(Luận văn đại học thương mại) phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tầm quan trọng, ý nghĩa và tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Ngày nay, Việt Nam đang tiếp nhận những thành tựu khoa học mới, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin, điều này đã chứng tỏ tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội và doanh nghiệp Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng phổ biến, giúp thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY, được thành lập vào năm 2011, đã không ngừng mở rộng thị phần và xây dựng hệ thống khách hàng trên toàn miền Bắc và Bắc Trung Bộ, trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thời trang cho giới trẻ.

Công ty không ngừng nỗ lực mở rộng và phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai, với kế hoạch mở thêm nhiều chi nhánh trên toàn quốc Tuy nhiên, sự gia tăng nhân lực sẽ đem lại nhiều thách thức trong quản lý nhân sự, bao gồm việc tiêu tốn thời gian, công sức và chi phí Thực tế cho thấy, quản lý nhân sự đóng vai trò thiết yếu trong sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức.

Quản lý nhân sự là một nhiệm vụ phức tạp, thường gặp phải nhiều khó khăn như việc sử dụng phương pháp thủ công và sổ sách, dẫn đến nhầm lẫn và tốn thời gian Đặc biệt, sự thay đổi liên tục trong đội ngũ nhân sự và việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng gây cản trở cho việc tìm kiếm thông tin một cách chính xác Để phát triển bền vững, công ty cần áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT QLNS), giúp giảm chi phí và nâng cao độ chính xác cũng như tính nhanh nhạy trong công tác quản lý.

Tình hình nghiên cứu

1.2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Phần mềm quản lý nhân sự đã có mặt trên thế giới từ lâu, nhưng chỉ mới phổ biến ở Việt Nam trong khoảng hơn chục năm qua, nhờ vào sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Hiện nay, phần mềm này đã trở thành công cụ thiết yếu cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý nhân sự, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện để tìm hiểu và cải thiện vấn đề này Dưới đây là một số công trình nghiên cứu liên quan.

Luận văn tốt nghiệp của Vũ Anh Quyết, lớp Tin 44C, Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu”, đã trình bày rõ ràng các lý thuyết liên quan đến phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý Bên cạnh đó, luận văn cũng nêu bật quy trình phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại mỏ than.

Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây dựng được mã chương trình.

Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh, với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long”, đã thiết kế một giao diện thân thiện và dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ Luận văn này đảm bảo lưu trữ toàn bộ dữ liệu và cung cấp thông tin được xử lý chính xác, đáp ứng một phần nhu cầu của hệ thống thực tế Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống là cơ sở dữ liệu chỉ được xây dựng trên một hệ thống thông tin mạng, hiện chỉ hoạt động trên máy cục bộ và chưa hoàn thiện đầy đủ các chức năng cần thiết để quản lý một hệ thống hiệu quả.

- Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại

Công ty TNHH TBA Việt Nam, do Hoàng Thế Quyền thuộc K52 – Khoa Công nghệ thông tin, Đại học Vinh, đã nghiên cứu và khái quát các chức năng cơ bản trong quản lý nhân sự như chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên Đề tài cũng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc Tuy nhiên, tác giả chưa đề cập đến chức năng quản lý công việc của nhân viên, và một số chức năng như tính lương vẫn chưa đạt hiệu quả cao, bên cạnh đó còn tồn tại một số chức năng dư thừa.

Sau khi phân tích và đánh giá các đề tài, tôi đã quyết định chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng cho đề tài này, nhằm tận dụng những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế đã được nhận diện.

1.2.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

Hệ thống quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức, doanh nghiệp Gần đây, nhiều phần mềm quản lý nhân sự mới đã ra đời, thay thế các giải pháp cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả Một số phần mềm quản lý nhân sự nổi bật trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực (ERP), hệ thống chấm công và nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information) và hệ thống tính lương (Payroll).

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hóa kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, phân loại hệ thống và các phương pháp phân tích, thiết kế hiệu quả Việc hiểu rõ những lý luận này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin và nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự là yếu tố quan trọng, bao gồm việc tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự tổng quát và cụ thể cho từng công ty.

Vào thứ ba, chúng tôi sẽ nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty và đưa ra các đề xuất, giải pháp khả thi Đồng thời, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, nhằm tạo ra một hệ thống phù hợp và thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu của đề tài

- Thứ nhất là hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

- Thứ hai là hệ thống nhân sự, các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý nhân sự của Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY.

- Thứ ba là các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng, UML, Rational Rose

1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu

- Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện ở Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY.

- Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2014- 2017.

Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:

- Phương pháp thu nhập tài liệu

+ Điều tra trắc nghiệm: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty.

Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, việc phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong phòng ban là một phương pháp quan trọng để thu thập thông tin cần thiết.

Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận và các lý thuyết về hệ thống thông tin, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống từ nhiều nguồn tài nguyên như sách, báo chí và internet là rất quan trọng Việc này giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin hiệu quả.

Khóa luận này tập trung vào việc tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu thông qua việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu đa dạng như phân tích, so sánh và thống kê Đặc biệt, quá trình thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng, nhằm tối ưu hóa hiệu quả quản lý và xử lý thông tin.

Phương pháp so sánh và đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn giúp xác định và giải quyết những khó khăn trong công ty Điều này cho phép phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY một cách hiệu quả.

Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là cách tiếp cận nhằm chia nhỏ lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý thành các bộ phận và mối quan hệ, giúp nhận thức và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết Qua đó, người nghiên cứu có thể lựa chọn thông tin cần thiết cho đề tài của mình Phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để kết nối các bộ phận và mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài.

Kết cấu khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp bao gồm ba phần chính, bên cạnh các mục như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ và Danh mục từ viết tắt.

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Đề tài này có tầm quan trọng lớn trong việc nâng cao nhận thức và giải quyết các vấn đề hiện tại, đồng thời thể hiện tính cấp thiết trong bối cảnh xã hội hiện nay Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là xác định và phân tích các yếu tố ảnh hưởng, từ đó đưa ra giải pháp khả thi Đối tượng nghiên cứu bao gồm những cá nhân và tổ chức liên quan, với phạm vi nghiên cứu được giới hạn trong khu vực địa lý cụ thể Phương pháp thực hiện đề tài sẽ bao gồm khảo sát, phỏng vấn và phân tích dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của kết quả.

Chương 2: Cơ sở lý luận về HTTT quản lý nhân sự cho công ty Tập đoàn thời trang MAY

Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng mô hình quản lý nhân sự cho Tập đoàn thời trang MAY Việc áp dụng các phương pháp phân tích hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình quản lý, nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng dịch vụ Mô hình này không chỉ hỗ trợ việc quản lý nhân sự mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty trong ngành thời trang.

Chương 3: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng về HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Phân tích, đánh giá thực trạng QLNS tại công ty, từ đó đề xuất một số giải pháp phù hợp.

Chương 4: Phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin bao gồm việc sử dụng các sơ đồ hướng đối tượng như sơ đồ use case, sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động và sơ đồ trạng thái Quá trình này nhằm thiết kế hệ thống cho công ty theo hướng đối tượng một cách hiệu quả Cuối cùng, bài viết sẽ tổng kết nghiên cứu khóa luận và đề xuất hướng phát triển cho đề tài trong tương lai.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PTTK HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY

Tổng quan về PTTK hệ thống thông tin

Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc và tương tác với nhau, nhằm hoạt động hiệu quả để đạt được mục tiêu chung.

Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội)

Hệ thống thông tin bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, hoạt động nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một môi trường cụ thể.

Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.

Hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các thành phần quan trọng, trong đó phần cứng đóng vai trò chủ chốt Phần cứng là các thiết bị cụ thể của máy tính và hệ thống mạng, hỗ trợ hoạt động của HTTT Nó là công cụ kỹ thuật thiết yếu để thu thập, xử lý và truyền thông tin, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của hệ thống.

Phần mềm là một tập hợp các câu lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để tự động hóa các chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.

Dữ liệu là tài nguyên quan trọng bao gồm các cơ sở dữ liệu, được tổ chức thành các bảng liên quan và lưu trữ trên thiết bị tin học Các cơ sở dữ liệu này được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau Để đảm bảo người dùng có thể truy cập dễ dàng và nhanh chóng, cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học.

Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập kết nối qua đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước thông tin nhất định Hệ thống này cho phép chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau thông qua các phương tiện điện tử, từ đó tạo ra sự quản lý thống nhất và tập trung cho các tài nguyên trong hệ thống.

Con người là yếu tố chủ chốt trong hệ thống thông tin (HTTT), giữ vai trò quyết định trong việc điều hành và sử dụng hệ thống Trong khi phần cứng và phần mềm được xem là các đối tượng trung tâm, con người là chủ thể chính trong việc thu thập và xử lý dữ liệu, thông tin để máy tính thực hiện các tác vụ Quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ lâu dài và đầy thách thức.

Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System)

Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động quản lý, bao gồm lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định tại các cấp quản lý bậc trung.

+ Nhiệm vụ HTTT quản lý

Nhiệm vụ đối ngoại bao gồm việc thu thập thông tin từ bên ngoài hệ thống để hỗ trợ các hoạt động nội bộ, đồng thời cung cấp thông tin ra ngoài như giá cả thị trường, nguồn lao động và nhu cầu hàng hóa.

Nhiệm vụ đối nội đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận trong hệ thống kinh doanh, cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động tác nghiệp và quyết định Nó phản ánh tình trạng nội bộ của tổ chức và tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và ra quyết định.

Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) với hạt nhân là cơ sở dữ liệu (CSDL) hợp nhất có khả năng hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực chức năng khác nhau, trong đó bao gồm những chức năng chính của HTTT quản lý.

Thu nhập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống là quá trình quan trọng, giúp cấu trúc hóa các dữ liệu hữu ích để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các nền tảng công nghệ thông tin.

- Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới

- Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được xác định dựa trên khả năng phản ứng nhanh với các yêu cầu thông tin, tính linh hoạt và độ toàn vẹn, cũng như tính đầy đủ của hệ thống.

+ Các loại HTTT quản lý thông dụng

Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có chức năng thu thập, xử lý và báo cáo thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính.

Hệ thống thông tin bán hàng và marketing là công cụ hỗ trợ quan trọng cho các hoạt động kinh doanh, giúp quản lý thông tin khuyến mại, giảm giá và dữ liệu khách hàng hiệu quả.

Tổng quan về hệ thống quản lý nhân sự

Trong phần này có tham khảo tài liệu ”Quản trị nhân lực” PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm của NXB Giáo Dục.

