Lời mở đầu Mục tiêu lớn hoạt động sản xuất kinh doanh lợi nhuận nhng làm để đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp câu hỏi cho nhà quản lý Thơng trờng chiến trờng doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần phải biết ngời biết ta lĩnh vực từ nguồn nhân tài vật lực đến khoản chi phí bỏ kết thu đợc Trong doanh nghiệp ngời lao động giữ vai trò quan träng bëi lÏ chÝnh hä lµm viƯc lÜnh vực quản lý sản xuất, làm công việc chuẩn bị lÃnh đạo sản xuất mặt, tham gia vào trình sản xuất tạo sản phẩm Vì vËy hiƯu qu¶ s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp cao biết tổ chức quản lý lao động tốt việc không ngừng nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý vấn đề trọng tâm doanh nghiệp Bộ máy quản lý nh chất keo dính để liên kết yếu tố sản xuất lại với theo thống nhất, tập trung, có phơng hớng rõ ràng Hoàn thiện tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao ®éng, sư dơng cã hiƯu qu¶ mäi u tè cđa cấu thành trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho máy quản lý gọn nhẹ động hoạt động nhịp nhàng Việc hoàn thiện máy quản lý đòi hỏi phải tiến hành đồng thời nhiều biện pháp nh: hoàn thiện cấu tổ chức, sử dụng cán quản lý, hoàn thiện chức nhiêm vụ phận Sau đà đợc trang bị hệ thống kiến thức trờng với thời gian nghiên cứu thực tế Công ty xây dựng I- Thanh Hoá em đà chọn đề tài: Hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty xây dựng I-Thanh Hoá Trên sở nghiên cứu thực tế máy quản lý Công ty năm trở lại kết hợp với phơng pháp: khảo sát, thống kê, phân tích số liệu, vấn miệng chuyên đề đà sâu nghiên cứu thực trạng máy quản lý Công ty ®ang tån t¹i ®ång thêi m¹nh d¹n ®Ị mét số kiến nghị nhằm đa máy quản lý Công ty hoạt động tốt thời gian tới Chuyên đề bao gồm nội dung sau: Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận tổ chức máy quản lý Phần thứ hai: Phân tích thực trạng máy quản lý Công ty xây dựng IThanh Hoá Phần thứ 3: Một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty xây dựng I-Thanh Hoá Đào Thị Nga Quản trị nhân lực 38A Phần thứ Những vấn đề lý luận tổ chức máy quản lý I Tổ chức máy quản lý Khái niệm, thực chất, vai trò phân loại quản lý 1.1 Khái niệm, thực chất, vai trò quản lý Quá trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm thực số mục tiêu định Để thực đợc mục tiêu doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn trình tổ chức thực hiện, lực lợng lực lợng quản lý doanh nghiệp hình thành nên máy quản lý doanh nghiệp Nhng để đảm bảo thống nhất, ăn khớp điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải có thủ trởng trực tiếp đạo lực lợng quản lý, thực nhiệm vụ bố trí, xếp cho phù hợp với nhân viên quản lý nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo phối kết hợp nhịp nhàng thành viên cấu nhằm khai thác khả chuyên môn, óc sáng tạo thành viên việc thực mục tiêu đà đề nh: suất, chất lợng, giá thành, lợi nhuận cho doanh nghiệp Nh vậy, doanh nghiệp máy quản lý lực lợng tiến hành nhiệm vụ quản lý đợc, ngợc lại trình tổ chức thực đợc máy quản lý Quản lý phạm trù có liên quan mật thiết với phân công hiệp tác lao động Các Mác đà coi việc xuất quản lý nh kết tất nhiên chuyển đổi nhiều trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập thành trình lao động xà hội chặt chẽ Khi phân công lao động cụ thể đòi hỏi hiệp tác lao động chặt chẽ Trong doanh nghiệp, việc phân công lao động đợc thể qua việc nhân viên quản lý phụ trách chuyên môn nghiệp vụ định, cần phải có kết hợp lại với để thực trình quản lý từ hình thành nên máy quản lý Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trờng Nói đến