Tính cấp thiết
Ngày nay, sự quốc tế hóa và hợp tác hóa đang trở thành xu hướng chủ đạo trong nền kinh tế toàn cầu và Việt Nam Cạnh tranh giữa các quốc gia và doanh nghiệp ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược sáng tạo và định hướng rõ ràng để tồn tại và phát triển Mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp là lợi nhuận, và bán hàng là nguồn thu chính Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng vào bán hàng mà không chú ý đến kiểm soát hoạt động này, điều này rất quan trọng để đạt được mục tiêu Kiểm soát bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình hoạt động và điều chỉnh kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động Do đó, kiểm soát bán hàng cần được đặt ở vị trí ưu tiên để giảm thiểu rủi ro và tận dụng cơ hội.
Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam, tôi nhận thấy rằng công ty đã thực hiện các hoạt động kiểm soát bán hàng, nhưng vẫn còn thiếu tính khoa học Công ty cần cải thiện về nhân lực, trang thiết bị hiện đại, và giải quyết nhiều vấn đề tồn tại khác để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty hiện nay vẫn áp dụng các phương pháp đánh giá kết quả bán hàng truyền thống mà chưa có sự cải tiến hay đầu tư vào trang thiết bị hiện đại, dẫn đến việc thu thập kết quả chỉ mang tính chất chung chung và thiếu chính xác Việc chỉ sử dụng hóa đơn bán hàng làm công cụ chính cũng hạn chế khả năng đánh giá hiệu quả bán hàng một cách đa dạng và chính xác Hơn nữa, trong việc kiểm soát nhân viên, công ty chủ yếu dựa vào phương pháp chấm điểm đơn giản, điều này khiến quản lý khó nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến công tác điều chỉnh và định hướng phát triển.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, việc kiểm soát hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp Nhận thấy thực trạng của công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng” để nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan
Đề tài này có tính thực tiễn cao, phù hợp với mục tiêu và định hướng phát triển của công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam Nhiều công trình khoa học đã nghiên cứu về việc cải thiện công tác kiểm soát trong doanh nghiệp.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Minh Đồng, dưới sự hướng dẫn của Th.S Vũ Thị Như Quỳnh tại Đại học Thương Mại năm 2017, mang tiêu đề “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Lan Kim.” Bài khóa luận tập trung vào thực trạng công tác kiểm soát nhân sự tại công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Lan Kim, nhưng chưa đi sâu vào nghiên cứu công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp này.
Và đưa ra các biện pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nhân sự tại công ty
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Thùy (2018) với chủ đề “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Long Khánh” dưới sự hướng dẫn của ThS Hoàng Cao Cường, Trường Đại học Thương Mại, tập trung nghiên cứu quy trình kiểm soát bán hàng trong toàn bộ hoạt động của công ty Bài khóa luận đã phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát bán hàng, đồng thời đề xuất một số giải pháp cho nhà quản trị Tuy nhiên, tác giả vẫn chưa làm rõ các công cụ mà công ty đang sử dụng trong quy trình này.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hương, với sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm tại Đại học Thương Mại năm 2016, tập trung vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Marksys Việt Nam Nghiên cứu này phân tích thực trạng công tác kiểm soát trong doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kiểm soát xuất khẩu tại Xí nghiệp may Thanh Trì Hapro Từ đó, tác giả đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát và quản lý xuất khẩu trong công ty.
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Thị Thu Thảo, dưới sự hướng dẫn của thầy Lã Tiến Dũng tại Đại học Thương Mại năm 2015, tập trung vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH KNiC – Shoptretho.com.vn Đề tài đã phân tích thực trạng kiểm soát bán hàng tại doanh nghiệp và đề xuất các biện pháp cải thiện Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn chỉ ra nhiều hạn chế về nhận thức và chưa giải quyết triệt để các vấn đề đã nêu.
Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam đang khẩn trương hoàn thiện công tác kiểm soát để nâng cao chức năng quản trị, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đúng định hướng kinh doanh Đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam" là một nghiên cứu độc lập, chưa có công trình nào trước đây nghiên cứu về kiểm soát bán hàng tại công ty MRO, do đó mang tính mới mẻ và không trùng lặp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là phân tích quy trình quản trị bán hàng trong công ty, đồng thời khảo sát ý kiến và đánh giá của khách hàng cũng như nhân viên bán hàng về hiệu quả hoạt động quản trị bán hàng.
Bài viết này đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam, đồng thời đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả quản trị bán hàng Nhiệm vụ nghiên cứu tập trung vào việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng và đưa ra các biện pháp cụ thể để tối ưu hóa quy trình này.
Nghiên cứu lý luận và nội dung về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm các khía cạnh quan trọng như kiểm soát bán hàng trong nhóm kinh doanh, kiểm soát chi phí bán hàng và kiểm soát xuất nhập hàng Các phương pháp kiểm soát này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Từ đó phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng của công ty
Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam đã đạt được nhiều thành công trong công tác kiểm soát bán hàng, tuy nhiên cũng gặp phải một số hạn chế cần khắc phục Việc phân tích những thành tựu và thách thức này sẽ giúp công ty cải thiện quy trình bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai.
- Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng của Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
Phương pháp nghiên cứu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là thông tin được thu thập trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu, mang tính nguyên gốc và chưa qua xử lý Loại dữ liệu này có độ chính xác cao, tính cập nhật tốt và chi phí thu thập thấp.
Để thực hiện việc kiểm soát hoạt bán hàng tại Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam, cần tiến hành ghi chép thông tin từ các cuộc điều tra và phỏng vấn trực tiếp các đối tượng liên quan.
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra:
Mục đích của cuộc điều tra này là thu thập thông tin về công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam thông qua các câu hỏi được xây dựng sẵn trong mẫu phiếu điều tra Các đáp viên khác nhau sẽ cung cấp dữ liệu cần thiết để đánh giá hiệu quả và quy trình kiểm soát bán hàng của công ty.
- Đối tượng điều tra: Nhân viên phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng công ty
Cổ phần IBS MRO Việt Nam.
- Quy mô điều tra: số lượng phát ra 15 phiếu
- Số lượng câu hỏi: 15 câu hỏi trắc nghiệm xoay quanh vấn đề kiểm soát hoạt động bán hàng.
Để tiến hành điều tra, sau khi hoàn thành phiếu điều tra, bạn cần trực tiếp phát phiếu cho đối tượng trong công ty và sau đó thu thập lại phiếu Cuối cùng, hãy xử lý thông tin thu nhận được một cách hiệu quả.
Phương pháp phỏng vấn là một kỹ thuật thu thập dữ liệu hiệu quả, trong đó bao gồm hai bên: người phỏng vấn và người được phỏng vấn.
Mục đích của phỏng vấn là nhằm tìm hiểu sâu sắc và chi tiết về quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam.
- Đối tượng: Trưởng phòng kinh doanh, phó phòng kinh doanh, và các nhân viên phòng kinh doanh
Trong bài phỏng vấn này, chúng tôi đã đặt ra các câu hỏi mở liên quan đến công tác kiểm soát bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam Mục tiêu của những câu hỏi này là nhằm khai thác thông tin một cách triệt để, giúp hiểu rõ hơn về quy trình và hiệu quả của công tác kiểm soát bán hàng tại công ty.
- Số lượng câu hỏi : 9 câu
- Địa điểm phỏng vấn: Tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam.