2.2.1 Một số khái niệm cơ bản

Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản lý nhân lực, là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc công ty.

Quản lý nhân sự không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực Theo chức năng quản lý, quản lý nhân lực bao gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát nhằm thu hút, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.

Mục tiêu quản lý nhân sự là tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên để đạt hiệu quả cao nhất Điều này không chỉ bao gồm việc quản lý lương thưởng mà còn liên quan đến việc quản lý hồ sơ và quy trình tuyển dụng.

Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Mỗi công ty cần có các phòng ban và hệ thống cấp bậc để hoạt động hiệu quả, do đó, công tác quản lý nhân sự tạo ra bầu không khí tích cực cho doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp công ty hoạt động trơn tru mà còn thúc đẩy sự phát triển, xác định thành bại của tổ chức.

+ Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý nhân sự:

Có 3 hình thức quản lý nhân sự sau:

Hình thức quản lý lấy cá nhân làm trung tâm tập trung quyền lực vào một nhân vật quan trọng, trong khi nhân viên chỉ đóng vai trò như công cụ tạo lợi nhuận Điều này dẫn đến việc họ không có quyền tham gia vào quá trình hoạch định và định hướng phát triển công ty Hình thức này thường cứng nhắc, thiếu sự chuyển biến và không tận dụng được những ưu điểm của nhân viên.

Cá nhân làm trung tâm trong quản lý tập thể là hình thức phân phối quyền lợi công ty đến từng nhân viên, đảm bảo mọi chính sách đều dựa trên lợi ích chung Mỗi nhân viên có quyền bày tỏ quan điểm, tạo ra tính dân chủ trong tổ chức Phương pháp này tối đa hóa những ưu điểm của nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc.

Tập thể lãnh đạo kiểu cũ thường gặp khó khăn do không xác định rõ vai trò của người chỉ huy cao nhất, dẫn đến việc trách nhiệm không được quy định cụ thể Điều này khiến nhiều công việc rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc”, gây đình trệ hoặc không đạt được thành công Thêm vào đó, sự xuất hiện của nhiều hội đồng kiểm duyệt cho mỗi dự án càng làm phức tạp quá trình ra quyết định.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một công cụ quan trọng, bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự như tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả làm việc và sa thải nhân viên Hệ thống này ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ giữa công ty và đội ngũ nhân viên, góp phần tối ưu hóa hoạt động và nâng cao sự hài lòng trong môi trường làm việc.

2.2.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của công ty, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc khai thác hiệu quả các nguồn lực như vốn, cơ sở vật chất và nhân lực Những yếu tố này có mối liên hệ chặt chẽ, quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức Khi nhân viên được phân công công việc hợp lý, công ty sẽ đạt hiệu quả cao và gia tăng sự hài lòng của nhân viên, từ đó giữ chân những nhân tài và giảm tỷ lệ vắng mặt Ngược lại, quản lý nhân sự kém sẽ hạn chế khả năng phát triển của từng cá nhân, làm suy giảm hiệu quả kinh doanh chung của công ty.

Bên cạnh đó, quản lý nhân sự là nhân tố then chốt thành bại của người lãnh đạo.

Nhà quản trị nhân sự xuất sắc có khả năng nhận diện kỹ năng của nhân viên và hiểu rõ tính cách của họ, từ đó sắp xếp công việc phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn.

PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY

Tổng quan về Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Tên đầy đủ : Công ty cổ phần tập đoàn thời trang Maygroup

Loại hình doanh nghiệp : Công ty cổ phần

Trụ sở : HEID Building, 12 Láng Hạ, Hà Nội

Người đại diện : Bà Lương Thị Phương Hạnh

3.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Công ty Cổ phần thời trang MAY, được thành lập vào năm 2011, chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng thời trang, tập trung chủ yếu vào các sản phẩm từ len và sợi.

Thương hiệu thời trang MAY được thành lập vào năm 2011 nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường nội địa với các sản phẩm len, sợi chất lượng cao và mẫu mã phong phú Để phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng, MAY đã không ngừng mở rộng và đa dạng hóa các dòng sản phẩm của mình.

Nhu cầu sử dụng sản phẩm len và sợi trên toàn cầu đang gia tăng, trong khi các làng nghề truyền thống trong lĩnh vực này lại có quy mô sản xuất nhỏ lẻ và kỹ thuật dựa vào kinh nghiệm Quản lý không tập trung khiến họ khó có thể đáp ứng những đơn đặt hàng lớn với yêu cầu kỹ thuật và chất lượng hoàn thiện cao.

Công ty quyết tâm xây dựng một nhà máy sản xuất hiện đại với đội ngũ công nhân chất lượng cao Để đạt được điều này, công ty đã đầu tư dài hạn vào máy móc và công nghệ, đồng thời xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp chủ động Đặc biệt, công ty cử cán bộ đi học tập ở nước ngoài nhằm nâng cao trình độ kỹ thuật và cải thiện kinh nghiệm quản lý.

Năm 2013, Công ty Cổ phần Tập đoàn thời trang Maygroup đã đưa vào sử dụng hơn 100 máy chuyên dụng và có đội ngũ lên tới 300 công nhân, cho thấy năng lực sản xuất mạnh mẽ Công ty cam kết đáp ứng các đơn đặt hàng lớn với chất lượng cao và thời gian giao hàng đúng hẹn Sản phẩm hàng len, sợi của Maygroup đã chinh phục nhiều thị trường khó tính và mở rộng 20 showroom hiện đại tại Hà Nội Với phong cách phục vụ chuyên nghiệp, thân thiện cùng mẫu mã sản phẩm đa dạng và cập nhật liên tục, Maygroup đã thu hút được sự yêu mến từ đông đảo khách hàng.

