Mục tiêu nghiên cứu
Công ty trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics (ITL) hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực logistics, với quy trình giao nhận và vận tải hàng hóa LCL tại Việt Nam, đặc biệt là tuyến nội địa Bắc-Nam Công ty sử dụng các phương thức vận tải đa dạng như đường bộ, đường biển và đường sắt để tối ưu hóa hiệu quả vận chuyển Để nâng cao hiệu quả quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa, cần đưa ra những giải pháp cụ thể Thời gian thực tập tại Dash Logistics mang lại cơ hội trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình từ đồng nghiệp và sự hướng dẫn tận tình, giúp nâng cao kiến thức chuyên môn cho thực tập sinh.
Thực tập sinh bộ phận kinh doanh có nhiều cơ hội áp dụng kiến thức học được từ trường lớp và tích lũy từ thầy cô, cùng với kỹ năng mềm, vào thực tế công việc.
Ngoài ra, có thể phát huy những thế mạnh và khắc phục những mặt hạn chế
Từ đó có thể hoàn thiện tốt hơn và cải thiện nhiều hơn những kỹ năng cần thiết trong chuyên môn nghề nghiệp tương lai
Báo cáo thực tập được thực hiện tại Công ty TNHH Dash Logistics, nơi nghiên cứu quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa tại bộ phận Dịch vụ Khách hàng.
Giới hạn thời gian: Nghiên cứu quy trình vận hành, nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa chính trong thời gian thực tập tại công ty từ 26/09/2022 đến 26/12/2022
Phương pháp tiếp cận công việc
- Quan sát để tiếp cận những thứ cơ bản trong phòng ban, trong công ty
- Á p dụng những kiến thức đã học vào trong thực tế
- Phương pháp thu thập thông tin, phân tích số liệu và đánh giá kết quả
- Phương pháp tổng hợp, thống kê dữ liệu từ nhiều nguồn tài liệu
- Phương pháp phân tích bộ chứng từ, hóa đơn, bảng thống kê, …
Mô tả vị trí thực tập
Vị trí thực tập: Customer Service
- Sắp xếp hồ sơ chứng từ
- Nhập liệu theo hướng dẫn của anh chị phụ trách, nhập số liệu trên hệ thống eMTS
- Trình ký hồ sơ và chuyển giao cho các bộ phận liên quan
- Gửi thư và nhận thư cho các bộ phận liên quan
Bố cục bài thực tập
Cụ thể đề tài sẽ được trình bày theo bố cục:
Chương 1: Giới thiệu về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics
Chương 2: Thực trạng về việc thực hiện quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa của Công ty Dash Logistics
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa tại công ty Dash Logistics
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DASH LOGISTICS
Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dash Logistics
Tên công ty: CÔNG TY TNHH DASH LOGISTICS
Tên quốc tế: DASH LOGISTICS COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: DASH LOGISTICS CO.,LTD
Trụ sở chính: Số 54 Trường Sơn, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: sales-hcm@dash.vn
Dash Logistics có trụ sở chính tại TPHCM, cùng với công ty mẹ ITL Corp, và sở hữu một văn phòng đại diện tại Hà Nội cùng ba hub lớn tại miền Bắc, Trung và Nam Điều này giúp công ty đáp ứng nhanh chóng nhu cầu vận tải và bốc xếp hàng hóa hiệu quả.
• Văn phòng chi nhánh Dash Hà Nội:
- Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà CPT, 24 Mạc Thái Tông, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Email: sales-han@dash.vn
- Địa chỉ: Bãi hàng ga Yên Viên, Thị trấn Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Thủ đô Hà Nội
- Email: cs-han@dash.vn
- Địa chỉ: Kho C3, Tổng kho DANATRANS, Đường số 3, KCN Hòa Cầm, Phường Thọ Tầy, Thành phố Đà Nẵng
- Email: cs-dash@dash.vn
- Địa chỉ: Tổng khi Đặng Huỳnh, Số 24/1 QL13, Khu phố Bình Đáng, Bình Hòa, Thuận An, Bình Dương
- Email: cs-hcm@dash.vn
Logo Công ty TNHH Dash Logistics
Slogan: “Your Specialist in Delivery Solution” – Chuyên gia của bạn trong giải pháp vận chuyển
Công ty TNHH Dash Logistics, liên doanh giữa Tập đoàn Indo Trans Logistics (ITL Corp) và Tập đoàn Singapore Post (SingPost), là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa lẻ (LCL) hàng đầu Với sự kết hợp giữa năng lực quản trị quốc tế của SingPost và kiến thức sâu sắc về thị trường nội địa của ITL Corp, Dash Logistics tự tin cung cấp các giải pháp vận tải đa dạng qua các phương thức như đường bộ, đường biển và đường sắt.
