Giới thiệu
Lí do chọn đề tài
ĐH Đông Đô là cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam, chuyên đào tạo các ngành Kinh tế, Kỹ thuật và Ngôn ngữ Hiện tại, trường cung cấp 23 ngành học bậc Đại học, 7 ngành đào tạo Thạc sĩ và 1 ngành Tiến sĩ.
Trường ĐH Đông Đô hiện chưa áp dụng Công nghệ thông tin một cách đồng bộ trong quản lý đào tạo và các hoạt động liên quan, như quản lý khoa học, học viên, hợp tác quốc tế, cơ sở vật chất, thông tin tư liệu - thư viện và tạp chí Điều này dẫn đến độ chính xác thông tin thấp, quản lý phân tán, và khó khăn trong xử lý công việc thủ công, gây trở ngại cho việc mở rộng quy mô đào tạo trong tương lai Nghiên cứu ứng dụng kiến trúc tổng thể sẽ giúp xây dựng các hệ thống thông tin quản lý đồng bộ và chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu vận hành và phát triển của các đơn vị đào tạo.
Nội dung sơ lược
Hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho trường sẽ là một giải pháp kết nối đồng bộ, đáp ứng nhu cầu quản lý đào tạo, cán bộ, cơ sở vật chất, khoa học và thông tin tư liệu Hệ thống cần có khả năng mở rộng để phục vụ các nghiệp vụ trong tương lai, tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo và hỗ trợ học viên Đồng thời, nó sẽ tăng cường giao tiếp thông tin giữa các phòng ban và khoa đào tạo, giúp giảm áp lực do sự tăng trưởng quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo.
Phạm vi
- Nghiên cứu về hệ thống nghiệp vụ và các hệ thống thông tin quản lý tại các đơn vị đào tạo
- Nghiên cứu thực trạng hoạt động của trường ĐH Đông Đô
- Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho trường ĐH Đông Đô Phạm vi:
Nghiên cứu các cấu phần nghiệp vụ và hệ thống thông tin là rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học Việc áp dụng các giải pháp hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao chất lượng đào tạo Hệ thống thông tin tổng thể sẽ hỗ trợ các đơn vị trong việc quản lý dữ liệu, cải thiện giao tiếp và tăng cường khả năng ra quyết định.
- Nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) nói chung và cách áp dụng để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tại ĐH Đông Đô
- Thời gian nghiên cứu từ tháng 11/2021 đến tháng 01/2022
Phương pháp
2.1.1 Các nguyên tắc nghiệp vụ
Các nguyên tắc nghiệp vụ là cơ sở cho sự phát triển vàp áp dụng Kiến trúc tổng thể (EA) và Kiến trúc Nghiệp vụ (BA) nói riêng
STT Nguyên tắc Nội dung
1 Thoả mãn sự mong đợi của sinh viên, giảng viên
Toàn bộ các hoạt động của trường tập trung vào việc đào tạo học viên, nâng cao chất lượng
2 Phù hợp các tiêu chuẩn Tất cả các hoạt động trong trường phải phù hợp với quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
3 Quy trình nghiệp vụ thống nhất
Các quy trình nghiệp vụ quản lý và hỗ trợ hoạt động đào tạo phải thống nhất tại tất cả các cơ sở đào tạo
4 Phối hợp giữa các tổ chức, phòng ban
Các nghiệp vụ liên quan giữa các đơn vị, phòng ban phải có sự liên kết chặt chẽ, không chồng chéo
2.1.2 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Hình 1 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Quản lý đào tạo là nghiệp vụ cốt lõi của các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học, với các nghiệp vụ khác hỗ trợ cho việc tổ chức, vận hành và bổ trợ cho quản lý này Trong tương lai, có thể xuất hiện những nghiệp vụ mới, nhưng cần đảm bảo tính đồng nhất và khả năng tương tác với Quản lý đào tạo.
