Tính thi ế t th ự c c ủa đề tài
Trong những năm gần đây, ngành công nghệ viễn thông đã có những bước phát triển đột phá với mạng lưới thông tin di động rộng khắp và sự ra đời của sợi cáp quang Sự phát triển này đã dẫn đến sự ra đời của nhiều sản phẩm dịch vụ phong phú và đa dạng Tuy nhiên, sự đa dạng này cũng làm cho hệ thống chi phí của các đơn vị trở nên phức tạp, khiến cho hệ thống kiểm soát chi phí trở nên lỗi thời và phát sinh những hạn chế Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí là cần thiết cho các đơn vị trong ngành.
Nền kinh tế Việt Nam, đặc biệt là ngành Viễn thông, đang trong quá trình hội nhập quốc tế và chuyển mình sang nền kinh tế thị trường, dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp nội địa và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Hiện tại, Việt Nam sở hữu nhiều nhà khai thác hạ tầng mạng lớn như VNPT, SPT, Viettel, VTC và FPT Telecom.
Tính đến cuối năm 2014, Việt Nam có khoảng 24 doanh nghiệp viễn thông được cấp phép thiết lập mạng viễn thông công cộng và hơn 100 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, tạo ra một cuộc cạnh tranh giá cả khốc liệt Trong bối cảnh này, thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp là làm thế nào để duy trì lợi nhuận trong khi phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt Một trong những giải pháp khả thi là kiểm soát chi phí để giảm giá thành dịch vụ, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Chính lý do trên, tôi chọn đề tài “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
Bài viết "Soát Chi Phí Tại Viễn Thông Thành Phố Hồ Chí Minh" nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp viễn thông cái nhìn tổng quan về hoạch định và sử dụng chi phí hiệu quả, từ đó giúp tiết giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các nghiên c ứ u có liên quan
Các nghiên c ứu nướ c ngoài
Nghiên cứu của Z.Jun Lin và Zengbiao Yu (2002) về "Hệ thống kiểm soát chi phí trách nhiệm ở Trung Quốc" đã chỉ ra ứng dụng của kế toán quản trị trong việc quản lý chi phí Tác giả đã đề xuất bảy kỹ thuật và thủ tục quan trọng trong hệ thống này, bao gồm: chi phí mục tiêu, kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, dự toán linh hoạt, giá chuyển giao nội bộ, chính sách tạo động lực, và đánh giá hiệu quả kết hợp với phân tích chênh lệch.
Nghiên cứu của Erik ten Brinke (2002) về "Hỗ trợ tính toán và kiểm soát chi phí trong sản xuất - Một công cụ ước tính chi phí áp dụng trong lĩnh vực tấm thép" tập trung vào hệ thống hỗ trợ kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp sản xuất tấm thép Tác giả đã chỉ ra bốn khía cạnh quan trọng của hệ thống này, bao gồm dự toán chi phí, giám sát sản xuất, tính toán và đánh giá chi phí, cũng như mô hình hóa chi phí.
In his 2009 study, "How can costs at Telesur be systematically controlled against the background of the liberalization of the telecom market?", Russ Headley explores cost control strategies for Telesur amid the liberalization of the telecommunications sector He identifies four key tools for effective cost management: cost budgeting, cost modeling, cost standards, and the Balanced Scorecard (BSC).
Nghiên cứu của BARBOLE A.N và cộng sự (2013) về "Tác động của kỹ thuật kiểm soát chi phí và giảm chi phí trong ngành sản xuất" đã chỉ ra rằng việc áp dụng các kỹ thuật kiểm soát chi phí có thể nâng cao hiệu quả hoạt động trong ngành này Bài nghiên cứu nhấn mạnh bốn kỹ thuật quan trọng, bao gồm hệ thống kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, kiểm soát dự toán và tỷ lệ chi phí quản lý, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và cải thiện lợi nhuận.
Nghiên cứu của Siyanbola và cộng sự (2013) về "Tác động của kiểm soát chi phí đến lợi nhuận của ngành sản xuất" chỉ ra rằng kiểm soát chi phí có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của các doanh nghiệp sản xuất Tác giả đề xuất năm bước chính để thực hiện kiểm soát chi phí: đầu tiên là thiết lập mục tiêu rõ ràng, tiếp theo là đo lường và ghi nhận thực tế, sau đó so sánh giữa thực tế phát sinh và mục tiêu đề ra Tiếp theo, phân tích phương sai được thực hiện để xác định nguyên nhân của sự chênh lệch, và cuối cùng, cần loại bỏ các sai lệch bằng cách khắc phục các nguyên nhân dẫn đến chênh lệch đó.
Các nghiên c ứu trong nướ c
Nghiên cứu của Đàm Thị Hải Âu (2010) về việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất trong hệ thống kế toán chi phí tại công ty cổ phần Thiết bị điện đã đề xuất một số giải pháp quan trọng Các giải pháp này bao gồm xây dựng giá thành sản phẩm định mức, lập dự toán chi phí sản xuất, phân tích biến động và kiểm soát chi phí sản xuất Ngoài ra, tác giả cũng nhấn mạnh việc thống kê chi phí sản xuất ngoài dự toán, kiểm soát chi phí trong thời kỳ biến động giá và quản lý chi phí thông qua các trung tâm quản lý chi phí.
Nghiên cứu của Vũ Long Phụng (2010) về "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty trách nhiệm hữu hạn Global café" đã đề xuất các bước quan trọng để cải thiện hệ thống này Các bước bao gồm: hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất, phân loại chi phí sản xuất, xác định định mức chi phí sản xuất thực tế cuối kỳ, phân tích chênh lệch chi phí sản xuất và kế toán xử lý chênh lệch chi phí sản xuất.
Nghiên cứu của Huỳnh Thị Thúy Phượng (2013) về "Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm" tập trung vào ba nội dung chính: đầu tiên, kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc xây dựng định mức và dự toán chi phí, phân tích chênh lệch, cũng như báo cáo kiểm soát chi phí; thứ hai, sử dụng kiểm soát chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý; và cuối cùng, đảm bảo kiểm soát chi phí chất lượng.
Nh ậ n xét
Nghiên cứu nước ngoài thường kiểm soát chi phí qua ba giai đoạn: trước, trong và sau khi phát sinh chi phí Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào chứng minh được mô hình hay phương pháp kiểm soát chi phí của mình là tối ưu hơn so với các nghiên cứu khác Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và thị trường, các tác giả áp dụng phương pháp và công cụ phù hợp Một số công cụ và phương pháp phổ biến được sử dụng để kiểm soát chi phí bao gồm chi phí mục tiêu, kế toán trách nhiệm, chi phí định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả và phân tích chênh lệch.
Các nghiên cứu trong nước chủ yếu tập trung vào ba công cụ chính trong kiểm soát chi phí, bao gồm định mức chi phí, dự toán chi phí và phân tích chênh lệch Bên cạnh đó, tác giả Đàm Thị Hải Âu đã mở rộng vấn đề với chi phí sản xuất ngoài dự toán và kiểm soát chi phí trong thời kỳ biến động giá, cùng với các trung tâm quản lý chi phí Tác giả Vũ Long Phụng cũng đã đề cập đến các thủ tục kiểm soát chi phí, trong khi tác giả Huỳnh Thị Thúy Phượng bổ sung thêm khía cạnh trách nhiệm quản lý và kiểm soát chất lượng.