Tập đoàn Singapore Post là một trong những công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ bưu chính và chuyển phát, phục vụ cả thị trường trong nước và quốc tế.
Ra đời vào năm 1819, SingPost đã có gần 203 năm phát triển và khẳng định vị thế là chuyên gia cung cấp dịch vụ bưu chính tin cậy Công ty hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực logistics, chuyển phát nhanh, phân phối và bán lẻ Kể từ năm 2001, SingPost đã liên tục nhận giải vàng cho Dịch vụ chuyển phát nhanh toàn cầu (EMS) từ Liên minh bưu chính quốc tế.
• Về Tập đoàn Indo-Trans Logistics
ITL Corp là một trong những tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp liên quan đến hậu cần, kho bãi, và đại lý hàng không Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, xuất nhập khẩu, cùng với mạng lưới phân phối và vận tải toàn quốc ITL đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ dịch vụ vận tải, góp phần thúc đẩy kinh doanh cho khách hàng và nhà cung cấp.
ITL chuyên cung cấp dịch vụ logistics và phân phối, tập trung vào giải pháp vận tải quốc tế, bao gồm vận tải hàng không, giao nhận tận nơi và dịch vụ chuyển phát nhanh.
Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty TNHH Dash Logistics
Chức năng và nhiệm vụ:
Dash cam kết phát triển thành một trong những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng lẻ (LCL) vượt trội Công ty luôn tận tâm và đầu tư vào chất lượng dịch vụ cũng như cơ sở hạ tầng, nhằm đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả những nhu cầu ngày càng cao và thay đổi liên tục của khách hàng.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển đường bộ hàng FCL/LCL Bắc Trung Nam, luôn tiên phong và dẫn đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng consolidation Chúng tôi cam kết mang đến chất lượng dịch vụ đáng tin cậy cùng với lịch trình vận chuyển thường xuyên, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Dash phát huy thế mạnh của mình thông qua việc đầu tư vào đội xe container và xe container chuyên dụng hai tầng tại thị trường Việt Nam Công ty cung cấp giải pháp vận tải hàng lẻ (LCL) trên toàn quốc, kết nối Bắc – Trung – Nam bằng phương thức vận chuyển đường bộ Với cam kết cải thiện chất lượng dịch vụ, Dash tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo hàng hóa được giao nhanh chóng và an toàn Sự tin cậy, tận tâm và hoàn thiện trong từng chuyến hàng là những giá trị mà Dash mang đến cho khách hàng.
• Thời gian lịch trình xe cố định, thường xuyên, đảm bảo đúng leadtime hành trình Bắc – Nam (từ 3-4 ngày làm việc)
• Tần suất xe hoạt động cao và nhất quán liên tục: từ 3-5 xe/ngày
Đảm bảo hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ, chứng từ và thủ tục đi đường như hóa đơn VAT và phiếu xuất kho là rất quan trọng, đặc biệt là khi vận chuyển hàng nguy hiểm (DG Cargo) cần có giấy phép vận chuyển.
• Phương thức xử lý, đóng và làm hàng đa dạng, đội ngũ vận hành được đào tào chuyên sâu: hàng hóa đóng xá, cartoon, hoặc hàng pallet
Trong quá trình vận chuyển dài, luôn cần có ít nhất 2 tài xế FC để đảm bảo luân phiên và an toàn Tại Dash, các tài xế được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật lái xe an toàn, bảo vệ cả hành khách và hàng hóa trong suốt hành trình.
Chúng tôi cung cấp giá cả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với mức giá hợp lý Đội ngũ của chúng tôi luôn linh hoạt trong việc xử lý các lô hàng, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên khác nhau.
• Hưởng ứng “môi trường xanh” thông qua Hiệp hội Green Freight Asia (GFA), ITL Corp và Dash Logistics là thành viên đạt chứng chỉ GFA
Để đạt được tiêu chí chứng nhận mức độ 2 cho hạng mục Nhãn Lá, hệ thống xe cần được trang bị các công nghệ tiên tiến nhằm giảm thiểu khí thải và cải thiện hiệu suất năng lượng Việc này không chỉ giúp tiết kiệm nhiên liệu mà còn giảm lượng khí CO2 thải ra môi trường, từ đó giảm chi phí hoạt động trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Dịch vụ Vận chuyển Nhanh Bắc - Nam 48 Giờ của Dash cam kết giao hàng nhanh chóng trong vòng 48 tiếng, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng Đây là giải pháp tối ưu về chi phí và hiệu quả, đảm bảo thời gian vận chuyển đúng như mong đợi.