2.2 Kiến trúc Hệ thống thông tin
2.2.1 Dữ liệu a) Các nguyên tắc dữ liệu
STT Nguyên tắc Nội dung
1 Dữ liệu là nguồn tài nguyên có giá trị
Dữ liệu là tài nguyên quý giá cho tổ chức, đặc biệt trong môi trường đại học, bao gồm thông tin về quá trình học tập của sinh viên, các công trình nghiên cứu và bài báo khoa học.
2 Dữ liệu là tài sản được chia sẻ
Dữ liệu được chia sẻ trong toàn bộ đơn vị đào tạo, cho phép người dùng truy cập vào các dữ liệu đã được phân quyền để thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
3 Dữ liệu có thể truy cập
Dữ liệu phù hợp có thể truy cập được và luôn sẵn có cho người dùng khi cần
4 Dữ liệu có thể được tổng hợp
Dữ liệu có thể được tổng hợp để tính toán, thống kê liên quan đến việc đánh giá kết quả hoạt động đào tạo
5 Dữ liệu được sở hữu rõ rãng
Mỗi phòng ban và đơn vị đào tạo cần xác định rõ ràng và cụ thể về quyền sở hữu cũng như quyền truy cập dữ liệu, bao gồm dữ liệu chung và dữ liệu riêng.
6 Dữ liệu phải được bảo mật và an toàn
Dữ liệu phải được xử lý, lưu trữ an toàn, trành việc truy cập sử dụng trái phép b) Nguyên tắc thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu
Có cơ chế chống truy cập bất hợp pháp vào CSDL
Khả năng thao tác song hành trên các bảng dữ liệu, phân vùng CSDL
Lưu trữ được nhiều loại dữ liệu trên CSDL
Người tạo cơ sở dữ liệu (CSDL) cần phải là người có quyền quản trị hệ thống hoặc quản trị CSDL Những người dùng khác không có quyền tạo CSDL sẽ không được phép truy cập vào hệ thống.
Người sử dụng trong ứng dụng không được phép truy cập CSDL bằng các cách ngoài thao tác trên Hệ thống
Áp dụng cơ chế mã hóa hiệu quả cho toàn bộ dữ liệu và tập tin nhật ký trong hệ thống CSDL, đặc biệt là các dữ liệu nhạy cảm như điểm thi và điểm tuyển sinh, chỉ cho phép người có quyền truy cập xem và sửa đổi Hệ thống cần phát hiện và cảnh báo ngay lập tức trong trường hợp có sửa đổi trái phép, như can thiệp vào hệ quản trị CSDL.
CSDL được xây dựng với nhiều công cụ và chính sách nhằm tối ưu hóa sự hỗ trợ cho chuyên viên quản trị, giúp họ quản lý, kiểm soát và giám sát hệ thống một cách đơn giản và nhanh chóng.
Hệ thống CSDL được trang bị đầy đủ các cơ chế sao lưu và khôi phục dự phòng, áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để ứng phó hiệu quả với các nguy cơ rủi ro có thể xảy ra.
Dựa trên số lượng người dùng và yêu cầu ước tính về xử lý cũng như lưu trữ dữ liệu cho các nghiệp vụ quản lý, hệ thống nên lựa chọn sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
2.2.2 Kiến trúc Ứng dụng a) Các nguyên tắc đối với kiến trúc ứng dụng
- Kiến trúc Ứng dụng hướng dịch vụ, mở
- Những dịch vụ ứng dụng cần được công bố công khai
- Kiến trúc Ứng dụng phải đảm bảo những ứng dụng được tích hợp một cách dễ dàng
- Những ứng dụng phải sử dụng phần mềm hoặc các thư viện phát triển được cấp phép
- Thứ tự ưu tiên cân nhắc triển khai ứng dụng: Tái sử dụng, Mua, Xây dựng
- Độc lập với hệ điều hành, có khả năng sử dụng trên nhiều hệ điều hành khác nhau
- Tách biệt những nguyên tắc nghiệp vụ
- Định hướng mở rộng theo mô hình dữ liệu lớn (big data)
- Giao diện người dùng nhất quán
Hệ thống có khả năng tùy biến các tham số quản lý, giúp điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng yêu cầu trong quản lý đào tạo và giải quyết các vấn đề liên quan đến đào tạo.