MAY BOUTIQUE cam kết nỗ lực không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm, nhằm trở thành thương hiệu thời trang hấp dẫn và đáng tin cậy cho giới trẻ.

Cơ cấu tổ chức bộ máy

Theo cơ cấu tổ chức của Maygroup, công ty được phân theo 5 phòng ban:

Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY có một cơ cấu tổ chức rõ ràng với Phòng Hành chính – Nhân sự đóng vai trò quan trọng Tầm nhìn chiến lược của công ty hướng tới việc phát triển bền vững, kết hợp với phương châm kinh doanh là tạo ra giá trị cho khách hàng Định hướng phát triển của công ty tập trung vào việc mở rộng thị trường và nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng.

Chất lượng sản phẩm là yếu tố hàng đầu trong chiến lược kinh doanh của công ty cổ phần tập đoàn thời trang Maygroup, đồng thời, việc hỗ trợ khách hàng tận tình trước và sau khi bán hàng cũng là ưu tiên chính của công ty.

+ Hoạt động với phương châm “ lấy chất lượng làm điểm cốt lõi”

Công ty cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao nhờ đội ngũ nhân viên kỹ thuật dày dạn kinh nghiệm Quá trình tư vấn tận tình và dịch vụ giao hàng chuyên nghiệp đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng.

Đội ngũ nhân viên tư vấn và chăm sóc khách hàng của chúng tôi luôn nhiệt tình và chuyên nghiệp, cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng Chúng tôi tin rằng việc xây dựng niềm tin và phát triển mối quan hệ với khách hàng là yếu tố then chốt để tạo ra những khách hàng trung thành và mở rộng tập khách hàng tiềm năng.

Phần mềm bán hàng được cập nhật thường xuyên để thích ứng với sự biến đổi của môi trường kinh doanh và các chương trình khuyến mãi trên Facebook, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Công ty đang nỗ lực không ngừng để quảng bá hình ảnh và sản phẩm đến tay người tiêu dùng, nhờ vào sự cống hiến của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên.

- Trở thành một trong những nhà phân phối hàng đầu các sản phẩm thời trang.

- Thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nâng cao thu nhập của công nhân viên.

- Củng cố và hoàn thiện thêm hệ thống các văn phòng ngày càng mang lại cho khách hàng sự phục vụ chu đáo hơn.

- Giữ vững uy tín, nâng cao thương hiệu, phát triển nhân lực, gia tăng doanh thu.

3.2 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

Công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY áp dụng chế độ làm việc 6 ngày mỗi tuần, với thời gian làm việc 8 giờ mỗi ngày và nghỉ vào Chủ nhật Nhân viên có thể làm thêm vào ngày Chủ nhật tùy thuộc vào tình hình công việc và sự điều động của công ty Dưới đây là các công việc cụ thể trong quản lý nhân sự tại công ty.

Quản lý hồ sơ nhân viên là một quy trình quan trọng trong công tác nhân sự, bao gồm việc thêm hồ sơ nhân viên mới, tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin, cũng như xóa hồ sơ không cần thiết Hồ sơ nhân viên lưu trữ các thông tin thiết yếu như mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và chứng minh nhân dân, giúp đảm bảo việc quản lý nhân sự hiệu quả và chính xác.

Quản lý lương là trách nhiệm của nhân viên phòng kế toán, họ sẽ thực hiện việc chấm công và tính toán lương dựa trên hệ số lương tương ứng với từng chức vụ Mỗi nhân viên sẽ nhận mức lương phù hợp với vị trí công tác của mình.

Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY

3.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty

Quá trình quản lý nhân sự tại công ty đã phát triển mạnh mẽ theo thời gian, nhờ vào nhiều yếu tố thuận lợi Đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và có trình độ cao, luôn ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những thay đổi, như việc công ty triển khai ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự mới.

Công việc quản lý nhân sự trong công ty chủ yếu liên quan đến việc làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng các công cụ tin học văn phòng Do đó, không yêu cầu người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao, mà bất kỳ ai cũng có thể đảm nhiệm công việc này.

Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng và trình độ, đồng thời cập nhật những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin để phục vụ hiệu quả cho hoạt động của mình.

3.3.2 Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty:

Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là:

Việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công dẫn đến sai sót trong số liệu, quy trình xử lý thông tin chậm chạp và thiếu chính xác Điều này dễ gây nhầm lẫn mà không được phát hiện do công ty chỉ sử dụng Excel để xây dựng và quản lý quy trình, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.

Việc quản lý và cập nhật thông tin nhân viên ngày càng trở nên khó khăn do khối lượng sổ sách và giấy tờ gia tăng Điều này không chỉ tốn thời gian và công sức mà còn làm tăng chi phí do cần phải huy động nhiều nhân sự cho công tác này.

Lưu trữ thông tin có thể gặp rủi ro lớn do việc quản lý chủ yếu dựa vào giấy tờ, dẫn đến khối lượng hồ sơ khổng lồ Điều này gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin và tăng nguy cơ mất mát dữ liệu trong quá trình lưu trữ.