Một số điểm nổi bật về dịch vụ Vận chuyển Nhanh – 48 Giờ:
Dịch vụ vận chuyển này mang lại ưu điểm nổi bật với thời gian giao hàng tương đương, nhưng chi phí tiết kiệm đến 50% so với vận chuyển bằng đường hàng không.
• Lịch trình vận chuyển tương đối được cung cấp đầy đủ, đáp ứng nhu cầu khách hàng, với tần suất cố định và thường xuyên: 3 chuyến/tuần
• Thời gian vận chuyển: 42- 48 tiếng
Dịch vụ chuyển phát nhanh thường được sử dụng cho các mặt hàng như hàng giá trị cao, yêu cầu đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh chóng, cũng như các sản phẩm cần được bảo đảm an ninh và an toàn trong quá trình giao nhận.
Dash cung cấp dịch vụ vận chuyển chuyên biệt cho hàng hóa có giá trị cao và hàng nguy hiểm, nhằm mở rộng đa dạng mặt hàng trong giải pháp logistics Chúng tôi cam kết đảm bảo an toàn và chăm sóc đặc biệt cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Một số điểm nổi bật về dịch vụ Vận chuyển hàng giá trị cao và hàng DG:
• Yêu cầu cung cấp đầy đủ giấy phép vận chuyển liên quan đến hàng hóa nguy hiểm (DG Cargo)
Tài xế được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật lái xe an toàn và các biện pháp phòng ngừa rủi ro, đảm bảo hành trình diễn ra an toàn và hiệu quả.
• Sử dụng xe đầu kéo hiện đại nhất, đáp ứng chỉ tiêu nhanh nhưng vẫn đảm bảo độ an toàn khi lưu thông (HD700)
Sử dụng sơmi-romoc hai tầng chuyên dụng giúp đảm bảo an toàn trong việc vận chuyển hàng hóa, ngăn chặn sự xê dịch trong quá trình di chuyển và bảo vệ các sản phẩm ghép khác khỏi ảnh hưởng.
• Đầu tư trang thiết bị xe nâng và phương tiện nâng hạ an toàn cho việc bốc xếp, dỡ hàng hóa lên xuống
Xây dựng kho hàng cần tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh và trang bị hệ thống giám sát 24/7, nhằm đảm bảo hàng hóa luôn được bảo vệ trong khu vực an ninh.
Trang bị đa dạng thiết bị làm hàng như máy quét mã vạch, cân trọng lượng và xe nâng điện, giúp đáp ứng linh hoạt mọi loại hàng hóa và nghiệp vụ trong quá trình vận chuyển.
• Mọi xe tải, đầu kéo, romooc tại Dash luôn được trang bị các thiết bị hỗ trợ định vị GPS nhằm phù hợp theo dõi hành trình di chuyển
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức của Dash Logistics bao gồm 50 nhân viên từ khắp mọi miền đất nước, được phân chia rõ ràng theo cấu trúc như biểu đồ dưới đây.
Sơ đồ tổ chức của Dash Logistics
Nguồn: Thông tin nội bộ công ty
Các chức năng và nhiệm vụ phòng ban
Phòng Kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc quản lý và phát triển kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược bán hàng và tiếp thị, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cũng như duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Ngoài ra, phòng Sales còn thực hiện tư vấn dịch vụ, đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác và khách hàng, đồng thời góp phần quan trọng vào việc xây dựng và phát triển thương hiệu công ty.
Phòng Chăm sóc khách hàng (Customer Service Department) là bộ phận quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ các công việc liên quan đến chứng từ và giấy tờ trong quá trình vận chuyển Bộ phận này hỗ trợ phòng Sales trong việc kiểm tra giá cả và thông báo cho đội ngũ xe điều độ vận chuyển Ngoài ra, CS cũng có vai trò quản trị và điều hành quy trình giao nhận, điều phối hàng hóa, cũng như kiểm soát và lưu trữ các chứng từ giao nhận và báo cáo của đội giao hàng.
Phòng vận hành (Operations Department) chịu trách nhiệm thực hiện quy trình điều độ xe tải và kéo container, đồng thời đảm bảo việc làm hàng, đóng gói và kiểm đếm hàng hóa tại kho Phòng cũng quản lý các hoạt động giao nhận hàng hóa, đảm bảo hiệu quả trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Bộ phận OPS đảm nhận toàn bộ quy trình vận tải, phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để hoàn thiện nghiệp vụ cho từng đơn hàng vận chuyển.
