờng thành tích nhân viên Đồng thời với mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc sở để tuyển chọn nhân viên cho tổ chức 1.2.3 Sự phối hợp Phối hợp thủ tục thức phi thức để liên kết hoạt động nhóm riêng rẽ tổ chức đảm nhiệm Trong tổ chức quan liêu, quy định, quy chế đà đủ để liên kết hoạt động Còn tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có phối hợp cách linh hoạt việc giải vấn đề toàn đơn vị, đòi hỏi sẵn lòng chia sẻ trách nhiệm truyền thống cách có hiệu thành viên tổ chức 1.2.4 Quyền lực Quyền lực quyền định điều khiển hoạt động ngời khác Mỗi tổ chức thờng có cách thức phân bố quyền lực khác Trong tổ chức phi tập chung, số quyền định đợc uỷ quyền cho cấp dới ngợc lại, tổ chức tập quyền quyền định đợc tập trung vào nhà quản trị cao cấp -3- Ngày tổ chức thờng kết hợp hai khuynh hớng cách tập trung số chức đó, đồng thời tiến hành phân tán số chức khác Phân loại cấu tổ chức Có bốn hình thức cấu tổ chức - Cơ cấu theo chức - Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ - Cơ cấu theo phạm vị, địa lý - Cơ cấu ma trận 2.1 Cơ cấu theo chức Các chức phần việc đợc tiến hành tổ chức nh chức tài chính, chức tổ chức, chức kế hoạch, chức sản xuất Cơ cấu chức phân công thành viên theo lĩnh vực chuyên môn mà họ tinh thông, nguồn lực giúp họ hoàn thành công việc tổ chức Các phận chức đợc phân chia tuỳ theo tính chất tổ chức Chẳng hạn phận chức quan hành nghiệp nhà nớc đợc phân chia khác hẳn so với doanh nghiệp sản xuất vật chất LÃnh đạo Bộ phận chức I Bộ phận chức II * Những u, nhợc điểm cấu theo chức Ưu điểm : Sơ đồ Cơ cấu tổ chức theo chức 1,2,3,4 cácnhiệm phận thực nhỏ - Cơ cấu phân chia vụ rõhiện ràngtheo thíchchức hợpnăng với lĩnh vực cá nhân đợc đào tạo -4- - Tập trung quyền lực quyền định vào quản trị gia cao cấp Việc định thuộc nhà quản trị đứng đầu phận cấp họ Do họ định cách nhanh chóng kịp thời - Cơ cấu chức cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí cấu trúc đơn giản, mặt khác thành viên tổ chức có hội nâng cao kỹ tay nghề lĩnh vực chuyên môn họ gia tăng hiệu hoạt động thông qua phối hợp với đồng nghiệp cïng mét bé phËn - C¬ cÊu cung cÊp đào tạo tốt cho nhà phụ trách chuyển dịch từ họ học vào hành động tổ chức Nhợc điểm : - Cơ cấp thúc đẩy đào tạo hẹp cho cá nhân dẫn tới công việc nhàm chán mét tun - Khi tỉ chøc ph¸t triĨn víi quy mô lớn việc định trở nên khó khăn, phức tạp hơn, trình phải qua nhiều tầng nấc, có mâu thuẫn phận trình phức tạp, tốn thời gian - Các nhà quản trị gia nhiều thời gian, sức lực để phối hợp hoạt động thành viên thuộc phận khác Đồng thời nhà quản trị nhân viên phận thờng trú trọng vào mục tiêu phận mà họ làm mục tiêu chung tổ chức Do lÃnh đạo lo lắng cho phận mà họ phụ trách nên kho đồng tình với quan điểm nhà quản trị khác Trong đó, trung thành với phận họ nên nhân viên khó hợp tác với nhân viên phận khác 2.2 Cơ cấu theo khu vực địa lý Cơ cấu chức theo khu vực địa lý thờng đợc đơn vị lớn áp dụng, hoạt động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác Tại khu vục địa lý có đơn vị nhỏ, Ngời lÃnh đạo đơn vị nhỏ đợc giao quyền đảm nhiệm thực tất chức nh đơn vị lớn nhng với quy mô nhỏ Mỗi đơn vị tổ chức hoạt động khu vực địa lý trực sát biến động đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng Về mặt sản xuất, nhà máy đặt khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu tiết kiệm đợc chi phí giá nguyên liệu, chi phí vận chuyển sử dụng đợc lao động chỗ Đồng thời dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu mÃi đợc tiến hành