Để tiến hành phỏng vấn, trước tiên cần lập danh sách câu hỏi phỏng vấn Sau đó, thực hiện phỏng vấn trực tiếp với nhân viên phòng kinh doanh, sử dụng bút để ghi lại câu hỏi và tập hợp các câu trả lời Cuối cùng, tiến hành xử lý thông tin thu thập được.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
- Khái niệm: Là loại dữ liệu đã được thu thập sẵn, đã công bố nên ít tốn thời gian, tiền bạc trong quá trình thu thập.
Để thu thập dữ liệu, chúng tôi đã sử dụng nguồn thông tin đã được xử lý từ phòng kế toán của công ty, bao gồm báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh từ các năm 2016, 2017 và 2018, cùng với thông tin về nhân sự và các số liệu liên quan đến doanh số bán hàng.
5.1.3 Phương pháp phân tích số liệu
Phương pháp so sánh và tổng hợp là một công cụ quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng Bằng cách đối chiếu các chỉ tiêu doanh thu và chi phí của mặt hàng qua các năm, chúng ta có thể xác định các khía cạnh hiệu quả và chưa hiệu quả Từ đó, đề ra các biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng sẽ trở nên khả thi hơn.
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng trong việc tổng hợp kết quả điều tra và ý kiến của người tham gia Phương pháp này cho phép tính toán mức điểm trung bình cho từng tiêu chí, từ đó đưa ra những kết luận chính xác và đáng tin cậy.
Phương pháp biểu mẫu và sơ đồ là kỹ thuật sử dụng các biểu mẫu hoặc sơ đồ để thể hiện thông tin một cách trực quan và có hệ thống, giúp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
1 Kết cấu đề tài nghiên cứu
Bài khóa luận bao gồm các phần chính như tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo.
Phần mở đầu: Tổng quan nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam”
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn hiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1 Một số khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
Bán hàng là một hoạt động kinh tế thiết yếu trong nền kinh tế hàng hóa, nhằm chuyển đổi sản phẩm từ hình thái hàng hóa sang tiền tệ Hành động này không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng mà còn giúp người bán đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ người bán sang người mua, đồng thời thu về doanh thu cho doanh nghiệp.
( Theo bài giảng Quản trị bán hàng, khoa QTTN, bộ môn QTDN)
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm cơ bản có liên quan đến công tác kiểm soát bán hàng trong
Bán hàng là một yếu tố quan trọng trong nền kinh tế hàng hóa, diễn ra khi sản phẩm được chuyển đổi từ hình thái hàng hóa sang tiền tệ Hành động này không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng mà còn giúp người bán đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho người tiêu dùng và nhận lại tiền hàng.
( Theo bài giảng Quản trị bán hàng, khoa QTTN, bộ môn QTDN)
Bán hàng là quá trình mà người bán khám phá và thỏa mãn nhu cầu của người mua, nhằm đáp ứng quyền lợi của cả hai bên Hoạt động này không chỉ hỗ trợ khách hàng trong việc ra quyết định mua sắm mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc luân chuyển hàng hóa, phục vụ nhu cầu xã hội trong quá trình tái sản xuất.
1.1.2 Khái niệm quản trị bán hàng
Quản trị bán hàng là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động chuyển đổi yếu tố đầu vào thành yếu tố đầu ra Những hoạt động này không chỉ bao gồm sản xuất mà còn mở rộng đến marketing, bán hàng, mua hàng và dự trữ sản phẩm.
Quản trị bán hàng là một quá trình quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm việc xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai và kiểm soát hoạt động bán hàng Mục tiêu chính của quản trị bán hàng là đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiểm soát là quá trình đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu đã xác định.
Quân – Hoàng Văn Hải, NXB Thống kê,2010)
Kiểm soát là việc thiết lập các định mức, chuẩn mực và kế hoạch để đánh giá hiệu quả quản trị của cấp dưới Quá trình này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh và tiết kiệm chi phí hiệu quả.
1.1.4 Khái niệm kiểm soát bán hàng
Theo giáo trình “Quản trị bán hàng” của Nguyễn Đặng Xuân Huy, KSBH là quá trình nắm bắt kết quả thực tế của hoạt động bán hàng, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra Điều này bao gồm việc theo dõi tình hình các kênh phân phối, doanh số bán ra và thái độ của khách hàng đối với sản phẩm.
DN về sản phẩm của DN”
Kiểm soát bán hàng là quá trình thu thập và đo lường thông tin bán hàng dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập Quá trình này bao gồm việc so sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn kiểm soát, phát hiện sai lệch và nguyên nhân của chúng Đồng thời, các hoạt động điều chỉnh sẽ được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
(Trích giáo trình Quản trị tác nghiệp DNTM, NXB Thống kê,2010)
1.1.5 Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng là những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá kết quả bán hàng so với mục tiêu đề ra Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn này là cần thiết, vì nếu thiếu, sẽ không có căn cứ để kiểm soát hoạt động bán hàng, dẫn đến việc kiểm soát không thể thực hiện hiệu quả.
( Trích bài giảng Quản trị bán hàng, khoa QTDN, bộ môn QTDN) 1.1.6 Khái niệm đo lường kết quả
Đo lường kết quả hoạt động bán hàng là quá trình thu thập và tổng hợp dữ liệu phản ánh hiệu quả bán hàng Các kết quả này thường được thể hiện qua các chỉ tiêu định lượng như doanh thu, số lượng khách hàng, số đơn hàng và số khách hàng mới.
Việc đo lường cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn rõ ràng về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, giúp họ đánh giá kết quả một cách cụ thể và chính xác Các con số phản ánh kết quả này không thể bị phủ nhận, cho thấy tính chân thực của việc đo lường khác biệt hoàn toàn so với các chỉ tiêu định hình.
Các nội dung cơ bản của công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng a.Tầm quan trọng
Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy cần đánh giá đóng góp của nó đối với việc hoàn thành các mục tiêu chung Để thực hiện việc này, việc thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát là cần thiết, từ đó tạo ra cơ sở để đo lường kết quả hoạt động bán hàng.
Các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng cung cấp thông tin phong phú cho công tác đánh giá, cho phép so sánh giữa các năm, với tiêu chuẩn hạn ngạch đã thiết lập, và với số liệu trung bình của ngành cùng đối thủ cạnh tranh Việc phân tích tương quan này giúp phát hiện sai lệch và xác định nguyên nhân, từ đó làm cơ sở quan trọng để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm 2 nhóm chính: các tiêu chuẩn đầu ra và các tiêu chuẩn nền tảng.
Các tiêu chuẩn đầu ra phản ánh kết quả bán hàng, bao gồm doanh thu từ hoạt động bán hàng, số lượng khách hàng, lãi gộp, tỷ lệ chi phí bán hàng, lợi nhuận từ hoạt động bán hàng và số lượng đơn đặt hàng.
- Các tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo cho hoạt động bán hàng được triển khai tốt.
Các yêu cầu đối với hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng bao gồm việc theo dõi các cuộc tiếp xúc với khách hàng, số lần gọi điện thoại, số lần khách hàng đến thăm, kỹ năng bán hàng của nhân viên và mức độ trình bày của cửa hàng.
Các tiêu chuẩn kiểm soát cần được liên kết chặt chẽ với mục tiêu bán hàng Điều này có nghĩa là các tiêu chuẩn phải phù hợp và hỗ trợ cho các mục tiêu cụ thể Mục tiêu bán hàng đa dạng và tồn tại ở nhiều cấp độ khác nhau, vì vậy việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát phù hợp là rất quan trọng để đạt được hiệu quả kinh doanh.