Nguồn nhân lực
Với mô hình quản lý phi tập trung, Dash Logistics có khả năng phản ứng linh hoạt trước những biến động trong môi trường kinh doanh và khu vực địa phương Điều này không chỉ nâng cao động lực làm việc của nhân viên mà còn cho phép các nhà quản lý cấp dưới đưa ra các quyết định phù hợp với nhu cầu của khu vực và khách hàng.
Bảng Cơ cấu nhân sự của Dash Logistics
Nguồn: Thông tin nội bộ công ty
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức thương mại Tuy nhiên, theo thống kê, Dash Logistics hiện đang thiếu hụt nhân lực Trong những thời điểm khách hàng gia tăng, công ty cần phải tuyển thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu dịch vụ.
Dash Logistics sở hữu một nguồn nhân lực trẻ, tuy nhiên trình độ chuyên môn còn hạn chế Điều này cho thấy rằng đội ngũ nhân viên tại Dash Logistics có hiệu suất công việc cao, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai.
Tỷ lệ giới tính trong Dash Logistics có sự chênh lệch rõ rệt, với 70% nam giới và 30% nữ giới Nam giới chủ yếu làm việc ở các bộ phận như hậu cần và vận hành, nơi yêu cầu sức khỏe tốt, trong khi nữ giới chủ yếu đảm nhận các vị trí như chứng từ và kế toán, cần sự kiên nhẫn và tập trung Sự phân bổ giới tính này phản ánh tình hình hiện tại của công ty.
Hoạt động thương mại của Công ty TNHH Dash Logistics
Dash Logistics, với sự hỗ trợ từ ITL Corp, là nhà cung cấp giải pháp vận chuyển đường bộ tuyến dài hàng đầu tại Việt Nam, phục vụ từ Bắc đến Nam Công ty phấn đấu trở thành chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển nội địa, cung cấp dịch vụ toàn diện bao gồm vận tải, ghép hàng hóa lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) bằng nhiều phương thức khác nhau như đường bộ, đường sắt và đường biển, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho khách hàng.
Dash Logistics tập trung vào một số ngành hàng tiềm năng như thiết bị công nghiệp, điện tử, linh kiện điện tử, hàng hóa chất, thời trang, dược phẩm, thiết bị gia dụng và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) Các khách hàng tiêu biểu của Dash Logistics bao gồm Uniqlo, Zara, Coca Cola, ACFC, Sony, Nippon Express, Hafele, Starbucks, Syngenta, Teka, Kuehne+Nagel, Phindeli, Nissei, DKSH và HUHT.
BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 2018 ĐẾN
Biểu đồ 1 Doanh thu của Dash Logistics từ năm 2018 đến năm 2020
Biểu đồ 2 Lợi nhuận sau thuế của Dash Logistics từ năm 2018 đến năm 2020
Giai đoạn từ năm 2018-2020, doanh thu của Dash có xu hướng tăng đều, mặc dù năm 2019 gặp khó khăn do tác động của đại dịch COVID-19 Nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải, logistics và xuất nhập khẩu phải đối mặt với trở ngại lớn, đặc biệt là việc tạm ngưng hoạt động xuất nhập khẩu do chi phí vận chuyển tăng cao và các cửa khẩu, cảng biển bị chặn Trong bối cảnh đó, Dash Logistics đã tập trung nguồn lực vào vận tải nội địa, đáp ứng nhu cầu thiết yếu của người dân trong thời kỳ cách ly xã hội Công ty đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội và hoàn thiện vai trò kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp, từ đó tạo ra doanh thu ổn định và khẳng định giá trị của mình trong giai đoạn khó khăn này.
Biểu đồ doanh thu của Dash cho thấy rằng từ năm 2018 đến 2020, phương thức vận chuyển bằng đường bộ luôn chiếm tỷ trọng cao nhất, với khoảng 40% vào năm 2020 Phương thức vận chuyển bằng đường sắt đứng thứ hai với 31%, trong khi đó, vận chuyển bằng đường biển chiếm 29% Dash đã khai thác hiệu quả nguồn lực và lợi thế của mình, cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và dày dạn kinh nghiệm.
Theo số liệu thống kê, phương thức vận chuyển đường bộ đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, với mức tăng khoảng 2,3% từ 95,261 tỷ VNĐ vào năm 2018 lên 97,389 tỷ VNĐ vào năm 2019, và tiếp tục tăng khoảng 3,1% trong năm tiếp theo.