Các nghiên cứu trong và ngoài nước cho thấy việc kiểm soát chi phí rất đa dạng và phong phú, không có một mô hình thống nhất cho hệ thống này Tùy thuộc vào tình hình, lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, các phương pháp kiểm soát chi phí sẽ được lựa chọn phù hợp.
Dựa trên các nghiên cứu và thực trạng tại doanh nghiệp, tác giả sẽ áp dụng định mức chi phí, dự toán chi phí, phân tích biến động và trung tâm chi phí nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP.
M ụ c tiêu nghiên c ứ u
Hệ thống kiểm soát chi phí trong ngành Viễn thông cần được xây dựng trên cơ sở lý luận vững chắc, nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp Đặc điểm riêng biệt của ngành Viễn thông, như sự cạnh tranh khốc liệt và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh.
Nghiên cứu và đánh giá hiện trạng áp dụng các công cụ kiểm soát chi phí tại VTTP nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp.
Câu h ỏ i nghiên c ứ u
- Cơ sở lý luận của hệ thống kiểm soát chi phí vận dụng tại VTTP là gì?
- Thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí của VTTP như thế nào?
- VTTP nên làm gì để hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí trong điều kiện thị trường viễn thông trong nước hiện nay?
Đối tượ ng nghiên c ứ u
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP.
Ph ạ m vi nghiên c ứ u
Đề tài này nghiên cứu hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP, một đơn vị thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, trong năm 2014.
Phương pháp nghiên cứ u
Phương pháp nghiên cứu định tính được áp dụng thông qua bảng câu hỏi khảo sát, kết hợp với việc so sánh và phân tích giữa cơ sở lý luận đã được nghiên cứu và thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp, nhằm đạt được các mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Đóng góp củ a lu ận văn
Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp là cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh hoạt động của các doanh nghiệp Viễn thông Việc này giúp đáp ứng yêu cầu kiểm soát chi phí hiệu quả, đồng thời nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí Từ đó, các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định kịp thời và chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trình bày và k ế t c ấ u lu ận văn
Khái quát chung v ề ki ể m soát chi phí
Kiểm soát chi phí bắt đầu bằng việc doanh nghiệp xác định và đánh giá tính hợp lý của các chi phí phát sinh Nếu cần thiết, họ sẽ tìm kiếm các biện pháp cắt giảm chi phí nhằm xây dựng một kế hoạch chi tiêu hiệu quả và tiết kiệm hơn.
(Nguồn:
Kiểm soát chi phí bao gồm ba loại thủ tục chính: thủ tục kiểm tra để phát hiện sai lệch giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán, thủ tục chẩn đoán nhằm xác định nguyên nhân của các sai lệch, và thủ tục điều chỉnh để đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế và ngân sách.
(Nguồn: (Accessed 11 March 2014))
Kiểm soát chi phí là quy trình mà doanh nghiệp áp dụng để đảm bảo các khoản chi phí vẫn phù hợp và hiệu quả Quy trình này bao gồm bốn bước chính nhằm quản lý và tối ưu hóa chi phí.
Để quản lý chi phí hiệu quả, việc thiết lập một tiêu chuẩn so sánh là rất quan trọng Tiêu chuẩn này có thể dựa trên các kết quả lịch sử, những cải tiến hợp lý từ những kết quả đó, hoặc những chi phí lý thuyết tối ưu nhất có thể đạt được.
Để tính toán phương sai, bước đầu tiên là so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn hoặc cơ sở, đặc biệt chú trọng đến các phương sai không thuận lợi, tức là những trường hợp chi phí thực tế vượt quá dự kiến Sau đó, cần tiến hành điều tra chênh lệch để xác định nguyên nhân gây ra những phương sai này.
Để xử lý chênh lệch, cần dựa vào thông tin thu thập được từ các bước trước đó và đề xuất các biện pháp khắc phục phù hợp nhằm giảm thiểu rủi ro từ những phương sai không thuận lợi.
(Nguồn: (Accessed 11 March 2014))
Việc thiết lập hạn mức và tiêu chuẩn chi phí trong giai đoạn hoạch định, sau đó áp dụng các công cụ quản lý để kiểm soát chi phí sản xuất, nhằm đảm bảo không vi phạm các tiêu chuẩn đã đề ra, được coi là quy trình kiểm soát chi phí hiệu quả.
M ục đích củ a ki ể m soát chi phí
Doanh nghiệp, dù cung cấp sản phẩm hay dịch vụ, đều hướng đến mục tiêu chung là tối đa hóa lợi nhuận Trước đây, nhiều doanh nghiệp thường không chú trọng đến việc kiểm soát chi phí, mà chỉ tập trung vào sản xuất và tiêu thụ sản phẩm với hy vọng đạt được lợi nhuận cao nhất Việc kiểm soát chi phí thường chỉ dừng lại ở nỗ lực giảm thiểu chi phí mà không có chiến lược rõ ràng.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của thị trường kinh doanh đa quốc gia và thương mại quốc tế hiện nay, kiểm soát chi phí trở thành ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp Việc hiểu rõ các loại chi phí và xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chúng giúp nhà quản trị kiểm soát chi phí hiệu quả Từ đó, doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận.
Kiểm soát chi phí hiệu quả giúp loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực trong quá trình sản xuất Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản và nguồn vốn mà còn cải thiện năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
Phân bi ệ t qu ả n lý chi phí và ki ể m soát chi phí
Tiêu thức so sánh Quản lý chi phí Kiểm soát chi phí
1.Khái niệm Quản lý chi phí là tổ chức, điều khiển việc sử dụng các nguồn vốn, chi phí thông qua việc tổng
Kiểm soát chi phí là một trong những hoạt động quan trọng của quản lý chi phí giúp các nhà quản
Quản lý chi phí hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hợp lý, phân tích và đánh giá thực trạng chi phí Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chính xác về chi phí, đồng thời phát hiện và ngăn ngừa rủi ro sai phạm trong việc sử dụng nguồn lực tài chính.
Mục đích của quản lý chi phí là đảm bảo nguồn vốn và tối ưu hóa tài nguyên của doanh nghiệp, đồng thời cam kết thực hiện chi phí theo đúng quy định của pháp luật.
Kiểm soát chi phí là quá trình quản lý nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trong giới hạn ngân sách, đồng thời tối ưu hóa chi phí để đạt được hiệu quả cao nhất.
Đối tượng liên quan đến quản lý chi phí bao gồm cả các bên trong doanh nghiệp như nhân viên, cộng tác viên và nhà quản lý, cùng với các bên ngoài như cơ quan thuế, thanh tra và kiểm toán Trong khi đó, đối tượng liên quan đến kiểm soát chi phí chỉ giới hạn trong nội bộ doanh nghiệp.
Công cụ quản lý chi phí chủ yếu bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, các Nghị định và Thông tư hướng dẫn cho các cơ quan nhà nước.
Công cụ chính của việc kiểm soát chi phí là các tiêu chuẩn, kế hoạch, kỹ thuật phân tích…
Phân lo ạ i chi phí
Để kiểm soát chi phí hiệu quả, trước hết cần hiểu rõ về chi phí và nhận diện các chi phí phát sinh Việc đánh giá chính xác các loại chi phí là điều kiện tiên quyết giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định quan trọng trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh Để dễ dàng nhận biết và phân biệt, các loại chi phí có thể được phân nhóm thành nhiều loại khác nhau.
