DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH 1 Điều hành cuộc họp Tháng 11, 2003 Dựa theo tài liệu của trường Harvard Business ThiNganHang com Trung tâm phổ biến kiến t[.]
TRUNG TÂM PHỔ BIẾN KIẾN THỨC DỰ ÁN PTĐTĐH Điều hành họp Tháng 11, 2003 Dựa theo tài liệu trường Harvard Business ThiNganHang.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Tổ chức thành công họp cơng việc mà người lãnh đạo có lực cần phải có khả thực Đây việc khơng dễ dàng Các họp nên tổ chức nào? làm để biết chắn người tham dự đến giờ? Truyền đạt cho người nào? Tổ chức thực công việc sau họp sao? Trong tài liệu này, bạn học cách xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp, lập kế hoạch để biến định thành hành động Loại hình mục đích họp Có thể tổ chức họp với nhiều mục đích Loại hình họp phân chia thành ba lĩnh vực sau: • Cuộc họp để giải vấn đề • Cuộc họp để đưa định • Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi 14 bước lập kế hoạch, triển khai thực theo dõi Đảm bảo họp thực cần thiết Triệu tập họp khi: • bạn cần nhóm cung cấp thông tin tư vấn Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới ThiNganHang.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp • bạn muốn Nhóm tham gia đưa định giải vấn đề • bạn muốn làm rõ vấn đề mà trao đổi với người không mang lại kết • bạn muốn chia thơng tin, thành cơng quan tâm đến nhóm Khơng nên tổ chức họp nếu: • liên quan đến vấn đề cá nhân • bạn khơng có thời gian chuẩn bị • có cách khác hiệu nhắc nhở, thư điện tử điện thoại • vấn đề giải • nội dung họp khơng hữu ích người Xác định làm rõ mục tiêu tiến trình họp • Dựa vào mục tiêu cụ thể họp bạn định người bạn muốn mời đến dự họp nên tổ chức (để thông báo, giải vấn đề, khuyến khích người đóng góp ý kiến đến kết luận?) • Mục tiêu họp cần phải cụ thể, rõ ràng khả thi • Phân cơng vai trị trách nhiệm đảm bảo vai trò quan trọng đảm nhiệm chu đáo: o lãnh đạo: nên điều khiển họp giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khó khăn phạm vi quyền hạn Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thực sau họp o chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thơng qua thảo luận, giải vấn đề trình đưa định Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới ThiNganHang.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1.Điều hành họp họp Đóng góp kiến thức chun mơn u cầu Có thể chịu trách nhiệm công việc hậu cần trước sau họp o thư ký: ghi lại nội dung, ý kiến định họp Thư ký dự thảo biên ghi chép sau họp o người cộng tác: tham gia cách tích cực vào họp cách đóng góp ý kiến thảo luận hướng • Xác định rõ người định • Xác định cách thức đưa định nào: lãnh đạo, bỏ phiếu nhóm, thống ý kiến chung • Xây dựng nội dung họp sử dụng danh mục kiểm tra để xây dựng nội dung cụ thể (Xem mục 2.4) Thu hút tham gia người cần thiết Cuộc họp nên bao gồm người sau tham gia: • người đưa định cuối • có quyền lực việc ủng hộ ngăn cản định • cung cấp nguồn thơng tin liên quan • cam kết giải vấn đề thực định • trình bày quan điểm bên tham gia quan trọng Mời thành viên chủ chốt tham gia vào họp cách: • mời riêng người tổ chức họp phù hợp với thời gian họ • trao cho họ vai trị chủ động khai thác lợi ích họ tham gia họp Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới ThiNganHang.com ... Cuộc họp để đưa định • Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi 14 bước lập kế hoạch, triển khai thực theo dõi Đảm bảo họp thực cần thiết Triệu tập họp khi: • bạn...Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1. Điều hành họp ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Tổ chức thành công họp công việc mà người lãnh đạo có lực cần... vấn Dự án Phát triển Đô thị Đồng Hới ThiNganHang.com Trung tâm phổ biến kiến thức - dự án PTĐTĐH: 1. Điều hành họp • bạn muốn Nhóm tham gia đưa định giải vấn đề • bạn muốn làm rõ vấn đề mà trao đổi