So với năm 2019, doanh thu vận chuyển hàng hóa bằng đường sắt trong năm 2020 tiếp tục tăng trưởng ổn định Cụ thể, doanh thu ước tính đạt khoảng 73,897 tỷ VNĐ, tăng 2.4% so với 72,183 tỷ VNĐ của năm 2018.
Doanh thu của Dash Logistics đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng vào năm 2020, với mức tăng khoảng 4.5% so với năm 2019 Cụ thể, doanh thu từ phương thức đường biển tăng 3.5% từ năm 2018, đạt 65,636 tỷ VNĐ vào năm 2018, và tăng lên 67,931 tỷ VNĐ vào năm 2019, tiếp tục tăng mạnh mẽ 7.8% vào năm 2020 so với năm trước Tổng doanh thu ước tính của toàn bộ dịch vụ tại Dash Logistics trong năm 2020 tăng khoảng 4.8% so với năm 2019 Đây là một dấu hiệu tích cực cho Dash Logistics, nhờ vào sự nỗ lực không ngừng của lãnh đạo và nhân viên trong việc tận dụng cơ hội trong bối cảnh dịch bệnh khó khăn.
THỰC TRẠNG VỀ VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌ NH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY
Tìm hiểu nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa tại công ty Dash Logistics20
Hình 2 Quy trình thực hiện xử lý đơn hàng
Diễn giải chi tiết quy trình vận hành
2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng
Tại Dash Logistics, bộ phận Sales đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn trực tiếp cho khách hàng về nhu cầu vận chuyển Nhân viên Sales sẽ tìm hiểu về loại hàng hóa, tuyến đường và phương thức vận chuyển mà khách hàng mong muốn, cùng với mức chi phí tối ưu Sau khi tổng hợp các yêu cầu, Sales sẽ hỗ trợ giải đáp thắc mắc và đề xuất giải pháp phù hợp, đồng thời lập bảng phân tích báo giá Cuối cùng, hai bên sẽ thảo luận và thương lượng để đạt được gói dịch vụ chất lượng nhất cho khách hàng.
2.2.2 Tạo tài khoản và thông tin khách hàng
Khi bộ phận Sales hoàn tất việc ký hợp đồng với khách hàng cho dịch vụ của Dash, nhiệm vụ tiếp theo là cập nhật thông tin khách hàng, lô hàng cần vận chuyển và bảng phân tích báo giá dịch vụ vận tải Đối với khách hàng lần đầu, Sales cần xin hạn mức công nợ và thông tin chi tiết để ký kết hợp đồng, đồng thời cập nhật dữ liệu trên hệ thống trực tuyến eTMS.
Sau khi hoàn thành biểu mẫu xin hạn mức công nợ, bộ phận Accounts Receivable sẽ gửi email đến Sales Manager và BU Head để xác nhận duyệt đề xuất Khi nhận được sự chấp thuận từ tất cả các bên liên quan, bộ phận AR sẽ tiến hành cập nhật toàn bộ thông tin cần thiết trên hệ thống eTMS.
Đội ngũ Sales sẽ thực hiện các tác vụ liên quan đến việc nhập thông tin khách hàng trực tuyến vào hệ thống, đảm bảo điền đầy đủ chi tiết cần thiết Qua đó, bộ phận AR và Kế toán sẽ kích hoạt hợp đồng và ủy quyền bảng báo giá cho nhân viên kinh doanh phụ trách làm việc trực tiếp với khách hàng.
Hệ thống hiển thị thông tin khách hàng như tên, số hợp đồng, tuyến đường vận chuyển, loại dịch vụ cần hỗ trợ và các chi phí phụ phí liên quan Những thông tin này là cơ sở để xác định giá cước vận chuyển và các chi phí phát sinh trong suốt quá trình vận chuyển từ điểm nhận đến điểm đích.
Sau khi các phòng ban phê duyệt hạn mức công nợ và báo giá, bộ phận CS hoặc nhân viên Sales sẽ tạo yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) và cập nhật đầy đủ thông tin liên quan đến lô hàng vào mẫu biểu Thông tin này sau đó được nhập vào hệ thống eTMS, giúp các bộ phận liên quan như OPS và đội xe nắm bắt thông tin cần thiết để chuẩn bị điều độ xe vận chuyển.