1.4.1 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động giúp nhà quản lý hiểu rõ vai trò của chi phí trong từng hoạt động sản xuất kinh doanh Dựa trên chức năng của các nghiệp vụ chi phí, chúng ta có thể chia thành hai loại chính: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất.
Chi phí sản xuất là tổng hợp các khoản chi bằng tiền cho lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định Các yếu tố chính của chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Chi phí ngoài sản xuất là những khoản chi không làm tăng giá trị sản phẩm nhưng cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh Những chi phí này bao gồm chi phí tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ, chi phí cho bộ máy quản lý, cũng như các khoản chi khác như chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
1.4.2 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh:
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản lý nhận diện chi phí phát sinh và giá vốn hàng hóa trong kỳ Điều này hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch ngân sách chi phí chính xác, từ đó hạn chế tình trạng bị động về vốn Chi phí được chia thành hai loại chính: chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Chi phí sản phẩm bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sản xuất hoặc mua sắm sản phẩm trong một kỳ Những chi phí này gắn liền với sản phẩm và chỉ được công nhận là chi phí sản phẩm khi sản phẩm được tiêu thụ Nếu chưa tiêu thụ, chi phí này sẽ được ghi nhận trong mục hàng tồn kho.
Chi phí thời kỳ bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định để duy trì hoạt động kinh doanh Những chi phí này được tính vào phí tổn trong kỳ, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong thời gian phát sinh Chi phí thời kỳ chủ yếu bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
1.4.3 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí:
Chi phí được phân loại thành hai loại chính dựa trên mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Chi phí trực tiếp là những chi phí phát sinh liên quan đến từng đối tượng chịu chi phí, bao gồm chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp Loại chi phí này có thể xác định dễ dàng cho từng đối tượng và gắn liền với sự hình thành hoặc mất đi của một hoạt động hay sản phẩm cụ thể Chi phí trực tiếp thường được đo lường và ghi nhận chính xác, giúp các nhà quản lý kiểm soát tình hình chi phí hiệu quả và đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng.
Chi phí gián tiếp là những chi phí chung phát sinh liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm chi phí nguyên vật liệu phụ, chi phí nhân công phụ và chi phí quảng cáo truyền thông Việc xác định chi phí gián tiếp cho từng đối tượng chịu phí không dễ dàng, do đó cần phải tập hợp chung và phân bổ theo tiêu thức phù hợp Điều này có thể dẫn đến sai lệch thông tin chi phí trong quá trình phân bổ, ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị.
1.4.4 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động:
Phân loại chi phí dựa trên sự thay đổi của mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh giúp nhà quản lý nhận diện mối quan hệ giữa chi phí, sản lượng và lợi nhuận Qua đó, các quyết định mở rộng hoặc điều chỉnh hoạt
Việc thu hẹp quy mô sản xuất và phân loại chi phí theo cách ứng xử là rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí cho nhà quản lý Chi phí được chia thành ba loại chính: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp, giúp nhà quản lý có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính.
Biến phí là những chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với mức hoạt động, chia thành biến phí thực thụ và biến phí cấp bậc Biến phí thực thụ biến động tuyến tính theo mức độ hoạt động, trong khi biến phí cấp bậc chỉ thay đổi khi đạt đến một giới hạn nhất định Ngược lại, định phí không thay đổi tổng số khi mức độ hoạt động thay đổi, và tỷ lệ nghịch với khối lượng sản phẩm Định phí được chia thành định phí bắt buộc, không thể thiếu dù mức độ hoạt động thay đổi, và định phí không bắt buộc, dễ dàng thay đổi theo quyết định của nhà quản trị.
Chi phí hỗn hợp là loại chi phí bao gồm cả biến phí và định phí, có đặc điểm thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động Tại một mức độ hoạt động nhất định, chi phí hỗn hợp thể hiện tính chất của định phí, trong khi khi mức độ hoạt động tăng lên, nó sẽ có xu hướng biến đổi như biến phí Để quản lý chi phí hiệu quả và phục vụ cho việc lập dự toán, cần phân tích chi phí hỗn hợp, tách biệt các yếu tố bất biến và khả biến Việc này giúp xây dựng công thức dễ dàng áp dụng trong hoạch định, kiểm soát và ra quyết định.
Phương trình tuyến tính dùng để dự đoán chi phí hỗn hợp có dạng như sau:
Y: chi phí hỗn hợp cần phân tích b: tổng định phí cho mức độ hoạt động trong kì a: biến phí cho một đơn vị hoạt động x: số lượng đơn vị hoạt động Để xác định được a, b chúng ta có ba phương pháp phân tích đó là phương pháp cực đại cực tiểu, phương pháp đồ thị phân tán, và phương pháp bình phương bé nhất.
1.4.5 Phân loại chi phí theo khả năng kiểm soát chi phí
Đị nh m ứ c chi phí
Chi phí định mức là khoản chi phí ước tính cho việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ Khi chi phí này được áp dụng cho tổng số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, nó được gọi là chi phí dự toán.
Việc xác định định mức là quá trình so sánh sản phẩm, dịch vụ và hoạt động dựa trên các tiêu chí tốt nhất trong ngành Định mức có thể được lấy từ doanh nghiệp, đối thủ cạnh tranh hoặc các doanh nghiệp có quy trình tương tự Do đó, định mức là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định vị thế của mình trên thị trường.
1.5.1 Phương pháp xây dựng định mức chi phí
Phân tích dữ liệu lịch sử là phương pháp quan trọng cho các doanh nghiệp đã hoạt động lâu dài, giúp họ sử dụng thông tin về chi phí sản xuất từ các kỳ trước để xây dựng định mức chi phí cho các kỳ tiếp theo Doanh nghiệp cần căn cứ vào nguồn lực hiện có và tình hình thị trường để loại bỏ các chi phí không hợp lý, giữ lại những chi phí phù hợp và bổ sung các chi phí thực tế phát sinh.
Phương pháp kỹ thuật yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như phòng kế toán, phòng kế hoạch và đặc biệt là phòng kỹ thuật Phòng kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm, phù hợp với công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp thường áp dụng kết hợp cả hai phương pháp để điều chỉnh chi phí định mức, nhằm phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai Phương pháp này được gọi là phương pháp điều chỉnh.
1.5.2 Xây dựng định mức chi phí sản xuất Để xây dựng định mức chi phí chi phí sản xuất, chúng ta phải xây dựng định mức về lượng và định mức về giá. Định mức chi phí sản xuất = Định mức về lượng x Định mức về giá. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thì định mức chi phí sản xuất gắn liền với một sản phẩm cụ thể Trong đó định mức lượng nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh lượng vật liệu trực tiếp để sản xuất một sản phẩm trong điều kiện lý tưởng cộng với lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng, định mức lượng nhân công trực tiếp phản ánh lượng thời gian để hoàn thành một sản phẩm nếu quy trình sản xuất sản phẩm có nhiều công đoạn thì định mức về lượng là tổng thời gian thực hiện các công đoạn để sản xuất 1 sản phẩm.
Định mức giá nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá mua sau khi trừ các khoản chiết khấu và chi phí thu mua, dựa trên giá trong hợp đồng kinh doanh và biến động thị trường Định mức giá nhân công trực tiếp là đơn giá tiền lương cơ bản cùng với các khoản phụ cấp và trích theo lương cho 1 giờ lao động.
