Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nghiên cứu những vấn đề chủ yếu của quy trình và thực trạng của hoạt động giao nhận, nhằm nắm rõ hơn nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa cũng như tình hình xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua, những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại Qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận của công ty trong thời gian tới,góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Thông qua những lần đi giao nhận hàng hóa thực tế tại các Cảng, khu chế xuất, em nắm rõ hơn quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như học hỏi những kiến thức thực tế.
- Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty để biết được tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những phần công ty còn chưa hoàn thành.
- Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận
- Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
Kết cấu của khóa luận
Nội dung của báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 chương :
Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT và TM Việt Hoa.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại công ty
TNHH DV VT – TM Việt Hoa.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 2 Lớp: 07DQN
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
Khái quát chung về giao nhận
1.1.1 Định nghĩa chung về giao nhận
Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua Trong trường hợp đó, người giao nhận (Forwarder: Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ đến việc vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo điều 163 của luật thương mại Việt Nam ban hành ngày 23-5-1997 thì dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác
Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác.
1.1.2 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng.
- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm.
- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng.
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
1.1.3 Trách nhiệm của người giao nhận 1.1.3.1 Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:
- Giao nhận không đúng chỉ dẫn.
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan.
- Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrong destination).
- Giao hàng không phải là người nhận.
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng.
- Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc không hoàn thuế.
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận.
- Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
1.1.3.2 Khi là người chuyên chở (Principal)
- Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
- Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 4 Lớp: 07DQN
- Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng.
- Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không phải trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier).
Khi người giao nhận thực hiện các dịch vụ vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối bằng phương tiện của mình, họ sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở Nếu người giao nhận cam kết rõ ràng hoặc ngụ ý rằng họ sẽ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn sẽ không áp dụng Thay vào đó, các công ước quốc tế hoặc quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành sẽ được áp dụng.
Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác.
- Khách hàng đóng gói và ghi kí mã hiệu không phù hợp.
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa.
- Do chiến tranh hoặc đình công.
- Do các trường hợp bất khả kháng.
- Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoảng lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình.
Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại cảng biển
1.2.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại cảng biển
Việc giao nhận hàng hóa XNK phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật Quốc tế và của Việt Nam…
Các công ước quốc tế như Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế đóng vai trò quan trọng trong việc quy định các điều khoản vận đơn và vận tải, cũng như hợp đồng mua bán hàng hóa Những công ước này giúp tạo ra khung pháp lý rõ ràng, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch và thúc đẩy thương mại quốc tế hiệu quả hơn.
Các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng xuất nhập khẩu Các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới được thiết lập nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên trong giao dịch, giúp nâng cao tính minh bạch và an toàn trong hoạt động thương mại quốc tế Việc tuân thủ các quy định này không chỉ hỗ trợ chủ hàng trong việc quản lý rủi ro mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành logistics tại Việt Nam.
Ví dụ: Luật, bộ luật, nghị định, thông tư + Bộ luật hàng hải 1990
Luật thương mại 1997, cùng với các nghị định 25CP, 200CP và 330CP, quy định các nguyên tắc và điều kiện trong hoạt động thương mại tại Việt Nam Đặc biệt, quyết định số 2106 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải ban hành ngày 23/8/1997, liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và nâng cao hiệu quả logistics tại các cảng.
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, với sự phối hợp của cảng.
Theo quy định mới từ năm 1991, đối với hàng hóa không qua cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng phải kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ cần thỏa thuận với cảng về địa điểm thoát dỡ cùng việc thanh toán các chi phí liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thỏa thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa XNK với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi bãi, cảng.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong một khoảng thời gian nhất định.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 6 Lớp: 07DQN
1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hoá XNK 1.2.2.1 Nhiệm vụ của cảng
- Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hóa với chủ hàng Hợp đồng có hai loại:
+ Hợp đồng ủy thác giao nhận.
+ Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa.
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác.
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ.
Nếu hàng hóa lưu kho bãi tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng sẽ phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, nếu cảng có thể chứng minh rằng mình không có lỗi trong sự việc này, thì sẽ không phải chịu trách nhiệm bồi thường.
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
+ Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn.
+ Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát)
1.2.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK
- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần xác định rõ ràng cách thức thực hiện đối với hàng hóa không qua cảng và hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng Đối với hàng hóa không qua cảng, việc giao nhận cần được tiến hành theo quy trình riêng, trong khi đó, đối với hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng, quy trình giao nhận phải tuân thủ các quy định và thủ tục tại cảng.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa:
Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa, hay còn gọi là cargo manifest, là tài liệu được lập sau khi có vận đơn cho toàn bộ tàu Tài liệu này do đại lý tàu biển thực hiện và cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu.
Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:
+ Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng.
Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
Trong quá trình giao nhận, việc lập các chứng từ cần thiết là rất quan trọng, nhằm tạo cơ sở cho việc khiếu nại các bên liên quan và đảm bảo thanh toán các chi phí cho cảng.
1.2.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
Cần thực hiện các biện pháp nhằm phát hiện, ngăn chặn và điều tra các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, cũng như vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối và tiền Việt Nam qua các cảng biển.
Trình tự giao hàng xuất khẩu
1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng
Việc giao hàng xuất khẩu bao gồm hai bước chính: đầu tiên, chủ hàng ngoại thương hoặc nhà cung cấp trong nước sẽ chuyển hàng hóa đến cảng; sau đó, cảng sẽ tiến hành giao hàng cho tàu để vận chuyển.
1.3.1.1 Giao hàng XK cho cảng
- Giao Danh mục hàng hoá XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 8 Lớp: 07DQN
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng.
- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng.
- Giao hàng vào kho, bãi của cảng.
1.3.1.2 Giao hàng XK cho tàu
- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu.
+ Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan.
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu.
Để cảng có thể bố trí phương tiện xếp dỡ hiệu quả, cần giao cho cảng danh mục hàng hóa xuất khẩu Dựa trên danh mục hàng hóa này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lập sơ đồ xếp hàng trên tàu.
+ Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng.
- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu.
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy Lệnh xếp hàng, xác định số máng xếp hàng và bố trí xe, công nhân cùng người áp tải (nếu cần thiết).
Quá trình giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng dưới sự giám sát của đại diện hải quan Nhân viên kiểm đếm của cảng có trách nhiệm ghi lại số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report) và báo cáo hàng ngày (Daily Report) vào cuối ngày Sau khi hoàn tất việc giao hàng cho tàu, thông tin sẽ được ghi vào báo cáo cuối cùng (Final Report) Đồng thời, nhân viên kiểm đếm của tàu cũng thực hiện ghi chép kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet).
Khi giao nhận lô hàng hoặc toàn tàu, cảng cần lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On board Bill of Lading) Sau khi hoàn tất việc xếp hàng lên tàu, cảng sẽ dựa vào số lượng hàng trong Tally Sheet để lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và ký xác nhận cùng với tàu, đây cũng là cơ sở để lập B/L.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.
Dựa trên hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận cần thu thập hoặc lập các chứng từ cần thiết để tạo thành bộ chứng từ thanh toán, sau đó trình bày cho ngân hàng nhằm thực hiện việc thanh toán tiền hàng.
Bộ chứng từ thanh toán theo L/C bao gồm các tài liệu quan trọng như B/L, hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, cùng với giấy chứng nhận trọng lượng và số lượng.
- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá nếu cần.
- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho.
- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có.
Hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng bao gồm các hàng hoá do chủ hàng ngoại thương vận chuyển trực tiếp từ kho riêng hoặc phương tiện của mình đến tàu Quy trình giao nhận tương tự như hàng qua cảng, bắt đầu từ việc đăng ký với cảng và ký hợp đồng xếp dỡ Hàng hoá sẽ được giao nhận theo cơ chế tay ba giữa cảng, tàu và chủ hàng, với số lượng được kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet, có chữ ký xác nhận từ ba bên.
1.3.3.Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container 1.3.3.1 Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền đầy đủ thông tin vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và nộp cho đại diện của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin chữ ký, kèm theo Danh mục hàng xuất khẩu (Cargo List).
- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong).
- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình.
- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container
- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lại Packing List và Cargo List, nếu cần.
Chủ hàng cần vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY) theo quy định của cảng hoặc hải quan, trước thời gian quy định (closing time) cho mỗi chuyến tàu, thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng, và phải lấy Mate's Receipt.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 10 Lớp: 07DQN
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn.
1.3.3.2 Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load
Chủ hàng cần gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, nhằm cung cấp thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thương lượng với hãng tàu về thời gian, địa điểm giao nhận hàng.
Chủ hàng hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD.
Các chủ hàng mời đại diện hải quan tham gia kiểm tra, kiểm hoá và giám sát quá trình đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan thực hiện niêm phong và kẹp chì container, chủ hàng tiến hành hoàn tất thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn.
- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.
- Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán.