Trong biểu mẫu booking, cần cung cấp thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp của khách hàng, tên người phụ trách (thường là Sales) và ngày lập booking Ngoài ra, cần xác định loại hình dịch vụ như Door to Door, Door to Hub, Hub to Door, hay Hub to Hub Thông tin về loại shipment cũng cần được ghi rõ, bao gồm Container, Long Haul, Pallet, Per Trip, cùng với loại trọng lượng hàng như Whichever is higher, Gross weight, và Volume weight.
Thông tin quan trọng về ngày giờ bốc xếp hàng và địa chỉ nhận hàng cần được cung cấp đầy đủ, bao gồm cả số điện thoại và email liên hệ Bên cạnh đó, thông tin liên hệ của người phụ trách giao hàng cũng cần được nêu rõ Mô tả hàng hóa phải chi tiết, bao gồm kích thước, tải trọng, số khối và số lượng sản phẩm Cuối cùng, cần cập nhật thông tin trong quá trình nhận hàng tại địa điểm của khách hàng từ nhân viên điều độ xe.
OPS và bộ phận chăm sóc khách hàng cần cung cấp thông tin chi tiết về việc bốc dỡ hàng hóa, bao gồm loại hàng nhận (thùng carton hay pallet), khả năng ghép chung với hàng hóa khác, thời gian chờ lấy hàng dự kiến, thời gian tiếp nhận đơn hàng của bộ phận CS, cùng với các yêu cầu khác liên quan.
Trong mỗi yêu cầu đặt chỗ của Dash, mọi thông tin liên quan đến khách hàng và các bộ phận đều được thể hiện rõ ràng, thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch của công ty Dựa vào thông tin từ booking, sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận Sales, CS và OPS giúp Dash Logistics thực hiện hiệu quả các nghiệp vụ vận tải, mang đến sự tận tâm cho từng lô hàng và chuyến đi.
2.2.4 Tiếp nhận thông tin và điều phối xe nhận hàng
Khi bộ phận Sales và CS nhận được thông tin booking đầy đủ, họ sẽ phản hồi khách hàng trong vòng 30 phút qua email hoặc điện thoại Đồng thời, công ty cũng cung cấp thông tin chi tiết về giờ xe đến để khách hàng có thể sắp xếp việc nhận hàng và bốc xếp lên xe vận chuyển.
Bộ phận Sales và CS phối hợp gửi email cho bộ phận OPS để sắp xếp đội xe và tài xế đến địa điểm giao nhận, cung cấp thông tin liên hệ của người nhận hàng Mục tiêu của việc này là đảm bảo dịch vụ được thực hiện nhanh chóng và đúng giờ tại điểm lấy hàng theo yêu cầu của khách hàng.
2.2.5 Nhận hàng và kiểm đếm tại kho của khách hàng
Nhân viên và tài xế của Dash khi đến điểm nhận hàng sẽ được cung cấp các chứng từ đi đường cần thiết Trong suốt quá trình vận chuyển, một số chứng từ bắt buộc phải có bao gồm biên bản, giấy giới thiệu, cùng với thông tin về số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa Những chứng từ này được trao đổi giữa nhân viên OPS của Dash và khách hàng để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Khi hàng hóa đến kho của Dash, nhân viên OPS sẽ tiến hành cân đo và kiểm tra lại số lượng hàng hóa, bao gồm số lượng thùng carton, pallets, hoặc từng kiện hàng Nếu khách hàng yêu cầu đóng gói theo pallets, nhân viên OPS sẽ thực hiện việc đóng hàng trước khi bốc xếp lên phương tiện vận chuyển.
Sau khi xác nhận thông tin trên chứng từ và biên bản hàng hóa, bộ phận CS sẽ tiến hành nhập hàng hóa vào hệ thống eTMS và gửi email thông báo xác nhận lại thông tin thực tế cho khách hàng.
Thực trạng việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ vận tải hàng hóa LCL nội địa25
Mặc dù quy trình bán hàng và xử lý vận chuyển hàng lẻ LCL nội địa đã được tối ưu hóa, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế và rủi ro khi áp dụng thực tế Do đó, nhân viên bộ phận Sales không chỉ cần giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng, mà còn phải phối hợp linh hoạt với các phòng ban khác trong BU để đảm bảo quy trình nghiệp vụ diễn ra trôi chảy và đạt chất lượng cao.
Tại Dash Logistics, quy trình vận tải được xây dựng chuyên nghiệp và phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban, nhằm cung cấp dịch vụ giao nhận hàng lẻ nội địa hiệu quả cho khách hàng Từ giai đoạn báo giá, tạo tài khoản thông tin khách hàng, đến việc duyệt hạn mức công nợ và thực hiện quy trình giao nhận, tất cả đều được xử lý một cách chuyên nghiệp để đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng an toàn nhất.