Chi phí sản xuất chung khác với chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công, vì nó liên quan đến nhiều sản phẩm và cần phân bổ hợp lý Việc xây dựng định mức chi phí sản xuất chung bao gồm định mức biến phí và định mức định phí Định mức biến phí được xác định dựa trên định mức giá và định mức lượng, trong đó định mức giá phản ánh đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung Các tiêu thức phân bổ biến phí có thể là số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy hoặc số sản phẩm sản xuất.
Tổng số giờ máy hoặc
Định mức sản xuất chung bao gồm định mức lao động trực tiếp và định mức thời gian hoạt động của máy móc để sản xuất một đơn vị sản phẩm Đối với định mức định phí sản xuất chung, cần ước tính tổng chi phí trong kỳ dự toán, dựa vào số liệu của kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp Để tính định mức định phí cho một sản phẩm, chúng ta sử dụng đơn giá phân bổ định mức sản xuất chung, với tiêu chí phân bổ có thể là số giờ lao động trực tiếp hoặc số giờ máy hoạt động.
Tổng định phí SXC trong kỳ dự toán
Định mức định phí SXC cho một sản phẩm bao gồm số giờ lao động trực tiếp và số giờ máy cần thiết Đơn giá phân bổ định phí SXC sẽ được tính dựa trên các yếu tố này để đảm bảo hiệu quả trong quá trình sản xuất.
D ự toán chi phí
Dự toán là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện quy hoạch và kiểm soát hiệu quả Nó cho phép sử dụng linh hoạt các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công và cơ sở vật chất Hơn nữa, dự toán còn hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch cho tương lai và đánh giá những thành tựu đã đạt được trong quá khứ.
Dự toán được xây dựng từ cấp thấp nhất đến cấp cao nhất, với mỗi nhà quản lý chịu trách nhiệm về sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế Để đảm bảo tính thực tế và khả thi, các nhà quản lý thường thực hiện theo dự toán do chính họ lập Tuy nhiên, các dự toán này cần được phê duyệt bởi các nhà quản lý cấp cao hơn.
Dự toán chi phí được chia thành hai loại chính: dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt Dự toán tĩnh phản ánh tổng chi phí cho một mức độ hoạt động cụ thể, trong khi dự toán linh hoạt thể hiện chi phí trong khoảng từ mức độ hoạt động tối thiểu đến tối đa Các doanh nghiệp thường xuyên xem xét và điều chỉnh dự toán chi phí hàng tháng hoặc hàng quý để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện tại, gọi là dự toán điều chỉnh Dự toán tĩnh được lập trước khi sản xuất để thực hiện chức năng hoạch định, trong khi dự toán linh hoạt được lập sau khi sản xuất kết thúc, phục vụ cho chức năng kiểm soát.
Việc lập dự toán chi phí sản xuất là cần thiết để đảm bảo nguồn lực đầu vào cho quá trình sản xuất Dự toán này được xây dựng dựa trên dự toán sản xuất và định mức chi phí, bao gồm ba thành phần chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Xây dựng dự toán các chi phí sản xuất:
Dự toán chi phí sản xuất được xây dựng dựa trên 2 yếu tố là chi phí định mức và dự toán sản xuất.
Dự toán chi phí sản xuất = Định mức chi phí sản xuất x
Số lượng sản xuất theo dự toán.
Dự toán chi phí trong sản xuất bao gồm ba thành phần chính: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh lượng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất và tồn kho cuối kỳ, trong khi chi phí nhân công trực tiếp thể hiện nhu cầu lao động trong kỳ Chi phí sản xuất chung bao gồm các chi phí còn lại và được chia thành hai loại: dự toán biến phí sản xuất chung, được xác định dựa trên định mức chi phí và dự toán sản xuất, và dự toán định phí sản xuất chung, được xây dựng từ định phí thực tế của kỳ trước cùng với tỷ lệ thay đổi dự kiến.
Dự toán định = phí SXC Định phí SXC thực tế kỳ x trước
Tỷ lệ % tăng (giảm) định phí SXC theo dự kiến
Phân tích bi ến độ ng chi phí
Sau khi hoàn thành dự toán chi phí sản xuất, doanh nghiệp cần định kỳ so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm Nếu có sự biến động lớn giữa chi phí thực tế và dự toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân của sự chênh lệch này Nếu nguyên nhân là khách quan, doanh nghiệp sẽ ghi nhận để điều chỉnh cho kỳ dự toán sau, còn nếu nguyên nhân là chủ quan, nhà quản lý sẽ đưa ra giải pháp thích hợp để điều tiết chi phí thực tế.
Phân tích biến động chi phí:
Sơ đồ 1.1 : Mô hình chung dùng để phân tích biến động biến phí sản xuất
(x) giá thực tế Biến động giá
Lượng thực tế (x) giá định mứcBiến động lượng
Lượng định mức (x) giá định mức
Tổng biến động (Nguồn: Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009 Kế toán quản trị Nxb.Lao động.)
1.7.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp
Biến động chi phí = Biến động giá chi phí + Biến động lượng chi phí
Biến động giá là sự chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp thực tế và giá dự toán cần thiết để sản xuất một lượng sản phẩm nhất định Đối với chi phí nhân công trực tiếp, biến động giá được xác định qua sự khác biệt giữa giá giờ công lao động thực tế và giá dự toán cho cùng một sản phẩm.
NCTT thực tế Đơn giá NVLTT, NCTT dự x toán)
Lượng NVLTT, NCTT thực tế sử dụng
Biến động lượng là sự chênh lệch giữa lượng nguyên vật liệu trực tiếp thực tế và lượng nguyên vật liệu trực tiếp dự toán cần thiết để sản xuất một số lượng sản phẩm nhất định Đối với chi phí nhân công trực tiếp, biến động lượng còn được gọi là biến động năng suất, thể hiện sự chênh lệch giữa số giờ lao động trực tiếp thực tế và dự toán để sản xuất ra một lượng sản phẩm xác định.
(Lượng NVLTT thực tế sử dụng
- dự toán sử dụng) Đơn giá x NVLTT dự toán
Biến động năng suất lao động
Thời gian lao động theo dự toán) Đơn giá x nhân
1.7.2 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung :
Bao gồm biến động của biến phí chi phí sản xuất chung và biến động của định phí chi phí sản xuất chung.
Biến động định phí SXC
+ Biến động biến phí SXC
Phân tích biến động chi phí sản xuất chung có ba phương pháp chính: phương pháp phân tích 4 biến động, phương pháp phân tích 3 biến động và phương pháp phân tích 2 biến động (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2009) Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào phương pháp phân tích 4 biến động.
Biến động của biến phí sản xuất chung bao gồm hai yếu tố chính: biến động chi tiêu và biến động năng suất Những yếu tố này được xác định dựa trên số giờ máy hoạt động và đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung.
= (Số giờ máy thực tế
- Số giờ máy dự toán) x Đơn giá phân bổ biến phíSXC dự
(Đơn giá phân bổ biến phí SXC thực tế
- Đơn giá phân bổ biến phí SXC dự x Số giờ máy thực tế
• Hai biến động của định phí sản xuất chung: biến động dự toán và biến động khối lượng sản xuất.