quản lý nói đến hoạt động chủ quan, có ý thức, có tính linh hoạt động ngời, tập thể Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tế, quy luật tự nhiên việc lựa chọn xác định biện pháp để tác động đến hành vi có ý thức ngời lao động tập thể ngời lao ®éng qua ®ã t¸c ®éng ®Õn yÕu tè vËt chÊt, kỹ thuật sản xuất kinh doanh nằm đạt đợc mục tiêu đề doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp môn khoa học đổi kiểu quản lý doanh nghiệp nội dung quan trọng cải cách doanh nghiệp, ảnh hởng trực tiếp đến tiến doanh nghiệp phát triển kinh tế Với định nghĩa trên, quản lý phải bao gồn yếu tố sau: - Phải có chủ thể quản lý tác nhân tạo tác động đối tợng bị quản lý phải tiếp nhận tác động chủ thể quản lý Tác động lần mà liên tục nhiều lần Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Phải có mục tiêu quỹ đạo đặt cho đối tợng chủ thể, mục tiêu để chủ thể tạo tác động - Chủ thể phải thực hành việc báo động Mục đích quản lý doanh nghiệp phát triển số lợng, chất lợng với chi phí thấp hiệu kinh tế cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện điều kiện lao động nâng cao đời sống thành viên doanh nghiệp Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý ngời Trong hệ thống sản xuất, ngời giữ vị trí trung tâm có ý nghĩa định Quy mô doanh nghiệp mở rộng trình độ sản xuất kỹ phức tạp vai trò quản lý ngày cao thực trở thành nhân tố quan trọng để nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Quản lý hoạt động thiết yếu: đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt đợc mục đích nhóm đơn vị Mục tiêu nhà quản lý nhằm hình thành môi trờng mà ngời đạt đợc mục ®Ých cđa nhãm víi thêi gian, tiỊn b¹c vËt chÊt bất mÃn cá nhân Với t cách thực hành quản lý nghệ thuật kiến thức có tổ chức quản lý khoa học Quản lý hệ thống mở hoạt động bên môi trờng tác động qua lại với Khi áp dụng lý thuyết vào quản lý, nhà quản lý luôn phải xử lý tình thực tế Điều đợc gọi quản lý theo điều kiện tình 1.2 Phân loại chức quản lý Có thể nói chức quản lý loại hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phơng hớng tác động chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý khách thể quản lý Việc xác định đắn chức quản lý cần thiết, chức quản lý hình dung đợc trình quản lý nội dung trình hệ thống định Việc phân tích trình quản lý xét mặt chức quản lý sở xác định khối lợng công việc theo chức năng, xác định rõ lợng cán quản lý cần có để đảm nhiệm chức ấy, cuối để hình thành cấu máy quản lý Muốn tổ chức máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ có hiệu lực không phân tích phù hợp cẩu máy quản lý với chức quản lý Có hai cách phân loại chức quản lý 1.2.1 Phân loại theo nội dung trình quản lý Theo cách phân loại này, qúa trình quản lý đợc chia thành năm chức năng: - Chức dự kiến - Chức tổ chức - Chức phối hợp - Chức huy - Chức kiểm tra Đào Thị Nga Quản trị nhân lực 38A 1.2.2 Phân loại theo mèi quan hƯ trùc tiÕp víi lÜnh vùc ho¹t động sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại có mời chức sau: - Kế hoạch hoá điều độ sản xuất - Chức nhân - Chức kỹ thuật - Chức thơng mại - Chức tài - Chức tổ chức lao động thù lao lao động - Chức hạch toán - Chức kiểm tra phân tích - Chức hành bảo vệ doanh nghiệp - Chức tổ chức đời sống tập thể hoạt động xà hội Sự phân loại chức quản lý tạo sở cho việc xác định khối lợng công việc, số lợng công nhân viên cần thiết để từ xây dựng phòng chức cho phù hợp Các phòng chức tổ chức bao gồm cán nhân viên kinh tế, kỹ thuật, hành đợc phân công chuyên môn hoá theo chức quản lý có nhiệm vụ giúp lÃnh đạo chuẩn bị định, theo dõi hớng dẫn phân xởng, phận sản xuất nh cán