Ban lãnh đạo và nhân viên tại Dash Logistics luôn chú trọng quy trình thực hiện, thể hiện sự tận tâm và nhiệt huyết đối với từng chuyến hàng Điều này giúp công ty cung cấp giải pháp vận tải xuất sắc, mang lại giá trị sử dụng cao và sự hài lòng cho các đối tác, khách hàng.
Tuy nhiên, quy trình xử lý nghiệp vụ của Dash vẫn đối mặt với nhiều khó khăn và rủi ro trong việc thực hiện lô hàng lẻ LCL trên tuyến nội địa Bắc-Trung-Nam.
Rủi ro về thời gian báo giá là một yếu tố quan trọng trong quá trình thực hiện báo giá Thời gian báo giá có thể bị ảnh hưởng bởi đặc tính sản phẩm và tuyến đường vận chuyển Bộ phận Sales có thể nhanh chóng phân tích bảng giá và gửi cho khách hàng tham khảo Tuy nhiên, đối với những khách hàng yêu cầu sử dụng đa phương thức vận chuyển, họ cần chờ đợi thông tin giá từ phía nhà cung cấp.
Quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng có thể gặp phải sự chậm trễ do thời gian lập phân tích bảng giá, xét duyệt bởi Trưởng nhóm Sales, và gửi báo giá cho khách hàng Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến những khách hàng cần hàng gấp, khiến họ không hài lòng với sự chậm trễ và mức độ đáp ứng dịch vụ của Dash.
Quy trình cập nhật và xét duyệt hạn mức công nợ trên hệ thống eTMS hiện tại còn mất nhiều thời gian, do cần sự xác nhận từ nhiều phòng ban khác nhau Điều này làm hạn chế khả năng tiếp cận nhanh chóng trong việc cập nhật báo giá, đặc biệt là đối với khách hàng mới, khi họ phải chờ đợi bộ phận AR phê duyệt hạn mức công nợ để tạo tài khoản Thêm vào đó, chính sách nghiêm ngặt của ITL Corp trong việc duyệt hạn mức công nợ cũng gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ lẻ không đáp ứng đủ tiêu chí cấp hạn mức.
27 khăn cho bộ phận Sales của Dash trong việc tìm kiếm nguồn khách hàng mới
Trong quá trình điều độ thông tin xe đến địa điểm giao nhận hàng, vẫn tồn tại rủi ro về tính thông tin kịp thời và nhanh chóng Sự hạn chế trong việc liên lạc giữa các bộ phận như CS, Sales và OPS có thể xảy ra, đặc biệt khi gặp sự cố kết nối internet trong quá trình điều độ xe lấy hàng qua trực tuyến.
Hệ thống phần mềm eTMS chỉ được sử dụng nội bộ, dẫn đến việc khách hàng không thể tận dụng tối đa các chức năng cần thiết để theo dõi lô hàng Khách hàng chỉ có thể theo dõi lộ trình vận chuyển qua hệ thống Track & Trace trên website của Dash Logistics, trong khi thông tin chi tiết như định vị GPS phải qua sự kiểm duyệt của bộ phận CS Điều này gây khó khăn và làm cho khách hàng trở nên bị động trong việc cập nhật thông tin hàng hóa một cách nhanh chóng.
Nhận xét về quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa tại Công ty Dash Logistics
Giao hàng đúng thời gian và địa điểm là tiêu chí quan trọng đánh giá uy tín của các doanh nghiệp vận tải Tại Dash, đội ngũ nhân viên điều độ giàu kinh nghiệm và tài xế thông thạo đường xá đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn Quy trình nghiệp vụ rõ ràng, nhanh chóng và chính xác giúp Dash xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, những lợi thế này tạo nền tảng mạnh mẽ cho sức cạnh tranh của Dash và tập đoàn ITL trong ngành dịch vụ vận tải.
Chi phí vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam hiện nay đang là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp sản xuất, khi mà chi phí này chiếm tới 20% tổng chi phí sản xuất, cao hơn nhiều so với mức 10% ở các nước ASEAN Tình trạng chi phí logistics chưa được cải thiện đang ảnh hưởng tiêu cực đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Nguyên nhân chủ yếu đến từ giá dầu, phí tại các trạm thu phí, và sự thiếu hụt cảng lớn, cùng với các thủ tục hành chính phức tạp, dẫn đến tăng thêm chi phí vận chuyển.
