HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BỘ MƠN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG **************** BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Ths Đỗ Hải Hồn PHẦN MỞ ĐẦU Có điều thú vị mà giới trẻ khơng quan tâm, tổ tiên sinh tồn qua hàng ngàn năm họ “khơng hành động đơn độc” lồi người phát triển ngày phần lớn họ biết điều chỉnh thích nghi với Những người thợ săn biết đồng tâm hợp lực với s ẽ nhanh chóng có chiến lợi phẩm đồng thời họ tạo nên sức mạnh cộng hưởng để sẵn sàng đối phó với hiểm nguy chống lại kẻ thù Trong thời đại ngày nay, hội nhập đa văn hóa kinh tế giới xu tồn cầu hóa ngày sâu sắc khiến cá nhân tổ chức phải đối mặt với áp lực to lớn: tính chất cơng việc phức tạp tinh vi, tốc độ thay đổi công nghệ nhanh đến chóng mặt, cạnh tranh gay gắt,…Vậy làm để người, tổ chức đương đầu với thách thức, giải khó khăn để thành cơng? Giải pháp tốt bắt tay với người khác để hành động hay nói cách khác tổ chức làm việc theo nhóm đường để hồn thành cơng việc cách tốt nhanh Vì dễ dàng nhận thấy nhiều tổ chức doanh nghiệp toàn giới nỗ lực triển khai hình thức làm việc nhóm nhằm tăng suất lao động, thúc đẩy giá trị tổ chức tăng niềm hứng khởi cho người lao động Ngày nay, làm việc nhóm trở thành vấn đề khoa học, nhóm nhỏ trở thành đối tượng nghiên cứu khoa học Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp lớn nhiều quốc gia thực quan tâm thúc đẩy việc nghiên cứu, đào tạo kỹ làm việc nhóm Ở Nhật Bản, em học sinh nhỏ tuổi sớm định hướng rèn luyện tinh thần hợp tác, tương hỗ với người khác Cịn người Mỹ khẳng định r ằng để có cường quốc Mỹ ngày cơng dân biết làm việc theo nhóm hướng tới mục tiêu chung Tục ngữ Trung Quốc có câu: “Đằng sau vị tướng tài nhân tài khác nữa” có ý nghĩa nhân tài làm nên điều vĩ đại khơng làm việc mình, đằng sau họ ê-kíp Các quốc gia phát triển hay phát triển từ lâu ý thức rõ tầm quan trọng hợp tác làm việc theo nhóm phát triển chung xã hội Còn cá nhân, Albert Einstein, người tạo bước đột phá khoa học giới khẳng định: “Cuộc sống thành tựu mà đạt nhờ đóng góp nhiều người Do đó, tơi phải sống làm việc cho xứng đáng với họ làm cho tơi” Tổng thống Mỹ F D Roosevelt (1882-1945) cho rằng: “Khi người ta hành động với tư cách nhóm, họ hồn thành việc mà khơng cá nhân riêng lẻ thực được” Vì vậy, vấn đề làm việc theo nhóm không quan trọng phát triển cá nhân hay nhóm khác xã hội mà quan trọng quốc gia rộng toàn giới Đặc biệt tất bạn trẻ, rèn luyện kỹ làm việc nhóm hiệu giúp họ t ối đa hóa hội việc làm cho thân tối ưu hóa cơng việc mà họ tham gia Tài liệu cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm làm việc theo nhóm, tạo t ảng cho việc tham gia tích cực hiệu vào nhóm khác nhau: từ nhóm gia đình đến xã hội, từ nhóm học tập đến vui chơi giải trí, từ nhóm lao động đến sáng tạo,…Tác giả tài liệu cố gắng trình bày nội dung giảng cách súc tích, dễ hiểu kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu em sinh viên Tác giả MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM 1.1 Các khái niệm lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 10 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 11 1.2.1 Quy mơ nhóm 11 1.2.2 Phân loại nhóm 12 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 13 1.4 Vai trị thành viên nhóm 15 1.5 Đặc điểm tâm lý nhóm 16 1.5.1 Hiện tượng lây lan tâm lý 17 1.5.2 Dư luận tập thể 18 1.5.3 Áp lực nhóm 18 CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2.1 Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 22 22 2.1.1 Xây dựng mục tiêu 22 2.1.2 Phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 24 2.2 Tạo lập môi trường làm việc hiệu 25 2.2.1 Tạo điều kiện thuận lợi vật chất tinh thần 25 2.2.2 Nguyên tắc làm việc nhóm 28 2.3 Duy trì hoạt động giao tiếp hiệu 30 2.3.1 Các dạng giao tiếp nhóm 30 2.3.2 Kỹ lắng nghe nhóm 35 2.4 Giải mâu thuẫn nhóm 36 2.4.1 Quan niệm xung đột 36 2.4.2 Nguồn gốc xung đột 37 2.4.3 Các biện pháp giải mâu thuẫn 41 2.5 Tăng cường động lực làm việc 43 2.5.1 Một số vấn đề chung động lực làm việc 43 2.5.2 Một số cách thức tạo động lực phổ biến 47 CHƯƠNG 3: LÃNH ĐẠO NHÓM 52 3.1 Những vấn đề chung lãnh đạo 