Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
Quy định về người làm kế toán
a Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây:
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
Người làm kế toán cần có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ vững vàng, đồng thời có quyền độc lập trong công việc của mình Họ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm về chuyên môn của mình Khi có sự thay đổi trong vị trí kế toán, người kế toán cũ có trách nhiệm bàn giao công việc và tài liệu cho người kế toán mới, đồng thời vẫn phải chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong thời gian đảm nhiệm.
Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất cũng như quản lý của từng doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là mô hình trong đó toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp, trong khi các bộ phận khác không có bộ máy kế toán riêng Thay vào đó, nhân viên tại các bộ phận này có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, cũng như hạch toán các nghiệp vụ phục vụ cho quản lý sản xuất kinh doanh Cuối cùng, họ lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Hình thức tổ chức kế toán phân tán cho phép công tác kế toán không chỉ thực hiện tại phòng kế toán doanh nghiệp mà còn ở các bộ phận khác như phân xưởng hay đơn vị sản xuất Tại những bộ phận này, bộ máy kế toán đảm nhận toàn bộ quy trình từ kế toán ban đầu, kiểm tra và xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết và tổng hợp Các bộ phận này cũng có trách nhiệm lập báo cáo kế toán theo quy định của kế toán trưởng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
Phòng kế toán của doanh nghiệp tổng hợp số liệu từ các báo cáo của các bộ phận, phản ánh các nghiệp vụ chung của toàn doanh nghiệp Đồng thời, phòng kế toán lập báo cáo theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán tại các bộ phận.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán kết hợp giữa phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán tại các đơn vị khác trong doanh nghiệp Phòng kế toán trung tâm thực hiện các nghiệp vụ kinh tế toàn doanh nghiệp, tổng hợp tài liệu kế toán từ các bộ phận và lập báo cáo chung Đồng thời, phòng kế toán cũng hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán khác thực hiện nghiệp vụ kế toán theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm, với nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và xử lý sơ bộ chứng từ, sau đó định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.
Để bộ máy kế toán của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, cần tổ chức một cách khoa học và hợp lý, chuyên môn hóa các nhiệm vụ, đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo tập trung và trực tiếp từ kế toán trưởng Hơn nữa, cấu trúc kế toán cũng phải phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
Tổ chức nội dung công tác kế toán
Quy định về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ bắt buộc và hướng dẫn phù hợp với sự đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp Hệ thống này cũng giúp tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý và nhanh chóng, vừa bảo đảm nguồn thông tin ban đầu quan trọng, vừa tạo cơ sở để kiểm tra và ghi sổ hiệu quả.
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán: hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, gồm:
-Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa gồm 5 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương + Chỉ tiêu hàng tồn kho + Chỉ tiêu bán hàng + Chỉ tiêu tiền tệ + Chỉ tiêu TSCĐ
-Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và hướng dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành).
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
Chứng từ kế toán cần bao gồm tên và số hiệu của chứng từ, ngày, tháng, năm lập chứng từ, cùng với tên và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân thực hiện lập chứng từ kế toán.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Số lượng, đơn giá và tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần được ghi bằng số; đồng thời, tổng số tiền trên chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền cũng phải được thể hiện bằng cả số và chữ.
+ Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.
Quy định về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là công cụ quan trọng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính dựa trên nội dung kinh tế Hệ thống tài khoản kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, cùng với tài khoản trong và ngoài Bảng cân đối kế toán, theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần nghiên cứu và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, đồng thời chi tiết hóa hệ thống này để phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng đơn vị Tuy nhiên, việc điều chỉnh phải đảm bảo tương thích với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần bổ sung hoặc sửa đổi Tài khoản cấp 1 và cấp 2 trong hệ thống tài khoản kế toán phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính Điều này áp dụng cho các tài khoản theo quy định về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa có khả năng mở thêm Tài khoản cấp 2 và Tài khoản cấp 3 cho những tài khoản không có quy định cụ thể về các cấp tài khoản này trong Hệ thống tài khoản kế toán Điều này được quy định trong Quyết định này nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp mà không cần phải xin phép Bộ Tài chính.
1.1.2.4 Quy định về tồ chức quy trình ghi sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán
Mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng một hệ thống sổ kế toán chính thức cho mỗi kỳ kế toán năm Doanh nghiệp cần dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đã áp dụng và các yêu cầu quản lý để mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cần thiết.
Sổ kế toán cần ghi đầy đủ các thông tin như tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày lập sổ, ngày khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và đại diện pháp luật của đơn vị Ngoài ra, sổ cũng phải có số trang và được đóng dấu giáp lai.
- Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
Ngày và tháng ghi sổ cùng với số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán là những yếu tố quan trọng để xác định căn cứ ghi sổ Bên cạnh đó, tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cũng cần được ghi chép rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.
Số tiền liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi nhận vào các tài khoản kế toán, bao gồm số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
+ Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Bộ Tài chính quy định cụ thể về hình thức kế toán, hệ thống sổ kế toán và sổ kế toán.
Tổ chức quy trình ghi sổ kế toán: mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán
Mở sổ kế toán là bước quan trọng phải thực hiện vào đầu kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán cần được mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi đã in từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.
Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Việc ghi sổ kế toán cần phải dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành Mọi số liệu trong sổ kế toán phải có chứng từ hợp pháp và hợp lý để chứng minh tính chính xác.
Khoá sổ: c uối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
1.1.2.5 Quy định về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm:
Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B 01 - DNN), Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02 - DNN) và Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 - DNN) là những tài liệu quan trọng trong báo cáo tài chính Để gửi báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lập và gửi kèm theo các phụ biểu liên quan.
+Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN
-Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN là công cụ quan trọng để các doanh nghiệp theo dõi tình hình tài chính Để đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp có thể lập thêm các báo cáo tài chính chi tiết khác.