Độ tin cậy của một hệ thống được xác định bởi các yếu tố như độ ổn định, an toàn và bảo mật Nó đảm bảo rằng trong trường hợp xảy ra hư hỏng, không gây ra thiệt hại vật chất hay kinh tế cho người sử dụng.
Cơ chế làm việc trên trình soạn thảo nội dung theo giao diện WYSIWYG cho phép người dùng thấy ngay những thay đổi mà họ vừa thực hiện, tạo ra trải nghiệm tương tác tức thời và trực quan.
- Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chức năng và phi chức năng cần xây dựng cho hệ thống phần mềm cổng thông tin
Đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ kỹ thuật liên quan đến chuyển đổi hệ thống cơ sở dữ liệu, bao gồm đào tạo và chuyển giao công nghệ, cùng với chế độ bảo hành và bảo trì hệ thống.
Để đảm bảo an toàn thông tin, cần thực hiện các cơ chế xác thực và cấp phép truy cập thông qua tên tài khoản và mật khẩu Hệ thống nên tích hợp cơ chế chống dò mật khẩu tự động, đồng thời cho phép người dùng đặt câu hỏi khôi phục mật khẩu để tăng cường bảo mật.
Để đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống, các dữ liệu quan trọng như tên tài khoản và mật khẩu cần được mã hóa khi truyền qua mạng Điều này giúp ngăn chặn việc rò rỉ thông tin nhạy cảm trong quá trình giao tiếp.
Các nền tảng công nghệ hỗ trợ phát triển các HTTT quản lý trong các trường đại học gồm:
Kiến trúc cơ sở
Hình 4 Mô hình nghiệp vụ (BMC) tại trường đại học Đông Đô
Đại học Đông Đô bao gồm Hội đồng khoa học và đào tạo, Ban Giám đốc, cùng với 9 đơn vị chức năng, 23 Khoa và Bộ môn chuyên ngành Ngoài ra, trường còn có 2 tổ chức Khoa học phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu, cùng với 2 cơ sở hỗ trợ các hoạt động dịch vụ giáo dục.
- Cơ sở 1: Đại học Đông Đô ở Km25, quốc lộ 6, Phú Nghĩa, Chương Mỹ, TP Hà Nội
- Cơ sở 2: Tòa nhà Đại học Đông Đô, số 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
Đại học Đông Đô hiện có hơn 2000 nghiên cứu sinh và học viên cao học, bao gồm hơn 1300 nghiên cứu sinh và hơn 700 học viên cao học Dự kiến, số lượng này sẽ tiếp tục gia tăng trong thời gian tới, phản ánh sự thu hút của trường đối với các sinh viên sau đại học.
Một số nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo đại học:
Quản lý đào tạo là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất, bao gồm các hoạt động như quản lý chương trình và kế hoạch đào tạo, quản lý tuyển sinh, quản lý hồ sơ và quản lý quá trình học tập.
Quản lý khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát các hoạt động nghiên cứu của học viên và cán bộ giảng viên, bao gồm việc theo dõi tiến độ thực hiện các đề tài nghiên cứu và quản lý chi phí liên quan đến các hoạt động này.
Quản lý cán bộ giảng viên là quá trình theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến giảng viên thuộc đơn vị đào tạo hoặc giảng viên cộng tác Điều này bao gồm việc đánh giá chất lượng giảng viên và thực hiện thanh toán chi phí giảng dạy một cách hiệu quả.
Quản lý tài chính là việc theo dõi và kiểm soát quá trình thu chi học phí của học viên, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong tài chính Đồng thời, quản lý thông tin thư viện bao gồm việc quản lý dữ liệu về sách, giáo trình, luận văn, luận án, quy trình mượn trả sách, cập nhật thẻ, cũng như xuất bản và phát hành sách.
Quản lý tài sản và văn phòng bao gồm việc quản lý cơ sở vật chất như phòng học và trang thiết bị, điều hành công cụ dụng cụ, quy trình mua sắm và thanh lý tài sản, cũng như quản lý lịch đăng ký và sử dụng phòng học và phòng họp.