52 3.1.1 Khái niệm 52 3.1.2 Vai trò phẩm chất cần thiết người lãnh đạo 53 3.1.3 Phong cách lãnh đạo 55 3.2 Một số kỹ cần thiết người lãnh đạo nhóm 57 3.2.1 Kỹ lập kế hoạch 57 3.2.2 Kỹ tổ chức công việc 62 3.2.3 Kỹ điều hành họp-thảo luận 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHĨM 1.1 Các khái niệm lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm Khái niệm Kỹ Sự thành công người ngày đánh giá dựa vào ba yếu tố bản: kiến thức, k ỹ thái độ Còn Ngân hàng Thế giới khẳng định kỉ 21 “kỷ nguyên kinh tế dựa vào kỹ năng” Việc tiếp thu kiến thức vận dụng kiến thức vào đời sống thực tiễn khoảng cách lớn Tương tự vậy, việc nắm kỹ thực hành thành thạo kỹ hai việc hoàn toàn khác Tuy nhiên, có vận dụng kiến thức vào thực tế hay việc thực kỹ cách thành thạo giúp đem lại kết cụ thể Bất kỳ cơng việc hay hoạt động địi hỏi kỹ tương ứng Và để đạt hiệu cao hoạt động hay cơng việc người cần phải thực hành kỹ cách thành thục, nhuần nhuyễn hiệu Các nước phát triển Mỹ, Úc, Canada, Anh, Pháp, Singapore,… coi trọng việc rèn luyện phát triển kỹ nhằm xây dựng nguồn nhân lực mạnh, tăng cường hiệu suất làm việc nâng cao chất lượng sống K ỹ phân làm loại: - Kỹ nghề nghiệp: kỹ liên quan đến ngành nghề cụ thể kỹ lái xe, đánh máy, khoan, hàn, tiện, bán hàng, tư vấn, kế toán, giám sát, quản lý,… - Kỹ sống: kỹ cần thiết sống hàng ngày kỹ giao tiếp, ứng xử, lắng nghe, thuyết trình, hợp tác, chia sẻ, tư sáng tạo, học tự học, quản lý thân, giải vấn đề,… Vậy Kỹ gì? Theo Từ điển tiếng Việt: “Kỹ khả vận dụng kiến thức thức thu lĩnh vực vào thực t ế” Theo Từ điển giáo khoa tiếng việt: “Kỹ khả thực hành thành thạo” Tổng hợp khái niệm trên, đưa khái niệm sau: “Kỹ hành động tự động hóa cách thành thục hiệu nhờ trình học tập rèn luyện” Nguồn gốc hình thành nên “Kỹ năng” xuất phát từ lý thuyết Phản xạ có điều kiện khơng có điều kiện Con người từ sinh ra, lớn lên tham gia vào hoạt động đời sống thực tế hoạt động theo phản xạ Phản xạ không điều kiện (gần theo năng) có từ người vừa sinh ra, khơng cần học tập Cịn phản xạ có điều kiện kết trình học tập, rèn luyện đời sống thực tiễn Vì thực chất k ỹ cá nhân có nguồn gốc từ phản xạ có điều kiện Bản thân sinh chưa có k ỹ (ngoài năng) Thế nên để đạt kỹ tất cá nhân phải học tập rèn luyện Đó lí khiến quốc gia giới ngày trọng việc hình thành phát triển sở đào tạo kỹ nghề nghiệp kỹ sống nhằm giúp người sống làm việc hiệu Khái niệm Nhóm Việc sử dụng nhóm tổ chức năm vừa qua coi “bùng nổ ngoạn mục” Liệu giới có nơi mà cấu trúc nhóm trở nên vơ nghĩa? Câu trả lời là: “Khơng!” Ai thấy sức mạnh nhóm lớn xu hướng tăng cường, củng cố, thúc đẩy nhóm lan rộng hầu hết nơi, chỗ Vậy nhóm có phải đơn nhiều người tập hợp lại với khơng? Có nhiều khái niệm khác chuyên gia, nhà nghiên cứu đưa ra: “Nhóm mơ hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác phụ thuộc lẫn nhằm đạt mục tiêu cụ thể” “Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung” Trên sở khái niệm nhóm, nhiều người cơng nhận rằng: Nhóm tập hợp người có vai trị trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nỗ lực để đạt m ục tiêu chung nhóm Trong xã hội ln tồn nhiều kiểu nhóm khác nhau: nhóm gia đình, bạn bè, xóm giềng, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, Nhóm thành lập dựa mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung thành viên Một người lúc thành viên nhiều nhóm khác Nhưng thành viên nhóm đó, họ đảm nhận vai trò định thể tinh thần trách nhiệm công việc với thành viên khác nhóm Mỗi người có ý nghĩa riêng mình, người có lí để tồn nhóm người mắt xích khơng thể thiếu chuỗi liên kết nhóm Chẳng hạn nhóm gia đình, vai trị khác như: ông, bà, bố, mẹ, trai, gái hay nhóm thực dự án xây dựng bao gồm chủ đầu tư, giám đốc dự án, kế tốn, thư ký, nhân viên hành chính,… ; nhóm thiết kế phần mềm bao gồm: quản lý dự án, trưởng nhóm, thiết kế hệ thống, lập trình viên, kiểm thử Làm việc nhóm khơng phải ỷ l ại, dựa dẫm, đùn đẩy hay chí phó mặc cho thành việc khác nhóm Người có trách nhiệm người làm việc với tính tự giác tinh thần kỷ luật cao độ Họ biết cần phải đầu tư thời gian, cơng sức để hồn thành nhiệm vụ, chí đơi cịn phải biết hy sinh “cái