Báo cáo tài chính quy định cho các Hợp tác xã
+Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số B01 – DNN/HTX
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DNN) và Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DNN/HTX) đều tuân thủ các quy định về nội dung, phương pháp tính toán và hình thức trình bày chỉ tiêu Các quy định này được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong hệ thống báo cáo tài chính.
Trong quá trình áp dụng, doanh nghiệp nên điều chỉnh và bổ sung các chỉ tiêu phù hợp với lĩnh vực hoạt động và yêu cầu quản lý của mình.
Trường hợp có sửa đổi thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
1.1.2.6 Quy định về tồ chức kiểm tra kế toán, phân tích thông tin, lưu trữ tài liệu kế toán
Tồ chức kiểm tra kế toán
- Nội dung kiểm tra kế toán gồm:
+ Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;
+ Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;
+ Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
+ Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.
Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán phải được doanh nghiệp nhỏ và vừa bảo quản đầy đủ, an toàn trong
Quy định về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm:
Bảng Cân đối kế toán (Mẫu số B 01 - DNN), Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02 - DNN) và Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 - DNN) là những tài liệu quan trọng trong báo cáo tài chính Khi gửi báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lập và gửi kèm phụ biểu tương ứng.
+Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN
-Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:
Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN là tài liệu quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài báo cáo này, các doanh nghiệp cũng nên lập thêm các báo cáo tài chính chi tiết khác để phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý.
Báo cáo tài chính quy định cho các Hợp tác xã
+Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số B01 – DNN/HTX
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DNN) và Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DNN/HTX) quy định nội dung, phương pháp tính toán và hình thức trình bày các chỉ tiêu Các quy định này được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong hệ thống báo cáo tài chính.
Các doanh nghiệp có thể điều chỉnh và bổ sung các chỉ tiêu phù hợp với lĩnh vực hoạt động và yêu cầu quản lý của mình trong quá trình áp dụng.
Trường hợp có sửa đổi thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Quy định về tồ chức kiểm tra kế toán, phân tích thông tin, lưu trữ tài liệu kế toán
Tồ chức kiểm tra kế toán
- Nội dung kiểm tra kế toán gồm:
+ Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;
+ Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;
+ Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
+ Nội dung kiểm tra kế toán phải được xác định trong quyết định kiểm tra.
Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần bảo quản tài liệu kế toán một cách đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng Người làm kế toán có trách nhiệm giữ gìn và bảo vệ tài liệu kế toán của mình để đảm bảo tính chính xác và an toàn thông tin.
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định pháp luật Nếu tài liệu bị tạm giữ, tịch thu, mất hoặc hủy hoại, cần có biên bản và bản sao tài liệu đó Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần lưu trữ ở hai nơi, một trong hai nơi có thể lưu bản sao Bản sao chứng từ kế toán phải được chụp từ bản chính và có chữ ký cùng dấu xác nhận của đơn vị lưu bản chính.
Giám đốc doanh nghiệp nhỏ và vừa có trách nhiệm quan trọng trong việc tổ chức, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, đảm bảo rằng các tài liệu này được an toàn, đầy đủ và hợp pháp.
Tài liệu kế toán cần được lưu trữ một cách đầy đủ và có hệ thống Việc phân loại và sắp xếp tài liệu thành từng bộ hồ sơ riêng biệt theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm là rất quan trọng.
Quy định của chế độ kế toán về kế toán nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
Quy định về kế toán nguyên liệu vật liệu
1.2.1.1 Quy định về hạch toán nguyên liệu vật liệu a Khái niệm
Nguyên liệu và vật liệu của doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua ngoài hoặc tự chế biến, phục vụ cho mục đích sản xuất và kinh doanh Những đối tượng này được hiểu là các vật mà con người tác động vào để biến đổi chúng theo nhu cầu của mình.
Vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong việc cấu thành sản phẩm và dịch vụ, đồng thời là yếu tố đầu vào quan trọng trong quy trình sản xuất Qua nhiều khía cạnh khác nhau, đặc điểm và vị trí của vật liệu trong sản xuất kinh doanh được thể hiện rõ nét.
Trong quá trình sản xuất, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ và sau khi chu kỳ kết thúc, hình dạng ban đầu của nó sẽ bị biến đổi Giá trị của vật liệu sẽ được chuyển hóa hoàn toàn thành giá trị của sản phẩm mới.
+ Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất kinh doanh
Khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển giao toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Điều này cho thấy chi phí vật liệu là khoản chi phí được phân bổ một lần.
Vật liệu là một phần quan trọng của tài sản lưu động và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp Việc quản lý hiệu quả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như sản lượng, lợi nhuận, giá thành và chất lượng sản phẩm Do đó, việc phân loại vật liệu là cần thiết để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được phân loại thành nhiều loại khác nhau, bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và phế liệu Mỗi loại nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất, ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Nguyên vật liệu chính là các loại nguyên liệu và vật liệu thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo nên thực thể và cấu trúc chính của sản phẩm Chúng bao gồm cả bán thành phẩm được mua ngoài nhằm phục vụ cho việc tiếp tục quy trình sản xuất và chế tạo sản phẩm.
Vật liệu phụ là các nguyên liệu hỗ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng cùng với vật liệu chính nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quy trình sản xuất và cải thiện quản lý sản xuất, bao bì sản phẩm.
Nhiên liệu là các dạng chất ở thể lỏng, khí, hoặc rắn như xăng, dầu, than, củi và hơi đốt, được sử dụng để cung cấp năng lượng cho các phương tiện, máy móc và thiết bị trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
Phế liệu là các vật liệu thải ra trong quá trình sản xuất, bao gồm gỗ, sắt, thép vụn, hoặc phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định Nguyên tắc hạch toán phế liệu cần tuân thủ các quy định cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán nhập, xuất và tồn kho nguyên liệu, vật liệu trên tài khoản 152 cần tuân thủ nguyên tắc giá gốc theo Chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” Giá trị gốc của nguyên liệu, vật liệu sẽ được xác định dựa trên từng nguồn nhập cụ thể.