nhân viên cấp dới thực đắn, kịp thời định quản lý Trách nhiệm chung phòng chức vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, vừa phối hợp với phòng chức khác nhằm đảm bảo cho tất lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp đợc tiến hành đồng bộ, ăn khớp nhịp nhàng Các phòng chức quyền trực tiếp huy phân xởng, phận sản xuất Trong chế quản lý nay, doanh nghiệp có toàn quyền định việc tổ chức phòng chức theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ đồng thời phải coi trọng phận có quan hệ trực tiếp với kinh doanh, đến công tác nghiên cứu đổi công nghệ Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 2.1 Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý cđa doanh nghiƯp Chóng ta biÕt r»ng, nhiỊu ngêi làm việc với tổ chức để đạt tới mục tiêu chung cần phải phân cho ngời vai trò định Một vai trò hiển thị công việc mà ngời làm có mục đích mục tiêu định, hoạt động họ nằm phạm vi mà họ biết rõ mục tiêu công việc họ làm ăn khớp nh với nỗ lực nhóm, họ có quyền hạn cần thiết để làm nhiệm vụ đó, họ có công cụ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, điều kiện nảy sinh chức tổ chức Nh vậy, tổ chức liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống nhằm thực mục tiêu hệ thống dựa sở nguyên tắc quy tắc quản trị quy định Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị đặt theo trật tự cđa c¸c bé phËn cđa tỉ chøc cïng c¸c mèi quan hƯ gi÷a chóng Mèi quan hƯ chđ u gi÷a yếu tố cấu thành nội tổ chức có: Mối liên hệ dọc tổ chức cấp cấp dới hệ thống tổ chức lớn, mối liên hệ ngang yếu tố ngang cấp Cơ cấu tổ chức trực tiếp định hệ thống huy mạng lới thông suốt tổ chức Cơ cấu tổ chức thích hợp quan träng ®èi víi viƯc thùc hiƯn cã hiƯu st mơc tiêu tổ chức Tóm lại, cấu tổ chức kết cấu phân tầng lớp từ xuống dới thể hình thức lÃnh đạo theo hình kim tự tháp nhỏ dới lớn Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp: tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung đà xác định doanh nghiệp 2.2 Yêu cầu việc xây dựng cấu tổ chức quản lý Việc xây dựng hoàn thiên cấu tổ chức phải đảm bảo yêu cầu sau: -Tính tối u -Tính linh ho¹t -TÝnh tin cËy -TÝnh kinh tÕ -TÝnh bÝ mật 2.3 Những nhân tố ảnh hởng đến tổ chức máy quản lý a, Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý - Tình trạng trình độ phát triển công nghệ sản xuất: đặc điểm chung mức độ phức tạp công nghệ sản xuất mà doanh nghiƯp sư dơng ¶nh hëng viƯc tỉ chøc bé máy quản lý.Các doanh nghiệp trọng đến công nghệ cao thờng có định mức quản lý thấp, máy quản lý phải đợc bố trí cho tăng cờng khả doanh nghiệp, hợp phản ứng trớc thay đổi nhanh chóng công nghệ Các doanh nghiệp khai thác công nghệ thờng có xu hớng sử dụng cán quản lý cÊp cao cã kinh nghiƯm vµ häc vÊn vỊ kü thuật, cán quản lý có chủ trơng đầu t cho dự án hớng vào việc phát triển trì vị trí dẫn đầu doanh nghiệp công nghệ, hệ thống cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo điều phối cách chặt chẽ việc định liên quan đến kinh doanh công nghệ - Tính chất đặc điểm sản xuất : Các thành phần kinh tế nghành khoa học khác tất yếu dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh khác Các đơn vị hoạt động lĩnh vực công nghiệp có t liệu sản xuất, chủng loại Đào Thị Nga Quản trị nhân lực 38A sản phẩm, thị trờng tiêu thụ, địa bàn hoạt động, phơng thức xâm nhập chiếm lĩnh thị trờng phải khác hẳn với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực nông nghiệp Điều khẳng định tính chất đặc điểm sản xuất quy định hình thức cấu tổ chức Hiện nay, điều đợc chấp nhận chung nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tổ chức máy quản