tơi” thành cơng chung nhóm Hơn hết, họ hiểu đội bóng chiến thắng, tất thành viên chiến thắng đội bóng bại trận, tất họ thua Mỗi người tính cách, hồn cảnh, khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm khác thành viên nhóm phải tn thủ quy tắc chung nhóm Quy tắc nhóm giúp cho nhóm hoạt động chặt chẽ, gắn kết, thống Nếu khơng có quy tắc hoạt động chung, thành viên nhóm thường có xu hướng hành động tự theo ý muốn cá nhân dẫn đến nhóm hoạt động hời hợt, lỏng lẻo Các thành viên nhóm liên kết với thơng qua trình tương tác qua lại đa chiều, điều tạo nên sức mạnh tổng hợp nhóm mang lại kết lớn lao Tương tác biểu thơng qua trao đổi, trị chuyện, chia sẻ, thơng báo, hội họp, thảo luận, chí tranh cãi, xung đột, nhằm giải vấn đề chung nhóm Tương tác nhiều, thành viên nhóm hiểu hơn, tin tưởng hơn, gắn kết dễ đạt đồng thuận Vì chất lượng tương tác yếu tố quan trọng định thành công nhóm Bất nhóm thành lập có lí do, mục tiêu chung nhóm lí hàng đầu để thành lập nhóm để hút cá nhân gia nhập nhóm Mục tiêu giúp cho nhóm xác định rõ nhiệm vụ cần phải làm nguồn lượng khơi dậy lịng nhiệt tình, tận tâm thành viên Là thành viên nhóm, cần phải cam kết phấn đấu để đạt mục tiêu chung Ví dụ nhóm nhà khoa học Trường Đại học Pennsylvania (Mỹ) cho mắt máy tính điện tử giới năm 1946, nhóm kỹ sư hãng IBM nỗ lực mang đến cho loài người máy tính cá nhân năm 1981, nhóm Apollo đưa người đặt chân lên mặt trăng lần đầu vào năm 1969,.v.v Khái niệm Kỹ làm việc nhóm Bất tham gia vào trị chơi đồng đội như: bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, chèo thuyền, kéo co, đánh đu; nhảy dây, múa, hát, đàn, nấu ăn, Trên thực tế, thành cơng nhóm phụ thuộc vào q trình tương tác đóng góp tất thành viên Một đội bóng thành cơng khơng có chỗ cho kẻ lười biếng, trì trệ Một nhóm hát khơng thể thành cơng có thành viên thiếu nhiệt tình, hăng say hành động “lỗi nhịp” so với nhóm Nhóm cơng việc vậy, để đạt thành cơng, khơng cần họ nói mà cần họ phải bắt tay với người khác để triển khai hành động cách nghiêm túc Trên thực tế có người khơng thích thú với việc bắt tay hợp tác với người khác, khơng thể hịa hợp với người khác, cách tạo mối quan hệ tốt đẹp, chí thường gặp phải r ắc rối hay xung đột với thành viên nhóm lẽ họ chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt k ỹ làm việc nhóm bắt buộc cá nhân phải đảm bảo ba yếu tố sau: Thứ nhất, khả tương tác với thành viên khác Theo John C Maxwell cách thức để xây dựng phát triển nhóm cá nhân phải có tương tác với chuỗi phản ứng hóa học Vấn đề quan trọng nhóm khơng phải số lượng người mà tương tác Nhóm thực chất phải nhóm cá nhân ln biết hợp tác, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau, tạo động lực cho phát triển Sự tương tác chất men gây tác động mạnh mẽ đến suy nghĩ chất xúc tác cho hành động cá nhân nhóm Chỉ có tương tác tạo sức mạnh lớn nhóm Vì có ý nghĩa lớn thành công thành viên nhóm Thứ hai, phát triển tiềm năng, lực thân tất thành viên nhóm Một người coi có kỹ làm việc nhóm biết cách phát triển tiềm lực đồng đội Mơi trường làm việc nhóm nơi để thành viên thể hiện; khám phá, tìm hiểu người khác, từ biết phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu hoàn thiện thân Thứ ba, thúc đẩy hiệu công việc Một thành viên tốt đặt hiệu công việc lên hàng đầu Vì vậy, họ sẵn sàng chấp nhận ràng buộc nhóm quy tắc, quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm; cam kết hành động, nỗ lực để công việc tiến triển đạt kết mong muốn Một nhóm khơng thể thành cơng thành viên tập trung vào hiệu công việc mà bị phân tán yếu tố ngồi lề 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm Con người sinh để hợp tác Những mối quan hệ tốt đẹp mang lại cho niềm vui, hạnh phúc, trải nghiệm thú vị, giúp nâng cao giá trị thân người giá trị cuôc sống Theo nghiên cứu, bên cạnh người khác, có xu hướng cười nhiều gấp 30 lần mình, tình trạng số bệnh trở nên dịu Những người cảm nhận tình đồng đội gắn bó với cơng việc, trì suất làm việc cao, phát huy sáng tạo, tạo lợi nhuận cho công ty nâng cao mức độ hạnh phúc cho thân họ Việc có thêm người cộng làm thay đổi nhận thức cách thức hành động người Trong thí nghiệm, người ta đề