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý do lượng thông tin cần xử lý gia tăng đáng kể.

+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.

Vì vậy, cần tin học hóa HTTT quản lý nhân sự trong công ty để mang lại hiệu quả tốt cho việc kinh doanh của công ty.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THỜI TRANG MAY

HTTT quản lý nhân sự của Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

4.1.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY

Dựa trên công tác quản lý nhân sự tại công ty, quy trình quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Tập đoàn Thời trang MAY được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.

Để vào làm việc tại công ty, nhân viên cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng và trải qua phỏng vấn Nếu phù hợp, họ sẽ được ký hợp đồng lao động và hoàn thiện hồ sơ nhân viên, bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ và số điện thoại Nhân viên được phân chia theo phòng ban và giữ các chức vụ khác nhau, mỗi người chỉ thuộc về một phòng ban Hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu trữ và cập nhật khi cần thiết Hợp đồng lao động được lưu cùng hồ sơ và bao gồm thông tin như ngày ký kết, thời hạn, công việc và chế độ làm việc.

Nhân viên quản lý nhân sự có khả năng dễ dàng chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên Mỗi tháng, nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chấm công, tính lương dựa trên hệ số lương và lập bảng lương cho toàn bộ nhân viên.

4.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lý nhân sự Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để tìm kiếm thông tin cá nhân, thông tin về lương.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty bao gồm 4 chức năng chính như sau:

Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên cho phép nhân viên quản lý nhân sự thực hiện các thao tác như thêm hồ sơ nhân viên mới, tìm kiếm để chỉnh sửa thông tin hồ sơ hiện có và xóa hồ sơ nhân viên không còn cần thiết.

Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán tính lương cho nhân viên.

Quản lý chấm công: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán chấm công cho nhân viên.

Chức năng báo cáo và thống kê trong hệ thống quản lý nhân sự cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và phân tích thông tin cá nhân cũng như thông tin lương của nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.

Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 4.1.3 Các yêu cầu của hệ thống

Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Về bảo mật thông tin, mỗi người dùng đều có tài khoản riêng với tên đăng nhập và mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép Quyền truy cập thông tin của người dùng sẽ được xác định dựa trên quyền hạn mà người quản trị cung cấp.

Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt và thông minh để dễ dàng thực hiện các cải tiến và nâng cấp trong tương lai Bên cạnh việc cung cấp các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cũng cho phép người dùng truy cập nhanh chóng thông tin cần thiết, bao gồm thông tin cá nhân và dữ liệu lương của nhân viên.

Giao diện nhập liệu cần phải đẹp và thân thiện để tạo cảm giác dễ chịu cho người sử dụng, đồng thời thuận tiện cho các thao tác nhập liệu Hệ thống cần kiểm tra chặt chẽ từng bước nhập để giảm thiểu sai sót không mong muốn, tự động điền các tham số cần thiết và tự động chuyển sang phần tiếp theo khi hoàn thành một phần nhập liệu.

Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn.

Phân tích hệ thống

4.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống

Bảng 4.1: Xác định, đặc tả các tác nhân

Tác nhân Ca sử dụng Mô tả

Nhân viên quản lý nhân sự Đăng nhập

Nhân viên quản lý nhân sự có thể sử dụng tài khoản (bao gồm tên người dùng và mật khẩu) để đăng nhập vào hệ thống, thực hiện các chức năng như quản lý hồ sơ nhân viên, cũng như tạo báo cáo và thống kê.

Quản lý hồ sơ NV

Nhân viên quản lý NS có thể thêm mới, sửa, xóa thông tin cá nhân và hồ sơ nhân viên

Nhân viên quản lý NS có thể báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo

Nhân viên quản lý NS tiến hành tìm kiếm thông tin cá nhân hoặc lương của nhân viên để phục vụ các chức năng liên quan khác

Nhân viên kế toán Đăng nhập

Nhân viên kế toán có thể đăng nhập vào hệ thống quản lý lương bằng tài khoản cá nhân (tên người dùng và mật khẩu), và thực hiện các chức năng quản lý thông qua tính năng tìm kiếm.

Chấm công NV kế toán thêm mới, sửa, xóa bảng chấm công của nhân viênTính lương NV kế toán thực hiện việc tính lương cho NV

Ban lãnh đạo Đăng nhập

Ban lãnh đạo có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm thông tin của nhân viên

Ban lãnh đạo tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên

Nhân viên có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm thông tin của nhân viên

Nhân viên trong công ty có thể tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên

4.2.2 Biểu đồ use case tổng quát

Biểu đồ 4.2: Biểu đồ use case tổng quát

Biểu đồ use case tổng quát mô tả quy trình quản lý nhân sự và kế toán trong doanh nghiệp Nhân viên quản lý nhân sự sử dụng đăng nhập để thực hiện các chức năng quản lý hồ sơ và báo cáo thống kê Tương tự, nhân viên kế toán cũng đăng nhập để quản lý lương Sau khi đăng nhập, cả nhân viên và ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên, với chức năng tìm kiếm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý khác.

