Khái niệm, đặc điểm của vật liệu
ở giai đoạn hiện nay, mọi thành phần kinh tế đều phải tự trang trải mọi khoản chi phí, thực hiện đầy đủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế, quản lý và giám đốc bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm Nguyên vật liệu nào cũng là đối tợng lao động song không phải bất cứ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu Chỉ khi đối tợng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con ngời khi đó mới trở thành nguyên vật liệu.
Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Về mặt giá trị vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
3 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuÊt
Trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lợng của sản phẩm mà còn ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm tạo ra Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, có đa dạng phong phú thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt đợc yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày một cao của xã hội.
Nh vậy vật liệu có một vị trí quan trọng không thể phủ nhận đợc trong quá trình sản xuất Xuất phát từ tầm quan trọng trên, việc giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn vị sản phẩm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản lý sản xuất kinh doanh Điều đó sẽ làm hạ thấp chi phí sản xuất,hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp đồng thời với một lợng chi phí vật liệu không đổi có thể làm ra đợc nhiều sản phẩm tức là hiệu quả đồng vốn đợc nâng cao.
Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài sản lu động do vậy thờng xuyên biến động Do đó để tăng c- ờng công tác quản lý, việc quản lý vật liệu phải đợc quản lý chạt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sản xuất vật liệu nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất
Trong khâu thu mua vật liệu phải quản lý về khối lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua Thực hiện kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, h hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu cũng ảnh hởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuÊt kinh doanh.
Trong khâu dự trữ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định đợc mức tối đa, tối thiểu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất.
Tóm lại vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng cao và tạo đợc uy tín trên thị trờng nhất định phải tổ chức tốt khâu quản lý vật liệu.
5 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu
Xuất phát từ vai trò của vật liệu ta thấy nhiệm vụ của các doanh nghiệp trong việc quản lý vật liệu không kém phần quan trọng, riêng đối với kế toán vật liệu thờng theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ sẽ đa ra những số liệu kế toán giúp ng- ời quản lý có một định hớng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản xuất Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời sẽ ảnh hởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính gía thành hay quyết định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu.
Việc dùng thớc đo tiền tệ để giám đốc tình hình thu, dự trữ, tiêu hao vật liệu sẽ ngăn ngừa, xử lý đợc những trờng hợp sử dụng lãng phí, phi pháp vật liệu, tiết kiệm đợc chi phí không cần thiết trong quá trình trên.
Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuÊt
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết kiệm lao động xã hội Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các khoản chi phí.
Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp, ngoài ra nó là bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho ở doanh nghiệp Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng việc cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi Trong cuộc chạy đua này, ai biết tổ chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt động, không có bộ phận nào dừng thì doanh nhiệp đó sẽ đứng vững và phát triển Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử dụng tốt sẽ tạo cho
0 1 các yếu tố đầu ra những cơ hội tốt để tiêu thụ Chính vì vậy trong suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lợng vật liệu mua vào, xuất dùng để đảm bảo cho chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ, đó là:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho doanh nghiệp, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- áp dụng đúng đắn các phơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết để ghi chép phản ánh, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Thực hiện hạch toán hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, tính toán xác định chính xác số lợng giá trị vật liệu cho các đối t- ợng sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
-Tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nớc quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạo, tiến hành phân tích đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý.
II/ Phân loại và đánh giá vật liệu
Phân loại vật liệu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng thứ, loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu có cùng một tiêu thức nào đó vào một loại Đối với vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm: nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí; Bông trong các nhà máy sợi; Gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào nguyên vật liệu chính, nh: bàn đạp, khung xe đạp trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật kết cấu trong xây dựng cơ bản.
- Vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nhng nó không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm; nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, xà phòng
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt
- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải nh vòng bi, xăm lốp, vòng đệm
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phơng tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp nh vật kết cấu, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
Phế liệu: gồm những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm, nó đã mất hoàn toàn hoặc một phần lớn giá trị sử dụng ban đầu nh gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Trên thực tế việc sắp xếp vật liệu theo từng loại nh đã trình bày ở trên là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, bởi vì có thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhng ở đơn vị khác lại là vật liệu phụ Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý vật liệu cần đợc phân chia một cách chi tiết hơn theo các tính năng, quy cách, phẩm chất Trên cở sở đó xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó vật liệu đợc chia thành từng loại,nhóm, thứ Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tìm ra các biện pháp hợp lý trong việc tổ chức quản lý và sử dụng vật liệu có hiệu quả.
Đánh giá vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định Về nguyên tắc nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển) Do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng, giảm trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về nguyên vật liệu, do vậy trong công tác thực tế về hạch
3 1 toán nguyên vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ hạch toán).
2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.1.1 Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc phản ánh theo từng nguồn nhập:
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị nguyên vật liệu mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào.
- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị nguyên vật liệu mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến và chi phí chÕ biÕn.
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến (theo hợp đồng gia công)
+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá thực tế đợc các bên tham gia góp vốn thống nhất định giá.
2.1.1 Giá thực tế xuất kho:
Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau Tuỳ théo đặc điểm từng doanh nghiệp về yêu cầu quản lý, trình độ của cán bộ kế toán có
Giá thực tế NVL xuất kho Số l ợng NVL xuất kho Đơn giá thực tế NVL tồn ®Çu kú
NVL xuất kho Số l ợng
NVL xuất kho Đơn giá thực tÕ b×nh qu©n
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá thực tế NVL nhËp trong kú
Số l ợng NVL tồn đầu kỳ Số l ợng NVL nhËp trong kú
4 1 thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán Nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a Phơng pháp giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ b Phơng pháp thực tế bình quân gia quyền:
Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân:
Trong đó đơn giá thực tế bình quân đợc xác định nh sau:
Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính một cách chính xác, đơn giản nhng không linh hoạt vì công việc dồn vào cuối tháng. c Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:
Theo phơng pháp này nguyên vật liệu nhập trớc đợc xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau Do đó giá nguyên vật
Giá thực tế đơn vị củaNVL nhập kho theo tõng lÇn nhËp kho tr íc
Trị giá thực tế của
NVL xuất kho Số l ợng NVL xuất kho trong kú thuéc số l ợng từng lần nhËp kho
Giá thực tế đơn vị của NVL nhập kho theo tõng lÇn nhËp kho sau
Trị giá thực tế của
NVL xuất kho Số l ợng NVL xuất kho trong kú thuéc số l ợng từng lần nhËp kho
5 1 liệu xuất dùng đợc tính hết theo giá nhập kho lần trớc, xong mới tính theo giá nhập lần sau. d Phơng pháp nhập sau, xuất trớc:
Bản chất của phơng pháp này giống phơng pháp nhập tr- ớc, xuất trớc nhng ngợc lại với phơng pháp trên là: hàng nhập sau thì đợc xuất trớc với giá tơng ứng với giá nhập kho của hàng đó.
Cả hai phơng pháp trên đều đảm bảo đợc tính chính xác của giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nhng gặp khó khăn trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho và tổ chức kho Do vậy nó chỉ đợc áp dụng đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu và việc nhập xuất không xảy ra thờng xuyên. e Phơng pháp giá thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo từng lần nhập tức là xuất lô hàng nào thì tính theo giá trị của chính lô hàng đó.
Phơng pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất,nhng công việc rất phức tạp đòi hỏi thủ kho phải nắm đợc chi tiết từng lô hàng Phơng pháp này đợc áp dụng cho các loại thành phẩm có giá trị cao, các loại hàng hoá đặc biệt.