Tiêu chuẩn kiểm soát trong hoạt động bán hàng cần gắn liền với các dấu hiệu thường xuyên và liên tục của quá trình này Để đảm bảo hiệu quả và tính kịp thời, việc kiểm soát liên tục là rất quan trọng Hệ thống tiêu chuẩn phải theo sát chuỗi hoạt động và chương trình bán hàng, trở thành thước đo cho toàn bộ quá trình Việc tập hợp và dự đoán diễn biến của hàng hóa sẽ tạo cơ sở vững chắc để xây dựng các tiêu chuẩn phù hợp.
Tiêu chuẩn cần đảm bảo sự quan sát phối hợp cho toàn bộ hoạt động bán hàng, bao gồm nhiều chương trình và hoạt động khác nhau Việc kiểm soát phải gắn liền với các hoạt động bán hàng thực tế, vì nó đóng vai trò hỗ trợ Do đó, việc áp dụng tiêu chuẩn cho từng hoạt động cụ thể sẽ mang lại hiệu quả tối ưu.
Tiêu chuẩn kiểm soát cần gắn liền với trách nhiệm của lực lượng bán hàng, nhằm đảm bảo rằng kết quả thu được có thể áp dụng vào các hoạt động hiệu quả Các hoạt động chủ yếu được thực hiện bởi lực lượng bán hàng, vì vậy tiêu chuẩn kiểm soát phải đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với đội ngũ này.
Tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng cần phải kết hợp giữa mục tiêu định lượng và định tính Điều này có nghĩa là hiệu quả không chỉ được thể hiện qua các con số mà còn qua nhiều tiêu chí khác không thể đo lường chính xác Vì vậy, việc xây dựng tiêu chuẩn nên bao quát cả hai khía cạnh này để đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong đánh giá.
1.2.1.2 Đo lường kết quả hoạt động bán hàng
*Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn như:
Cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn chân thực và rõ ràng về hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, giúp họ đánh giá cụ thể và chính xác kết quả bán hàng Những con số này không thể bị phủ nhận và phản ánh rõ ràng hiệu quả kinh doanh Tính chân thực trong việc đo lường khác biệt hoàn toàn so với các chỉ tiêu định tính.
Dự báo sai sót có thể xảy ra và thực hiện biện pháp can thiệp kịp thời là rất quan trọng trong quản lý bán hàng Việc đo lường đầu vào, kết quả từng giai đoạn và các dấu hiệu thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động bán hàng giúp điều chỉnh chiến lược kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động bán hàng đồng thời cải tiến được công tác quản trị bán hàng.
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình giám sát và đo lường, cần xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa người thực hiện giám sát, người đánh giá và người ra quyết định điều chỉnh, vì sự khác biệt trong vai trò và trách nhiệm của họ có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
* Đo lường kết quả hoạt động bán hàng trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động bán hàng.
Để đảm bảo tính khách quan trong quản lý bán hàng, nhà quản trị cần xác định rõ trách nhiệm và thái độ của mình Họ phải tránh thành kiến, độc đoán, và không được buộc tội hay thể hiện sự bất công Đồng thời, cần hạn chế các nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở để đánh giá tình huống.
Đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp và cá nhân, việc kiểm tra giúp nhà quản trị cấp cao đánh giá năng lực của các quản trị viên cấp dưới Qua quá trình đo lường, các nhà quản trị cấp dưới có thể xác định vị trí của mình và nhận thức được những thiếu sót, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời.
1.2.1.3 Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng và triển khai các hoạt động điều chỉnh a.Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng
Kết quả có thể được đánh giá thông qua hệ thống chỉ tiêu định lượng và định tính, nhưng cuối cùng, thành công trong hoạt động bán hàng thường được thể hiện qua các con số cụ thể Việc đánh giá này thường được thực hiện thông qua hai hoạt động chính.
Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Các nhân tố bên trong
Trình độ và năng lực quản trị kinh doanh của giám đốc doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các chỉ tiêu và chính sách phù hợp, nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát hoạt động bán hàng Khi đội ngũ cán bộ kiểm soát có trình độ cao và chuyên nghiệp, các hoạt động kiểm soát sẽ được thực hiện hiệu quả, giúp giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu đội ngũ kiểm soát thiếu kinh nghiệm và năng lực, quá trình kiểm soát sẽ gặp nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cơ sở hạ tầng, thiết bị móc và trình độ công nghệ của doanh nghiệp: những
Doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động sẽ có hệ thống kiểm soát khác biệt so với những doanh nghiệp sở hữu thiết bị máy móc hiện đại và ít lao động Việc đầu tư vào thiết bị máy móc hiện đại không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong quá trình kinh doanh.
- Tài chính: Các chỉ tiêu càng rõ ràng, cụ thể, phù hợp với điều kiện thực tế của
DN giúp dễ dàng đạt được mục tiêu và là công cụ hiệu quả trong việc đo lường kết quả kiểm soát bán hàng Tài chính cần được trình bày dưới dạng tiêu chuẩn tác nghiệp, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và mức độ quan trọng.
Đội ngũ nhân viên có năng lực, sáng tạo và khả năng giao tiếp là yếu tố quan trọng giúp tăng hiệu quả và năng suất công việc, đồng thời thúc đẩy sự phát triển toàn diện của công ty Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần chú trọng đến đào tạo và rèn luyện, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên phát triển Sự nhiệt huyết, tận tâm và trách nhiệm của nhân viên sẽ góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận và uy tín cho doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát, vì nó thể hiện những giá trị và hành vi phổ biến trong tổ chức Khi văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, các cán bộ và nhân viên sẽ tuân thủ kỷ luật một cách nghiêm túc, đồng thời mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên cũng được cải thiện Điều này giúp cho hoạt động kiểm soát trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Khách hàng tìm đến doanh nghiệp chủ yếu vì nhu cầu về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp Theo thời gian, yêu cầu của khách hàng về chất lượng và mẫu mã sản phẩm ngày càng cao Do đó, công tác kiểm soát bán hàng cần nắm bắt và điều chỉnh kịp thời để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài
Nhân tố kinh tế đóng vai trò quan trọng trong kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp thương mại (DNTM) Các yếu tố này bao gồm từ việc sử dụng nguồn lực kinh doanh, sức mua của khách hàng, đến nhu cầu tiêu dùng Những nhân tố như tốc độ tăng trưởng GDP, lãi suất vay, và lạm phát có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh Khi nền kinh tế phát triển mạnh, doanh nghiệp ít phải đối mặt với sức ép cạnh tranh và nhu cầu tiêu dùng gia tăng Ngược lại, trong thời kỳ suy thoái kinh tế, doanh nghiệp phải cạnh tranh khốc liệt để tồn tại và nhu cầu mua sắm giảm sút.
Tình hình chính trị và pháp luật đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một quốc gia có chính trị ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp giảm bớt áp lực trong công tác kiểm soát.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ hiện nay đã dẫn đến việc cải tiến đáng kể các thiết bị và máy móc hiện đại, phục vụ cho công tác kiểm soát bán hàng Những cải tiến này đóng góp quan trọng vào việc nâng cao chất lượng kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, vì họ cung cấp nguồn hàng và sản phẩm cần thiết Việc lựa chọn nhà cung cấp gần gũi không chỉ giúp thuận tiện cho quá trình vận chuyển mà còn tạo điều kiện phát triển mối quan hệ tốt đẹp, ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả kinh doanh.
Khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp, vì vậy việc xác định đối tượng khách hàng, nhu cầu và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình mua hàng là rất quan trọng Doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng, xem xét mức thu nhập và thị hiếu của người tiêu dùng ở từng khu vực để xây dựng kế hoạch kiểm soát bán hàng phù hợp, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp có sản phẩm tương tự hoặc có thể thay thế cho sản phẩm của doanh nghiệp Việc thiết lập tiêu chuẩn bán hàng và tiêu chí đánh giá so với các đối thủ là cần thiết để doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác tiềm năng và hiệu quả làm việc của đội ngũ bán hàng Nghiên cứu các ưu điểm trong công tác kiểm soát bán hàng của đối thủ giúp doanh nghiệp rút ra bài học quý giá Từ đó, doanh nghiệp có thể đặt ra các mục tiêu để tối ưu hóa và nâng cao chất lượng lực lượng bán hàng.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂMSOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IBS MRO VIỆT NAM
Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam a) Tên, địa chỉ doanh nghiệp:
+ Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
+ Tên viết tắt của công ty: MRO - Maintainance Repair Overhaul/Operation
+ Tên giao dịch tiếng anh: IBS MRO JOINT STOCK COMPANY
- Địa chỉ doanh nghiệp: Địa chỉ: Tầng 25, Tháp B, 173 Xuân Thủy, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận n Cầu Giấy, Hà Nội
- Email: support@super-mro.com
- Website: www.super-mro.com b)
Thời điểm thành lập, các mốc quan trọng trong quá trình phát triển :
+ Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam được thành lập vào tháng 10 năm 2013.
- Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển:
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn do sự chuyển đổi cơ chế và tính cạnh tranh khốc liệt của thị trường Là một doanh nghiệp nhỏ với vốn đầu tư hạn chế và phạm vi kinh doanh hẹp, công ty gặp phải không ít thách thức Tuy nhiên, nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và tinh thần làm việc tận tâm của đội ngũ nhân viên, công ty đã dần bắt kịp với sự phát triển kinh tế của đất nước và khẳng định vị thế trên thị trường Doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng trưởng, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
Công ty IBS MRO, ban đầu chỉ hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ vật tư phụ tùng thay thế, đã mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực đồ dùng văn phòng phẩm từ đầu năm 2015.
Vào đầu tháng 3 năm 2016, doanh nghiệp đã hoàn tất việc thu mua Công ty Sáng Việt và tiến hành sát nhập IBS MRO với Sáng Việt, tạo thành một đơn vị thống nhất Đồng thời, doanh nghiệp cũng chú trọng phát triển kinh doanh trong lĩnh vực đồ dùng văn phòng phẩm Sứ mệnh, tầm nhìn và phương châm hoạt động của doanh nghiệp đều tập trung vào cam kết chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
+ Cung cấp “Một giải pháp hoàn thiện cho mọi vấn đề sản xuất” của doanh nghiệp
+ Đối tác chiến lược, năng lực, uy tín của mọi nhà sản xuất trên cơ sở "Hợp tác, phát triển bền vững, toàn diện và lâu dài”.
+ Trở thành hệ thống siêu thị bán lẻ vật tư phụ tùng thay thế quy mô, chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.
Xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa sức sáng tạo và khả năng lãnh đạo Tạo cơ hội làm chủ thực sự với tinh thần dân chủ cao sẽ khuyến khích sự phát triển cá nhân và tập thể.
Kết hợp chặt chẽ giữa kinh tế và khoa học kỹ thuật, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng tuyệt đối về dịch vụ và chất lượng sản phẩm.
Chất lượng phục vụ và sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu, nhằm mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng với chi phí thấp nhất Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ nhiệt tình, chu đáo và đáng tin cậy.
+ Sản phẩm, hàng hóa chính hãng đa dạng phong phú
Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp giá rẻ nhất trong ngành công nghiệp MRO, cam kết mang đến cho khách hàng sản phẩm chất lượng cao với mức giá hợp lý Với dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất, chúng tôi luôn nỗ lực hết mình để đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng và dịch vụ hoàn hảo nhất.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
Công ty IBS MRO Việt Nam là đơn vị tiên phong trong ngành công nghiệp vật tư phụ tùng thay thế (MRO) tại Việt Nam Chúng tôi cung cấp đa dạng các sản phẩm và dịch vụ, bao gồm điện dây và cáp điện, thiết bị chiếu sáng, MBS, và công nghệ thông tin, phục vụ cho các doanh nghiệp sản xuất, khu công nghiệp, và khu chế xuất trên toàn quốc.
Công ty luôn hoạt động với phương châm :
Chất lượng phục vụ và sản phẩm là yếu tố hàng đầu, đảm bảo mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng với chi phí thấp nhất Đội ngũ nhân viên luôn nhiệt tình, chu đáo và đáng tin cậy, cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Sau nhiều năm hoạt động, công ty đã nắm bắt xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng, đồng thời tuân thủ các chủ trương của nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh vật tư phụ tùng thay thế Nhờ đó, công ty đã tạo dựng được thị phần đáng kể và một vị thế vững chắc trong mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, với đội ngũ nhân viên chuyên môn, giàu kinh nghiệm và tận tâm với sự phát triển của công ty.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam a) Sơ đồ bộ máy tổ chức
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty IBS MRO Việt Nam (Nguồn : Phòng hành chính nhân sự ) b) Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty được thiết kế gọn gàng theo mô hình trực tuyến chức năng, nhằm tối ưu hóa việc quản lý hoạt động kinh doanh Để đạt hiệu quả cao, mỗi bộ phận cần thực hiện tốt nhiệm vụ và chức năng cụ thể của mình.
+ Giám đốc: phụ trách quản lý toàn bộ doanh nghiệp + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: phụ trách quản lý việc kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp.
Phòng Hành chính Nhân sự
Nhân viên xuất nhập khẩu
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: phụ trách quản lý mảng kỹ thuật của doanh nghiệp
+ Tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.
+ Tiếp nhận các đơn hàng từ : sale, email, điện thoại, fax – tạo thành đơn hàng trên hệ thống.
+ Xác nhận lại các thông tin về khách hàng, đơn hàng, bổ sung thông tin nếu thiếu cho các đơn hàng từ Frontend.
+ Trao đổi với khách hàng để làm rõ yêu cầu của khách hàng trong đơn hàng, thống nhất các thay đổi, điều chỉnh đơn hàng.
Theo dõi và quản lý đơn hàng từ khi tiếp nhận cho đến khi hoàn tất, phối hợp với các bộ phận liên quan Cập nhật tình trạng và tiến độ đơn hàng trên hệ thống để đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời đến khách hàng và các bên liên quan.
+ Tổ chức giao hàng tới KH, chuyển hàng bị trả lại về kho.
+ Thu tiền hàng đối với các đơn hàng COD.
+ Phối hợp thực hiện, theo dõi, giám sát các đơn vị giao nhận thuê ngoài.
+ Tiếp nhận các đơn hàng từ: sale, email, điện thoại, fax – tạo thành đơn hàng trên hệ thống.
- Phòng hành chính- nhân sự:
+ Quản lý các vấn đề liên quan đến hành chính.
+ Quản lý nhân sự trong công ty.
+ Xác nhận các tình trạng thanh toán của đơn hàng.
+ Làm các thủ tục thanh toán cho đơn hàng: hóa đơn, yêu cầu xuất kho, biên bản bàn giao.
+ Tổng hợp và báo cáo kết quả kinh doanh.
+ Tìm nguồn cung cấp và mua hàng phục vụ cho các đơn hàng không đủ tồn kho.