Biến động khối lượng sản xuất Định phí
- toán Định phí SXC dự toán Định phíSXC dự toán tính theo sản lượng thực tế
Xây d ự ng các trung tâm chi phí (trung tâm trách nhi ệ m)
Trung tâm chi phí là một dạng trung tâm trách nhiệm trong doanh nghiệp, có thể là bộ phận sản xuất trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc các phòng ban chức năng hỗ trợ kinh doanh Khác với trung tâm lợi nhuận, trung tâm chi phí không trực tiếp tạo ra lợi nhuận mà chỉ góp phần gián tiếp vào hoạt động của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần đầu tư một khoản kinh phí nhất định để duy trì hoạt động của trung tâm chi phí này.
Mặc dù trung tâm chi phí không trực tiếp tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, nhưng nó đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào Giá trị và lợi ích của trung tâm chi phí sẽ khác nhau tùy thuộc vào mô hình tổ chức Chẳng hạn, bộ phận IT trong doanh nghiệp phần mềm có vai trò quan trọng hơn so với bộ phận IT trong doanh nghiệp thực phẩm, và bộ phận marketing trong các công ty quảng cáo và truyền thông cũng có tầm ảnh hưởng lớn hơn so với bộ phận marketing trong doanh nghiệp sản xuất phân bón.
Một trung tâm chi phí có thể bao gồm nhiều bộ phận chi phí, và nhà quản trị tại mỗi bộ phận sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí của bộ phận đó Họ cần thường xuyên xem xét các khoản mục chi phí phát sinh, đặc biệt là khi nhận được báo cáo dự toán chi phí.
Trung tâm chi phí được chia làm hai loại: trung tâm chi phí định mức và trung tâm chi phí dự toán
1.8.1 Trung tâm chi phí định mức (Engineered cost center ):
Chi phí trực tiếp sản xuất bao gồm các khoản như chi phí nguyên vật liệu và nhân công trực tiếp, có mối liên hệ rõ ràng với đầu ra Đầu ra của trung tâm chi phí này có thể được xác định và lượng hóa bằng tiền thông qua việc nhân sản lượng đầu ra với chi phí định mức của một đơn vị, từ đó xác định phần chi phí trong giá thành sản phẩm cuối cùng Trung tâm chi phí định mức không chỉ đo lường chi phí mà còn chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, khối lượng sản xuất và hiệu quả hoạt động.
1.8.2 Trung tâm chi phí dự toán (Discretionary cost center):
Chi phí không liên quan trực tiếp đến đầu ra, như khấu hao, quảng cáo và nghiên cứu phát triển, có thể được quản lý loại bỏ hoặc tạm hoãn mà không ảnh hưởng đến hoạt động và năng lực sản xuất của công ty trong ngắn hạn Những chi phí này thường được xác định bằng số lượng cụ thể hoặc theo tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng Việc xác định và lượng hóa đầu ra của trung tâm chi phí này là khó khăn, và sự chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế không phản ánh chính xác hiệu quả, vì chi phí thực tế cao hay thấp hơn dự toán không nhất thiết chỉ ra tình trạng tốt hay xấu.
1.8.3 Kiểm soát chi phí tại trung tâm chi phí định mức Để kiểm soát chi phí tại các trung tâm chi phí định mức các nhà quản lý thường sử dụng hệ thống các tiêu chuẩn định mức và báo cáo kết quả thực hiện so với dự toán chi phí sản xuất, các bảng dự toán chi phí sản xuất được xây dựng dựa trên định mức chi phí và số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất Vì các chi phí phát sinh tại trung tâm chi phí định mức đều là những chi phí có thể xác định và lượng hóa được hay nói cách khác đây là những chi phí kiểm soát được nên các nhà quản lý tại các trung tâm này sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp khi có sự chênh lệch giữa thực tế thực hiện so với dự toán sản xuất.
1.8.4 Kiểm soát chi phí tại trung tâm chi phí dự toán
Khác với trung tâm chi phí định mức, chi phí tại trung tâm chi phí dự toán chủ yếu là chi phí sản xuất chung, do đó, để kiểm soát chi phí, các nhà quản lý thường sử dụng báo cáo kết quả thực hiện so với dự toán chi phí sản xuất Các bảng dự toán này dựa trên chi phí thực tế phát sinh trong các kỳ trước và được điều chỉnh phù hợp với hiện tại, như chi phí khấu hao và bảo trì Đối với chi phí quảng cáo, khuyến mãi và nghiên cứu, các nhà quản lý lập dự toán dựa trên kế hoạch triển khai cụ thể Khi đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí, chi phí được chia thành hai nhóm: chi phí có thể kiểm soát và chi phí không thể kiểm soát Các nhà quản lý sẽ chịu trách nhiệm về sai lệch liên quan đến chi phí có thể kiểm soát, trong khi sai lệch về chi phí không thể kiểm soát sẽ được đánh giá dựa trên tình hình thực tế và giải trình của họ.
Các nhân t ố ảnh hưởng đế n ki ể m soát chi phí trong doanh nghi ệ p
1.9.1 Nhận diện thông tin về chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp Đây là điều kiện tiên quyết để các nhà quản lý thực hiện chức năng quản lý của mình, dựa vào những nhận biết về đặc điểm, vị trí, vai trò của những chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp thì các nhà quản lý mới có thể xác định được đâu là chi phí họ có thể kiểm soát được, đâu là chi phí họ không thể kiểm soát được, chi phí nào cần phải cắt giảm, chi phí nào cần phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hoạt động của doanh nghiệp.
1.9.2 Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí tại doanh nghiệp
Hệ thống định mức chi phí là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu chi phí dưới dạng số liệu, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý trong việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng cũng như hiệu quả sử dụng chi phí Nó còn giúp thực hiện kiểm tra chéo giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.9.3 Quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Đây chính là yếu tố bên ngoài tác động vào hệ thống kiểm soát chi phí của doanh nghiệp, sự ảnh hưởng của quan hệ cung cầu các yếu tố đầu vào được thể hiện thông qua sự thay đổi giá cả của các yếu tố đầu vào dẫn đến sự thay đổi về chi phí, doanh nghiệp không thể kiểm soát được yếu tố này mà chỉ có thể theo dõi và điều chỉnh mục tiêu cũng như kế hoạch chi phí sao cho phù hợp và kịp thời với sự thay đổi giá cả thị trường.
1.9.4 Các giải pháp , công cụ kiểm soát chi phí của doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi việc nhận diện thông tin chi phí thực tế, mà còn bởi các yếu tố như định mức chi phí, quan hệ cung cầu của yếu tố đầu vào và các giải pháp kiểm soát Sự thành công hay thất bại của hệ thống này phụ thuộc vào sự phù hợp và hiệu quả của các công cụ mà nhà quản lý lựa chọn.
1.10 Đặc điểm hoạt động của ngành Viễn thông ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí
Ngành viễn thông yêu cầu kỹ thuật cao và sử dụng nhiều công nghệ hiện đại như kỹ thuật số, IP, Softswitch, và mạng băng rộng xDSL Đây là một lĩnh vực đa dạng, bao gồm kinh doanh dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, thiết kế, tư vấn, xây dựng lắp đặt, và bảo trì các công trình viễn thông Hệ thống chi phí trong các doanh nghiệp viễn thông rất phức tạp, gây khó khăn trong việc nhận diện và phân loại chi phí, đồng thời dễ dẫn đến sai sót trong kiểm soát chi phí Thêm vào đó, trình độ nguồn nhân lực trong ngành viễn thông Việt Nam còn thấp do lâu dài hoạt động trong điều kiện độc quyền, làm giảm năng suất lao động và ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành.