Các use case phân rã bao gồm:

Use case phân rã quản lý hồ sơ NV

Biểu đồ 4.3: Biểu đồ phân rã use case quản lý HSNV

Use case phân rã quản lý lương

Biểu đồ 4.4: Biểu đồ phân rã use case quản lý lương

Use case phân rã quản lý chấm công

Use case phân rã chức năng báo cáo, thống kê

Biểu đồ 4.6: Biểu đồ phân rã use case báo cáo, thống kê

Use case phân rã chức năng tìm kiếm

Biểu đồ 4.7: Biểu đồ phân rã use case tìm kiếm

Biểu diễn kịch bản cho từng use case:

Biểu diễn kịch bản cho use case “Đăng nhập”

Bảng 4.2: Kịch bản cho use case “Đăng nhập”

Tên use case Use case “Đăng nhập”

Nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán và ban lãnh đạo là những tác nhân chính tham gia vào hệ thống Để đăng nhập thành công, các tác nhân cần đáp ứng các điều kiện nhất định Kết quả đầu ra phụ thuộc vào việc thực hiện thành công các chức năng tương ứng với mục đích đăng nhập của từng tác nhân.

- Các tác nhân truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty

- Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập quản lý nhân sự

- Các tác nhân nhập thông tin tài khoản (tên đăng nhập và mật khẩu) của mình và ấn nút đăng nhập

- Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản mà các tác nhân nhập vào và thông báo đã đăng nhập thành công

- Quá trình đăng nhập kết thúc

- Các tác nhân tiếp tục chọn các chức năng khác để tiếp tục quá trình thực hiện hoặc nhấn thoát để thoát khỏi hệ thống

Hệ thống thông báo lỗi khi người dùng nhập sai thông tin tài khoản Nếu muốn tiếp tục, người dùng có thể chọn nút "Quên mật khẩu" để thay đổi mật khẩu hoặc tạo tài khoản mới Nếu không muốn tiếp tục, hãy nhấn nút "Thoát" để rời khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ NV”

Bảng 4.3: Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ NV”

Tên use case Use case “Thêm hồ sơ NV”

Nhân viên quản lý nhân sự là tác nhân chính trong quy trình, yêu cầu họ phải đăng nhập vào hệ thống thành công Khi điều kiện này được đáp ứng, hồ sơ mới của nhân viên sẽ được thêm vào và lưu trữ trong hệ thống một cách hiệu quả.

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng thêm hồ sơ NV

- Hệ thống hiển thị form thêm hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới

- Nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới

- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tinhợp lệ

- Thông tin hồ sơ nhân viên mới được lưu vào cơ sở dữ liệu

- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công

- Quá trình thêm hồ sơ nhân viên kết thúc

- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng thêm hồ sơ NV

Hệ thống sẽ thông báo lỗi khi nhân viên quản lý nhân sự thực hiện thao tác không đúng Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các thao tác đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Sửa hồ sơ NV”

Bảng 4.4: Kịch bản cho use case “Sửa hồ sơ NV”

Tên use case Use case “Sửa hồ sơ NV”

Nhân viên quản lý nhân sự là tác nhân chính trong quy trình này Để thực hiện nhiệm vụ, họ cần đăng nhập thành công vào hệ thống Sau khi hoàn tất việc sửa đổi, hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu trữ an toàn trong hệ thống.

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng sửa hồ sơ NV

- Hệ thống hiển thị form sửa hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên

- Nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên

- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tin hợp lệ

- Thông tin hồ sơ nhân viên sau khi sửa được lưu vào cơ sở dữ liệu

- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công

- Quá trình sửa hồ sơ nhân viên kết thúc

- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng sửa hồ sơ NV

Hệ thống sẽ thông báo lỗi khi nhân viên quản lý nhân sự thực hiện thao tác không đúng Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các thao tác đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ NV”

Bảng 4.5: Kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ NV”

Tên use case Usecase “Xóa hồ sơ NV”

Nhân viên quản lý nhân sự là tác nhân chính trong quy trình quản lý hồ sơ nhân viên Để thực hiện nhiệm vụ này, họ cần đăng nhập vào hệ thống thành công Sau khi hoàn tất quy trình xóa, hồ sơ của nhân viên sẽ được loại bỏ khỏi hệ thống một cách triệt để.

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV

- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng xóa hồ sơ NV

- Hệ thống hiển thị form xóa hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự xóa thông tin hồ sơ nhân viên

- Nhân viên quản lý nhân sự xóa thông tin hồ sơ nhân viên

- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên cần xóa và xác nhận thông tin hợp lệ

- Thông tin hồ sơ nhân viên sau khi xóa đã mất khỏi hệ thống

- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công

- Quá trình xóa hồ sơ nhân viên kết thúc

- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng xóa hồ sơ NV

Hệ thống thông báo lỗi khi nhân viên quản lý nhân sự thực hiện thao tác không đúng Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các thao tác đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Chấm công”

Bảng 4.6: Kịch bản cho use case “Chấm công

Tên use case Use case “Chấm công”

Nhân viên kế toán là tác nhân chính trong quá trình quản lý bảng chấm công Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân viên kế toán cần đăng nhập vào hệ thống thành công Điều kiện quan trọng là bảng chấm công của nhân viên phải được cập nhật đầy đủ và chính xác.