Trị giá hạch toán NVL xuất kho
Trị giá thực của NVL tế xuÊt kho
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kú
Trị giá thực tế NVL nhËp trong kú
Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ
Trị giá hạch toán NVL nhập trong kú
6 1 f Phơng pháp hệ số giá Để áp dụng đợc phơng pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán cho nguyên vật liệu. Giá hạch toán là giá đợc doanh nghiệp quy định trớc, có thể là giá kế hoạch và đợc sử dụng ổn định lâu dài trong doanh nghiệp trong thời gian tối thiểu là 1 năm.
Giá hạch toán của nguyên vật liệu đợc sử dụng để hạch toán một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập xuất kho trên các sổ chi tiết, đến cuối kỳ hạch toán kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo trình tự sau:
Trớc hết xác định hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán thành phẩm thay đổi trong kỳ Công thức:
III/ Nội dung tổ chức công tác nhập - xuất vật liệu trong DNSX
Hạch toán chi tiết vật liệu
1.1 Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải đợc thực hiện theo từng kho, từng loại, từng
7 1 nhóm, thứ vật liệu và phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm:
- PhiÕu nhËp kho ( mÉu 01 - VT)
- PhiÕu xuÊt kho ( mÉu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá ( mÉu 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển ( mẫu 03 - BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức ( mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t ( mẫu 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 - VT)
Và có các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ tài chính phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trởng quy
8 1 định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ ( thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ ( thẻ ) kho ( mẫu số 06 - VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết, tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lợng Thẻ kho đợc dùng để hạch toán ở kho không kể hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào
- Sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để hạch toán từng lần nhập - xuất - tồn kho vật liệu về cả mặt lợng hoặc giá trị và phụ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập - xuất - tồn kho, các bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
1.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu
Việc ghi chép, phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng nh kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo 3 phơng pháp:
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
1.3.1 Phơng pháp thẻ song song
- Nguyên tắc hạch toán: ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về số lợng và giá trị từng thứ nguyên liệu, vật liệu.
- Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu ghi sổ lợng nguyên liệu , vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho ( hoặc sổ) kho có liên quan Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu, vật liệu thực tế còn ở kho Hàng ngày hoặc định kỳ 3 - 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
- Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu cho từng danh điểm nguyên liệu, vật liệu tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày một lần, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên liệu, vật liệu phải kiểm tra từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền, sau đó ghi vào sổ ( thẻ) chi tiết nguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng, kế toán cộng thẻ hoặc sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
+ Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, mặ khác việc kiểm
0 2 tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Phơng pháp này áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật t hàng hoá, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế về nhập - xuất vật liệu ít, không thờng xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn bị hạn chế.
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng
- Nguyên tắc hạch toán: ở kho theo dõi số lợng tứng thứ nguyên liệu, vật liệu phòng kế toán chỉ theo dõi giá trị từng nhóm nguyên liệu, vật liệu.
- Trình tự ghi chép tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5) ngày sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho tập hợp toàn bộ các
1 2 chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày, trong kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên vật liệu theo quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi số lợng, số hiệu chứng từ của từng nhóm nguyên vật liệu ( lập một bản chứng từ lập, một bản chứng từ xuất), sau khi lập xong giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập, phiếu xuất Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra ghi số lợng nguyên cật liệu tồn khi cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ số d do kế toán mở cho từng kho, dùng cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
- Trình tự ghi chép tại phòng kế toán: Khi nhận chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra chứng từ và đối chiếu với các chứng từ có liên quan, kiểm tra việc phân loại chứng từ của thủ kho, ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ Tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, chứng từ xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chnsg từ Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu.
Bảng luỹ kế nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu mở cho từng kho, cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế ở phần nhập là các phiếu giao nhận chứng từ nhập, luỹ kế ở phần xuất là các phiếu giao nhận chứng từ xuất.
Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu
Vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép, sổ kế toán và giá trị hàng tồn kho đợc xác định, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc kiểm kê định kỳ.
2.1 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tịc và có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập - xuất hàng tồn kho Việc xác định giá trị vật liệu xuất kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã đợc tập hợp phân loại theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán Ngoài ra giá trị vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán đợc xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho đợc áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh
5 2 nghiệp thơng mại, kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn nh ô tô, máy móc thiết bị
- Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tÕ.
Bên Nợ: + Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp liên doanh.
+ Giá trị nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Giá trị phế liệu thu hồi
+ Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công, chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần
+ Giá trị nguyên vật liệu trả lại, giảm giá
+ Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê
+ Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ ( theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
D Nợ: Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2, 3 để hạch toán chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
TK 1524 - Phụ tùng thay thế
TK 1525 - Vật liêu và thiết bị XDCB
TK 331 “ Phải trả cho ngời bán” đợc sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kÕt.
Bên Nợ: + Số tiền thanh toán cho ngời bán, ngời nhận thầu
+ Số tiền bên bán chấp nhận giảm giá số hàng đã giao theo hợp đồng
+ Giá trị vật t, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán.
+ Số tiền ứng trả trớc cho ngời bán, ngời nhận thầu nhng cha nhận đợc vật t hàng hoá
Bên Có: + Số tiền phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu
+ Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về cha có hoá đơn khi nhận đợc hoá đơn học thông báo ra chính thức.
D Nợ: Số tiền đã ứng, trả trớc hoặc trả thừa cho ngời bán.
D Có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán, ngời nhận thầu.
Tài khoản 331 còn đợc mở chi tiết theo từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán, từng ngời nhận thầu TK 331 có số d lỡng tính do đó khi lập bảng cân đối kế toán, căn cứ vào chi tiết có số d Nợ tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu trả trớc cho ngời bán
7 2 và tổng hợp các chi tiết có số d Có để ghi vào chỉ tiêu phải trả cho ngời bán, không đợc bù trừ.
TK 151 “ Hàng mua đang đi trên đờng” dùng để phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bán nhng hàng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.
Bên Nợ: + Trị giá vật t, hàng hoá đang đi trên đờng.
+ Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối kỳ ( trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên Có: + Trị giá vật t, hàng hoá đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
+ Kết chuyển trị giá thực tế vật t, hàng hoá đang đi trên đờng đầu kỳ (trờng hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kú)
D Nợ: Giá trị hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi trên đờng.
Ngoài các tài khoản kế toán kể trên, kế toán tổng hợp vật liệu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác nh: TK111, TK
112, TK 141, TK128, TK222, TK241, TK411, TK621, TK627,TK641, TK642,
2.2 Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho tơng ứng Giá trị vật liệu mua vào và nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng - TK 611 “Mua hàng” Còn các tài khoản hàng tồn kho chỉ dung để phản ánh giá trị hàng tồn kho lúc đầu và
Sơ đồ: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
(Phơng pháp kê khai thờng xuyên)
338 NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê 138, 338,
334 (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
8 2 cuối kỳ Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào các số liệu trên các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê Tiếp đó là trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tợng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật t hàng hoá mua vào ( nhập kho) trong kỳ, tính theo công thức sau:
Trị giá xuất kho = Trị giá tồn đầu kỳ + Trị giá nhập trong kỳ - Trị giá tồn cuối kỳ
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
- Kế toán sử dụng các TK sau:
+ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 không dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đang đi đờng đầu kỳ và cuối kỳ vào TK 611.
+ TK 611 “ Mua hàng”: dùng để phản ánh giá của vật t hàng hoá mua vào và xuất dùng trong kỳ.
Bên Có: - Kết chuyển giá thực tế vật t hàng hoá tồn đầu kú.
- Giá vật t hàng hoá thực tế mua vào trong kỳ
D Nợ: - Giá thực tế vật t hàng hoá kiểm kê lúc cuối kỳ.