phù hợp với khách hàng sở Cơ cấu theo khu vực địa lý thờng đợc ¸p dơng viƯc tỉ chøc bé m¸y chÝnh qun nớc, áp dụng công ty lớn, tập đoàn, ngành kinh tế th xà hội Văn phòng trung tâm -5- * Ưu nhợc điểm cấu theo vùng địa lý : Ưu điểm : - Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt đợc biến động cách nhanh để có định hợp thời đáp ứng đợc nhu cầu khu vực - Tại vùng thờng có nguồn nguyên liệu nhân lực dồi sử dụng chỗ vừa tiết kiệm đợc kinh phí, vừa hạn chế đợc việc điều động nhân lực - Các nhà quản trị phát triển đợc kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật để giải vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế Nhợc điểm : - Tất phận chức đợc thiết lập văn phòng khu vực cấu tổ chức cồng kềnh - Rất dễ xảy xung đột mục tiêu văn phòng khu vực với mục tiêu chung tổ chức - Tổ chức phải đề nhiều quy chế quy định để phối hợp đảm bảo thống phận khu vực - Cơ cấu không khuyến khích nhân viên phát triển kiến thức giải vấn đề khu vực khác 2.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ LÃnh đạo Sản phẩn dịch vụ X Sản phẩn dịch vụ Y 3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phân chia tổ chức thành đơn Cơ phẩn dịchhay vụ dịch vụ Cơ vị chuyên trách thiết kế, Sơ sảnđồxuất vàcấu tiêutheo thụsản sảnhay phẩm phận cấu theo mô hình tỏ rất1,2,3 phù hợp vớibọcác đơnchức vị, tổ chức có quy mô lớn Trong đơn vị tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ phải diện đầy đủ phận chức phục vụ cho hoạt động đơn vị * Ưu nhợc điểm cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ Ưu điểm : -6- - Gia tăng chuyên môn hoá cấu cho phép nhà quản trị nhân viên phận tập trung vào tuyến sản phẩn hay dịch vụ mà họ đảm nhận - Cho phép xác định cách xác yếu tố : chi phí, lợi nhuận, vấn đề cần giải khả thành công tuyến sản phẩn hay dịch vụ - Chó phép phận phát huy tối đa khả cạnh tranh hay lợi chiến lợc sản phẩn hay dịch vụ - Do trọng vào vài sản phẩn hay dịch vụ nên nhà quản trị trì tính linh hoạt, phản ứng kịp thời với thay đổi nhu cầu tiêu dùng thay đổi môi trờng Nhợc điểm : - Sử dụng không hiệu nguồn lực tổ chức, phải thờng tổ chức tất phận chức cho tuyến sản phẩn hay dịch vụ Nếu sản phẩn hay dịch vụ có tính mùa vụ cao gây lÃng phí nhân công - Rất khó phối hợp cá phận sản phẩn nhân viên thờng trọng vào sản phẩn hay dịch vụ họ mục tiêu toàn tổ chức Tình trạng làm giảm khả cạnh tranh chung tổ chức khó khăn Khi điều động nguồn lực từ sản phẩn hay dịch vụ mạch chi viện tăng cờng cho sản phẩn hay dịch vụ yếu - Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ giảm điều động nhân nội Bởi nhân viên tập trung vào sản phẩn hay dịch vụ nên họ trọng phát triển kỹ cần thiết cho loại sản phẩn hay dịch vụ Sự chuyên môn hoá không cho phép họ thuyên chuyển sang chức vụ thuộc sản phẩn khác - Có thể lÃnh đạo cấp cao đặt tiêu chuẩn chung cho tất tuyến sản phẩn hay dịch vụ tổ chức mà không quan tâm đến đặc điểm đơn vị khác Trong ngành Y tế nớc ta thờng áp dụng cấu việc quản lý bệnh viện chuyên khoa 2.4 Cơ cÊu tỉ chøc ma trËn C¬ cÊu tỉ chøc ma trận loại cấu tổ chức dựa hệ thống quyền lực hỗ trợ nhiều chiều Cơ cấu tạo phận chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động phận khác phân chia quyền lực với tất lÃnh đạo phận theo chức lÃnh đạo phận theo sản phẩn hay dịch vụ Trong mét c¬ cÊu ma trËn cã hai tun qun lùc, tuyến chức hoạt động theo chiều dọc tuyến sản phẩn hay dịch vụ hoạt động theo chiều ngang Bởi cấu ma trận tồn ba tập hợp mối quan hệ đơn tuyến -7- - Các mối quan hệ lÃnh đạo phận chịu trách nhiệm