Trong chương này, tác giả trình bày tổng quan về kiểm soát chi phí, nhấn mạnh tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp và phân biệt giữa kiểm soát chi phí và quản lý chi phí Đề tài đề cập đến các khía cạnh của kiểm soát chi phí như phân loại chi phí, định mức chi phí, dự toán chi phí, phân tích biến động, các trung tâm chi phí, và các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí, đặc biệt là trong ngành Viễn thông.
Tác giả đề xuất 6 cách phân loại chi phí, bao gồm phân loại theo chức năng hoạt động, mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh, mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí, cách ứng xử của chi phí, khả năng kiểm soát chi phí và nội dung kinh tế phát sinh Để kiểm soát chi phí hiệu quả, có bốn công cụ chính: định mức chi phí, dự toán chi phí, phân tích biến động chi phí và xây dựng các trung tâm chi phí Cuối cùng, tác giả chỉ ra 4 nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp, bao gồm nhận diện thông tin chi phí thực tế, xây dựng hệ thống chi phí định mức, các giải pháp và công cụ kiểm soát chi phí, cùng với quan hệ cung cầu của các yếu tố đầu vào trong quá trình kinh doanh.
Các nhà quản lý không cần phải sử dụng tất cả các công cụ kiểm soát chi phí mà có thể linh hoạt kết hợp chúng dựa trên mục tiêu quản lý, mô hình tổ chức, quy mô và lĩnh vực hoạt động để đạt hiệu quả tối ưu trong việc kiểm soát chi phí.
THỰ C TR Ạ NG TÌNH HÌNH KI Ể M SOÁT CHI PHÍ T Ạ I VI Ễ N THÔNG THÀNH PH Ố H Ồ CHÍ MINH
ự c tr Th ạ ng h ệ th ố ng ki ể m soát chi phí t ạ i VTTP
II Chi phí kinh doanh thương mại
III Chi phí hoạt động tài chính 66 20,197 0.32
II Kinh doanh thương mại 9,306 4,018 231.57
III Hoạt động tài chính 1,264 13,510 9.36
(Nguồn: Báo cáo quyết toán sản xuất kinh doanh năm 2013, 2014 của VTTP)
Qua số liệu tổng quan tình hình doanh thu chi phí của VTTP trong 2 năm
Trong giai đoạn 2013-2014, chênh lệch thu chi của VTTP chỉ đạt gần 70% so với năm 2013, chủ yếu do chi phí doanh nghiệp tăng cao trong năm 2014 Cụ thể, chi phí trực tiếp tăng 19,56%, gây ảnh hưởng lớn đến chênh lệch thu chi Để cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chênh lệch thu chi, VTTP cần tăng cường kiểm soát chi phí này.
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP
2.2.1Khảo sát tình hình kiểm soát chi phí tại VTTP
Tác giả áp dụng phương pháp thống kê dựa trên dữ liệu thu thập từ bảng câu hỏi khảo sát với 31 câu hỏi, tập trung vào việc kiểm soát chi phí tại VTTP.
Trong nghiên cứu này, tác giả áp dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên để khảo sát 37 nhân viên quản lý, chiếm 27% tổng số nhân viên trong khối quản lý VTTP.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã tiến hành khảo sát 37 nhân viên từ ba phòng ban chính: Kế toán thống kê tài chính, Kế hoạch và Đầu tư thuộc khối quản lý VTTP Các phòng ban này có vai trò trực tiếp trong hệ thống kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
3 phòng ban chức năng thuộc khối quản lý trên tác giả tin rằng mẫu trên là đủ độ tin cậy đại diện cho VTTP.
Nội dung khảo sát được tập trung vào vấn đề thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí hiện nay tại VTTP bao gồm:
- Cách thức phân loại chi phí
Bảng 2.2 Kết quả khảo sát về việc phân loại chi phí tại VTTP
VTTP hiện phân loại và theo dõi chi phí chủ yếu theo các tiêu chí như sau: 49% theo nội dung kinh tế phát sinh, 22% theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động, 16% theo chức năng hoạt động, 8% theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí, 5% theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh, và 0% theo khả năng kiểm soát chi phí.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% nhân viên VTTP nhận định rằng đơn vị này không phân loại và theo dõi chi phí dựa trên khả năng kiểm soát chi phí Trong khi đó, 16% cho rằng VTTP phân loại và theo dõi chi phí theo chức năng hoạt động, 5% theo mối quan hệ với thời kỳ xác định kết quả kinh doanh, 8% theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí, và 22% theo cách ứng xử của chi phí với mức độ hoạt động Đặc biệt, 49% nhân viên khảo sát cho rằng VTTP phân loại và theo dõi chi phí dựa trên nội dung kinh tế phát sinh.
Bảng 2.3 Kết quả khảo sát về hệ thống định mức chi phí tại VTTP
VTTP có xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu không? a Có 33 89% b Không 4 11%
VTTP có xây dựng định mức chi phí lao động không? a Có 2 5% b Không 35 95%
4 VTTP có xây dựng định mức chi phí khấu hao không? a Có 1 3% b Không 36 97%
VTTP có xây dựng định mức chi phí thiết bị đầu cuối không? a Có 34 92% b Không 3 8%
6 VTTP có xây dựng định mức chi phí thuê thu cước không? a Có 37 100% b Không 0 0%
7 VTTP có xây dựng định mức chi phí hoa hồng phát triển khách hàng không? a Có 33 89% b Không 4 11%
VTTP có xây dựng định mức chi phí thuê hạ tầng không? a Có 29 78% b Không 8 22%
VTTP có xây dựng định mức chi phí điện nước nhiên liệu không? a Có 1 3% b Không 36 97%
10 VTTP có xây dựng định mức chi phí tiếp tân khách tiết không? a Có 32 86% b Không 5 14%
11 VTTP có xây dựng định mức chi phí chăm sóc khách hàng không? a Có 36 97% b Không 1 3%
12 VTTP có xây dựng định mức chi phí quảng cáo, tiếp thị và truyền thông không? a Có 3 8% b Không 34 92%
VTTP có xây dựng định mức chi phí thường xuyên khác không? a Có 0 0% b Không 37 100%
Theo thống kê, có đến 89% nhân viên VTTP cho rằng công ty đã xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu, trong khi 95% cho rằng chưa có định mức chi phí lao động Đáng chú ý, 97% nhân viên cho rằng VTTP chưa xây dựng định mức chi phí khấu hao, nhưng 92% đồng ý rằng định mức chi phí thiết bị đầu cuối đã được thiết lập 100% nhân viên khẳng định có định mức chi phí thuê thu cước, và 89% cho rằng có định mức chi phí hoa hồng phát triển khách hàng Tuy nhiên, 78% cho rằng định mức chi phí thuê hạ tầng chưa được xây dựng, cùng với 97% cho rằng chưa có định mức chi phí điện nước nhiên liệu Về chi phí tiếp tân khách, 86% cho rằng đã có định mức, trong khi 97% đồng ý rằng định mức chi phí chăm sóc khách hàng đã được thiết lập Cuối cùng, 92% cho rằng VTTP chưa xây dựng định mức chi phí quảng cáo tiếp thị truyền thông và 100% cho rằng chưa có định mức chi phí thường xuyên.