- Kết chuyển trị giá thực tế của vật t hàng hoá xuÊt kho trong kú.
Tài khoản 611 không có số d cuối kỳ và đợc mở thành:
Sơ đồ: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
(Phơng pháp kê khai thờng xuyên)
338 NVL thiếu phát hiện trong kiểm kê 138, 338,
334 (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
- TK 6111 - Mua nguyên vật liệu
Sơ đồ: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
(Phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ
Dùng tiền mua NVL nhËp kho (*)
Mua nguyên liệu, vật liệu (**)
Kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ
ChiÕt khÊu mua hàng giảm giá hàng mua,trả lại hàng
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Mẫu sổ tuân thủ theo chế độ kế toán áp dụng thống nhất trong cả nớc từ ngày 1/1/1996
vật liệu: Mẫu sổ tuân thủ theo chế độ kế toán áp dụng thống nhất trong cả nớc từ ngày 1/1/1996.
3.1 Trong hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu đợc thực hiện trên nhật ký sổ cái Kế toán căn cứ vào các phiêu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào sổ nhật ký sổ cái theo hệ thống kết hợp ghi theo thứ tự thời gian phát sinh các chứng từ Ngoài ra còn dùng các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3.2 Trong hình thức chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp vào chứng từ gốc phân loại và lập chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
3.3 Trong hình thức kế toán nhật ký chung
Mua NVL nhËp kho cha trả tiền ngời bán Mua nguyên liệu,
Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuÊt kho trong kú
(*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
(**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
1 3 Đặc trng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kế toán chi tiết phát sinh đều đợc ghi sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó lấy số liêụ trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung và vào các sổ chi tiết hoặc sổ đặc biệt có liên quan Sau đó lây số liệu nhật ký chung để ghi vào sổ cái, cuối tháng kế toán tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái ( sau khi đã loại trừ một số trùng lặp do nghiệp vụ đồng thời đợc ghi vào nhiều nhật ký đặc biệt - nếu có) Sau đó cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng đối chiếu số phát sinh.
3.4 Trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Trong hình thức này các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến kế toán tổng hợp vật liệu đợc phản ánh trong những sổ kế toán sau:
- Sổ chi tiết số 2 TK 331 “ Phải trả cho ngời bán”
- Nhật ký chứng tứ số 5 ghi Có TK 331
- Nhật ký chứng từ số 6 ghi Có TK 151
- Nhật ký chứng từ số 1 ghi Có TK 111
- Nhật ký chứng từ số 2 ghi Có TK 112
Khi xuất vật liệu việc kết chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất thành giá thực tế đợc thực hiện trên bảng kê số 3
“Bảng tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ”
Việc phân bổ vật liệu xuất kho cho các đối tợng đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 2 “Phân bổ nguyên vật liệu và
2 3 công cụ dụng cụ” và một bảng kê, sổ chi tiết có ghi số phát sinh bên Có TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Phần thứ hai: Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu kiêu kỵ - gia lâm
Đặc điểm chung của Xí nghiệp giầy thể thao XK Kiêu Kỵ - Gia Lâm
Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp
Xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ là một đơn vị sản xuất kinh doanh còn rất trẻ trực thuộc Công ty xuất khẩu mây tre Việt Nam ( BAROTEX).
Sau khi đợc Bộ thơng mại phê duyệt dự án đầu t xuất khẩu giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Ktj số 162/TM-KH ngày 13 tháng 3 năm 1995 và có quyết định số 2122 TM/TCCB ngày 20 tháng 7 năm 1995 cho phép Công ty XNK Mây tre Việt Nam đ- ợc phép thành lập Xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ. Ngày 22 tháng 7 năm 1995 xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm chính thức đợc thành lập với quyết định số 296/ MT-TCCB.
Xí nghiệp có trụ sở giao dịch tại địa bàn xã Kiêu Kỵ - Huyện Gia Lâm - TP Hà Nội với giấy phép kinh doanh số
Có thể nói quá trình hình thành của Xí nghiệp là một bức tranh phản ánh rõ nét bớc chuyển mình của doanh nghiệp nhà nớc từ việc kinh doanh thơng mại đơn thuần tới việc kết hợp giữa sản xuất với kinh doanh Để hiểu rõ bớc chuyển biến này trớc hết phải nói tới Công ty XNK Mây tre và bối cảnh hình thành xí nghiệp giầy thể thảo xuất khẩu Kiêu Kỵ mà dới đây gọi tắt là xí nghiệp giầy.
Công ty XNK mây tre Việt Nam là một công ty chuyên doanh xuất khẩu hàng mây tre và thủ công mỹ nghệ; hàng may mặc nhập khẩu; các nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nớc Tính đến năm 1993 Công ty đã có gần 23 năm hoạt động xuất nhập khẩu, đã mang lại cho Nhà nớc hàng tỷ Rúp, Đô la và tạo đợc công ăn việc làm cho hàng chục vạn ngời lao động trong phạm vi cả nớc Tuy nhiên đến cuối năm 1993, đầu năm
1994 toàn thể Công ty phải đơng đầu với những khó khăn to lớn do sự sụp đổ của thị trờng xuất khẩu Đông Âu và Liên Xô cũ (một trong những thị trờng lớn của Công ty) Bên cạnh đó Công ty còn phải đơng đầu với những thử thách to lơn trong cạnh tranh của nền kinh tế thị trờng, Công ty đã nghiên cứu phơng án chuyển đổi sang cơ cấu sản xuất với kinh doanh để mở rộng mặt hàng xuất khẩu, chiếm lĩnh thị trờng Do đó Xí nghiệp giầy đã đợc thành lập tại Kiêu Kỵ - Gia Lâm. Đối tợng sản xuất của Xí nghiệp là Giầy thể thao xuất khẩu Khách hàng của Xí nghiệp là Công ty FREEDOM TRADING một trong những công ty có nhiều năm hoạt động và kinh doanh giầy có uy tín trên thị trờng giầy thể thao quốc tế Xí nghiệp sản xuất dựa trên nguồn nguyên liệu do FREEDOM cung cấp, ngoài ra còn một số nguyên liệu phụ phục vụ cho việc sản xuất giầy đợc mua ở trong nớc Toàn bộ sản phẩm sản xuất ra đều đợc bao tiêu theo hợp đồng với các kế hoạch tháng, quý, năm đã đợc ký kết.
Khi thành lập xí nghiệp giầy đợc đầu t, trang bị đầy đủ về máy móc, thiết bị, dụng cụ, nhà xởng Cụ thể trên diện tích sử dụng là 22.000 m2, XN đợc xây mới hơn 4.400 m2 nhà xởng hiện đại, cải tạo và nâng cấp gần 1.600m2 nhà kho, xây mới 2.00 m2 nhà ăn, nhà xe và các công trình phụ khác Toàn bộ 2 dây chuyền sản xuất của Xí nghiệp đợc nhập mới và hiện đại từ hàng SUNSTAR; KUK DONG của Hàn Quốc.
Việc đầu t cơ sở vật chất cho XN do Công ty XNK mây tre đứng ra lo liệu dựa trên một phần vốn tự có và một phần
5 3 vốn đi vay Đội ngũ cán bộ quản lý, kỹ thuật của xí nghiệp đều là những kỹ s, cử nhân đợc đào tạo cơ bản về quản lý kỹ thuật, đợc cử đi học tập tại các xí nghiệp giầy, trung tâm kỹ thuật da giầy và đặc biệt là đã đợc đào tạo ngắn hạn tại Hàn Quốc về chuyên ngành sản xuất giầy Đội ngũ công nhân của xí nghiệp đều đợc tuyển chọn, có đào tạo và kiểm tra tay nghề trớc khi đa vào dây chuyền sản xuất Xí nghiệp đã sản xuất thử nghiệm gần 3 tháng sau đó mới bắt đầu đi vào sản xuÊt.
