CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa
1.1.1 Những vấn đề chung về kế toán mua hàng hóa
1.1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của kế toán mua hàng hóa a) Khái niệm
Mua hàng là bước khởi đầu trong chuỗi lưu chuyển hàng hóa, thể hiện mối quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị sản phẩm thông qua hệ thống thanh toán Đây cũng là quá trình mà vốn doanh nghiệp được chuyển đổi từ hình thức tiền tệ sang hàng hóa.
Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua, bán thanh toán tiền hàng một cách nhất định;
Hàng hóa mua vào với đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán;
Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hóa khác. c) Vai trò
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, cung cấp yếu tố đầu vào cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo sự phù hợp với kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa chi phí.
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp thương mại, không chỉ đảm bảo nguồn cung mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả bán hàng Khi nghiệp vụ mua hàng đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh và kế hoạch bán hàng, nó giúp quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi và kịp thời Điều này không chỉ thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hóa mà còn nâng cao uy tín của Doanh nghiệp trong mắt khách hàng Hơn nữa, việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục và ổn định sẽ giúp giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cân bằng dòng tiền của doanh nghiệp Khi tổ chức quy trình mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn tín dụng từ nhà cung cấp thông qua hình thức mua hàng trả chậm.
1.1.1.2 Các phương thức mua hàng hóa
Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết,
Doanh nghiệp có thể cử cán bộ nghiệp vụ mang theo giấy ủy nhiệm để nhận hàng theo hợp đồng hoặc mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất Cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 2
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng cho phép bên bán dựa vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng để giao hàng cho bên mua Việc giao hàng có thể thực hiện tại kho của bên mua hoặc tại địa điểm mà bên mua đã chỉ định trước.
- Giá mua ghi trên hóa đơn:
Phương pháp khấu trừ cho phép doanh nghiệp ghi nhận giá mua trên hóa đơn là giá chưa bao gồm thuế GTGT, trong khi phương pháp trực tiếp ghi nhận giá mua đã bao gồm thuế GTGT.
Thuế không hoàn lại bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hàng nhập khẩu mà không được khấu trừ.
Chi phí thu mua bao gồm nhiều yếu tố quan trọng như chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trong quá trình vận chuyển, tiền thuê kho bãi và chi phí của bộ phận thu mua độc lập.
+ Chiết khấu thương mại: Là số tiền người bán thưởng cho Doannh nghiệp do Doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn, giá trị lớn;
Giảm giá hàng mua là khoản tiền mà người bán đồng ý giảm cho doanh nghiệp khi sản phẩm không đạt chất lượng hoặc không đúng quy cách, lỗi thuộc về phía người bán.
Hàng bán bị trả lại là giá trị hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã mua nhưng bị từ chối hoặc trả lại do không đảm bảo chất lượng, không đúng quy cách hoặc chủng loại, lỗi thuộc về người bán.
Giá gốc của hàng hóa mua vào được xác định dựa trên từng nguồn nhập và cần được theo dõi một cách riêng biệt, bao gồm trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa.
Khi mua hàng kèm theo sản phẩm, hàng hóa hoặc phụ tùng thay thế, kế toán cần xác định và ghi nhận riêng từng loại sản phẩm, hàng hóa và phụ tùng thay thế Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý và báo cáo tài chính.
1.1.1.4 Nguyên tắc kế toán mua hàng
Hàng hóa đã mua trong tháng nhưng chưa về kho sẽ được kế toán lưu trữ chứng từ trong hồ sơ riêng mang tên "Hàng mua đang trên đường về" để theo dõi Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về kho, kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản 151 "Hàng mua đang trên đường về".