Quản lý hợp tác quốc tế bao gồm việc quản lý thông tin về các dự án hợp tác quốc tế, giảng viên và học viên nước ngoài, cũng như tổ chức các hội thảo quốc tế và các hoạt động đối ngoại.
- Hợp tác giữa các đối tác nghiệp vụ
Đại học Đông Đô, với vai trò là đơn vị đào tạo sau đại học, thực hiện các nhiệm vụ tương tự như các cơ sở giáo dục đại học khác tại Việt Nam, đồng thời cũng có những nghiệp vụ đặc thù riêng.
Cụ thể, tại đại học Đông Đô có các nghiệp vụ chính sau đây:
- Quản lý hoạt động khoa học
- Quản lý phòng ban, khoa
- Quản lý cán bộ, giảng viên
- Quản lý hợp tác quốc tế
- Quản lý bổ sung kiến thức và đào tạo ngắn hạn
- Quản lý công tác học viên
- Quản lý chất lượng đào tạo
- Quản lý đảng, đoàn thể
Quản lý đào tạo là nghiệp vụ quan trọng nhất trong các hoạt động tại Đại học Bài viết này sẽ phân tích chi tiết một số nghiệp vụ chính liên quan đến quản lý đào tạo.
3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo là nghiệp vụ cốt lõi và quan trọng nhất tại Đại học Đông Đô, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hoạt động và kết quả đào tạo của tổ chức Nghiệp vụ này không chỉ phức tạp mà còn liên quan đến toàn bộ quá trình tuyển sinh và đào tạo, từ giai đoạn tuyển sinh cho đến khi học viên tốt nghiệp.
Quy trình quản lý đào tạo bao gồm nhiều quy trình nhỏ như mô tả trong hình dưới đây:
Hình 5 Các nghiệp vụ chính tại Đại học Đông Đô
3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo
Đại học Đông Đô xây dựng chương trình đào tạo chi tiết với các ngành nghề, thời gian và học phần cụ thể Thông tin học phần bao gồm mã, tên, khoa giảng dạy, số tín chỉ, tổng buổi học, số buổi nghỉ phép và tỷ lệ điểm thành phần so với điểm thi cuối kỳ.
3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh
Sau khi lập kế hoạch đào tạo, bước tiếp theo là tuyển sinh học viên, bao gồm hai đối tượng: học viên cao học và nghiên cứu sinh Mỗi đối tượng sẽ có quy trình tuyển sinh riêng biệt; học viên cao học sẽ tham gia thi tuyển đầu vào, trong khi nghiên cứu sinh sẽ được xét duyệt qua hội đồng.
Hình 7 Quy trình tuyển sinh
Thí sinh cần mua một bộ hồ sơ từ Đại học Đông Đô và điền đầy đủ thông tin vào các giấy tờ như phiếu đăng ký dự thi tuyển sinh trình độ thạc sĩ hoặc tiến sĩ, sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự thi, và bản cam kết Danh sách các giấy tờ cần nộp sẽ được liệt kê trong bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Khi thí sinh nộp hồ sơ, cán bộ phòng đào tạo sẽ tiến hành kiểm tra và thu nhận hồ sơ Thông tin của thí sinh sẽ được nhập vào các file excel để phục vụ cho việc quản lý và thống kê danh sách thí sinh.
Kiến trúc mục tiêu
4.1 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của trường Đại Học Đông Đô
Tin học hóa và hiện đại hóa công tác quản lý đào tạo là một bước tiến quan trọng, thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý đào tạo và các hệ thống thông tin quản lý liên quan, được thiết kế riêng cho từng trường học.
Đại Học Đông Đô đang hướng tới việc xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể, hiện đại và an toàn, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng các yêu cầu thực tế Hệ thống này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển mạnh mẽ của nhà trường trong tương lai.
- Quy chuẩn hoá công tác quản lý đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo nói riêng và hiệu quả hoạt động của nhà trường nói chung
Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin của nhà trường là cần thiết để tạo ra một môi trường hoạt động hiệu quả cho hệ thống phần mềm hỗ trợ công tác đào tạo.