Một thuận lợi nữa cho xí nghiệp đó là kinh nghiệm tích luỹ từ hơn 20 năm kinh doanh xuất nhập khâủ khiến xí nghiệp có một đội ngũ cán bộ kinh doanh vững chắc và dày dạn kinh nghiệm Có thể nói rằng, xí nghiệp có một đội ngũ cán bộ công nhân viên và cơ sở vật chất hàng đầu so với các xí nghiệp trên miền bắc.
Tuy vậy không phải xí nghiệp không có những khó khăn, đó là việc xí nghiệp phải đơng đầu với những thử thách khắc nghiệt của kinh tế thị trờng, duy trì sản xuất thờng xuyên liên tục cho trên dới 800 công nhân, trả lãi và khấu hao cơ bản hàng chục tỷ đồng vốn đầu t Song hơn 2 năm hoạt động với cố gắng nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể anh chị em cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp, xí nghiệp đã đạt đợc những thành tích đáng kế Tính đến tháng 3/1998, sau hai nẵm rỡi hoạt động ( với số vốn lu động bằng không) xí nghiệp đã sản xuất, xuất khẩu đợc 2 triệu đôu giầy đạt kim ngạch xuất khẩu gần 19 triệu USD, nộp khấu hao và trả lãi gần 1 triệu USD, tạo công ăn việc làm ổn định cho
800 cán bộ công nhân viên của xí nghiệp với mức thu nhập bình quân đầu ngời gần 500.000đ/ ngời/ tháng.
Với phơng châm kinh doanh lấy cha tín làm đầu, đa dạng về mẫu mã; sản xuất lấy chất lợng làm đầu, giao hàng đúng hạn, đủ trong hợp đồng nên xí nghiệp đã tạo đợc sự tín nhiệm cao của khách hàng nớc ngoài Sản phẩm của xí nghiệp
6 3 hiện đã có mặt tại hơn 15 nớc trên thế giới trong đó có những nớc có công nghệ làm giầy cao nh Đức, ý, Mỹ, Hà Lan, úc Để tạo thêm sự phát triển của xí nghiệp, ban lãnh đạo xí nghiệp đã chủ động sáng tạo, phát triển thêm mặt hàng sản xuất phụ nh sản xuất các loại túi du lịch, đệm ghế ô tô, mũ nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu, tận dụng tối đa năng lực sẵn có của xí nghiệp bên cạnh đó nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp Có thể nói sau hơn 2 năm phấn đấu xây dựng và phát triển xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ đã đứng vững và khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trờng.
Mô hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giầy
Do thực tế không có vốn lu động, hoạt động tín chấp ngân hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
- Trên cơ sở giá trị L/C xuất khẩu dự kiến nhận đợc từ khách hàng và trị giá nguyên vật liệu nhập khẩu tại một International BANK.
- Sau khi giao dịch ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ mở IRR L/C AT SIGHT về ngân hàng nói trên.
- Trên cơ sở L/C nói trên xí nghiệp sẽ mở L/C BACK TO BACK hoặc dùng L/C nói trên làm tín chấp để mở L/C nhập khâu NVL ( trên cơ sở định mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất giầy thể thao xuất khẩu mà XN đã đăng ký với cơ quan thuế và cơ quan Hải quan).
Bên cạnh các nguyên vật liệu nhập khẩu là nguyên vật liệu đợc mua trong nớc và quá trình gia công sản xuất sản phẩm đợc tiến hành Tất cả các thành phẩm đều đợc xuất khẩu 100% Nh vậy có thể nói mô hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp là: Nhập khẩu nguyên vật liệuSản xuất sản phẩmXuất khẩu sản phẩm ( giầy thể thao các loại).
Đặc điểm tổ chức, quy trình công nghệ, sự luân chuyển nguyên vật liệu trong sản xuất
- Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp là sản xuất các loại giầy thể thao để xuất khẩu Nguyên vật liệu để sản xuất giầy rất nhiều loại, nguồn nguyên vật liệu chính đợc nhập khẩu từ Hà Quốc, đơn hàng sản xuất lớn nên có thể nói xí nghiệp sản xuất trên quy mô rất lớn với chất lợng đạt tiêu chuẩn cao.
- Đặc điểm tổ chức sản xuất
+ Theo dõi đơn đặt hàng của ngời nớc ngoài, sản xuất và giao hàng gọn cho từng đơn hàng.
+ Kế hoạch chuẩn bị nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng đều đợc theo sát.
- Quy trình sản xuất, sự luân chuyển nguyên vật liệu trong sản xuất
+ Đặc điểm sản xuất là sản xuất theo đơn đặt hàng nên sự chuẩn bị nguyên vật liệu mang tính đồng bộ cao.
+ Nguyên vật liệu cho sản xuất đợc nhập theo 2 nguồn chÝnh
Một là: NVL chính đợc nhập khẩu từ Hàn Quốc hoặc Đài Loan Chúng đợc nhập khẩu theo định mức tiêu hao của từng đơn đặt hàng Nó bao gồm da thật, giả da, vải hoá học, tricot, hoá chất ( keo, nớc tẩy), một số loại tem nhãn, vật liệu đóng gói theo yêu cầu của khách ngoại
Hai là: Vật liệu phụ đợc mua từ các cơ sở trong nớc nó bao gồm các nguyên liệu phụ phục vụ cho đóng gói sản phẩm, dây giầy, hòm caston, nylon, chun buộc
+ Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu đợc diễn ra nh sau:
Trên cơ sở đơn đặt hàng và định mức đã ký với khách, xí nghiệp nhập khẩu các nguyên vật liệu chính Các nguyên vật liệu này chuẩn bị đồng bộ và giao hàng phù hợp với tiến độ
8 3 sản xuất của xí nghiệp Toàn bộ nguyên vật liệu này đợc nhập về kho nguyên vật liệu của xí nghiệp Tại đây quá trình kiểm tra chất lợng và định lợng đợc tiến hành Sau khi kiểm tra, các nguyên vật liệu này đợc phân loại theo nhóm chủng loại, mầu sắc và phân theo từng đơn đặt hàng Các hớng dãn sử dụng nguyên vật liệu và định mức tiêu hao cũng đợc lập và kiểm chứng trong thời gian này Trên cơ sở kế hoạch sản xuất và các định mức đã đợc kiểm chứng, kế hoạch cấp phát vật t đợc trình lên Ban giám đốc xí nghiệp cùng với các phiếu xuất kho theo hạn mức.
Các nhóm vật t thuộc các loại nh mút xốp, giả da, da thật, tricot, texion đợc chuyển qua kho nguyên vật liệu bán thành phẩm phân xởng cắt để gia công chi tiết và xử lý in, thêu
Các nguyên phụ liệu cho may nh chỉ, keo may, dầu ngân chỉ đợc chuyển qua kho nguyên liệu bán thành phẩm phân xởng may để may thành mũ giầy.
Các loại keo gò, đế, dây giầy đợc chuyển qua kho nguyên liệu bán thành phẩm phân xởng gò để hoàn thiện sản phÈm.
Các nguyên vật liệu trên cùng một số vật liệu phụ khác đ- ợc cấp phát theo đơn hàng cho từng phân xởng và tuỳ thuộc vào tiến độ sản xuất mà các phân xởng sẽ có kế hoạch luân chuyÓn.
Một điểm lu ý là mọi nguyên vật liệu đều đợc cấp phát theo định mức Các nguyên vật liệu thừa do tiết kiệm định mức sẽ đợc quay lại kho nguyên vật liệu chính để sắp xếp, phân loại chờ đơn hàng mới.