Giá gốc của nguyên liệu và vật liệu mua ngoài bao gồm nhiều yếu tố như giá mua ghi trên hóa đơn, thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), cùng với chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại và bảo hiểm Ngoài ra, còn có công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu, cũng như số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
Doanh nghiệp mua nguyên liệu và vật liệu phục vụ sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cần ghi nhận giá trị nguyên liệu, vật liệu mua vào theo giá chưa bao gồm thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào từ việc mua nguyên liệu, vật liệu cũng như thuế GTGT đầu vào cho các dịch vụ như vận chuyển, bốc xếp, bảo quản và chi phí gia công sẽ được khấu trừ và hạch toán vào Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” (1331).
Doanh nghiệp khi mua nguyên liệu và vật liệu phục vụ cho sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hoặc phục vụ cho các hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, sẽ phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu theo tổng giá thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ (nếu có).
Nguyên liệu và vật liệu mua bằng ngoại tệ cần được quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm giao dịch, nhằm ghi tăng giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho.
Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu tự chế biến bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
Quy định về kế toán công cụ dụng cụ
Công cụ dụng cụ là những tài sản lao động thiết yếu cho hoạt động của đơn vị kế toán, nhưng không đáp ứng đủ tiêu chí về giá trị và thời gian sử dụng như tài sản cố định Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tính linh hoạt và khả năng sử dụng trong các công việc hàng ngày, giúp nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán.
Công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất là những tư liệu lao động có giá trị thấp hoặc thời gian sử dụng ngắn Những đặc điểm của công cụ dụng cụ bao gồm tính linh hoạt, dễ dàng thay thế và khả năng hỗ trợ hiệu quả cho quy trình sản xuất.
+ Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kì sản xuất nhưng vẫn giữ hình thái vật chất ban đầu
Trong quá trình sản xuất, công cụ dụng cụ sẽ bị hao mòn, dẫn đến việc giá trị của chúng được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Do đó, việc phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất là cần thiết để phản ánh chính xác chi phí thực tế trong hoạt động kinh doanh.
- Công cụ dụng cụ : có nhiều loại khác nhau, để quản lý được công cụ dụng cụ ta phân loại chúng thành 3 loại :
+ Công cụ dụng cụ lớn bao gồm toàn bộ các tư liệu là công cụ sản xuất hoặc những dụng cụ cho quản lý và sinh hoạt.
+ Đồ dùng cho thuê. d Nguyên tắc hạch toán
Kế toán cho việc nhập, xuất và tồn kho công cụ, dụng cụ trên tài khoản 153 được thực hiện theo giá gốc Nguyên tắc xác định giá gốc cho việc nhập kho công cụ, dụng cụ tương tự như quy định áp dụng đối với nguyên liệu và vật liệu.
Việc xác định giá trị của công cụ và dụng cụ tồn kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp được quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 về Hàng tồn kho.
- Kế toán chi tiết công cụ, dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ công cụ, dụng cụ.
Công cụ và dụng cụ phục vụ cho sản xuất, kinh doanh và cho thuê cần được theo dõi chi tiết về hiện vật và giá trị trên sổ kế toán, phân loại theo nơi sử dụng, đối tượng thuê và người chịu trách nhiệm vật chất Đặc biệt, đối với những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hoặc quý hiếm, cần áp dụng các biện pháp bảo quản đặc biệt để đảm bảo an toàn và hiệu quả sử dụng.
Các công cụ và dụng cụ có giá trị nhỏ được sử dụng trong sản xuất và kinh doanh cần được ghi nhận toàn bộ vào chi phí sản xuất và kinh doanh ngay một lần.
Khi sử dụng công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và thời gian sử dụng dưới một năm cho sản xuất, kinh doanh, giá trị của chúng sẽ được ghi vào Tài khoản 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn” Sau đó, giá trị này sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong các kỳ kế toán tháng hoặc quý trong năm.
Khi công cụ và dụng cụ có giá trị lớn và thời gian sử dụng trên một năm trong sản xuất, kinh doanh, giá trị của chúng sẽ được ghi vào Tài khoản 242 “Chi phí trả trước dài hạn” Sau đó, giá trị này sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
1.2.2.2 Kế toán công cụ dụng cụ a Chứng từ sử dụng
Chứng từ hạch toán tăng giảm công cụ dụng cụ + Phiếu nhập kho
+ Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyền nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa + Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
+ Phiếu chi + Giấy báo nợ b Tài khoản sử dụng
Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ có cấu trúc tương tự như tài khoản "Tài Sản" Đây là tài khoản tổng hợp, và có thể mở tài khoản chi tiết theo yêu cầu cụ thể Sơ đồ hạch toán cho tài khoản này cũng cần được chú ý để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và quản lý.