phối hợp ngời đứng đầu cân hai tuyến quyền lực với lÃnh đạo phận theo chức lÃnh đạo phận theo sản phẩn hay dịch vụ - Các mối quan hệ lÃnh đạo phận chức lÃnh đạo phận theo sản phẩn hay dịch vụ - Các mối quan hệ cấp dới cá phận Cơ cấu ma trận đợc sáng tạo nhằm tận dụng lợi điểm mô hình cấu tổ chức theo chức mồ hình tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ, đồng thời tối thiểu hoá bất lợi chúng Cơ cấu phá vỡ rào cản cách cho phép nhân viên từ phận chức khác đóng góp kỹ họ việc giải vấn đề chung tổ chức Do đó, làm tăng khả sử dụng nguồn lực nhằm thích nghi với tác động môi trờng Đây cấu tổ chức phức tạp đòi hỏi phối hợp thành viên phận cao LÃnh đạo LÃnh đạo phận phối hợpLÃnh đạo chức LÃnh đạo chức LÃnh đạo chức * Những u nhợc điểm trận Sơ đồ Cơ cÊu cÊu tỉ tỉ chøc chøc ma trËn 1,2 lµ phụ trách dự án sản phẩn hay dịch vụ Ưu điểm : - Kết hợp sức mạnh hạn chế yếu điểm cấu chức cấu theo sản phẩn hay dịch vụ Đồng thời nhà quản trị rút đợc nhiều kỹ -8- chuyên môn từ nhiều lĩnh vực khác đó, họ giải vấn đề phức tạp với hiệu tối đa - Thúc đẩy hợp tác phận tổ chức Do điều động nhân phận cách dễ dàng Nhợc điểm : - Quyền lực trách nhiệm nhà lÃnh đạo phận trùng tạo xung đột khoảng cách nỗ lực đơn vị không quán - Đây cấu cồng kềnh không kinh tế Hơn nữa, nhiều không thống mệnh lệnh lÃnh đạo phận Làm cho nhiều nhân viên phó xử Những yếu tố ảnh hởng cấu tổ chức 3.1 Mục đích cấu tổ chức Mỗi tổ chức có mục đích riêng Và để đạt đợc mục đích phải có phơng tiện định nh : ngời, sở vật chất, phơng pháp trong phơng tiện quan trọng hình thức tổ chức cấu máy cán Và cấu tổ chức đợc hình thành, thiết lập phục vụ cho nhu cầu, nhiệm vụ nhà quản lý Mục đích tổ chức định cấu tổ chức Sự thiết lập cấu đà phân chia công việc tổ chức, cho phép chuyên môn hoá tiêu chuẩn hoá hoạt động Mỗi tổ chức có hình thức hoạt động khác dẫn đến cấu tổ chức cán khác Và cấu tổ chức đợc thiết lập phải phục vụ cho mục đích định Mà mục đích tổ chức định hình thức tổ chức máy 3.2 Quan điểm hình thành tổ chức Thứ , việc hình thành c¬ cÊu tỉ chøc cho mét c¬ cÊu tỉ chøc việc xác định mục tiêu phơng hớng phát triển Trên sở tiến hành tập hợp cụ thể yếu tố tổ chức tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Đây quan điểm theo phơng pháp diễn giải từ tổng hợp đến chi tiết, đợc áp dụng cho tổ chức hoạt động Thứ hai, việc hình thành cÊu tỉ chøc cđa mét tỉ chøc tríc hÕt ph¶i đợc việc mô tả chi tiết hoạt động đối tợng quản trị xác lập tất mối liên hệ thông tin Rồi sau hình thành cấu tổ chức, quản trị Quan điểm dùng phơng pháp quy lạp từ chi tiết đến tổng hợp áp dụng cho trờng hợp hình thành cấu tổ chức Thứ ba, việc hình thành cấu tổ chức theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa có kết hợp hợp lý hai quan điểm Trớc hết phải đa kết luận có tính nguyên tắc nhằm hình thành hay hoàn thiện cấu tổ chức quản trị, sau -9- tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết cho phận cấu, soạn thảo ®iỊu lƯ, quy chÕ, néi q cho c¸c bé phËn cấu đồng thời xác lập kênh thông tin cần thiết Nh vậy, toàn công việc nghiên cứu chi tiết tiếp tục làm sáng tổ, cụ thể hoá kết luận đà đợc khẳng định Quan điểm đạt hiệu việc hoàn thiện cấu tổ chức đà có quan tâm thờng xuyên, có tổng kết đánh giá nghiêm túc đắn tổ chức 3.3 Phơng pháp hình thành cấu tổ chức 3.3.1 Phơng pháp tơng tự Đây phơng pháp hình thành cấu tổ chức dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trớc có yếu tố tợng tự với cấu tổ chức hình thành Cơ sở phơng pháp lý luận để xác định tơng tự phân loại