Quy trình công nghệ sản xuất giầy của xí nghiệp có thể đợc tóm tắt theo sơ đồ sau:
Quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu kiêu kỵ
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp giầy
Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất Xí nghiệp đợc xây dựng với một bộ máy quản lý rất gọn nhẹ, quản lý theo chế độ một thủ trởng đã làm chó xí nghiệp páh triển và đứng vững trên thơng trờng Đứng đầu xí nghiệp là Giám đốc, ngời có quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm với các cơ quan chức năng, các khách hàng và cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp.
Giúp việc cho Giám đốc là hai phó giám đốc, một là phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, hai là phó giám đốc phụ trách vấn
0 4 đề tài chính và kinh doanh Bên dới là hệ thống các bộ phận chức năng Gồm có 5 phòng:
- Phòng tổ chức hành chính
- Phòng Kế toán tài vụ
- Phòng kinh doanh và 4 phân xởng:
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
+ Giám đốc: Là ngời phụ trách chung về tình hình sản xuất và kinh doanh của xí nghiệp
+ Phó Giám đốc kỹ thuật: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo vấn đề sản xuất và chất lợng sản phẩm Phó Giám đốc kỹ thuật và sản xuất phải đánh giá đợc kết quả sản xuất liên tục từ đầu tới cuối qúa trình sản xuất, đồng thời là ngời đợc uỷ quyền cùng phó giám đốc tài chính và kinh doanh giải quyết các vấn đề có liên quan khi giám đốc vắng mặt.
+ Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh: Là ngời đợc Giám đốc uỷ quyền chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh và tài chính của xí nghiệp Phó Giám đốc tài chính và kinh doanh phải có trách nhiệm làm cho xí nghiệp luôn hoạt động sản xuáat tức là chỉ đạo về tái chính và tìm kiếm những đơn đặt hàng Là ngời cùng phó giám độc kỹ thuật - sản xuất giải quyết các vấn đề liên quan khi giám đốc vắng mặt.
- Các bộ phận chức năng:
+ Phòng tổ chức hành chính: Là bộ phận đợc tập hợp từ các ban tổ chức lao động tiền lơng, hành chính quản trị.Nhiệm vụ của bộ phận này là bố trí, sắp xếp lao động trong
1 4 xí nghiệp về số lợng, trình độ tay nghề từng phòng, từng phân xởng Xây dựng những nội quy, quy chế, hớng dẫn thực hiện các quy định theo đúng chế dộ chính sách của Nhà nớc.
+ Phòng kế toán tài vụ: Làm công cụ quản lý trong xí nghiệp, giúp Giám độc thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, thống kê, tài chính, thông tin kinh tế cho xí nghiệp Ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và báo cso tài chính theo quy định.
+ Phòng kỹ thuật - KCS: có nhiệm vụ giám sát và đa ra các định mức, tiêu chuẩn về kỹ thuật, ứng dụng khoa học kỹ thuật, phát minh sáng kiến cho cải tiến sản phẩm Phòng kỹ thuật - KCS chịu trách nhiệm về kỹ thuật, an toàn trong sản xuất. Ngoài ra phòng này còn có nhiệm vụ quan trọng nữa là kiểm tra chất lợng sản phẩm trên từng công đoạn sản xuất.
+ Phòng kế hoạch - vật t: dựa trên các đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh chuyển sang, các định mức vật t từ phòng kỹ thuật chuyển tới, lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng, kế hoạch mua sắm dự trữ, cấp phát vật t sau khi đã kiểm tra lại các định mức Phải tính toán, cân đối điều chỉnh để sao cho luôn đủ vật t để sản xuất đợc thông suốt Bên cạnh đó lập các báo cáo kế hoạch thực hiên.
+ Phòng kinh doanh tổng hợp: Nhiệm vụ tiếp cận thị tr- ờng, thu thập số liệu , xây dựng phơng án sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm; chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục giấy tờ cần thiết liên quan tới việc nhập nguyên liệu, xuất thành phẩm một cách trôi chảy.
+ Phân xởng cắt, may, gò ráp là nhứng phân xởng sản xuất chính thực hiện sản xuất sản phẩm theo “quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp”.
+ Phân xởng cơ điện: có nhiệm vụ sửa chữa toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị trong toàn xí nghiệp khi có sự hỏng hóc Thực hiện bảo dỡng thờng xuyên theo định kỳ đối với hệ thống đó Ngoài ra còn tham gia chế tạo mẫu, dỡng phục vụ sản
2 4 xuất Bên cạnh đó phân xởng còn chịu trách nhiệm toàn bộ khâu lắp đặt, bảo dỡng hệ thống an toàn điện của xí nghiệp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại xí nghiệp giầy
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp giầy thể
5.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp
Do đặc điểm tổ chức sản xuất cũng nh đặc điểm quản lý của xí nghiệp nên bộ máy kế toán của xí nghiệp giầy đợc tổ chúc theo hình thức kế toán tập trung, mọi công tác kế toán đ- ợc thực hiện ở bộ phận kế toán của xí nghiệp, từ việc hạch toán ban đầu ( thu thập, kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết) đến việc lập các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ:
Một là: Lập kế hoạch tài chính đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật của xí nghiệp.
Hai là: Huy động các nguồn vốn thích hợp, sử dụng vốn hợp lý và tiết kiệm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả kinh tế cao.
Ba là: Tổ chức hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất.
Bốn là: Thực hiện hớng dẫn và giám sát việc quản lý tiền tệ của xí nghiệp theo quy định của Nhà nớc.
Năm là: Phân tích các hoạt động kinh tế của xí nghiệp
Sáu là: Giúp Giám đốc xí nghiệp xây dựng giá bán sản phẩm, quyết định về tài chính trong sản xuất kinh doanh.
Bảy là: Tham gia xây dựng hợp đồng kinh tế với các khách hàng đặc biệt trong việc quy định các điều kiện tài chính ở hợp đồng.
Chính vì có chức năng và nhiệm vụ nh vậy mà cơ cấu bộ máy kế toán tại xí nghiệp đợc sắp xếp nh sau:
* Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu phòng kế toán, là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trớc cấp trên về chấp hành luật pháp, chế độ tài chính hiện hành Là ngời kiểm tra tình hình hạch toán, kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn.
Kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác khả năng tiềm tàng của tài sản, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách thật chính xác, kịp thời và toàn diện để Ban Giám đốc quyết định trong kinh doanh Kế toán trởng còn cùng các bộ phận liên quan tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng các kế hoạch tài chính cho xí nghiệp.
Ngoài ra kế toán trởng tại xí nghiệp giầy còn đồng thời là kế toán tổng hợp, là ngời ghi sổ cái, lên bảng cân đối số phát
4 4 sinh và lập báo cáo kế toán Kế toán trởng cũng là ngời tham mu cho Giám đốc về việc áp dụng các chế độ quản lý của nhà nớc ban hành cho phù hợp với tình hình sản xuất của xí nghiệp.
* Kế toán thanh toán và kế toán lơng:Theo dõi về vấn đề thanh toán, các khoản thu chi có liên quan tới tiền mặt tại xí nghiệp, là ngời tính lơng để trả cho cán bộ công nhân viên, phân bổ các chi phí về tiền lơng, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn cho các đối tợng, tính giá thành theo dõi doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ, thanh lý hợp đồng với từng khách hàng.
* Kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ hạch toán, tính giá nhập - xuất - tồn kho của chúng để ghi vào các chứng từ, sổ sách có liên quan Hớng dẫn, kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t hàng hoá Là một trong những thành viên trong đoàn kiểm kê định kỳ hoặc bất thờng để xác định giá trị hàng tồn kho.