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên TK153
Kết chuyển giá vốn NVL,CCDC xuất bán
Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL
112 Chi phí vận chuyển bốc dỡ CCDC
Xuất CCDC loại phân bổ nhiều kỳ
Nhập kho CCDC mua ngoài Thuế GTGT theo PP trực tiếp xxx: CÔNG PS
Xuất CCDC loại phân bổ một lần
CKTM, giảm giá hàng mua bị trả lại TK111
Giá trị còn lại của CCDC cho thuê nhập lại kho Nhận lại vốn góp liên doanh
Bằng CCDC CCDC di chuyÓn néi bé tại đơn vị nhận Chênh lệch tăng do đánh giá lại CCDC CCDC thừa chưa rõ nguyên nhân
Xuất CCDC phục vụ trực tiếp
TK111 1388,334 Phần thiếu hụt, mất mát
Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh CCDC thiếu chưa rõ nguyên nhân TK 338
Sơ đồ 4 minh họa quy trình hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ Quy định về trình tự ghi sổ công cụ dụng cụ là một phần quan trọng trong việc quản lý tài sản, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Tương tự như trình tự ghi sổ của nguyên vật liệu
Kết chuyển giá vốn CCDC xuất bán
Chênh lệch giảm do đánh giá lại CCDC
TK111 112,331 Nhập kho CCDC mua ngoài Kết chuyển trị giá NVL đang đi đờng cuối kỳ
Kết chuyển trị gia NVL tồn đang đi đờng đầu kỳ xxx: CÔNG PS
Kết chuyển trị giá CCDC Tồn kho cuối kỳ TK151
Giảm giá hàng mua bị trả lại TK111
Thuế nhập khẩu tính vào trị giá
Nhập kho CCDC gia công chế biÕn, phế liệu thu hồi
Nhận góp vốn liên doanh bằng CCDC Nhận lại vốn góp liên doanh
Bằng CCDC Chênh lệch tăng do đánh giá lại CCDC
Cuèi kú kÕt chuyÓn sè xuÊt dùng cho SXKD
TK111 1388,334 Phần thiếu hụt, mất mát
TK336 CCDC di chuyÓn néi bé tại đơn vị nhận
Kết chuyển giá trị CCDC đem góp vốn liên doanh
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN GIA VỊ NEDSPICE VIỆT NAM 2 1 Khái quát về công ty
Đặc điểm quy trình sản xuất của Công ty
Mô tả quy trình sản xuất sản phẩm của công ty
Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán
Chủ tịch Hội đồng quản trị Đốc
Bộ phận thu mua Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận sản xuất Bộ phận chất lượng
1 Nguyên phụ liệu nhập khẩu(mua trong nước) khi mua về đưa vào nhập kho
2 Bộ phận QC kiểm tra lại nguyên phụ liệu nếu đạt đưa vào lưu kho công ty Nếu không đạt chất lượng thì trả lại nhập nhà cung cấp
3 Những nguyên phụ liệu đạt chất lượng đưa vào sản xuất theo các bước sau: a Đưa vào máy làm sạch nguyên phụ liệu b Đưa qua công đoạn sấy c Bộ phận QC tiêp tục kiểm tra nếu không đạt thì đưa về công đoạn sấy lại.
Sau khi hàng đạt yêu cầu, tiến hành tiệt trùng và sấy khô Sau khi sấy xong, hàng được đưa vào lưu trữ để nguội, tiếp theo là nghiền và sàng lọc Cuối cùng, sản phẩm được đóng gói, lưu kho và chuẩn bị xuất hàng.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty b Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Là người đứng đầu, giám đốc có quyền tổ chức và điều hành tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice VN tại Việt Nam, đồng thời chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của công ty theo quy định trong điều lệ do Hội đồng quản trị ban hành.
Tổ chức tuyển dụng nhân sự và quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên là những nhiệm vụ quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực Bên cạnh đó, việc quản lý công tác hành chính, y tế, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo quyền lợi cho nhân viên Ngoài ra, việc quản lý kinh phí công đoàn và tổ chức các phong trào thi đua góp phần nâng cao tinh thần làm việc và sự gắn kết trong tập thể.
Chịu trách nhiệm quản lý tiêu thụ sản phẩm toàn công ty, tìm kiếm khách hàng mới và thúc đẩy doanh số bán hàng Thực hiện các chương trình quảng bá thương hiệu để sản phẩm tiếp cận thị trường toàn cầu, tạo dựng uy tín và niềm tin của khách hàng, đồng thời mở rộng thị trường tiêu thụ.
Tổ chức quản lý toàn bộ công tác tài chính, kế toán và thống kê của công ty, bao gồm lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo theo yêu cầu của tổng công ty Đồng thời, tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu chứng từ và số liệu kế toán, đôn đốc thanh toán và đối chiếu công nợ kịp thời, đúng chế độ Ngoài ra, theo dõi thực hiện các công tác thu chi, nộp thuế, sử dụng nguồn vốn và quản lý tài sản của công ty.
Công ty thực hiện thu mua nguyên vật liệu, máy móc thiết bị và hàng hóa cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dựa trên nhu cầu sản xuất hiện tại.
Bộ phận xuất nhập khẩu:
Thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu bao gồm đăng ký tờ khai hải quan, hoàn tất thủ tục tại cảng, cung cấp chứng từ xuất khẩu cho khách hàng và xử lý chứng từ nhập khẩu Theo dõi hợp đồng xuất nhập khẩu, đàm phán và ký kết hợp đồng với hãng tàu và công ty vận chuyển về cước phí quốc tế và nội địa Làm việc với ngân hàng để cung cấp chứng từ nhờ thu D/P, L/C và thực hiện thủ tục hoàn thuế xuất nhập khẩu.
Thực hiện chỉ đạo về sản xuất bao gồm quản lý và xây dựng định mức sản xuất, lập kế hoạch dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, theo dõi tiến trình sản xuất và thông báo cho các bộ phận liên quan về tình trạng hàng hóa Ngoài ra, cần tổ chức quản lý giám sát công tác sửa chữa máy móc thiết bị, lập kế hoạch đầu tư xây dựng mới và đổi mới công nghệ kỹ thuật.
Quản lý hệ thống chất lượng của công ty bao gồm việc theo dõi quá trình sản xuất và quyết định lô hàng đạt tiêu chuẩn trước khi xuất bán Hệ thống này hỗ trợ khắc phục sai sót trong sản xuất, kiểm tra chất lượng nguyên liệu và thành phẩm, cũng như theo dõi tình hình chất lượng hàng hóa thông qua phòng thí nghiệm.
Kế toán trưởng (Kiêm Giám đốc tài chính)
Kế toán ngân hàng bao gồm các lĩnh vực như kế toán vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, và kế toán tiền mặt Ngoài ra, việc quản lý thuế, doanh thu, công nợ và tiền lương cũng rất quan trọng Để đảm bảo chất lượng, cần liên hệ với các cơ quan thẩm quyền để được cấp giấy chứng nhận quản lý chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm theo các tiêu chuẩn quốc tế như ISO, HACCP, BRC Đồng thời, tổ chức các buổi huấn luyện cho nhân viên về vệ sinh an toàn thực phẩm và cung cấp chứng từ chất lượng là cần thiết để giải quyết khiếu nại của khách hàng về chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
a Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán ITAS để quản lý các hoạt động kế toán Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận một phần hành riêng biệt, từ việc kiểm tra chứng từ, nhập liệu, đến việc kiểm tra số liệu và lập các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, cho đến giai đoạn lập báo cáo.
Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên phòng Kế toán
Kế toán trưởng kiêm giám đốc tài chính có trách nhiệm tổng quát về tất cả hoạt động tài chính và kế toán trong công ty, đồng thời chỉ đạo trực tiếp đội ngũ nhân viên kế toán Sau khi hoàn thành quyết toán, vị trí này phải thuyết minh, phân tích và giải thích kết quả sản xuất kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm về mọi số liệu trong bảng quyết toán Ngoài ra, họ còn phải nộp đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.
Kế toán tổng hợp hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý các hoạt động kế toán tài chính của công ty, từ việc tổng hợp và điều chỉnh số liệu đến việc lập các báo cáo tổng hợp Dựa vào các sổ chi tiết được lập bởi các phần hành kế toán khác, kế toán tổng hợp sẽ tạo ra báo cáo tổng hợp trong phần mềm một cách chính xác và hiệu quả.
Kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và thực hiện các giao dịch thanh toán qua ngân hàng, đồng thời quản lý tiền gửi và nợ vay Công việc này bao gồm việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh dựa trên các chứng từ như phiếu mua hàng, hóa đơn và ủy nhiệm chi để nhập liệu vào hệ thống máy tính.
Kế toán vật tư, TSCĐ và công cụ dụng cụ bao gồm việc tập hợp số liệu và chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu, TSCĐ và CCDC Công việc này đòi hỏi theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của NVL và CCDC, quản lý danh sách TSCĐ, cũng như theo dõi sự tăng giảm, khấu hao và thanh lý tài sản Ngoài ra, kiểm kê tài sản theo quy định công ty và ghi sổ kế toán cho các hoạt động phát sinh là rất quan trọng Dữ liệu được nhập vào máy tính dựa trên các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu nguyên liệu, hóa đơn, phiếu mua hàng, giấy báo có, giấy báo nợ, phiếu thu và phiếu chi.
Kế toán tiền mặt là quá trình quản lý và theo dõi các hoạt động thu chi tiền mặt tại công ty Công việc này bao gồm việc ghi chép các giao dịch liên quan đến tiền mặt vào sổ kế toán, dựa trên các chứng từ như Giấy tạm ứng, hóa đơn, phiếu thu và phiếu chi để nhập liệu chính xác vào hệ thống máy tính.
Kế toán thuế là quá trình thực hiện báo cáo cho cơ quan thuế về các loại thuế phát sinh, đồng thời theo dõi doanh thu, công nợ và tiền lương tại đơn vị Các thông tin quan trọng như hóa đơn tài chính, hóa đơn thương mại, tờ khai xuất khẩu và bảng lương được sử dụng để nhập liệu chính xác vào hệ thống máy tính.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý chặt chẽ số tiền tồn quỹ hàng ngày và thực hiện thu chi tiền mặt dựa trên các chứng từ đã được phê duyệt Việc theo dõi thu chi hàng ngày được thực hiện dựa trên các chứng từ kế toán tiền mặt đã chuyển qua, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cũng được áp dụng để hỗ trợ cho quy trình này.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, trong đó toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
Nhân viên các phòng ban thực hiện ghi chép và thu thập chứng từ, số liệu kế toán, sau đó gửi định kỳ về phòng kế toán Phòng kế toán sẽ tiến hành xử lý và thực hiện công tác kế toán theo chính sách đã được quy định tại công ty.
Công ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và tuân thủ luật doanh nghiệp, do đó, công tác kế toán của công ty được thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do Bộ Tài chính ban hành.
+ Công ty hạch toán theo Quyết định 48/TC/CĐKT ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính
+ Phương pháp tính thuế: phương pháp khấu trừ thuế + Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Từ năm 1998 đến 2010, đơn vị sử dụng đồng USD để ghi chép kế toán theo sự cho phép của Bộ Tài chính Kể từ năm 2010, đơn vị đã bắt đầu chuyển đổi sang hạch toán bằng đồng VNĐ theo Công văn của Tổng cục Thuế về việc chuyển đổi đơn vị tiền tệ sử dụng.
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đối với khấu hao tài sản cố định, công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kiểm kê định kỳ d Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công ty sử dụng đủ 5 loại chứng từ do bộ tài chính qui định.
1 Chứng từ kế toán về tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị tạm ứng.
2 Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho, Biên bản kiểm kê vật tư, Giấy đề nghị lĩnh vật tư; ; Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn thành phẩm; Bảng kê giá hạch toán xuất kho từng sản phẩm….
3 Chứng từ bán hàng: đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn thương mại, hóa đơn tài chính, tờ khai hải quan.
4 Chứng từ về lao động tiền lương: : Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương hợp đồng giao khoán, hợp đồng lao động, biên bản thanh lý hợp động lao động.
Thực tế tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Chế Biến Gia Vị NedspiceViệt Nam
2.2.1.1 Nguyên tắc quản lý và hạch toán nguyên liệu vật liệu tại công ty a Đặc điểm, phương thức mua và cách xác định giá Đặc điểm: là một Công ty có quy mô tương đối nhỏ, chuyên sản xuất chế biến các loại gia vị để xuất khẩu nên Công ty phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cho quá trình sản xuất như: hạt tiêu chưa xay, gừng khô chưa xay, vỏ quế, ớt khô, đinh hương… Những loại nguyên vật liệu này có đặc điểm là chất lượng thay đổi theo mùa vụ, dễ bị hư hỏng , kém phẩm chất do tác động của các yếu tố môi trường như : ánh sáng , nhiệt độ , độ ẩm nên rất khó bảo quản , đòi hỏi yêu cầu quản lý cao
Công ty sử dụng nhiều nguồn khác nhau để mua nguyên vật liệu, bao gồm cả thị trường trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài Việc này chủ yếu nhằm phục vụ cho sản xuất và xuất khẩu Do đó, công ty cần quản lý chặt chẽ tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý, đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất.