Hệ thống quản lý đào tạo có khả năng phát triển linh hoạt, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý và các vấn đề liên quan đến đào tạo tại nhà trường Đặc biệt, hệ thống này có thể mở rộng dễ dàng để thích ứng với các nghiệp vụ mới phát sinh trong tương lai.
Hệ thống cung cấp khả năng tùy biến các tham số quản lý, giúp điều chỉnh phù hợp với yêu cầu đào tạo và các vấn đề liên quan đến giáo dục của nhà trường.
Độ tin cậy của hệ thống được xác định bởi các yếu tố như độ ổn định, an toàn và bảo mật Hệ thống cần hoạt động liên tục và ổn định, có khả năng phục vụ một lượng lớn người dùng đồng thời mà không gây thiệt hại về vật chất hay kinh tế khi xảy ra sự cố.
Hệ thống tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như bộ nhớ, tốc độ xử lý máy tính và băng thông để đảm bảo hiệu suất cao nhất.
Khả năng sử dụng của hệ thống đào tạo có thể đáp ứng tối thiểu 2.000 nghiên cứu sinh và học viên cao học, đồng thời có tiềm năng mở rộng quy mô lên đến 20.000 – 30.000 học viên trong vòng 5 đến 10 năm tới.
Hệ thống cần đáp ứng yêu cầu bảo mật với khả năng phân quyền chức năng và dữ liệu cho từng người dùng theo vai trò Mỗi người dùng sẽ bị giới hạn truy cập vào dữ liệu và tài nguyên khác nhau Ngoài ra, hệ thống phải có cơ chế phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa dữ liệu thủ công, chẳng hạn như dữ liệu điểm số và học phí Tất cả các truy cập vào hệ thống cần được ghi lại để hỗ trợ điều tra khi cần thiết.
4.2 Kiến trúc ứng dụng mục tiêu Để xây dựng hệ thống thông tin cho Trường Đại học Đông Đô một cách toàn diện, cần tiếp cận xây dựng theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể như đã trình bầy trong phần hai của tài liệu này, nhắm tới việc tích hợp toàn diện các hoạt động, nghiệp vụ, thông tin của nhà trường, tiến tới xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể như hình dưới đây:
Kiến trúc này bao gồm 04 lớp như sau:
Lớp Giao tiếp là cổng thông tin nhà trường, cho phép cán bộ, giảng viên, và các cá nhân, tổ chức được phép truy cập vào hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của trường Mỗi đối tượng sẽ có quyền truy cập vào các tài nguyên khác nhau trong hệ thống, tùy thuộc vào vai trò và đặc thù nghiệp vụ của họ.
Lớp Ứng dụng bao gồm các hệ thống thông tin quản lý (HTTT) được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động của nhà trường, như hệ thống quản lý đào tạo, quản lý thư viện, quản lý khoa học, quản lý cán bộ, quản lý tài sản, quản lý tài chính và quản lý tạp chí Ngoài ra, còn có các HTTT khác được phát triển theo nhu cầu cụ thể của từng cơ sở giáo dục.
Lớp Cơ sở dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và dữ liệu của nhà trường, bao gồm thông tin đào tạo, học viên, thư viện, nghiên cứu khoa học công nghệ và các thông tin khác Tất cả dữ liệu trong hệ thống được chia sẻ lẫn nhau, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn của thông tin.
Lớp hạ tầng kỹ thuật bao gồm hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân, các biện pháp an toàn thông tin và hạ tầng mạng, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các lớp ứng dụng phía trên Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, hạ tầng kỹ thuật cần được triển khai đồng bộ và linh hoạt, đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển của các lớp ứng dụng.
Tổng quan về chức năng chính các HTTT cơ bản cần được xây dựng để đáp ứng các nhu cầu quản lý và vận hành nhà trường :
Hệ thống quản lý đào tạo ngày càng trở nên cần thiết khi quy mô đào tạo tại các cơ sở giáo dục tăng lên Nó giúp quản lý hiệu quả và chính xác quá trình đào tạo học viên, từ đó nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô đào tạo.