*Kế toán giá thành sản phẩm và tiêu thụ: Là ngời tập hợp các chi phí sản xuất từ các bộ phận kế toán liên quan, phân bổ các chi phí cho từng đối tợng sử dụng, tính giá thành từng loại sản phẩm và xác định chi phí sản xuất kinh doanh cuối kỳ.
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm, tính giá cho sản phẩm xuất kho để ghi chép vào chứng từ, sổ sách có liên quan.
Là một trong những thành viên của đoàn kiểm kê để xác định giá trị hàng tồn kho.
* Thủ quỹ: Là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu, chi tiền mặt, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi của xí nghiệp.
Ngoài ra tại xí nghiệp giầy thủ quỹ còn là kế toán tài sản cố định với nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tình h×nh khÊu hao TSC§.
Có thể mô tả bộ máy kế toán tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ qua sơ đồ sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu kiêu kỵ - gia lâm
5.2 Hình thức kế toán sử dụng
Do quy mô sản xuất của xí nghiệp lớn, việc tổ chức sản xuất theo đơn đặt hàng nên xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán mới và hình thức “Chứng từ ghi sổ” Hình thức kế toán này tơng đối đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu Hệ thống sổ sách sử dụng trong xí nghiệp đầy đủ và đúng với chế độ kế toán ban hành bao gồm:
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, thẻ kho
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua
- Sổ kế toán tổng hợp, sổ cái.
Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế.
Thực tế công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm
Tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khÈu
Vật liệu của XN biến động thờng xuyên ( hàng ngày, hàng giờ) và rất nhiều chủng loại Vì vậy việc hạch toán vật liệu là công việc khá phức tạp và có khối lợng công việc lớn Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ, tại
XN giầy kế toan vật liệu hạch toán chi tiết vật liệu tho “Ph- ơng pháp thẻ song song” và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo “Phơng pháp kê khai thờng xuyên”.
2.1 Kiểm tra số lợng, chất lợng vật t và phân công quản lý vËt t:
- Trớc khi vật t đa vào nhập kho đều phải qua sự kiểm tra tỉ mỉ và chính xác của Ban kiểm tra vật t Vật t của XN sau khi đã kiểm tra xong đều đợc lập biên bản kiểm nghiệm về số lợng và sự thừa thiếu, h hỏng
- Để quản lý vật t có hiệu quả, toàn bộ vật t của xí nghiệp đợc chia làm 3 loại và đợc phân công quản lý nh sau:
+ Vật liệu phục vụ sản xuất - do Phòng KHVT quản lý
+ Vật liệu phục vụ cho hành chính - do Phòng Tổ chức hành chính quản lý
+ Vật liệu để bảo dỡng, sửa chữa, thay thế MMTB, nhiên liệu, điện, nớc do bộ phận cơ điện quản lý.
2.2 Các thủ tục Nhập - Xuất kho vật liệu
Tất cả các hoạt động kinh tế xẩy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của XN liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đề phải đợc lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ban đầu về chứng từ đã đợc Nhà nớc ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục nhất định.
2.2.1 Thủ tục nhập kho vật liệu a Thủ tục nhập kho vật liệu nhập khẩu
Căn cứ vào hoá đơn thơng mại, bản kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu, biên bản kiểm tra vật t, Phòng Kế hoạch vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho đợc viết thành 4 liên
Một liên do Phòng vật t giữ và lu lại
Một liên chuyển cho kế toán thanh toán
Một liên chuyển cho thủ kho
Một liên chuyển cho kế toán vật liệu
Trong phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi vào cột số lợng rồi căn cứ vào giá trên hoá đơn ngoại để ghi vào cột giá đơn vị và cột thành tiền Phiếu nhập kho phải đợc ngời giao vật t, thủ kho, ngời viết phiếu, phụ trách cung tiêu và thủ trởng đơn vị ký.
Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm
Họ và tên ngời giao hàng: Nguyễn Bá Quang - Phòng KHVT Đơn hàng: JS - 905
Nhập tại kho: Anh Minh
Tên, nhãn hiệu, quy cách
Mã sè Đơn vị tÝnh
Dây giày tròn trắng 1,2 m kg đôi
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàngThủ kho b Thủ tục nhập kho vật liệu mua trong nớc
Vật t mua trong nớc đợc chia làm hai loại:
- Loại phục vụ cho sản xuất có số lợng bán ổn định thì có ký kết hợp đồng kinh tế.
- Loại phục vụ cho sản xuất, VPP, thay thế có số lợng nhỏ, không ổn định thì không ký kết hợp đồng kinh tế mà phải lập dự trù mua. Để làm thủ tục nhập kho cần có hợp đồng, hoá đơn tài chính có dấu của đơn vị bán, biên bản kiểm nghiệm vật t, dự trù mua vật t Sau khi có đầy đủ các yếu tố cần thiết, Phòng KHVT tiến hành làm thủ tục nhập kho Phiếu nhập kho đợc viết làm 4 liên:
+ Một liên lu tại Phòng KHVT
+ Một liên do ngời đi mua, ngời cung cấp giữ cùng hoá đơn tài chính để làm thủ tục thanh toán.
+ Một liên giao cho kế toán vật t
+ Một liên giao cho thủ kho
Hình thức ghi chép trên phiếu nhập kho cũng tơng tự nh việc ghi trên phiếu nhập kho vật liệu nạp khẩu.
* Ghi chú: Khi vật t về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu Ngoài ra còn tiện lợi cho việc theo dõi công tác nhập, xuất kho, kiểm tra số tồn kho.
2.2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Vật liệu trong kho của xí nghiệp chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý sản xuất và cho quản lý doanh nghiệp Ngoài ra còn trao đổi với đơn vị khác.
Tại XN vật t đợc chia làm 2 loại:
- Loại vật t đã xác định đợc mức tiêu hao
- Loại vật t cha xác định đợc mức tiêu hao a Xuất kho vật t xác định đợc mức tiêu hao
Là loại phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
- Dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm và chỉ lệnh sản xuất phòng KHVT tiến hành viết phiếu xuất kho vật t theo hạn mức và giao lại cho bộ phận sản xuất để đến kho vật t lĩnh vật t Khi thực hiện xuất đúng số lợng, thủ kho và ngời nhận ký vào phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức đợc viết làm 4 liên: + Một liên lu tại Phòng KHVT
+ Một liên lu tại kho
+ Một liên ngời lĩnh vật t giữ
+ Một liên gửi cho phòng kế toán để kế toán vật t hạch toán
- Khi viết phiếu xuất kho tiến hành viết phiếu cho từng phân xởng, từng đơn đặt hàng Đối với những đơn hàng có số lợng lớn thì việc viết phiếu xuất kho đợc tiến hành theo từng phÇn.