Tại công ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam, nguyên vật liệu được tính giá theo giá thực tế khi mua và áp dụng phương pháp bình quân gia quyền khi xuất kho Phương pháp này yêu cầu kế toán theo dõi chặt chẽ giá của từng lô hàng để xác định giá vốn hàng xuất hoặc bán và giá trị vật tư xuất dùng vào cuối kỳ.
Vào ngày 15/03/2012, Công ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam đã tiến hành mua nguyên vật liệu từ Công ty TNHH Thương mại Lan Luyến với tổng giá trị 800.500.000 đồng (chưa bao gồm thuế VAT) và chi phí vận chuyển là 1.500.000 đồng, cả hai khoản thanh toán đều được thực hiện bằng tiền mặt.
Giá gốc của nguyên vật liệu nhập kho:
Ví dụ 2: Ngày 20/02/2012, xuất 4000kg tiêu
Trong đó: 08/01 Tồn kho 2,000kg đơn giá 140,000đ/kg
15/01 Nhập kho 7,000kg đơn giá 145,000đ/kg Đầu tiên, tính đơn giá bình quân: ĐGBQ = (2,000 *140,000) + (7,000 *145,000) = 143,888.9đ/kg
(2,000 + 7,000) Trị giá nguyên vật liệu xuất kho = 4,000 * 143,888.9 = 575,555,555.56 đồng b Phân loại nguyên liệu vật liệu theo mục đích hạch toán
Công ty phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm khác nhau dựa trên đặc thù của từng loại, nhằm thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán hiệu quả.
Nguyên vật liệu chính là các thành phần thiết yếu tạo nên sản phẩm trong quá trình sản xuất, bao gồm hạt tiêu sọ, đinh hương, tiêu đen, hạt nhục đậu khấu, gừng khô chưa xay, ớt khô, vỏ quế và hạt cây rau mùi.
Nguyên vật liệu phụ là các thành phần thiết yếu trong quá trình hoàn thiện sản phẩm, bao gồm bao giấy, nhãn giấy, bao PE, bao PP, thùng carton và bao đay Những nguyên liệu này không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn góp phần tạo nên tính thẩm mỹ và bảo vệ sản phẩm trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.
Nhiên liệu là các loại vật liệu cần thiết để hỗ trợ hoạt động của máy móc, bao gồm xăng, dầu, khí ga và bình oxy Để quản lý và hạch toán nguyên vật liệu hiệu quả tại công ty, cần tuân thủ những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình sử dụng và kiểm soát.
Nguyên tắc quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh Công ty chú trọng đến việc bảo quản và cất trữ nguyên vật liệu, thường thực hiện tại kho của công ty Các kho luôn được trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ nguyên vật liệu, đồng thời quy trình xuất, nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn.
Hạch toán nguyên vật liệu cần thực hiện chi tiết theo từng loại và quy cách tại từng kho và địa điểm bảo quản Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán nguyên vật liệu: ghi thẻ song song, sổ đối chiếu luân chuyển, hoặc sổ số dư Hiện tại, công ty đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song Giá trị nguyên vật liệu xuất, nhập, và tồn phải được ghi nhận theo giá thực tế, và kế toán phải xác định giá thực tế do giá có thể thay đổi trong kỳ hạch toán Việc lựa chọn phương pháp kê khai hàng tồn kho cần phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hàng tồn kho của công ty Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho thấp hơn giá trị ghi sổ, công ty có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh trên Báo cáo tài chính năm.
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
2.2.1.1 Kế toán nguyên liệu vật liệu tại công ty a Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng ngyên vật liệu tại công ty bao gồm các loại:
Để thực hiện việc nhập hàng, cần chuẩn bị các chứng từ quan trọng như hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) hoặc hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02GTGT-3LL), cùng với phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT).
Phiếu yêu cầu nguyên liệu và xuất kho
Nhật ký kho Thẻ (sổ) chi tiết vật tư
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếuGhi cuối tháng
- Chứng từ xuất: Phiếu yêu cầu nguyên liệu và xuất kho
Quy trình tồ chức nhập kho
Trong kế toán, phiếu nhập kho là chứng từ quan trọng, xác nhận việc nhập kho nguyên vật liệu Để quản lý hiệu quả hàng hóa nhập kho, cần tuân theo quy trình luân chuyển phiếu nhập kho tại công ty.
Để thực hiện giao dịch, bên mua và bên bán cần thỏa thuận ký kết hợp đồng Sau đó, bên bán sẽ giao hàng đến kho của bên mua, nơi bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa Nếu hàng hóa đạt yêu cầu chất lượng, chúng sẽ được nhập kho; nếu không, hàng sẽ được trả lại cho nhà cung cấp.
Bước 3: Thủ kho lập Phiếu nhập kho và phiếu mua hàng theo số lượng thực nhập.
Phiếu nhập kho được tạo thành 2 liên và sẽ được luân chuyển sau khi nhận đủ chữ ký của người giao hàng cùng các bộ phận liên quan.
- Liên 1: Được lưu tại quyển Phiếu nhập kho gốc do thủ kho giữ để ghi vào nhật ký kho hằng ngày
- Liên 2: gửi cho phòng kế toán để hạch toán kế toán
Quy trình tổ chức Phiếu yêu cầu nguyên liệu và xuất kho:
Làm thế nào để người quản lý kiểm soát được hàng xuất kho? Sau đây là quy trình luân chuyển Phiếu yêu cầu nguyên liệu và xuất kho:
Bước đầu tiên trong quy trình sản xuất là xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho ngày hoặc tuần, sau đó lập Phiếu yêu cầu nguyên liệu và thực hiện xuất kho.
Bước 2: Chuyển cho Giám đốc sản xuất duyệt lệnh xuất.