Ngành vận tải hàng hóa tại Việt Nam hoạt động thường xuyên nhưng không phải lúc nào cũng an toàn, đặc biệt là với tình trạng kẹt xe ngày càng nghiêm trọng Vấn đề này dẫn đến việc giao hàng chậm trễ, làm tăng chi phí vận chuyển và giảm uy tín của doanh nghiệp Bên cạnh đó, rủi ro từ va chạm giao thông cũng là yếu tố khó lường mà các doanh nghiệp vận tải cần đối mặt.
Phân tích ma trận SWOT
Công ty Dash Logistics thực hiện nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa với quy trình vận hành chặt chẽ, bao gồm các bước cụ thể và rõ ràng Mọi thủ tục đều được chú trọng ngay từ giai đoạn đầu, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong từng khâu vận chuyển.
29 trong việc tuân thủ nghiệp vụ để đảm bảo cho hoạt động được diễn ra hiệu quả
Dash Logistics tự hào có đội ngũ nhân viên dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải, nhiệt huyết và tận tâm Với sự thông thạo nhiều tuyến đường, bộ phận điều độ của chúng tôi xử lý các đơn hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Dash Logistics nổi bật với việc ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
Vận chuyển hàng hóa qua đường bộ nội địa mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, quy trình đơn giản và chi phí hợp lý cho cự ly ngắn và trung bình Phương thức này có khả năng bảo quản hàng hóa tốt, đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển Đây là lựa chọn tối ưu cho những loại hàng hóa đặc biệt không thể bảo quản lâu trong thùng kín.
Hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ kho người gửi đến kho người nhận mà không cần qua trung gian, giúp giảm thiểu công đoạn bốc xếp và tiết kiệm chi phí Đối với những tuyến đường đặc biệt, chi phí phát sinh sẽ được ghi rõ trong bảng báo giá vận chuyển.
Một số hạn chế trong quá trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại Dash
Đối với những đơn hàng phức tạp, thời gian báo giá vận chuyển cho khách hàng có thể kéo dài do cần chờ thông tin từ nhiều bộ phận và quá trình xét duyệt bảng giá.
Hệ thống website hiện tại không hỗ trợ tính năng "chatbox", điều này khiến khách hàng không thể chủ động liên hệ với tư vấn viên để nhận hỗ trợ và báo giá vận chuyển.
Hệ thống eTMS chỉ được sử dụng nội bộ, do đó khách hàng không thể tự cập nhật thông tin lô hàng 24/7 Điều này dẫn đến việc khách hàng phải mất nhiều thời gian để trao đổi và nhận thông tin từ bộ phận chăm sóc khách hàng.
Trong quá trình điều độ xe đến địa điểm giao nhận, có thể xảy ra một số trục trặc về đường truyền kết nối internet, dẫn đến việc thông tin không được cập nhật kịp thời Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến leadtime giao hàng cho khách hàng.
Dash đầu tư đa dạng phương tiện vận chuyển như xe tải, đầu kéo, romooc, và container chuyên dụng, cùng với bãi đậu xe rộng rãi và hệ thống kho hàng phân bổ tại ba miền gần các khu công nghiệp lớn Đội ngũ nhân viên và tài xế được đào tạo chuyên nghiệp và thường xuyên tham gia các buổi tập huấn từ ITL Corp, đảm bảo quá trình điều độ hàng hóa diễn ra một cách linh hoạt và chuyên nghiệp, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Dash Logistics tận dụng mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong ITL Corp để xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác hãng tàu và cơ quan hải quan Điều này giúp Dash hoàn thiện quy trình booking, báo giá và xếp dỡ container nhanh chóng, đồng thời phối hợp linh hoạt trong điều độ xe Nhờ sự hỗ trợ từ các dịch vụ khác trong ITL Corp, Dash Logistics mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng nội địa và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
Trong bối cảnh 31 lĩnh vực vận tải và logistics đang phát triển mạnh mẽ, Dash cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ để giữ chân khách hàng và thu hút thêm khách hàng tiềm năng Việc không ngừng cải tiến và phát triển các giá trị dịch vụ sẽ giúp công ty tạo ra lợi thế cạnh tranh và củng cố niềm tin của khách hàng.
Trong năm 2023, dự báo sẽ xảy ra chu kỳ sinh thoái kinh tế toàn diện, dẫn đến việc các doanh nghiệp sản xuất giảm lượng hàng hóa Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi hoạt động logistics và vận tải, không chỉ tại Dash Logistics mà còn đối với toàn ngành.