lý hai mặt tách rời công tác quản lý doanh nghiệp Các kết nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tởng máy quản lý phải theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh bắt buộc có thay đổi máy quản lý b, Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý - Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp - Mức độ chuyên môn hoá tập trung hoá hoạt động quản lý - Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề cán quản lý ảnh hởng lớn đến tổ chức máy quản lý Trong điều kiện sở vật chất kỹ thuật hoạt động quản lý (máy vi tính, máy fax, máy photocopy ) đầy đủ, đại trình độ cán quản lý cao đảm nhiệm đợc nhiều công việc góp phần làm giảm số lợng cán quản lý máy quản lý doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu máy quản lý doanh nghiƯp - Quan hƯ phơ thc gi÷a sè lợng ngời bị lÃnh đạo, khả kiểm tra ngời lÃnh đạo hoạt động ngời cấp dới Yếu tố định quy mô cấu tổ chức, ảnh hởng tới việc hình thành phận cấu tổ chức với số phòng ban, số lợng nhân viên cấp lÃnh đạo phụ trách - Tác phong làm việc lÃnh đạo cấp cao: cán quản lý theo phơng cách truyền thống thờng thích sử dụng cấu tổ chức quản lý theo phận chức vận dụng hình thức tổ chức khác nh hình thức tổ chức máy theo mô hình ma trận - Thái độ đội ngũ công nhân viên - Chính sách đÃi ngộ doanh nghiệp ngời quản lý Mục đích việc phân tích nhân tố ảnh hởng đến tổ chức máy quản lý doanh nghiệp tìm mô hình tổ chức góp phần nâng cao hiệu doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp Không yếu tố riêng lẻ định mô hình tổ chức máy quản lý doanh nghiệp mà tổ chức máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hởng nhiều yếu tố yếu tố thay đổi theo trờng hợp 2.4 Các nguyên tắc xây dựng máy tổ chức - Nguyên tắc thống mục tiêu - Nguyên tắc hiệu mặt tổ chức - Nguyên tắc tầm quản lý - Nguyên tắc bậc thang Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn - Nguyên tắc thống mệnh lệnh - Nguyên tắc tính tuyệt đối mệnh lệnh - Nguyên tắc tơng hợp trách nhiệm quyền hạn - Nguyên tắc cấp quyền lực - Nguyên tắc xác định theo chức - Nguyên tắc cân - Nguyên tắc linh hoạt - Nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lÃnh đạo 2.5 Các kiểu cấu tổ chức 2.5.1 Cơ cấu trực tuyến (đờng (đờng thẳng) LÃnh đạo tổ chức (dn) LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo tuyến A1 Trong n; B1,2,3 n ngời thực A2 đó: A1,2,An B1 B2bộ phận Bn Đây cấu tổ chức đơn giản có cấp số cấp dới Toàn vấn đề đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn doanh nghiệp Đặc điểm cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: cấp lÃnh đạo trực tiếp cấp dới Cấp dới tiếp thu, chấp hành thị, mệnh lệnh cấp Các mối quan hệ thành viên tổ chức đợc thực theo đờng thẳng (tức ngêi thõa hµnh mƯnh lƯnh chØ nhËn lƯnh qua mét cấp trực tiếp thi hành mệnh lệnh ngời mà ) Đào Thị Nga Quản trị nhân lực 38A 2.5.2 Cơ cấu tổ chức chức LÃnh đạo doanh nghiệp LÃnh đạo chức LÃnh đạo chức A1 A2 ngời thực A3trong Trong đó: A1, A2, An phận An Theo kiểu cấu công tác quản lý đợc tổ chức theo chức Do hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá đảm nhiệm chức quản lý định Cấp dới chịu lÃnh đạo phận chức mà chịu lÃnh đạo chủ doanh nghiệp phận chức khác Mô hình phù hợp với xí nghiệp loại nhỏ đơn vị nghiệp, xí nghiệp loại lớn có quy mô tơng đối lớn quản lý phức tạp không nên áp dụng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.5.3 Cơ cấu trực tuyến - chức LÃnh đạo tổ chức Tham mu LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo chức năng1 LÃnh đạo tuyến LÃnh đạo chức A1 A2 B1 B2 Bn A , AAn Trong ®ã: 2, An; B1, B2, Bn nh÷ng ngêi thùc hiƯn