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH DV–VT & TM Việt Hoa
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa
Dịch vụ vận tải và giao nhận ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong hợp đồng kinh tế đối ngoại, đặc biệt khi Việt Nam mở rộng giao thương quốc tế, thu hút nhiều công ty nước ngoài Sự phát triển này đã dẫn đến nhu cầu gia tăng về dịch vụ giao nhận và kho vận Để đáp ứng nhu cầu này, ngành giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những cải tiến kịp thời, không chỉ thỏa mãn nhu cầu chuyên chở hàng hóa mà còn góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế và mở rộng thị trường vận tải container đường biển.
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa, thành lập vào tháng 9 năm 1995, là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực vận tải tại Việt Nam, được cấp Giấy phép Kinh doanh số.
4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp
Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương
Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co.,Ltd.
Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn.
Số lượng nhân viên: 300 nhân viên
Mạng lưới của chúng tôi bao gồm 01 trụ sở chính, 04 chi nhánh, 01 công ty liên doanh, cùng với kho hàng và bãi đậu xe Chúng tôi có liên kết rộng rãi với các hãng tàu, hãng hàng không và đại lý tàu biển trên khắp các tỉnh, thành phố lớn của Việt Nam và toàn cầu.
- Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM
Website: http://www.viethoagroup.com
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 12 Lớp: 07DQN
- Chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh: có 2 chi nhánh
Địa chỉ: 75 Đoàn Như Hài, Quận 04, TP Hồ Chí Minh
+ Chi nhánh 2 : mới được thành lâp
Địa chỉ: Số 30, đường 17, khu B, phường An Phú, quận 2, tp: HCM
Địa chỉ: 44B Tăng Bạt Hổ, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam.
- Tháng 09/2006 nhận danh hiệu “Doanh nghiệp Uy tín về Chất lượng” qua bình chọn của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam tổ chức.
- Tháng 12/2006 Việt Hoa được công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001/2000 do VBQI của Vương quốc Anh công nhận.
- Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp, có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường.
Kể từ khi thành lập, công ty Việt Hoa đã xây dựng được hình ảnh và vị thế vững chắc trong lĩnh vực vận tải và giao nhận, đặc biệt trong kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty cũng đã thiết lập nhiều mối quan hệ bền vững với khách hàng trong và ngoài nước, luôn hoạt động theo phương châm phục vụ tốt nhất.
Giá cả cạnh tranh 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty ¨ Dịch vụ vận tải
- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không. ¨ Uỷ thác Xuất Nhập Khẩu
- Xuất, Nhập khẩu hàng đi các nước.
- Kí kết hợp đồng thương mại. ¨ Dịch vụ giao nhận
- Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng.
- Dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu… ¨ Kinh doanh kho bãi
Kinh doanh kho bãi trung chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc tập kết hàng hóa xuất nhập khẩu cho các đơn vị ký gửi Đồng thời, dịch vụ đại lý giao nhận cũng hỗ trợ các công ty nước ngoài trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Hiện tại, Việt Hoa là đại lý cho các công ty giao nhận hàng hóa lớn tại Hong Kong, Nhật Bản, Trung Quốc, EU và Mỹ Các dịch vụ mà đại lý cung cấp bao gồm việc liên lạc với hãng tàu và thông báo cho khách hàng về tình trạng vận chuyển.
2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty
Sơ đồ tổ chức của công ty
Công ty hiện có 300 nhân viên, được phân bố đồng đều giữa các phòng ban như hành chính, kinh doanh và kế toán tài vụ Trong phòng kinh doanh, đội ngũ nhân viên bao gồm đại lý tàu biển, bộ phận xuất nhập khẩu, kho vận tải ô tô và bộ phận giao nhận.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 14 Lớp: 07DQN
P HÀNH CHÍNH P KINH DOANH P KẾ TOÁN TÀI
BỘ PHẬN KHO VÀ VẬN TẢI Ô TÔ
BỘ PHẬN ĐẠI LÝ TÀU BIỂN
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị
Phó giám đốc là vị trí quan trọng thứ hai trong công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ và quản lý các lĩnh vực khi giám đốc vắng mặt Người này vẫn phải tuân theo sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
+ Phòng kế toán tài vụ : Phụ trách thu chi của công ty, lên sổ sách kế toán , đánh giá tình hình hoạt động của công ty
Cung cấp số liệu và thông tin cần thiết để hỗ trợ công tác dự báo và quản lý các hoạt động của các phòng ban khác Trưởng phòng có trách nhiệm điều hành và đảm bảo hoạt động của phòng mình theo chuyên môn đã được giao.