Bảng 2.4 Kết quả khảo sát về việc lập dự toán chi phí tại VTTP
STT Tiêu chí Kết quả Tỉ lệ
14 VTTP có lập dự toán chi phí nguyên vật liệu không? a Có 33 89% b Không 4 11%
15 VTTP có lập dự toán chi phí lao động không? a Có 2 5% b Không 35 95%
16 VTTP có lập dự toán chi phí khấu hao không? a Có 1 3% b Không 36 97%
STT Tiêu chí Kết quả Tỉ lệ
17 VTTP có lập dự toán chi phí thiết bị đầu cuối không? a Có 34 92% b Không 3 8%
18 VTTP có lập dự toán chi phí thuê thu cước không? a Có 37 100% b Không 0 0%
19 VTTP có lập dự toán chi phí hoa hồng phát triển khách hàng không? a Có 33 89% b Không 4 11%
20 VTTP có lập dự toán chi phí thuê hạ tầng không? a Có 29 78% b Không 8 22%
21 VTTP có lập dự toán chi phí điện nước nhiên liệu không? a Có 1 3% b Không 36 97%
22 VTTP có lập dự toán chi phí tiếp tân khách tiết không? a Có 32 86% b Không 5 14%
23 VTTP có lập dự toán chi phí chăm sóc khách hàng không? a Có 36 97% b Không 1 3%
24 VTTP có lập dự toán chi phí quảng cáo, tiếp thị và truyền thông không? a Có 3 8% b Không 34 92%
25 VTTP có lập dự toán chi phí thường xuyên khác không? a Có 0 0% b Không 37 100%
STT Tiêu chí Kết quả Tỉ lệ 26 Định kỳ VTTP có tiến hành điều chỉnh dự toán chi phí không? a Có 31 87% b Không 5 13%
Theo khảo sát, 89% nhân viên VTTP cho rằng đơn vị này đã lập dự toán chi phí nguyên vật liệu, trong khi 95% cho rằng chưa lập dự toán chi phí lao động và 97% cho rằng chưa có dự toán chi phí khấu hao Về các khoản chi phí khác, 92% nhận định VTTP đã lập dự toán cho thiết bị đầu cuối, 100% cho rằng có lập dự toán chi phí thuê thu cước, và 89% cho rằng có dự toán chi phí hoa hồng phát triển khách hàng Tuy nhiên, 78% cho rằng VTTP chưa lập dự toán chi phí thuê hạ tầng, 97% cho rằng chưa có dự toán chi phí điện nước nhiên liệu, và 92% cho rằng chưa lập dự toán chi phí quảng cáo tiếp thị truyền thông Đáng chú ý, 100% nhân viên cho rằng VTTP chưa lập dự toán chi phí thường xuyên, trong khi 87% cho rằng định kỳ VTTP sẽ điều chỉnh dự toán chi phí.
Bảng 2.5 Kết quả khảo sát về phân tích biến động chi phí và trung tâm chi phí
VTTP có so sánh chi phí thực tế phát sinh với dự toán hoặc kế hoạch chi phí không? a Có 37 100% b Không 0 0%
VTTP có tiến hành phân tích biến động chi phí không? a Có 0 0% b Không 37 100%
VTTP có thuyết minh nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế so với dự toán hoặc kế hoạch của tất cả các khoản mục chi phí không? a Có 3 8% b Không 34 92%
VTTP sẽ thuyết minh nguyên nhân chênh lệch giữa thực tế so với dự toán hoặc kế hoạch của khoản mục chi phí nào? a Chênh lệch >5% 1 3% b Chênh lệch >10% 2 5% c
Chênh lệch chi phí liên quan đến sản lượng thuê bao vượt quá 5% và chênh lệch chi phí không liên quan vượt quá 10% là những yếu tố quan trọng cần xem xét.
Chênh lệch chi phí vượt quá 5% đối với các khoản chi không liên quan trực tiếp đến sản lượng thuê bao, trong khi chênh lệch trên 10% áp dụng cho các khoản chi liên quan trực tiếp đến sản lượng thuê bao.
VTTP có tiến hành xây dựng các trung tâm chi phí không? a Có 0 0% b Không 37 100%
Theo khảo sát, 100% nhân viên VTTP cho rằng mặc dù có so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán, nhưng không tiến hành phân tích biến động chi phí Đặc biệt, 92% cho rằng VTTP không giải thích chênh lệch của tất cả các khoản mục chi phí, trong khi 78% cho biết chỉ giải thích nguyên nhân chênh lệch đối với những khoản mục có sự chênh lệch lớn hơn 5% liên quan đến sản lượng thuê bao và trên 10% đối với các khoản mục không liên quan Ngoài ra, 100% nhân viên khảo sát cũng cho rằng VTTP chưa xây dựng các trung tâm chi phí.
2.2.2 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại VTTP
VTTP nhận thức rõ tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp Hiện tại, VTTP đã xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí tương đối hoàn chỉnh với các quy trình và phương thức cụ thể, cùng với việc bố trí nguồn nhân lực hợp lý để thực hiện nhiệm vụ này Kết quả là, VTTP đã tạo ra những báo cáo quản trị được Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam đánh giá cao và áp dụng cho các đơn vị khác trong Tập đoàn Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát chi phí của VTTP vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
2.2.2.1 Về việc nhận diện chi phí qua các tiêu thức phân loại chi phí Ưu điểm:
Phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau giúp nhà quản trị có cái nhìn đa chiều để đáp ứng các mục tiêu quản lý Hiện tại, VTTP phân loại chi phí theo nội dung kinh tế, cho phép tập hợp và quản lý chi phí dựa trên tính chất kinh tế ban đầu mà không phân biệt nguồn phát sinh Phương pháp này giúp xác định các loại chi phí sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng chi phí phát sinh và tỷ trọng của từng loại chi phí, từ đó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và kiểm soát chi phí hiệu quả.
VTTP chưa phân loại chi phí thành chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát, điều này ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản lý Hơn nữa, việc này cũng gây khó khăn cho VTTP trong việc đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý.
2.2.2.2 Về việc xây dựng định mức chi phí: Ưu điểm:
VTTP đã xây dựng định mức chi phí cho nhiều khoản mục quan trọng như chi phí nguyên vật liệu, thiết bị đầu cuối, thuê thu cước, khuyến mãi chăm sóc khách hàng, và hoa hồng phát triển thuê bao Những chi phí này chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, giúp VTTP kiểm soát chi phí hiệu quả và giảm thiểu thất thoát trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Các quan điể m cho vi ệ c th ự c hi ệ n các gi ả i pháp
Để triển khai hiệu quả các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại VTTP, trước tiên, những giải pháp này cần phải đảm bảo tính phù hợp và mang lại lợi ích thiết thực.
Tính phù hợp là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả của bất kỳ giải pháp nào Một giải pháp dù có nền tảng khoa học vững chắc và tính ứng dụng cao nhưng nếu không phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sẽ không mang lại kết quả như mong muốn, thậm chí còn gây lãng phí nguồn lực quý giá.
Các giải pháp triển khai cần phải tương thích với quy mô, lĩnh vực hoạt động, cấu trúc tổ chức, trình độ nguồn nhân lực và văn hóa doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của kiểm soát chi phí là nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Tuy nhiên, VTTP cần xem xét kỹ lưỡng sự so sánh giữa lợi ích mà các giải pháp mang lại và chi phí mà doanh nghiệp đã đầu tư để thực hiện những giải pháp đó.