Nếu hàng hóa đã về nhập kho trong tháng nhưng hóa đơn chưa nhận được, kế toán sẽ lưu trữ chứng từ nhập kho (chưa ghi giá) trong hồ sơ riêng "Hàng chưa có hóa đơn" Nếu đến cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về, kế toán sẽ tạm tính giá theo hợp đồng để ghi vào tài khoản hàng hóa và thực hiện định khoản trên sổ kế toán.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 3
Các khoản giảm trừ: giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại và hàng mua bị trả lại
Giá mua ghi trên hóa đơn
Thuế không hoàn lại (nếu có)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY
Giới thiệu chung về Công ty TNHH Tư Vấn Phầm Mềm
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm
Khái quát về Công Ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm
Tên doanh nghiệp: Công Ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm
Tên giao dịch quốc tế: Software Consulting Company Limited
Địa chỉ: 479 Phạm Thế Hiển, Phường 4, Quận 8, TP.HCM
Giám đốc: Hình Ích Xuyên
Vốn điều lệ: 9 tỷ đồng
Công Ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0314411628, do Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp ngày 18 tháng 05 năm 2017.
Quá trình hình thành và phát triển
Công Ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm, mặc dù mới thành lập trong bối cảnh kinh tế toàn cầu biến động, đã vượt qua nhiều thử thách nhờ vào chiến lược phát triển đúng đắn và nỗ lực không ngừng của Giám Đốc cùng đội ngũ nhân viên Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể và ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường, được nhiều khách hàng tin tưởng và biết đến.
Công ty TNHH Tư Vấn Phần Mềm đã dần xây dựng được lòng tin từ khách hàng và khẳng định vị thế của mình trên thị trường địa phương cũng như các khu vực lân cận Đồng thời, công ty cũng tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 33
Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Điều hành trực tiếp:
Người đứng đầu công ty có trách nhiệm quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, các cơ quan chức năng, nhà đầu tư và toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi hoạt động kinh doanh diễn ra trong công ty.
Người làm việc bên cạnh Giám Đốc có nhiệm vụ hỗ trợ và đại diện cho Giám Đốc khi cần thiết, đồng thời theo dõi các hoạt động hàng ngày của nhân viên trong công ty Họ cũng thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám Đốc quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động mà Giám Đốc giao phó.
Tham mưu xây dựng và trình Giám Đốc phê duyệt các chính sách bán hàng, bao gồm giá cả và chương trình quảng bá Đặt ra mục tiêu và kế hoạch bán hàng định kỳ để được phê duyệt Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới trong nhóm mục tiêu, đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại Thực hiện chăm sóc khách hàng theo chính sách của công ty.
Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán cho công ty, theo dõi và thực hiện các khoản thanh toán trong và ngoài nước Họ cũng quản lý hợp đồng tín dụng, ghi chép chứng từ tài chính, duy trì sổ sách kế toán, và lập báo cáo thuế cũng như báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 34
Phòng Nhân Sự Phòng Kế Toán
Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Phòng kế toán làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác để hướng dẫn thực hiện kế hoạch kinh doanh, đồng thời chuẩn bị các thủ tục cần thiết cho Giám Đốc nhằm xem xét kết quả thực hiện kế hoạch và thực hiện quyết toán tài chính định kỳ cho các đơn vị trực thuộc.
2.1.3 Đặc điểm quy trình kinh doanh tại Công ty
Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng
2.1.4 Phân tích tình hình tài chính tại Công ty qua năm 2019 và 2020
2.1.4.1 Giới thiệu về báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính gồm:
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nó bao gồm kết quả từ các hoạt động kinh doanh chính, cũng như từ các hoạt động tài chính và các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợp, thể hiện tổng quát giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể Số liệu trong bảng này cho thấy toàn bộ giá trị tài sản hiện có, phân tích theo cơ cấu tài sản và nguồn vốn Dựa vào bảng cân đối kế toán, người dùng có thể đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Bảng lưu chuyển tiền tệ: thể hiện dòng tiền ra vào của Công ty trong khoảng thời gian nhất định
Bảng thuyết minh báo cáo tài chính là phần không thể thiếu trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, giúp mô tả và phân tích chi tiết các thông tin đã được trình bày trong Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Nó cũng cung cấp các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể.