Phòng hành chính đảm nhận vai trò quản lý nhân sự, bao gồm công tác tuyển dụng, tổ chức lao động và đảm bảo an toàn lao động Phòng cũng theo dõi và đánh giá việc thực hiện các quyết định liên quan đến mức lao động và năng suất lao động trong công ty.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty, đảm nhiệm hầu hết các hoạt động liên quan đến kinh doanh.
Bộ phận đại lý tàu biển
Theo dõi lịch trình tàu và thông báo cho khách hàng về thời gian tàu đến và đi, đồng thời liên hệ với các hãng tàu trong và ngoài nước Chịu trách nhiệm thu cước cho công ty, đặc biệt là đối với các khoản cước trả sau, và thực hiện các chứng từ cùng thủ tục Hải Quan cho khách hàng.
Bộ phận kho và vận tải
Chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa trong kho, đảm bảo tuân thủ yêu cầu kỹ thuật của từng loại hàng Quản lý đội xe container và hệ thống kho riêng, tổ chức vận chuyển hàng hóa cho công ty một cách hiệu quả.
Thực hiện toàn bộ quy trình công việc trong hoạt động xuất nhập khẩu, bao gồm từ việc lập chứng từ cho đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng ra nước ngoài hoặc nhập hàng về kho của doanh nghiệp.
Chúng tôi tổ chức và điều hành các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng Đội ngũ của chúng tôi cam kết giải quyết nhanh chóng và triệt để mọi vướng mắc liên quan đến từng lô hàng Đồng thời, chúng tôi luôn nỗ lực tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất, từ đó xây dựng uy tín vững chắc với khách hàng.
Bộ phận uỷ thác XNK
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 16 Lớp: 07DQN
Với danh nghĩa của công ty, Việt Hoa giúp các khách hàng làm thủ tục XNK.
Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Việt Hoa
2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Viet Hoa
Trước khi bắt đầu giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ ký hợp đồng dịch vụ sau khi thuyết phục khách hàng về giá cả Nếu khách hàng đồng ý, hai bên sẽ ký kết hợp đồng với mức giá tùy thuộc vào loại hình dịch vụ yêu cầu Đối với khách hàng quen thuộc, quy trình đơn giản hơn với hợp đồng dài hạn và mức giá cố định, cho phép khách hàng chỉ cần gọi điện để được cung cấp dịch vụ ngay lập tức.
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoa được thực hiện qua các bước sau:
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 28 Lớp: 07DQN
Lên tờ khai- chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu
Quyết toán với khách hàng
Tổ chức nhận - vận chuyển hàng hoá đến
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com
Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
Nếu công ty khách hàng không thực hiện bước chuẩn bị hàng hoá, công ty Việt Hoa sẽ đảm nhận trách nhiệm này Hàng hoá sẽ được chuẩn bị theo quy định dưới sự giám sát của nhân viên giao nhận, nhằm theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng Có hai trường hợp xảy ra: nếu là hàng lẻ, hàng sẽ được chuyển đến kho CFS tại cảng để đóng vào container; còn nếu là hàng nguyên container, sẽ tiến hành thủ tục mượn container để đóng hàng và chuyển về bãi container tại cảng đi.
2.2.1.2 Hợp đồng lưu khoang (Booking note)
Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp
Thủ tục mượn cont rỗng bắt đầu khi công ty tiếp nhận thông tin từ khách hàng, bao gồm tên hàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng và loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), cũng như địa điểm đóng hàng (kho hay bãi) Sau đó, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đăng ký cont, gọi là Booking note Nhân viên của hãng tàu có thể gửi Booking note qua fax, email hoặc đến trực tiếp để lấy.
Khi nhận yêu cầu đặt container, hãng tàu sẽ xem xét và nếu chấp nhận, sẽ gửi lại booking note qua fax, ghi rõ số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lượng container, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy và closing time Nhân viên giao nhận cần kiểm tra thông tin trên booking; nếu có sai sót, họ sẽ yêu cầu hãng tàu sửa đổi ngay Nếu thông tin chính xác, họ sẽ mang booking đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc địa điểm chỉ định để nhận "Lệnh cấp container rỗng".
56 sẽ xuống thương vụ cảng để đóng tiền Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận
“đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận mang theo biên lai và lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để yêu cầu hạ cont Sau khi hạ cont, họ sẽ nộp biên lai còn lại cho phòng chạy điện để chuẩn bị điện cho cont lạnh sau khi đóng hàng Tiếp theo, nhân viên giao nhận kiểm tra số cont và thông báo cho văn phòng đại diện hãng tàu Trên lệnh cấp cont rỗng có ghi địa chỉ, từ đó nhân viên giao nhận sẽ liên hệ điều xe đến để vận chuyển cont về kho phục vụ cho việc đóng hàng.