Để các giải pháp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, cần có sự cam kết mạnh mẽ từ các nhà quản lý cấp cao trong việc triển khai, phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo sử dụng đúng người cho đúng việc, đồng thời nâng cao nhận thức và sự năng động cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Gi ả i pháp hoàn thi ệ n vi ệ c ki ể m soát chi phí t ạ i VTTP
3.2.1Hoàn thiện việc xây dựng định mức chi phí:
Do đặc thù mô hình hoạt động của VTTP, tổ chức này không áp dụng tài khoản chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công trực tiếp Thay vào đó, VTTP quản lý chi phí theo các khoản mục chi phí Vì lý do này, tác giả sẽ không đề cập đến việc xây dựng chi phí định mức hay lập dự toán chi phí.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp tại VTTP được xem là chi phí sản xuất chung, với định mức chi phí chủ yếu được xây dựng bằng phương pháp lịch sử kết hợp điều chỉnh Do VTTP có lịch sử hoạt động lâu dài và ổn định, việc dựa vào chi phí thực tế phát sinh từ các kỳ trước, cùng với mục tiêu chiến lược hiện tại, để xác định định mức chi phí sản xuất chung là phương pháp phù hợp với điều kiện hiện tại của doanh nghiệp.
Xây dựng định mức chi phí lao động bao gồm hai phần chính: định mức chi phí tiền lương và định mức chi phí cho người lao động.
Việc xác định định mức chi phí lao động được chia thành hai nhóm: chi phí lao động của các Trung tâm viễn thông và chi phí lao động của các đơn vị, phòng ban khác Định mức chi phí lao động của các Trung tâm viễn thông sẽ được xác định theo các tiêu chí cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý.
- Định mức chi phí tiền lương:
• Định mức thời gian cho 1 thuê bao được tính như sau:
Nhiệm vụ chính của các Trung tâm viễn thông là sửa chữa và lắp đặt thuê bao, do đó, thời gian lao động được xác định bằng phương pháp bấm giờ Quy trình sửa chữa và lắp đặt bao gồm các giai đoạn: tiếp nhận thông tin và vật tư, di chuyển đến hộp tập điểm, xử lý kỹ thuật tại hộp tập điểm, di chuyển từ hộp tập điểm đến nhà khách hàng, xử lý kỹ thuật tại nhà khách hàng và hoàn thành phiếu công tác.
Chúng ta sẽ tiến hành bấm giờ từng giai đoạn tại nơi làm việc để xác định thời gian cho từng bước Đặc biệt, đối với giai đoạn di chuyển từ hộp tập điểm đến nhà khách hàng, do khoảng cách khác nhau giữa các khách hàng, chúng ta sẽ chọn một số địa chỉ khách hàng đa dạng để thực hiện bấm giờ Sau đó, chúng ta sẽ tính toán và quy định thời gian di chuyển tương ứng với từng mức độ khoảng cách, ví dụ như thời gian di chuyển là
20 phút đối với những địa chỉ cách hộp tập điểm từ 1km đến 3km, 40 phút đối với những địa chỉ cách hộp tập điểm 5km đến 7km …
Định mức thời gian lắp đặt hoặc sửa chữa một thuê bao được tính bằng tổng thời gian thực hiện tất cả các giai đoạn, cộng với thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cá nhân.
• Đơn giá phân bổ chi phí tiền lương được tính bằng : Đơn giá phân bổ = Tổng chi phí tiền lương tháng trước
Tổng thời gian sửa chữa, lắp đặt
Thời gian tổng cộng cho việc sửa chữa và lắp đặt được tính toán dựa trên số lượng thuê bao trong tháng trước, kết hợp với thời gian thực hiện các công việc này theo phương pháp bấm giờ đã đề cập.
- Định mức chi phí chi cho người lao động:
• Định mức thời gian cho 1 thuê bao được tính tương tự như phần định mức chi phí tiền lương.
• Đơn giá phân bổ chi phí chi cho người lao động được tính bằng : Đơn giá phân bổ =
Tổng chi phí chi cho người lao động tháng trước
Số lượng nhân viên tháng trước x 22 x 8
Ví dụ đơn giá phân bổ chi phí chi cho người lao động của Trung tâm viễn thông Sài Gòn:
Định mức chi phí lao động của các phòng ban và đơn vị còn lại được xác định bao gồm hai loại: loại 1 là định mức chi phí tiền lương, và loại 2 là định mức chi phí dành cho người lao động.
- Định mức chi phí tiền lương:
• Định mức thời gian cho 1 thuê bao được tính như sau:
1 thuê bao Sản lượng thuê bao tháng trước
Ví dụ đối với Trung tâm kinh doanh: Định mức thời gian cho 1 thuê bao được tính:
• Đơn giá phân bổ của nhóm chi phí tiền lương được tính bằng công thức: Đơn giá phân bổ = Tổng chi phí tiền lương tháng trước x P
Số lượng nhân viên tháng trước x 22 x 8
P là hệ số điểm vị trí chức danh được chia thành 3 cấp và sẽ do phòng Tổ chức cán bộ lao động xây dựng:
P1 : hệ số điểm vị trí chức danh của khối quản lý VTTP
P2 : hệ số điểm vị trí chức danh của khối văn phòng thuộc các đơn vị trực thuộc VTTP
P3 : hệ số điểm vị trí chức danh của khối phụ trợ, hỗ trợ sản xuất thuộc các đơn vị trực thuộc VTTP
Ví dụ đối với Trung tâm kinh doanh:
Hệ số điểm vị trí chức danh của khối văn phòng tại Trung tâm kinh doanh P2 được xác định là 0.65, trong khi đó, hệ số điểm cho khối phụ trợ và hỗ trợ cũng cần được xem xét để định mức thời gian phù hợp.
Đơn giá phân bổ cho nhóm có hệ số điểm P2 được tính bằng cách nhân số lượng nhân viên của tháng trước với 22 và 8, trong đó sản xuất kinh doanh của Trung tâm kinh doanh P3 có hệ số 0.35.
1,349 x 22 x 8 Đơn giá phân bổ của nhóm có hệ số điểm P3 :
Định mức chi phí cho người lao động được xác định tương tự như tại các Trung tâm viễn thông Đối với các khoản chi phí liên quan đến thuê hạ tầng, điện, nước, nhiên liệu, chi phí thường xuyên, cũng như chi phí quảng cáo và tiếp thị truyền thông, sẽ được xây dựng định mức chi phí cụ thể.
• Định mức thời gian cho 1 thuê bao được tính như sau:
1 thuê bao Sản lượng thuê bao tháng trước
• Đơn giá phân bổ của các khoản mục chi phí : Đơn giá phân bổ = Dự toán chi phí phát sinh trong tháng
Số lượng nhân viên tháng trước x 22 x 8
Ví dụ đối với chi phí quảng cáo và tiếp thị truyền thông của Trung tâm kinh doanh: Định mức thời gian cho 1 thuê bao: Đơn giá phân bổ :
28,978,436 = 122.05 đ/giờ 1,349 x 22 x 8 Định mức thời gian cho
= Số lượng nhân viên tháng trước x 22 x 8
3.2.2 Hoàn thiện việc lập dự toán chi phí Để khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong việc lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh, VTTP cần có những thay đổi sau:
Mỗi trung tâm chi phí sẽ tự lập dự toán chi phí riêng, và tổng hợp các dự toán chi phí của tất cả trung tâm sẽ tạo thành dự toán chi phí tổng thể cho VTTP.
Các phòng ban chức năng trong khối quản lý được phân công thực hiện nhiệm vụ thẩm định các dự toán chi phí liên quan đến nghiệp vụ mà họ quản lý.