NHẬN XÉT CHUNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CHẾ BIẾN GIA VỊ
Nhận xét về tổ chức bộ máy kế toán, hình thức kế toán và nội dung công tác kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh, đảm bảo số liệu kế toán luôn chính xác và kịp thời nhờ vào sự nỗ lực của phòng kế toán và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban Với đội ngũ kế toán gọn nhẹ, giàu kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm, công ty đáp ứng tốt yêu cầu hạch toán, phản ánh và giám sát tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, đồng thời thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty.
Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty
Hiện nay, công ty đã áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các lĩnh vực kế toán, giúp giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
-Về công tác tổ chức các phần hành kế toán:
Do sự đa dạng và phong phú của sản phẩm cùng với khối lượng công việc kế toán lớn, lao động kế toán được phân công theo các phần hành cụ thể Phân công này phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp kế toán viên chuyên môn hoá và tích luỹ kinh nghiệm Mối quan hệ tác nghiệp giữa các kế toán viên cũng thúc đẩy việc cung cấp và trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời, từ đó đảm bảo việc cung cấp số liệu và báo cáo cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
Việc áp dụng hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song mang lại nhiều lợi ích, như đơn giản hóa việc ghi chép và dễ dàng đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán và thủ kho Phương pháp này giúp phát hiện sai sót sớm và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về nhập, xuất và tồn kho của từng mã vật tư.
Mô hình kế toán hiện tại của công ty đã chứng minh hiệu quả trong việc phân công lao động hợp lý, cung cấp thông tin chính xác và nhanh chóng Điều này hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả.
3.1.2 Nhận xét về kế toán nguyên vật liệu tại công ty 3.1.2.1 Về tính giá đối tượng kế toán
Hiện tại, công ty áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ, điều này phù hợp do số lượng nguyên vật liệu đa dạng và tần suất nhập xuất cao Phương pháp này đơn giản và chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ Tuy nhiên, nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác, và không đáp ứng kịp thời thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
3.1.2.2 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc kết hợp hệ thống chứng từ hướng dẫn và chứng từ bắt buộc đã nâng cao hiệu quả trong công tác lập chứng từ và phản ánh thông tin kế toán Hệ thống này đảm bảo ghi nhận chính xác các nghiệp vụ kinh tế, hỗ trợ cho việc ghi sổ và kiểm tra đối chiếu Công ty đã tuân thủ nghiêm ngặt quy trình luân chuyển chứng từ, giúp cho công tác hạch toán ban đầu chính xác và tạo điều kiện thuận lợi cho các hạch toán sau này.
Công tác lưu trữ chứng từ là một nhiệm vụ quan trọng trong kế toán, yêu cầu việc in ấn và sắp xếp tài liệu phải được thực hiện một cách khoa học và kỹ lưỡng Điều này không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra chứng từ, mà còn hỗ trợ quá trình kiểm soát và duyệt báo cáo quyết toán Ngoài ra, việc tổ chức lưu trữ hiệu quả còn cung cấp số liệu nhanh chóng cho ban lãnh đạo và các cơ quan ban ngành liên quan.
3.1.2.3 Về tài khoản và định khoản
Công ty đã phát triển một hệ thống tài khoản chi tiết và cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán, giúp theo dõi tổng hợp và chi tiết một cách chính xác.
3.1.2.4 Về sổ kế toán và xử lý thông tin
Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với xu hướng hiện nay và được nhiều nước tiên tiến áp dụng trong hạch toán Hình thức này không chỉ đơn giản, dễ thực hiện mà còn thích hợp với việc áp dụng kế toán máy, đáp ứng yêu cầu quản lý và khối lượng công việc cũng như trình độ của nhân viên kế toán trong công ty.
Công ty tuân thủ chế độ quy định về báo cáo tài chính, thường thực hiện mỗi 06 tháng và nộp cho cơ quan thuế cũng như ngân hàng Ngoài ra, công ty còn lập các báo cáo nội bộ theo yêu cầu quản lý, giúp ban Giám đốc đưa ra quyết định kịp thời và chính xác.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
3.2.1 Viêc xây dựng định mức tiêu hao và dự trữ nguyên vật liệu.
Công ty cần xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm và đối tượng sử dụng, đồng thời lập bảng đăng ký định mức để quản lý vật tư hiệu quả, giảm chi phí nguyên vật liệu và hạ giá thành sản phẩm Việc thực hiện kiểm kê nghiêm túc sẽ tăng cường hiệu lực quản lý, hạn chế mất mát và hao hụt nguyên vật liệu, đồng thời giảm thiểu lãng phí trong dự trữ Sự phối hợp chặt chẽ giữa thủ kho và phòng kế toán sẽ giúp kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt, dư thừa hoặc mất mát nguyên vật liệu.
BẢNG ĐĂNG KÝ ĐỊNH MỨC TIÊU HAO NGUYÊN LIỆU, VẬT TƯ
CHO MỘT ĐƠN VỊ SẢN PHẨM
Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHHCB Gia Vị Nedspice Việt Nam Địa chỉ: Ấp Hoà Lân, Xã Thuận Giao, Huyện Thuận An, Bình Dương MST: 3700227650 Điện thoại: 0650.3718005 Fax: 0650.3747996
Tiêu đen tiệt trùng Y12GR
(25 kg/bao) Đơn vị tính: Kg
Tên Nguyên phụ liệu Mã
NPL Đơn vị Định mức
Tỷ lệ hao Định mức kể cả hao
Mẫu 07/ĐKĐM-SXXK tính hụt
01 Bao giấy kraft (54x85x17cm) 027 Cái 0.04000 5 0.04200 NK
02 Hạt tiêu đen chưa xay 011 Kg 1.00000 4 1.04000 Mua VN
03 Nhãn giấy (85x96 mm) 004 Cái 0.04000 5 0.04200 Mua VN
3.2.2 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Công ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam cần xem xét và quy định rõ ràng các tỷ lệ hao hụt trong quá trình sản xuất, bốc dỡ và nhập kho, nhằm xác định tỷ lệ hao hụt sát với thực tế Đồng thời, công ty cũng cần xử lý nghiêm minh các trường hợp hao hụt vượt định mức, tăng cường trách nhiệm vật chất của những người liên quan để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Thủ kho cần có kỹ năng quản lý kho hiệu quả, đảm bảo việc nhập xuất nguyên vật liệu được sắp xếp một cách dễ nhìn, dễ tìm và dễ lấy Ngoài ra, kho cần phải được giữ gọn gàng và ngăn nắp để tối ưu hóa quy trình làm việc.