- Việc xuất kho vật t này đợc thể hiện qua phiếu xuất kho theo hạn mức:
Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức Đơn hàng JS - 905 Ngày 9 tháng 5 năm 2000
Bộ phận sử dụng: Phân xởng cắt Số:
Iterm No A Total 5875 - PRS Quantity per day 1 USD= 13.950
Tổng số Số lợng dự kiến sản xuất order No JS -
Colour W/B/NAVY/RED Đơn hàng số
No Materials name Colour UNIT Yêu Malecarials recceived date - ngày nhận nguyên vật liệu Đơn giá Thành tiền
Tên nguyên vật liệu màu sắc ĐVT cầu 9/5 16/5 17/5 18/5 19/5 Cộng
Ngời nhận ký/ tổng cộng 36.34 165,353,81
Thủ trởng đơn vị Chuyên gia
1 6 b Xuất kho vật t không định mức
- Vật t sản xuất ( kể cả xuất bổ sung khi dùng quá định mức)
- Vật t thay thế, sửa chữa, bảo trì, vệ sinh MMTB
Khi xuất kho vật t ở loại này phải căn cứ vào dự trù đã đợc duyệt, thủ tục viết phiếu và số lợng phiếu viết cho một làn xuất kho tơng tự nh việc viết phiếu xuất kho vật t theo hạn mức
Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm
Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Thuận - Phân x- ởng cắt Nợ: 621
Lý do xuất kho: Xuất để dựng chi tiết đơn hàng JS - 905
Cã: 1522 Xuất tại kho: Anh Minh
Tên, nhãn hiệu, quy cách
Mã sè Đơn vị tÝnh
GiÊy gãi kg tói kg
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
3 Kế toán chi tiết vật liệu Để kế toán tổng hợp có những số liệu, thông tin chính xác, kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp tiến hành trên cơ sở các chứng từ : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp giầy đợc tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán Phơng pháp hạch toán chi tiết đợc sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song ( Kho theo dõi về ạt số lợng, kế toán theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của vật liệu).
Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn bộ số lợng và chất lợng vật liệu Phải nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trong kho về số vật t, chất lợng, chủng loại vật t để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các bộ phận sử dụng.
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ vật liệu bằng chỉ tiêu số lợng.
Nhợc điểm
Bên cạnh những u điểm nêu trên, công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng còn một số điều tồn tại, đó là:
- Do đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt lợng nên một cán bộ kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau Điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc kế toán còn làm tắt, cha thực sự đúng yêu cầu.
- Sử dụng thiếu sổ sách: thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại.
- Trong công tác kế toán còn một số vấn đề cần xem xét lại. Đó là:
+ Về công tác phân loại vật liệu: đặc điểm vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nhng xí nghiệp cha có “Sổ danh điểm vật t”, cha tạo lập một bộ mã vật t để phục vụ công tác quản lý theo dõi đợc dễ dàng Mặt khác xí nghiệp lại phân loại vật liệu theo nguồn hàng nhập Nguồn nhập từ nớc ngoài đợc coi là vật liệu chính còn nguồn nhập từ trong nớc đợc coi là vật liệu phụ Các phân loại trên là cha chính xác.
+ Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu xí nghiệp áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song Phơng pháp này tuy đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhng việc ghi chép bị trùng lặp, khối l- ợng ghi chép lớn Hơn nữa việc đối chiếu kiểm tra tiến hành vào cuối tháng, do đó kế toán tốn nhiều thời gian mà chức năng kiểm tra chỉ đợc phát huy vào cuối tháng Có thể nói bỏ ra nhiêuc ông nhng hiệu quả mang lại không nhiều.
+ Về quyết toán vật liệu theo đơn hàng: Xí nghiệp tổ chức theo dõi vật t tiêu hao theo hạn mức mà hạn mức này thực tế là đợc phòng kỹ thuật - KCS và phòng kế hoạch vật t tính toán dựa trên định mức kỹ thuật xác nhận với chuyên gia nớc ngoài khi ký kết hợp đồng Hệ thống định mức tiêu hao vật t cho một sản phẩm mới nhiều khi xây dựng trên kinh nghiệm từ sản xuất sản phẩm có nét đặc trng tơng tự từ trớc chuyển sang mà không xuất phát từ thực tế sản xuất nên cha tiết kiệm đợc vật liệu, chỉ xác định đợc mức tiêu hao vật liệu thực tế khi kết thúc đơn hàng mà không xem xét đợc định mức đó hàng ngày.
+ Về việc thu mua nguyên vật liệu mà trong nớc không sản xuất đọac phải nhập khẩu thì thông tin giá cả còn bị hạn chế, khi hàng về tới cảng xí nghiệp không có ngời địa diện nên phải bỏ ra các chi phí đi lại, bến bãi, chi phí bảo quản chờ khi lấy hàng, chi phí vận chuyển từ cảng về xí nghiệp mà số chí phí này lại khá lín.
+ Về thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp: Do xí nghiệp cha có hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán Do đó nhiều mẫu biểu, các báo cáo đều lập bằng tay dẫn tới khối lợng công việc nhiều, dễ có sai sót, nhầm lẫn khi tính toán.
II/ Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu
Trên đây là một số những vấn đề còn tồn tại trong kế toán vật liệu ở xí nghiệp Cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ vật t đang tìm những biện pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu, bản thân tôi với góc độ là một sinh viên học chuyên ngành kế toán thực tập tại xí nghiệp, tôi cũng có một số suy nghĩ và đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp.
ý kiến về xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”
- Xí nghiệp cha có máy vi tính do đó để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra đợc dễ dnàg và phát hiện những sai sót Xí nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu” Sổ này là tập hợp toàn bộ các vật liệu ở xí nghiệp Sổ này do kế toán vật liệu kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng lên.
- Trong sổ danh điểm vật liệu, mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm vật liệu đợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy csch của vật liệu trên cơ sở kết hợp với hệ thống thống kê kế toán thống nhất đã đợc ban hành.
Sổ danh điểm vật liệu phải đợc sử dụng thông nhất trong phạm vị toàn cí nghiệp nhằm đảm bảo sự phối hopự chặt chẽ giữa các bộ phận trong xí nghiệp trong công tác quản lý vật liệu Hơn nữa xí nghiệp cần tiến hành tạo lập bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính sau này Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào các đặc điểm sau:
+ Dựa vào số loại vật liệu + Dựa vào số nhóm trong từng loại + Dah vào số thứ trong từng nhóm
Cụ thể cách lập nh sau:
Trớc hết căn cứ vào cách phân loại vật liệu để lập bộ mã
Loại vật liệu chính : mã số 1 Loại vật liệu phụ : mã số 2 Loại nhiên liệu : mã số 3
Loại vật liệu thay thế : mã số 4 Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành nhóm Ví dụ:
Nhóm da lộn : mã số 1Nhóm da bóng : mã số 2Nhóm da thô : mã số 3
Nhóm da nhăn : mã số 4
Nhóm dây giầy dẹt đen 0.95 : mã số 1 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.00 : mã số 2 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.05 : mã số 3
Thứ vật liệu trong từng nhóm tuy nhiều nhng số vật t mới không quá 1000 nên ta sử dụng 3 chữ số để biểu thị Cònq uy cách vật liệu từng loại tuy thật chi tiết cũng không quá 100 nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị Nh vậy bộ mã vật liệu sẽ bao gồm 10 ch÷ sè:
3 chữ số đầu : Số hiệu tài khoản
1 chữ số thứ t : Loại vật liệu ( chính - phụ)
1 chữ số thứ năm : Nhóm vật liệu trong loại
3 chữ số tiếp theo : Biểu hiện thứ vật liệu
2 chữ số cuối : Biểu thị quy cách vật liệu
Nh vậy mẫu, mã danh điểm vật liệu có thể lập theo bảng
Sổ danh điểm vật liệu
Tên nhãn vật liệu Đơn vị tÝnh
ý kiến về quản lý vật liệu
- Về tình hình cung cấp vật t: Xí nghiệp nên lựa chọn và sàng lọc ra những khách hàng gần mà có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh thành những bạn hàng cung cấp th- ờng xuyên, tín nhiệm Điều này có loị cho xí nghiệp không những về chi phí vận chuyển, khả năng dự trữ vật t mà còn có lợi cho việc thanh toán, có thể thanh toán chậm Trong trờng hợp mua vật liệu nớc ngoài về tới cảng Hải Phòng, xí nghiệp nên có đại diện ở đó đứng ra làm thủ tục nhận hàng để giảm bớt một số chi phí không cần thiết.