2.1.4.2 Phân tích bảng Cân đối kế toán
BẢNG PHÂN TÍCH CÂN ĐỐI KẾ TOÁN NĂM 2019 - 2020 Đơn vị tính: Đồng
TÀI SẢN Số đầu năm Số cuối năm Chênh lệch % theo quy mô chung
I Tiền & và các khoản tương đương tiền 21.612.345.795 28.894.218.652 7.281.872.857 33,69% 84,81% 99,06%
II Các khoản phải thu ngắn hạn 866.485.300 117.105.890 -749.379.410 -86,48% 3,40% 0,40%
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 35
Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
IV Tài sản ngắn hạn khác 5.000.000 158.651.111 153.651.111 3073,02% 0,02% 0,54%
1 Phải trả người bán ngắn hạn 4.170.375.571 12.780.250.724 8.609.875.153 206,45% 16,37% 43,81%
2 Người mua trả tiền trước 11.450.240.710 6.037.365.632 -5.412.875.078 -47,27% 44,93% 20,70%
3 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 113.297.423 151.562.299 38.264.876 33,77% 0,44% 0,52%
1 Vốn góp chủ sỡ hữu 9.000.000.000 9.000.000.000 0 0,00% 35,32% 30,85%
2 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 749.167.391 1.200.796.998 451.629.607 60,28% 2,94% 4,12%
Phân tích theo chiều ngang (chênh lệch đầu năm và cuối kỳ).
Tổng tài sản kỳ cuối năm nay so với đầu năm tăng 3.686.894.558đ, tương ứng với 14,47%, trong đó:
Tài sản ngắn hạn đã tăng 3.686.894.558 đồng, tương ứng với 14,47%, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng của tiền và các khoản tương đương tiền lên 7.281.872.857 đồng, tương ứng 33,69% Ngoài ra, tài sản ngắn hạn khác cũng ghi nhận mức tăng 153.651.111 đồng, tương ứng 3073,02% Tuy nhiên, hàng tồn kho lại giảm mạnh 2.999.250.000 đồng, tương ứng 100% so với cuối năm trước.
Trong năm qua, tài sản dài hạn của công ty không có sự thay đổi đáng kể Doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu lớn từ hoạt động bán hàng, mang lại nguồn tiền và các khoản tương đương tiền dồi dào, đồng thời hoàn tất việc tiêu thụ toàn bộ hàng tồn kho.
Tóm lại doanh nghiệp đang đẩy mạnh công tác bán hàng và rút ngắn lại các khoản phải thu ngắn hạn.
Tương ứng với phần tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp cũng tăng lên 3.686.894.558đ, tương ứng với 14,47% so với cuối năm trước, cụ thể:
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 36
Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
- Nợ phải trả tăng 3.235.264.951 đ, tương ứng 20,56%, trong đó hoàn toàn đến từ nợ ngắn hạn tăng 3.235.264.951 đ, tương ứng 20,56%, và nợ dài hạn không có
Biến động trong phần nợ ngắn hạn chủ yếu đến từ khoản phải trả người bán ngắn hạn, với mức tăng 8.609.875.153 đ, tương ứng 206,45% Trong khi đó, khoản người mua trả tiền trước ghi nhận sự giảm 5.412.875.078 60 đ, tương ứng 47,27%.
Nợ dài hạn của công ty không có;
- Vốn chủ sở hữu tăng nhẹ 451.629.607 đ so với năm trước; Trong đó hầu hết đến từ mức tăng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối là 451.629.607 đ, tương ứng 60,28%.
Trong năm qua, doanh nghiệp đã không chỉ bổ sung vốn chủ sở hữu từ lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn mua nợ từ người bán hàng hóa Điều này nhằm tăng cường trang thiết bị và mở rộng quy mô sản xuất, đồng thời nâng cao dự trữ hàng tồn kho.
Phân tích theo chiều dọc (so sánh theo quy mô chung):
Một số đề xuất nhằm hoàn thiện nghiệp vụ kế toán mua bán hàng tại Công
Tình hình chung về kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hóa tại Công ty
Mặc dù chỉ là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thương mại được khoảng 3 năm, Công ty TNHH Tư vấn Phần Mềm đã đạt được những kết quả tích cực đáng ghi nhận.
Trong công ty, bộ máy tổ chức quản lý được cấu trúc rõ ràng với các phòng ban phân loại riêng biệt Sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban và bộ phận giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân được đào tạo bài bản, có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao, giúp kiểm soát hiệu quả hoạt động bán hàng, giảm thiểu tình trạng hàng bán bị trả lại Thành công này một phần nhờ vào hiệu quả trong công tác tổ chức kế toán.