nghị tình nguyện viên ước tính trọng lượng giỏ khoai tây trước nhấc lên Một số người rỉ tai có người giúp nhấc giỏ khoai ước lượng giỏ khoai nhẹ so với người biết họ phải tự nhấc lên Trong nghiên cứu khác, nhà xã hội học yêu cầu 200 sinh viên xếp đồ vật theo trọng lượng tính tốn số ước tính nhóm, nhà xã hội học thấy xác tới 94%, xác tất cả, trừ năm số ước tính cá nhân Trên truyền hình Mỹ có chương trình trị chơi 10 cơng việc, bước tiến hành q trình Để có kế hoạch hoàn hảo nhất, bạn sử dụng yếu tố W để hoạch định công việc tương lai bạn : - Why (Tại sao?): Tại cần làm việc này? Chúng ta cần hiểu mục đích nhiệm vụ hay cơng việc để có động lực thực - What (Làm gì?): Cần phải làm để đạt mục tiêu? Chúng ta phải xem xét, cân nhắc, lựa chọn cách thức thực hiệu để đạt mục tiêu đề - Who (Ai?) : Ai s ẽ người thực công việc này? Ai người chịu trách nhiệm? Có khác liên quan đến cơng việc khơng? Có thể tìm nguồn hỗ trợ từ người khác khơng? - When (Khi nào?): Mọi cơng việc phải có giới hạn thời gian, cần phải lên lịch trình cho bắt đầu, kết thúc, khoảng cơng việc hồn thành? - Where (Ở đâu?): Công việc thực đâu? Hoặc tìm nguồn hỗ trợ đâu? Đó câu hỏi bắt đầu chữ W tiếng anh giúp bạn trả lời vấn đề kế hoạch b) Mơ hình kế hoạch Một kế hoạch thường kẻ bảng, chia cột để đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi Có thể tiến hành việc lập kế hoạch theo mô tả sau: Bạn viết ngày, tuần, tháng theo hàng ngang đầu trang giấy Nếu kế hoạch kéo dài 12 tháng, bạn viết tháng thời điểm lập kế hoạch Dọc theo cột bên trái, bạn liệt kê tất cơng việc cần phải thực theo trình tự hợp lý (ví dụ trình tự theo thời gian, trình tự theo mức độ ưu tiên) Bạn phải cân nhắc suy tính xem khoảng thời gian cần thiết để hồn thành công việc bao nhiêu, từ ngày đến ngày ghi vào ô tương ứng kế hoạch 59 Ngoài ra, bạn sử dụng mơ hình đơn giản cho kế hoạch năm, 12 tháng Bạn cần trang giấy kẻ làm 12 ô, ô ghi tháng với thông tin liên quan đến mục tiêu bạn muốn thực thời gian Đây kế hoạch trung hạn bước tiến để bạn thực kế hoạch dài hạn Kế hoạch dài hạn, năm hay 10 năm trở lên dành cho ý tưởng, ước mơ, hoài bão, khát vọng bạn Và để đạt kế hoạch dài hạn đó, bạn tiến hành kế hoạch nhỏ Thành cơng sau kế hoạch giúp bạn có bước tiến dài đời nghiệp Đối với kế hoạch ngày hay tuần bạn thực theo cách Hoặc đơn giản hơn, bạn xếp danh mục công việc theo thứ tự ưu tiên Lúc này, kế hoạch trở thành danh sách tất công việc mà bạn phải thực từ đầu đến cuối Như vậy, bạn có ý tưởng loạt cơng việc ngày, bạn xếp theo thứ tự quan trọng nhất, công việc số đến công việc quan trọng Sự ràng buộc thời gian công việc cốt lõi bước kế hoạch buộc bạn phải xem xét cẩn thận phải điều chỉnh tồn kế hoạch chung cần thiết Có thể không làm hết việc kế hoạch đề bạn hài lòng thấy nhiệm vụ cốt lõi đạt kết khả quan Ví dụ kế hoạch ngày thứ doanh nhân: Thứ - 6h: Ghi chép - 8h30: Nguyệt san Golf Monthly vấn tình hình môn thể thao Golf - 11h: ITV News vấn hình ảnh trước cơng chúng gia đình hồng gia - 11h30: Lái xe tới Salisbury dùng bữa trưa nhà Edward Heath - 16h30: Họp lãnh đạo văn phịng London hoạt động cơng ty Mỹ - 19h: Đáp máy bay New York - 20h: Thưởng thức pizza với vợ bờ Đông Manhattan 60 Mơ hình k ế hoạch năm: Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Mơ hình k ế hoạch quý/tháng/tuần: TT Nội dung công việc Người thực Phương hướng thực Bắt đầu Kết thúc Kết thực tế Ghi Đối với trưởng nhóm, cần phải biết cách lập kế hoạch cho trình hoạt động nhóm Chính mục tiêu, nhiệm vụ, thời gian ấn định kế hoạch định hướng cho hoạt động thành viên nhóm Mức độ thành cơng hay thất bại nhóm phụ thuộc nhiều vào khả thực điều vạch kế hoạch 61 Trong kế hoạch tổng hợp nhóm, có nội dung tối quan trọng mà người trưởng nhóm cần đặc biệt quan tâm Đó là:  Xác định rõ mục tiêu dự án/nhiệm vụ/công việc  Phạm vi hoạt động / Các hoạt động dự kiến  Kết mong muốn/Những sản phẩm cần phải bàn giao  Nguồn lực (Ngân sách, nhân dự kiến, trang thiết bị cần thiết)  Thời gian biểu ghi hạn chót phải bàn giao sản phẩm Trưởng nhóm cần phải thu thập tất thơng tin quan trọng liên quan đến năm nội dung để lập nên kế hoạch hoàn hảo 3.2.2 Kỹ tổ chức công việc