+ Hỗ trợ nhân viên bán hàng trong việc tạo đơn hàng trên hệ thống từ yêu cầu của khách hàng.
+ Giải thích các thông số kỹ thuật.
+ Xác định mã sản phẩm trên hệ thống phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Để yêu cầu bổ sung từ khách hàng, cần cung cấp các thông số cần thiết nhằm xác định sản phẩm Đồng thời, cần cập nhật thông tin cho những sản phẩm chưa có trong cơ sở dữ liệu sản phẩm.
2.1.4 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
- Theo quyển đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp đăng ký hoạt động các lĩnh vực sau:
+ Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy + Bán buôn đồ gia dụng cho gia đình
+ Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp + Bán buôn, bán lẻ đồ dùng sử dụng trong văn phòng
2.1.5 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2016,
Để đánh giá tổng quan về kết quả sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam trong giai đoạn 2016 - 2018, chúng ta cần xem xét báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong các năm 2017 và 2018.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kính doanh của doanh nghiệp từ năm 2016-2018 Đơn vị tính :Tỷ đồng
STT Chỉ tiêu Năm So sánh 2017/2016 So sánh 2018/2017
2016 2017 2018 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%)
6 Chi phí quản lý doanh nghiệp 412 478 534 66 116,8 56 116
7 Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh 2.010 2.907 2.924 897 144,6 17 100,6
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán )
Qua bảng 2.1 ta có thể thấy hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2016-
2018 tương đối hiệu quả trong việc tăng lên đáng kể thể hiện ở các điểm sau:
Doanh thu công ty đã tăng trưởng liên tục, từ 5.120 triệu đồng năm 2016 lên 7.632 triệu đồng năm 2017, với mức tăng 1.901 triệu đồng Sự gia tăng doanh thu này được ghi nhận từ khi công ty chính thức hoạt động vào năm 2013 và đã ổn định tổ chức, vận hành qua các năm 2017 và 2018, dẫn đến doanh thu năm 2017 và 2018 cao hơn rõ rệt so với năm 2016.
Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
2.2.1 Thực trạng quy trình kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam
2.2.1.1 Thực trạng xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
Tiêu chuẩn là yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng Việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát phù hợp với thực trạng của công ty sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn trong công tác kiểm soát, đồng thời nâng cao độ chính xác của kết quả thu được.
Các tiêu chuẩn kiểm soát được công ty áp dụng
Doanh thu từ hoạt động bán hàng bao gồm tổng doanh thu, phân tích doanh thu theo từng sản phẩm hoặc loại sản phẩm, doanh thu theo từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng, cũng như doanh thu từ mỗi đơn đặt hàng của từng nhân viên.
Bảng 2.2 Tiêu chuẩn về doanh thu từ hoạt động bán hàng của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam từ năm 2016 đến năm 2018 Đơn vị: Triệu đồng
2 Máy móc và thiết bị phụ tùng doanh nghiệp
Số lượng khách hàng và đơn đặt hàng được thể hiện qua phần mềm quản lý Excel, giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình kinh doanh và đánh giá khả năng chiếm lĩnh thị trường.
Bảng 2.3 Các tiêu chuẩn đầu ra trong một tháng của công ty Cổ phần IBS MRO
Việt Nam từ năm 2016 đến năm 2018
2 Số lượng đơn đặt hàng
220 đơn 300 đơn 400 đơn 80 đơn 100 đơn
Lợi nhuận từ hoạt động bán hàng của công ty đã tăng trưởng qua các năm, điều này không chỉ cho thấy sự phát triển bền vững mà còn là yếu tố quan trọng giúp công ty tái cấu trúc nguồn vốn và đầu tư cho sự phát triển trong tương lai.
Bảng 2.4 Tiêu chuẩn về lợi nhuận sau thuế của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam từ năm 2016 đến năm 2018 Đơn vị: Triệu đồng
STT Nhóm hàng Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
2 Máy móc và thiết bị phụ tùng doanh nghiệp
Các tiêu chuẩn kiểm soát đầu ra cơ bản là công cụ quan trọng mà hầu hết các công ty áp dụng Chúng mang lại sự đơn giản và thuận tiện trong việc quản lý, đồng thời giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Nhân viên bán hàng cần có trình độ và kỹ năng giao tiếp xuất sắc, thể hiện sự nhiệt tình với khách hàng Họ cũng phải am hiểu sản phẩm của công ty và có khả năng phản biện hiệu quả để giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách thuyết phục.
Bảng 2.5 Kết cấu nhân viên bán hàng của Công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
STT Chỉ tiêu đánh giá
Tổng số lực lượng bán hàng
1 Đại học và trên đại học 3 50,00 6 60,00 9 69,20
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam)
Theo bảng 2.1, lực lượng bán hàng của công ty đã tăng từ 6 người năm 2016 lên 13 người năm 2018, với tỷ lệ lao động có trình độ đại học và trên đại học cao nhất, lần lượt chiếm 50%, 60% và 69,2% trong các năm 2016, 2017 và 2018 Ngược lại, tỷ lệ lao động phổ thông giảm dần và có xu hướng tiến đến mức 0 Điều này cho thấy công ty đang nâng cao chất lượng lực lượng bán hàng, tập trung vào lao động có trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp.
Kết quả điều tra 10 nhân viên bán hàng của công ty cho thấy:
- 70% người được hỏi làm việc tại công ty từ 3 năm trở lên.
- 80% người được hỏi cho biết có mức am hiểu cao đến rất cao về sản phẩm kinh doanh, 20% có mức am hiểu trung bình.
Lực lượng bán hàng của công ty IBS MRO có trình độ năng lực tốt, đáp ứng các tiêu chí chuyên môn Tuy nhiên, công ty vẫn chưa chú trọng đến một số tiêu chuẩn nền tảng như tần suất tiếp xúc, số lần gọi điện và thăm viếng khách hàng, cũng như mức độ trình bày cửa hàng Điều này là một thiếu sót đáng kể, yêu cầu công ty cần cải thiện để nâng cao hiệu quả kiểm soát bán hàng.
Các tiêu chuẩn kiểm soát công ty chưa áp dụng
Bên cạnh các tiêu chuẩn kiểm soát đã được sử dụng, công ty còn một số hạn chế khi không áp dung các tiêu chuẩn kiểm soát như:
- Khối lượng doanh thu cho mỗi lần tiếp xúc
- Khách hàng: số lượng khách hàng mới , số lượng khách hàng bị mất, doanh thu từ những khách hàng mới
Đơn đặt hàng là yếu tố quan trọng trong kinh doanh, bao gồm số lượng đơn hàng bị hủy, tỷ lệ trúng đích, trị giá trung bình mỗi đơn hàng và lợi nhuận trung bình mỗi đơn hàng Việc theo dõi số lượng đơn đặt hàng bị hủy giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động Tỷ lệ trúng đích phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, trong khi trị giá trung bình mỗi đơn hàng và lợi nhuận trung bình mỗi đơn hàng cung cấp cái nhìn tổng quát về hiệu suất tài chính.
Trong kỳ, số lần tiếp xúc với khách hàng và khách hàng tiềm năng là yếu tố quan trọng Tỷ lệ thành công trong việc tìm kiếm khách hàng mới được tính bằng số lượng khách hàng mới chia cho số đối tượng khách hàng đã tiếp xúc Điều này giúp đánh giá hiệu quả của các cuộc tiếp xúc và chiến lược tiếp thị.