- Nhân viên kế toán chọn form quản lý lương trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form quản lý lương

- Nhân viên kế toán chọn chức năng chấm công

- Hệ thống hiển thị form chấm công và yêu cầu nhân viên kế toán chấm công cho nhân viên

- Nhân viên kế toán chấm công theo ngày và cuối tháng thì tổng hợp thành bảng chấm công cho nhân viên

- Hệ thống kiểm tra thông tin ngày công và xác nhận thông tin hợp lệ

- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên kế toán nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công

- Quá trình chấm công kết thúc

- Nhân viên kế toán thoát khỏi chức năng chấm công

Hệ thống thông báo lỗi khi nhân viên kế toán thực hiện thao tác không chính xác Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các bước đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Tính lương”

Bảng 4.7: Kịch bản cho use case “Tính lương”

Tên use case Usecase “Tính lương”

Nhân viên kế toán là tác nhân chính trong việc cập nhật bảng lương của nhân viên Để thực hiện nhiệm vụ này, nhân viên kế toán cần đăng nhập vào hệ thống thành công Khi các điều kiện được đáp ứng, bảng lương sẽ được cập nhật đầy đủ và chính xác.

- Nhân viên kế toán chọn form quản lý lương trên hệ thống

- Hệ thống hiển thị form quản lý lương

- Nhân viên kế toán chọn chức năng tính lương

- Hệ thống hiển thị form tính lương và yêu cầu nhân viên kế toán tính lương cho nhân viên

- Nhân viên kế toán tính lương dựa trên bảng chấm công và tổng hợp thành bảng lương cho nhân viên

- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên kế toán nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công

- Quá trình tính lương kết thúc

- Nhân viên kế toán thoát khỏi chức năng tính lương

Hệ thống sẽ thông báo lỗi khi nhân viên kế toán thực hiện thao tác sai Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các bước đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, nhân viên có thể thoát khỏi hệ thống.

Biểu diễn kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của nhân viên”

Bảng 4.8: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của nhân viên”

Tên use case Use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân của nhân viên”

Thiết kế

4.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Bảng 4.14 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table HOSONV

Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaNV Text 10 Mã nhân viên

2 TenNV Text 30 Tên nhân viên

3 MaCV Text 10 Mã chức vụ

7 SDT Number 15 Số điện thoại

Bảng 4.15 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table HOPDONG

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaHD Text 10 Mã hợp đồng

2 MaNV Text 10 Mã nhân viên

3 Ngaykiket Date 10 Ngày ki kêt

4 ThoihanCV Text 20 Thời hạn công việc

5 Chedolamviec Text 40 Chế độ làm việc

Bảng 4.16 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table NGUOIDUNG

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaND Text 10 Mã người dùng

2 TenND Text 20 Tên người dùng

3 MaHD Text 10 Mã hợp đồng

Bảng 4.17 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table PHONGBAN

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaPB Text 10 Mã phòng ban

2 TenPB Text 20 Tên phòng ban

3 SoluongNV Number 10 Số lượng nhân viên

Bảng 4.18 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table BANGCHAMCONG

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaBCC Text 10 Mã bảng chấm công

2 TenBCC Text 20 Tên bảng chấm công

Bảng 4.19 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table CHITIETBCC

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaNV Text 10 Mã nhân viên

2 MaBCC Text 20 Mã bảng chấm công

3 Songaycong Number 10 Số ngày công

Bảng 4.20 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table BANGLUONG

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaBL Text 10 Mã bảng lương

2 MaBCC Text 10 Mã bảng chấm công

3 Hesoluong Text 10 Hệ số lương

Bảng 4.21 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho table CHUCVU

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 MaCV Text 10 Mã chức vụ

2 TenCV Text 20 Tên chức vụ

Mô hình quan hệ SQL

Khi mở ứng dụng, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập để sử dụng hệ thống

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống quản lý nhân sự, người dùng sẽ thấy các nút lệnh cho phép truy cập vào nhiều chức năng khác nhau, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, báo cáo thống kê và tìm kiếm.

Trường hợp quên mật khẩu, giao diện sẽ như sau:

Hình 4.3: Giao diện quên mật khẩu.

Người dùng cần nhập mã nhân viên và số điện thoại để nhận mã xác nhận đổi mật khẩu Sau khi nhập mã, hãy nhấn OK để tiếp tục.

Hình 4.4: Giao diện đặt lại mật khẩu.

Trường hợp người đăng nhập là nhân viên quản lý nhân sự thì giao diện hiển thị sẽ là:

Hình 4.5: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên quản lý nhân sự

Giả sử nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng quản lý hồ sơ NV thì giao diện lúc này sẽ là:

Hình 4.6: Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên

Các chức năng sửa, xoá người dùng có thể thực hiện trực tiếp trên giao diện trên, bằng cách click chuột phải vào dòng cần sửa hay xoá.

Trường hợp người đăng nhập là nhân viên kế toán thì giao diện hiển thị sẽ là:

Hình 4.7: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên kế toán

Khi nhân viên kế toán sử dụng chức năng quản lý chấm công, họ sẽ thấy thông tin về chấm công và số ngày công Giao diện hiển thị sẽ được cập nhật để hỗ trợ quá trình chấm công một cách hiệu quả.

Khi nhân viên kế toán chọn chức năng quản lý lương, họ sẽ thấy bảng lương hiển thị Giao diện quản lý lương tương tự như giao diện quản lý thông tin nhân viên, cho phép người dùng thực hiện các chức năng sửa và xóa trực tiếp bằng cách nhấp chuột phải vào dòng cần chỉnh sửa hoặc xóa.