a) Xác định quy trình, khối lượng cơng việc phân cơng lao động - Xác định quy trình: Quy trình chuỗi hoạt động đặn hay liên tục thực theo trình tự định nhằm đạt hiệu cơng việc Hay nói cách đơn giản, quy trình trình tự bước cần phải thực nhằm giải công việc cách hiệu Ví dụ bạn muốn thưởng thức táo, quy trình bước cần phải làm là: rửa táo, lấy dao gọt vỏ, bổ quả, cắt bỏ túi chứa hạt, ăn miếng Giữa hoạt động có mối quan hệ phụ thuộc lẫn việc thực cần phải tuân theo trình tự định T ất nhiên bỏ qua bước đó, trộn lẫn bước với nhau, nhiên lúc khơng cịn ý nghĩa việc thưởng thức trái táo Tương tự vậy, mục tiêu nhóm, người lãnh đạo nhóm phải biết xác định quy trình cơng việc để làm sở tiến hành cơng việc kiểm sốt hoạt động nhóm Ví dụ hãng xe A lập kế hoạch sản xuất loại xe khách Đây dự án lớn Vì để đạt mục tiêu này, quy trình bước quan trọng cần phải làm là: Yêu cầu xe  Thiết kế xe  Chế tạo xe  Kiểm tra thử xe Ví dụ quy trình dự án xây dựng ngơi nhà: Đổ móng  Xây tường  Lợp mái  Lắp cửa sổ  Hoàn thiện nội thất - Xác định khối lượng công việc phân công lao động: 62 Việc xác định khối lượng công việc phân công nhiệm vụ thông thường tiến hành người lãnh đạo nhóm, nhà quản lý chun gia nịng cốt – người am hiểu tường tận công việc có khả giao phó cơng việc cho nhóm viên Chẳng hạn với dự án lớn sản xuất loại xe khách tưởng chừng cơng việc vơ khó khăn phức tạp Vấn đề đề cập đến phần 2.1-Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ; nhiên cụ thể hóa cách thức xác định khối lượng công việc phân công nhiệm vụ cách chi tiết Với dự án sản xuất mẫu xe trên, công việc tiếp tục triển khai sau: Cơng ty Ơ tơ ABC Mẫu Luxyry Sedan 2003 Yêu cầu xe Chế tạo xe Thiết kế xe Kiểm tra thử xe Hoạt động A Lập biểu đồ động Hoạt động A Hoạt động A Hoạt động B Lập biểu đồ ống xả Hoạt động B Hoạt động B Hoạt động C Bản vẽ khung xe Hoạt động C Hoạt động C Hoạt động D Bản vẽ phần xe Hoạt động D Hoạt động D b) Kiểm tra, đánh giá Kiểm tra trình xem xét lại hoạt động diễn ra, đối chiếu với mục tiêu, xác định việc phải tiếp tục thực để đạt mục tiêu Kiểm tra nhằm biết kế hoạch hành động chưa, việc thực chưa đạt yêu cầu cần phải xem xét, tính tốn làm để đạt kế hoạch 63 Đánh giá so sánh kết với mục tiêu xem mức độ đạt đến đâu để thấy hiệu hoạt động nhóm q trình hồn thành mục tiêu chung Đối với mục tiêu ngắn hạn hay công việc diễn khoảng thời gian ngắn việc kiểm tra, đánh giá tiến hành giai đoạn kết thúc Nhưng với dự án dài cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá thường xuyên, định kỳ trình thực Bởi thực dự án quan trọng chiếm nhiều thời gian công sức, kiểm tra đánh giá dự án kết thúc dẫn đến tổn thất nguồn lực xuất sai lầm hay thiếu sót Vì biện pháp kiểm tra, đánh giá chất lượng cơng việc cần thiết, đảm bảo hướng Để làm tốt công việc này, tốt nên chia nhỏ mục tiêu thành nhiều giai đoạn có đánh dấu điểm mốc quan trọng Cũng giống quãng đường dài phải thường xuyên theo dõi cột mốc đường để biết đâu cịn bao xa đến đích Cuộc đời người thường đánh dấu bước ngoặt quan tr ọng ngày sinh nhật, ngày tốt nghiệp phổ thông hay đại học, ngày cưới, ngày thành lập công ty riêng, ngày mua nhà mới,… Trong công chinh phục mục tiêu vậy, người nên xác định thời điểm quan trọng, mục tiêu nhỏ hồn tất Chẳng hạn, bạn An bắt đầu học tiếng anh trình độ B Trung tâm Ngoại ngữ, bạn đề cho mục tiêu sau hai năm bạn đạt 600 điểm Toefl Bạn An khó đạt mục tiêu cắm cúi học suốt hai năm, sau thi với hi vọng đạt 600 điểm Bạn An nên đặt mốc để bước vươn tới : tháng đầu bạn học lại chương trình tiếng anh bản, tháng bắt đầu ơn luyện chương trình để đạt mốc 400 điểm, tháng cố gắng vươn tới mốc 500 điểm tháng cuối kế hoạch bạn “cán đích” 600 điểm Sau chặng đường qua, bạn thiết phải kiểm tra, đánh giá lại trình độ bạn xem có “lỗ hổng kiến thức” “bù đắp” lại tiếp t ục hồn thiện N ếu thấy cịn q xa so với “điểm mốc” chứng tỏ bạn chưa có phương pháp học tập hiệu quả, bạn cần phải điều chỉnh kế hoạch thay đổi phương pháp Nếu bạn vượt qua “điểm mốc” cách nhẹ nhàng, tiếp tục phát huy phương pháp hiệu mà bạn sử dụng 64 Việc kiểm tra, đánh giá hiệu công việc thông qua điểm mốc quan trọng mang lại ý nghĩa lớn lao mặt tâm