- Những tiêu chí đầu ra khác: số lượng than phiền của khách hàng, số lượng góp ý của khách hàng, số lượng cảm ơn của khách hàng.
Việc công ty không áp dụng tiêu chuẩn này là một thiếu sót trong công tác kiểm soát bán hàng Công ty cần xem xét và cân nhắc áp dụng một số tiêu chuẩn phù hợp để cải thiện hiệu quả quản lý bán hàng của mình.
2.2.1.2 Thực trạng đánh giá kết quả bán hàng và triển khai các hoạt động điều chỉnh tại công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam a Báo báo kết quả hoạt động bán hàng
Báo cáo bán hàng hàng ngày được nhân viên phòng kinh doanh nộp cho bộ phận hỗ trợ kinh doanh tại văn phòng Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp dữ liệu và báo cáo cho trưởng phòng theo từng ngày, tuần và tháng.
Bảng 2.6: Báo báo tổng hợp doanh thu ngày Đơn vị (triệu đồng)
Chênh lệch số tiền Tỷ lệ (%) 2017/2016 2018/201
2 Nhóm máy móc thiết bị và phụ tùng công nghiệp
3 Nhóm bán đồ văn phòng phẩm
Theo bảng 2.6, kết quả kinh doanh của các nhóm hàng cho thấy hầu hết đều có xu hướng tăng trưởng mạnh Đặc biệt, nhóm sản phẩm đồ gia dụng ghi nhận sự tăng trưởng nhanh nhất, từ 160,31% lên 216,77%, trong khi nhóm máy móc thiết bị cũng tăng từ 194,42% lên 209,33% Mặc dù doanh số tăng, nhưng tỷ lệ giữa năm 2017 và 2016 vẫn cần được xem xét kỹ lưỡng.
So với năm 2017, doanh số bán hàng của nhóm văn phòng phẩm đã giảm từ 242% xuống còn 196% trong năm 2018 Các nhà quản trị và ban kiểm soát có thể sử dụng bảng kết quả báo cáo kinh doanh của từng nhóm để đánh giá hiệu quả công việc của từng thành viên, vì đây là công cụ kiểm soát đơn giản nhất để theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh tổng thể của công ty Cần điều chỉnh hoạt động bán hàng tại công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam để cải thiện kết quả.
Các kết luận về thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại công ty cổ phần
2.3.1 Những thành công đạt được
Công ty đã thiết lập quy trình kiểm soát toàn diện, bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát, đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng, điều chỉnh các hoạt động bán hàng phù hợp với thực tế doanh nghiệp, và tạo động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Việc thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát và mục tiêu kế hoạch cho năm mới luôn được nghiên cứu từ đầu năm kinh doanh Các tiêu chuẩn này được xác định cụ thể dựa trên kết quả đạt được trong các năm trước đó.
Việc đánh giá kết quả bán hàng dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập là rất quan trọng, đảm bảo tính công bằng và dựa trên kết quả thực tế Quá trình này giúp công ty nhận diện mức độ hoàn thành mục tiêu công việc so với tiêu chuẩn đề ra, đồng thời đánh giá được những điểm mạnh và yếu của tổ chức Từ đó, công ty có thể đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý để cải thiện hiệu quả kinh doanh.
Hoạt động điều chỉnh được thực hiện ngay khi phát hiện sai lệch, giúp công ty ứng phó kịp thời với sự biến đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh Các biện pháp điều chỉnh được đưa ra dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, bao gồm điều chỉnh nhân sự, mục tiêu ban đầu và mặt hàng kinh doanh.
Việc quản lý lực lượng bán hàng diễn ra liên tục và định kỳ, giúp nhà quản trị theo dõi hiệu quả hoạt động bán hàng của nhân viên thông qua kết quả doanh thu.
Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên được thiết lập rõ ràng, giúp nhân viên nhận thức và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả Tiêu chuẩn này bao gồm cả các tiêu chí định lượng và định tính, đảm bảo đánh giá toàn diện về mọi khía cạnh của nhân viên.
Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nhân viên bằng thang điểm và ghi chép lưu trữ, nhằm đảm bảo tính khách quan và công bằng trong quá trình đánh giá giữa các nhân viên.
Công ty tiến hành điều chỉnh lực lượng bán hàng dựa trên kết quả đánh giá, thông qua việc thảo luận với nhân viên để đưa ra các quyết định quan trọng như đào tạo lại nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, thay đổi vị trí công tác hoặc thực hiện sa thải nếu cần thiết.
2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Mặc dù công ty đang nỗ lực tối đa trong hoạt động bán hàng, nhưng sự phát triển liên tục cũng dẫn đến một số sai sót và kết quả chưa đạt yêu cầu Do đó, công tác kiểm soát trở nên cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian tới.
Quy trình kiểm soát bán hàng cần được cải thiện thông qua việc đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và có kiến thức sản phẩm sâu rộng Để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất, cần thiết phải thực hiện các chương trình đào tạo thường xuyên và định kỳ.
Các quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng và lực lượng bán hàng đã được cải tiến với tiêu chí rõ ràng Tuy nhiên, một số tiêu thức vẫn chưa phù hợp với thực tế và khả năng chuyên môn của bộ phận kiểm soát bán hàng.
Công ty đã áp dụng phần mềm KSE để quản lý hoạt động bán hàng thông minh, nhưng sự kết hợp chưa hoàn thiện và thống nhất đã dẫn đến việc hoạt động bán hàng bị ảnh hưởng, gây ra nhiều phàn nàn và phản hồi từ khách hàng.
Báo cáo kết quả bán hàng hàng tháng giúp công ty chủ động hơn trong việc quản lý hàng tồn kho Nếu không theo dõi thường xuyên, công ty có thể rơi vào tình trạng thiếu hàng mà không biết, dẫn đến việc không đặt hàng kịp thời Điều này khiến khách hàng không thể mua sản phẩm khi cần, và họ có thể tìm đến đối thủ cạnh tranh.
Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng của công ty chưa đủ khả năng đo lường hiệu quả bán hàng, do đó không thể sử dụng số lượng phiếu này làm công cụ đánh giá chính xác kết quả hoạt động kinh doanh.
Cơ sở vật chất trong công tác bán hàng hiện vẫn còn lạc hậu, với nhiều công cụ như máy photocopy và máy tính chưa được đổi mới, cải tiến để phù hợp hơn với nhu cầu làm việc của nhân viên.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY IBS
Phương hướng hoạt động của công ty cổ phần IBS MRO Việt Nam trong thời
3.1.1 Mục tiêu của công ty trong thời gian tới
Dựa trên tình hình kinh tế và năng lực hiện tại, Ban giám đốc công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam đã đặt ra mục tiêu cho giai đoạn 2019-2020 là trở thành nhà cung cấp vật liệu phụ tùng thay thế công nghiệp và văn phòng phẩm uy tín, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Công ty hướng tới việc tích lũy hợp lý để phát triển bền vững và xây dựng danh tiếng trên thị trường về các giải pháp không gian Để đạt được mục tiêu dài hạn, công ty cũng đã đề ra các mục tiêu ngắn hạn cụ thể.
- Xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt nhưng vẫn đáp ứng được các chỉ tiêu đặt ra.
Hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn và phương pháp kiểm soát là cần thiết để xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp Đồng thời, việc mở rộng thị trường đến các khu vực trên toàn quốc cũng rất quan trọng.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền quảng cáo sản phẩm trên các phương tiện thông tin đại chúng để sản phẩm của công ty trở nên phổ biến.
- Phân loại khách hàng để đề ra những chiến lược phù hợp.