Hình 4.8: Giao diện quản lý lương

Khi nhân viên kế toán hoặc quản lý nhân sự sử dụng chức năng báo cáo và thống kê, họ sẽ được cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau Giao diện hiển thị sẽ được tối ưu hóa để người dùng dễ dàng lựa chọn và truy cập các thông tin cần thiết.

Hình 4.9: Giao diện báo cáo, thống kê

Giả sử nhân viên kế toán hay quản lý nhân sự chọn xem báo cáo, cụ thể là báo cáo tuyển dụng thì giao diện sẽ là:

Hình 4.10: Giao diện báo cáo tuyển dụng

Một số đề xuất và kiến nghị

4.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống

Hệ thống HTTT quản lý nhân sự đã được thiết kế theo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng UML và cơ bản đáp ứng các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, hệ thống vẫn thiếu sót một số chức năng quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự trong công ty Để hoàn thiện hơn, cần bổ sung thêm các chức năng vào cơ sở dữ liệu, từ đó giúp hệ thống đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý của công ty.

4.4.2 Đề xuất hướng phát triển Đây là một đề tài có tính thực tế cao, với nhiệm vụ là phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự, khóa luận đã đáp ứng được một số yêu cầu cơ bản đặt ra.

Để đề tài có thể áp dụng thực tế, cần thêm thời gian nghiên cứu và kiến thức không chỉ về công nghệ thông tin mà còn về các lĩnh vực liên quan Chương trình cần đáp ứng hầu hết các yêu cầu phát sinh trong thực tế, cung cấp tiện ích tối đa cho người dùng, đồng thời đảm bảo tính đơn giản và dễ sử dụng Hướng phát triển của đề tài sẽ tập trung vào những yếu tố này.

Hoàn thiện các chức năng đã phân tích thiết kế, thực hiện ghép nối các phần đã thiết kế.

Mở rộng các module để tương tác hiệu quả với thiết bị ngoại vi, đồng thời nghiên cứu và bổ sung các chức năng chưa được nhận diện trong quá trình thực hiện khóa luận này.

Hệ thống được thiết kế để các chức năng hoạt động độc lập, cho phép dễ dàng thay đổi hoặc thêm bớt mà không cần xây dựng lại toàn bộ Khi hệ thống thông tin được triển khai thành công, nó sẽ cải thiện đáng kể quy trình xử lý giấy tờ và sổ sách Hệ thống mới này còn giúp giảm thiểu số lượng nhân sự cần thiết trong bộ phận quản lý.

Công ty cổ phần Tập đoàn thời trang MAY đang mở rộng quy mô với số lượng nhân viên ngày càng tăng, đòi hỏi một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả Để đạt được điều này, công ty cần tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý, đảm bảo nhanh chóng, hiệu quả và chính xác Một số định hướng phát triển quản lý nhân sự tại công ty sẽ được triển khai để đáp ứng nhu cầu này.

Nhân viên phòng kỹ thuật đã được phân công nhiệm vụ để thành lập một đội chuyên phân tích và thiết kế phần mềm, tập trung vào phần mềm quản lý nhân sự cho công ty Đội ngũ này bao gồm những nhân viên hiểu rõ cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý nhân sự, từ đó giúp việc phân tích thiết kế hệ thống trở nên hiệu quả hơn, hỗ trợ lập trình viên trong việc phát triển phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.

Thiết kế và cài đặt phần mềm quản lý nhân sự là bước quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự tại công ty Đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện quản lý nhân sự.

Khi triển khai phần mềm tại công ty, ngoài việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, sẽ có chuyên gia trực tiếp hướng dẫn nhân viên phòng nhân sự sử dụng các chức năng chính của phần mềm.

Trong quá trình thực hiện khóa luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY, tôi đã nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý nhân sự đối với các tổ chức và doanh nghiệp Quản lý nhân sự hiệu quả giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và lưu trữ thông tin Vì vậy, phần mềm quản lý nhân sự cần đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đồng bộ.

Do thời gian làm khóa luận có hạn, mặc dù đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ Th.S Nghiêm Thị Lịch và anh chị trong công ty cổ phần tập đoàn thời trang MAY, bài khóa luận của em vẫn còn nhiều hạn chế và thiếu sót Chương trình còn đơn giản, cơ sở dữ liệu chưa được tối ưu hóa chặt chẽ và vấn đề bảo mật cơ sở dữ liệu chưa được đảm bảo ở mức cao.

Bài khóa luận nhấn mạnh tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý, đặc biệt là trong quản lý nhân sự Nó cũng khảo sát, phân tích và thiết kế một bài toán quản lý hoàn chỉnh, với các giao diện được thiết kế đơn giản và thân thiện với người dùng.

Em sẽ tiếp tục cải thiện các chức năng của chương trình, đồng thời nỗ lực thiết kế, cài đặt và nâng cấp để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bài toán thực tế.

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô giáo tại trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là cô Th.S Nghiêm Thị Lịch, người đã tận tâm hỗ trợ và tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.

[1] Đặng Văn Đức (2002), Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML, Nhà xuất bản Giáo dục.

[2] Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý (2016), Đại học Thương mại.

[2] Nguyễn Văn Ba (2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội.

[3] PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS Nguyễn Vân Điềm (), Quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Giáo Dục.

[4] Thạc Bình Cường (2009), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.

[5] Website công ty: http://www.sicprimex.vn/