3.2.3 Phương pháp hạch toán kế toán tổng hợp
Hiện nay công ty đang áp dụng việc hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Theo tôi, phương pháp hiện tại không phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của công ty Mặc dù nó tiết kiệm công sức ghi chép, nhưng độ chính xác thấp do không theo dõi liên tục tình hình biến động của vật tư, hàng hóa và sản phẩm Phương pháp này chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ dựa trên kiểm kê cuối kỳ, dẫn đến việc xác định lượng xuất dùng cho sản xuất và các mục đích khác không chính xác Trị giá hàng tồn kho không dựa vào số liệu kế toán mà dựa vào kết quả kiểm kê Hơn nữa, giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào chứng từ xuất kho mà chỉ dựa vào kết quả kiểm kê và trị giá vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ.
Công ty nên áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi và phản ánh liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư hàng hóa Phương pháp này giúp đánh giá chính xác và kịp thời nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
3.2.4 Tổ chức sổ để quản lý công cụ dụng cụ
Hiện nay, công cụ dụng cụ của công ty còn một số vấn đề chưa được quản lý chặt chẻ
Khi mua công cụ dụng cụ cho công ty, việc lập Bảng kê công cụ dụng cụ mua vào là rất quan trọng Điều này giúp xác định chính xác các loại công cụ dụng cụ đã mua, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài sản Do đó, mỗi khi mua sắm, công ty cần thực hiện việc ghi chép chi tiết vào bảng kê để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng trong việc theo dõi.
Bảng kê nhập công cụ dụng cụ
Ngày mua hàng Tên hàng Số lượng Thành
Công chức hải quan tiếp nhận Bình dương ngày 01 tháng 03 năm 2012
Vào cuối tháng, công ty cần lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) để phản ánh giá trị thực tế của CCDC đã sử dụng trong tháng Bảng phân bổ này sẽ chi tiết hóa việc sử dụng theo từng đối tượng, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả sử dụng các công cụ dụng cụ Công ty nên tham khảo mẫu bảng phân bổ CCDC để thực hiện công việc này một cách chính xác và hiệu quả.
627 Chi phí sản xuất chung 20,900,000
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 15,135,000
Ngày… tháng… năm Người lập bảng Kế toán trưởng
3.2.5 Việc kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu tại kho
Theo luật kế toán Việt Nam, vào cuối kỳ, các doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê kho thực tế để chuyển sang tài khoản hàng tồn kho và lập báo cáo nhập xuất tồn Tuy nhiên, tại nhiều công ty, việc kiểm kê kho thường xuyên không được thực hiện Chỉ khi phát hiện thiếu hụt lớn, doanh nghiệp mới lập biên bản kiểm kê nguyên vật liệu; còn lại, họ thường dựa vào số lượng và giá trị trên các báo cáo kho để tính giá nguyên vật liệu và ghi sổ kế toán.
Việc đối chiếu giữa sổ sách và thực tế tồn kho cần được thực hiện thường xuyên để tránh tình trạng thất thoát hàng hóa Nedspice Việt Nam nên tổ chức kiểm kê hàng tháng và lập phiếu kiểm kê nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hạch toán.
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
-Thời gian kiểm kê… giờ… ngày……tháng……năm……
-Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính Đơn giá
Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất
Thành tiền Số lượng Thành tiền
3.2.6 Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu: Đối với các nghiệp vụ hạch toán xuất kho nguyên vật liệu, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung trong phiếu để hạch toán Mà việc viết phiếu lại do phòng sản xuất viết.
Phòng sản xuất thường không nắm rõ nội dung trong phiếu xuất liên quan đến nghiệp vụ kế toán, dẫn đến việc phản ánh không chính xác thông tin xuất nguyên vật liệu Hệ quả là hạch toán sai, và khi kiểm tra, quyết toán phát hiện lỗi, phòng sản xuất sẽ phải thực hiện hạch toán lại để đảm bảo tính chính xác.
Để tối ưu quy trình, cần tách riêng phiếu yêu cầu nguyên liệu và phiếu xuất kho thành hai tài liệu độc lập Phiếu xuất kho sẽ do thủ kho lập, trong khi phòng sản xuất chỉ lập phiếu đề nghị xuất kho khi có nhu cầu thực tế.
3.2.7 Hạch toán TK 142 "Chi phí trả trước ngắn hạn"
Trong công tác hạch toán công cụ dụng cụ, một số loại công cụ có giá trị lớn như máy vi tính và máy may bao được sử dụng cho nhiều kỳ sản xuất kinh doanh Việc quản lý và hạch toán chính xác các công cụ này là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh tế và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Kế toán cần phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng của công cụ để tính toán chính xác chi phí sản xuất kinh doanh và xác định lợi nhuận của công ty trong từng kỳ.
Khi mua về kế toán định khoản:
Nợ TK 142 ( giá mua) Ông bà……… chức vụ………đại diện………trưởng ban………. Ông bà……… chức vụ………đại diện………ủy viên……… Ông bà……… chức vụ………đại diện……… ủy viên ………
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên) Ký, họ tên)
Có TK 111, 112 (tổng giá thanh toán) Khi phân bổ máy vi tính
Nợ TK 627,641(giá phân bổ)
Có TK 142 (giá phân bổ)
3.2.8 Đầu tư phần mềm hữu hiệu và trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác kế toán cũng như cho toàn bộ quá trình quản lý hệ thống thông tin của công ty.