Nhận thức được vai trò quan trọng của sản phẩm đối với sự phát triển của công ty, Ban giám đốc đã xác định phương hướng hoạt động trong thời gian tới Cụ thể, bên cạnh việc nâng cao chất lượng sản phẩm, bộ phận marketing sẽ tập trung vào việc phát triển các tính năng mới cho đồ gia dụng và các thiết bị công nghiệp, nhằm tạo ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh Điều này được xem là yếu tố then chốt để công ty khẳng định vị thế của mình trong ngành.
Để phát triển thị trường, công ty cần không chỉ giữ vững khách hàng hiện tại ở Hà Nội và các tỉnh lân cận mà còn mở rộng ra các khu vực khác ở miền Bắc, Trung và Nam Việc thăm dò, khảo sát và xác định khách hàng mục tiêu là rất quan trọng, cùng với việc xây dựng chính sách giá và sản phẩm phù hợp Ngoài ra, công ty cần khái quát quy mô thị trường và lập kế hoạch cụ thể để thâm nhập vào các thị trường mới một cách hợp lý và thành công.
Kết quả và hiệu quả kinh doanh đạt được nhờ sử dụng hiệu quả các nguồn lực, giảm chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, từ đó mang lại lợi nhuận lớn hơn cho công ty, với mục tiêu lợi nhuận năm 2020 phải đạt được.
+ Doanh thu: Tăng 30% so với năm trước
+ Lợi nhuận bình quân: Tăng 25% so với năm trước + Tổng chi phí: Tăng 20% so với năm trước
Tiếp tục đào tạo và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên trong công ty.
Để tăng cường sự gắn bó của nhân viên với sự phát triển của doanh nghiệp, cần tạo điều kiện thuận lợi cho họ Đồng thời, việc nâng cao hoạt động kiểm soát bán hàng và cải thiện tính chuyên nghiệp trong phục vụ khách hàng là rất quan trọng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Đối với người lao động, việc tiếp tục đào tạo và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp là rất quan trọng để giữ chân nhân viên lâu dài trong sự phát triển của doanh nghiệp Đồng thời, cần đẩy mạnh hoạt động kiểm soát bán hàng nhằm tăng cường tính chuyên nghiệp trong công tác phục vụ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
Những yêu cầu kiểm soát trong thời gian tới:
Để duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng, cần thực hiện tiết kiệm trong mọi lĩnh vực Việc kiểm soát định mức tồn kho tại các chi nhánh là rất quan trọng, giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.
Kiểm soát chặt chẽ hoạt động bán hàng là yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu chung của công ty Việc đánh giá thường xuyên công tác này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn góp phần xây dựng thương hiệu công ty vững mạnh trên thị trường.
Cán bộ kiểm soát bán hàng cần duy trì một bầu không khí gần gũi và thân thiện trong quá trình kiểm soát, nhằm tránh gây ra mâu thuẫn hoặc cảm giác khó chịu cho các nhân viên khác.
Để thúc đẩy hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả tiêu thụ, công ty cần thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bán hàng cho nhân viên.
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, cần hoàn thiện quy trình kiểm soát bằng cách bổ sung các bước cần thiết, giúp hoạt động diễn ra thuận lợi hơn và giảm thiểu chi phí.
Quan điểm nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng trong thời gian tới của công ty
3.2.1 Quan điểm của công ty Quan điểm 1: Phân tích và đánh giá các căn cứ lựa chọn phương pháp kiểm soát phù hợp, hiệu quả Cần phân tích, đánh giá một cách chi tiết và đồng bộ các căn cứ bên trong và bên ngoài công ty nhất là sự biến động của nền kinh tế, chiến lược kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, chiến lược kinh doanh của công ty, khả năng tài chính và năng lực của lực lượng bán hàng của công ty Các yếu tố trên phải được phân tích một cách khách quan thì công ty mới lựa chọn được phương pháp kiểm soát phù hợp được.
Để nâng cao hiệu quả quản lý, cần đổi mới hệ thống tiêu chuẩn kiểm soát cho phù hợp với bối cảnh hiện tại Việc lựa chọn và xây dựng các tiêu chuẩn này cần dựa trên kết quả phân tích các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến doanh nghiệp Do môi trường luôn biến đổi, các tiêu chuẩn kiểm soát cũng cần linh hoạt và thích ứng theo thời gian Như vậy, các tiêu chuẩn này sẽ giúp công ty đánh giá một cách chính xác và khoa học hơn.
Khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng, cần đảm bảo tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng, tránh thiên kiến và định kiến Việc đánh giá không nên theo xu hướng thái quá hay trung bình chủ nghĩa, mà phải cung cấp cái nhìn chính xác về nhân viên Điều này giúp nhà lãnh đạo có biện pháp tạo động lực hiệu quả, thúc đẩy quá trình bán hàng.
Đổi mới nhận thức của nhà quản trị và nhân viên là yếu tố quan trọng trong quá trình kiểm soát Kiểm soát không chỉ là trách nhiệm của nhà quản trị mà còn cần sự tham gia tích cực từ phía nhân viên Để đạt hiệu quả cao, nhân viên cần có cái nhìn mới, chủ động thông báo thông tin kịp thời và hợp tác chặt chẽ với những người thực hiện kiểm soát.
Để nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thành tích nhân viên, cần đổi mới và hoàn thiện quy trình đánh giá Việc thay đổi này nhằm tạo động lực cho nhân viên, tránh việc chỉ sử dụng kỷ luật như phương pháp quản trị chính.
Các tiêu chuẩn kiểm soát cần được điều chỉnh theo từng giai đoạn, thường là mỗi năm một lần, vì không có tiêu chuẩn chung cho tất cả các thời kỳ Sự thay đổi liên tục của mọi thứ đòi hỏi các tiêu chuẩn cũng phải được cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế.
Các đề xuất, kiến nghị để giả quyết kiểm soát bán hàng
3.3.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam, tôi đã có cơ hội nghiên cứu thực tế về hoạt động kiểm soát bán hàng Dưới đây là một số giải pháp mà tôi đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát bán hàng của công ty.
3.3.2 Một số giải pháp tại công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam 3.3.2.1 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng
Quy trình cũ Quy trình mới
Hình 3.1: Quy trình đánh giá hoạt động bán hàng mới công ty Cổ phần IBS
Để bắt đầu, công ty cần xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát cho từng loại nhân viên bán hàng, thực hiện theo quy trình cũ để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong quản lý.
Bước 2 trong quy trình đánh giá kênh khách hàng là lựa chọn một kênh cụ thể để thử nghiệm Kênh này nên có quy mô nhỏ và lượng hàng tiêu thụ vừa phải Nếu thử nghiệm thành công, chúng ta sẽ tiến hành bước 3 Ngược lại, nếu gặp vấn đề, cần quay lại bước 1 để điều chỉnh và tìm ra giải pháp phù hợp.
- Bước 3: Áp dụng đánh giá trên toàn bộ hệ thống kênh khách hàng
Bước 4: Mặc dù đã thực hiện đánh giá thử nghiệm trên một kênh, nhưng do các kênh khách hàng có đặc điểm khác nhau, sẽ xuất hiện những vấn đề mới cần điều chỉnh Quy trình mới mang lại nhiều ưu điểm, giúp tối ưu hóa hiệu quả và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của từng kênh khách hàng.
Trong quy trình mới, bước 2 được bổ sung là đánh giá thử nghiệm trên một kênh khách hàng, điều này mang lại lợi ích vượt trội so với việc chỉ điều chỉnh hoạt động bán hàng và đánh giá kết quả hoạt động bán hàng.
Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát Áp dụng đánh giá toàn bộ
Hoạt động điều chỉnh Đánh giá thử nghiệm một kênh khách hàng bán hàng
Không đạt quy trình cũ bởi:
Công ty phục vụ nhiều kênh khách hàng đa dạng như quán cà phê, nhà hàng, karaoke và nhà nghỉ Mặc dù các kênh này có sự khác biệt, nhưng chúng đều chung một đặc điểm là sử dụng giải pháp không gian do công ty cung cấp.
Nếu công ty áp dụng một hệ thống mới cho toàn bộ khách hàng mà không thử nghiệm trước, sẽ gặp rủi ro lớn nếu các tiêu chuẩn không phù hợp, dẫn đến thiệt hại về chi phí và uy tín Ngược lại, thử nghiệm một kênh trước sẽ giúp giảm thiểu tổn thất và bảo vệ danh tiếng của công ty.
Triển khai thực hiện trên một kênh đầu tiên giúp rút ra kinh nghiệm quý giá cho các kênh tiếp theo Điều này cho phép nhà quản trị phân bổ chi phí và nguồn lực một cách hợp lý, từ đó tránh được tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt.
3.3.2.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của lực lượng bán hàng. a) Hoàn thiện các tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng Bảng 3.1: Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá lực lượng bán hàng mới công ty Cổ phần
Tiêu chuẩn Nhân viên bán hàng tại văn phòng
Nhân viên bán hàng ngoài thị trường
Tiêu chuẩn kết quả bán hàng
Doanh số bán hàng bằng tiền
Doanh số bán cho khách hàng mới
Tổng doanh số bán hàng
400 - 800 sản phẩm/ nhân viên/ tháng
500 -1000 sản phẩm/ nhân viên/tháng
Số lượng khách hàng mới
70 - 150 khách mở mới/nhân viên/ tháng
Số lượng khách mất đi
Chi phí bán hàng 1 - 2 triệu/ nhân viên/ tháng 2 - 5 triệu/nhân viên/ tháng Tiêu chuẩn nền tảng
Tổng số lượng hàng dự trữ
50 - 100 chai/ nhân viên/ tuần Đồng phục Mặc trang phục công sở( áo sơ mi trắng, quần âu đen, hoặc díp)
- Mặc trang phục không lịch sự sẽ bị nhắc nhở, và phạt từ 50 - 100 nghìn/ lần
- Mặc đồng phục riêng của nhân viên bán hàng tại thị trường, mùa hè áo phông, mùa đông áo khoác gió.
- Không mặc sẽ bị phạt tiền
Tinh thần làm việc nhóm
Tham gia các hoạt động đoàn thể của công ty ít nhất
1 lần/ tháng Hòa đồng, quan tâm đồng nghiệp
Tham gia tối thiểu một hoạt động tập thể/ tháng/ nhân viên
- Bắt buộc phải thuộc các đặc điểm sử dụng, cấu tạo, giá cả của sản phẩm
- Nhân viên không nhớ quá 50% kiến thức sẽ phải đào tạo lại hoặc nghỉ việc
- Bắt buộc phải thuộc các đặc điểm sử dụng, cấu tạo, giá cả của sản phẩm
- Nhân viên không nhớ quá 50% kiến thức sẽ phải đào tạo lại hoặc nghỉ việc Ý thức tổ chức kỷ luật
Nghỉ tối đa 3 buổi/ tháng/ nhân viên -Nghỉ lâu phải có xác nhận của giám đốc
-Nghỉ tối đa 3 buổi/ tháng/ nhân viên -Nghỉ lâu phải có xác nhận của giám đốc
Số lần gọi điện cho khách hàng
Mỗi nhân viên gọi điện tối thiểu 120 cuộc/ ngày
Mỗi nhân viên gọi điện cho khách hàng khoảng 10 - 20 cuộc / ngày để giao dịch
Số lần tiếp xúc với khách hàng
Nhân viên văn phòng chỉ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng trong những trường hợp đặc biệt
50 cuộc tiếp xúc trong tháng/ nhân viên
Bảng hệ thống tiêu chuẩn phân loại rõ ràng các yêu cầu cho lực lượng bán hàng của công ty Đối với nhân viên bán hàng tại văn phòng, công việc chủ yếu là thực hiện các cuộc gọi điện, do đó, tiêu chuẩn về số lần gọi điện cần cao hơn Trang phục yêu cầu là đồng phục công sở, vì họ làm việc tại văn phòng và có ít cơ hội tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Nhân viên bán hàng tại văn phòng cũng có các tiêu chuẩn kết quả bán hàng nhẹ nhàng hơn so với nhân viên ngoài thị trường, phù hợp với đặc điểm công việc của họ.
Nhân viên bán hàng ngoài thị trường thường xuyên di chuyển và tiếp xúc với khách hàng, do đó yêu cầu về tiêu chuẩn giao tiếp ngày càng cao Họ là bộ mặt của công ty, vì vậy việc lựa chọn đồng phục phù hợp và chú trọng đến yếu tố này là rất quan trọng.
Nhân viên bán hàng tại văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng, mặc dù họ không trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty Sự hợp tác giữa nhân viên văn phòng và lực lượng bán hàng ngoài thị trường là cần thiết để chia sẻ thông tin về khách hàng, từ đó duy trì mối quan hệ tốt hơn và thu hút nhiều khách hàng hơn cho công ty Đồng thời, cần hoàn thiện công cụ đo lường kết quả bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động của lực lượng bán hàng.
Công ty nên bổ sung thêm các công cụ đo lường kết quả lực lượng bán hàng như:
Bảng mô tả công việc của nhân viên bán hàng là tài liệu quan trọng do Giám sát bán hàng xây dựng, trong đó nêu rõ chi tiết công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhóm nhân viên Tài liệu này không chỉ giúp đo lường mức độ hoàn thành công việc mà còn đảm bảo rằng các nhân viên đáp ứng đúng yêu cầu mà công ty đã đề ra.
Bảng 3.2: Bảng mô tả công việc của một nhân viên bán hàng ngoài thị trường của công ty Cổ phần IBS MRO Việt Nam
Nhiệm vụ phải làm Kết quả và yêu cầu công việc
Khảo sát thị trường Đi đến khu vực được giao, thăm dò, khảo sát khách hàng tiềm năng để làm sơ đồ tuyến bán hàng.
Lập sơ đồ tuyến khách hàng
Vẽ bản đồ khu vực bán hàng, chấm điểm toàn bộ khách hàng trong khu vực lên bản đồ theo tiêu chuẩn công ty
Tiếp xúc khách hàng Giới thiệu được cho khách hàng các đặc điểm về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Làm báo cáo bán hàng hàng ngày
Báo cáo bán hàng hàng ngày cần nêu rõ doanh số, tên loại hàng đã bán, giá thành và địa chỉ khách hàng, và được nộp vào mỗi tối Đồng thời, cần lập kế hoạch bán hàng cho tuần tiếp theo để đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Kế hoạch bán hàng cần xác định rõ mục tiêu doanh số cho từng loại sản phẩm, số lượng khách hàng mới cần tiếp cận và số lượng hợp đồng mới dự kiến Đồng thời, báo cáo cũng phải phản ánh tình hình chất lượng sản phẩm và tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Khi sản phẩm có vấn đề như bị lỗi, hỏng,…cần báo cho giám sát bán hàng kịp thời, chính xác