lý Nó động lực để tiếp tục tiến lên phía trước khích lệ ý nghĩ: “Mình tiến gần đến mục tiêu Nếu trì nhịp độ hồn thành tốt mục tiêu đề ra” Có liên hệ so sánh thú vị người thực tốt khâu kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc với “bộ điều nhiệt” dùng để kiểm tra điều hòa nhiệt độ nhà Bộ điều nhiệt nhận biết nhiệt độ vượt khỏi phạm vi định trước Nếu nhiệt độ cao, điều nhiệt báo hiệu để hệ thống lạnh làm việc; nhiệt độ thấp, hệ thống sưởi ấm khởi động Bộ điều nhiệt liên tục kiểm tra nhiệt độ để có tín hiệu phù hợp Và người muốn đạt mục tiêu thời hạn với chất lượng cao cần phải có “bộ cảm biến” để s dụng việc kiểm tra, đánh giá hoạt động Nó giúp có phản ứng kịp thời, điều chỉnh hợp lý để tránh rắc rối trình hành động 3.2.3 Kỹ điều hành họp-thảo luận a) Đánh giá chung vấn đề họp - thảo luận Ai tham gia vào họp hay thảo luận nhóm mơi trường khác gia đình, khu phố, trường lớp, quan với nhiều mục đích khác Có người tham gia cách bắt buộc, miễn cưỡng, có người tham gia cách thờ ơ, hời hợt, có người tham gia cho vui,…Tương tự vậy, có nhiều họp-thảo luận diễn cách nhạt nhẽo, hình thức, khơng rõ mục tiêu vô bổ Do hội họp nhiều gây lãng phí thờ i gian, tiền bạc cá nhân, nhóm hay tổ chức xã hội Tuy nhiên, nhìn vào mặt tích cực việc họp - thảo luận rõ ràng thu nhận khơng lợi ích hay hiệu định mà họp-thảo luận mang lại Đó là: - Thỏa mãn nhu cầu người tham gia đóng góp vào cơng việc - Thỏa mãn nhu cầu nắm bắt thông tin cần thiết mà họp đề chung cập đến, theo dõi tiến trình họp quan sát tham gia đóng góp người khác 65 - Đẩy mạnh tính chủ động, tích cực; nâng cao tinh thần trách nhiệm thành viên - Tìm lời giải đáp cho thắc mắc, nghi vấn ý kiến chưa rõ ràng Bổ sung thêm nhiều ý kiến, quan điểm Làm sáng tỏ vấn đề - Đưa định mang tính khách quan đắn - Thôi thúc thành viên tương tác với nhiều hơn, tạo cởi mở, thẳng thắn, trung thực tin tưởng lẫn - Giúp thành viên dễ dàng nhanh chóng tiếp thu ý kiến đồng thời thúc đẩy họ thay đổi thái độ hành vi theo hướng tích cực Một họp-thảo luận coi thành công đáp ứng yếu tố sau: - Đạt mục tiêu: Những thông tin truyền đạt thông suốt, mục tiêu xác định rõ ràng, định mang tính khả thi, giao nhiệm vụ hợp lí nhận cam kết thực hiện, mâu thuẫn giải ổn thỏa,… Tránh lan man, ơm đồm, làng nhàng - Bầu khơng khí thoải mái, tích cực, cởi mở, dân chủ Tránh khơng khí ngột ngạt, bối, gượng gạo, bóng bẩy, khách sáo, dè bỉu - Sự thỏa mãn nhóm viên: thu nhận thơng tin, kiến thức, chia sẻ, trao đổi, đóng góp - Đúng giờ: khơng nên bắt đầu muộn kéo dài thêm b) Tiến hành bước họp-thảo luận - Bước 1: Chuẩn bị + Xác định nội dung: mục đích họp-thảo luận, chuẩn bị kiện tư liệu + Xác định khung cảnh (địa điểm, vật dụng xung quanh): bố trí chỗ ngồi thuận lợi trang bị vật dụng cần thiết + Thời gian: xác định xác bắt đầu kết thúc - Bước 2: Bắt đầu họp + Giới thiệu làm quen thành viên + Tạo bầu khơng khí vui vẻ, thân thiện + Thống mục đích họp cách thức làm việc - Bước 3: Điều hành họp 66 + Lần lượt đưa chủ đề quan trọng để thành viên trao đổi, thảo luận + Người lãnh đạo nhóm phải biết cách đặt vấn đề, đưa nhiều câu hỏi, khích lệ tích cực đóng góp ý kiến, phân tích làm sáng tỏ vấn đề, tóm lược vấn đề, lấy biểu định cuối cho vấn đề + Sau định cuối cùng, cần chắn tất nhóm viên nắm rõ, trí cam kết chấp hành định cuối Thông thường sau họp người nắm rõ thông tin, biết nhiệm vụ cần phải làm, giao cho ai, thời gian hoàn thành, kết mong muốn + Kết thúc họp: Đánh giá kết họp, vấn đề giải vấn đề tồn đọng c) Cách thức định nhóm Ra định nhóm bước quan trọng có ảnh hưởng tr ực tiếp đến hiệu làm việc nhóm Quyết định đắn giúp cho nhóm ngày phát triển, ngược lại, cần định sai lầm dẫn đến hậu nghiêm trọng cho nhóm Thơng thường người cuối định nhóm trưởng nhóm Tuy nhiên, xã hội đại, có nhiều cách thức để định nhóm Có thể tổng hợp lại cách thức định sau: - Quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: định đến từ trí đa số thành viên nhóm người khác chấp nhận khuôn khổ họp thảo luận nhóm Tất người tham gia, lắng nghe có hội đưa ý kiến, cho dù có người khơng hồn tồn trí họ chấp nhận để đạt đến đồng thuận nhóm Cách thức tạo sức mạnh tổng hợp nhóm