Người giao nhận Việt Hoa đã xác định địa điểm mở tờ khai Hải quan và liên hệ với hãng tàu để nộp đơn xin mượn container phục vụ cho hàng xuất.
Công ty Việt Hoa nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp đồng, Packing list Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồ sơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính).
- Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan
- Phiếu ghi chép hồ sơ
- Đơn đề nghị cấp C/O đã được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
- Bộ C/O đã được kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính).
Tổ chức cấp C/O có quyền yêu cầu Người đề nghị cung cấp thêm chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu, bao gồm tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu, cùng các chứng từ khác để xác minh xuất xứ sản phẩm.
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 30 Lớp: 07DQN
Để thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), nhân viên giao nhận cần mang bộ hồ sơ đến Lầu 1, Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại – đầu tư, địa chỉ đường Võ Thị Sáu, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Nhân viên giao nhận sẽ đánh số thứ tự vào góc phải của mỗi C/O và nhập số tỷ xích vào máy tính theo thứ tự đó, sau đó nộp hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận C/O Sau khi chờ cán bộ kiểm tra, nhân viên sẽ nhận lại các tài liệu bao gồm tờ khai, phiếu xác nhận đã làm thủ tục hải quan, phụ lục tờ khai, và phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ Thông thường, nếu hồ sơ được nộp vào buổi sáng, C/O có thể được nhận vào chiều cùng ngày hoặc hẹn nhận sau 1 ngày sau khi đóng lệ phí.
Kiểm tra bộ chứng từ là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa, ảnh hưởng lớn đến các bước nghiệp vụ phức tạp tiếp theo.
Nhân viên giao nhận cần kiểm tra hợp đồng kỹ lưỡng, bao gồm ngày ký và ngày hết hạn, cũng như các điều khoản trong hợp đồng Bên cạnh đó, việc xác minh tính chính xác của bản dịch so với hợp đồng gốc cũng rất quan trọng.
Khi kiểm tra hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa, cần xác minh rằng các chi tiết khớp với B/L và hợp đồng Đặc biệt, ngày phát hành hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa phải nằm sau ngày ký kết hợp đồng và trước hoặc cùng ngày gửi hàng Hóa đơn và bảng kê khai hàng hóa do người bán lập nhằm thông báo cho người mua về tổng số hàng thực tế sẽ giao, đồng thời là yêu cầu để người mua thanh toán số tiền đã ghi trên đó.
2.2.1.4 Tổ chức nhận - vận chuyển hàng đến cảng
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị chứng từ, người giao nhận sẽ cho xe chở container vận chuyển hàng hóa đến cảng để xuất khẩu Hàng hóa có thể được vận chuyển bởi dịch vụ vận tải của công ty Việt Hoa hoặc do chính chủ hàng tự chở đến cảng.
2.2.1.5 Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Sau khi thu thập đầy đủ chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận tiến hành lập tờ khai hải quan hàng xuất khẩu, chú ý đến từng chi tiết Tờ khai hàng xuất khẩu có màu đỏ, và nếu thực hiện thủ tục đăng ký hải quan điện tử tại cửa khẩu, nó sẽ được gọi là "Tờ khai Hải quan điện tử" theo mẫu HQ/2009-TKĐTXK Hàng hóa và số lượng khai báo phải phản ánh chính xác thực tế và không được chênh lệch quá lớn so với các sản phẩm cùng loại trên thị trường Để đảm bảo tính chính xác, nhân viên giao nhận cần dựa vào chứng từ từ khách hàng như hóa đơn thương mại, bảng kê hàng hóa, và vận đơn, sau đó áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra số lượng, trọng lượng và tổng giá trị lô hàng.
Chuẩn bị hồ sơ làm thủ tục hải quan
Sau khi lên tờ khai, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nhấp vào nút
Để thực hiện khai báo hải quan điện tử, nhân viên giao nhận cần khai báo và chờ phản hồi từ hải quan về số tiếp nhận và số tờ khai Sau khi nhận được thông tin, cần đưa ra lệnh kiểm tra theo mức độ quy định trong "Thông Báo - Hướng dẫn làm thủ tục Hải quan" Cuối cùng, in một bản để hoàn tất thủ tục hải quan Hồ sơ cần được lập và sắp xếp theo thứ tự quy định.
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính).
- Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính).
- Hợp đồng ngoại thương (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”).
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (Certificate of Origin ) - (01 bản chính).