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, với mỗi kế toán đảm nhận một công việc cụ thể Công việc được phân công theo đúng chức năng quy định của kế toán trưởng, đảm bảo hiệu quả trong hoạt động Tất cả nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn cao, góp phần vào sự thành công chung của bộ phận.
Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán hiện hành và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Công ty thường xuyên cập nhật các nghị định và thông tin mới từ Bộ Tài Chính để đảm bảo công tác kế toán chính xác Đồng thời, công ty cũng xây dựng kế hoạch tài chính và kinh doanh hàng năm một cách hợp lý, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Công ty đã xây dựng một hệ thống tài khoản độc lập, dựa trên mô hình của nhà nước, với nhiều tài khoản cấp hai nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm kinh doanh.
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Công ty liên tục cập nhật tiến bộ khoa học – kỹ thuật hiện đại và thông tin mới để theo dõi tình hình biến động thị trường một cách chính xác và nhanh chóng Việc trang bị máy móc hiện đại, kết nối Internet, máy fax và máy photocopy giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đảm bảo ghi chép kịp thời và chính xác.
SVTT: Ngô Quốc Cường Trang 55
Downloaded by v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com)
Tất cả các chứng từ đều có đầy đủ chữ ký và được sử dụng một cách hợp lý Công tác lưu trữ và bảo quản chứng từ được thực hiện theo phương pháp khoa học, đảm bảo tính an toàn và dễ dàng truy xuất.
Thứ tư sắp xếp chứng từ theo trình tự dễ dàng cho việc kiểm tra, đối chiếu và lấy số liệu khi cần thiết.
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hợp lý phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và điều kiện thực tế của Doanh nghiệp
Các tài khoản được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng.
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Các nghiệp vụ kế toán tại công ty khác biệt so với việc học trên lớp, vì kế toán cần thu thập và hiểu các chứng từ liên quan trước khi nhập liệu vào phần mềm Trong khi đó, trên lớp, các nghiệp vụ đã được giải thích rõ ràng và số liệu có sẵn để thực hiện định khoản.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung trong sổ sách kế toán theo quy định của Nhà nước, ghi chép hàng ngày giúp theo dõi và phát hiện sai sót, đảm bảo minh bạch Việc ghi sổ được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn, tự động tính toán một số bút toán kết chuyển, mang lại sự thuận lợi, đơn giản và chính xác cho công tác hạch toán Sử dụng mạng cục bộ (LAN) kết nối các phòng ban giúp kế toán nắm bắt thông tin kịp thời, giảm nhẹ công việc và tiết kiệm chi phí nhân sự.
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên cần ghi chép vào sổ sách sau khi được kế toán trưởng phê duyệt, điều này giúp hạn chế sai sót trong quá trình ghi nhận.
Công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp Việc này giúp Nhà quản trị và Ban lãnh đạo công ty có cái nhìn cập nhật và đầy đủ về hiệu quả hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Tải xuống bởi v? ngoc (vuchinhhp10@gmail.com) giúp cung cấp thông tin chính xác và hỗ trợ đưa ra quyết định đúng đắn cho hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời nắm bắt kịp thời xu thế của thị trường.
Doanh nghiệp cần một bộ máy kế toán hiệu quả, chủ yếu tập trung vào việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính Tuy nhiên, hiện tại, bộ máy kế toán của doanh nghiệp chưa bao gồm bộ phận kế toán quản trị, điều này hạn chế khả năng phục vụ yêu cầu quản trị và phân tích hoạt động kinh doanh.
Tình hình công nợ của công ty còn một số khoản khó đòi do kế toán không trực tiếp thu nợ mà là nhân viên kinh doanh thu nợ.
Một số nghiệp vụ kinh tế có giá trị nhỏ và một số chứng từ không được xét duyệt đúng quy định như phiếu thu, phiếu chi và phiếu thanh toán tạm ứng thường thiếu chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng Do đó, những chứng từ này được coi là không hợp lệ.
3.2.2 Một số đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua bán hàng tại Công ty