đối tợng quản trị vào dấu hiệu định Nh tính đồng kết cuối hoạt động, tính đồng chức quản trị đợc thực hiện, chịu ảnh hởng nhân tố giống Điểm bật phơng pháp trình hình thành cÊu nhanh, chi phÝ thiÕt kÕ c¬ cÊu yÕu tè, thừa kế có phân tích kinh nghiệm quý báu khứ Đây phơng pháp đợc áp dụng phổ biến Tuy vậy, phải ngăn ngừa chép kinh nghiệm cách máy móc, phải phân tích điều kiện thực tế cấu tổ chức 3.3.2 Phơng pháp phân tích theo yếu tố Đây phơng pháp khoa học đợc ứng dụng rộng rÃi cho cấp, đối tợng quản trị Phơng pháp thờng đợc chia thành ba giai đoạn đợc biểu diễn sơ đồ Sẽ xảy hai trêng hỵp : 3.3.2.1 Trêng hỵp thø nhÊt : Đối với việc hoàn thiện cấu tổ chức hoạt động Việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị hành đợc bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lỡng cấu tiến hành đánh giá hoạt động theo định Để làm đợc điều ngời ta biểu thị cấu tổ chức hành phận dới dạng sơ đồ Từ sơ đồ ®ã chØ râ quan hƯ phơ thc cđa tõng bé phận chức mà phải thi hành Nội dung phân tích Cơ cấu tổ chức hoạt động bao gồm : Phân tích tình hình thực chức đà quy định cho phận, nhân viên máy quản trị Phân tích khối lợng công tác phận, ngời, phát khâu yếu việc phân bố khối lợng công việc quản lý - Phân tích tình hình phân định chức kết việc thực chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang, dọc cấu - 10 - - Phân tích việc chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản trị - Phân tích việc thực văn kiện, tài liệu, quy định ràng buộc quan quản lý vĩ mô nội cấu tổ chức đơn vị - Phân tích tình hình tăng giảm số lợng tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lơng cán gián tiếp giá thành sản phẩn - Phân tích phù hợp trình độ cán bộ, nhân viên hiên có (cơ cấu trình độ nghề nghiệp) với yêu cầu công việc - Phân tích nhân tố khách quan có tác động tích cực tiêu cực đến việc trì ổn định tổ chức Kết phân tích nhận xét đánh giá mặt hợp lý cha hợp lý cấu hành, sở dự thảo cấu tổ chức 3.3.2.2 Trờng hợp hình thành cấu tổ chức Bớc : Dựa vào tài liệu ban đầu, văn hớng dẫn quan quản lý vĩ mô, quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cấu tổ chức tổng quát xác định đặc trng cấu tổ chức : kết việc thực giai đoạn I xây dựng mục tiêu tổ chức; xây dựng phân hệ chức nhằm đảm bảo thực mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho cấp quản trị; xác lập mối quan hệ phận quan cấp trên, đơn vị hiệp tác bệ ngoài; xác định nhu cầu bảo đảm cán thông tin Nh vậy, bớc giải vấn đề có tính chất định tính cấu tổ chức Bớc : Xác định phận, thành phần cấu tổ chức xác lập mối quan hệ phận Nội dụng bớc đợc thể việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức chơng trình mục tiêu Cơ sở để xác định thành phần phận cấu cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản trị, phân cấp phân chia hợp lý chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho phận Điều quan trọng tập hợp phân tích dấu hiệu ảnh hởng tới cấu tổ chức Bớc : Những công việc cụ thể bớc phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, định số lợng cán bộ, nhân viên phận cấu tổ chức Từ xây dựng điều lệ, thủ tục, quy tắc, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cấu tổ chức đạt hiệu cao Phơng pháp phân tích theo yếu tố Giai đoạn Giai đoạn Giai đoạn - 11 định trhệ ng Quy định yếu tố động cấu của(chức cấunăng, tổ chức nhiệm quản vụ,lýquyền (diều lệ, hạn) nội Xây Xácdựng định sơ đô kết cấu Xácluận tổng định có quát tính thành chấtXác phần nguyên Xác cho định tắc cáccủa mối đặc tổ phận liên chức cấu cáchoạt phận