- Về tình hình phân loại vật liệu nên phân loại theo mục đích sử dụng và giá trị của chúng Vật liệu mua trong nớc nếu có giá trị sử dụng lớn, thờng xuyên và cấu thành sản phẩm thì nên đa vào vật liệu chính Nguợc lại vật liệu ngoại nhập nếu giá trị sử dụng nhỏ nên coi là vật liệu phụ và đa vào vật liệu phụ.
- Ví dụ: Những vật liệu đợc coi là VL chính mà đợc mua trong níc nh:
+ Mút xốp các loại + D©y giÇy
+ Giấy gói, giấy nhét, ny lon đựng giầy + Hòm carton đựng sản phẩm
Và những vật liệu nhập khẩu có thể coi là vật liệu phụ nh:
+ Bàn chải quét keo + Bánh mài tre
- Về tính hình sử dụng vật liệu: Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu phải đợc xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất Ngoài ra phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thởng phạt nghiêm minh với việc tiết kiệm cũng nh lãng phí nguyên vật liệu Bên cạnh đó phải có sự kiểm chứng, báo cáo, thông tin phản hồi vật t hàng ngày Từ đó kiểm tra đợc hạn mức kế hoạch tại tất cả các phân xởng sản xuất trong xí nghiệp Thông qua việc tiêu hao vật t thực tế và hạn mức kế hoạch mà xí nghiệp có sự chuẩn bị mua sắm, dự trữ vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục.
Thực hiện kiểm tra giám sát mặt giá trị của vật liệu: tổ chức xuyên suốt số liệu từ phòng vật t - kho - phân xởng - phòng kế toán Từ đó sẽ đa ra những thông tin để dự báo dự trữ, chủ động thu mua và cung cấp vật liệu.
Về hạch toán vật liệu
Là một xí nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng giầy, do đó sản phẩm luôn biến động, nhanh lạc hâu, vấn đề nắm bắt thông tin, xử lý thông tin nhanh là rất cần thiết cho xí nghiệp do vậy xí nghiệp nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán nói riêng và các phòng ban nói chung để giảm bớt việc đi lại, nắm bắt đợc thông tin nhanh.
Cụ thể nếu ở kho, phòng vật t, phân xởng, phòng kế toán đều có máy vi tính, các bộ phận cập nhật số liệu vào máy theo chức năng của mình thì muốn biết vật liệu đang luân chuyển ở đau chỉ cần truy cập trên máy vi tính là biết.
Về hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phơng pháp thẻ song song vào hạch toán vật liệu Qua quá trình áp dụng, tôi thấy nó cha phát huy hết chức năng kiểm tra của kế toán mà còn làm cho kế toán mất thời gian theo dõi về mặt số lợng Để làm cho quá trình chuyên môn hoá đi sâu trong từng công việc tạo ra sự khép kín trong quy trinhf làm việc, xí nghiệp nên hạch toán chi tiết bằng phơng pháp sổ số d.
Việc áp dụng phơng pháp này sẽ phát huy mặt mạnh của từng khâu Thủ kho sẽ chuyên theo dõi về mặt số lợng, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị Mặt khác, đội ngũ kế toán ở xí nghiệp tơng đối năng dộng nên việc làm trên không khó.
Cụ thể khi áp dụng phơng pháp “Sổ số d” ở kho nguyên liệu không có gì thay đổi về phơng pháp ghi chép việc vào thẻ nh ph- ơng pháp thẻ song song, phơng pháp này còn đợc bổ sung thêm phiếu giao nhận chứng từ ở phòng kế toán định kỳ khoảng một tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ Căn cứ các hoá đơn chứng từ trên cơ sở số lợng nhập, xuất vật liệu và giá hạch toán, kế toán lập bảng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất theo từng nhóm, loại vật liệu riêng theo từng kho Cuối kỳ khi nhận sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu tính ra giá trị từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số d ( cột số tiền) sau đó tiến hành đối chiếu với sổ số d và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho ( cột tồn kho) hai sổ liệu này phải khớp nhau.
ý kiến về sổ sách kế toán sử dụng
- Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, song lại không sử dụng “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” nh vậy là thiếu sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp cụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Thiếu sổ tức là thiếu nơi đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thiếu chỗ quản lý chứng từ ghi sổ, không có nơi kiểm tra và đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh Nh vậy là xí nghiệp cần phải thiết lập “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để ghi chép Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đợc minh hoạ nh sau:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Ngày 31 tháng 5 năm
- Về “Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại”: Sản phẩm của xí nghiệp xuất khẩu nên số thuế GTGT phải nộp khi mua nguyên vật liệu ( kể cả vật liệu nhập khẩu và vật liệu mua trong nớc) đều đợc hoàn lại nhng xí nghiệp lại không sử dụng “Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại”, Nh vậylà không có nơi để theo dõi số thuế đợc hoàn lại và đã hoàn lại theo từng loại hoá đơn mua vật liệu dẫn đến xí nghiệp cha thực hiện theo thông t số 100/1998/TT-BTC của Bộ Tài chính hớng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp Xí nghiệp cần phải mở “Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại” theo mẫu sau:
0 1 1 Đơn vị: Mẫu số S 02 - DN
Sổ chi tiết thuế GTGT đợc hoàn lại
Diễn giải Thuế GTGT đợc hoàn lại
ThuÕ GTGT đã hoàn lại
2 Số phát sinh trong kú
3 Sè d cuèi kú Ngời ghi sổ Lập sổ ngày tháng năm
Kế toán trởng( Ký, họ tên)
Về công tác kiểm kê
Do chủng loại vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng phong phú. Nếu định kỳ 6 tháng kiểm kê một lần và phát hiện thấy chênh lệch giữa sổ sách với thực tế kiểm kee thì việc truy tìm nguyên nhân, xử lý sai sót là rất phức tạp, liên quan tới nhiều sổ sách chứng từ Do đó xí nghiệp nên rút ngắn khoảng thời gian giữa hai lần kiểm kê là
3 tháng 1 lần sẽ kịp thời sửa chữa đợc những sai sót và báo cáo kế toán là cực kỳ chính xác.
Trong điều kiện nền kinh tế mở nh hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của các thành phần kinh tế, sự cạnh tranh gay gắt thì những đòi hỏi về chất lợng và hiệu quả kinh tế của các sản phẩm sản xuất ra ngày càng cao, nhằm đáp ứng thị trờng trong nớc và ngoài nớc Tuy mới chỉ gần 4 năm hình thành và phát triển nhng xí nghiệp đã từng bớc tự khẳng định mình và ngày càng vững bớc tiến lên Sản phẩm của xí nghiệp chất lợng bền đẹp, mẫu mã phong phú đã giữ đợc uy tín và niềm tin của các bạn hàng nớc ngoài.
Trong quá trình phát triển đi lên của xí nghiệp thì công tác kế toán là yếu tố quan trọng nhất, có thể thực hiện một cách nhanh chóng và cơ bản làm bàn đạp cho các yếu tố khác Nhận thức đợc điều đó nên công tác kế toán vật liệu ở xĩ nghiệp đợc chú trọng đặc biệt vì chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm Vì vậy tập trung quản lý chặt ché vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất là cơ sở tăng thêm số lợng sản phẩm mới.
Tuy còn một số tồn tại nhất định nhng nhìn chung công tác kế toán vật liệu nói riêng và bộ phận kế toán của xí nghiệp nói chung là tơng đối phù hợp với tình hình chung của xí nghiệp Hy vọng rằng với những bớc đi vững chắc nh hiện nay, xí nghiệp sẽ ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu.
Sinh viênNguyễn Thị Thanh Giang