nhiên cần có nhiều thời gian để tiến hành họp – thảo luận mà người đóng góp ý kiến đến trí - Quyết định theo nguyên tắc đa số: Khi có quan điểm bất đồng trái chiều nhóm, cách thức đến định nhóm tốt sử dụng nguyên tắc đa số thắng thiểu số Thơng qua hình thức bỏ phiếu lấy ý kiến trực tiếp để lựa chọn phương án có đa số chấp thuận Cách thức thường dẫn đến bất đồng đối lập công khai hai nhóm: nhóm đa số (đồng thời nhóm thắng) nhóm thiểu số (nhóm thua) Do xảy tình trạng nhóm thiểu số 67 có cảm giác yếu thế, thua cuộc, bị bỏ qua khiến họ khơng nhiệt tình hưởng ứng định khơng tích cực cơng việc chung nhóm - Quyết định theo nguyên tắc thiểu số: Khi vấn đề đưa ra, s ố thành viên bật nhóm phát biểu ý kiến đồng thời đưa phương án lựa chọn họ có xu hướng ấn định ln phương án - Quyết định theo nguyên tắc quyền lực: Quyền lực tập trung vào người lãnh đạo, sử dụng cơng cụ hữu hiệu để định cho nhóm yêu cầu thành viên phải tuân thủ Quá trình định theo cách thức thơng qua họp-thảo luận khơng, tiết kiệm nhiều thời gian nhóm Đối với dự án/nhiệm vụ gấp rút trường hợp người lãnh đạo có đầy đủ thơng tin cần thiết định theo cách hiệu d) Xử lý số tình họp-thảo luận Trong họp, ln có khả xảy tình địi hỏi người chủ tọa (cũng lãnh đạo nhóm) phải có kỹ xử lý kiểm soát cho họp-thảo luận diễn theo chiều hướng tích cực đạt hiệu cao Dưới số tình xảy biện pháp ứng phó: Thành viên đến muộn: Có thể nhắc nhở chung cho tất người: “Từ buổi sau đề nghị người đến kẻo làm ảnh hưởng đến buổi họp tiến độ chung cơng việc” Nếu tình trạng đến muộn thành viên gây ảnh hưởng đến cơng việc cần gặp riêng để trao đổi đưa giải pháp phù hợp Thành viên phát biểu dài: Có thể họ có nhiều ý tưởng việc diễn đạt nhiều thời gian, có người hay nói vịng vo, dài dịng , chủ tọa ngắt lời họ họ vừa dừng ý Cách ngắt lời: “Như theo hiểu ý anh là…” “ Như anh đề cập đến nội dung là…” tóm tắt nhanh ý người vừa nói Hoặc nói: “Xin cảm ơn ý kiến anh A, tơi nghĩ chị B chia sẻ quan điểm mình, mời chị!” Xử lí ý kiến trái chiều: Chủ tọa không nên áp đặt ý kiến với riêng ai, khơng nên phát biểu cảm nghĩ chủ quan trước vấn đề gây tranh cãi Lúc này, ghi chép lại quan điểm khác giải đáp 68 họp tiếp theo, sau tìm hiểu ý kiến chuyên gia cấp thẩm quyền cao Trả lời câu hỏi khó, phức tạp: Cần làm rõ câu hỏi để bạn hiểu xác ý người hỏi muốn cách xác nhận lại: “Câu hỏi anh là…”, “Theo tơi hiểu anh muốn hỏi về…” Chủ tọa cần đảm bảo câu trả lời rành rọt theo nội dung cụ thể hướng thẳng vào trọng tâm vấn đề cách ngắn gọn Có thể vấn đề mà tự tin khéo léo bỏ qua nội dung khơng quan trọng Những người có thái độ chống đối hay câu hỏi thách đố: Điều cần người chủ tọa thái độ bình tĩnh, vừa phải Lắng nghe họ nói trả lời giọng trung lập cương Có câu hỏi hay vấn đề mà chủ tọa khơng chắn khơng có câu trả l ời ngay, lúc nên ghi lại để xác nhận với họ cho họ biết vấn đề họ giải đáp vào họp sau chủ tọa tìm kiếm câu trả lời từ cấp người liên quan 69 CÂU CHUYỆN THỰC TẾ: Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp: Bẩm sinh hay rèn luyện? Trong giai đoạn đầu trình phát triển k ỷ 21, có nhận định tập đoàn Mỹ thiếu hụt nhà lãnh đạo tài Sự lãnh đạo ngày trở nên quan trọng kỷ nguyên cạnh tranh mạnh mẽ, trình tái sử dụng rút ngắn tồn cầu hóa Các cơng ty đối mặt với câu hỏi cách thức đảm bảo nguồn cung cấp nhà lãnh đạo với kỹ cần thiết, khả tầm nhìn chiến lược để đạt thành công tương lai Nhiều công ty tin lãnh đạo phát triển mơi trường tiên phong có hệ thống Trên sở niềm tin này, công ty General Electric, Wells Fargo, Ford Motor, Jonhnson & Jonhnson, Team Bank of America tiêu tốn lượng lớn tiền thời gian để phát triển kỹ lãnh đạo cho phần lớn nhân viên có nhiều hứa hẹn General Electric nói đến việc học tập công ty với Viện Phát triển Năng lực Lãnh đạo Crotonvill Được thiết kế nhằm làm cho học viên biết vấn đền giới thực, chiến lược sản phẩm dịch vụ toàn cầu, hợp tác chiến lược,hợp tác hội nhập không biên giới, nhân phát triển toàn cầu, Crotovill chuẩn bị cho người đảm nhiệm vai trò lãnh đạo Hơn nữa, Ford Motor sử dụng Trung tâm Phát triển lãnh đạo họ để tạo l ập kỹ lãnh đạo cho hàng ngàn nhân viên máy khổng lồ tự vận hành Chương trình phát