phận Đây loại hình quản lý kết hợp với huy trực tiếp cấp lÃnh đạo hành xí nghiệp đạo nghiệp vụ nhân viên chức cấp Loại cấu giữ đợc u điểm cấu trực tuyến cấu chức đồng thời lại tránh đợc khuyết điểm loại cấu Theo cấu ngời lÃnh đạo doanh nghiệp đợc giúp đỡ phòng ban chức việc định để hớng dẫn, điều khiển kiểm tra, truyền mệnh lệnh theo tuyến đà đợc quy định Ngời lÃnh đạo phòng ban chức quyền định cho ngời thừa hành tuyến Cơ cấu trực tuyến chức có u điểm: phát huy đợc lực chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền huy hệ thống trực tuyến Tuy nhiên dạng cấu có nhợc điểm: có nhiều phận chức nên lÃnh đạo tổ chức phải họp hành nhiều, gây căng thẳng lÃng phí thời gian Ngoài xảy mâu thuẫn gia lÃnh đạo tuyến với không thống quyền hạn quan điểm Hiện kiểu cấu tổ chức đợc sử dụng rông rÃi Trên ba kiểu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có kiểu cấu trực tuyến tham mu, cấu thức, cấu không thức, cấu theo khách hàng Xà hội ngày phát triển, dẫn đến biến đổi mạnh mẽ đơn vị Sự phát triển gắn liền với trình tập trung chuyên môn hoá cao, đòi hỏi phải có phối hợp nhịp nhàng phận trình hoạt động tổ chức Vì vậy, hoàn thiện tổ chức máy quản lý tỉ chøc lµ tÊt u ViƯc hoµn thiƯn nµy lµm cho hiệu quản lý lao động cao Đào Thị Nga Quản trị nhân lực 38A II Lao Động Quản Lý Khái niệm phân loại lao động quản lý 1.1 Khái niệm Nếu xét theo quan điểm lý thuyết hệ thống lý thuyết quản lý doanh nghiệp hệ thống đợc tạo thành từ hai hệ thống phận hệ thống quản lý hệ thống bị quản lý Hệ thống quản lý bao gồm: hệ thống chức năng, hệ thống phận quản lý (các phòng ban) cán bộ, nhân viên làm việc đó, hệ thống mối quan hệ quản lý hệ thống phơng tiện vật chất kỹ thuật phơng pháp quản lý cần thiết để giải công việc quản lý Hệ thống bị quản lý hệ thống sản xuất bao gồm phân xởng, phận sản xuất toàn lực lợng lao động, vật t máy móc phơng tiện kỹ thuậtvà phơng pháp công nghệ đợc bố trí sử dụng Với t cách chủ thể quản lý, hệ thống quản lý doanh nghiệp tác động vào hệ thống bị quản lý nhằm thống hành động, đảm bảo mối quan hệ tơng hỗ, thống mục đích công tác tất phận, thành viên sản xuất để đảm bảo phát triển sản xuất không ngừng, sử dụng có hiệu nguồn dự trữ nguyên liệu lao động doanh nghiệp Sự tác động có hớng đích quản lý đợc thực thông qua trình lao động cán nhân viên máy quản lý để thực chức quản lý Do đó, lao động quản lý đợc hiểu tất ngời lao động hoạt động máy quản lý tham gia vào việc thực chức quản lý Theo C.Mac lao động quản lý dạng lao động đặc biệt ngời lao động sản xuất, để hoàn thành chức quản lý khác cần thiết phải có trình Trong doanh nghiệp lao động quản lý bao gồm lao động hoạt động máy quản lý ngời hực chức quản lý, là: Giám đốc, Phó giám đốc, trởng phòng, phó phòng phòng ban nhân viên làm việc phòng ban số công việc phục vụ khác Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng bëi lÏ chØ cÇn mét sai sãt nhá cã thĨ ảnh hởng lớn đến trình hoạt động 1.2 Phân loại lao động quản lý a Phân theo chức năng, vai trò họ việc quản lý toàn trình sản xuất Theo cách phân loại lao động quản lý đợc phân chia thành: nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành Nhân viên quản lý kỹ thuật: ngời đợc đào tạo trờng kỹ thuật đà qua thực tế sản xuất có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp có thẩm quyền thừa nhận văn bản, đồng thời ngời trực tiếp làm công tác kỹ thuật tổ chức đạo, hớng dẫn công tác kỹ thuật doanh nghiệp bao gồm: giám đốc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, trởng phòng, phó phòng kỹ thuật, kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên làm việc phòng ban kỹ thuật