triển huấn luyện cơng tác quản lý Jonhnson & Jonhnson nhằm hướng đến việc đảm bảo ảnh hưởng tổ chức rộng lớn tài lãnh đạo s ẵn có Cơng ty tiến hành cơng việc cách hình thành nên ý thức nguyên tắc cốt lõi nhà lãnh đạo tương lai Team Bank of America áp dụng phương pháp hoàn toàn khác đào tạo lãnh đạo theo cách khuyến khích nhân viên họ làm việc tình nguyện sau làm vào cuối tuần Bằng cách giữ vai trò lãnh đạo trrong hoạt động tình nguyện ngoại khóa, nhân viên học kỹ quản lý lãnh đạo giúp nâng cao cách lực nghề nghiệp họ (Nguồn: James L Gibson, Tổ chức: hành vi, cấu, quy trr ình, NXB Tổng hợp TP HCM, 2009, tr 418) 70 CÂU HỎI TÌNH HUỐNG: Người mắc bệnh sao: Matthew muốn tuyển dụng nhân viên tài để làm việc với khách hàng béo bở mà chi nhánh anh vừa kí hợp đồng Trong chi nhánh, có hai ứng viên hàng đầu cho vị trí Giám đốc nghệ thuật Marcia Warren Trước đây, Marcia không làm việc lĩnh vực lại có duyên với nghề Cơ có kinh nghiệm chun mơn nghệ thuật, có vơ số giải thưởng thơng minh.Vị giúp cho dự án có thêm uy tín Nhưng Matthew khơng có cảm giác dễ chịu nghĩ đến việc phải làm việc cô Trên sân khấu, cô thật tuyêt, sau “sân khấu”, cô đỏng đảnh hay giận rỗi Matthew khơng thích thường xun tiếp xúc hay làm việc với người mà phải “dỗ dành” Tiếp theo Warren Anh người nhiệt tình, có trách nhiệm cơng việc, có kinh nghiệm làm việc lĩnh vực Tuy nhiên hiểu biết nghệ thuật anh không Marcia, anh chẳng có giải thưởng hay phần thưởng bật, anh chưa cất nhắc lên vị trí Matthew nghĩ giao vị trí cho Warren điều làm Marcia khó chịu khơng hợp tác trước Cô tiếng Nếu có nhóm, cơng việc thuận lợi Nếu bạn Matthew, bạn làm gì? 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO Blair Singer, Xây dựng nhóm kinh doanh thành cơng, Bản dịch tiếng Việt Thiên Kim, NXB Trẻ, 2011 Bùi Anh Tuấn & Phạm Thúy Hương, Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB ĐH KTQD, 2011 Đặng Đình Bơi, Bài giảng Kỹ làm việc nhóm, ĐH Nơng-Lâm TP HCM Đoàn Thị Hồng Vân Kim Ngọc Đạt, Giao tiếp kinh doanh s ống, NXB Tổng hợp TP HCM, 2011 John C Maxwell, 17 nguyên tắc vàng làm việc nhóm, Bản dịch Đức Anh, NXB Lao động-Xã hội, 2012 James L Gibson, Tổ chức-Hành vi-Cơ cấu-Quy trình, Bản dịch tiếng Việt Ths Phan Quốc Bảo chủ trì, NXB Tổng hợp TP HCM James Surowiecki, Trí tuệ đám đơng, dịch Nguyễn Thị Yến, NXB Tri thức, 2012 Ken Blanchard, Alan Randolph, Peter Grazier, Ê-kíp tiến lên nào, Bản dịch Lê Tuyên, NXB Trẻ, 2005 Lại Thế Luyện, Kỹ làm việc đồng đội, NXB Tổng hợp TP HCM 10 Lương Văn Úc, Giáo trình Tâm lý học lao động, NXB ĐHKTQD, 2011 11 Michael Maginn, Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, Bản dịch Trần Phi Tuấn, NXB Tổng hợp TP HCM, 2007 12 Nguyễn Thu Hà, Lãnh đạo nhóm, Bản dịch tiếng việt NXB Tri Thức, 2009 13 Nguyễn Quốc Tuấn Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ quản trị, NXB Tài chính, 2009 14 Nguyễn Văn Phương, Bài giảng Kỹ làm việc nhóm, Học viện CNBCVT 15 Nguyễn Thị Oanh, Làm việc theo nhóm, NXB Trẻ, 2007 16 Rodd Wagner & Gale Muller, Người thông minh không làm việc mình, Bản dịch tiếng việt Phương Thảo-Song Thu, NXB Tổng hợp TP HCM 17 Stephen P Robbins & Timothy A Judge, Hành vi tổ chức, Nhà xuất lao động xã hôi, 2012 72 18 Tony Buzan, Sức mạnh trí tuệ xã hội, NXB T hợp TP HCM, 2013 19 Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu Nguyễn Thị Thu Hà, Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, Bản dịch tiếng việt NXB Tổng hợp TP HCM, 2006 20 Trần Thị Bích Nga & Phạm Ngọc Sáu, Quản lý dự án lớn nhỏ, Bản dịch tiếng việt NXB Tổng hợp TP HCM, 2010 21 Vũ Hoàng Ngân, Trương Thị Nam Thắng, Xây dựng phát triển nhóm làm việc, Nhà xuất Phụ nữ, 2009 73 ... viên nhóm lẽ họ chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt k ỹ làm. .. lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 10 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 11 1.2.1 Quy mơ nhóm 11 1.2.2 Phân loại nhóm 12 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 13... triển làm ảnh hưởng xấu đến bầu khơng khí nhóm hiệu cơng việc nhóm 17 1.5.2 Dư luận nhóm Dư luận nhóm nhận định, đánh giá, bình luận số đơng người nhóm việc, tượng, hành vi diễn q trình làm việc